văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước

VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT
SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN
LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC


I. VN BN QUN Lí NH NC
1. Khỏi nim:
a. Văn bản là: phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin
bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.
b. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản
lý và thông tin quản lý thành văn (được văn bản
hoá) do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được
Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp
khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước
với các tổ chức và công dân.

I. VN BN QUN Lí NH NC
2. Các loại văn bản quản lý nhà nước:
a. Văn bản quy phạm pháp luật:
- Khái niệm:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
thủ tục trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử
sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.

I. VN BN QUN Lí NH NC

- Các loại văn bản quy phạm pháp luật:
+ Hiến pháp; Bộ luật, đạo luật; Pháp lệnh;
+ Nghị quyết của QH, UBTVQH; Hội đồng nhân dân; Hội
đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao
+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước;
+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân tối cao và Chánh án Toà án nhân tối cao;
+ Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ
thị của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thông
tư, Thông tư liên tịch của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ; Quyết định, chỉ thị của UBND.

I. VN BN QUN Lí NH NC
b. Văn bản cá biệt:
- Khái niệm:
Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan nhà nư
ớc, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan
nhà nước ban hành, để giải quyết các vụ việc cụ
thể, cho một đối tượng, một nhóm đối tượng cụ
thể. Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử
sự riêng.
- Loại hình:
Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án.

I. VN BN QUN Lí NH NC

c. Văn bản hành chính thông thường: là những
văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành,
không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để
giải quyết những công việc cụ thể và để tác

nghiệp hằng ngày của cơ quan nhà nước.

Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản,
thông báo .v.v.

II. VN BN QLHC NH NC
1. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà
nước.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những
quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do
các cơ quan hành chính nhà nước, các cá nhân có
thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nư
ớc ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật
định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát
sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều
chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.

2. Chức năng và vai trò của văn bản quản lý
hành chính NN.
a. Chức năng:
- Chức năng thông tin
- Chức năng quản lý:
- Chức năng pháp lý:
- Chức năng văn hoá- xã hội:
- Các chức năng khác:
II. VN BN QLHC NH NC

b. Vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà
nước:
- ảm bảo thông tin cho hoạt động của cỏc c

quan quản lý hnh chớnh nhà nước
- là phương tiện truyền đạt các quyết định quản
lý.
- là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động
của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
II. VN BN QLHC NH NC

3. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước.
a. Tiêu chí phân loại:
-Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Bộ
trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND.
- Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ
thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.
- Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.
- Dựa vào kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v.
- Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật dư
ới luật lp quy; Văn bản hành chính cá biệt; Văn bản hành chính
thông thường; Văn bản chuyên môn, kỹ thuật
II. VN BN QLHC NH NC

b. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước
(Theo hiệu lực pháp lý của văn bản):
- Văn bản quy phạm hành chính (Văn bản quy phạm
pháp luật dưới luật, văn bản lập quy).
+ Khái niệm: Văn bản quy phạm hành chính, là văn
bản thực hiện pháp luật, chứa đựng các quy tắc xử sự
chung, được áp dụng nhiều lần, thuộc phạm trù văn
bản quy phạm pháp luật dưới luật lập quy, do các cơ

quan hành chính nhà nước, cá nhân có thẩm quyền
trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo
trình tự, thể thức được pháp luật quy định.
II. VN BN QLHC NH NC

+ Các loại hình văn bản quy phạm hành chính:
* Nghị quyết của Chính phủ
* Nghị định của Chính phủ
* Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
* Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch
của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
* Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.
II. VN BN QLHC NH NC

- Văn bản hành chính cá biệt:
+ Khái niệm: Là văn bản áp dụng các quy phạm pháp luật để
giải quyết một công việc, một vấn đề, một lĩnh vực cụ thể nào
đó. Loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, được áp
dụng một lần, cho một đối tượng cụ thể.
+ Loại hình: Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỹ
luật, điều động công chức; phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh
doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật; hướng dẫn công việc cụ
thể v.v.
+ Chủ thể ban hành: Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trư
ởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ;
Chủ tịch UBND các cấp; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn
của UBND tỉnh.
II. VN BN QLHC NH NC

- Văn bản hành chính thông thường:

+ Đặc điểm:
* Là những loại hình văn bản mang tính chất thông tin quy
phạm (Báo cho ai đó biết có những văn bản quy phạm...)
* Cụ thể hoá và thực thi văn bản lập quy.
* Dùng để giải quyết những tác nghiệp cụ thể của các cơ quan
quản lý (Báo cáo tình hình lên cấp trên; đôn đốc nhắc nhở.v.v.)
+ Các loại hình văn bản hành chính thông thường:
* Công văn: Hướng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề
nghị.v.v.
* Báo cáo: Định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị.
* Biên bản: Hội nghị, vi phạm hành chính, tai nạn giao thông...
II. VN BN QLHC NH NC

