Bài giảng quản trị văn phòng chương 5 và 6

Chương 5: Tổ chức Chương 5: Tổ chức
giải quyết và quản lý giải quyết và quản lý
văn bảnvăn bản
LOGO
Người trình bàyNgười trình bày
Ths. Hoàng Thị BaThs. Hoàng Thị Ba
www.thmemgallery.com
NỘI DUNG
11
Một số vấn đề chung về văn
bản quản lý
Company Logo
22
Tổ chức giải quyết và quản lý
văn bản
www.thmemgallery.com
5.1 Một số vấn đề chung về VB QL
5.1.1
Khái niệm và phân loại VBQL
Company Logo
5.1.2
Chức năng của văn bản quản lý
www.thmemgallery.com
5.1.1 Khái niệm và phân loại VBQL
Văn bản QL
là gì?
Company Logo
Phân loại
văn bản QL
www.thmemgallery.com
5.1.2 Chức năng của VBQL

2
3
Chức năng pháp
lý
Chức năng quản lý
Chức năng
thông tin
Company Logo
1
4
5
Chức năng xã
hội
Chức năng
văn hóa
www.thmemgallery.com
5.2 Tổ chức giải quyết và quản lý VB
 Quản lý văn bản đến
 Quản lý văn bản đi
Company Logo
 Tổ chức giải quyết quản lý VB mật
 Lập và lưu trữ hồ sơ
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 1: Nhận VB đến
 Bước 2: Sơ bộ phân loại VB
 Bước 3: Bóc bì VB

Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB
Company Logo


Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB
 Bước 5: Trình chánh VP
 Bước 6: Đăng ký VB đến
 Bước 7: Chuyển giao VB đến
 Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc
giải quyết VB
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 1: Nhận VB đến
Văn thư tiếp nhận
- Lướt qua một lượt ngoài bì để xác định xem
các VB đến có gửi đúng địa chỉ không, nếu
không đúng thì trả lại
Company Logo
không đúng thì trả lại
- Kiểm tra xem các bì VB có nguyên vẹn
không? Nếu thấy không nguyên vẹn thì phải
lập biên bản trước người đưa VB
- Thực hiện các thủ tục giao nhận
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 2: Sơ bộ phân loại VB
- Loại không cần bóc bì, không cần vào sổ
đăng ký: thư riêng gửi cho cá nhân, sách, báo,
tài liệu tham khảo.
Company Logo
- Loại phải bóc bì, vào sổ đăng ký: VB ngoài bì
đề tên cơ quan, không có dấu mật
- Loại không bóc bì nhưng phải vào sổ đăng

ký: VB ghi rõ tên người nhận, VB mật, VB gửi cho
đảng ủy và các đoàn thể trong cơ quan
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 3: Bóc bì VB
- Những VB có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước
- Tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi
gửi, mất dấu bưu điện
- Khi lấy VB ra cần rà soát lại xem có sót VB không, đối chiếu
số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu ghi trong VB xem có
khớp không? Nếu có sai sót phải báo cáo cán bộ phụ trách
biết và hỏi lại nơi gửi
Company Logo
biết và hỏi lại nơi gửi
- Các VB không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực
hiện đúng quy định
- Đối với VB thuộc các loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc
cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo VB để
làm bằng chứng
- Trường hợp VB có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ
phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu
cho cơ quan gửi
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB
Dấu đến đóng vào khoảng trống dưới
số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội
Company Logo
số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội
dung văn bản hoặc khoảng trống

giữa tác giả và quốc hiệu
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 5: Trình chánh VP
Văn thư cần dựa vào chức năng của
từng đơn vị và nội dung của VB để sơ
Company Logo
từng đơn vị và nội dung của VB để sơ
bộ phân loại trước khi trình chánh VP.
Khi chánh VP xem xong ghi ý kiến vào
lề, nhân viên văn thư phải lấy lại VB
để đăng ký vào sổ “VB đến” và chuyển
cho các đơn vị, cán bộ trong cơ quan.
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 6: Đăng ký VB đến
Có 3 hình thức đăng ký VB đến: đăng ký bằng sổ,
đăng ký bằng thẻ, đăng ký bằng máy vi tính
Với hình thức đăng ký VB bằng sổ: tùy thuộc vào
số lượng VB của cơ quan nhiều hay ít mà dùng
một hay nhiều sổ đăng ký VB. Đối với các cơ
Company Logo
một hay nhiều sổ đăng ký VB. Đối với các cơ
quan lớn có thể dùng các sổ đăng ký VB:
- VB mật
- VB cấp trên gửi xuống
- VB các cơ quan đơn vị trực thuộc, cấp dưới gửi
lên
- VB thuộc loại thư đơn khiếu tố.
www.thmemgallery.com

