Phát triển hệ thống quản lý nội trú của sinh viên tại kí túc xá trường đại học kinh tế đà nẵng báo cáo giữa kì

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA THỐNG KÊ - TIN HỌC

BÀI BÁO CÁO GIỮA KỲ
ĐỀ TÀI:
PHÁT TRIỂN
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI TRÚ CỦA SINH
VIÊN TẠI KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ
NẴNG
Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 2
Đà Nẵng, tháng 11 năm 2014
Nhóm 2 Trang 1
LỜI CAM ĐOAN
Nhóm chúng tôi xin cam đoan đây là đề tài do nhóm tự thực hiên. Là kết quả
có được trong quá trình nhóm thu thập dữ liệu và nghiên cứu .Các số liệu có trong
bài báo cáo đều có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ đúng các nguyên tắc, kết quả thu
thập trong quá trình là trung thực , khách quan, không sao chép với đồ án khác .
Nếu sai nhóm chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm và kỷ luật.
Nhóm thực hiện
LỜI CẢM ƠN
Nhóm chúng tôi xin thành cảm ơn thầy giáo Phan Đình Vấn và các cô chú
trong ban quản lí kí túc xá đã giúp đỡ chúng tôi thực hiện báo cáo này.
Trong quá trình thực hiện báo cáo nhóm chúng tôi không thể tránh khỏi
những sai sót nên chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy và các bạn.
Một lần nữa nhóm chúng tôi chân thành cảm ơn!
Nhóm thực hiện
Nhóm 2 Trang 2
Mục lục:
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:

Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Nó đã và
đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất
nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp, trường học, bệnh viện đã đưa tin học vào ứng
dụng. Trong đó việc quản lý thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều
lợi ích. Nó giúp cho các công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian,
tiền bạc, nhân công và có độ chính xác rất cao.
Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là cần thiết và cấp bách.
Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập phải có một môi trường
sống và học tập tốt, và ký túc xá là nơi lý tưởng để đáp ứng nhu cầu này của mỗi
sinh viên.Thực tế ở các trường đại học, việc quản lý nội trú của sinh viên ở ký túc xá
hầu hết trên giấy tờ, sổ sách, chưa có một phần mềm chuyên dụng để sử dụng. Điều
này làm mất thời gian và tốn kém chi phí, tạo sự bất tiện không nhỏ cho mỗi sinh viên
khi đăng ký, cũng như gây khó khăn cho nhà quản lý khi truy xuất dữ liệu trong quá
trình quản lý .
Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa các hệ thống quản lý vào trợ giúp
quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp
không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về
thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm
được nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với
cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên.
Từ đó, nhóm quyết định chọn đề tài: “Phát triển hệ thống quản lý việc nội trú của
sinh viên tại kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng” để giúp việc đăng ký vào
ký túc xá của sinh viên và công tác quản lý được dễ dàng và thuận tiện hơn.
Nhóm 2 Trang 3
2. Tính cấp thiết:
Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát
triển, càng phức tạp thì phương thức quản lý truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và
khó có thể đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin
một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của các

hệ thống phần mềm.
Thành phố Đà Nẵng là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các tỉnh về học tập,
nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết. Sinh viên thường xin vào ở trong các ký
túc xá vì ở đây an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có
mô hình học tập, sinh hoạt tốt.Vì vậy, quá trình quản lý ký túc xá càng phức tạp và
khó khăn hơn
Thông qua nhu cầu đó nhóm nhận thấy việc xây dựng và phát triển hệ thống quản
lý nội trú của sinh viên tại ký túc xá là rất thiết thực, nhằm giúp cho việc quản lý
ký túc xá của ban quản lý và việc đăng ký của sinh viên trở nên dễ dàng và đơn
giản hơn
3. Mục tiêu đề tài
- Nghiên cứu tổng quan về hệ thống quản lý nội trú của sinh viên kí túc xá
trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng, từ đó đánh giá và phát triển thành hệ
thống mới
- Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy
- Truy xuất thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng
và chính xác
- Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính
xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở
phòng thì thiếu
- Sinh viên thực hiện việc đăng ký một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi
đồng thời nhận được phản hồi của ban quản lý một cách sớm nhất
Nhóm 2 Trang 4
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
- Các quy trình quản lý nội trú của sinh viên ở ký túc xá Đại học kinh tế Đà
Nẵng (bao gồm quy trình vào ở hay ra khỏi ký túc xá, quy trình thu tiền điện,
nước hàng tháng, quy trình quản lý cơ sở vật chất, quy trình chuyển phòng)
- Cách thức lưu trữ thông tin(sinh viên, phòng ở, thanh toán tiền điện , tiền
nước, cơ sở vật chất) và truy xuất dữ liệu của ban quản lý ký túc xá
5. Địa chỉ ứng dụng sản phẩm của đề tài:

