skkn ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS vào CÔNG VIỆC QUẢN lý và CHẾ độ báo cáo CÔNG văn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (475.82 KB, 16 trang )
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS
VÀO CÔNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
CÔNG VĂN
I. LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
II. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC
HIỆN ĐỀ TÀI:
a) Thuận lợi:
b) Khó khăn
III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG
TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CÔNG VIỆC
QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CƠNG VĂN:
a) Phát họa mơ hình liên kết các nguồn dữ liệu:
b) Soạn thảo chương trình quản lý cơng văn bằng chương
trình Microsoft Access :
c) Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo công văn
IV. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Trang: 1
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
I. LÝ DO THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
Hòa chung với nền kinh tế của cả nước, năm 2007 là năm hội nhập
và phát triển Việt Nam chính thức gia nhập vào tổ chức thương mại
thế giới. Việt Nam phát triển về mọi mặt, mọi lĩnh vực : Kinh tế,
văn hóa , xã hội, con người … trong đó chúng ta khơng thể khơng
nhắc đến lĩnh vực của cơng nghệ thơng tin , nó đóng góp một phần
không nhỏ sự tiến bộ , đổi mới của xã hội hiện nay .
Qua nhiều năm làm công tác văn thư, thì cơng việc lưu trữ hồ sơ sổ
sách , công văn đi , công văn đến , các báo cáo … để cơng việc làm
của mình được logic tiến triển một cách nhịp nhàn, khoa học đem
lại hiệu quả cao nhất, đặt biệt trong năm 2007 thì chế độ báo cáo
được đặt vào một trong những tiêu chuẩn khống chế để xếp lọai thi
đua cuối năm của đơn vị , xu hướng chung của ngành là sắp tới đây
mọi thông tin báo cáo phải thực hiện trên máy, đúng theo biểu mẫu.
Qua thực tế công việc làm hàng ngày tôi đã học hỏi và rút ra được
nhiều kinh nghiệm cho bản thân mình . Trong những năm gần đây
tôi được đào tạo về lĩnh vực công nghệ thông tin . Với “Ứng dụng
chương trình MICRSOFT ACCSESS vào cơng việc quản lý và chế
độ báo cáo công văn“
Trang: 2
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
II. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI THỰC
HIỆN ĐỀ TÀI:
a) Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Ngành, của Sở Giáo Dục vào đào tạo Bình
Dương , Phịng Giáo Dục Dĩ An, Ban Giám Hiệu nhà trường . Nên
trường tôi được trang bị một số máy Vi tính và máy in để sử dụng
cho bộ phận văn phịng , Văn thư, kế tóan cũng có được một máy
riêng nên rất thuận tiện khơng bị đình trễ trong vơng việc hàng
ngày.
Bản thân tơi đã được học và biết sử dụng máy vi tính, áp dụng
thực tế vào cơng việc mình đảm trách .
Bên cạnh đó thầy cô , các anh chị đồng nghiệp biết sử dụng thành
thạo máy vi tính , khi bản thân tơi gặp vướn mắc thì các thầy cơ
anh chị đồng nghiệp chỉ dẫn tận tình , tạo cho tơi niềm say mê
thích thú với cơng việc của mình đang có .
b) Khó khăn
Trường THCS Bình An thuộc trường lọai I nên số lượng giáo
viên, Học sinh đông , việc thu thập thơng tin báo cáo cũng cịn
chậm .
Bản thân tơi chưa được học nhiều về lĩnh vực công nghệ thông tin
nên cịn hạn chế khi sử dụng máy.
Riêng chương trình Microsoft access mới được học nên khi ứng
dụng vào đề tài khơng tránh khỏi phần thiếu sót.
Trang: 3
Trường THCS Bình An
III.
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CHƯƠNG
TRÌNH MICROSOFT ACCESS VÀO CƠNG VIỆC
QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CƠNG VĂN:
a) Phát họa mơ hình liên kết các nguồn dữ liệu:
Qua nhiều năm kinh nghiệm về chế độ báo cáo và quản lý
công văn của công việc văn thư. Tội đã xác định được các nguồn
dữ liệu như sau:
Nguồn dữ liệu công văn đến từ các cấp lãnh đạo như:
Phòng Giáo Dục, UBND Tỉnh, Huyện, Xã hoặc từ Sở
Giáo Dục thơng qua Phịng Giáo Dục đến các Trường.
Nguồn công văn đi bao gồm: Các báo cáo theo ngày công
văn qui định, các báo cáo định kỳ của Trường về Phòng
Giáo Dục và các nguồn báo cáo khác…
Từ các nguồn dữ liệu trên, tôi phát họa mơ hình liên kết:
Mơ hình liên kết có tất cả ba Table (bảng) được diễn giải như
sau:
Trang: 4
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
* Table CONG_VAN (Cơng văn). Dùng để phân loại công
văn, báo cáo theo từng tháng, năm
* Table CONG_VAN_DEN (Công văn đến). Dùng để cập
nhật dữ liệu các cơng văn đến từ Phịng giáo dục hoặc từ các cấp
lãnh đạo khác thơng qua Phịng Giáo Dục.
* Table CONG_VAN_DI (Công văn đi). Dùng để cập nhật dữ
liệu các báo cáo gửi đi từ trường theo hạng đinh được ghi trong
công văn hoặc các loại báo cáo khác…
Sau khi phát họa mơ hình liên kết các nguồn dữ liệu. Tơi
tiến hành thực hiện chương trình quản lý cơng văn bằng chương
trình ứng dụng Microsoft Access.
b) Soạn thảo chương trình quản lý cơng văn bằng chương
trình Microsoft Access
Đầu tiên tôi tạo một File Access đặc tên là “QUAN_LY_CV”.
Phần Table tôi tạo và khai báo lần lượt các Table sau:
♦ Table CÔNG_VĂN gồm 2 Field (tiêu đề): Dùng để phân
loại công văn, báo cáo theo từng tháng, năm
Field(tiêu đề)
LOAICV
THANG_NAM
Diễn giải
Loại công văn đến hoặc đi
Tháng-năm của công văn
♦ Table CƠNG_VĂN_ĐẾN có tất cả 11 Field (tiêu đề). Dùng
để lưu trữ dữ liệu các loại công văn đến từ các Cấp Lãnh
Đạo, các Phòng Ban.
Trang: 5
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Field(tiêu đề)
Diễn giải
LOAICV
Loại cơng văn đến.
SOCVDEN
Số công văn đến từ các nguồn.
NGAYDEN
Ngày công văn đến Trường.
NOIGOICV
Nơi gởi cơng văn (Các Phịng
Ban).
NGAYTHANGCV
Ngày ghi trong cơng văn.
TRICHYEUND
Nội dung chính của cơng văn.
SOTO
Số tờ của cơng văn.
NGUOIKY
Họ tên người ký công văn.
NGAYBAOCAO
NGUOIBAOCAO
Ngày trong công văn gia hạn báo
cáo.
Người nhận nhiệm vụ báo cáo theo
sự chỉ đạo của Hiệu Trưởng
trường.
GHICHU
Ghi chú
♦ Table CƠNG_VĂN_ĐI có tất cả 9 Field (tiêu đề). Dùng để
lưu trữ dữ liệu các loại báo cáo của trường đến các Cấp
Lãnh Đạo, các Phòng Ban.
Field(tiêu đề)
Diễn giải
Trang: 6
Trường THCS Bình An
LOAICV
NGAYTHANGCV
NGUOIBAOCAO
TRICHYEUND
SOTO
NGUOIKY
NOINHANCV
NGUOINHANCV
GHICHU
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Loại cơng văn đi.
Ngày ghi trong báo cáo.
Họ tên người báo cáo.
Nội dung chính của báo cáo
Số tờ của báo cáo.
Họ tên người ký báo cáo (Lãnh đạo
trường).
Nơi nhận báo cáo (các phòng ban).
Người nhận báo cáo
Ghi chú
Phần Form (Mẫu nhập dữ liệu) tôi tiến hành tạo các Form như
sau:
Form NHAP_CONG_VAN: Dùng để cập nhật các loại
cơng văn đến từ Phịng Giáo Dục hoặc các cấp Lãnh Đạo.
Form này được xem như cuốn sổ tay ghi nhận công văn,
các dữ liệu này được lưu trữ vào Table Công văn đến
Trang: 7
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Form NHAP_BAO_CAO: Dùng để cập nhật các loại báo
cáo chuẩn bi gửi đi của Trường theo hạn định mà các công
văn đã ghi, các dữ liệu này được lưu trữ vào Table Công
văn đi.
Trang: 8
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Cả hai Form trên đều được việt hóa, có các nút điều khiển,
nút in công văn giúp chúng ta dễ dàng sử dụng, in ấn hoặc
truy xuất thông tin theo từng loại, từng tháng.
Phần Repor (Báo cáo) để tiện cho việc lưu trữ công văn và các
báo cáo được gửi đi. Tôi tao hai mẫu Repor để in các bảng tóm
tắc nội dụng các bảng báo cáo mà Trường đã gửi đi hoặc nội
dung công văn gửi về của cấp trên dể lưu vào hồ sơ (Sổ tay
công văn).
Trang: 9
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Khi các phần đã được thiết kế xong tôi tạo thêm một Form Sổ
báo cáo hàng ngày có cơng dụng nhắc nhở báo cáo công văn với
điều kiện sẽ xuất hiện nội dung cần báo cáo trước hạng định mà
công văn đến đã ghi là 7 ngày để tơi có thể chủ động xắp sếp thời
gian công việc báo cáo hoặc nhắc nhở các Giáo viên có nhiệm vụ
báo cáo kịp thời theo hạng định. Trong Form này tôi tạo thêm
một thanh Menu (Thực đơn) bằng chữ việt nhằm giúp cho tôi và
các đồng nghiệp dễ dàng trong việc sử dụng và truy xuất thông
tin.
Để đảm bảo rằng khi mở File Access Quản lý cơng văn ra thì
Form Sổ báo cáo hàng ngày sẽ xuất hiện đầu tiên. Tôi tạo thêm
một Macro (Lệnh hành động) đặc tên là AUTOEXEC. Phần cấu
trúc tôi khai báo lệnh Open Form với tên Form là Sổ báo cáo
hàng ngày.
c) Thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo công văn
Khi chương trình quản lý cơng văn đã hồn tất. tôi tiến hành
thiết lập chế độ nhắc nhở báo cáo sau cho mỗi khi khởi động máy
tính thì chương trình quản lý cơng văn được kích hoạt mở ra.
Trang: 10
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Ở phần này tơi tận dụng Menu Startup có sẳn trong nhóm thực
đơn Programs File. Công dụng của Menu Startup là các tập tin
nằm trong Menu này sẽ tự động kích hoạt mở ra khi khởi đơng
máy tính. Dựa vào đặc điểm trên tơi thiết lập đường dẫn của tập
tin Quản lý công văn đến Menu Startup giúp luôn tự động nhắc
nhở tôi phải chủ động các báo cáo mỗi khi khởi động máy tính.
IV. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
Với “Ứng dụng chương trình Microfot Access vào công việc quản
lý và chế độ báo cáo” như trên vào cơng việc làm thực tế của mình ,
thì trong năm học 2005 – 2006 vừa qua đã mang lại cho tôi kết quả
tốt và khả quan , công tác lưu trữ hồ sơ ngăn nắp khoa học , rõ ràng,
công văn báo cáo đến các bộ phận đúng chính xác kịp thời gian quy
định , khơng sai trễ . Khi có u cầu cần thiết thì in ấn xử lý nhanh ,
dễ dàng , thực hiện tốt về thông tin báo cáo hai chiều. Trước đây khi
chưa ứng dụng trên máy với thao tác viết tay cập nhật trong sổ công
Trang: 11
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
văn , thì khi có u cầu tìm một cơng văn nào đó cũng phải mất từ 5
đến 10 phút , cách trình bày ghi sổ cũng không được đẹp mắt cho
lắm , không có chế độ nhắc nhở mỗi ngày nên đơi khi cũng còn bao
cáo trễ . Từ khi ứng dụng chương trình Microsoft Accsess vào chế
độ báo cáo tơi thấy kết quả khả quan tốt hơn trước rất nhiều,
Ví dụ : khi có u cầu về tìm những cơng văn hoặc báo cáo đã
gởi đi , tôi chỉ cần dùng thao tác gỏ nhập số công văn hoặc báo cáo
rồi nhấn phím enter . Thì ngay lập tức máy sẽ báo cho tơi biết
thơng tin trích yếu của báo cáo và ai sẽ phụ trách báo cáo và ngày
báo cáo là ngày nào, nơi báo cáo là ở đâu , Thao tác đó chỉ mất từ 2
đến 3 giây . Với ứng dụng trên nó đã góp một phần vào thành quả
của đơn vị.
Trong năm học vừa qua bản thân tôi luôn phấn đấu làm việc và
học tập trao dồi kiến thức nên cuối năm đạt thành tích hồn thành
xuất sắc nhiệm vụ được giao được UBND Huyện khen, đồng thời là
Ủy viên Ban chấp hành Cơng Địan đạt Cơng Địan viên xuất sắc
được Cơng Địan ngành giáo dục Huyện khen.
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Qua thực tế công việc tôi đã tích lũy được một số kinh
nghiệm sau :
Hàng ngày phải thường xuyên theo dõi cập nhật hồ, công văn ,
báo cáo trên máy , tránh trường hợp hai ba ngày mới cập nhật
một lần làm như vậy công việc sẽ bị đình trễ ảnh hưởng đến các
bộ phận, đến nhà trường , Phịng Giáo Dục.
Khi có cơng văn khẩn phải báo ngay cho Ban giám Hiệu, bộ
phận có liên quan để triển khai kịp thời gian quy định.
Trang: 12
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Ln tận tụy, chịu khó với cơng việc của mình đang có . Tập cho
mình thói quen hàng ngày khi đến nơi làm việc, việc đầu tiên
phải làm là mở máy vi tính lên để kiểm tra xem ngày hơn đó có
báo cáo gì khơng, bộ phận nào phải thực hiện báo cáo đó .
Với ứng dụng trên tơi mong rằng nhận được sự góp ý , sổ sung
để cho sáng kiến này được hòan thiện hơn và được áp dụng trong
phạm vi rộng .
Trên đây là một số kinh nghiệm mà tơi đã đúc kết được qua q
trình làm việc. Tơi cảm nhận được rằng chiếc máy vi tính là cánh
tay đắc lực, là người bạn đồng hành giúp tôi làm việc đạt kết quả
tốt trong suốt thời gian qua .
Người Viết
Huỳnh Thị Ngọc Minh
Trang: 13
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Nhận xét của cấp trên:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
Trang: 14
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Nhận xét của cấp trên:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
Trang: 15
Trường THCS Bình An
Sáng Kiến Kinh Nghiệm
Nhận xét của cấp trên:
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
............................................................................................................
Trang: 16
