Kỹ thuật đánh máy 10 ngón

Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 1










BÀI TẬP THỰC HÀNH
KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY THEO PHƢƠNG PHÁP 10 NGÓN


Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 2
Bài tập 1:


Dùng ngón tay cái để gõ phím Spacebar
Tay trái - Trỏ: F; Giữa: D; Áp út: S; Út: A
asdf asdf asdf asdf asdf asdf asdf asdf asdf asdf fdsa fdsa fdsa fdsa fdsa
fdsa fdsa fdsa fdsa fdsa asdf asdf
Tay phải - Trỏ: J; Giữa: K; Áp út: L; Út: ;
jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; jkl; ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj
;lkj ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj ;lkj jkl;
Hai tay:
fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa
jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds

fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl
jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl; fd fds fdsa jk jkl jkl;

Hai tay - Trỏ trái: G, T; Trỏ phải: H
gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh th th th th th th th th ght ght ght
ght ght ght ght gh
gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh gh th th th th th th th th ght ght ght ght
ght ght ght


Vùng bàn tay trái

Vùng bàn tay phải
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 3
Bài tập 2:


Tay trái - Giữa: R; Áp út: E
deed frrf deer reed red deed frrf deer reed red deed frrf deer reed red free
freed fred feed fed free freed fred feed fed free freed fred feed fed deed frrf
deer reed red deed frrf deer reed red deed frrf deer reed red free freed fred
feed fed free freed fred feed fed free
Tay phải - Trỏ: U; Giữa: I
juuj kiik juj kik juuj kiik juj kik juuj kiik juj kik juuj kiik juj kik juuj kiik
juj kik juuj kiik juj kik juuj kiik juj kik
juj kik juuj kiik juj kik juuj kiik juj kikjuuj kiik juj kik juuj kiik juj kik
juuj kiik juj kik juuj kiik juj kik
Hai tay
juut jut jute kiit kit kite juut jut jute kiit kit kite juut jut jute kiit kit kite jud

judder jug jugger judge judged juud judder jug jugger judge judged
igh high thigh ight fight right fright igh high thigh ight fright right fright
igh high thigh ight fight right fright igh
red deer; tight fight; fool fight; the high kite; red deer; tight fight; fool
fight the high kite;free feed; red jug; right
right fight; the red kite; free fight; right judge; higher kite; their fool
fight; free fight; right judge; higher kite;
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 4
Bài tập 3:


Tay trái – Áp út: W
wee weed wed were wet sweet sweeter wee weed wed were wet sweet
sweeter weeds weeded seed seeds seeded
sweet sweeter wee weed wed were wet sweet sweeter weeds weeded seed
seeds seeded weeds weeded seed seeds seeded
Tay phải – Trỏ: Y; Áp út: O
lool look loot hoot tool fool fools lool look loot hoot tool fool fools dull
duller full fuller hull hulls
hullo dull duller full fuller hull hulls hullo toll tolls roll rolls told fold
folds toll tolls roll rolls told fold folds folds folds folds
juj jyyj joy juj jyyj joyjuj jyyj joyjuj jyyj joyjuj jyyj joyjuj jyyj joyjuj jyyj
joyjuj jyyj joyjuj
Hai tay
toy roy try fry juj jyyj joy toy roy try fry juj jyyj joy toy roy try fry jit hit
fit dit wit lit litter jit hit
fit dit wit lit litter jit hit fit dit wit lit litter wet wets jet jets let lets letters
wet wets jet jets let lets letters
try fried food; jets fly high; wet litter; try to fly; try fried food; jets fly

high; wet litter;
folded rolls; fred looks duller; red toy kite; jittery jet; folded rolls; fred
looks duller;
the first red kite flies higher; let the wet kite dry; weed seeds; little red
dolls roll; toy dolls for wee jill; look for freddie; first flight for fred; jill jilted
hugh west;
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 5
Bài tập 4:


Tay trái – Trỏ: V, B
fvf frfvf fbf frfbf rev vet fvf frfvf fbf frfbf rev vet five fiver fib fibber
very every five fiver fib fibber very every
Tay phải – Trỏ: N, M
jmj jujmj jnj jujnj jmj jujmj jnj jujnj jim him tim rim hem them jim him
tim rim hem them jnj jujnj tin fin din
dint tint jnj jujnj tin fin din dint tint ten tent often den dent over oven ten
tent often den dent over oven
men mend mended mine mind moment remember men mend mended
mine mind
Hai tay kết hợp với dòng trên
ou ough rough tough trough enough ou ough rough tough trough enough
though thought through thorough though
thought through thorough house houses mouse mound mounds house
houses mouse mound mounds
round rounds sound resounded round rounds sound resounded ion lion
mention vision visions ion lion mention vision visions
iou ious conscious envious mission missions iou ious conscious envious
missions

john mentioned the lions and tigers; they looked very tough; the little
mouse went round the house which stood on a high mound;
i remember the mission which is built on the high ground beyond the
valley; i rested in my house before playing two rounds of golf;
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 6
Bài tập 5:

Để gõ ký tự hoa hoặc gõ các ký tự !, @, #, $, )… ta phải dùng các phím
Shift, có hai phím Shift 1 phím Shift nằm bên trái của chữ Z, và 1 phím Shift
nằm bên phải của dấu chấm
Khi ký tự muốn gõ thuộc tay phải thì dùng ngón út của bàn tay trái để giữ
phím Shift và ngược lại
Tay trái – Giữa: C
ded dcd dedcd decided deck decked check cheese chest cheek creek
creeks dice slice sliced twice
type slowly with correct fingers; check the colours in the finger columns;
notice which finger should type the letter key you need;
when you come to tricky words type them more times;
Tay phải – Áp út: ,; Út: .
The full stop is on the bottom row; use the ring finger.
The comma is to the left of the full stop; use your longest finger.
To start a new line, press the Enter key once.
Hold the Right Shift key for these left hand capitals.
Try to keep your fingers curved.
Do not let your wrists rest on the desk. That wastes energy.
The trees were very, very wet. We will get wet when we go outside.
Do not type for too long without stretching your shoulders, neck, wrists,
fingers.
To type Capital letters you will need to use the Shift keys, above the Ctrl

keys on each side of the letter key block. Left of Z and Right of ?
The Shift keys are used also for Upper Characters like @ $ % * <
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 7
Bài tập 6:


Tay trái – Áp út: X; Út: A, Q, Z
faf far fat fatter far farmer faf far fat fatter far farmer
fan ran tan jan land hand band fan ran tan jan land hand band
quit quite quiet quill quilt queer quit quite quiet quill quilt queer queen
quote quoted equate equation equal quack quaint quote quoted equate
equation equal
zoo zulu zigzag fax tax text exit zoo zulu zigzag fax tax text exit
We went to see the zebras and giraffes at the zoo last Friday. That was fun.
Make sure you type the correct text in your document or it will not make sense.
If you enjoyed this typing course please tell others who would find it helpful.
I hope the course has helped you enjoy your computer typing.
Tay phải – Út: P
pot port pit put pop pup puppy pot port pit put pop pup puppy
purr top rope romp trap tramp trumpet purr top rope romp trap tramp trumpet
fig rig tig pig got grip green fig rig tig pig got grip green
ring ding dong song sang singer arrange ring ding dong song sang singer arrange
Hai tay
Type this paragraph and the one below it. There is no need to press the
Enter key to start new lines. Keep typing and the computer will know when to
drop down to the next line. At the end of each paragraph press Enter twice to
leave a blank line between paragraphs.
I hope you have enjoyed this typing course and can now visualize where
each letter key is situated on your keyboard and which is the best finger to use

for each key. If you can do that you will find you will use less energy, and finish
your typing more quickly.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 8
Bài tập 7:

