Bài giảng quản trị văn phòng chương 1,2,3,4

Chương 1: Công tác Chương 1: Công tác
tổ chức văn phòngtổ chức văn phòng
LOGO
Người trình bàyNgười trình bày
Ths. Hoàng Thị BaThs. Hoàng Thị Ba
www.thmemgallery.com
NỘI DUNG
11
Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng
Company Logo
22
Tổ chức văn phòng
33
Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt
động của văn phòng
www.thmemgallery.com
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng
3.2.1
3.2.2
Khái niệm văn phòng
Chức năng của văn phòng
Company Logo
3.2.2
3.2.3
Chức năng của văn phòng
Nhiệm vụ của văn phòng
www.thmemgallery.com
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Văn

phòng là
gì?
Đặc điểm
B
ản
Company Logo
Điều kiện để
thực hiện hoạt
động văn phòng
B
ản
chất
của VP
Khái niệm
văn phòng
doanh
nghiệp
www.thmemgallery.com
1.1.2 Chức năng của văn phòng
1
2
3
Chức
năng
Company Logo
Về phương iện
xã hội
1
Chức
năng

tham mưu
tổng hợp
2
Chức
năng giúp
việc điều
hành
3
Chức
năng hậu
cần
www.thmemgallery.com
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Nhiệm vụ của
văn phòng là
gì?
Company Logo
www.thmemgallery.com
1.2 Tổ chức văn phòng
Bố trí văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng
Company Logo
Hiện đại hóa công tác văn phòng
Trang thiết bị văn phòng
Bố trí văn phòng
www.thmemgallery.com
1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Company Logo
www.thmemgallery.com
1.2.2 Bố trí văn phòng

Các yêu cầu
của bố trí
Các phương
pháp bố trí văn
phòng:
-
Bố trí, sắp xếp
Company Logo
của bố trí
văn phòng
-
Bố trí, sắp xếp
theo mức độ tập
trung
- Bố trí căn cứ vào
sự liên kết về
không gian giữa
các bộ phận
www.thmemgallery.com
1.2.3 Trang thiết bị văn phòng
 Các đồ dùng văn phòng
Company Logo
 Các thiết bị dùng cho công tác
thu thập và xử lý thông tin.
www.thmemgallery.com
1.2.4 Hiện đại hóa công tác VP
Company Logo
www.thmemgallery.com
1.3 Xây dựng quy chế tổ chức
và hoạt động của VP

Sinh viên tự nghiên cứu
Company Logo
Chương 2: Tổ chức Chương 2: Tổ chức
lao động văn phònglao động văn phòng
LOGO
www.thmemgallery.com
NỘI DUNG
Thư ký văn phòng
Các quản trị viên văn phòng khác
Company Logo
Hoạt động giao tiếp của quản trị viên VP
Các quản trị viên văn phòng khác
Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng
www.thmemgallery.com
2.1 Thư ký văn phòng
 Chức năng nhiệm vụ của người thư ký
Những yêu cầu đối với người thư ký
Company Logo

Những yêu cầu đối với người thư ký
 Bố trí phòng làm việc của thư ký
www.thmemgallery.com
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của
người thư ký
Company Logo
www.thmemgallery.com
2.1.2 Những yêu cầu đối với
người thư ký
- Các kỹ năng cơ bản
-

Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký
Company Logo
-
Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký
- Phẩm chất cá nhân
- Ngoại hình tương đối
www.thmemgallery.com
2.1.3 Bố trí phòng làm việc của
thư ký
- Những yêu cầu khi bố
trí phòng làm việc của
Company Logo
trí phòng làm việc của
người thư ký
- Bố trí nơi làm việc cho
thư ký
www.thmemgallery.com
Bàn làm việc của thư ký
Company Logo
www.thmemgallery.com
2.2 Các quản trị viên văn
phòng khác
 Chánh văn phòng (trưởng phòng)
 Phó chánh văn phòng
Company Logo
 Trợ lý giám đốc
 trợ lý văn phòng
www.thmemgallery.com
Phân biệt thư ký và trợ lý giám đốc
Thư ký

1. Làm tốt
những gì sếp
yêu cầu
2. Sếp ra
quyết định
rồi thư ký
làm theo
3. Thường thì
sếp bảo gì
Trợ lý giám đốc
1. Hỗ trợ, tư vấn cho sếp và thay thế sếp trong một số trường
hợp
2. Chủ động làm việc và xử lý thông tin để báo cáo
3. Phải linh hoạt, chủ động trong công việc và phải tự tìm đường
cho mình
- Có vai trò, trách nhiệm lớn hơn, chịu nhiều áp lực hơn- Ở các
nước Tây Âu không có trợ lý GD (CEO assistant) mà là phó giám
đốc điều hành (deputy director)
Company Logo
sếp bảo gì
làm nấy
4. Công việc
mang tính
chất hành
chính văn
phòng
5. Các công
việc đã mô tả
trong phần
nhiệm vụ của

thư ký
đốc điều hành (deputy director)
4. Công việc mang tính chuyên môn cao, có thể thay thế được vị
trí CEO khi cần
5. Các công việc:
- Tham gia XD chiến lược KD
- Điều hành hoạt động SXKD hoặc những công việc GD ủy quyền
- Tổng hợp, phân tích thông tin từ các phòng ban để báo cáo lên
GD hàng tuần, tháng, quý, năm.
- Xem trước kế hoạch của các phòng ban nộp lên, đưa ra ý kiến
để sếp tham khảo
- Đại diện GD gặp và đàm phán KH khi cần (khi GD đi vắng, hợp
đồng nhỏ …)
- Thay mặt GD làm việc với các phòng ban theo ủy quyền
www.thmemgallery.com
2.3 Hoạt động giao tiếp của
quản trị viên văn phòng
 Khái niệm và các hình thức giao tiếp
 Những nguyên tắc cơ bản trong giao
tiếp kinh doanh
Company Logo
tiếp kinh doanh
www.thmemgallery.com
Giao tiếp là
gì?
2.3.1 Khái niệm và các hình thức
giao tiếp
Company Logo
www.themegallery.co
m

Company Logo
Các nguyên tắc
cơ bản trong giao
tiếp (SV tự NC GT
Tr. 43 - 46)
Các hình thức
giao tiếp
www.thmemgallery.com
2.3.2 Những nguyên tắc cơ bản
trong giao tiếp kinh doanh
 Nguyên tắc giao tiếp
nơi công sở
Company Logo
 Kỹ năng giao tiếp
trong công sở
www.thmemgallery.com
2.4 Công tác tuyển dụng quản
trị viên văn phòng
Sinh viên tự nghiên cứu
Company Logo
Sinh viên tự nghiên cứu