Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
MỤC LỤC
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
i
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
GTGT Giá trị gia tăng
SXKD Sản xuất kinh doanh
HĐ Hóa đơn
DN Doanh nghiệp
CP Cổ phần
VPP Văn phòng phẩm
DV Dịch vụ
TM Thương mại
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
iii
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
iv
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trò vô cùng
quan trọng trong kinh doanh và xã hội.
Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất tới
nơi tiêu dung.

Thứ hai, bán hàng đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế.
Thứ ba, bán hàng giúp luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu.
Thứ tư, bán hàng đem lại lợi ích cho cả người mua và người bán.
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực thương mại. Hiện nay, Công ty là một trong những nhà phân
phối văn phòng phẩm chuyên nghiệp và uy tín nhất Việt Nam. Ý thức được vai trò
quan trọng của bán hàng, Công ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng
ngày càng hiệu quả hơn, đặc biệt trong công tác kế toán bán hàng. Có thể nói rằng
phần hành kế toán bán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế toán bán hàng
tại Công ty. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng còn giữ vai trò rất quan trọng vì không chỉ
cung cấp thông tin kế toán, góp phần phục vụ hoạt động bán hàng và còn là căn cứ để
Tổng Giám đốc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
Sau thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông, với
sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và sự quan tâm giúp đỡ, chỉ
bảo tận tình của các anh chị trong phòng kế toán tại Công ty, em đã chọn đề tài:
“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn
Đông” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm có 3
chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty
Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng
phẩm Viễn Đông
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
vi
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng
phẩm Viễn Đông
Trong quá trình thực hiện chuyên đề tốt nghiệp, do thời gian và trình độ còn

hạn chế nên em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
vii
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM
VIỄN ĐÔNG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm
Viễn Đông
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một đơn vị kinh doanh
chuyên cung cấp các mặt hàng đồ dùng và thiết bị văn phòng. Số lượng, chủng loại
các mặt hàng rất phong phú và đa dạng
Hiện nay, Công ty đang kinh doanh các mặt hàng sau:
Biểu 1.1: Danh mục hàng bán
DANH MỤC HÀNG BÁN
Cấp Mã Tên Đơn vị
1 BB Bút bi các loại
0 BB-001 Bút bi TL08 Chiếc
…
0 BB-010 Bút bi đỏ Đài Loan Chiếc
1 BC Bút chì các loại
0 BC-001 Bút chì CCPT 01-24L/hộp Hộp
…
0 BC-012 Bút chì kim Pentel Chiếc
1 BCG Bàn cắt giấy các loại

0 BCG-001 Bàn cắt giấy A3 3914- 4 chiếc/thùng Chiếc
…
0 BCG-004 Bàn cắt giấy A4 3018- 4 chiếc/thùng Chiếc
1 BD Bút dạ, nhớ dòng các loại
0 BD-001 Bút dấu Chiếc
…
0 BD-018 Bút nhớ dòng HL 03 Chiếc
1 BP Bút xóa các loại
0 BP-001 Bút phủ K310- 12/720 chiếc/thùng Chiếc
…
0 BP-006 Băng xóa Deli to- 7214- 288 chiếc/thùng Chiếc
0 BP-007 Băng xóa Deli nhỏ- 7203- 576 chiếc/thùng Chiếc
1 Băng Băng dính các loại
0 Băng-001 Băng dính Simili Cuộn
…
0 Băng-010 Băng dính 1.8cm Cuộn
1 CBD Cắt băng dính các loại
0 CBD-001 Cắt băng dính to 3310- 24 chiếc/thùng Chiếc
0 CBD-002 Cắt băng dính nhỏ 3305- 48 chiếc/thùng Chiếc
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
0 CBD-003 Cắt băng Deli 811- 40 chiếc/thùng Chiếc
1 CD Nhóm con dấu các loại
0 CD-001 Dấu số 2606- 96 chiếc/thùng Chiếc
…
0 CD-061 Tấm mực dấu 4111- 96 chiếc/thùng Chiếc
1 DG Dập ghim các loại
0 DG- 001 Dập ghim 50LA-240 tờ-6hộp/thùng Chiếc

…
0 DG- 039 Dập ghim 333 - Saiko - 12c/h, 120c/th Chiếc
1 DL Dập các loại
0 DL-001 Dập 1 lỗ 9210- 12 tờ- 48 chiếc/thùng Chiếc
…
0 DL-026 Dập 2 lỗ 978- 30 tờ- 24 chiếc/thùng Chiếc
1 DT Dao trổ, lưỡi dao các loại
0 DT-001 Dao trổ 3713 to- 96 chiếc/thùng Chiếc
…
0 DT-009 Dao trổ 3541 (nhỏ) - 2880c/th Chiếc
1 GB Ghim bấm, ghim cài các loại
0 GB-001 Ghim bấm 23/8- 20/240hộp/thùng Hộp
…
0 GB-018 Ghim cà 25mm - 70c/h - 500h/thùng Hộp
1 GBC Gọt chì các loại
0 GBC-001 Gọt bút chì 310A- 36 chiếc/thùng Chiếc
0 GBC-002 Gọt bút chì 310B- 36 chiếc/thùng Chiếc
1 GD Giấy dính các loại
0 GD-001 Giấy dính cỡ 30200- 576 tập/thùng Tập
…
0 GD-013 Giấy phân trang Neon 30383- 384 tập/thùng Tập
1 GI Giấy in, bìa các loại
0 GI-001 Giấy in A4 BB vỏ hồng ram
0 GI-002 Giấy in A4 Indo ram
…
0 GI-007 Giấy in phun Epson Tập
1 GT Giấy than, giấy fax các loại
0 GT-001 Giấy than Kokusai Hộp
…
0 GT-004 Film fax 362 Cuộn

1 HDB Hộp bút, hộp đựng các loại
0 HDB-001 Hộp bút xoay Đài Loan M 0861 Chiếc
…
0 HDB-007 Lọ đựng ghim Deli 9881 Chiếc
0 HDB-008 Hộp bút 980 Chiếc
1 HDC Hộp card các loại
0 HDC-001 Hộp đựng card 4400- 24 chiếc/thùng Chiếc
…
0 HDC-004 Hộp đựng đồ VP 6021CP Hộp
1 K Kéo các loại
0 K-001 Kéo KS2005 - 12/240 chiếc/thùng Chiếc
…
0 K-012 Kéo KS2008 - 12/240 chiếc/thùng Chiếc
0 K-013 Kéo KS2009 - 12/144 chiếc/thùng Chiếc
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
1 KB Kìm bấm các loại
0 KB-001 Kìm bấm ghim số 3 - 5360 - 48 chiếc/thùng Chiếc
0 KB-002 Kìm bấm ghim số 10 - 5850 - 72 chiếc/thùng Chiếc
…
0 KB-007 Kìm bấm ghim 5160 Chiếc
1 KK - BX Bút xóa băng K&K
0 KK - BX001 Bút xóa băng CT-CC5 - 100 chiếc/thùng Chiếc
0 KK - BX002 Bút xóa băng CT-CC6 - 100 chiếc/thùng Chiếc
0 KK - BX003 Bút xóa băng CT-CX5CR5 vỉ
1 KW-BX Nhóm bút xóa, tẩy KW-TRIO
0 KW-BX001 Băng xóa XD-01- 6 mét Chiếc
0 KW-BX002 Băng xóa XD-02- 9 mét Chiếc

