tài liệu hướng dẫn kỹ thuật định dạng luận văn với microsoft word

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
KỸ THUẬT ĐỊNH DẠNG LUẬN VĂN VỚI MICROSOFT WORD
1. Cấu trúc kỹ thuật của một tiểu luận, đồ án, luận văn
Với một văn bản ngắn như tờ đơn, thư, bài diễn văn, quảng cáo...vv, người dùng chỉ cần
sử dụng nhanh các công cụ định dạng của word để tạo ra văn bản. Tuy nhiên, khi làm
việc trên các văn bản dài như sách, tiểu luận, đồ án, luận văn... người thực hiện nên phát
thảo cấu trúc của văn bản để:
 Không gặp rắc rối khi định dạng từng đề mục như nhảy số khơng theo thứ tự, lùi
đầu dịng không đúng, tự động đổi font chữ...
 Dễ dàng thay đổi định dạng cho các đề mục cùng cấp: ví dụ thay đổi font chữ cho
tất cả tiêu đề chương.
 Chèn tự động mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình ảnh
Tùy mỗi trường, có thể có những quy định khác nhau về kích thước font chữ, định dạng.
Tuy nhiên, cấu trúc chung của văn bản dài thường như Hình 2.
Thực hiện gán Styles cho mỗi đề mục, khơng nên định dạng riêng lẻ.

Hình 1: Khung chọn Style

Tên luận văn là đề mục cao nhất ta gán style Heading 1 (hoặc Style Book Title). Các đề
mục chương 1, chương 2, mục lục, danh mục bảng biểu, phụ lục...ta gán style Heading 2.
Tương tự, các đề mục nhỏ hơn sẽ được gán lần lượt heading 3, 4, 5.... Thông thường cần
dùng tối đa 5-6 heading.
Cách đánh số đề mục thường gặp ở các luận văn như Hình 2:
 Chương được đánh số thập phân 1, 2, 3..vv.

 Đề mục cấp 1 trong chương được đánh số thập phân kèm theo số thứ tự chương.
Ví dụ 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, ...trong đó số trước dấu chấm là số thứ tự chương.
Biên soạn:

1


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

 Đề mục cấp 2 (nếu có) trong chương được đánh số thập phân kèm theo đề mục cấp
1. Ví dụ 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 2.2.1,...
 Đề mục cấp 3 (nếu có) trong chương được đánh theo alphabet.

Hình 2: Cấu trúc của văn bản dài

Hình ảnh và bảng biểu được đánh số thập phân kèm theo số thứ tự của chương.
Hình 3 là định dạng của các đề mục khi soạn văn bản.

Biên soạn:

2


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam

Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 3: Ví dụ về định dạng của các Heading

Biên soạn:

3


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

2. Xây dựng cách đánh số cho các đề mục (multilevel list)
Phần này hướng dẫn xây dựng cách đánh số cho các đề mục theo cấu trúc ở Hình 2.

Hình 4: Định nghĩa Multilevel List

Chọn Define New Multilevel List như Hình 4. Thông thường sẽ dùng từ 5 đến 6 level.
Lần lượt chỉnh cách đánh số cho các level như các hình bên dưới (chú ý những phần tô
vàng).
Lưu ý các điểm sau:
 Chọn style tương ứng với từng level ở mục Link level to style,
 Chọn cách đánh số (thập phân, alphabet) tại mục Number style for this level,

 Có thể chèn thêm level cấp trên tại mục Include level number from,

Biên soạn:

4


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 5: Level 1 được liên kết với heading 1, không đánh số, dùng cho tên luận văn

Hình 6: Level 2 liên kết với Heading 2, đánh số theo dạng CHƯƠNG X,
dùng cho tiêu đề chương

Biên soạn:

5


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 7: Level 3 liên kết với heading 3, đánh số bao gồm số chương,
dùng cho đề mục cấp 1 trong chương

Hình 8: Level 4 liên kết với heading 4, đánh số bao gồm level 2 và 3,
dùng cho đề mục cấp 2 trong chương

Biên soạn:

6


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 9: Level 5, liên kết với heading 5, đánh thứ tự theo alphabet,
dùng cho đề mục cấp 3 trong chương

3. Định dạng cho mỗi style
Sau khi tạo multilevel list như trên. Hãy nhập thử vài dịng và gán style như Hình 10 để
kiểm tra xem kết quả có như mong muốn khơng.

