Bài giảng Kỹ năng quản lý trong quản lý dự án ThS. Trần Trung Hậu

KỸ NĂNG QUẢN LÝ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Th.S Trần Trung Hậu
06/2007
Người Quản Lý: Anh là ai?

Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do
CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự
án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Công việc Anh sẽ
phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?

Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt
toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư

Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm
trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp
luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao
nhiệm vụ
Những công việc của Quản Lý

Hoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết
lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch

Tổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm
theo nguyên tắc 5W+ 1H

Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân
viên và giải quyết các mâu thuẫn

Kiểm soát: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực
hiện theo kế hoạch

Những kỹ năng Quản lý cần có

Lập kế hoạch

Tổ chức, sắp xếp công việc

Tuyển dụng người tài

Giữ chân người giỏi

Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp
dưới

Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý nhóm

Đánh giá và huấn
luyện

Xử lý những nhân
viên có vấn đề

Giải quyết khủng
hoảng

Phát triển nghề
nghiệp

Trở thành nhà lãnh

đạo

Chiến lược

Dự thảo ngân sách

Hiểu các báo cáo tài chính

Hiện giá thuần và tỷ suất thu nhập
nội bộ

Phân tích hoà vốn và đòn bẩy hoạt
dộng
Kỹ năng hoạch định

Nhận thức cơ hội, thách thức

Lập các mục tiêu, mục đích

Xem xét các tiền đề hoạch định

Xác định các phương án thực hiện

So sánh các phương án, dựa trên mục tiêu

Chọn một phương án, và hoạch định các cách phụ trợ

Số hoá tài chính, ngân sách của phương án chọn
Kỹ năng Tổ chức


Khảo sát và phân tích hệ thống hiện hành ( hoặc dự kiến
mô hình tổ chức mới)

Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động,
các yếu tố ảnh hưởng

Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy
mô, số lượng

Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của
từng cấp, từng bộ phận

Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên
trong, bên ngoài
Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)

Các tính cách của người quản lý hiệu quả
:
Chu đáo, Cảm
thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu
quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho
tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.

Cân bằng Sự căng thẳng
:
sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra
Qđ theo nhóm hay tự mình

Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo


Làm một tác nhân thay đổi

Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi
Kỹ năng Kiểm soát

Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành
động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát:

Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường,
phân tích định tính, định lượng

Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa
ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh
sai lệch
Quá trình Lập Kế Hoạch
1.
Kế hoạch nhân sự
2.
Lập ngân sách
3.
Hoạch định kế toán
4.
Hoạch định kỹ thuật
5.
Hoạch định hành chính
6.
Kế hoạch vật tư
Công tác Nhân sự

Hoạch định tổng quát nguồn nhân lực:

Phân tích hiện trạng nguồn
nhân lực,dự báo khối lượng công việc và phân tích công việc cần thực hiện,
dự báo nhu cầu nhân lực cần để hoàn thành công việc…

Tuyển dụng
: Xác định yêu cầu cần tuyển, thông báo tuyển, các hình thức
thu hút nguồn ứng viên

Chọn lựa
: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (có thể
kết hợp với BP chuyên môn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí công việc.
 Hướng dẫn người mới đến
: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hoá tổ
chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và
mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngoài.

Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương
trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trình
 Đánh giá lao động và thù lao đãi ngộ:
xem xét năng lực và thành quả,
xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui.
Kỹ năng Phỏng vấn

Chuẩn bị buổi phỏng vấn
: Xác định yêu cầu, quyết
định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp
lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thông tin,
chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế
nào


Thực hiện phỏng vấn
: Mở màn buổi PV, đánh giá
ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngôn ngữ cơ thể, kết
thúc buổi PV

Phân tích các nội dung đã phỏng vấn:
Lập
danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, có lời
mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viên
CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ
Giao tiếp rõ ràng
Quản lý thời gian hiệu quả
Phân công, giao việc cho cấp dưới
Động viên, khích lệ cấp dưới
Quản lý nhóm hành động/công tác
Quản lý cuộc họp hiệu quả
Trình bày xúc tích, thành công
Thương thảo thành công
Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Quản lý Tài chính
Ra Quyết Định
Biện pháp giảm stress
Giao tiếp rõ ràng

Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu
ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ,
đọc hiểu nhanh và hiệu quả

Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử
dụng ĐT, fax, mail, viết thư.


Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao
tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo,

Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông
công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo,
Quản lý thời gian hiệu quả

Hiểu giá trị của thời gian

Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả

Tạo ra các thay đổi tức thì

Quản lý thời gian của người khác
Quản lý thời gian hiệu quả

Hiểu giá trị của thời gian

Phân tích thời gian

Phân tích cách sử dụng thời gian
 Phân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gian

Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả

Phân tích mục đích của bạn

Đặt ra mục tiêu ưu tiên


Đánh giá cách làm việc của bạn

Sử dụng công cụ Kế hoạch quản lý thời gian

Suy nghĩ cách tích cực
Quản lý thời gian hiệu quả

Tạo ra các thay đổi tức thì

Dọn dẹp văn phòng của bạn

Sắp xếp giấy tờ gọn gàng

Tránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiền

Làm việc với những người khác

Gọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quả

Đọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình
hành động, thư cho đối tác…)

Sử dụng các công cụ hiện đại

Tổ chức buổi họp hiệu quả

Đi công tác sao cho đảm bảo hiệu công việc và sức khoẻ tốt

Lên tiến độ thực hiện công việc
Quản lý thời gian hiệu quả


Quản lý thời gian của người khác

Giao tiếp tốt, hiệu quả

Phân công công việc cho cấp dưới hiệu quả

Quản lý các đồng nghiệp hiệu quả

Quản lý cấp trên hiệu quả …! ? (hihi…)smile…
Phân công, giao việc cho cấp
dưới

Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công

Định nghĩa sự phân công

Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm?

Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới

Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc
 Phân công cấp dưới hiệu quả

Lựa chọn công việc nào sẽ phân công

Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện

Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp


Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới

Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi

Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng
Phân công, giao việc cho cấp
dưới

Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới

Làm việc nhưng có sự kiểm soát

Giảm thiểu rủi ro thấp nhất

Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới

Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện

Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới

Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới

Phân tích khó khăn, thuận lợi

Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt

Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới

Phát triển cấp dưới có tiềm năng


Bổ nhiệm cấp phó

Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp,
phân nhiệm
Động viên, khích lệ cấp dưới

Phân tích sự động viên, khuyến khích

Xây dựng cách động viên

Ghi nhận những khả năng tốt nhất của
những người xung quanh

Tán thưởng những thành tựu
Động viên, khích lệ cấp dưới

Phân tích sự động viên, khuyến khích

Động viên, khuyến khích là gì?

Phát hiện ra nhu cầu cần sự động viên

Thấu hiểu hành động

Xây dựng cách động viên

Đánh giá thái độ của bạn

Hãy là một người quản lý tốt


Tăng cường, cải thiện năng lực giao tiếp

Tạo ra môi trường văn hoá tổ chức: Không phê phán, kết án

Tạo dựng thành công sự hợp tác tích cực

Khuyến khích sáng tạo, tư duy
âự lie
Động viên, khích lệ cấp dưới

Ghi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung
quanh

Khuyến khích, động viên cá nhân, nhóm

Ngăn chặn những nguy cơ, hiện tượng bị nản chí, “ làm nhục ý chí”

Cách thức giải quyết với những đối tượng “gây nhiễu”

Xem xét, đánh giá một cách công tâm, khách quan

Giao thêm nhiều việc, tăng thêm quyền hạn, phát triển nghề nghiệp

Tán thưởng những thành tựu

Phát hiện ra những thành tựu xuất sắc

Động viên thông qua những thay đổi

Tiếp tục duy trì chế độ động viên, khuyến khích cao độ

 Bạn có phải là người huấn luyện viên “cừ khôi” hay là …? !
Quản lý nhóm hành
động/công tác

Thấu hiểu cách làm việc của nhóm

Thiết lập nhóm công tác

Nâng cao hiệu suất hoạt động của
nhóm

Hãy làm việc vì tương lai
Quản lý nhóm hành
động/công tác

Thấu hiểu cách làm việc của nhóm

Điều gì mang lại cho một nhóm vững mạnh, tốt

Hãy tạo/ ghép nhóm với công việc được phù hợp

Phân tích vai trò của nhóm

Cân bằng các kỹ năng trong một nhóm
 Thiết lập nhóm công tác

Thiết lập mục tiêu của nhóm

Cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm


Thiết lập niềm tin của nhóm

Tối đa thành quả công việc

Tạo lập nhóm tự quản

Đảm nhận nhóm đã tồn tại
Quản lý nhóm hành
động/công tác

Nâng cao hiệu suất hoạt động của nhóm

Phân tích động thái của nhóm

Tạo sự liên kết trong nhóm
 Đối mặt với các vấn đề

Cải tiến năng lực nhóm, lựa chọn nhóm trưởng

Hãy làm việc vì tương lai

Đo lường thành quả của nhóm

Theo dõi quá trình hoạt động của nhóm

Huấn luyện nhóm, Áp dụng cách điều chỉnh

Lên kế hoạch tương lai cho nhóm, tán thưởng