làm việc hiệu quả với quy luật pareto

1. Làm việc hiệu quả với Quy luật Pareto
Vào một lúc nào đấy trong cuộc sống, chúng ta sẽ biết qua quy luật 80/20. Khá đơn giản, vì quy
luật này nói lên rằng với 20% nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả cuối cùng. Có thể bạn đã biết đến
quy luật này dưới cái tên “Quy luật Pareto” hay “Quy luật nỗ lực tối thiểu”.
Vào năm 1897, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Italia, trong khi đang học về sự phân
bố của cải và thu nhập tại nước Anh trong thế kỷ 19, đã phát hiện ra, phần lớn diện tích đất đai
và thu nhập được kiểm soát bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội. Trên thực tế, 20% dân số
kiểm soát đến 80% của cải và thu nhập.
Trong những phân tích và nghiên cứu tiếp theo, nhà kinh tế học huyền thoại này đã phát hiện ra
rằng, nguyên tắc này không chỉ đúng trong nhiều quốc gia, giai đoạn lịch sử mà còn đúng với
những gì xảy ra ngay trong khu vườn ông ta. Ở đây, ông ta thấy được, chỉ 20% cây đậu Hà Lan
ông trồng đã cho ra đến 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được.
Từ khi quy luật này ra đời, nhiều nhà nghiên cứu khác đã phát biểu tương tự như: 20% tội phạm
là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội. 20% số người lưu thông trên được tạo ra 80% các vụ
tai nạn. 20% tuyền đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ hàng ngày. 20% những lỗi hàng hoá làm
nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối.
Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe nói rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một
doanh nghiệp.
Tôi tin rằng, các bạn thử quan sát xung quanh mình hay nhìn lại quỹ thời gian hàng ngày, hãy
xem những kết quả bạn đạt được, chúng xảy ra theo quy luật 50/50 hay 80/20?.
Richard Kock, người sáng lập ra Bain&Co. và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20% việc
chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuối
cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”.
Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình
tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên
cách suy nghĩ của quy luật 80/20”.
Luật 80/20 trong cuộc sống kinh doanh
Vài tháng trước, tôi có nói chuyện một người bạn làm trong lĩnh vực in ấn quảng cáo. Anh ta
đang cố gắng mở rộng hệ thống và muốn tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới. Rất tiếc,
anh ta chỉ đủ thời gian để quản lý hệ thống những khách hàng sẵn có, nên chưa thể phát triển
được. Khi tôi nói về quy luật 80/20, anh ta phát hiện ra rằng, chỉ có khoảng 20% khách hàng

đem lại hầu hết lợi nhuận trong công ty. Trong khi, 80% số khách hàng hiện tại chẳng những
không đem lại nhiều lợi nhuận mà đôi khi còn khiến anh ta mệt mỏi. Có thể còn nhiều yếu tố liên
quan đến quản trị doanh nghiệp, xây dựng chiến lược kinh doanh trong trường hợp này, nhưng
điều tôi muốn nói ở đây là, quy luật 80/20 tồn tại trong nhiều trường hợp hiển nhiên, đến mức
chúng ta đôi lúc chẳng nhận ra sự hiện diện chúng.
Ngày nay, mở rộng kinh doanh có lẽ là mong muốn của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên,
trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp dường như luôn thích thú với ngọn núi bên cạnh hơn là
ngọn núi mình đang đứng. Kết quả, họ mất đi sự tập trung cần thiết để duy trì và phát triển thế
mạnh của mình. Trong khi lẽ ra phải tập trung hơn vào sở trường, họ lại thích dàn trải hơn và
trong hầu hết các trường hợp, kết quả kinh doanh thường bi quan hơn.
Trên thị trường, có rất nhiều chủng loại sản phẩm mà ở đây, 20% thương hiệu đứng đầu chiếm
đến 80% thị phần. Đó cũng chính là lý do vì sao tập đoàn GE có lúc đã bán đi tất cả thương hiệu
không phải là đứng đầu hay đứng thứ hai. Trong kinh doanh nói chung và marketing nói riêng,
tập trung luôn là một vấn đề cốt lõi và cần thiết để thành công. Cho dù đó là một thành công về
thị phần, doanh thu hay sự phát triển dài hạn trong tương lai. Vậy ngay hôm nay, hãy xác định
những sản phẩm hay khách hàng nằm trong “Top 20%” của mình và dành cho họ nhiều thời
gian và nỗ lực, bạn nhé!
Nghiên cứu – học tập
Bạn thường đọc một cuốn sách như thế nào? Từ trang này sang trang khác? Như vậy, bạn
đang8020rule.gif lãng phí rất nhiều thời gian của chính mình. Thông thường, 80% những thông
tin có giá trị nhất gói gọn trong 20% nội dung của quyển sách và nó thường chỉ chiếm 20% thời
gian so với khoảng thời gian hầu hết mọi người xem xong toàn bộ quyển sách.
Nếu bạn đọc một quyển sách hay tài liệu để giải trí, tôi khuyên bạn hãy thử đọc mục lục và phần
giới thiệu đầu tiên. Sau đó, là phần kết luận trước khi sang chương đầu, xem qua các biểu đồ,
hình vẽ nếu có. Quay lại phần kết luận một lần nữa và có thể xem chi tiết vài phần bạn cảm thấy
thật sự thú vị. Với cách đọc như vậy, bạn sẽ nắm được nội dung chính yếu nhất của quyển sách.
Tốt hơn nữa, bạn có thể ghi chú lại hoặc làm “slide” tóm tắt về nó. Việc cần và nên làm là, nhớ
xem chúng ta có thể tìm được thông tin cần thiết ở đâu từ tài liệu đã xem trong thời gian ngắn
nhất. Trong thế giới tràn ngập những thông tin quá tải như hiện nay, việc rèn luyện và tuân thủ
theo quy luật 80/20 là cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Xã hội
Hãy ngẫm lại xem, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng, 20% số bạn bè của bạn đem đến cho bạn 80%
niềm vui và sự hài lòng. Có vẻ hơi khó nghe nhưng tại sao bạn không dùng nhiều thời gian gặp
gỡ những người bạn giúp bạn cảm thấy vui vẻ và thoải mái hơn những người bạn khác? Giữ cho
tinh thần thoải mái cũng là một yếu tố rất quan trọng để giữ gìn sức khoẻ và đạt được thành
công trong công việc. Vậy tại sao không áp dụng ngay quy luật 80/20 này vào cuộc sống để xem
bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn như thế nào?
Theo Richard Koch, “Quy luật 80/20, có thể giải phóng bạn. Bạn có thể làm việc ít hơn mà vẫn có
thể kiếm nhiều lợi nhuận hơn, vui vẻ và nhàn nhã hơn”.
Hiện tại, người ta đã nói đến quy luật 90/10. Trên thực tế, 10% dân số thế giới đang nắm giữ
90% tài sản, trong khi 90% dân số còn lại chỉ sở hữu có 10% toàn bộ tài sản trên thế giới. Nỗ
lực tối thiểu đang tạo ra kết quả to lớn hơn, đòi hỏi chúng ta cần phải tập trung cao độ hơn. Nếu
bạn muốn nằm trong số 10% dân số nói trên, tôi tin rằng quy luật này rất cần thiết và hữu ích
cho bạn.
Sau cùng, xin nhớ rằng, cố gắng ít hơn và kết quả cao hơn mới là những điều thật sự tốt. Hãy
bắt đầu tìm kiếm và củng cố 20% của riêng mình để tiếp tục nâng hiệu quả làm việc lên gấp
nhiều lần!