Hình 10: Thử kết quả của multilevel list

Biên soạn:

7


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Trước tiên thực hiện định dạng cho text mặc định (Normal Style). Ví dụ u cầu của text
mặc định: Phơng chữ: Times New Roman; Cỡ chữ: 13 hoặc 14; Kiểu chữ: thường; Dãn
dòng: 1,5 lines; Đầu dòng thứ nhất: lùi vào 12.7mm; Căn lề: đều hai bên. Ta thực hiện
định dạng như Hình 11.

Hình 11: Định dạng của văn bản mặc định

Biên soạn:

8


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Lần lượt định dạng cho từng đề mục như sau:

 Chọn một đoạn văn bản của đề mục
 Thực hiện định dạng: font chữ (kích thước, màu), canh lề (trái, phải, giữa),
khoảng cách dòng, khoảng cách giữa hai đoạn văn, lùi đầu dòng...vv
 Sau khi hài lòng với định dạng, click phải vào đoạn văn bản, chọn Styles/Update
Heading x to Match Selection.

Hình 12: Gán định dạng vào Heading tương ứng

Kết quả sau khi định dạng lại các Style:

Hình 13: Định dạng của các Style

Biên soạn:

9


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Lưu ý: bạn có thể định dạng cho style bằng cách click phải vào style và chọn Modify như
Hình 14. Tuy nhiên, định dạng cho text trước, sau đó cập nhật vào style như các bước
trên sẽ trực quan hơn.

Hình 14: Chỉnh sửa định dạng của style

Sau khi định dạng cho Style, trong quá trình soạn luận văn, đến đề mục nào chỉ cần gán
style heading tương ứng.

Biên soạn:

10


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

4. Chèn mục lục tự động
Nếu soạn văn bản và định dạng bằng style thì có thể chèn mục lục tự động. Di chuyển trỏ
chuột đến vị trí muốn chèn mục lục, sau đó thực hiện các bước như Hình 15.

Hình 15: Chèn mục lục tự động

Trong đó, bước 3 là chọn số heading muốn hiện trong mục lục.
5. Chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động
Để chèn được danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động, khi soạn văn bản phải tạo caption
cho hình ảnh và bảng biểu. Cách tạo caption như Hình 16.
 Trong đó số 2 và 3 là các bước tạo nhãn mới nếu chưa có. Ví dụ nhãn Hình, Bảng,
Biểu đồ...vv. Hai bước này chỉ làm nếu nhãn chưa được tạo.
 Số 4 và 5 là các bước chọn cách đánh số cho nhãn.
Tất cả hình ảnh, bảng biểu có caption sẽ xuất hiện khi chèn danh mục tự động.

Biên soạn:

11


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 16: Cách tạo caption cho hình hoặc bảng

Sau khi chèn caption cho ảnh, có thể chèn danh mục tự động theo Hình 17.

Hình 17: Chèn danh mục hình ảnh/bảng biểu

Biên soạn:

12


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Trong đó, số 2 là bước chọn nhãn muốn chèn danh mục.
6. Đánh số trang theo ý muốn, header/footer khác nhau cho từng chương
Để đánh số trang tự do, cần hiểu khái niệm section. Người dùng có thể chia văn bản
thành nhiều section. Mỗi section gồm một hoặc nhiều trang. Ở mỗi section có thể thiết
lập cách đánh số trang riêng, header và footer riêng, định dạng trang ngang hoặc dọc mà
không ảnh hưởng đến các section khác.
Để chia section, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn ngắt sang section mới, thực hiện như
Hình 18

Hình 18: Chia section

Mặc định, header & footer ở các section liên kết với nhau. Để đánh số trang riêng cho
từng section phải tắt mối liên kết này bằng cách bỏ Link to Previous như Hình 19. Sau
khi tắt mối liên kết này, việc chỉnh sửa header/footer của section hiện tại khơng ảnh
hướng đến section phía trên và ngược lại. Lúc này, người dùng có thể đánh số trang hoặc
chèn header/footer riêng cho section.

Biên soạn:

13


35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 19: Tắt mối liên kết giữa 2 section

7. Trong cùng văn bản có trang dọc, trang ngang

Biên soạn:

14