Ký túc xá trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
1.1Giới thiệu tổng quan về kí túc xá đại học kinh tế
Kí túc xá trường Đại học kinh tế Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Phòng Công Tác
Sinh Viên của trường Đại học kinh tế Đà Nẵng.
Được xây dựng vào năm 1973, trải qua 41 năm đổi mới, Kí túc xá mở rộng từ 1
khu ở (A) sang 3 khu ở (A, B, C) dành cho sinh viên trong nước và du học sinh từ
các nước bạn như Lào, Trung Quốc
Kí túc xá được trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất, kĩ thuật, đội ngũ quản lý nhiệt
tình, có trách nhiệm và thân thiện. Bên cạnh đó, là khuôn viên thoáng mát, khu nhà
ăn, căng tin, nhà xe sạch sẽ và tiện nghi.
Công tác quản lý, giáo dục và tạo môi trường sống hoàn thiện nhất cho sinh viên
luôn là mục tiêu đặt lên hàng đầu tại nơi đây.
Trong xã hội ngày càng phát triển hiện nay, các tệ nạn như trộm cắp, ma túy luôn
là nỗi lo hàng đầu. Nhận thấy rõ những lo lắng ấy. Kí túc xá luôn chú trọng công
tác quản lý và đầu tư hơn nữa để ngày càng tạo cho nhiều sinh viên một nơi sống
lành mạnh đáng tin cậy.
Kí túc xá hiện nay có 3 khu ở là A, B, C. Khu A có 41 phòng , khu B có 48
phòng chủ yếu dành cho sinh viên quốc tế, khu C có 48 phòng, tống số phòng kí
túc xá là 137 với tổng sức chứa khoảng hơn 800 sinh viên.
Nhóm 2 Trang 5
PHÒNG CÔNG TÁC HỌC SINH- SINH VIÊN
BAN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
BỘ PHẬN QUẢN LÝ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN SỬA CHỮABỘ PHẬN GIAO NHẬN PHÒNG
HIỆU TRƯỞNG
Với một phòng có tối đa 6 sinh viên ở. Mỗi phòng đều có công tơ điện và công tơ
nước riêng.
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí kí túc xá.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí kí túc xá.

 Chức năng, nhiệm vụ:
Hiệu trưởng :
- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Ký túc xá trước nhà trường.
- Ban hành nội quy, quy định cụ thể công tác HSSV nội trú phù hợp với điều
kiện cụ thể của trường và tổ chức thực hiện công tác HSSV nội trú theo quy
định tại Chương III của Quy chế học sinh sinh viên nội trú
- Phê duyệt kế hoạch hoạt động công tác quản lý HSSV nội trú hàng năm của
trường; có kế hoạch xây dựng, tu bổ, nâng cấp, sửa chữa nhà ở, nhà ăn, các
công trình hạ tầng của khu nội trú.
- Bảo đảm các điều kiện phát huy vai trò của các tổ chức Đảng,
Đoàn thể trong công tác HSSV nội trú.
Phòng công tác HSSV:
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Quy chế HSSV các
trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy
Nhóm 2 Trang 6
- Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú trong công tác quản lý, giáo dục toàn
diện cho HSSV trong khu nội trú.
- Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú giải quyết kịp thời các vụ việc xảy ra
có liên quan và công tác khen thưởng, kỷ luật HSSV nội trú.
Ban quản lý ký túc xá:
Ban quản lý thực hiện đầy đủ các nội dung về chức năng, nhiệm vụ theo quy chế
học sinh- sinh viên nội trú tại Chương III ( Nội dung công tác học sinh, sinh viên
nội trú)
Bộ phận tiếp nhận :
- Tiếp nhận và làm thủ tục sinh viên vào ra ký túc xá;
- Quản lý hồ sơ sinh viên, xác nhận hộ khẩu, tạm trú, lưu trú của sinh viên.
- Liên hệ sinh viên.
Bộ phận quản lý:
- Công tác quản lý sinh viên, giữ gìn và bảo vệ an ninh trật tự, tài sản ký túc
xá

- Xét duyệt diện ưu tiên
- Bố trí chỗ ở cho sinh viên
Bộ phận kế toán:
- Tham mưu cho lãnh đạo ký túc xá trong công tác tài chính, mua sắm trang
thiết bị, quản lý, theo dõi tình hình sử dụng tài sản, trang thiết bị, điện,
nước.
- Giải quyết thu chi tại ký túc xá (lưu phí trú, tiền phạt, tiền điện, tiền nước,
sữa chữa)
Bộ phận sữa chữa:
- Tham mưu cho lãnh đạo ký túc xá trong trong công tác quản lý, sử dụng và
vận hành các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong toàn ký túc xá.
- Lập kế hoạch và duy tu bảo dưỡng định kỳ cơ sở hạ tầng
- Quản lý, sửa chữa, bảo quản, vận hành phân phối điện, nước đảm bảo cho
toàn ký túc xá hoạt động và sinh hoạt.
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu sửa chữa của sinh viên .
Bộ phận giao nhận phòng:
- Kiểm tra cơ sở vật chất trong mỗi phòng và tiến hành bàn giao phòng cho
sinh viên vào ở
Nhóm 2 Trang 7
1.3Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên
• Quản lý sinh viên vào, ra kí túc xá
• Quản lý cơ sở vật chất
• Quản lý chuyển phòng
• Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Hệ thống được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 và ngôn ngữ lập
trình C# trong môi trường visual studio 2013 dựa trên các lý thuyết của hệ thống
thông tin
2.1Hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một tập hơp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu nhập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Đầu vào của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử
dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển
đến các đích hoặc chuyển vào kho dữ liệu.
2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin, cung cấp thông tin cho công
tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý:
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó
là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ
thống hỗ trợ quyết định
Nhóm 2 Trang 8
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ
chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để
có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình
hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề
cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có
phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng
định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
2.1.3 Vai trò của một hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý có một vai trò rất quan trọng trong tất cả các lĩnh vực ở
mọi tổ chức:

- Giúp trong việc định lượng cũng như quá trình thực hiện quyết định chất
lượng.
- Giúp trong việc giảm thiểu yếu tố bất ngờ.
- Giúp nhà sản xuất quyết định đưa ra một phản ứng nhất định, có thể hoặc đang
hoạt động hoặc ủng hộ hoạt động trong tự nhiên. Hành vi như một cơ chế
phòng thủ cũng nhu chức năng đào tạo tốt.
- Giúp đỡ tạo ra một nền văn hóa làm việc dựa trên thông tin trong một tổ chức.
2.1.4 Các phương pháp thu thập thông tin:
Phương pháp 1: Nghiên cứu tài liệu
Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các
thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Tuy nhiên với một
khối lượng tài liệu quá lớn thì rất khó để nắm bắt hết được.
Phương pháp2: Quan sát hệ thống
Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thể thấy trong các
phương pháp khác, trong tài liệu hệ thống cũng không có. Vì vậy người ta phải
quan sát hệ thống.
Nhóm 2 Trang 9
Việc quan sát có tác dụng để có được bức tranh toàn cảnh về tổ chức và quản lý
các hoạt động của tổ chức. Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi phương pháp
và các thao tác khiến cho phương án làm cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế
là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động.
Phương pháp3: Phỏng vấn
Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ người phỏng vấn. Phỏng vấn cho
phép thu được những xử lý theo cách khác với mô hình trong tài liệu, thu được
những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt
được khi tài liệu quá nhiều.
Phương pháp 4: Sử dụng phiếu điều tra
Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ một khối lượng lớn các đối tượng
trên phạm vi địa lý rộng lớn bằng cách sử dụng phiếu điều tra, có thể chọn đối
tượng gửi phiếu điều tra để thu được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất. tuy