5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 7: Chuyển giao VB đến
Chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ
- Nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật
- Ưu tiên chuyển giao những VB có dấu chỉ mức độ khẩn
-
Trường hợp số liệu VB đến cq muộn, số lượng nhiều, chưa
Company Logo
-
Trường hợp số liệu VB đến cq muộn, số lượng nhiều, chưa
kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì NV văn thư
phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận
- Trường hợp VB có liên quan đến một số người hoặc một số
bộ phận cùng giải quyết thì có thể thực hiện bằng cách:
chuyển lần lượt cho từng người hoặc nhận VB gửi cho tất cả
mọi người, bp có liên quan
- Việc chuyển VB đến cho các cá nhân, bp phải ký xác nhận
giữa nhân viên văn thư và người (bp) nhận VB
www.thmemgallery.com
5.2.1 Quản lý VB đến
 Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc
giải quyết VB
- Trong số VB gửi đến hàng ngày cho cơ quan,
có những VB phải được giải quyết kịp thời
theo yêu cầu của nơi gửi. Trong thời gian
này VB được lưu lại và được bảo quản trong
Company Logo
này VB được lưu lại và được bảo quản trong
“hồ sơ công việc” của người thừa hành

- Khi VB đã được giải quyết xong, nếu có yêu
cầu trả lời bằng VB thì người thừa hành phải
soạn thảo VB trả lời
- Trường hợp những VB cần theo dõi, NV văn
thư đánh dấu vào cột ghi chú ở sổ đăng ký
VB đến để nhắc nhở, giải quyết
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
 Bước 1: Kiểm tra thể thức VB
 Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi
 Bước 3: Bao gói VB gửi đi

Bước 4: Chuyển VB đi
Company Logo

Bước 4: Chuyển VB đi
 Bước 5: Giữ gìn và sắp xếp bản lưu
VB đi
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
Kiểm tra VB có
Bước 1: Kiểm tra
thể thức VB
Kiểm tra các
Company Logo
Kiểm tra VB có
hợp lệ không =
các khâu của
quá trình soạn
thảo VB đã

được thực
hiện đúng quy
trình chưa
Kiểm tra các
thành phần
của VB đã đầy
đủ chưa, nếu
còn thiếu sót
thì yêu cầu bộ
phận, cán bộ
thảo VB đó
sửa lại
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
 Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi
Có thể đăng ký VB đi bằng sổ, máy vi tính
Mẫu đăng ký văn bản đi
Company Logo
Mẫu đăng ký văn bản đi
Số và
ký
hiệu
VB
Ngày
tháng
VB
Tên loại
và trích
yếu ND
VB

Nơi
nhận
Đơn vị
hoặc người
nhận bản
lưu
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
 Bước 3: Bao gói VB gửi đi
Bì đựng VB có thể dùng nhiều loại với kích thước
khác nhau song phải làm bằng giấy dầy, bền
MẪU GHI BÌ VĂN BẢN GỬI ĐI
Company Logo
Tên cơ quan; số và ký hiệu VB
Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận)
Tem
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
 Bước 4: Chuyển VB đi
Mẫu sổ chuyển giao VB
Ngày
tháng gửi
VB
Số và ký
hiệu VB
Số lượng bì
VB

Nơi nhận
VB
Ký nhận và
đóng dấu
1
2
3
4
5
Company Logo
1
2
3
4
5
Mẫu phiếu gửi VB
Tên cơ quan Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Số: PG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU GỬI
Kính gửi:
Nội dung:
Người nhận ký:
www.thmemgallery.com
5.2.2 Quản lý VB đi
 Bước 5: Giữ gìn và sắp xếp bản lưu VB
đi
VB đi bất kể do đơn vị nào soạn thảo đều phải
được lưu giữ ít nhất 02 bản chính
Company Logo
- Một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo để lập

hồ sơ, theo dõi công việc
- Một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết
Cuối năm sắp xếp lại VB, lập hồ sơ chuyển
giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho
nghiên cứu, khai thác.
www.thmemgallery.com
5.2.3 Tổ chức giải quyết quản lý VB mật
1
2
3
Company Logo
Về phương iện
xã hội
1
Xác định
mức độ mật
của tài liệu:
Tuyệt mật,
tối mật hay
mật
2
Thực hiện đúng
phổ biến, lưu
hành tìm hiểu
và sử dụng, vận
chuyển, giao
nhận và tiêu
hủy VB mật
3
Tuyển chọn

nhân viên, cán
bộ quản lý VB
mật theo quy
định của nhà
nước
www.thmemgallery.com
5.2.4 Lập và lưu trữ hồ sơ
Lập hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ
Company Logo
www.thmemgallery.com
Lập hồ sơ
 Hồ sơ: là một VB, một tập hợp các VB tài liệu có
liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề,
một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm
về thể loại hoặc tác giả được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan,
Company Logo
chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan,
một cá nhân
 Công tác lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp
VB tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc
thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công
việc trước mắt và nghiên cứu sau này
www.thmemgallery.com
Lập hồ sơ
 Nội dung công tác lập
hồ sơ
Company Logo

- Lập danh mục hồ sơ
- Công tác lập hồ sơ