Slide bài giảng môn khoa học quản lý: Chương 5: chức năng lập kế hoạch

CHƯƠNG 5
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn
phương thức để thực hiện các mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là việc định ra những công việc dự định làm
trong thời gian nhất định với cách thức, trình tự và thời hạn
tiến hành.
Lập kế hoạch liên quan tới việc phân tích các thơng tin q
khứ, hiện tại và dự báo tương lai của tổ chức và môi trường.

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

1


CHƯƠNG 4
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)
 VD: Lập kế hoạch SX trong tháng của 1 doanh nghiệp
 Đó là việc xác định những công việc phải làm trong

tháng
 Liên quan đến việc phân tích năng lực sản xuất hiện có,

đơn đặt hàng hiện có
 Liên quan đến dự báo khi đặt ra mục tiêu về số lượng,

chất lượng, mẫu mã SP, dự báo về đơn hàng trong
tháng,…

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

2


CHƯƠNG 4
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)

 Kết quả của việc lập kế hoạch là bản kế hoạch.
Bản kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải
pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một tổ
chức hoặc một hệ thống nhất định

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

3


Các bộ phận của bản kế hoạch
 Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý
mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể
được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá
khứ, có thể là những mong muốn của nhà quản lý; cũng có
thể là những sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động
của mơi trường đặt ra những thách thức đối với nhà quản
lý.

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

4


Các bộ phận của bản kế hoạch
 Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện
để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
 Nguồn lực: là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để thực
hiện mục tiêu. Bất kì tổ chức nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ
chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các
loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình. Các
nguồn lực gồm:


Các nguồn lực hữu hình (nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, các nguồn lực vật chất..)



Các nguồn lực vơ hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ...)

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

5

Vai trị của lập kế hoạch
 Bạn thử hình dung một bộ phận sản xuất gồm 20
công nhân hoạt động khơng có kế hoạch?

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

6


Vai trò của lập kế hoạch

 Vai trò định hướng của lập kế hoạch trong quản lý
thông qua mục tiêu
 Kế hoạch sản xuất tháng/quý/năm => Định hướng cho bộ
phận sản xuất trong từng giai đoạn tháng/quý/năm
 Chiến lược sản xuất => Định hướng trong dài hạn cho bộ
phận sản xuất.

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

7


Vai trò của lập kế hoạch

 Vai trò phối hợp các hoạt động, tạo khả năng điều
hành tác nghiệp của tổ chức


Liệt kê các công việc, các hoạt động cần thiết để thực hiện mục
tiêu



Sắp xếp một cách khoa học các công việc, phân bổ nguồn lực một
cách hợp lý để thực hiện mục tiêu => tránh sự manh mún, lãng
phí, kém hiệu quả



Là căn cứ cho việc điều hành tác nghiệp (Ai, phải làm gì, thời gian
nào)

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

8


Vai trò của lập kế hoạch

 Lập kế hoạch giúp tổ chức đối phó một cách hiệu

quả với những thay đổi trong tổ chức và ngồi mơi

trường
 Các hoạt động trong tổ chức và đảm bảo tính hướng

đích khi thực hiện các mục tiêu theo kế hoạch
 Có thể điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi từ

bên trong và bên ngoài tổ chức
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

9


 VD: Đơn đặt hàng tăng lên: căn cứ trên kế
hoạch=> điều chỉnh nguồn lực thực hiện (Máy
móc, thiết bị, nhân công, vốn,..)
 Nhân viên xin nghỉ việc đột xuất=>điều chỉnh tăng
ca, tuyển thêm LĐ thời vụ,…
 Lập kế hoạch là căn cứ cho hoạt động kiểm tra.
(sơ đồ mạng, sơ đồ ngang)
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

10


Ví dụ
về sơ đồ ngang trong lập kế hoạch và kiểm tra

Tên công việc

Thời gian thực hiện
(Tuần)

Thứ tự thực hiện

X1

5

Làm ngay

X2

4

Làm ngay

X3

8

Sau X1

X4

9

Sau X1

X5

11

Sau X2

X6

7

Sau X3

X7

8

Sau X4

X8

6

Sau X5

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

11

Ví dụ
về sơ đồ ngang trong lập kế hoạch và kiểm tra
Thời gian (tuần)
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

X1
X2
X3
X4
X5
X6
X7
X8
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

12


Hệ thống kế hoạch trong tổ chức
 Theo thời gian:
 Kế hoạch ngắn hạn: <= 1 năm
 Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm
 Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm
 Theo cấp của kế hoạch
 Kế hoạch chiến lược: xác định mục tiêu tổng thể
cho tổ chức (cấp tổ chức, cấp ngành, cấp c/năg)
 Kế hoạch tác nghiệp: cụ thể hóa KH chiến lược
thành các KH tuần, tháng, quý, năm, KH vật tư,
KH nhân công, KH NVL,…
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

