Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng cao đẳng văn hoá nghệ thuật và du lịch Nha trang

LỜI MỞ ĐẦU


            





             - 



            
                
        




 






Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
2/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1
MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2
VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3
LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4
TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5
THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5
THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6
 6
1. ___________________________________________________________________ 6
1. _____________________________________________________________ 6
 _______________________________ 7
 _____________________________________________ 7
__________________________________________________ 10
 Hành chính _______________________________ 10
 ____________________________________________________________ 11
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16
 ________________________________________ 16

1.1.  ___________________________________________________________ 16
1.2.  ____________________________________ 17
 ________________________________________________________________ 18
 ________________________________ 19
 ________________________________________________________________ 19
 _____________________________________________________________ 23
2.3.  ________________________________________________________ 26
 ___________________________________________________________ 29
 _____________________________________________ 29
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29
 _______________________________________ 29
 ________________________________________________________________________ 29
1.2.  ________________________________________________________________________ 29
 _____________________________________________________ 30
_______________________________________________________________ 30
 ______________________________________________________________ 30
 _________________________________________________________________ 30
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
3/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


VĂN BẢN ĐÍNH KÈM


Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:
1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32
2. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 32
3. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT
Từ, cụm từ viết tắt
Từ, cụm từ viết đầy đủ
1.
BC
Báo cáo
2.
CBHD
Cán bộ hướng dẫn
3.
CB
Cán bộ
4.
CBCC
Cán bộ - Công chức
5.
CQ
Cơ quan
6.
ĐC
Địa chỉ
7.
ĐT
Điện thoại
8.
GVHD
Giáo viên hướng dẫn

9.
HS-SV
Học sinh, sinh viên
10.
Khoa ĐC & NVVH
Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa
11.
QTVP
Quản trị Văn phòng
12.
SV
Sinh viên
13.
TCCN
Trung cấp chuyên nghiệp
14.
TC-HC
Tổ chức – Hành chính
15.
TP.
Thành phố
16.
Trường CĐ VHNT & DL Nha
Trang
Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du
lịch Nha Trang
17.
VP
Văn phòng

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
4/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


LỜI CẢM ƠN

Vân Anh, ch
 Hành chính  



Trang  
gi
 





              

 
 




nhà.



-
HC -  
BC này.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
5/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32



TRANG THÔNG TIN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên:
Huỳnh Bá Học
2. Ngày tháng năm sinh:
08/5/1991
3. Quê Quán:
Phù Mỹ, Bình Định
4. Số CMND:
215095253
5. Số ĐT:
0120.5921.232
6. ĐC:
01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang
II. THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên:

10C090092
2. Lớp:
CĐ QTVP K32C
3. Ngành học:
Quản trị Văn phòng
4. Khóa học:
2010 – 2013

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1. Họ và tên giáo viên:
Phạm Thu Trang
2. Chức vụ:
Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa
3. Nơi công tác:
Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha
Trang
4. ĐC nơi công tác:
52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang
5. Số ĐT liên hệ:
0975.394.869

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1. Tên đơn vị thực tế:
Phòng Tổ chức - Hành chính
(Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang)
2. ĐT:
0583.838.043
3. Website:

4. Email:

5. ĐC:
52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

1. Họ và tên cán bộ:
Nguyễn Thị Vân Anh
2. Chức vụ:
Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư
3. Nơi công tác:
Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang
4. ĐC nơi công tác:
52, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang
5. Số ĐT liên hệ:
0903.543.868


Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
6/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI

CƠ QUAN THỰC TẬP
Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc tại số 52, Phạm Văn Đồng, Phường
Vĩnh Hải, TP Nha Trang.
Thành phố Nha Trang hiện nay có diện tích tự nhiên là 251 km², dân số 392.279
(2009). Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hòa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáp
huyện Diên Khánh, phía Đông giáp Biển Đông.
Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam. Thành phố là một trong tám
đô thị loại 1 trực thuộc tỉnh của Việt Nam.

1.1. Tình hình kinh tế
Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung.
Năm 2011, GDP bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng
trưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14%. Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực
theo hướng dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp. Nha Trang có nhiều đóng góp lớn về
kinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa. Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến
hơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5% doanh
thu du lịch - dịch vụ và 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hải
sản của thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh.