… … …
1 Kep Kẹp các loại
0 Kep-001 Kẹp 15- 360 hộp/thùng Chiếc
…
0 Kep-024 Kẹp 51mm, Saiko, 12c/h - 60h/th Hộp
1 LX Nhóm lò xo các loại
0 LX-01 Lò xo sắt 6 Hộp
…
0 LX-07 Lò xo nhựa 6 Hộp
…
1 MDS Máy đóng số các loại, phụ kiện máy in
0 MDS-001 Máy đóng số 20600-6 số- 50 chiếc/thùng Chiếc
…
0 MDS-013 Mực in T007- Epson Hộp
0 MDS-014 Đệm mực máy đóng 2 số0900, 20100 - 0510002 Chiếc
1 MDT Máy đếm tiền
0 MDT-01 Máy đếm tiền NX-520 Chiếc
0 MDT-02 Máy đếm tiền NX-838 Chiếc
0 MDT-03 Máy đếm tiền NX-838A Chiếc
1 MTCN Máy tính cá nhân các loại
0 MTCN-001 Máy tính DF120TV Chiếc
…
0 MTCN-004 Máy tính 14 số DJ240 Chiếc
1 MTT Máy tính tiền, máy in, két - ACL
0 MTT-001 Máy tính tiền CRD518E Chiếc
…
0 MTT-007 Két đựng tiền CWY106K Chiếc
0 MTT-008 Két đựng tiền CWY206K Chiếc
1 MVP-HTL Máy hủy tài liệu
0 MVP-HTL01 Máy hủy tài liệu cỡ trung E-Sun house S0802 Chiếc

…
0 MVP-HTL17 Máy hủy tài liệu SD 9600 Chiếc
0 MVP-HTL18 Máy hủy tài liệu SD 9156 Chiếc
1 MĐG Máy đóng gáy
0 MĐG-001 Máy đóng gáy-CB200 Chiếc
…
0 MĐG-029 Máy đóng gáy-CW200 Chiếc
1 NG Nhổ ghim các loại
0 NG-001 Nhổ ghim FEG 508- 480 chiếc/thùng Chiếc
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
0 NG-002 Nhổ ghim KW 508B- 480 chiếc/thùng Chiếc
0 NG-003 Nhổ ghim 5093 - 72 chiếc/thùng Chiếc
1 PB Băng dính bui, 2 mặt, tấm card tự dính
0 PB-001 Băng dính bụi CT-079 - 144 chiếc/thùng Chiếc
…
0 PB-006 Tấm card tự dính ST-002 - 12/192 chiếc/thùng Chiếc
1 PLASTIC Máy ép Plastic các loại
0 PLASTIC-001 Máy ép plastic 240-1 Chiếc
…
0 PLASTIC-011 Máy ép Plastic OL 380 A3 Chiếc
1 PRS Giấy nhãn PRS
0 PRS-01 Giấy nhãn PGS-05, màu trắng, 400m/c, 10c/thanh - G400-W Cuộn
…
0 PRS-10 Giấy nhãn PGS-04, màu đỏ, 300m/c, 10c/thanh - G300-R Cuộn
1 RC Ruột chì các loại
0 RC-001 Ruột chì vàng 5281 Hộp
0 RC-002 Ruột chì vàng 7281 Hộp

0 RC-003 Ruột chì Hàn Quốc Hộp
1 SBG Súng bắn ghim các loại
0 SBG-001 Súng bắn ghim 8502- 24 chiếc/thùng Chiếc
0 SBG-002 Súng bắn ghim 8513 CP- 12/24 chiếc/thùng Chiếc
1 SO Sổ các loại
0 SO-001 Sổ bìa cứng thừa đầu Quyển
…
0 SO-016 Sổ bìa cứng A3 Quyển
1.1.2. Thị trường của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Trong nhiều năm qua, thương mại là lĩnh vực hoạt động hiệu quả của Công
ty, và cho đến nay, Công ty đã mở rộng được môi trường giao thương rộng lớn trên
toàn quốc.
Mặt hàng kinh doanh của Công ty là đồ dùng và thiết bị văn phòng, nên
khách hàng tìm đến Công ty thường là các Công ty kinh doanh trong lĩnh vực văn
phòng phẩm, máy văn phòng, các cửa hàng văn phòng phẩm, các siêu thị, nhà
sách…
Hiện nay, Công ty có thị trường hoạt động trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam.
Với thị phần chính là ở các thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí
Minh. Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu về đồ dùng, thiết bị văn phòng, Công ty
không ngừng tìm kiếm các đối tác có nhu cầu để phân phối, mở rộng thêm thị
trường.
Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng
với nhiều chương trình ưu đãi, từ đó đã thu hút những khách hàng mới cũng như giữ
chân những khách hàng thân thiết, đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Xuất phát từ phạm vi hoạt động và đặc điểm sản phẩm, Công ty Cổ phần