13


Theo cấp của kế hoạch
KH chiến lược

KH tác nghiệp

Thời gian

Từ 2-3 năm trở lên

Dưới 1 năm

Phạm vi ảnh hưởng

Phạm vi rộng, thường liên quan đến
toàn bộ tổ chức

Phạm vi hẹp, trong 1 mảng
hoạt động hoặc 1 bộ
phận của tổ chức

Mức độ cụ thể

Mục tiêu thường mang tính định tính,
khơng cụ thể

Mục

Mối quan hệ

Liên quan đến mối quan hệ của tổ
chức với bên ngoài

Chủ yếu liên quan đến mối
quan hệ giữa các bộ
phận và cá nhân trong tổ
chức

Cấp LKH

HĐQT và cán bộ quản lý cấp cao

Cán bộ quản lý cấp trung và
cấp cơ sở

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

tiêu mang tính định
lượng, cụ thể, chi tiết

14


Theo hình thức thể hiện
 Chiến lược: là tổng thể các quan điểm, tư tưởng,
các giải pháp và công cụ để thực hiện các mục tiêu
tổng thể của tổ chức
 Chính sách: là quan điểm, phương hướng, cách
thức chung để ra quyết định trong phạm vi nào đó
của tổ chức.
VD: Chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực, chính sách tạo động lực
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

15

 Thủ tục: là hướng dẫn chuỗi hành động theo thời
gian. Đó là loại hình kế hoạch thiết lập phương
pháp cần thiết cho việc điều hành hoạt động.
 Quy tắc: là loại hình kế hoạch giải thích rõ việc
được làm – khơng được làm.
 Chương trình: là tổng thể các chính sách, các thủ
tục, các quy tắc, các cơng việc cần thực hiện, các
nguồn lực thực hiện theo không gian và thời gian
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

16


Phương pháp lập kế hoạch
 Lập kế hoạch từ trên xuống: Cán bộ quản lý cấp
cao lập kế hoạch trước. Cán bộ quản lý cấp dưới
lập kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của cấp trên
 Ưu điểm:
 tính thống nhất trong hệ thống kế hoạch
 Giữ được định hướng và mục tiêu của tổ chức
 Củng cố vai trò của cấp trên đối với cấp dưới
 Nhược điểm:
 KH ko sát với thực tế
 Cấp dưới thụ động, ít sáng tạo
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

17


Cán bộ quản lý
cấp cao

Cán bộ quản lý
cấp trung

Cán bộ quản lý
cấp cơ sở

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

18


Phương pháp lập kế hoạch
 Lập kế hoạch từ dưới lên: Cán bộ quản lý cấp cơ
sở lập kế hoạch trước. Cán bộ quản lý cấp trên lập
kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của cấp dưới gửi
lên.
 Ưu điểm:
 KH sát với thực tế => khả thi
 Phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cấp
dưới

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

19


 Nhược điểm:
 Không thống nhất trong hệ thống kế hoạch (giữa
các bộ phận)
 Khó giữ được định hướng và mục tiêu chung của
tổ chức
 Giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới.
 Kết hợp 2 phương pháp trên (2 xuống, 1 lên)
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

20


Quá trình lập kế hoạch

Nghiên cứu và
dự báo

Thiết lập các
mục tiêu

Xây dựng các

phương án

Đánh giá
và lựa chọn
PATƯ

Ra quyết
định

Phát triển các
tiền đề

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

21


Lập kế hoạch chiến lược

 Khái niệm: lập KH chiến lược là q trình XD chiến
lược và ko ngừng hồn thiện và bổ sung chiến lược
 Quá trình quản lý chiến lược
 Hoạch định chiến lược:
 Xác định mục tiêu
 Hình thành chiến lược

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

22


 Thực hiện chiến lược:
 quản lý hành chính: XD cơ cấu t/c, nhân sự, XD
ngân sách, phân bổ nguồn lực, các biện pháp
khuyến khích, các c/sách và thủ tục
 Kiểm tra chiến lược

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

23


Các cấp chiến lược trong tổ chức

 Chiến lược cấp tổ chức
 Chiến lược cấp ngành
 Chiến lược cấp chức năng

01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

24

Chiến lược cấp tổ chức

 Khái niệm: do bộ phận quản lý cao nhất của tổ
chức XD nhằm trả lời các câu hỏi:
 Tổ chức hoạt động trong những lĩnh vực nào?
 Phân bổ nguồn lực trong tổ chức (giữa các lĩnh
vực) như thế nào?
 Mục tiêu và kỳ vọng trong từng lĩnh vực là gì?
 VD:
01/06/15

Th.S Nguyễn Quang Huy

25