Thương mại - Dịch vụ - Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo động
lực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang. Hoạt động thương mại
tư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh.

Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn 2 triệu lượt khách du lịch (tăng
18,54% so với năm 2010), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%). Tổng
doanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%).

Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng
424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ

trên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ
trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn.
1.2. Tình hình văn hóa xã hội
Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầu
hình thành từ năm 1653). Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử,
ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa
nói riêng và cả nước nói chung.

Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổ
học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
7/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của văn
hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar.

Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi
đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làm
nơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn
trong nước và quốc tế.

Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà
Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp
phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch.


II. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển.
2.1.1. Tên cơ quan

Tên đơn vị thực tập:
Phòng Tổ chức - Hành chính
Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang

2.1.2. Lịch sử thành lập và phát triển
2.1.2.1. Lịch sử nhà trường
Được“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca bài chòi, văn hóa quần chúng đầu
tiên của khu vực Nam Trung bộ và Tây Nguyên. Tháng 7/1978 trường mới chính thức
được thành lập với tên gọi ban đầu là trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hai
lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) và
trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứng
nguyện vọng của nhân dân địa phương và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứng
nhu cầu xã hội cùng sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường,
trường được chính thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch
Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo.

Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên,
đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnh
vực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, văn
hóa xã hội của địa phương và khu vực.

Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vật
chất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên (CBGV) còn mỏng. Với số lượng
CBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến nay con số đó đã tăng gấp
nhiều lần. Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm 12 chi
bộ. Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua
sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông và
thực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội.

Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực

và nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa
dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.
Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
8/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịp
điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đa
dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương
hiệu của mình.

Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng
VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên
những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành
trường Đại học trong một ngày gần nhất.

2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch
Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của
Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa.

Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường.
Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp
phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Đội
ngũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công
tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của
phòng có chất lượng và hiệu quả.

Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương,

đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường. 100% Cán bộ
- Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động của
lãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng - khoa để hoàn
thành nhiệm vụ chung của nhà trường.





















Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
9/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

BẮC




TÂY


NHÀ BIỂU DIỄN


CÁC PHÒNG HỌC
DÃY NHÀ A
DÃY NHÀ B
SÂN TRƯỜNG

P. Trang
thiết bị dạy
học
PHÒNG
TC – HC

CÁC PHÒNG CHỨC
NĂNG KHÁC
DÃY NHÀ C


SÂN TRƯỜNG

DÃY NHÀ D

ĐÔNG

NAM

Vị trí phòng TC – HC trong khuôn viên trường Trường CĐVHNT & DL Nha trang
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
10/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

2.2. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất
2.2.1. Cách bố trí văn phòng
Cách bố trí Văn phòng của VP khoa ĐT BDTC theo mô hình khép kín, tạo ra một
không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính kín đáo,
bí mật thông tin.

Sơ đồ bố trí của văn phòng như sau:



Chú giải:
1. Quầy làm việc của Trưởng phòng
2. Quầy làm việc của chuyên viên
3. Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu



4. Tủ đựng văn phòng phẩm
5. Máy photocopy
2.3.2. Cơ sở vật chất

VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cần
thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:
Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy,
máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax…
Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng
phẩm,…
Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…

2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau:
Quản l í, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường.
Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ
sơ văn bản theo đúng quy định.
Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh
hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên.
Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường.
Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo các
thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật.
Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í.
Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và
công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật.

1
2
3


6
5
Lối vào

4
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
11/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

- Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường.
- Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáo
viên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên.

2.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự
Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến
- chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay. Theo
cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị
các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.













-HC

Nhân sự
:
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16
- Trưởng phòng: Trần Hải Dương
- Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậu
cần, nội vụ; Bộ phận Bảo vệ.
Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất
chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.

2.4.1. Trưởng phòng
Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng
phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp
luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của văn
phòng.


- Quản lý chung.
- Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận.
- Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu
cho Lãnh đạo.
- Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong
trường.
TRƯỞNG
PHÒNG
Bộ phận
Văn thư -
Lưu trữ
Bộ phận

Y tế, chính
sách xã hội
Bộ phận
Tổ chức cán
bộ
Bộ phận hậu
cần, nội vụ
Bộ phận bảo
vệ
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
12/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

- Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật
chất.
- Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập và
giảng dạy của nhà trường.
- Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường.

Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau:
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành
trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ an ninh chính
trị, trật tự an toàn cơ quan.
- Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên
chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viên
trong trường.
- Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ (cán
bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong Trường.
Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sung
lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quy

định.
Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảng
viên, giấy giới thiệu, ).
Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường.
Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự
trong nhà trường.

2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,
văn thư, theo quy định của pháp luật.
Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công
việc khác nhau của văn phòng.

Chuyên viên soạn thảo văn bản
 Trần Thị Kim Thoa
 Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn
bản của Nhà trường.
Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc:
Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thường
xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm
tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế
độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân
sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường.
- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ.

Lưu trữ kiêm văn thư
Nhân viên  Nguyễn Thị Vân Anh
Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản

đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài
liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, cho
cán bộ công nhân viên chức trong trường.
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
13/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường; Tư vấn và
thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các
văn bản hành chính của Trường trước khi ký ban hành;

Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến và
đi trong phạm vi quyền hạn;

Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của Nhà nước; Quản lý
và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí;

Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức thi các hoạt
động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng; lịch trực của lãnh đạo
ngày lễ.

Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức và
học sinh, sinh viên trong Trường;

Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,
viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơ
quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;

Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủ

trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ
a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị
Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo
trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám
sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện -
nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật
tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên
cứu khoa học của trường.


Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm
thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường.
Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho
công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên còn
đảm nhận công tác giao liên.

CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp
thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn
bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ,
vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản,
công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tăng
giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn
sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành
báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
14/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu cho
Ban Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng,
sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh
hoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trang
thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài
sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị.

b. Tổ tạp vụ
Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh - sạch - đẹp trong phạm vi khuôn viên Nhà
trường; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm văn
minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng
cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo.


Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác.

Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãi
xe, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm sạch tổng thể
khu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường; vệ sinh định
kỳ theo tháng, quý; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường.

Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh,
sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường.

Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoại
khóa của nhà trường.

Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảo
an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.

2.4.4. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội


Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện công
tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguy
hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp,
cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, an
toàn thực phẩm.

Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thực
hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước.

Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo
lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc,
tử tuất ). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho
người lao động.

2.4.5. Bộ phận bảo vệ
Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đón
lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
15/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32



Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện
ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định.

Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự,
bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh
viên và khách đến làm việc với trường.
Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của
Trường; Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đề
xuất tu sửa.

Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập,
các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường

Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến các
phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân…

Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và người
có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm bảo đảm an toàn, an ninh, trật tự, ngăn chặn ảnh
hưởng lan tỏa…

Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sản
cơ quan.

Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
16/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Các nghiệp vụ văn phòng

Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ văn
phòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúng
các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan
như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công
tác văn thư;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;
- Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều về
Luật Lưu trữ;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục
vụ đọc giả tại phòng đọc.

1.1.1. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.

1.1.1.1. 
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 5 bước như sau:
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản
Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 5. Ký văn bản
(                 
-                
-CP).

1.1.1.2. do phòng ban hành
Nhà trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quản
lý, điều hành và tổ chức các hoạt động, khoa đã ban hành các loại văn bản hành chính
thông thường.

Hệ thống văn bản hành chính mà nhà trường ban hành bao gồm các loại văn bản cá
biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
17/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

không có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy
mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu,
phiếu chuyển, thư công.

1.1.2. Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu
Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên
công tác lưu trữ khá đơn giản. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn tuân thủ theo các quy định
của pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan.

Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau:
Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thành
trong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụ
cho các công việc chung khi cần đến.

Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảo
quản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng
được nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu,
bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếp
theo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu được
cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết.

Khi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lý
theo quy định của nhà trường.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn
phòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của
mình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời.

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của VP tại
Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác
quản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi
tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác.

Các máy tính trong phòng được kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi
trong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cập

nhật thông tin để có các biện pháp xử lý chỉ đạo, điều chỉnh kịp thời.

