Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 3

1
1
CHƯƠNG 3:
KỸ NĂNG GHI CHÉP

Đặt vấn đề.

Ghi chép từ một bài nói

Ghi chép từ một văn bản (tham
khảo từ các tài liệu).

Thực hiện một báo cáo.
2
2

Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông
tin. Có hai phương thức:

Ghi chép từ bài nói của một diễn giả.

Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo.

Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh
thần, nhằm biên soạn một sản phẩm sẽ được sử dụng
lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ý tưởng)
ban đầu.

Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử
dụng nó có phù hợp những gì mà ta mong muốn.


Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là
việc cơ bắp.
3.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
3
3
3.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI

Khó khăn

Các bước chuẩn bị.

Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ghi chép

Biết cách khai thác các điều đã ghi
4
4

Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau.

Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút

Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ
theo phương pháp và tốc độ của mỗi người.

→ Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý
chính).

Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc

Nghe - Hiểu - Phân tích - Chọn lựa - Ghi nhớ bằng

việc ghi chép lại.

Không tồn tại các thủ thuật chung

Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp
riêng.
3.2.1 KHÓ KHĂN GHI CHÉP TỪ BÀI NÓI
5
5

Chuẩn bị phương tiện vật chất:

Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập…

Chuẩn bị tinh thần

Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác - khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rời rạc hay
không sử dụng được.

Phải có thái độ chăm chú lắng nghe - luôn chú ý và tập trung tư tưởng.

Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có được tài liệu trước thì sẽ
dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn.

Tập luyện ghi chép

Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất

Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc hoặc bố cục của bài nói:


Lời mở đầu.

Các đoạn chuyển tiếp.

Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn.

Tổng hợp từng phần.

Kết luận.
3.2.2 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ
6
6
Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất:
1) Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ:

dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc.

Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu.

Trong trường hợp bạn không theo kịp, cứ tiếp tục theo dõi và
gạch dưới những gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi
các câu này bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng
cách hỏi các người nghe khác.
2) Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt.

Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ giữ lại các từ ngữ có
nghĩa. Bỏ cách ghi chép từng từ một.

Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày.


Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt và tổng hợp.

Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi
chép tốc ký.
Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt để ghi
ngắn gọn và đủ ý.
7
7
3) Biết thích ứng với diễn giả khác nhau

Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của
diễn giả và những quan tâm của diễn giả trong việc
nắm bắt thông tin của người nghe.

Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép
được dễ dàng như:
•
Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống.
•
Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu (nếu
có) tốt.
•
Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ
thống.
8
8
Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải:

Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn.


Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày

Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố có khả năng giúp ta
hiểu rõ bài nói của diễn giả (thông báo đề tài, các
đoạn chuyển mạch…).

Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề
và cố làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc
bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở,
tài liệu liên quan.
9
9

Cấu trúc của bài nói

Các hình thức ngôn từ

Các chữ then chốt và các từ
hữu ích:

Danh sách chỉ dẫn các cụm từ

Đoạn chuyển mạch (chuyển
tiếp)
3.2.3 CÁC YẾU TỐ GIÚP CHO VIỆC GHI CHÉP
10
10
Cấu trúc của bài nói

Cần nhận thấy những phần

khác nhau trong khi ghi chép.
Điều này càng dễ khi diễn giả
báo trước dàn bài và viết nó
lên bảng

Tầm quan trọng của dạng cấu
trúc này:

Trong khi ghi chép người ghi
có phong cách tích cực
(phản xạ thuận lợi cho việc ghi
nhớ)

Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện
được sự rõ ràng của nó.
11
11
Các hình thức ngôn từ

Người trình bày có khuynh hướng nhờ đến
một số kỹ thuật để nhấn mạnh các thông điệp
của mình như: Lặp đi lặp lại, nói một cách
dông dài chứng tỏ rằng những điều muốn nói
là quan trọng (nhấn mạnh). Người ghi cần gạch
dưới hay làm dấu ký hiệu.