nhiên sử dụng phiếu điều tra có thể không thu được kết quả khách quan.
2.1.5 Phát triển hệ thống thông tin:
• Nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin:
- Tổ chức gặp phải những vấn đề làm cản trở hoặc hạn chế tổ chức thực hiện
các mục tiêu
- Tổ chức cần tạo ra các ưu thê mới, những năng lực mới để đạt mục tiêu
trước những thách thức và cơ hội trong tương lai
- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của tổ
chức
• Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin:
Giai đoạn 1 : Xác định yêu cầu
Nhóm 2 Trang 10
Xác định rõ vấn đề hay cơ hội cần giải quyết. Tìm hiểu khái quát HTTT hiện có .
đề ra dự án sơ bộ, Đánh giá khả thi và ra quyết định thực thi dự án.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết hệ thống
Nghiên cứu kỹ càng HTTT hiện có và môi trường của nó. Tìm ra nguyên nhân đích
thực của vấn đề hay việc tận dụng cơ hội, đặt ra mục tiêu cho hệ thống mới và đưa
ra các giải pháp sơ bộ. Đánh giá lại tính khả thi của dự án sau khi đã có thêm thông
tin về hệ thống. Sửa lại dự án ban đầu. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn
phân tích chi tiết. Giai đoạn này sử dụng nhiều công cụ phân tích và kỹ thuật mô
hình hoá
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống.
Trên cơ sở các yêu cầu từ giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ phải
mô tả chi tiết các đặc tả về hệ thống mới sao cho chi phí thấp nhất đồng thời phải
đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
Giai đoạn 4 : Cài đặt
Cài đặt tức là đem hệ thống mới vào thay thế cho hệ thống cũ. Giai đoạn này có rất
nhiều hoạt động chuyển đổi: chuyển đổi phần cứng, phần mềm, dữ liệu và chuyển
đổi con người và tổ chức
Giai đoạn 5: Khai thác và bảo trì hệ thống

Tiến hành khai thác và bảo trì hệ thông thông tin quản lý
Cán bộ quản lý phải tham gia vào mọi giai đoạn của quá trình phát triển một hệ
thống thông tin quản lý tổ chức mình.
2.2Khái quát về môi trường lập trình visual stdio 2013
Môi trường phát triển tích hợp chính được phát triển từ Microsoft. Đây là một loại
phần mềm máy tính có công dụng giúp đỡ các lập trình viên trong việc phát triển
phần mềm.
Microsoft Visual Studio được dùng để phát triển console (thiết bị đầu cuối – bàn
giao tiếp người máy) và GUI (giao diện người dùng đồ họa) cùng với các trình ứng
dụng như Windows Forms, các web sites, cũng như ứng dụng, dịch vụ wed (web
applications, and web services).
Nhóm 2 Trang 11
Visual Studio hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ lập trình, có thể kể tên như sau: C/C++
( Visual C++), VB.NET (Visual Basic .NET), và C# (Visual C#)… cũng như hỗ
trợ các ngôn ngữ khác như F#, Python, và Ruby; ngoài ra còn hỗ trợ cả
XML/XSLT, HTML/XHTML, JavaScript và CSS…
2.3Giới thiệu ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng C#
Ngôn ngữ C# có một số đặc tính cơ bản sau:
- C# là ngôn ngữ khá đơn giản.
- C# là ngôn ngữ hiện đại.
- C# là ngôn ngữ hướng đối tượng.
- C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và mềm dẻo.
- C# là ngôn ngữ ít từ khóa.
- C# là ngôn ngữ hướng module.
- C# sẽ là ngôn ngữ phổ biến.
Tuy nhiên, C# là ngôn ngữ mới, nó được thiết kế riêng để dùng cho .NET
Framework và có thể sinh ra mã đích trong môi trường .NET. Do vậy, khi sử dụng
các chương trình ứng dụng được tạo ra từ ngôn ngữ C# thì máy tính phải cài đặt
.NET Framework nên đòi hỏi cấu hình máy tính phải có khả năng này. Ngoài ra,
C# là ngôn ngữ sử dụng các kỹ thuật lập trình mới đó là lập trình hướng đối tượng,