Mặc dù văn phòng được trang bị nhiều máy tính và được dùng chung phần mềm
quản lý của nhà trường nhưng vào thời điểm hiện tại văn phòng vẫn chưa có phần mềm
quản lý chuyên biệt nào. Phần lớn CB thực hiện các công việc một cách thủ công dựa trên
các chương trình Office cài sẵn. Chính vì lý do này đã làm cho việc quản lý còn bị động,
gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên.
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
18/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

1.3. Một số vấn đề khác
1.3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính
Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, nếu đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng bộ phận
phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải quyết của phòng TCHC thì
sẽ được CB giải quyết một cách nhanh chóng theo đúng trình tự quy định của nhà trường
và pháp luật.

Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không đúng thẩm quyền giải quyết, không đúng
tuyến hay giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu sai phạm thì cán bộ, nhân viên
nhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có được phương án giải quyết tốt nhất.

Để công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, các thủ tục hành
chính được phân loại cụ thể theo đúng chuyên môn của từng bộ phận phụ trách. Các loại
thủ tục hành chính ở văn phòng được giải quyết theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù
hợp với luật pháp, đơn giản hóa và dễ tiếp cận. Văn phòng luôn đưa những phương án tối
ưu nhất để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ công tác.

1.3.2. Văn hóa ứng xử
1.3.2.1. Giao tiếp hành chính

Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiều
tiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế
nhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn
trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tích
cực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng của
khách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũng
chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết khi từ chối.

1.3.2.2. Trang phục
Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định có
trong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, đối với
nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào trong quần; quần dài có màu
sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ: mặc vetton hoặc mặc
váy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu.

Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ăn
mặc tự do nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc.

1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụng
trang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phân
phát cho các đơn vị khi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sử
dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngân
quỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thận
trọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng văn
phòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến
quy trình làm việc.

Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào kho
để chờ thanh lý.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
19/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp
vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác
văn thư. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ Văn thư, tôi đã có nhiều cơ hội,
điều kiện để thực tập các nghiệp vụ văn phòng như một chuyên viên thực thụ. Công việc
cụ thể như sau:
2.1. Quản lý văn bản đi
2.1.1. 
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản do Nhà trường ban hành (do
chuyên viên soạn thảo hay văn bản ban hành bởi các đơn vị khác), cán bộ văn thư kiểm
tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, sẽ kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2.1.2. 
Các văn bản đi sau khi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý
(có chữ ký chính thức của Lãnh đạo) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhà
trường (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản được
chèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “a”, “b”, “c”
để dễ dàng phân biệt.

Thông thường việc đánh số và ghi ngày, tháng năm văn bản được thực hiện bằng bút
bi một lần (trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vô số trong máy tính) ở bảng
gốc và sau đó được dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản để tránh trường hợp chép

lại thủ công nhiều lần.
Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng.

2.1.3.  
Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao
gồm: các dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn
đến, ). Ngoài ra, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trường
nhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành
mà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể.

Nguyên tắc đóng dấu như sau: Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vào
những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệt
đối không đóng dấu khống chỉ.

Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số 8 của văn bản. Khi đóng
dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảo
tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng mực dấu đỏ theo quy định.

Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục
đóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
20/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Vị trí đóng dấu như sau:

Trong trường hợp, văn bản có từ 02 trang trở lên, đối với văn bản in 01 mặt và từ 03
trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt nhằm tránh bị người khác thay đổi nội dung, bắt
buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm
lên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang, trong thực tế
có thể linh hoạt, không áp dụng máy móc.

Dấu giáp lai còn được dùng để đóng tại vị trí giữa các loại giấy tờ có 2 liên chẳng
hạn như giấy giới thiệu hoặc cũng có thể dùng để niêm phong bì thư gửi đi. Đóng dấu
giáp lai cũng áp dụng đối với trường hợp văn bản, hồ sơ có ảnh. Mực được dùng để đóng
giáp lai ảnh là một loại mực đỏ chuyên dụng khác với mực đóng trên giấy thông thường.
Trước khi đóng dấu, phải đảm bảo ảnh được dán đã cố định, đúng vị trí yêu cầu để tránh
trường hợp ảnh bị bong, tróc Dấu đóng phải phủ lên một góc ảnh và phần còn lại của
con dấu phủ lên văn bản chứa ảnh đó.