Tập gõ các dấu . , ,, ?, =, -, {}, ()…
Giữ phím Shift phải khi ký tự muốn gõ ở bàn tay trái
Giữ phím Shift trái khi ký tự muốn gõ ở bàn tay phải
For the question mark, hold down the left Shift key while you type the / key.For
the exclamation mark, hold down the right Shift key while you type the 1 key.
The colon is on the semi-colon key and needs the left Shift key held.
For the dash and for the hyphen use the same upper row key, between 0 and =
The single quotation mark (beside the colon) is also used for the apostrophe.
For the double quotation mark first hold down the Left Shift key.
If you practise your typing each day, it will soon become easy.
Instead of a comma - you could use the dash - above the P key.
Join for hyphen. First-class. Did you enjoy this typing course? I hope so!
"Hullo," said Julia to George. "Isn't it a really lovely day?"
"Stop! There's too much noise! It's giving me a headache!"
Press down the Caps Lock (above the Left Shift key) for full capitals headings.
Press the Tab key (above the Caps Lock) to jump across the page to line up lists.
Do not use the space bar; you may not line up exactly.
Brackets. ( ) are above 9 and 0 - hold the Shift key while you type these.
And these { } are beside P near the Shift key.
Hold the Shift key while you type these
[ ] do not need the Shift key so are perhaps handier.
They are on the same keys as { }
To Underline words first click the mouse on the U on the toolbar.
You can also click on B for Bold, or I for Italics.

Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 9
Bài tập 8: Gõ các đoạn văn bản sau
Những điều nên tránh trong quá trình luyện tập
1. Không nên nóng vội và cố gõ thật nhanh
2. Tuyệt đối không nhìn vào bàn phím, kinh nghiệm cho biết lúc mới tập
gõ, vì chưa thuộc những vị trí của các ngón tay trên bàn phím nên người tập gõ
thường xuyên nhìn vào bàn phím để tìm chữ. Như vậy sẽ thành thói quen không
nhìn vào bàn phím không gõ được, do đó lúc cần sửa lại cho đúng phương pháp
rất khó khăn.
3. Không tỳ lòng bàn tay xuống thành bàn phím ở cạnh phím cách chữ.
4. Không đưa các ngón ra khỏi hàng phím Homekeys khi nó chưa dùng đến.
5. Không để một ngón tay nào vượt ra khỏi giới hạn làm việc của hai bàn tay.
Cách đọc bài tập mẫu:
6. Ngay từ buổi đầu, cần rèn luyện đôi mắt cho quen cách đọc bài tập
mẫu. Mắt đọc tới đến đâu, thì ngón tay gõ đến đấy.
7. Không nên đặt thước kẻ gõ dấu chỗ đang đọc, phải tập bằng được cách
nhìn bài tập mẫu như xem sách đọc báo.
8. Đạt được đúng yêu cầu luyện đôi mắt như vậy, mới thấy rõ hiệu quả
của phương pháp 10 ngón.
Những điều cần lưu ý khi luyện tập với chương trình Touch
1. Hãy kiên nhẫn chịu đựng (sự buồn chán) trong những bài tập đầu tiên
(23 bài) và sự thành công sẽ đến với ta trong từng ngày, từng giờ thực hành!
2. Một số những khó khăn đầu tiên của người học đánh máy là phải vượt
qua được sự cám dỗ của việc nhìn xuống những ngón tay của mình trên bàn
phím (vì chưa thuộc các vị trí phím).
3. Cũng nên lưu ý đến việc để móng tay quá dài sẽ gây ảnh hưởng cho cả
hai phía: người sử dụng và bàn phím
Nguyên tắc chung khi gõ tiếng việt
Để gõ các chữ cái tiếng Việt có dấu ta phải gõ chữ cái chính trước, sau đó

gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc. Các kiểu gõ tiếng Việt khác nhau sẽ quy
định các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc. Tuy ta có
thể gõ phím dấu ngay sau các chữ cái gốc, nhưng điều này dễ dẫn đến việc bỏ
dấu không nhât quán. Ví dụ: chữ toán có thể được viết thành tóan. Với UniKey,
ta nên gõ dấu ở cuối từ và UniKey sẽ luôn tự động đặt dấu đúng vào chữ cái cần
thiết.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 10
Bài tập 9: Gõ các đoạn văn bản sau
Hƣớng dẫn tƣ thế ngồi trƣớc máy vi tính
Trước hết, ta cần biết về “ngồi”. Dân gian ta thường nói rằng “ngồi nghỉ
chân”. Câu nói ấy thoạt đầu tưởng như “ngồi” thì nhẹ nhàng hơn là đứng, thật ra
nó có hàm ý sâu sắc hơn ta tưởng, ngồi chỉ đỡ nặng cho đôi chân thôi, chứ
những bộ phận khác thì chưa chắc, đặc biệt là cột sống.
Nếu trọng lượng cơ thể tương đương 70Kg thì khi đứng cột sống chịu một lực
tương đương 100Kg. Nhưng khi ngồi thẳng không dựa, thì lực mà cột sống phải chịu
tăng lên tương đương 140Kg. Ngặt nghèo hơn, khi phải ngồi trong tư thế khom về
phía trước 20
o
, lực tác động lên cột sống sẽ tăng lên gấp đôi khi đứng 190Kg.
Vậy cần phải biết ngồi ra sao trên loại ghế nào thì đúng nhất, ta sẽ có ngay
câu trả lời từ chính mình: Hãy ngồi trên nhiều loại ghế khác nhau, khi ngồi phải
một chiếc ghế không thích hợp, cơ thể ta một cách vô thức sẽ tự động xoay
chuyển để tìm một tư thế ngồi thích hợp. Hãy “lắng nghe” các chuyển động đó!
Tƣ thế ngồi đúng khi làm việc với máy vi tính
 Điều chỉnh chiều cao ghế sao cho cánh tay vuông góc với khủy tay, hai
vai phải ở tư thế thoải mái
 Điều chỉnh chiều cao thành ghế để hổ trợ phần thắc lưng.
 Ngồi thẳng lưng và tựa lưng vào thành ghế tạo ra cảm giác thoải mái
 Các ngón tay đặt lên hàng Homekeys, cổ tay phải đặt ở tư thế tự nhiên

không đưa lên quá cao hoặc đưa xuống tựa vào bàn phím
 Màn hình phải đặt ngang hoặc dưới mắt 5
0
-15
0
, khoảng cách từ màn
hình đến mắt từ 20” -26” (50cm-60cm)
 Nên đặt tài liệu lên giá đỡ
 Chân đặt dưới sàn hoặc nếu cần thì đặt lên giá đỡ chân
 Đặt máy tính tại vị trí phù hợp trong phòng để tránh ánh sáng chiếu vào
màn hình làm chói mắt
 Phải thư giản sau 30 phút làm việc với máy tính
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 11
Bài tập 10: Gõ các đoạn văn bản sau
TIÊU CHUẨN CỦA NHÂN VIÊN ĐÁNH MÁY CHỮ
1. Chức trách
Là công chức thừa hành kỹ thuật, chuyên trách đánh máy chữ, sao in các
loai văn bản.
Nhiệm vụ cụ thể:
Đánh máy các văn bản từ mức độ đơn giản đến mức độ trung bình, bảo
đảm chính xác, kỹ thuật đạt tốc độ từ 100-150 đập/ phút, bằng phương pháp 10
ngón; sai phạm không quá hai lỗi trên 1 trang, kỹ thuật trình bày đạt yêu cầu: rõ,
đúng quy cách của các loại giấy…
Sao in, sao chụp các văn bản, tài liệu,
Bảo quản tốt máy vi tính, máy đánh chữ, máy sao in do mình sử dụng.
Thực hiện nghiêm quy trình bảo dưỡng máy và sửa chữa được những hỏng hóc
giản đơn.
Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận, bàn giao các văn bản trước và
sau khi đánh máy cho người có trách nhiệm.

