Slide bài giảng môn kỹ năng quản trị: Kỹ năng trao quyền, ủy quyền

1
Chuyên
đề
4
Chuyên
đề
4
KỸ NĂNG
TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN
 Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.
Uỷ ề
íh ihiệ àáh
Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ?

Uỷ
quy
ề
n mang t
í
n
h
sự vụ, g
i
ao n
hiệ
m vụ v
à
tr
á
c
h

nhiệm quyền hạn.
 Trao quyền ?
1. Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc
2. Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển
ề ả ả ằ ể
Trao quyền là quan trọng vì:
3. Trao quy
ề
n đ
ả
m b
ả
o r
ằ
ng các bộ phận có th
ể
duy trì
sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng
nhóm vắng mặt.
2
MỤC TIÊU
1. Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm
2. Trao quyền
 Trao quyền?
 Quy trình trao quyền
 Những tình huống trao quyền sai
3. Ủy quyền
1. QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM
Fayol định nghĩa:

 Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng
để buộc những người khác phải tuân theo
 Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động
của những người khác.
 Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Nguồn gốc của QUYỀN LỰC
► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt
► 3 nguồn quyền lực chính:

Chính thức
: đi cùng với công việcchức danh

Chính

thức
:

đi

cùng

với

công

việc
,
chức

danh

nghề nghiệp, các mối quan hệ
 Kỹ thuật
: có được nhờ kỹ năng học vấn
 Cá nhân, không chính thức
: do được chấp nhận,
được kính trọng hoặc là do nổi tiếng
3
2. TRAO QUYỀN
► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách
nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn
trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa
thuận
thuận
► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền
► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi
hành các quyết định đó
 Xác định rõ những kết quả mong đợi
 Giao vệc cho những người dưới quyền
 Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ

Bắthọ chịu trách nhiệm đốivớiviệc hoàn thành công
Bảnchất của trao quyền

Bắt

họ

chịu

trách

nhiệm

đối

với

việc

hoàn

thành

công

việc và đạt được kết quả mong muốn
Trao quyềnlàquátrìnhcấptrêntraochocấpdưới
mộtphầnquyềnlựccủamìnhđể họ có thểđưara
các quyết định và thi hành các quyết định đó
 Tự lập kế hoạch thực
hiện công việc
 Ra quyết định về
những việc cần làm
ỉ ể
 Bị kiểm soát chặt chẽ
 Phải trình báo toàn bộ
các quyết định
Trao quyền hay Giao việc

 Ch
ỉ
bị ki
ể
m tra tại các
điểm đã thống nhất
 Có được những ý kiến
giúp đỡ khi cần
 Không bắt buộc phải
hỏi ý kiến cấp trên
4
 Cung cấp đủ những
nguồn lực cần thiết
 Kiểm tra công việc tại
các điểm quan trọng
ẵ ấ
 Không được chỉ dẫn
hướng dẫn đầy đủ
 Có thể bị căng thẳng
khi công việc phức tạp
Trao quyền hay Phó mặc
 S
ẵ
n sàng cung c
ấ
p,
hướng dẫn và giúp đỡ
 Tạo nên các thách
thức trong công việc
 Không được đào tạo

đầy đủ
 Không có sự giúp đỡ
đúng lúc
 Cân bằng giữa “quyềnhạn và trách nhiệm”
 Trao quyền theo “kếtquả mong đợi”
Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả
Quyềnlực đượctraođủ để đảmbảo nhiệmvụ
có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặtra
 Nguyên tắc “thống nhất trong mệnh lệnh”
 N
g
ười được trao
q
u
yề
n chỉ ch
ị
u trách nhi
ệ
m
Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả
g qy
ị ệ
trước người trao quyền
 Người duy nhất đưa ra các quyết định
5
 Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn”
Người được trao quyền có quyềnracác
Những nguyên tắc trao quyền hiệuquả
Người

được

trao

quyền

có

quyền

ra

các

quyết định trong các lĩnh vực được trao
quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên
MÔ HÌNH TRAO QUYỀN
1. Định rõ kết quả mong đợi:
Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và
tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết
2. Chính thức giao việc cho người dưới quyền:
Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn,
đạt được sự thống nhất
3. Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết
cho người dưới quyền
4. Ủng hộ và lùi về phía sau,
cho phép người dưới quyền chủ động
thực hiện công việc được giao
5. Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi

theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận)
Quy trình trao quyền
GIAI ĐOẠN 1
GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3
GIAI ĐOẠN 4
GIAI ĐOẠN 5
Đào tạo họ
Để họ phê
phán bạn
Tóm tắt
cho họ
và họ có
thể hỏi
Họ tự
phê bình
bản thân,
bạn nhận
xét và
Báo cáo
về sự
thà h
CÔNG
VIỆC
CỦA
Bạn làm
họ quan sát
chỉ dẫn
Họ làm
Bạn hướng dẫn
Tóm tắt

cho họ
thà
n
h

công
hoặc
khác
Họ làm
( Bạn hỏi)
Trao việc
cho họ
Báo
cáo lại
nếu họ
muốn
Họ làm
( Bạn không
thể hỏi)
Thu xếp
để họ làm
trực tiếp
(bạn có
quyền
kiểm tra)
BẠN
CÔNG VIỆC
CỦA
NGƯỜI HỌC
6

 Giai đoạn1: Áp dụng vớitrường hợpngườitraoquyềncóđầy đủ
kiếnthứcvàkỹ năng, trong khi đóngười đượctraoquyềncórấtít
kiếnthức, kỹ năng
 Giai đoạn2:
Ở giai đoạnnàybắt đầucósự tham gia củangười
đượctraoquyền–người đóchỉđơngiảnlàmmộtsố việcdướisự
chỉ dẫncủabạn

Giai
đoạn
3
:
Ở
giai
đoạn
này
có
sự
phân
quyền
nhiệm
vụ
không
Quy trình trao quyền

Giai
đoạn
3
:
Ở

giai
đoạn
này
,
có
sự
phân
quyền
nhiệm
vụ
không
ngừng cho người đượctraoquyền. Bạnsẽđặtcâuhỏi, chủ yếulà
loạicâuhỏimở và người đượctraoquyềnsẽ báo cáo cho bạn
những việchọ làm
 Giai đoạn4:
Vẫntrongthờikỳ phân quyền nhiệmvụ không ngừng
nhưng bạnsẽ ít đặtcâuhỏivàyêucầungười đượctraoquyền báo
cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thựchiệnviệchọ muốn
 Giai đoạn5:
Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn. Khi nhiệmvụ
đượcgiaotrựctiếpchongười đượctraoquyền, ngườitraoquyềncó
quyềnkiểmtrabởivìhọ có bổnphậnvới công việc
Người trao quyền hay can thiệp
 Một người trao quyền
h khô ừ thiệ àô iệ đó
Trao quyền sai
n
h
ưng
khô

ng ng
ừ
ng can
thiệ
p v
à
o c
ô
ng v
iệ
c
đó
.
Người trao quyền trao những phần
không tốt đẹp cho nhân viên
 Chỉ những công việc không quan trọng thì mới
được
trao
Người
trao
quyền
giữ
lại
phần
tốt
đẹp
Trao quyền sai
được
trao
.

Người
trao
quyền
giữ
lại
phần
tốt
đẹp
chomìnhvàtraonhững công việc nhàm chán cho
nhân vi
 Người được trao quyềnsẽ kết thúc công việcmột
cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn.
7
Người trao quyền “đánh và chạy”
 Bạncómặt ở mộtnơi không thích hợp vào
mộtthời điểm không thích hợp.Bạn vào thang
Trao quyền sai
máy cùng mộtngườigiámsátngười mà nói với
bạnrằng: anh chính là ngườitôicần.
 Thựcsự,bấtkỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách
nhiệm công việcchomộtaiđó
Ủyquyềnlàgiaomộtphần công việc cho ngườidưới
quyềnchịutráchnhiệm thi hành và đồng thờigiaocho
họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm đượcgiao
3. Ủy quyền
“Ủyquyềnlànghệ thuật hoàn thành công việcthông
qua nỗ lựccủangườikhác.Điều này thể hiệnlòngtin
củabạnvàongười khác để giao phó công việcmà,
nếu không,chính bạnphảilàm”
Dickinson

1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phảicho
tấtcả các điểm bán hàng biếtlàsắpcómộtmặt hàng văn
phòng phẩmmới.Ôngtagửimộtmẫutin:“Anhhãylo
việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”.
2. Ông Đạobảomộtnhânviênrằng anh ta cầnphảithông
báo cho tấtcả các nhà phân phốilàsắpcómộtmặthàng
văn
phòng
phẩm
mới
.
Ông
Đạo
gửi
một
thông
báo
nội
bộ
Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền?
văn
phòng
phẩm
mới
.
Ông
Đạo
gửi
một
thông

báo
nội
bộ
và mộtsố tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụpcáctài
liệusảnxuất và bán hàng (đảmbảo chúng phảirõnét)và
gửi2bảnchomỗi điểm bán hàng trướcthứ nămtuần
tới”.
3. Ông Đạogiảithíchchomột nhân viên cầnphải làm gì
(thông báo cho tấtcả các điểm bán hàng về mộtmặt
hàng văn phòng phẩmmới) và yêu cầu anh ta lên kế
hoạch thựchiệnsaochotốtnhấtvàtrở lại báo cáo cho
ôngtasaumộttuầnlễ
. Khi anh nhân viên đãthảoxong
kế hoạch, anh ta sẽ thảoluậnvới ông Đạo.
8
 Ủy quyền không không phảilàgiaoviệc.
 Ủyquyền không phảilàchỗđểbạn“tống khứ”
những công việcmàbạn không thích làm.
Ủy quyền ?
 Ủy quyền không phảilàtừ bỏ trách nhiệm.
 Ủyquyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng :
trách nhiệm, quyềnhạnvàtráchnhiệmcuối
cùng.
 Ủy quyềnlàgiải phóng thờigiancủabạn.
 Ủy quyềnlàphương tiện để phát triển nhân viên.

Ủy
q
u
y

ềnbi
ể
uhi
ệ
nlòn
g
tin củab
ạ
n vào nhân viên.
Lợi ích của ủy quyền
y
qy
ệ
g
ạ
 Ủy quyền giúp gia tăng chấtlượng các quyết định.
 Ủyquyềngiúpnângcaoquyếttâm,tinhthầnhăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
 Một số giả định của bạn :
-Họ không đáng được như vậy
-Họ không thích có thêm việc …
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
 Sự sợ hãi :
- Tôi không muốn họ biết nhiều quá !
-Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách !
9
 Niềm tin cá nhân :
•Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều
•Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều
• Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền

những gì ?
Nh iệ àb hí h là à đồ hời
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
•
Nh
ững v
iệ
c m
à

b
ạn t
hí
c
h

là
m v
à
cũng
đồ
ng t
hời

giúp người khác phát triển.
• Các công việc thường nhật.
• Các công việc cần thiết.
•Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn
huấn luyện cho người khác.
• Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho

nhân viên phát triển.
 Đánh giá thành tích công tác
 Định hướng hoạt động của đơn vị

Động viên nhân viên
Những công việc bạn không nên ủy quyền

Động

viên

nhân

viên
 Giao tiếp với nhân viên
 Xây dựng ê kíp
• Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền
• Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền
• Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách
nhiệmthựchiện công việc cho ngườicấpdưới đã
Quy trình ủy quyền
nhiệm

thực

hiện

công

việc

cho

người

cấp

dưới

đã

được lựa chọn
• Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện
công việc và trợ giúp khi cần thiết
• Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc