Báo cáo thực tập công ty tnhh dịch vụ giao nhận song song

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH
VỤ GIAO NHẬN SONG SONG
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH dịch vụ giao nhận
Song Song:
Trong thời đại ngày nay, ngành kinh tế dịch vụ đã mang lại lợi nhuận cao và
ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong GDP của hầu hết các nước trên thế giới, nhất
là những nước có trình độ phát triển cao.
Dịch vụ giao nhận vận tải là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ
giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi,
làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận
theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận
khác (gọi chung là khách hàng). Sự phát triển của nền sản xuất đòi hỏi sự phát triển
tương xứng của lưu thông, thương mại. Trong đó giao nhận vận tải chiếm vị trí rất
quan trọng. Trong mọi nền kinh tế của từng quốc gia hay nền kinh tế toàn cầu, giao
nhận vận tải bất kể là đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ được ví như mạch
máu đối với một cơ thể sống, bảo đảm cho quá trình lưu thông hàng hóa luôn được
xuyên suốt.
Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thị
trường về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như nhu cầu chuyên chở
hàng hóa cũng không ngừng phát triển theo.
Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trong những năm vừa qua, và đặc
biệt là từ khi Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức Thương mại Quốc tế WTO vào
năm 2006, thị trường giao nhận vận tải Việt Nam đã có những bước phát triển vượt
bậc, ngày càng nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải ra đời nhằm
.
SV: Lê Thanh Hóa
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
đáp ứng cho nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Và công ty
TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG cũng là một trong những công ty ra đời trong

hoàn cảnh trên.
Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG được thành lập năm 2007
theo Giấy phép kinh doanh số 4102056344 đăng ký ngày 29/11/2007 do Sở Kế hoạch
và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
- Tên viết tắt : SS Logistics Co., Ltd.
- Tên đối ngoại : Parallel Logistics Company Limited
- Loại hình DN : Công ty TNHH một thành viên
- Địa chỉ : 24 Trần Khánh Dư St., Tan Dinh Ward, Dist 1, HoChiMinh City,
Vietnam
- Điện thoại : 088451950
- Email :
- WebSite : www.s2s.vn
- Mã số thuế: 0305353112
- Ngày cấp Giấy phép kinh doanh : 29/11/2007
- Người đại diện Pháp luật : Ông Trần Việt Cường, thường trú tại: 518D Tổ
15, Khu phố 02, Phường Phước Long A, Quận 9
Cũng như các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn lấy phương châm: “Đảm bảo
uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi” làm phương châm
phục vụ khách hàng. Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động , công ty đã tạo dựng
cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách
hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty không những mở rộng
được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý vận
tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch
vụ gom hàng lẻ( là dịch vụ thu gom nhiều lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau để
xếp đầy 1 container, nhằm tiết kiệm chi phí, bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong suốt
quá trình vận chuyển)…
.
SV: Lê Thanh Hóa
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam

Ngoài văn phòng chính Công ty còn có văn phòng đại diện ở TP Hải Phòng,
được thành lập vào ngày 16/09/2010
1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty
1.2.1. Dịch vụ vận tải:
 Vận tải nội địa
 Đại lý vận tải quốc tế bằng
đường biển và đường hàng
không
 Cung ứng và sửa chữa tàu
biển
1.2.2 Lĩnh vực thương mại:
 Nhập khẩu hàng hóa
 Xuất khẩu hàng hóa
1.2.3 Dịch vụ giao nhận:
 Giao nhận hàng hóa nội địa.
 Đại lý giao nhận hàng hóa
XNK bằng đường biển, hàng
không, đường bộ
 Dịch vụ thu gom hàng lẻ
 Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu : thay mặt khách
hàng làm thủ tục Hải Quan và các giấy tờ cần thiết ( Giấy chứng nhận
xuất xứ, quy cách, chất lượng, giấy phép làm thủ tục Hải quan tại các
cảng biển…vv)
 Dịch vụ ủy thác XNK.
Có thể thấy chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty là rất rộng lớn. Song
trên thực tế, do điều kiện của doanh nghiệp còn hạn chế( về vốn, công nghệ, nhân lực,
.
SV: Lê Thanh Hóa
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam

kinh nghiệm ) nên hoạt động của công ty chỉ chủ yếu tập trung vào lĩnh vực kinh
doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa XNK với 2 mảng đem lại nguồn lợi nhuận
chủ yếu là : Đại lý giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển, hàng không, đường bộ
và Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v…
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty)
Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thống
được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là Phó Giám
.
SV: Lê Thanh Hóa
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
đốc và dưới Phó Giám Đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo
mô hình kinh doanh rộng.
(Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty)
Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng
sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ
có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc.
Giám đốc : sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn
chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Phó Giám Đốc : là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo
trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hổ
trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định.
Phòng kinh doanh: bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là
phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các
.
SV: Lê Thanh Hóa
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện

công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu
trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách
hàng của công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp
vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín
với khách hàng
Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn
thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành
tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc
với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng Marketing : Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm
kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng. Phòng Marketing có vai trò
rất quan trong trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều
hợp đồng có giá trị cho công ty. Tuy phòng Marketing có hai chức năng riêng biệt,
nhưng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chưa có sự phân chia thành các bộ phận
riêng biệt. Các nhân viên phòng Marketing vừa là người bán hàng trực tiếp vừa là
người chăm sóc khách hàng.
Phòng kế toán : Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo
các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và
hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của Phó Giám
đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng
trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
1.4 Tình hình nhân sự của công ty
Ra đời và hoạt động chưa được bao lâu, và hoạt động với quy mô vừa và nhỏ,
do vậy công ty chưa xây dựng được phòng nhân sự chuyên biệt, mà chỉ có cán bộ
chuyên trách chịu trách nhiệm về nhân sự. Tuy nhiên đội ngũ lao động của công ty
phần lớn đều đã tốt nghiệp Đại Học uy tín như ngoại thương,ĐH Kinh Tế TPHCM,
ĐH Ngoại Thương, CĐ Kinh Tế Đối Ngoại, CĐ Tài Chính Hải Quan mặc dù còn
thiếu kinh nghiệm song họ đã có những bước phát triển nhất định cùng với sự trưởng

thành của công ty. Một điểm nổi bật khác nữa là: tuổi đời còn khá trẻ, biết sử dụng
.
SV: Lê Thanh Hóa
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
thành thạo máy vi tính và có khả năng giao tiếp về ngoại ngữ, công ty luôn có chính
sách đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên của mình được cập nhật những kiến thức mới
nhất.
Bảng cơ cấu lao động trong công ty.
Tổng Theo giới
tính
Theo trình độ Theo độ tuổi
Nam Nữ Thấp
hơn Đại
Học
Đại học
và trên
Đại học
Dưới
30
tuổi
30-35 Hơn
35
tuổi
Số lao
Động
10 8 2 2 8 8 1 1
Tỷ lệ
%
100 80 20 20 80 80 10 10

( Nguồn: Phòng kế toán)
1.5 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (2010-2012)
- Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty các năm 2010 - 2012
Đơn vị tính: VNĐ
Năm
Chỉ tiêu
2010 2011 2012
Doanh thu 1.553.628.637 1.812.420.845 2.227 854.138
.
SV: Lê Thanh Hóa
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Chi phí 776.492.530 1.066.506.329 1.306.235.111
Lợi nhuận trước thuế 777.136.107 745.914.516 921.619.027
Lợi nhuận sau thuế 525.011.993 607.582.075 700.430.460
( Nguồn: Phòng kế toán)
Nhận xét:
Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây đạt hiệu
quả tốt, doanh thu tăng đều qua các năm : 2010-2011 tăng 14,3%, 2011-2012 tăng
18,6%. Tỷ suất chi phí trên doanh thu các năm: 49.9 % năm 2010, 59% năm 2011,
58,6% năm 2012, có thể thấy chênh lệnh tỷ suất chi phí so với doanh thu năm 2011 và
2012 cao hơn so với năm 2010 ( tăng ~10%), lý do chính là năm 2010 xảy ra khủng
hoảng kinh tế toàn cầu, gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến các thị trường xuất, nhập khẩu
của các doanh nghiệp Việt Nam, trong hoàn cảnh ấy, công ty đã chủ động cắt giảm các
khoản chi phí. Đến năm 2011, nền kinh tế thế giới đã có sự hồi phục đáng kể, để gia
tăng lượng khách hàng công ty đã đẩy mạnh công tác quảng cáo, do đó làm gia tăng
chi phí bán hàng, nhưng bù lại doanh thu của công ty có sự cải thiện rõ rệt.
.
SV: Lê Thanh Hóa
8

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
(Biểu đồ hoạt động kinh doanh của công ty các năm 2010 – 2012)
- Cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ
Năm
Chỉ tiêu
2010 2011 2012
Doanh thu 1.553.628.637 1.812.420.845 2.227.854.138
Đại lý vận
tải quốc tế
692.350.605 44,5% 701.342.569 38,7% 732.534.362 32,8%
Dịch vụ đại
lý giao
nhận
497.161.163 32% 624.968.338 34,4% 779.748.948 34,9%
Dịch vụ
thủ tục
hàng hóa
XNK
215.325.342 13,8% 260.598.310 14,3% 321.973.512 14,4%
Các loại
hình khác
148.791.527 9,5% 207.511.628 11,6% 393.633.316 17,6%
(Nguồn: Phòng kế toán)
Từ năm 2010 loại hình đem lại lợi nhuận lớn cho công ty là làm đại lý giao
nhận cho các hãng vận tải (chiếm 44,5%) , tiếp sau đó là dịch vụ giao nhận hàng hóa
XNK ( chiếm 32%), dịch vụ thủ thục hàng hóa XNK (13,8%) các loại hình còn lại chỉ
chiếm 9,5 %. Tuy nhiên sang năm 2011, và đặc biệt là năm 2012 cơ cấu doanh thu các
loại hình dịch vụ của công ty có sự chuyển biến rõ rệt, nếu trong năm 2010 tỷ lệ doanh
thu trong lĩnh vực làm đại lý giao nhận chiếm 44,5%, thì đến năm 2011 tỷ lệ này là
.

SV: Lê Thanh Hóa
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
38,7%, năm 2012 là 32,8%, thay vào đó công ty tập trung phát triển loại hình dịch vụ
đại lý giao nhận hàng hóa XNK và mở rộng các loại hình khác liên quan đến dịch vụ
giao nhận XNK( giao nhận hàng hóa nội địa, thu gom hàng lẻ, ủy thác XNK…),
nguyên nhân do việc làm đại lý vận tải có những khó khăn nhất định mà trong thời
gian ngắn công ty chưa thể giải quyết được như việc các hãng tàu đòi hỏi đại lý của
mình phải đáp ứng các yêu cầu về vốn, tổ chức, cơ sở vật chất …do đó sẽ rất khó cho
công ty trong vấn đề mở rộng hoạt động trong lĩnh vực này vì điều kiện chưa cho
phép, thay vào đó công ty thực hiện chiến lược mở rộng kinh doanh các lĩnh vực khác,
tuy không đem lại lợi nhuận cao bằng việc làm đại lý cho các hãng vận tải do cơ sở vật
chất chưa đầy đủ, nên kinh doanh các loại hình dịch vụ mà công ty mới mở rộng chủ
yếu là thuê và mua từ bên ngoài, chính vì vậy chi phí bỏ ra cao, lợi nhuận thu về thấp
hơn, nhưng bù lại công ty có điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt hơn, đa dạng
hóa hoạt động kinh doanh của mình hơn.

(Biểu đồ cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ năm 2012)
* Nhận xét
.
SV: Lê Thanh Hóa
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Để đạt được kết quả như vậy là những thành công rất lớn của công ty trong
điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn.Vì do sự đồng sức đồng lòng của toàn bộ
mọi thành viên của công ty vì mục tiêu chung. Tuy nhiên ta cũng thấy rằng các con số
trong bảng thống kê đó là rất nhỏ bé so với tổng GDP của ngành Logistics . Điều đó
nói lên thị phẩm của công ty đều hết sức nhỏ trong thị trường tổng thể. Mà nguyên
nhân chủ yếu là do sự non trẻ của công ty trên thị trường cùng với một quy mô hết sức
hạn chế. Đó là những điểm yếu cơ bản nhất của công ty mà không thể ngày 1 ngày 2

có thể giải quyết được. Khó khăn này công ty cần có thời gian, cần có điều kiện của
môi trường, cần những cơ hội và hơn cả cần sự lỗ lực hết mình của chính công ty, để
ngày một lớn mạnh.
1.6 Phương hướng, mục tiêu phát triển
Việc định ra đường đi cho doanh nghiệp mình trong tương lai là một yếu tố vô
cùng quan trọng và là nền tảng cho sự thành công của các doanh nghiệp. Trong quá
trình phát triển công ty đã định ra cho mình những phương hướng cơ bản sau đây:
- Có biện pháp và kế hoạch sử dụng nguồn vốn hợp lý sao cho hiệu quả
nhất. Phải xác định được lượng vốn cố định , vốn lưu động cần thiết sao cho phù hợp
với kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc thừa vốn bởi tình trạng thiếu
vốn đều là sự lãng phí và đều có thể gây ra rủi ro trong kinh doanh. Công ty cần chủ
động tạo mối quan hệ với các ngân hàng, tạo ra sự đa dạng trong nguồn vốn vay của
mình để hạn chế những rủi ro cũng như giảm chi phí cho việc sử dụng vốn vay.
- Làm tốt công tác thuê ngoài và tạo quan hệ tốt với nhà cung ứng để có thể
giảm được chi phí vận chuyển cho khách hàng.
- Tiếp tục duy trì và tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Tìm kiếm và liên doanh với đối tác nước ngoài.
- Thường xuyên đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân
viên trong công ty. Cho nhân viên đi học các khóa đào tạo về lĩnh vực Logistics để
nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên.
Trong bối cảnh thị trường Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK ở Việt Nam ngày
càng có sự thay đổi và chuyển biến tích cực, lĩnh vực Logistics nói chung và giao nhận
nói riêng ngày càng phát triển và ngày càng có thêm nhiều doanh nghiệp tham gia kinh
doanh trong lĩnh vực này, chính vì thế sức ép cạnh tranh sẽ là không nhỏ, trong thời
.
SV: Lê Thanh Hóa
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
gian tới của công ty sẽ là tiếp tục giữ vững thị phần đại lý vận tải đồng thời đẩy mạnh
hoạt động các loại hình dịch vụ giao nhận khác, đa dạng hóa khả năng phục vụ khách

hàng, tiến tới hoàn thiện các khâu, quy trình để cung cấp cho khách hàng dịch vụ trọn
gói, mang lại hiệu quả cao hơn.
.
SV: Lê Thanh Hóa
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG
NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ
GIAO NHẬN SONG SONG
.
SV: Lê Thanh Hóa
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng.
2.2 Các bước giao nhận hàng.
- Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
- Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Bước 3: Lấy D/O (Delivery Order)
- Bước 4: Lên tờ khai điện tử
.
SV: Lê Thanh Hóa
14
Nhận yêu
cầu từ
khách hàng
Nhận yêu
cầu từ
khách hàng
Nhận và
kiểm tra

bộ chứng từ
Nhận và
kiểm tra
bộ chứng từ
Lấy D/O
Lấy D/O
Lên tờ khai điện tử
Lên tờ khai điện tử
Chuẩn bị bộ chứng
từ, đăng ký hải
quan
Chuẩn bị bộ chứng
từ, đăng ký hải
quan
Kiểm hóa
Kiểm hóa
Tính thuế
Nhập khẩu,
Lấy tờ khai
Tính thuế
Nhập khẩu,
Lấy tờ khai
Thanh lý cổng
Thanh lý cổng
Kéo hàng về kho,
Trả container,
Quyết toán
Kéo hàng về kho,
Trả container,
Quyết toán

Đọc
hợp đồng
ngoại thương
Đọc
hợp đồng
ngoại thương
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
- Bước 5: Chuẩn bị chứng từ và đăng ký khai hải quan
- Bước 6: Kiểm hóa
- Bước 7: Tính thuế Nhập khẩu và lấy tờ khai
- Bước 8: Thanh lý cổng
- Bước 9: Kéo hàng về kho, Trả container và Quyết toán
2.2.1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Tùy theo điều kiện giao hàng và thỏa thuận giữa người bán và người mua trong
hợp đồng ngoại thương mà có thể khách hàng là người nhập khẩu hay người xuất khẩu
thông qua đại lý nước ngoài của Công ty.
Nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB – Tính cước vận chuyển
quốc tế và có thể có cả cước vận chuyển nội địa, người nhập khẩu sẽ phải nhận hàng
tại xưởng hoặc tại cảng nước người xuất khẩu. Khi đó khách hàng sẽ là người nhập
khẩu. Khách hàng sẽ trực tiếp liên hệ với Công ty Song Song để hỏi giá và các chi phí
liên quan để nhập khẩu cho lô hàng của mình
Với các điều kiện trên bộ phận Sales phải tổng hợp và gửi mail các thông tin về
lô hàng như tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích cỡ, thời gian giao hàng, địa chỉ
người xuất khẩu (nếu hàng xuất theo điều kiện EXW)…cho đại lý nước ngoài của
Công ty. Sau khi xử lý xong các thông tin trên, đại lý nước ngoài sẽ thông báo về cho
Công ty các chi phí liên quan như chi phi thuê container, phí hải quan, phí vận tải nội
địa (EXW), phí vận tải quốc tế, phí Handling của đại lý nước ngoài…Bộ phận Sales
của Công ty sẽ tổng hợp các chi phí trên và phí Handling của Công ty, tính toán lợi
nhuận rồi làm báo giá gửi cho người nhập khẩu. Nếu khách hàng đồng ý thì liên hệ với
khách hàng để ký hợp đồng giao nhận và gửi “Thông báo giao hàng” cho đại lý nước

ngoài để họ đóng hàng, thuê tàu, thuê container (nếu hàng vận chuyển bằng container),
làm Packing list, Invoice, House Bill of Lading (H. B/L) và các chứng từ liên quan
(nếu có), thông quan cho hàng hóa tại nước xuất khẩu.
Nếu điều kiện giao hàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAP - Chỉ tính cước vận
chuyển nội địa (Hải quan, vận tải,…), thì khách hàng là người xuất khẩu sẽ chỉ định
người vận chuyển là đại lý nước ngoài của Công ty Song Song.
.
SV: Lê Thanh Hóa
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Đại lý nước ngoài của Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Song Song
(DAESUNG LOGISTICS CO.,LTD) sẽ mail các thông tin về lô hàng, địa chỉ người
nhận cho bộ phận Sales của Công ty. Bộ phận Sales cần nắm chắc các thông tin cần
thiết về lô hàng nhập như:
- Lô hàng nhập về theo điều kiện Incoterms nào?
- Hàng là gì? Số lượng, trọng lượng, kích cỡ như thế nào? Có phải hàng nguy
hiểm không? Khi nào sẵn sàng giao hàng?…
Hoặc trực tiếp liên hệ với chủ hàng để lấy các thông tin cần thiết về lô hàng
nhập thông qua hợp đồng ngoại thương của khách hàng.
 Đọc hợp đồng ngoại thương:
Người nhập khẩu : Công Ty TNHH Như Ý Vina
Địa chỉ : 38 Nguyễn Văn Mai, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
Tel : 08- 3-5267478
Người xuất khẩu :NAYOOL CO.,LTD
Địa chỉ : 3 Naebangro 211 Street,seo-ku Kwangju-si, Korea
Tel : 82-70-8885-0312 Fax : 82-62-376-1142
Số hợp đồng : V-130318
Ngày ký hợp đồng :18/03/2013
Tên hàng:Bộ đồ ăn bằng inox, thớt nhựa, rong biển
Số lượng : 53 Kiện / 3 188.76 kgs

Đơn giá :
Trị giá hợp đồng : 8 484.8 USD
Chất lượng : Tất cả các sản phẩm mới 100%. Trong trường hợp hàng bị lỗi, người
mua có quyền trả lại sản phẩm với chi phí do người bán chịu.
.
SV: Lê Thanh Hóa
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Xuất xứ : Korea
Đóng gói : Trong các thùng carton – đóng gói theo tiêu chuẩn nhập khẩu, phù hợp
với vận chuyển đường biển. Hàng sẽ được vận chuyển bằng container.
Thời gian giao hàng : Không trễ hơn. Từ cảng Busan ,Nhật bản tới cảng HCM thông
qua cảng Cát Lái.
Điều kiện giao hàng : C.I.F Cát Lái Port HCM
Cảng xếp hàng: Busan port, Hàn Quốc
Cảng dỡ hàng: Cát Lái kho 3
Thanh toán: Trả trước 100% giá trị hợp đồng theo phương thức T/T . Trong vòng 150
ngày kể từ ngày nhận được hàng hóa trong hóa đơn.
Vì điều kiện giao hàng là C.I.F HCM nên sau khi đọc hợp đồng ngoại thương
bộ phận sales sẽ tập hợp các chi phí và tính toán lợi nhuận rồi làm báo giá gửi cho
khách hàng như sau :
+ Phí thủ tục Hải quan (phí thông quan) tại cảng Cat Lai Port HCM.
+ Cước phí vận tải từ cảng Cát Lái Kho 3 đến kho của khách hàng.
+ Phí Handling của Công ty
Chờ đợi ý kiến phản hồi của khách hàng, khi khách hàng chấp nhận mức giá mà
nhân viên sales đưa ra thì liên hệ chủ hàng tới Công ty để ký kết hợp đồng giao nhận,
qua đó NHƯ Ý VINA ủy quyền cho Công ty Song Song các nhiệm vụ làm thủ tục
thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhập khẩu tại
địa điểm mà người nhập khẩu đã chỉ rõ trong hợp đồng giao nhận.
Rồi thông báo cho đại lý nước ngoài biết là mình đã sẵn sàng nhận hàng.

2.2.2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
2.2.2.1 Nhận bộ chứng từ
.
SV: Lê Thanh Hóa
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Sau khi nhân viên giao nhận của đại lý nước ngoài nhận hàng của người xuất
khẩu tại cảng Busan, đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi về một thông báo giao
hàng - Shippment Advise (S/A) thông báo trước cho công ty các chi tiết liên quan đến
lô hàng nhập như: tên hàng, chuyến tàu, ngày dự kiến tàu đi (ETD), ngày dự kiến tàu
đến (ETA), House Bill of Lading (H. B/L), Master Bill of Lading (M. B/L), Invoice,
Packing list…Sau đó, trước khi tàu khởi hành, đại lý này sẽ gửi toàn bộ chứng từ bao
gồm Invoice, Packing list, H. B/L, M. B/L, Manifest về cho Công ty Song Song.
2.2.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận bộ chứng từ của lô hàng, bộ phận giao nhận của công ty phải đối
chiếu tất cả các chi tiết thể hiện trên Hợp đồng ngoại thương, M. B/L, H. B/L, Invoice,
Packing list với Manifest. Nếu phát hiện sai sót hay không khớp nhau giữa các chứng
từ thì phải gọi điện hỏi đại lý gửi hàng ngay để họ kịp thời chỉnh sửa và gửi lại các
chứng từ bị sai sót. Nếu thời gian quá gấp rút mà vẫn chưa có điện trả lời từ phía đại lý
thì tùy trường hợp mà bộ phận giao nhận xin ý kiến giải quyết của cấp trên hoặc yêu
cầu khách hàng làm công văn chỉnh sửa chứng từ trước khi tàu vào. Cụ thể, cần kiểm
tra như sau:
2.2.2.2.1 Kiểm tra Master Bill of Lading
Số vận đơn: DSN13030113
Ngày phát hành: 01/04/2013
Nơi phát hành: BUSAN, KOREA
Người gửi hàng: NAYOOL CO., LTD.3 NAEBANGRO 211 STREET, SEO-
KU KWANGJU-SI,KOREA
Người nhận hàng: SS Logistics Co.,Ltd, R 101 No. 37A, Phan Xich Long
St, Ward. 3, Phu Nhuan Dist, Ho Chi Minh City, Vietnam.

Cảng xếp hàng: BUSAN, HÀN QUỐC
Cảng dỡ hàng: CATLAI (HOCHIMINH)
Tên hàng: MUỖNG + ĐUỖI, THỚT NHỰA , RONG BIỂN
Số container: NYKU4289225
.
SV: Lê Thanh Hóa
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Số tàu: HYUNDAL STRIDE 312S
Trọng lượng: 3 396.50 kg
Thể tích: 11.790CBM
Số kiện : 53 kiện
Hình thức thanh toán: Chuyển tiền
2.2.2.2.2 Kiểm tra Packing list:
Người phát hành: NAYOOL CO .LTD 3, NAEBANGRO 211 STREET, SEO-
KU KWANGJU-SI, KOREA
Người nhận: CTY TNHH NHƯ Ý VINA 38 Nguyễn Văn Mai ,P4, Quận Tân
Bình , HCM
Số hợp đồng: V-130318
Số hóa đơn thương mại: V-130321-01
Ngày phát hành: 21/03/2013
Phương thức thanh toán: TT
Phương thức giao hàng: Từ cảng BUSAN. KOREA tới cảng cảng Cát Lái
kho 3
Mô tả hàng hóa:
1. Các loại xà phòng
Thùng carton/ số hộp: 250pcs/8 box
Trọng lượng tịnh/kg: 160.00
Tổng trọng lượng :180.00
2. Các loại Thớt

.
SV: Lê Thanh Hóa
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Thùng carton/số hộp: 407 pcs /6 box
Trọng lượng tịnh/kg: 214.82
Tổng trọng lượng/kg : 113.49
3. Rong biển sấy khô
Thùng carton/số hộp : 30pcs/ 34 box
Trọng lượng tịnh/kg : 58.14
Tổng trọng lượng/kg: 93.02
Tổng: 687/48 thùng carton/hộp
Trọng lượng tịnh : 432.96 kg
Tổng trọng lượng: 386.51
2.2.2.2.3 Kiểm tra Invoice:
Người phát hành: NAYOOL CO . LTD 3, NAEBANGRO 211 STREET,
SEA-KU KWANGJU-SI, KOREA
Người nhận: CTY TNHH NHƯ Ý VINA
Số hợp đồng: V-130318
Số hóa đơn thương mại: V-130321-01
Ngày phát hành: 21/03/2013
Phương thức thanh toán: TT
Phương thức giao hàng: Từ cảng BUSAN , KOREA tới cảng Cát Lái kho 3
Mô tả hàng hóa:
Bộ đồ ăn, thớt nhựa, rong biển
Số lượng: 2000( bộ) + 72 ( cái)+ 1020 ( bịch )
.
SV: Lê Thanh Hóa
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam

Đơn giá: 2 644.84 USD
Tổng giá trị: 8 484.80 USD
Như vậy, tất cả các chi tiết thể hiện trên M. B/L, và Invoice, Packing list không
có bất cứ sai sót nào so với Manifest và Hợp đồng ngoại thương.
Khi kiểm tra, đối chiếu xong chứng từ, bộ phận giao nhận của công ty sẽ gửi
cho Công ty TNHH NHƯ Ý một bộ chứng từ bao gồm:
- Master Bill of Lading (01 bản Original) (nếu khách hàng yêu cầu)
- House Bill of lading (1 bản original),có đóng dấu hãng tàu
- Packing list (1 bản original)
- Commercial invoice (1 bản original)
- Contract (1 bản chính) hoặc bản sao
Để Công ty Như Ý kiểm tra và xác nhận. Sau khi Công Ty NHƯ Ý đã xác
nhận tính hợp lệ của các chứng từ trên thì nhân viên giao nhận tới công ty Như Ý nhận
bộ hồ sơ trên kèm theo 02 giấy giới thiệu của chủ hàng.
Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên giao nhận của Công ty Song
Song cần phải ký xác nhận cho người nhập khẩu là đã nhận đủ các chứng từ như đã
nêu ở trên (lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao, số lượng
mỗi bản, ngày, tháng, năm ký nhận). Sau đó, nhân viên giao nhận cần phải photo và
yêu cầu người nhập khẩu sao y bản chính các chứng từ photo này, nhằm phục vụ cho
công việc lúc cần thiết. Khi chứng nhận sao y, người nhập khẩu sẽ ký tên, đóng dấu
tên và chức vụ người chứng nhận sao y bản chính và dấu “ sao y bản chính” cùng với
con dấu của doanh nghiệp – ở đây là người nhập khẩu.
2.2.2.2.4 Kiểm tra vận đơn
Sau một thời gian, Công ty sẽ nhận: “giấy báo hàng đến” hay “thông báo hàng
đến” tùy theo từng hãng tàu. Hãng tàu stxPanOcean là “giấy báo nhận hàng”. Khi nhận
“giấy báo nhận hàng”, nhân viên giao nhận cần chú ý những nội dung cơ bản sau:
 Tên tàu: HYUNDAI STRIDE V.312S
.
SV: Lê Thanh Hóa
21

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
 Số vận đơn: DSN13030113
 Dự kiến thời gian tàu đến: 1/04/2013
 Tên hàng : AS PER B/L
 Số lượng: 53 PKGS
 Trọng lượng/Thể tích: 3,396.500 KGS/11.790CBM
 Cảng bốc: BUSAN. KOREA
 Cảng dỡ: Cat Lai (Ho Chi Minh)
 Những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O): Khi đi nhận D/O trình
giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân.
- Địa chỉ đại lý hãng tàu: MN SHIPPING CO., LTD
Add: 2A Nguyễn Thị Minh Khai Str, Dist 1, HCMC, Vietnam.
Tel: (84) 8-39119090 Fax: (84) 8-39118080
Khi có giấy báo hàng đến, nhân viên giao nhận dựa vào đối chiếu trên vận đơn
kiểm tra xem lô hàng nhập có phải tiến hành làm thủ tục thông quan hay không. Lô
hàng trên sẽ phải làm thủ tục thông quan tại cảng Cát Lái .2
2.2.3 : Lấy D/O (Delivery Order – D/O)
Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ
động liên lạc với hãng tàu xem tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ.
Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (Master
Bill of Lading) hoặc vận đơn Surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư
(nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo
hàng đến để lấy D/O.
Tại văn phòng đại diện của hãng tàu, nhân viên giao nhận xuất trình giấy giới
thiệu, vận đơn gốc hoặc vận đơn Surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên
của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải
.
SV: Lê Thanh Hóa
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam

đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ
khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O, phí THC, phí CIC v.v…
Hãng tàu MN SHIPPING CO., LTD quy định các mức phí như sau:
+ D/O: 20.00 USD
+ H/L: 25.00 USD
+ CIC: 60.00 USD
+ THC: 130.00 USD
Total: 4,894,580.00 VNĐ
Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai
giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công
ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm
dịch vụ nhận giao nhận). Đóng phí xong nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao
nhận 4 lệnh giao hàng (D/O), bản sao M.B/L, Manifest (nếu có) và các biên lai. Khi
nhận D/O thì trên D/O phải được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại
Việt Nam).
Tùy theo mỗi hãng tàu mà số lượng cũng như màu sắc của các D/O khác nhau,
có hãng tàu thì có nhiều màu: trắng, xanh, vàng, hồng, ví dụ: China Shipping. D/O của
hãng tàu MN SHIPPING CO., LTD toàn là màu trắng.
 Sau khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải kiểm tra, đối chiếu nội dung
D/O với vận đơn, nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay
(tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực) .
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề
lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O
hết hiệu lực) để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình
trạng phát sinh thêm các chi phí này do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng. Nếu D/O hết
hạn hiệu lực mà chủ hàng vì lý do nào đó chưa nhận hàng thì nhân viên giao nhận phải
xin gia hạn
D/O và phải nộp phí cho hãng tàu.
.
SV: Lê Thanh Hóa

23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên
giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên
giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
Khi đã lấy được D/O từ hãng tàu, công ty sẽ phát hành thông báo hàng đến và
lệnh giao hàng (gồm 4 tờ và được đóng dấu bởi công ty Song Song) để giao cho khách
hàng. Nội dung thông báo hàng đến và lệnh giao hàng tương tự như “giấy báo hàng
đến” và lệnh giao hàng do đại lý hãng tàu cấp cho Công ty Song Song, chỉ khác tên
người gửi hàng và người nhận hàng là tên bên bán và bên mua trong hợp đồng ngoại
thương. Nhân viên giao nhận gửi “ Thông báo hàng đến” do Công ty Song Song lập
cho khách hàng và yêu cầu khách hàng khi đi lấy lệnh cần mang theo:
+ CMND
+ Vận tải đơn gốc (Original H/BL) (nếu có)
+ Giấy giới thiệu của cơ quan và giấy “Thông báo hàng đến”.
Khi khách hàng đến lấy “Lệnh giao hàng” thì:
+ Nếu trên chứng từ đại lý thể hiện Freight Prepaid (thanh toán trước) thì nhân
viên giao nhận giao lệnh giao hàng bình thường.
+ Nếu chứng từ thể hiện Freight Collect (thanh toán sau) thì phải yêu cầu người
nhận đóng cước vận chuyển và các phí, phụ phí liên quan đầy đủ mới giao lệnh giao
hàng.
Trong lô hàng này các chi phí đã được Shipper thanh toán trước tại cảng
BUSAN, Hàn Quốc
2.2.4: Khai báo hải quan điện tử
.
SV: Lê Thanh Hóa
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam
Sơ đồ quy trình lên tờ khai hải quan điện tử
Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan: Theo quy định của Luật Hải quan

Việt Nam (điều 18 Luật sửa đổi bổ sung năm 2005) thì: Người nhập khẩu phải tiến
hành làm thủ tục hải quan trước khi hàng đến của khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể
từ ngày hàng hóa đến của khẩu được thể hiện trên bản lược khai hàng hóa (Cargo
Manifest). Nếu quá hạn 30 ngày sẽ bị phạt theo luật đinh, quá hạn 06 tháng sẽ bị giải
tỏa theo dạng hàng tồn đọng không chủ (sau khi đã thông báo nhiều lần chủ hàng vẫn
không đến nhận, hải quan sẽ kiểm tra và tiến hành bán đấu giá )
Trong những năm gần đây, xu thế điện tử hóa khai báo thủ tục hải quan phát
triển mạnh và ngày càng hoàn thiện. Nắm bắt được những lợi ích, tiện dụng của việc
khai báo dữ liệu qua mạng như: Không phải chờ cán bộ hải quan nhập liệu, lãnh đạo
công ty kiểm soát được thời gian nhân viên đi làm thủ tục hải quan do có thông tin
phản hồi
Bên cạnh đó còn có một số ưu đãi sau:
- Được tiếp nhận và đăng ký ngay khi doanh nghiệp đã truyền và mang hồ sơ
đến.
.
SV: Lê Thanh Hóa
25
Đăng nhập hệ thống khai hải quan
điện tử
Đăng nhập hệ thống khai hải quan
điện tử
Nhập dữ liệu
khai báo
Nhập dữ liệu
khai báo
Nhận số tiếp
nhận
Nhận số tiếp
nhận
Nhận số tờ khai

Nhận số tờ khai
Khai báo
Khai báo
Nhập kết quả
phản hồi
Nhập kết quả
phản hồi
Nhận kết quả
phân luồng
Nhận kết quả
phân luồng
In tờ khai
In tờ khai