Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 5

1
1
CHƯƠNG 5:
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Đặt vấn đề.

Kỹ năng thuyết trình.

Những hình thức hội họp cơ bản.

Chuẩn bị cho cuộc họp

Vai trò người chủ trì.

Những yếu tố tâm lý
2
2

Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ
năng cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật.

Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khi quan trọng và
lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương
lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách hoàn hảo
các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích
thích khơi dậy những phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả
đang lắng nghe bạn.

Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn
sẻ thì dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác

hiểu và thuyết phục được người khác.

Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh, nhà điều hành, nhà khoa học hay
một chuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông
đừng bao giờ bạn lúng túng khi bị “đột kích bất ngờ” .

Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh nâng cao uy tín và vị
thế của mình đồng thời cũng giành được niềm tin và sự kính trọng
của mọi người.
5.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
3
3
5.2 Kỹ năng thuyết trình.

Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình.

Thuyết trình.
4
4
5.2.1 Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình.

Để chuẩn bị thuyết trình, đòi hỏi người thuyết trình phải có và
nắm vững một vốn kiến thức sâu rộng, một lượng thông tin
phong phú vì chủ đề sẽ trình bày.

Các nhà sư phạm thường nói :” Phải biết biển mới nói đến sông “.

Rõ ràng là người thuyết trình phải xác định rõ mục tiêu của đề tài,
đó là điều cốt lõi


Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình
trình bày và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốn
truyền tải đến người nghe.

Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và
đặc biệt có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả
làm họ say mê và hứng thú khi tiếp nhận thông tin.

Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù, tìm hiểu
động não, tưởng tượng, sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn
bị thuyết trình, chính sự chuẩn bị tốt sẽ đảm bảo thành công 50%
khi đứng trước đám đông.
5
5
5.2.2 Thuyết trình

Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tĩnh, tự
tin, chủ động và sáng tạo trong ứng xử Khi thuyết trình cần chú ý
một số vấn đề

Ngôn ngữ – ngọai hình

Diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng
sâu sắc cho thính giả, trang phục gọn gàng, lịch sự, nét mặt tươi vui và hơi
mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ mạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm và quan hệ
thân tình với mọi người.

Nếu ăn mặc chểnh mảng, tóc tai không gọn gàng …thì chỉ làm cho mọi người
khó chịu, người nghe sẽ cho là bạn coi thường họ.


Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì sự
thành công đã nằm trong tầm tay của bạn.

Tư thế

Khi được mời lên thuyết trình , bạn nên bước ra chững chạc , không quá
nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyết trình một cách thỏai mái.
Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần mà nên đưa mắt quan
sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao lưu tình cảm đầu tiên đối
với họ.

Đặt bài chẩn bị thuyết trình lên bàn, hai tay buông xuôi thanh thản tự
nhiên. Không bồn chồn, hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn, thở sâu nhưng
nhẹ nhàng.
6
6
Thuyết trình (tt)

Nhịp cầu của mắt.

“ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, đúng như vậy, giao tiếp qua
ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng, trực tiếp
và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một
nhịp cầu nối liền người nói với người nghe.

Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có
thể nhận biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông
điệp đầy ý nghĩa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự
đồng tình, khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt.


Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ
đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe, tín hiệu cho
thấy kênh giao tiếp chưa được mở. Qua đó bạn cần thay đổi
cách tiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan
tâm đến vấn đề bạn đang trình bày.
7
7
Thuyết trình (tt)

Ngữ điệu của giọng nói.

Giọng nói là công cụ giao tiếp chính, có người có
giọng nói tốt do bẩm sinh.

Thanh quản là bộ phận cố định, còn các bộ phận
linh họat trong phát âm là : môi, hàm và lưỡi, nếu
một trong ba bộ phận này không họat bát thì người
nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chích xác,
không chuẩn.

Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình
cần phải rèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc
vừa đủ to để nghe trong khoảng 10 phút.

Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy
hơi và chia ý bài nói nhằm làm cho người nghe dễ
tiếp thu.
8
8

Thuyết trình (tt)

Khi nói cần chú ý :

Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai ( nói
ngọng ) … dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn.

Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng.

Không nói quá nhanh hoặc quá chậm, tốc độ trung bình từ 125
– 140 từ/phút.

Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù
hợp với bối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp
của bạn đến thính giả. Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn
chán và dễ ngủ gật.

Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi trong cổ họng để có
giọng nói trầm mà vang xa .

Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghĩa
như :” cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như
là “; “ nói thật chứ “ v.v…Đây là một cố tật khó chữa cần rèn
luyện và vứt bỏ chúng.
9
9
Thuyết trình (tt)

Sự đồng cảm của thính giả.


để ước lượng tuổi tác , giới tính cách trang phục và mối quan
tâm của thính giả, xem dây có phải là một tập thể hăng say
chờ đợi nghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là tốp người không
mấy thân thiện , rầu rĩ , ủ dột vì phải cưỡng bách đến ngồi đây.
Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách.

Trực giác nhạy bén, lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để
trở thành diễn giả thông minh,bạn cần vận dụng để chọn cách
tiếp cận thích hợp với cử tọa. Cần truyền đạt những điều mà
cử tọa quan tâm, đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyện
vui, chuyên vui này có liên quan đến nội dung bạn đang đề cập
là tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau chóng đồng tình
với bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó.

Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết
trình phải có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có
khả năng sáng tạ, cảm hóa và quyến rũ người nghe.

Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng:

” Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ “.
10
10
Thuyết trình (tt)

Kế họach trình bày

Để tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị bài trình
bày được viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật
“Viết và Nói “( sử dụng từ ngữ hợp lý, câu văn hay, diễn đạt rõ ràng ).


Lập kế họach phù hợp và chuẩn bị chu đáo là điều kiện cốt lõi cho
buổi thuyết trình thành công; Chuẩn bị đầy đủ giúp người thuyết trình
vững vàng, tự chủ, không bị hồi hộp, lúng túng.

Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên
đó, ghi thời gian diễn biến từng phần, các mục cần ghi chú như : các
tài liệu, hình ảnh cần minh họa được ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X
10cm ( không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm người nghe
thiếu tập trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra
tiếng động sột soạt ).

Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấn
mạnh, hoặc chỉ đọc một vài đọan như: kết luận, trong khi đọc thỉnh
thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để sự giao tiếp không bị gián
đọan.

Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian, nội dung
bài nói không thừa, không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trình
bày.

Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bài
thuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn.
11
11
5.3 NHỮNG HÌNH THỨC HỘI HỌP CƠ BẢN
Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi
họp thuộc loại hình nào.
Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi
tham dự nó.

Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục
tiêu của cuộc họp:

Cung cấp thông tin: họp phổ biến thông tin từ trên xuống.

Tiếp nhận thông tin: thu nhận thông tin từ dưới lên

Tìm giải pháp cho vấn đề.

Ra quyết định tiến tới hành động.

Hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm
12
12
5.3.1 Họp để cung cấp thông tin

Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống: Một người
truyền đạt các thông tin cho một nhóm người.

Không phản hồi

Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu
ý kiến, không trình bày tình cảm của mình.
Ví dụ: Họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh…

Có phản hồi:

Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự
được đặt câu hỏi, cho ý kiến thảo luận cho các vấn đề được
nêu.


Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối thoại là cả thời gian
gay cấn, người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn.
13
13
5.3.2 Họp để thu nhận thông tin:

Tập hợp thông tin từ dưới lên :

Người điều hành sẽ tiếp nhận thông
tin đối với những người đã tiếp xúc
thực tế.

Do vậy họ có thể nắm bắt những gì
xảy ra trên hiện trường trước khi đi
đến một quyết định.
14
14
5.3.3 Tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề
Họp – bàn luận (hội họp bàn luận):

Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt, nhằm đưa ra một hay nhiều
giải pháp.
Họp nghiên cứu tình huống:

Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ, tài
liệu, người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp.

Trong buổi họp cho phép mỗi người trình bày các phân tích, các suy
nghĩ của mình và từ đó tập thể sẽ suy tính để đưa ra một giải pháp

hợp lý.
Động não:

Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo.

Nó thường được sử dụng bởi các tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ
chất lượng,các đội nhóm chịu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới
hay xem xét lại các sản phẩm đang có.

Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn

Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sự kiểm
duyệt.

Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị.

Ra quyết định: cả nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêu đã đưa ra hay
bằng sự thoả thuận của tập thể.
15
15
Tìm kiếm giải pháp (tt)

Nhóm Balint:

Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp
nhau lại định kỳ.

Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải
quyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá
trình làm việc.


Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ
gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể.

Dưới sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp,
nhóm sẽ suy nghĩ về các giải pháp.

Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ
đó mỗi thành viên sẽ thích ứng được khi gặp đúng
vấn đề này trong một ngày nào đó.
16
16
Tìm kiếm giải pháp (tt)

Phillips 66

Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn
nhận được sự tham gia tích cực của một nhóm
đông người hay khi có sự đối nghịch giữa các ý
tưởng - hoặc sự đối nghịch của các cá nhân, nó làm
cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một
vấn đề có giới hạn rõ ràng.

Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó
đề nghị cử toạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người).

Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với nhau dưới sự
hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phút
hay nhiều hơn )và chỉ định một báo cáo viên trình
bày những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ra trước

tập thể hội nghị.
17
17
5.3.4 Ra quyết định tiến đến hành động

Họp để lấy quyết định: Việc này tiến hành qua bốn giai
đoạn:

Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin).

Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)

Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo).

Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn).

Họp có tính chất chiến lược:

Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái
ngược nhau.

Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm
khác.

Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, duy trì
được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ
phía đối thủ.
18
18
5.3.5 Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm

Muốn vậy ngay trong nhóm cần có:

Động lực của nhóm:

Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể
và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể.

Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và
mình hiểu người khác.

Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung là hoàn toàn tự do
với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn đề của nhóm.

Phân tích cơ chế:

Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên, bằng
cách kiểm tra sự ảnh hưởng của cơ chế đối với hành vi của họ.

Phân tích khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển tốt, có một cái
gì đó tắc nghẽn.

Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đã ngăn cản sự tiến triển của
nhóm.
19
19
5.4 Chuẩn bị cho cuộc họp
Đó là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành
công hay thất bại cho một buổi họp

Chuẩn bị mục tiêu cuộc họp.


Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì

Chuẩn bị thành phần tham dự.

Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp
20
20
5.4.1 Mục tiêu cuộc họp

Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc các tham dự
viên mong muốn hay chỉ nhằm đáp ứng ý đồ của một cá nhân?

Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ có tính chất
quyết định cho thành công của cuộc họp, vì mỗi cá nhân đều có
sự hiểu biết khác nhau về tình huống của cuộc họp.

Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là vấn
đề chỉ được giải quyết chung với mọi người.

Nguy cơ thất bại khá lớn nếu quyết định họp chỉ xuất phát từ ý đồ
của người tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo phong trào, làm vui
lòng một vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân chủ của tập
thể (hội họp – thủ đoạn).

Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phải trả lời
một cách rõ ràng các câu hỏi sau đây:

Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không.


Tập thể có quyền đề nghị giải pháp hay ra một quyết định không?

Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không.

Tập thể có vui lòng để làm không?
21
21
5.4.2 Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì
Người chủ trì buổi họp phải:

Xác định rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp.

Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển qua các
giai đoạn).

Chuẩn bị một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và định
thời gian cho từng mục.

Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tán
thành và ngược lại.

Biết tạo hào hứng cho tập thể

Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn
mạnh và suy nghĩ về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu
lên cũng như những dự kiến giải pháp đưa ra.

Trường hợp cần thiết nên có một số tài liệu tham khảo và phải
chuẩn bị sẵn sàng cho từng tham dự viên.
22

22
5.4.3 Chuẩn bị của người tham dự

Mục đích của sự chuẩn bị sẽ cho phép:

Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp.

Mỗi người tham dự có thể suy nghĩ trườc về vấn đề
được đặt ra.

Người chủ trì phải gửi đến mỗi người tham dự:

Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và địa
điểm nơi xảy ra cuộc họp.

Chương trình nghị sự phải rõ ràng và chi tiết cùng
với những đề nghị tham gia của tham dự viên.

Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung:

Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày.

Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo
của họ về các vấn đề đặt ra.
23
23
5.4.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất

Cần phải chuẩn bị tốt các bảng biểu, phương tiện nghe
nhìn hỗ trợ cần thiết cho cuộc họp.


Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ
thuật cuộc họp đã được lựa chọn.

Nó có thể sửa đổi ngay trong buổi họp (trường hợp
họp Phillip 66 chẳng hạn).

Cần nhớ rằng dạng bàn họp hình bầu dục thích hợp
nhất các giao tiếp.

Cũng nên xếp đặt vị trí các tham dự viên bằng cách
dùng các tấm bìa cứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh
gây cho họ những tình huống đối chọi nhau, tránh làm
tăng sự phân chia bè phái, sự cô lập hay nói chuyện
riêng.
24
24
5.5 Vai trò người chủ trì

Những kỹ năng đảm nhiệm của người chủ trì.

Kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì.
25
25
5.6 Yếu tố tâm lý
Những yếu tố tâm lý của thành viên trong nhóm
ảnh hưởng đến cách điều hành cuộc họp:

Trạng thái tình cảm (nội tâm) của thành viên


Các điểm tương đồng của thành viên

Sự tương tác của thành viên.

Sự nắm bắt thông tin của thành viên.

Các vai trò của mỗi thành viên.