- Văn bản chuyên môn và kỹ thuật:
+ Văn bản chuyên môn: Trong ngành Thống kê,
Kế hoạch, Tài chính, Ngân hàng, Thương
nghiệp, Y tế, Giáo dục.v.v.
+ Văn bản kỹ thuật: Trong ngành Xây dựng,
KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, như đồ
án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công
nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v.
II. VN BN QLHC NH NC

4. Thể thức văn bản quản lý hành chính nhà nước.
a. Khái niệm:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần và kết cấu các
thành phần đó của văn bản, để đảm bảo sự chính xác về giá trị
pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.
b. Các yếu tố của văn bản QLHCNN:
1*. Quốc hiệu:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
II. VN BN QLHC NH NC

2*. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Đối với các cơ quan hành chính như: Chính phủ,
UBND, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính
phủ, thì viết ngay tên cơ quan ban hành văn bản:
Ví dụ: Chính phủ

uỷ ban nhân dân tỉnh
Hà tĩnh


II. VN BN QLHC NH NC

Đối với các cơ quan có cơ quan chủ quản, thì
viết tên cơ quan chủ quản phía trên, sau đó viết
tên cơ quan ban hành văn bản phía dưới:
Vớ d: bộ giáo dục - đào tạo

vụ đại học và sau đại học

Ubnd tỉnh hà tĩnh
Sở giáo dục - đào tạo
II. VN BN QLHC NH NC

3*. Sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n:
Ch÷ "Sè" cña v¨n b¶n, ®­îc viÕt b»ng ch÷ th­êng, sau
ch÷ "Sè' cã dÊu hai chÊm (:)

Ký hiÖu cña v¨n b¶n, gåm cã ch÷ viÕt t¾t cña tªn lo¹i
v¨n b¶n vµ tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n.
Cần chú ý: - Văn bản quy phạm hành chính có thêm
số năm ban hành văn bản ở số và ký hiệu VB.
Ví dụ: Nghị định Số: 146/ 2007/ NĐ-CP
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC

- Đối với văn bản cá biệt, không có số năm ban hành
văn bản, nhưng có thêm tên viết tắt của công việc, vấn
đề mà văn bản đề cập.
Ví dụ: Quyết định Số: 31/ QĐ - UBND - NC.
- Đối với văn bản không tên loại (công văn),
không có chữ viết tắt tên loại văn bản, nhưng có
thêm chữ viết tắt bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản.
Ví dụ: Công văn Số: 15/ UBND - VP.
II. VN BN QLHC NH NC

4*. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:
Địa danh, ghi tên chính thức của địa phương mà cơ
quan ban hành văn bản đóng trụ sở và phải viết hoa,
sau địa danh có dấu phẩy (,).
Thời gian, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản,
những ngày có số dưới 10 và những tháng có số dưới
3 phải ghi thêm số "0" phía trước.
Ví dụ: Hà tĩnh, ngày 02 tháng 01 năm 2007
Cẩm Xuyên, ngày 12 tháng 4 năm 2007
II. VN BN QLHC NH NC

5*. Tên loại văn bản:
Ví dụ: nghị định ; quyết định; chỉ thị

6*. Trích yếu nội dung văn bản:
- Đối với văn bản có tên loại:
Ví dụ: chỉ thị
Về công tác phòng, chống lụt bão
- Đối với công văn (văn bản không có tên loại):
Ví dụ: Công văn Số: 81/ TCTTP- GV- ĐT
V/ v liên hệ đi thực tế tại cấp xã
II. VN BN QLHC NH NC

7*. Nội dung của văn bản:
Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng
nhất của văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật
(đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định
được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung của văn bản được trình bày theo Quy định
tại phụ lục số IV, quy định về Mẫu chữ và chi tiết
trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao, ban
hành kèm theo Thông tư liên tịch Số: 55 / 2005/
TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
II. VN BN QLHC NH NC

8*. Thẩm quyền đề ký văn bản, chức vụ và họ tên ngư
ời ký:
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
(Chính phủ, UBND), người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức thay mặt tập thể ký. Người đứng đầu các cơ quan,
tổ chức uỷ quyền cho cấp phó và các thành viên khỏc ký
thay những văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh.
Ví dụ: tm. chính phủ tm. chính phủ

Thủ tướng KT. Thủ tướng
PHể TH TNG
II. VN BN QLHC NH NC

- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của người đứng
đầu các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tp th, thì đề
ngay chức danh của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức đó.
Người đứng đầu các tổ chức đó có thể uỷ quyền cho cấp phó
ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình.
Ví dụ: Thủ tướng kt. Thủ tướng

Phó thủ tướng
Chủ tịch kt. Chủ tịch
Phó chủ tịch
II. VN BN QLHC NH NC