Văn phòng phẩm Viễn Đông lựa chọn phương thức bán buôn hàng hóa qua kho
theo hình thức chuyển hàng là chủ yếu, ngoài ra với những khách hàng mua lẻ,
Công ty vẫn sẵn sàng cung cấp sản phẩm theo nhu cầu.
Theo phương thức bán hàng này, khách hàng đến hoặc gọi điện đến phòng
kinh doanh yêu cầu đơn hàng (về tên mặt hàng, chủng loại, số lượng). Nhân viên
bán hàng của Công ty sẽ báo giá trực tiếp cho khách hàng về sản phẩm mà họ yêu
cầu. Nếu khách hàng đồng ý, đơn hàng được chấp nhận. Cán bộ điều phối sẽ tiến
hành lệnh xuất hàng, chuyển lệnh xuống kho hàng hóa của Công ty, yêu cầu xuất
hàng. Nhân viên giao hàng của Công ty tiếp nhận đơn hàng, hàng hóa và giao hàng
đến nơi mà khách hàng yêu cầu. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của
Công ty. Khi nào khách hàng kiểm nhận lô hàng và chấp nhận thanh toán thì lô hàng
này mới được coi là tiêu thụ. Toàn bộ chi phí vận chuyển hàng do Công ty chịu.
Nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty có 2
phương thức bán hàng đó là: bán hàng theo phương thức thu tiền ngay và bán hàng
chưa thu tiền (có thời hạn thanh toán).
Phương thức thu tiền ngay thường được thực hiện với những khách hàng
không thường xuyên, hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn. Phương
thức bán hàng chưa thu tiền thường được áp dụng với những khách hàng thường
xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn. Phương thức bán hàng chưa thu tiền
hiện nay đang chiếm tỷ trọng rất lớn vì khách hàng của Công ty phần lớn là khách
hàng thường xuyên, lâu năm. Do vậy Công ty cũng có những quy định rất chặt chẽ
để quản lý các khoản phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng
phẩm Viễn Đông
Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh
doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng có sự kết hợp chặt chẽ
giữa các phòng ban với nhau. Do đó việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng hợp
lý, ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng.
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
5

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
1.2.1. Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế (những
đơn hàng giá trị lớn) do phòng kinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với
khách hàng.
1.2.2. Bộ phận marketing
Thực hiện công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, mở rộng
thị trường tiêu thụ và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Nhân viên marketing của
Công ty thường xuyên gửi bảng báo giá sản phẩm tới khách hàng, giới thiệu những
mẫu mã sản phẩm mới. Bên cạnh đó, Công ty cũng giới thiệu sản phẩm của tới
người tiêu dùng bằng cách tham gia các hội chợ, triển lãm trong nước.
1.2.3. Bộ phận kinh doanh
Lập các kế hoạch kinh doanh dài, trung, ngắn hạn đối với từng mặt hàng và
từng khách hàng của công ty.
Lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lập các báo cáo tổng hợp và thực tế
tình hình bán hàng.
Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý và điểu phối mọi việc liên
quan đến khách hàng và hoạt động tiêu thụ sản phẩm theo chiến lược kinh doanh
của Công ty. Đối với các đơn hàng có giá trị lớn sẽ được trưởng phòng kinh doanh
trình lên Tổng giám đốc để ký duyệt.
1.2.4. Bộ phận bán hàng
Nhân viên bán hàng tiếp nhận trực tiếp yêu cầu mua hàng từ khách hàng, lập
đơn đặt hàng.
Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập, xuất.
Tiến hành giải quyết các khiếu nại của khách hàng, dịch vụ sau bán hàng.
Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết cho các bộ phận có liên quan và
khách hàng.
1.2.5. Bộ phận vận chuyển hàng
SVTH: Nguyễn Diệu Linh

6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Nhân viên giao hàng nhận đơn hàng, phiếu xuất hàng, nhận hàng hóa tại kho
đem giao cho khách hàng. Khi giao hàng hóa cho khách hàng, nhân viên giao hàng có
trách nhiệm lấy xác nhận của bên mua hàng, đem nộp lại cho cán bộ thu hồi công nợ.
Đối với những đơn hàng vận chuyển ngoài khu vực Hà Nội, Công ty có ký
kết hợp đồng vận chuyển với một số Công ty vận chuyển quen thuộc, đảm bảo hàng
hóa giao tới tay khách hàng không bị thiệt hại về số lượng và hư hại về chất lượng.
Hàng hóa được giao cho khách hàng, sau khi tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa về số
lượng và chất lượng. Với những hàng hóa đạt yêu cầu về chất lượng và số lượng,
khách hàng chấp nhận thanh toán, với những hàng hóa không đạt yêu cầu như hư
hại trong quá trình vận chuyển, không đúng về mẫu mã đặt hàng, khách hàng sẽ gửi
trả lại Công ty.
1.2.6. Bộ phận kho
Khi xuất bán, thủ kho tiến hành xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi
trên phiếu xuất kho. Sau đó ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối chiếu số liệu với
phòng kế toán.
1.2.7. Bộ phận kế toán
• Kế toán trưởng:
Lập các báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng cho Tổng giám đốc.
• Kế toán hàng hóa:
Viết hóa GTGT cho từng đơn hàng, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi
nhận doanh thu vào phần mềm kế toán, từ đó vào các sổ sách có liên quan.
Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra
• Kế toán theo dõi công nợ:
Nhận các đơn đặt hàng, kiểm tra các điều khoản có liên quan đến điều khoản
thanh toán; thêm các mã khách hàng, nhà cung cấp mới.
Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng
Xác nhận các hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sau khi mua hàng hoặc
thanh toán qua ngân hàng.
Với những khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sau khi nhận giấy
đề nghị nộp tiền của khách hàng sẽ kiểm tra thông tin, lập phiếu thu giao cho khách
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
hàng để đem nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu đủ tiền sẽ ký tên, đóng dấu thu đủ tiền.
Căn cứ vào phiếu thu tiền kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
Với những khách hàng thanh toán qua ngân hàng, sau khi khách hàng chuyển
tiền vào tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có cho Công ty, kế toán
căn cứ vào đó để hạch toán nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm.
Căn cứ vào đó, kế toán theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, đôn
đốc và trực tiếp tham gia thu hồi công nợ với những khoản nợ khó đòi, nợ lâu.
Định kỳ, lập các thông báo thanh toán công nợ.
Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng.
1.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của Công ty Cổ phần Văn
phòng phẩm Viễn Đông
1.3.1. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng chế độ tài khoản kế toán theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-
BTC, ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Danh mục tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng:
 TK loại 1: TK 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 153, 156
 TK loại 2: TK 211, 213, 214, 242
 TK loại 3: TK 311, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 353
 TK loại 4: TK 411, 415, 421
 TK loại 5: TK 511, 515, 531, 532
 TK loại 6: TK 632, 635, 641, 642

 TK loại 7: TK 711
 TK loại 8: TK 811, 821
 TK loại 9: TK 911
1.3.2. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông dùng hình thức sổ
kế toán Nhật ký chung. Kế toán của Công ty thực hiện công việc kế toán trên máy
vi tính thông qua phần mềm kế toán EFFECT.
Giao diện phần mềm kế toán như sau:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Biểu 1.2: Danh mục sổ kế toán
STT Tên sổ
I. Sổ kế toán tổng hợp
1. Sổ nhật ký chung
2. Sổ cái
II. Sổ kế toán chi tiết
1. Sổ quỹ tiền mặt
2. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
3. Sổ tiền gửi ngân hàng
4. Thẻ kho
5. Sổ chi tiết dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
6. Bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
7. Thẻ TSCĐ
8. Sổ chi tiết TSCĐ

9. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
10. Sổ chi tiết thanh toán với người bán
11. Sổ chi tiết tiền vay
12. Sổ chi tiết các tài khoản
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
13. Sổ chi phí kinh doanh
14. Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
15. Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại …
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc
hợp lệ, hợp lý, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình tự động
vào sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ
cái các tài khoản, chuyển số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết. Cuối
tháng chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, bảng tổng hợp, lập các bút
toán kết chuyển, phân bổ. Đồng thời cuối kỳ, kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu trên
sổ cái với sổ theo dõi của kế toán chi tiết.
Từ sổ cái các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi
tiết là căn cứ để lên các báo cáo kế toán vào cuối kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
Chứng từ gốcSổ quỹ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Nhật ký chung
SỔ CÁI

Bảng cân đối
số phát sinh
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
BÁO CÁO KẾ TOÁN
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
2.1. Kế toán doanh thu
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
• Chứng từ:
 Đơn đặt hàng
 Hóa đơn GTGT
 Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng
• Quy trình luân chuyển chứng từ:
Công ty sử dụng mẫu hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT. Hóa đơn được lập
thành 3 liên:
 Liên 01 lưu tại gốc
 Liên 02 giao cho khách hàng
 Liên 03 lưu nội bộ
Hóa đơn GTGT được lập ngay khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Từ

đơn hàng mà khách hàng đã yêu cầu, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo
đúng quy định, ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn. Nếu số lượng hàng hóa mua
nhiều, kế toán tiến hành lập bảng kê kèm theo hóa đơn cho số hàng hóa bán ra, rồi
ghi vào hóa đơn (kèm theo bảng kê). Hóa đơn GTGT lập xong sẽ giao cho khách
hàng liên 02, liên 03 dùng ghi sổ kế toán.
Với những trường hợp bán lẻ hàng hóa dưới 200.000 đồng:
 Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn thì kế toán bán hàng vẫn lập hóa
đơn GTGT như bình thường.
 Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, kế toán bán hàng lập bảng kê
bán lẻ hàng hóa dịch vụ. Cuối mỗi ngày, kế toán lập hóa đơn GTGT
theo số liệu của bảng kê bán lẻ, phần họ tên người mua hàng ghi:
“Bán lẻ không giao hóa đơn”.
• Một số chứng từ mà Công ty sử dụng trong hạch toán doanh thu:
Ví dụ: Ngày 18 tháng 01 năm 2013 Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn
Đông có nhận được đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Trí. Yêu cầu mua hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Khai Trí bao
gồm các mặt hàng như sau:
- 02 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9600
- 08 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9251
Đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch Khai Trí được lập như sau:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Biểu 2.1: Đơn đặt hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 18 tháng 01 năm 2013
Số: 01/13-0026
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội.
Điện thoại: 04.3537.6009 Mã số thuế: 0101611196
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí
Địa chỉ: Số 38, ngách 1, ngõ 129, Nguyễn Trãi, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 04.3566.7311 Mã số thuế: 0104393147
STT Tên hàng Đơn
vị tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Máy hủy tài liệu SD 9600 Chiếc 02 2.511.600 5.023.200
2 Máy hủy tài liệu SD 9251 Chiếc 08 2.397.500 19.180.000
Cộng tiền hàng: 24.203.200
Thuế GTGT 10%: 2.420.320
Tổng tiền thanh toán: 26.623.520
Thời hạn thanh toán: 28/01/2013
Địa điểm giao hàng: Tại địa chỉ bên mua
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Ngày 18 tháng 01 năm 2013
Xác nhận bên mua hàng Người lập Xác nhận bên bán hàng
Từ đơn hàng được lập, viết hóa đơn GTGT cho khách hàng:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành

GVHD: Trần Đức Vinh
Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT
VIENDONG STATIONERY
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 18 tháng 01 năm 2013
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: VD/11P
Số: 0001418
Đơn vị bán hàng (Sales): CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Địa chỉ (Address): Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 phố Kim Mã, P.Kim Mã, Q.Ba Đình, TP.Hà Nội
Mã số thuế (Tax code): 0101611196
Số tài khoản (Acc):
Điện thoại (Tel): 84.4.3537.6009 – Fax: 84.4.3851.5822 – Web: www.vds.com.vn
Họ tên người mua hàng (Buyer’s name):
Tên đơn vị (Company’s name): Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí
Địa chỉ (Address): Số 38, ngách 1, ngõ 129 Nguyễn Trãi, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Mã số thuế (Tax code): 0104393147 Hình thức thanh toán (Payment method): Chuyển khoản
Số tài khoản (Acc):
STT
(No.)
Tên hàng hóa dịch vụ
(Description)
Đơn vị tính
(Unit)
Số lượng
(Quantity)
Đơn giá
(Unit Price)

Thành tiền
(Amount)
1 2 3 4 5 6 = 4x5
1 Máy hủy tài liệu SD 9600 Chiếc 02 2.511.600 5.023.200
2 Máy hủy tài liệu SD 9251 Chiếc 08 2.397.500 19.180.000
Cộng tiền hàng (Total amount): 24.203.200
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 2.420.320
Tổng cộng tiền thanh toán (Total payment): 26.623.520
Viết bằng chữ (Amount in words): Hai sáu triệu, sáu trăm hai ba ngàn, năm trăm hai mươi đồng./
Người mua hàng (Buyer)
Ký, họ tên (Signature, full name)
Người bán hàng (Seller)
Ký, họ tên (Signature full name)
Thủ trưởng đơn vị (Director)
Ký, đóng dấu (Signature, Stamp)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào hóa đơn
GTGT nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động xử lý dữ liệu
và lên sổ chi tiết doanh thu theo dõi từng sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng.
Mỗi hóa đơn được thể hiện 1 dòng trên sổ chi tiết doanh thu. Các sổ chi tiết doanh
thu sẽ được in ra khi có yêu cầu. Cuối tháng, số liệu trên từng sổ chi tiết doanh thu

được tổng hợp trên báo cáo bán hàng. Số tiền tổng cộng trên báo cáo bán hàng dùng
đối chiếu với sổ cái TK 5111.
Trích mẫu sổ chi tiết doanh thu:
Biểu 2.3: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9600
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
Chứng từ:
Đơn đặt hàng
Hóa đơn GTGT
Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch
vụ trực tiếp cho người tiêu
dùng
Sổ chi tiết doanh thu
Báo cáo bán hàng
17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 5111-Doanh thu bán hàng hóa
Tên sản phẩm: Máy hủy tài liệu SD 9600
Từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
01/13-0016 18/01/2013 Xuất bán Khai Trí-HĐ1418-02ch SD9600 131 5.023.200
01/13-0020 19/01/2013 Xuất bán Triệu Long-HĐ1420-04ch SD9600 131 10.046.400
Cộng số phát sinh 0 15.069.600

Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Biểu 2.4: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9251
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 5111-Doanh thu bán hàng hóa
Tên sản phẩm: Máy hủy tài liệu SD 9251
Từ ngày 01/01/2013 đến 31/01/2013
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
01/13-0016 18/01/2013 Xuất bán Khai Trí-HĐ1418-08ch SD9251 131 19.180.000
Cộng số phát sinh 0 19.180.000
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Biểu 2.5: Trích báo cáo bán hàng
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành

GVHD: Trần Đức Vinh
BÁO CÁO BÁN HÀNG
Tháng 01 năm 2013
Đơn vị tính: VNĐ
Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền
… … … … …
MVP-HTL15 Máy hủy tài liệu SD 9251 8 2.397.500 19.180.000
… … … … …
MVP-HTL17 Máy hủy tài liệu SD 9600 6 2.511.600 15.069.600
… … … … …
Tổng cộng 1.940.728.448
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Báo cáo bán hàng trên dùng đối chiếu với Sổ cái TK 5111 (Xem Biểu 2.7:
Trích sổ cái TK 5111-Doanh thu bán hàng hóa).
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: Trần Đức Vinh
2.1.3. Kế toán tổng hợp doanh thu
Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán nhập chứng từ vào
phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 5111.
Trích một số sổ tổng hợp doanh thu của Công ty:

Trích sổ Nhật ký chung:
SVTH: Nguyễn Diệu Linh
Chứng từ:
Đơn đặt hàng
Hóa đơn GTGT
Bảng kê bán lẻ hàng hóa
dịch vụ trực tiếp cho
người tiêu dùng
Nhật ký chung
Sổ cái TK 5111
20