Dấu tròn còn được dùng để đóng dấu treo để xác định giá trị của chứng từ, văn bản
của các đơn vị nội bộ trong trường (thường là các văn bản do các khoa của trường ban
hành) mang tính thông báo để biết; dấu treo còn được đóng trên các phụ lục kèm theo văn
bản chính hoặc các văn bản có quy định đóng dấu treo như Biên bản. Ngoài ra dấu treo
còn có chức năng khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản
chính.

Dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức.h

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật (nếu có quy định).

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
21/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32









2.1.4. 
Vì số lượng văn bản ban hành không lớn lắm (dưới 2.000 văn bản/năm) nên tất cả
các loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp.

Vào sổ quản lý văn bản đi. Tại phòng, cán bộ văn thư thường xuyên sử dụng 2 loại
sổ quản lý văn bản đi, một sổ dành cho các loại Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng,
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
22/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

các văn bản hành chính khác (trừ văn bản mật đi) được đăng ký ở sổ còn lại. Riêng đối
với văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đi trên máy vi tính. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để
quản lý văn bản nên việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện
bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Văn bản đi sau khi được đăng ký vào Cơ sở
dữ liệu quản lý, văn bản đi được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản

lý.

Dù đăng ký bằng cách nào thì văn thư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin của văn
bản theo quy định, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích
yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng
bản; ghi chú (nếu cần thiết).





ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA
NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG




SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:





Từ ngày đến ngày
Từ số đến số

Quyển số:







  VII ban
-


Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
23/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32


Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
Người
ký

Nơi
nhận
văn bản
Đơn vị,
người
nhận
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)

-


2.1.5. 
Tùy vào kích thước của văn bản to – nhỏ, nhiều – ít mà có thể lựa chọn phong bì
loại lớn và phong bì loại nhỏ.

Gấp và cho văn bản vào bì, chú ý tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa
chọn cách gấp văn bản để vào bì; khi gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận không

làm nhàu, rách, bẩn văn bản. Dùng keo để dán kín phong bì (có một số trường hợp dùng
dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong ở mép bì vừa dán); không để keo, hồ dính văn
bản.

Ghi tên và địa chỉ Nhà trường và tên cá nhân, đơn vị và địa chỉ nơi nhận văn bản.
Tiến hành đóng dấu khẩn, mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Chuyển phát văn bản đi; văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đó
được chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; tất cả văn bản
chuyển giao đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi văn bản được
chuyển tới, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

Trong trường hợp nơi nhận văn bản ở xa trường, việc chuyển phát văn bản đi được
thực hiện bằng đường Bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận
bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Việc chuyển phát văn bản mật được phòng TC-HC thực hiện theo quy định tại Điều
10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).

2.1.6. 
Mỗi văn bản đi, phòng TC-HC lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp xếp thứ
tự đăng ký.

CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp văn bản bị thất
lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2.2. Giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống nhất.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
24/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

Quy trình diễn ra như sau:
2.2.1. 
Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhận đúng với
tên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giao lại cho Văn thư.

2.2.2. 
Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong
(nếu có). Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, Văn thư báo
cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư kiểm
tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết.

2.2.3. 
Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì lưu ký
không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký
hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi
đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp cho
nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho

CB Văn thư để đăng ký.

Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn thời gian thời
hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với Lãnh đạo để
xem xét, giải quyết.

2.2.4. 
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra
giấy và đóng dấu “Đến”.

TRƯỜNG CĐ VHNT & DL NHA TRANG


Ngày:






Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “đến” thông thường ở các
vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới
Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC
25/30
BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng,

năm ban hành văn bản.
Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến. Nhập
số văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải quyết. Đối với văn bản
đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, tại mục “Chuyển” phải liệt kê đầy đủ
tên các đơn vị, cá nhân đó.

2.2.5. 
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến và Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến trên máy vi tính.

Số lượng văn bản đến hằng năm của nhà trường không nhiều (dưới 2000 văn bản
đến) nên các loại văn bản đến được đăng ký hỗn hợp vào một sổ duy nhất (trừ văn bản
mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn
bản.

Nhập dữ liệu từ sổ đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
và in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.





ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA
TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA
NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:





Từ ngày đến ngày
Từ số đến số



Quyển số: