bài tiểu luận chứng từ và sổ sách kế toán

BÀI TIỂU LUẬN
CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang 3
LỜI MỞ ĐẦU
1 Cơ sở lý luận
Nguyên lý kế toán là môn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói
chung. Phần chứng từ và sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về
môn học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các môn chuyên sâu về kế toán
như kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ và sổ sách kế toán làm
cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn
vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu
cần thiết khách quan. Nghiên cứu các nội dung của chứng từ, sổ sách kế toán giúp
các bạn sinh viên có kiến thức nền tảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu
hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ kế toán.Vì vậy nhóm đã chọn đề tài
“chứng từ, sổ sách và các hình thức kế toán” nhằm giúp các bạn sinh viên có cái
nhìn bao quát và rõ ràng hơn về vấn đề này.
Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày về nôi dung, trình tự lập và luân
chuyển chứng từ kế toán cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ.
Phần sổ kế toán nhằm nêu lên những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế
toán, làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn.
Cuối cùng là phần trình bày về các hình thức kế toán.
Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng
từ và sổ sách kế toán, hi vọng sẽ đem đến những kiến thức hữu ích và làm nền
tảng cho các bạn sinh viên khối ngành kinh tế.
Bài tiểu luận nghiên cứu 3 đối tượng là chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và
các hình thức kế toán.

Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán và hệ thống
biểu mẫu chứng từ.
Sổ sách kế toán: nôi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán và các phương
pháp sửa sai sổ sách kế toán.
Hình thức kế toán: gồm 5 hình thức là hình thức kế toán Nhật ký chung, hình
thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế
toán Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính.
2 Kết cấu tiểu luận
I. Mở đầu
Trang 4
II. Chứng từ kế toán
III. Sổ sách kế toán
IV. Các hình thức kế toán
V. Kết luận
Trang 5
Chương I
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1 Định nghĩa chứng từ kế toán
1 Định nghĩa
Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn
thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán về mặt hình thức được thể
hiện dưới 2 dạng:
- Chứng từ giấy: là chứng từ văn bản bằng giấy. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé,
phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…
- Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán khi có các nội dung lưu trữ dưới dạng
dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua
mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh
toán.
2 Phân loại chứng từ kế toán

Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán và căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp. Việc phân loại chứng từ giúp
người làm công tác kế toán quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu quả cao.
1 Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước
Đây là cách phân loại căn cứ theo quy định của Pháp luật về quản lý chứng
từ và hướng dẫn sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:
• Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ phản ánh các
quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính
chất phổ biến rộng rãi. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế toán do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán
phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp
dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Điểm cần
lưu ý đối với chứng từ kế toán bắt buộc chính là trong quá trình thực hiện, không
được phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Một số chứng từ kế
toán bắt buộc như hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho.
• Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn: Nhà nước chỉ hướng dẫn các
chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở đó vận
dụng vào các trường hợp cụ thể. Ngoài các nội dung quy định trên biểu mẫu, đơn
vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với
Trang 6
việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Chứng từ kế toán có tính chất hướng
dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị như giấy
đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công.
2 Phân loại chứng từ theo công dụng
Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ mệnh
lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.
• Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý
đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như lệnh chi tiền, lệnh xuất
kho, lệnh nhập kho. Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh
tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào

sổ sách kế toán.
• Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được
thực hiện hay nói cách khác, chứng minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thi
hành. Một số chứng từ chấp hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho.
Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi
vào sổ sách.
• Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà
đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ.
• Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và
chứng từ chấp hành. Một số ví dụ của chứng từ liên hợp: Phiếu xuất kho kiêm hóa
đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh của chứng
từ
Dựa trên cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành hai loại:
Chứng từ ban đầu và Chứng từ tổng hợp.
• Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu còn được gọi là chứng từ gốc, chứng từ này
được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành và trong hầu hết các
trường hợp, chứng từ ban đầu được xem là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán. Một
số chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi.
• Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại
với mục đích giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán.
Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các
Trang 7
chứng từ gốc hợp lệ. Đối với doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng danh mục
chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng
từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ và tiết kiệm chi phí.
4 Phân loại chứng từ theo địa điểm lập
Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định cơ sở hình thành

chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu và kiểm tra thông tin
chứng từ. Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành 3 loại:
• Chứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp: Chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên
quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp. Các
chứng từ phổ biến như Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua
hàng.
• Chứng từ do chính doanh nghiệp lập và gửi cho đối tác: Chứng từ do doanh
nghiệp lập và gửi cho các đối tác bên ngoài đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Các chứng từ thường gặp như Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản.
• Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội bộ doanh nghiệp: Còn được
gọi là chứng từ bên trong, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán
và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Các
chứng từ như Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên
bản kiểm kê tài sản.
5 Phân loại chứng từ theo tính chất và hình thức của chứng từ
Căn cứ theo tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế toán được
chia thành 2 loại: Chứng từ kế toán thông thường và Chứng từ điện tử.
• Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): Chứng từ được lập trên giấy và
chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thàh, làm căn cứ ghi
sổ kế toán và được thể hiện dưới dạnh văn bản.
• Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được
mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên
các băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán. Các điều kiện để được phép sử
dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử:
 Phải có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật, người được ủy quyền của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và
thanh toán điện tử.
 Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của người mang
tin.
Trang 8

 Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng
quy định.
6 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ
Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế thuận lợi cho việc phân
loại các chứng từ cùng nội dung và giúp cho công tác định khoản và ghi sổ kế
toán hiệu quả hơn. Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành:
• Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, bảng trích nộp các
khoản theo lương, hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm,…
• Chứng từ hàng tồn kho: Gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, phân bổ
nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,…
• Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…
• Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
• Chứng từ tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định, bảng tính và khấu
hao Tài sản cố định.
2 Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán
1 Nội dung
Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoạc nhận từ bên
ngoài vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên gọi của chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như
Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề
nghị tạm ứng,… Đó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu
một cách thuận lợi. Tên gọi của chứng từ phải xác định trên cơ sở nội dung kinh
tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó.
Thí dụ: Phiếu thu số , phiếu chi số
- Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra
được thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc
kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định
trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Điều đó thế hiện tính hợp lệ,
hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không
Trang 9
được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng mực, số và chữ
viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp
vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng
từ kế toán thì phải ghi bằng số, vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng
từ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứn
g từ.
- Đối với yếu tố bổ sung, đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ
tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các
yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phưuogn thức
bán hàng, tỷ giá…
2 Yêu cầu của chứng từ kế toán
Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian
và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải páhn ánh đúng nội dung,
bản chất, quy mô cảu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống
phải gạch chéo.
- Chứng từ phải được lập rõ rang, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy
định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sữa chữa trên
chứng từ; trường hượp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưung bản
sai không được xé rời bản (quyển) gốc.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều
liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên
Trang 10
phải giống nhau, dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên và ký từng

liên của chứng từ.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài,
khi sử dụng đẻ ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch
phải đính kèm bản chíh bằng tiếng nước ngoài.
3 Cách lập chứng từ kế toán
1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán
1 Quy trình chung khi lập và luân chuyển
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo
thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lí để
ghi vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của
đơn vị đều phải lập chứng từ. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận
thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ phát sinh vừa hoàn thành. Chứng từ kế
toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng,
đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát
sinh như thế nào thì lập chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh ấy.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển
đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp, Bộ phận kế toán kiểm
tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi xác minh tính pháp lí của chứng từ
thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ,
bảo quản và hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ
được hủy.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc
doanh nghiệp ký duyệt
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

Trang 11
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
2 Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán
a Khi tiếp nhận chứng từ
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1
lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải
đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết
tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các
liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và
tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội
dung quy định cho chứng từ kế toán.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định
trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện
tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải
ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký
trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng
từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký
theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với

chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ
trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được
thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế
toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán
Trang 12
trưởng.Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc
hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và
dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng
ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã
đăng ký với kế toán trưởng.Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không
được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ
quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho,
các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc
(và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu
giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm
tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân
có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi
chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.Việc
phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp
quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an
toàn tài sản.
b Khi kiểm tra chứng từ
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên
ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận
kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh
tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi

chép trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm
chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải
từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý
Trang 13
kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện
có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ.
c Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung
và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên
chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
d Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an
toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế
toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác
nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp
hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm
tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch
thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ
quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký
xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng
từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Trang 14
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập
biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký
tên, đóng dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế
toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ
kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh
nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để
hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị
được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát
hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng
được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về
quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh

nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội
dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
2 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán
1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một
nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế toán hoặc người
phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho phải căn
cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ bao gồm lệnh xuất kho,
phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa,
dịch vụ…
Trang 15
Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa…lập giấy xin
xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa…
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đơn vị duyệt
lệnh xuất
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất
hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản
phẩm, hàng hóa… sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán
vật tư.
Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán
trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Trang 16
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng ký duyệt chứng từ, thường
là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ
trưởng chỉ kiểm tra lại và duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi

Bước 1: Lập chứng từ
- Đề xuất: Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt, lập
phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền. Trưởng bộ phận kiểm ta ký xác
nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc.
- Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng cá chi tiết theo mẫu quy định, không sửa chữa, tẩy
xóa.
- Kiểm tra: Nhân viên kế toán kiểm tra xem các giấy tờ chứng từ có đầy đủ chính
xác không.
Với phiếu chi: giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng
mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho.
Với phiếu thu: giấy đề nghị thu tiền.
Nếu đầy đủ hợp lệ thì tiến hành lập phiếu, nếu không hợp lệ thì chuyển
trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
- Ký duyệt: giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt.
- Thực hiện:Nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp
lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung
thực, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ.
Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ: Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán ghi
các yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán.
Bước 4: Chuyển giao và sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi được
kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp sẽ được chuyển giao cho thủ quỹ để
thực hiện thu, chi.
Bước 5: Đưa chứng từ và bảo quản lưu trữ
Hình 2. Phiếu chi mẫu số C31-BB
Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ và Chuyển giao công nghệ
Mẫu số: C31-BB
Ban hành theo QĐ số
19/2006/QĐ-BTC ngày

30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
Trang 17
Địa chỉ: Khu II, Trường Đại học Cần Thơ, đường 3/2, TP. Cần Thơ.
Mã ĐVHCSN:
PHIẾU CHI
Ngày tháng năm

Họ, tên người nhận tiền:
Địa chỉ:
Lý do chi:
Số tiền: (Viết bằng chữ):
Kèm theo: chứng từ gốc.

Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngày tháng năm
Người nhận tiền
(Ký, họ tên)



+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu).
4 Hệ thống các biểu mẫu chứng từ
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Trang 18
Theo như quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày
20/3/2006 thì hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp
bao gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;
+ Chỉ tiêu tiền tệ
+ Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác(mẫu và hướng dẫn
lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành).
Trang 19
Chương II
SỔ SÁCH KẾ TOÁN
1 Định nghĩa
Sổ sách kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán
phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm
khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật
của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
2 Nội dung
Thông thườnng, sổ sách kế toán cần phải có những nội dung sau:
• Ngày, tháng ghi sổ;

• Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế
toán;
• Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
3 Phân loại sổ kế toán
1 Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay
chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc
các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ
1 Sổ kế toán tổng hợp
Là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng
quát.
Thuộc loại kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung (bảng 1) sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ…
2 Sổ kế toán chi tiết
Là loại kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
các đối tượng ở dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý.
Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được
phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác
nhau.
Ví dụ : hàng hóa được mua về theo hóa đơn nào, của ai, thuộc loại
hàng gì, đơn vị tính….
3 Sổ kế toán tổng hợp chi tiết
Trang 20
Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể về các
nghiệp vụ , tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán.
Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa
mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…thuộc loại
sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết trên các sổ nhật ký chứng từ số 3,4,5,9,10

trong hình thức kế toán nhật ký - chứng từ.
Việc phân loại sổ kế toán theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu
cầu thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các
đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết.
2 Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ
1 Sổ ghi theo hệ thống
Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt.
Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có
liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài
khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản
theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
2 Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian
Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ.
Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thơi gian phát
sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau,
không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan….
Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ…
3 Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian
Là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo
thứ tự thời gian vừa hệ thống theo từng đối tượng kế toán. Sổ được mở để
theo dõi cho từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thời
gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được
quy định phản ánh trên sổ.
Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá
trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán
3 Phân loại theo cấu trúc ghi sổ
1 Sổ kết cấu kiểu một bên

Trang 21
Là loại sổ kế toán trên một trang sổ, được thiết kế một bên là phần
thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động
của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản).
2 Sổ kết cấu kiểu hai bên
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản
ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán.
3 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột, mỗi cột
phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất
định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ
4 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ
Là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều
dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về
các đối tượng được theo dõi.
Phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu số có cấu
trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị.
4 Phân theo hình thức tổ chức sổ
1 Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển
Là loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau
được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tình hình và sự vận động của các
đối tượng kế toán hàng tháng.
Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho sự phân công lao động ghi sổ kế
toán, tuy nhiên việc bảo quản khó khăn, dễ that lạc và phất sinh các hiện tượng tự
tiện thay đổi các tờ sổ.
2 Sổ đóng thành quyển
Là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển và
được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều
cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi quyển
sổ phải ghi rõ số trang, giữa các sổ phải có dấu giáp lai.

5 Phân theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ
Với tiêu thức phân loại này những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội
dung liên quan đến cùng 1 đối tượng kế toán sẽ dc tập hợp và phản ánh trên cùng
1 số.
1 Sổ tài sản bằng tiền
Được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền
trong đơn vị như số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng…
Trang 22
2 Sổ vật tư
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong
đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm…
3 Sổ tài sản cố định
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định
trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình…
4 Sổ công nợ
Được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh
trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu ở khách hàng, sổ
công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ công nợ thanh toán với ngân sách…
5 Sổ thu nhập
Được sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thực hiện trong kì hoạt động của đơn
vị như sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt đổng tài chính…
6 Sổ chi phí
Được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra để tiến
hành hoạt động trong kì như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí
quản lí…
7 Sổ vốn – quỹ
Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu
trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây
dựng cơ bản…

Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế
toán trong quá trình xử lí thông tin và tổng hợp số liệu.
4 Kỹ thuật làm sổ kế toán
Kỹ thuật làm sổ kế toán bao gồm: mờ sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ
1 Mở sổ
Vào đầu kỳ kế toàn, sổ kế toán phải được mở đúng danh mục sao cho
phù hợp với các khoản mục trên Bảng Cân Đối kế toán cuối kỳ kế toán trước ( đối
với doanh nghiệp mới thành lập thì mở vào ngày thành lập). Sổ kế toán ( ghi bằng
tay, hoặc in từ máy tính ra) phải được ký duyệt trước khi sử dụng bởi người đại
diện hoặc kế toán trường của doanh nghiệp.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh
nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người
giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc
Trang 23
ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ
trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế
toán.
Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số
thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời
trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký
xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải
được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ
tìm.
2 Ghi sổ
Mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều phải được ghi vào sổ, đồng thời phải
căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ có liên quan.
Ghi sổ phải dùng mực không phai, không được tấy xóa hoặc viết chồng
lên nhau, dòng nào không có số liệu phải được gạch ngang để ngăn ngừa việc tự ý
them số liệu vào.

3 Khóa sổ
Vào cuối kỳ kế toán, dựa vào số phát sinh bên Nợ, bên Có có thể tìm ra
được Số Dư Cuối Kỳ của các tài khoản kế toán để khóa sổ.
Các sổ kế toán thường khóa sổ vào ngày cuối tháng trước khi lập báo
cáo tài chính (trừ sổ quỹ tiền mặt phải khóa hằng ngày).
Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các
trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
4 Sửa sổ
1 Phương pháp cải chính
Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một
đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên
chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có
chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài
khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
2 Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi là Phương pháp ghi đỏ)
Trang 24
Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại
bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi
sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ
kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có
thẩm quyền
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con
số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một

“Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác
nhận.
3 Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng
tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không
cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập
“Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch
còn thiếu so với chứng từ.
4 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính
- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà
nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên
máy vi tính;
- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có
sai sót;
Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được
thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. .
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra,
kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết
định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ
kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có
Trang 25
liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên
sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối
(dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài
chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
5 Các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm
mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương

pháp sau:
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ
đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu
ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh
Ghi bổ sung bằng cách lập "chứng từ ghi sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh
lệch thiếu cho đủ.
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được
nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của
năm đó.
- Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp
cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.