Tạo dựng nhóm làm việc hiệu quả?

Tạo dựng nhóm làm việc hiệu quả?

Về việc thành lập nhóm cùng làm việc, chúng tôi có một số gợi ý tổng quát như sau để
bạn tham khảo:

Để tìm được những người phù hợp cùng cộng tác, đòi hỏi bạn trước hết phải xác định
được công việc/dự án mà nhóm sẽ làm, mục đích cuối cùng mà công việc này nhắm đến
là gì. Sau đó, căn cứ vào mục tiêu lớn, bạn chia thành những mục tiêu nhỏ, cụ thể hơn và
phân tích xem để đạt được những mục tiêu đó bạn cần phải làm những gì và theo những
bước cụ thể như thế nào.

Từ đây, bạn sẽ xác định tiếp mình cần bao nhiêu người cùng cộng tác, những người đó sẽ
đảm nhiệm những công việc gì, cần phải có chuyên môn, kinh nghiệm và tố chất như thế
nào để làm tốt những công việc ấy. Bạn cũng cần xác định thời gian thực hiện công
việc/dự án là bao lâu và đến thời điểm nào sẽ cần nhân lực vào những việc gì để có kế
hoạch phân bố công việc và nhân công cụ thể.

Tiếp theo, bạn cần dự trù kinh phí thực hiện hoặc mức thù lao có thể chi trả cho những
người tham gia cộng tác. Bạn sẽ phải cân đối kinh phí và yêu cầu nhân lực để lên kế
hoạch thu hút người cộng tác sao cho hợp lý nhất.

Một khi đã tìm được người, vấn đề tiếp theo rất quan trọng là làm sao duy trì và điều
hành nhóm làm việc hiệu quả nhất. Khi đó, trưởng nhóm cần biết tổ chức con người và
tài nguyên cho các công việc và chọn phong cách lãnh đạo phù hợp. Cụ thể, trưởng nhóm
cần xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ, các thành viên trong nhóm luôn trung thực và thể
hiện sự quan tâm chăm sóc lẫn nhau.

Người trưởng nhóm cũng cần phải có sự nhạy cảm nhất định đối với các nhu cầu, thái độ
và tình cảm của các thành viên trong nhóm. Điều này đòi hỏi bạn không chỉ biết lắng
nghe, quan sát mà còn phải sâu sát với đồng nghiệp của mình.

Trong quá trình làm việc, với vai trò là trưởng nhóm, bạn cần thiết lập mục tiêu chung và
nhất quán cho cả nhóm, giúp các thành viên còn lại xác lập mục tiêu cá nhân phù hợp.
Bạn cũng cần phải sáng tạo và chủ động trong công việc, luôn khuyến khích và tạo điều
kiện cho mọi người phát huy tính sáng tạo của chính bản thân họ, đồng thời phải có chế
độ thưởng phạt công minh.

Một điều quan trọng nữa là bạn cũng phải biết chấp nhận thoả hiệp nếu có sự khác biệt.
Mỗi người là một cá thể riêng biệt và không thể nào đòi hỏi họ phải suy nghĩ và có cách
làm việc giống như bạn. Chấp nhận sự khác biệt để thông hiểu và phối hợp làm việc với
nhau sao cho hiệu quả là điều rất quan trọng khi làm việc chung.

Bên cạnh đó, truyền thông hiệu quả cũng là một trong những yếu tố rất quan trọng trong
quá trình làm việc nhóm. Thiếu truyền thông hoặc công tác truyền thông yếu kém khiến
mọi người không nắm được mục tiêu, yêu cầu công việc dẫn đến không hoàn thành đúng
kế hoạch. Quá trình truyền thông nội bộ đòi hỏi trưởng nhóm vừa khéo léo vừa linh hoạt
nhưng cũng phải dứt khoát; trưởng nhóm nên biết khi nào cương, khi nào nhu để đạt hiệu
quả truyền thông cao nhất.

Trên đây là những gợi ý sơ lược đối với việc xây dựng nhóm làm việc. Đọc thì thấy đơn
giản nhưng thực tế áp dụng sẽ đòi hỏi bạn và các thành viên phải kiên trì và nỗ lực rất
nhiều mới có thể thành công.