cho nên để tạo ra các sản phẩm phần mềm dựa trên ngôn ngữ C# đòi hỏi quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống phải bảo đảm các tiêu chuẩn đáp ứng của ngôn ngữ.
Vấn đề này đòi hỏi người lập trình cần phải có kiến thức nhất định về phân tích và
thiết kế hướng đối tượng.
2.4Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
2.4.1 Giới thiệu SQL
SQL được viết tắt của cụm từ Structured Query Language (ngôn ngữ hỏi có cấu
trúc) là công cụ sử dụng để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu được lưu trữ trong
các cơ sở dữ liệu. SQL là một hệ thống ngôn ngữ bao gồm tập các câu lệnh sử
dụng để tương tác với CSDL quan hệ.
SQL được sử dụng để điều khiển tất cả các chức năng mà một hệ quản trị CSDL
cung cấp cho người dùng bao gồm:
- Định nghĩa dữ liệu: SQL cung cấp khả năng định nghĩa các CSDL, các cấu trúc
lưu trữ và tổ chức dữ liệu cũng như mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu.
Nhóm 2 Trang 12
- Truy xuất và thao tác dữ liệu: Với SQL, người dùng có thể dễ dàng thực hiện
các thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các CSDL.
- Điều khiển truy cập: SQL có thể sử dụng để cấp phát và kiểm soát các thao tác
của người sử dụng trên dữ liệu, bảo đảm sự an toàn cho CSDL.
- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: SQL định nghĩa các ràng buộc toàn vẹn trong
CSDL nhờ đó đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu trước các thao tác
cập nhật cũng như các lỗi hệ thống
2.4.2 Vai trò của SQL
Trong hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ, SQL có các vai trò sau:
- SQL là ngôn ngữ hỏi có tính tương tác.
- SQL là ngôn ngữ lập trình CSDL.
- SQL là ngôn ngữ quản trị CSDL.
- SQL là ngôn ngữ cho các hệ thống khách/chủ (clien/server).
- SQL là ngôn ngữ truy cập dữ liệu trên internet.
- SQL là ngôn ngữ CSDL phân tán.

- SQL là ngôn ngữ sử dụng cho các cổng giao tiếp CSDL.
Chương 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
3.1Mô tả hệ thống hiện tại:
- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau:
+ Sinh viên gửi đơn đăng kí ở nội trú cho ban quản lí ký túc xá
+ Ban quản lý xét duyệt và ký đơn, phân phòng cho sinh viên một cách ngẫu
nhiên
+ Nếu sinh viên được vào ở trong kí túc thì đến nộp tiền tại bộ phận kế toán
và nhận giấy biên lai thu tiền tại phòng này.
Nhóm 2 Trang 13
+ Sinh viên gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho bộ phận giao phòng
+ Bộ phận giao phòng tiến hành giao phòng cho sinh viên
- Hoạt động trong kỳ:
+ Nếu có sinh viên xin ra thì giải quyết yêu cầu cho sinh viên theo quy định
và xoá tên trong danh sách
+ Nếu sinh viên có nguyện vọng chuyển phòng phải báo cho quản lý ký túc
xá, quản lý sẽ xem xét nguyện vọng và cho phép chuyển nếu thấy hợp lý.
Quản lý KTX sẽ lưu lại sự thay đổi này.
+ Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống.
+ Thu tiền điện nước hàng tháng
+ Nhận đơn báo sửa chữa và tiến hành sửa chữa, ghi sổ nhật ký sửa chữa
- Cuối kỳ
+ Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ
+ Lập các báo cáo kết quả hoạt động quản lý nội trú cuối kỳ
3.2 Một số quy trình công việc quản lý nội trú của sinh viên tại ký túc xá:
3.2.1 Quy trình quản lý sinh viên vào Ký túc xá:
Sinh viên có nhu cầu vào ở ký túc xá cần phải làm đơn xin vào ở KTX, với các
thông tin cần thiết như: thông tin cá nhân (họ tên, quê quán, giới tính, ngày sinh,
quốc tịch, số CMND, diện ưu tiên,…) cùng một số giấy tờ có liên quan khác . Bộ
phần tiếp nhận sẽ kiểm tra đơn đăng kí. Nếu đơn đăng kí hợp lệ thì nó được chuyển

qua cho bộ phận quản lí còn không thì gửi lại đơn cho sinh viên . Sau đó ban quản
lý sẽ xét duyệt các đơn đăng ký theo diện ưu tiên cho đến hết chỉ tiêu thì thôi. Quá
trình này diễn ra tối đa trong vòng 5 ngày kể từ thời hạn tiếp nhận hồ sơ về. Các
tiêu chí theo thứ tự ưu tiên đối với sinh viên được quy định như sau:
- Sinh viên là anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, anh hùng lao động,
thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh, HSSV
khuyết tật.
Nhóm 2 Trang 14
- Con liệt sỹ
- Con thương binh, con bệnh binh đã xếp hạng
- Dân tộc thiểu số, là người Kinh có hộ khẩu vùng cao, vùng sâu, vùng có
điều kiện khó khăn
- Sinh viên có bố, mẹ thuộc diện xóa đói giảm nghèo hoặc có hoàn cảnh khó
khăn đột xuất
- Sinh viên có đóng góp trong công tác tập thể, đoàn, hội sinh viên…
Sau đó, ban quản lý sẽ đưa ra thông báo danh sách các sinh viên không được ở
KTX và danh sách các sinh viên được phép vào hay tiếp tục ở lại KTX và tiến
hành bố trí chỗ ở (mỗi phòng ở tối đa 6 sinh viên) cho những sinh viên được chấp
nhận.
Sinh viên sẽ tới nộp tiền tại bộ phận kế toán( bao gồm tiền phòng trong 1 kỳ là
525.000 đồng/ sinh viên và 100.000 đồng tiền cọc đối với khu A và C, hoặc là
1.300.000 đồng /sinh viên và 300.000 đồng tiền cọc đối với khu B, tiền cọc sẽ
được trả lại sau khi sinh viên không còn ở ký túc xá nữa) , và nhận giấy biên lai thu
tiền trong vòng 5 ngày kể từ ngày có thông báo. Quá thời hạn đã quy định mà sinh
viên không tới nộp tiền thì sinh viên đó sẽ bị loại ra khỏi danh sách sinh viên được
chấp nhận
Sau đó sinh viên cầm theo biên lai này đến bộ phận giao nhận phòng để bộ phận
này tiến hành bàn giao phòng theo quy định.
Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ ( khoảng 5 tháng). Sau một học
kỳ, trước khi nghĩ hè, nghĩ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng và làm thủ tục

đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại ký túc xá.
Nhóm 2 Trang 15
Quy trình quản lý sinh viên vào ký túc xá
3.2.2 Xử lý sinh viên ra khỏi ký túc xá:
- Đối với trường hợp sinh viên có nguyện vọng ra khỏi ký túc xá, cần phải nộp
đơn lên ban quản lý (thông tin gồm họ tên sinh viên, phòng, lý do ra khỏi ký
túc xá,…).
- Đối với trường hợp bắt buộc phải rời khỏi ký túc xá thì ban quản lý cần gửi
yêu cầu này tới sinh viên đó. Sau đó, yêu cầu hoàn tất các các thủ tục rời khỏi
ký túc xá như: phải thanh toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí liên quan đến
Nhóm 2 Trang 16
tài sản, các giấy tờ liên quan. Ban quản lý sẽ đưa ra thông báo và các hóa
đơn kèm theo. Sinh viên hoàn tất thủ tục, ban quản lý tiến hành xóa tên khỏi
danh sách ở ký túc xá.
Quy trình quản lý sinh viên ra khỏi ký túc xá (do sinh viên có nguyện vọng ra khỏi
ký túc xá)
Nhóm 2 Trang 17
Quy trình quản lý sinh viên ra khỏi ký túc xá (do sinh viên vi phạm kỷ luật
buộc phải ra khỏi ký túc xá)
3.2.3 Quản lý thu tiền điện, tiền nước:
Cứ cuối mỗi tháng, ban quản lý sẽ tiến hành kiểm tra các đồng hồ điện, nước và
chốt số điện, số nước của từng phòng.
Chỉ số điện, nước của từng phòng sẽ được ghi lại giấy báo thu tiền điện nước (bao
gồm các thông tin: tên số phòng, số điện cũ, số điện mới, số nước cũ, số nước mới,
…) và thông báo tới đại diện của từng phòng. Sau đó, đại diện phòng tiến hành thu
tiền và nộp tiền cho bộ phận kế. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn (gồm
các thông tin: tên số phòng, số điện cũ, số điện mới, số nước cũ, số nước mới, tổng
Nhóm 2 Trang 18
số chữ điện, tổng số chữ nước, đơn giá, tổng tiền,…) và tiến hành thu tiền, xuất
biên lai và lưu trữ thông tin hóa đơn.

Quy trình thu tiền điện nước hàng tháng ở ký túc xá
3.2.4 Quản lý cơ sở vật chất
Mỗi phòng sẽ có một số trang thiết bị, cơ sở vật chất có sẵn như: quạt, bóng đèn,
xô, giường,…. Sinh viên tại phòng nào thì phải có trách nhiệm bảo quản trang thiết
bị, cơ sở vật chất phòng đó.
Nhóm 2 Trang 19
Khi trang thiết bị của phòng bị hư hỏng, sinh viên làm giấy đề nghị sửa chữa (bao
gồm thông tin: tên sinh viên, tên phòng, tên thiết bị hư hỏng, nguyên nhân,…) gửi
cho ban quản lý ký túc xá, ban quản lý ký túc xá sẽ xem xét nếu là hỏng do khách
quan sẽ tiến hành thay sửa chữa hoặc thay thiết bị mới.
Nếu là do sinh viên làm hỏng thì cũng sẽ tiến hành sửa chữa hoặc thay thiết bị mới,
nhưng sinh viên đó phải chịu toàn bộ chi phí. Mọi thông tin sửa chữa (bao gồm:
tên thiết bị sửa chửa, thay thế, tên phòng, ngày hoàn thành,…)sẽ được ban quản lý
ghi chép vào sổ nhật ký sữa chữa
3.2.5 Quản lý chuyển phòng
- Khi sinh viên có mong muốn chuyển phòng, sinh viên phải làm đơn và nộp
cho ban quản lý (bao gồm thông tin: họ tên sinh viên, phòng đang ở, phòng
muốn chuyển đến, lý do chuyển phòng,…)
- Ban quan lý sẽ xem xét đơn. Chỉ những lí do cấp thiết và chính đáng mới
duyệt cho sinh viên.
- Thông tin về việc chuyển phòng sau khi được duyệt sẽ được cập nhật vào hệ
thống. Bởi vì việc chuyển phòng sẽ gây ra sự lộn xộn không cần thiết, do đó
ban quản lý sẽ hạn chế tối thiểu nhất có thể nghiệp vụ này.
3.3Đánh giá về hệ thống hiện tại:
Ưu điểm:
- Hệ thống thực hiện đầy đủ quy trình quản lí nội trú của sinh viên ở ký túc xá theo
quy định của quy chế học sinh - sinh viên nội trú
Nhược điểm: Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh
viên còn rất nhiều bất cập
Về phía ban quản lý:

- Các quy trình, thủ tục kể từ khi sinh viên vào ở ký túc xá cho đến lúc ra
trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá chủ yếu thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ
công việc lưu trữ thông tin chủ yếu trên các file word và excel. Điều này gây
lãng phí giấy tờ, tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao, thông tin
Nhóm 2 Trang 20
quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp, việc tra cứu tìm kiếm thông
tin, lập các báo cáo, thống kê gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian
Về phía sinh viên:
- Việc đăng ký vào ở ký túc xá mất nhiều thời gian, sinh viên không nắm được tình
trạng phòng ở.
3.4 Đề ra giải pháp
- Xây dựng hệ thống mới trên nền tảng webform có giao diện thuận lợi, thân
thiện, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008 và ngôn ngữ lập trình C#
trong môi trường visual studio 2013
- Hệ thống mới cho phép sinh viên đăng ký một tài khoản( tên đăng nhập và mật
khẩu) để có thể đăng ký phòng ở online, nhận phản hồi từ ban quản lý trong
thời gian sớm nhất, xem thông tin phòng trống, xem các chỉ số điện nước, xem
thông tin thanh toán tiền phòng, tiền điện nước)
- Hệ thống mới sẽ cấp cho các bộ phận các tài khoản nghiệp vụ riêng ( tên đăng
nhập và mật khẩu). Ban quản lý có quyền cập nhật, truy xuất thông tin phòng ở,
sinh viên, thanh toán tiền phòng, tiền điện nước. Hệ thống còn có thêm chức
năng tìm kiếm và lập các thống kê phục vụ làm các báo cáo.
3.5 Đánh giá hệ thống liên quan:
- Đây là hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên của trường đại học Bách Khoa
thành phố Hồ Chí Minh. Hệ thống đã xây dựng được chức năng đăng ký
phòng online, khả năng truy xuất thông tin dễ dàng giúp sinh viên đăng ký
và tra cứu thông tin phòng ở một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Nhóm 2 Trang 21
Hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên của trường đại học Bách Khoa thành phố Hồ
Chí Minh

Nhóm 2 Trang 22
Chức năng giúp sinh viên tra cứu thông tin phòng ở một cách dễ dàng
Nhóm 2 Trang 23