Giữ bí mật nội dung các tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định,
nội quy về bảo mật đối với người đánh máy chữ.
Bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu đánh máy, in ấn và tài sản máy móc khi
sử được giao quản lý.
2 Hiểu biết
Hiểu được hệ thống tổ chức của cơ quan.
Nắm được nội quy, quy định về bảo mật công văn giấy tờ của cơ quan.
Biết sữa chữa hỏng hóc thông thường các máy chữ máy sao in.
Nắm được ngữ pháp, quy tắc chính tả tiếng Việt.
Có khả năng đánh máy văn bản bằng một ngoại ngữ thông dụng ở tốc độ
còn chậm.
Nắm được thể thức, văn bản hành chính nhà nước.
3 Yêu cầu trình độ
Tốt nghiệp phổ thông trung học.
Có chứng chỉ đạt trình độ đánh máy chữ của khoá học ba tháng.
Biết ngoại ngữ ở trình độ A.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 12
Bài tập 11: Gõ các đoạn văn bản sau
Yêu cầu về việc đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những trường hợp yêu
cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ luật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn
bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng để thông tin nhanh.
Việc lƣu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư
cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.
2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ
tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của
cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được
in bằng mực bền lâu…
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 13
Bài tập 12: Gõ các đoạn văn bản sau
4. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành
trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
5. “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm
quyền duyệt;
6. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn
bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản

có giá trị như nhau;
7. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được
thực hiện từ bản chính.
8. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
9. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,
được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
10. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm
chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc
những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá
nhân;
11. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định.
12. Cơ quan có thẩm quyền là cơ quan có quyền quyết định thành lập
hoặc cấp phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ
chức theo quy định của pháp luật.
13. Biểu tƣợng là biểu tượng trong con dấu được quy định trong Hiến
pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng
Chính phủ hoặc biểu tượng của các tổ chức quốc tế được quy định theo Điều
ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia hoặc có mối quan hệ trực tiếp
được Nhà nước cho phép.
14. Chữ nƣớc ngoài trong nội dung con dấu là tên riêng của cơ quan, tổ
chức bằng tiếng nước ngoài được ghi trong quyết định, giấy phép thành lập, giấy
phép đặt tại Văn phòng đại diện, giấy phép điều chỉnh và các giấy phép khác do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản

Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 14
Bài tập 13: Gõ các đoạn văn bản sau
Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của
Nghị định này.
2.Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng
hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ
quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 15
Bài tập 14: Gõ các đoạn văn bản sau
Khái niệm, mục đích, yêu cầu chỉnh lý
1. Khái niệm:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối
tài liệu đưa ra chỉnh lý.
2. Mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai
thác, sử dụng tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu
quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
3. Yêu cầu:
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân
lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ
phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của
quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác
định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối
với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
4. Nguyên tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải
được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ),
phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ
chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.
Bài giảng Đánh máy vi tính căn bản
Giáo viên biên soạn: Tôn Nữ Thị Sáu Trang 16
Bài tập 15: Gõ các đoạn văn bản sau
1. Tài liệu lƣu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình
thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động
của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục
vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi
trên giấy, phim, ảnh, băng hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang
tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng
bản sao hợp pháp.
2. “Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ,
chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. “Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng
Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị – xã hội; tài

liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng
đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính
trị – xã hội.
4. “Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các
nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về các lĩnh vực quy định tại
Điều 1 của Pháp lệnh này.
5. “Tài liệu văn thƣ” là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
6. “Lƣu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các
đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
7. “Lƣu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và
các nguồn tài liệu khác.
8. “Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ” là việc thực hiện các biện pháp sao chụp,
bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản
chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm nhằm bảo vệ an toàn tài
liệu đó.