chức năng- kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lí hành chính nhà nước

Phân loại - Chức năng- Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
1. Khái niệm : Văn bản QL HCNN là những QĐ và Thông tin quản lý thành văn do
các cơ quan quản lý HCNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức
nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ q lý HCNN giữa các cơ quan NN với nhau
và giữa các cơ quan NN với tổ chức và công dân .
2. VB QL HCNN được cấu thành :
- Chủ thể ban hành : Cơ quan QL HCNN có thẩm quyền
- Nội dung truyền đạt : Các QĐ Q lý và T tín Q lý phục vụ yêu cầu q lý HCNN . QĐ
q lý mang tính chất quyền lực đơn phương và làm phát sinh hệ quả pháp lý cụ thể; T tin
q lý có tính 2 chiều (dọc , ngang )
- Đối tượng áp dụng ; cơ quan NN, tổ chức, công dân tiếp nhận và thực hiện .
3. Phân loại VB QLHCNN
a) Tiêu chí phân loại
- Phan loại theo tác gủa, theo từng cơ quan đã XD và ban hành . Theo tiêu chí này VB
có thể là VB của CP, TT TP, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ
quan thuộc CP, UBND v.v
- Phân loại theo tên loại, có thể bao gồm NQ, NĐ,QĐ, chỉ thị, T tư, Th baó, b cáo,
v.v
- Phan laọi theo nội dung, được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra tong trích yếu
của VB : VB XNK, VB về hộ tịch, VB về công chứng
- Phân loại theo m đích biên soạn, dựa vào chức năng của các cơ quan QLHCNN có
thể phân chia VB QLHCNN thành : VB lãnh đạo chung, VB XD và chỉ đạo KH, tổ chức
bộ máy, quản lý CB, kiểm tra kiểm soát, thực hiện công thống kê .
- Phân loại VB theo thời gian, có thể là các năm tháng khác nhau
- Phân laọi VB theo kỷ thuất chế tác, ngôn ngữ thể hiện, v.v
- Phâ loại theo tính chất p lý : VB QPPL, VB cá biệt
b) Phan loại VB QLHCNN theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn
Theo t chất P lý và loại hình q lý chuyên môn VB QLHCNN gồn các laọi :
- VB Q phạm dưới luật, bao gồn các VB được ban hành trên cơ sở luật và để thực
hiẹn luật : NQ, NĐ, QĐ, chỉ thị, thông tưe của các cơ quan HCNN .
- VB áp dụng PL (VB cá biệt), bao gồm các VB ban hành nhằm giải quyết quyền,

nghĩa vụ, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức trong áp dụng PL của các cơ quan có
thảm quyền .
- VB HC thông thường bao gồm : CV, công điện,; th báo; th cáo; b cáo; T Tr; b bản;
đề án, ph án; kế hoạch, chương trình; diễn văn; các laọi giấy ( G đi đường, g mời, g uỷ
nhiệm, giấy nghỉ phép ); các laọi phiếu ( phiếu báo, phiếu gởi )
- VB ch môn- Kỹ thuật
+ VB chuyên môn trong các lĩnh vực như : Tài chính, tư pháp, ngoại giao
+ VB kỹ thuật trong các l vực như : XD, K trúc, trắc địa. bản đồ, k tượng, thuỷ văn
4. Hiệu lực và nguyên tác áp dụng VB QLHCNN
a) Hiệu lực của VB QLHCNN
Thời điểm có hiệu lực của QPPL được quy định như sau :
- VB QPPL dưới luật có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo . Trừ trường
hợp VB quy định cụ hể ngày có hiệu lực hoặc quy định h lực hồi tố .
- Các VB áp dụng PL có hiệu lực từ thừ điểm ký ban hành, trừ trường hợp VB đó quy
định ngày có hiệu lực khác
- VB QPPL của các cơ quan nhừ nước TW cso hiệu lực trong phạm vi cả nước và
được áp dung đối với đối tượng trong phạm vi điều chỉnh
- VB QPPL của cơ quan chính quyền nhà nước ĐP cso hiệu lực trong phạm vi ĐP
mình .
- VB QPPL cũng có hiệu lực đối với cơ quan tổ chức , người nước ngaòi ở VN, trừ
trường hợp qui dịnh khác ,
- VB không chứa đựng QPPL có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ
ràng, được chỉ định đích danh hoặc tuỳ theo nội dung ban hành .
b) Nguyên tắc áp dụng VB
- VB được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực . VB QPPL được áp dụng đ với hành vi
xảy ra tại thời điểm mà VB đó đang cso hiệu lực. Trong trường hợp có qui định trở vềc
trước thì áp dụng theo VB dodó .
- Trong trường hợp các VB cso qui định QĐ khác nhau về cùng 1 vấn đề thò áp dụng
VB có hiệu lực P lý cao hơn.
-Trong trường hợp các VB do 1 cơ quan ban hnàh cso qui định khác nhau về cùng 1

vấn đề thì áp dụng qui định, QĐ của VB được ban hành sau .
- Trong trường hợp VB mới không qui định trách nhiệm p lý hoặc qui định trách
nhiệm p lý nhẹ hơn đ với hành vi xảy ra trước ngày VB có hiệu ực thì áp dụng VB mới .
5. Chức năng của VB
(1) Chức năng thông tin :
- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm : việc ghi lại các thông tin quản lý; truyền đạt
các thông tin đó; giúp các cơ quan thu nhận các t tin cần thiết cho h động quản lý; đánh
giá các th tin thu được qua các hệ thống tr đạt th tin khác
- Để đảm bẳochắc năng th tin, phải : quan tâm đến khả năng tiếp nhận th tin qua VB
thuận lợi hay không; những th tin đó được SD ntn? trong thực tế QLHCNN .
- Dưới dạng VB, th tin thường gồm 3 loại : Thông tin quá khứ ( liên quan đến sự việc
đã được giải quyết), chức năng hiện tại (liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày);
Thông tin dự báo (mang tính KH tương lai, dự báo chiến lược)
(2) Chức năng quản lý :
- Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc
(trong cơ quan q lý HCNN là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý, thí dụ : Thông tư,
chỉ thi, QĐ, điều lệ, thông báo )
- Để đảm bảo chức năng q lý, VB phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan
nhận được ( tính hiệu quả, khả thi của VB)
- Từ giác độ chức năng q lý, VB q lý HCNN gồm 2 loại :
+ Những VB là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý (xác định
chức năng, nh vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan; xác lập mqh, ĐK hoạt động. Thí dụ
: Nghị định, Nghị quyết, QĐ thành lập, điều lệ );
+ Những VB giúp cho cơ quan q lý HCNN tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền
hạn của mình (QĐ, Chỉ thị, TB, Cv, b cáo )
(3) Chức năng pháp lý :
- Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nh vụ cụ thể trong q lý HCNN (VB ghi lại và tr
đạt các quy phạm PL và các QĐ hành chính )
- Thể hiện trên 2 phương diện : Chứa đựng các quy phạm PL; là căn cứ P lý để thực
hiện nh vụ cụ thể (ngoài ra tuỳ thuộc từng laọi VB, còn thể hiện trong việc xác lập mqh

giữa các cơ quan thuộc bộ máy q lý HCNN, giữa hệ thống q lý với hệ thống bị q lý )
- Để đảm bảo chức năng p lý, cần xem việc XD các VB q lý HCNN là một bộ phận
hữu cơ của hoạt động quản lý HCNN, khi XD và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực
- Các VB biểu hiện tính chất p lý không giống nhau, có những VB chỉ mang tính th
tin q lý thông thường, có laọi mang tính cưỡngchế thực hiện .
(4) Các chức năng khác
- Chức năng VH-XH : VB là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá
trình nhận thức , lao động để tổ chức XH và cải tạo thiên nhiên (tư liệu để tìm hiểu lịch
sử, hình mẫu học tập)
-Chức năng thống kê: Là đực trưng của laọi VB qlý HCNN sử dụng vào mục đích
thống kê quá trình diễn biến công việc (thống kê CB, tiền lươn, tài sản ) . Giúp theo dõi
hoạt độngcó hệ thống quá trình. Do vậy, cần đảm bảo thông tin số liệu chính xác, đầy đủ
, khoa học
* Trong bộ, cơ quan ngang bộ có các loại VB sau đã được sử dụng;
- VB QPPL dưới luật : QĐ, Chỉ thi,Thông tư
- VB hành chính thông thường : Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, iên bản, đề
án, ph án, kế hoạch, ch trình, các loại giấy (Giấy mời, giấy đi dường, giấy uỷ nhiệm ),
các loại phiếu (phiếu theo dõi xử lý VB, phiếu báo, phiếu gởi )
6. Kỹ thuật soạn thảo văn bản QLHCNN
(1) Yêu cầu chung về kỷ thuật soạn thảo văn bản cần đảm bảo các yêu cầu sau :
- Nắm vững đường lối, CS của đảng trong XD và ban hành văn bản .
- VB được ban hành phải phù hợp với chức năng, nh vụ, q hạn và phạm vi hoạt động
của cơ quan (VB sắp ban hành thuộc thẩm quyền p lý của ai và thuộc lại nào ? Phạm vi
tác động của VB đến đâu? Trật tự P lý được xác định ntn? VB dự định ban hành có gì
mâu thuẩn với các Vb HC khác )
- Nắm vững nội dung VB cần sạon thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra
pahỉ rõ ràng phù hợp
- VB phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức, văn phong
- Người soạn thảo VB cần nắm vững ng vụ và kỹ thuật soạn thảo VB dựa trên kiến
thức cơ bản và hiểu biết về QLHC và PL .

(2) Những yêu cầu về nội dung
a- VB phải có tính mục đích rõ ràng
+ Trước khi soạn VB cần xác định mục tiêu và giưói hạn điều chỉnh của nó
+ Căn cứ vào m đích của n dung VB có thể xác định tính thích hợp của nó với m đích
sử dụng . Tính thích hợp thể hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức VB ( N dung :
thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế, phù hợp PL hiện hành; Hình thức : Thể hiện
dưới dạng VB thích hợp, thí dụ không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại
b - VB phải có tính khoa học, phải đảm bảo :
+ Có đủ chất lượng t tin quy phạm và t tin thực tế cần thiết, t tin được xử lý và đảm
bảo chính xác : sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện mới .
+ Lô gíc về nội dung : nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ
+ Thể thức VB theo qui định
+ Tính hệ thống của VB.
c- VB phải có tính khả thi : Tính khả thi là sự kết hợp đúng và hợp lý của tính mục
đích, phổ thông đại chúng, khoa học, bắt buộc thực hiện . VB cần tính tới sự phù hợp với
trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành . Không có các nội dung quá
lạc hậu, nắm vững ĐK, khả năng đối tưọng thực hiện để xác lập nh vụ của họ .
d- VB phải được viết bằng ngôn ngữ quy phạm :
- Viết theo văn phong hành chính, có những đặc điểm sau :
+ Tính chính xác rõ ràng :Để đ bảo chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch
lạc, SD từ ngữ ch xác .
+ Tính phổ thông đại chúng : VB phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, phổ thông,
ngắn gọn, hạn ché SD các thuật ngữ ch môn.
+ Tính khách quan, phi các tính :Phải thể hiện được ý chí của cơ quan quyền lực NN,
được thể hện thông qua các chuẩn mực P lý ( không tự ý đưa quan điểm riêng vào VB)
+ Tính tr trọng, lịch sự: Thể hiện tôn trọng chủ thể thi hành, thể hiện “văn minh HC”
+ Tính khuôn mẫu :Trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức
qui định hoặc theo mẫu có sẵn .
- VB q lý HCNN đòi hỏi việc SD từ ngữ theo những chuẩn mực:
+ Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa,

+ Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp;
+ Đúng văn phong HC ( Tránh dùng từ cổ khó hiểu, thận trong việc sử dụng từ mới;
không dùng từ địa phương; không dùng tiếng lóng, từ thông tục; Sử dụng đúng và hợp lý
các thuật ngữ chuyên ngành; Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán- Việt và các từ gốc
nước ngoài; Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc
phong cách khẫu ngữ)
+ Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt,
+ Câu phải được viết đúng qui tắc ngữ pháp tiếng Việt .
+ Dùng từ đúng quan hệ kết hợp
+ Câu trường thuật hầu như chiếm vị trí độc tôn trong văn bản QLHCNN, hạn chế sử
dụng câu nghi vấn, cầu khiến, biểu cảm .
+ Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt
+ Câu cần có sự nhất quán với chủ đề và hoàn chỉnh về mặt hình thức
+ Câu cần được liên kết với nhau hài hoà
+ Khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn t trung vào cùng 1 chủ
đề, không bị phân tán, không chuyển ý đột ngột, cần có câu chuyển ý, tránh lạc chủ đề
(3). Những yêu cầu về bố cục và thể thức văn bản . Tổng thể Vb có bố cục sau :
a- Phần mở đầu :
(1) Quốc hiệu
( 2) Tên CQ ban hành VB
(3) Số và ký hiệu :
- Số VB được đánh từ 01 và bắt đầu từ 10/01 đến 31/12 mỗi năm; các số dưới 10 phải
viết thêm số 0 ở trước .
- Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại VB và tên CQ ban hành . Chú ý :
+ Số và ký hiệu của VB quy phạm PL : Số/năm ban hành/viết tắc tên loại VB- Viết tắt
tên CQ ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB các biệt :Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ ban hành .
+ Số và ký hiệu của VB hành chính :
VB có tên loại : Số/viết tắc tên loại VB- Viết tắt tên CQ ban hành
VB không có tên loại (CV) : Số/Viết tắt tên CQ ban hành - viết tắt tên đơn vị soạn

thảo
(4) Địa danh, ngày tháng : Địa danh là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban hành. Ngày
tháng viết dưới quốc hiệu “ ngày tháng năm ”, những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ
tháng dưới 3 phải viết số 0 dằng trước .
(5) Tên loại VB : Tất cả VB đều có tên loại (trừ CV)
(6) Trích yếu VB “ mệnh lệnh ngắn gọn thể hiện nội dung tổng quát của VB
(7) Căn cứ ban hành VB : Yếu tố
b. Phần triển khai
(8) Loại hình QĐ : yếu tố đặ trưng VB QPPL và VB cá biệt,
(9)N dung đi chỉnh Phần trọng tâm có thể theo “văn điều khoản” hoặc “Văn xuôi PL”
(10) Điều khảon thi hành :Thông thường đối với VB QPPL và VB cá biệt gồm :
+ Hiệu lực VB; Chủ thể thi hành; Xử lý VB cũ
c- Phần kết
(11) Thẩm quyền ký Chức vụ, chữ ký, họ tên đầy đủ
(12) Con dấu hợp pháp
(13) Nơi nhận
(14) Dấu độ mật, độ khẩn
(15) Tên tắc người đánh máy, số lượng bản
(16) Phụ chú “xem tại chỗ”, “xem xong trả lại”
Chú ý : Các VB phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1),(2),(5),(6), (9), (11) và (12) .
5. Sự khác nhau giữa VB QPPL và VB hành chính thông thường :
- VB QPPL khác với các VB HC thông thường bở tính hiệu lực p lý của VB (VB
QPPL là VB có chức đựng QPPL còn VB HC th thường thì không có QPPL)
- VB QPPL là VB do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự
luật định trong đó có chứa các qui tắc xử sự có tính bặt buộc chung, nhằm điều chỉnh
những q hệ XH nhất định, được áp dụng nhiều lần và hiệu lực của nó không phụ thuộc
vào sự áp dụng, được nhà nước đảm bảo thực hiện .
- Các VB HC th thường như CV, TB, T trình tuy cũng do cơ quan HCNN ban hành,
nhưng không chứa các QPPL và thưởng chỉ áp dụng cho từng đối tượng cụ thể (không
áp dụng chng và không được áp dụng nhiều lần)

* Do tính chất khác nhau, nên qui trình soạn thảo và ban hành của VB QPPL và VB
HC th thường cũng khác nhau . Việc soan thảo và ban hành VB QPPL phải tuân theo các
bước quy định tại Luật ban hành các VB QPPL và các VB hướng dẫn thi hành Luật này.
Còn quy trình sạon thảo VB HC th thường khác thường đơn giản hơn, tuỳ theo yêu cầu
của từng cơ quan, đơn vị cụ thể .