Những ví dụ cụ thể, các minh hoạ, các giai
thoại: người viết nên ghi như là tham khảo.

Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như : cần

lưu ý rằng, cần xác định chính xác là v.v… Nó
chỉ ra rằng những điều tiếp theo là quan trọng,
người viết cần ghi nhớ.
12
12

Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả
những ý tưởng hay những thông tin quan
trọng.

Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn
cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn:
nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc.
Các chữ then chốt và các từ hữu ích
13
13

Đoạn mở đầu: Các công thức vào đề:“chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “điểm
khởi đầu là” v.v…

Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt, một bên là, điều nên biết đầu tiên
là v.v…

Chuẩn bị cho một phản biện: nó có thể là, tuy nhiên, thật rằng, nếu như v.v…

Đưa ra minh chứng: ví dụ, chẳng hạn v.v…

Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõ rằng là v.v…

Đoạn chuyển mạch (chuyển tiếp) chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nói trước đây

và những gì sắp đề cập đến:

Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặt khác v.v…

Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn …

Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy.

Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó v.v…

Khi cần nói về sự nghịch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại.

Hoặc khi khẳng định cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũng như, vả lại

Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà ta không muốn
nhắc lại nhưng ta khẳng định và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một
khởi điểm v.v…

Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt kê, kết
luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra v.v…
Danh sách chỉ dẫn các cụm từ
14
14

Ngay buổi đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi
chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung
đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu.

Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ sung
khiếm khuyết, những thiếu sót và tạo ra các liên hệ

logic.

Nếu không làm thế thì các điều ghi chép có nguy cơ
không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến
nó.
3.2.4 Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:
15
15
3.3 Ghi chép từ một văn bản
(tham khảo từ các tài liệu)

Các khó khăn và thuận lợi

Kỹ thuật ghi chép cho từng loại

Các hình thức ghi chép

Dàn bài của báo cáo
16
16
1.Thuận lợi:

Đọc tài liệu dễ tiếp nhận hơn khi nghe người khác trình
bầy để ghi chép và tóm tắt.

Có nhiều tài liệu tham khảo và chọn lựa.
2. Khó khăn:

Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu.


Đôi khi tham lam viết quá dài.

Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để
tham khảo.

Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định
các vấn đề cần truyền đạt.
3.3.1 Các Khó khăn và thuận lợi
17
17

Chuẩn bị phương tiện.

Giấy viết, bút, thước v.v…

Bàn ghế

Các tài liệu cần thiết

Tinh thần tập trung

Chú ý: Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng
một trang giấy để quá trình viết không bị
xáo trộn các ý tưởng.
3.3.2 Kỹ thuật ghi chép
18
18

Có hai hình thức ghi chép:


Ghi chép để chuẩn bị cho một bài nói như: bài tổng
kết , bài báo cáo trước hội nghị, bài bảo vệ dự án,bài
giảng cho một buổi học v.v…

Ghi chép để hình thành một văn bản, một tài liệu, dự
án, một tác phẩm, một công trình một nghị quyết, văn
kiện, giáo trình hoặc thuyết minh luận án v.v …

Lời khuyên:

Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả
hay cử toạ: những thông tin mà họ không biết hay
cần biết sẽ giới thiệu trong bài trình bày của mình.

Dù tài liệu dùng để nói hay viết thành văn bản yêu
cầu phải :

Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng.
Các hình thức ghi chép:
19
19
Ghi chép cho bài nói thì yếu tố quan trọng đó là:

Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính

Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết mà người ta muốn tiếp
nhận.

Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic.


Viết ngắn gọn dễ đọc (kiểu tốc ký, gạch đầu dòng ).

Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn, dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt các phần sẽ được minh hoạ
bằng hình ảnh hay đèn chiếu.

Viết trên giấy một mặt rộng rãi

Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên
được ghi chú một cách có hệ thống.

Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được sắp xếp theo thứ tự sao cho
dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu).

Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý.

Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần).

Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu.

Ví dụ :

Vấn đề MA TUÝ bao gồm: tác hại, lợi nhuận, tình hình buôn lậu, chế biến, tình hình cai nghiện v.v…

Tăng học phí: nâng cao chất lượng học tập, thất học…
Những yếu tố quan trọng cần ghi chép
20
20
Ghi chép để làm tư liệu
Để làm một báo cáo, một công trình, một dự án hay một bài
giảng v.v… thì những yếu tố quan trọng là:


Phải tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề ra

Tạo thành một bài hoàn chỉnh.
Muốn vậy cần phải:

Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic, lấy tư liệu từ các tài liệu
đã đọc theo nội dung và mục tiêu, yêu cầu như: Các số liệu,
dữ liệu,công thức, bảng biểu v.v…

Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài
viết, trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ
đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra.

Viết thành các chương mục theo dàn bài đã co, từ đó hình
thành các văn bản mạch lạc, câu văn hoàn chỉnh, chú ý tránh
các lỗi chính tả , viết hoa lung tung, dấu chấm, dấu phẩy, chấm
xuống dòngv.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu, viết
tắt khó đọc.
21
21

Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần
phải:

Với tài liệu ngắn nên đọc toàn bộ.

Tài liệu dài nên đọc lời nói đầu, lời giới thiệu tóm tắt, đọc một vài
chương quan trọng, đọc kết luận của tài liệu v.v… dựa vào mục tiêu đặt
ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm

tắt đưa vào bài viết theo từng đoạn.

Khi đọc: cũng trích từng phần theo dàn bài

Từ đoạn nhập đề .

Đoạn giới thiệu

Đoạn chuyển mạch .

Đoạn kết luận.

Cần chú ý các câu then chốt, các chữ hữu ích.

Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt và các đoạn quan trọng được
trích từ văn bản nghị quyết, nghị định, chỉ thị v.v…Ví dụ :

Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “ Những Người Khốn Khổ
“của nhà đại văn hào Pháp VICHTOHUYGO

Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người Cộng sản PAVEN
CÔSGHIN trong “Thép Đã Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI
ÔSTÔTSKI.
22
22

Các yêu cầu thực tế cho bài viết.

Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh
thực tế (nếu là các giải pháp, các nghị quyết, các nghị định, chỉ thị

v.v…)

Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo, trích dẫn từ đâu,
trong sách nào, trang nào ( như các số liệu, công thức, các định lý,
định luật, các câu nói nổi tiếng v.v…)

Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài
liệu được tóm tắt.

Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để
riêng mỗi ý tưởng một phiếu.

Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận
trang, tên tài liệuv.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các
tài liệu đó để sử dụng.

Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần.
23
23
3.3.3 Thực hiện một báo cáo

Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng.

Những điều thực hiện trong báo cáo (thuyết minh)

Báo cáo kỹ thuật.

Định nghĩa.

Thu thập thông tin.


Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo.

Soạn thảo một báo cáo
24
24

Lời nói đầu

Đặt vấn đề: nêu mục đích của báo cáo

Các phần cần được giải quyết: Các chương của báo cáo

Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sử
dụng, lời khuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có)

Tài liệu tham khảo:

Tên tác giả

Năm xuất bản

Số series xuất bản (nếu có)

Ghi theo thứ tự vần

Mục lục
a) Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng
25
25


Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người
khác không đọc được hoặc không hiểu, chữ không được viết hoa
lung tung, không được tẩy xóa tùy tiện.

Câu văn gọn, không dài dòng.

Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc
rành mạch.

Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối.

Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến
100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thức hoặc số của
hình theo từng chương. Mục đích là để dễ theo dõi và gọi chúng lại ở
các phần sau.

Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng.

Các trích dẫn, hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì
cần phải làm các ký hiệu tham khảo [ ], Ví dụ: Công thức (5) hay hình
(6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần
cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo.
b) Những điều yêu cầu thực hiện trong báo
cáo (hoặc thuyết minh)