Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
1
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

TRƯƠNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH







LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP



PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CHI NHÁNH CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM




Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

LÊ TRẦN PHƯỚC HUY NGUYỄN THỊ KIM NGỌC
MSSV: 4093990
Lớp: Kế toán tổng hợp 2 – K35











TRƯƠNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH







LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP



PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CHI NHÁNH CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM




Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:
LÊ TRẦN PHƯỚC HUY NGUYỄN THỊ KIM NGỌC
MSSV: 4093990
Lớp: Kế toán tổng hợp 2 – K35










Cần Thơ - 2013



Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
2
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
3
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

LỜI CẢM TẠ

   
Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống thông tin kế
toán tại chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt
Nam”, em xin chân thành cảm ơn:
Các Thầy, Cô trong khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh – trường Đại
học Cần Thơ đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức để em có thể hoàn
thành luận văn. Đặc biệt là Thầy Lê Trần Phước Huy đã nhiệt tình hướng dẫn
để em có thể hoàn thành tốt đề tài này.
Bên cạnh đó, em xin cám ơn chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn
Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ đặc biệt là phòng kế toán
đã tạo thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu thực tế hoạt động của chi nhánh,
thu thập số liệu, cũng như đã tận tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc
trong suốt thời gian thực tập.
Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kiến thức còn
hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự góp ý của các
Thầy, Cô, Anh, Chị trong chi nhánh để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

Ngày 16 tháng 5 năm 2013

Sinh viên thực hiện





Nguyễn Thị Kim Ngọc

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
4
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc


LỜI CAM ĐOAN

   

Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu
thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất
kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào.


Ngày 16 tháng 5 năm 2013

Sinh viên thực hiện






Nguyễn Thị Kim Ngọc

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
5
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

    

Ngày … tháng … năm 2013

Thủ trưởng đơn vị



Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
6
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên GVHD: LÊ TRẦN PHƯỚC HUY
Học vị: Cử nhân kinh tế.
Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp.
Cơ quan công tác: Bộ môn Kế toán – Kiểm toán, khoa Kinh tế-QTKD, trường
Đại học Cần Thơ.

Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ KIM NGỌC
MSSV: 4093990
Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp
Tên đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại chi nhánh công ty trách
nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt Nam”.

NỘI DUNG NHẬN XÉT

1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo


2. Về hình thức


3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và sự cấp thiết của đề tài


4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của đề tài


5. Nội dung và kết quả đạt được (theo mục tiêu nghiên cứu)

6. Các nhận xét khác


7. Kết luận (cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa)



Ngày … tháng … năm 2013

Giáo viên hướng dẫn




Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
7
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Ngày … tháng … năm 2013

Giáo viên phản biện




Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
8
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

MỤC LỤC

Trang
Chương 1: GIỚI THIỆU 1
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1
1.1.1. Sự cần thiết nghiên cứu 1
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn 2
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 3
1.2.1. Mục tiêu chung 3
1.2.2. Mục tiêu cụ thể 3
1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU 3
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3
1.4.1. Phạm vi không gian 4
1.4.2. Phạm vi thời gian 4
1.4.3. Đối tượng nghiên cứu 4
1.5. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU LIÊN QUAN 4
Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 6
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN 6
2.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 6
2.1.2. Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 7
2.1.3. Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 9
2.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ 13
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 15
2.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 15
2.2.2. Phương pháp phân tích dữ liệu 15
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 16
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH
ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 16
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 16
3.1.2. Ngành nghề kinh doanh 17

3.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh 19

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
9
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

3.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh 20
3.1.5. Khái quát hoạt động kinh doanh tại chi nhánh từ năm 2010 đến năm
2012 21
3.1.6. Thuận lợi, khó khăn của chi nhánh và định hướng phát triển trong
tương lai 25
3.2. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TẠI CHI NHÁNH 27
3.2.1. Các bộ phận trong chu trình doanh thu 27
3.2.2. Các bộ phận trong chu trình chi phí 27
Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH
CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 28
4.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT
NAM 28
4.1.1. Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh 28
4.1.2. Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại chi nhánh 30
4.2. PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU 31
4.2.1. Phân tích tình hình doanh thu tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 31
4.2.2. Các tập tin và mối quan hệ 41
4.2.3. Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ 44

4.2.4. Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 54
4.2.5. Những rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh
thu 57
4.3. PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ 59
4.3.1. Phân tích tình hình chi phí tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 59
4.3.2. Các tập tin và mối quan hệ 69
4.3.3. Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ 70
4.3.4. Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 73
4.3.5. Những rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí. 75

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
10
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Chương 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE
VIỆT NAM 76
5.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH
CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 76
5.1.1. Ưu điểm 76
5.1.2. Nhược điểm 79
5.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 80
5.2.1. Đối với công tác tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 80
5.2.2. Đối với quá trình xử lý thông tin 80
5.2.3. Đối với tổ chức bộ máy kế toán 80
5.2.4. Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát 81

Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 83
6.1. KẾT LUẬN 83
6.2. KIẾN NGHỊ 84
6.2.1. Đối với nhà nước 84
6.2.2. Đối với chi nhánh 84
TÀI LIỆU THAM KHẢO 85
PHỤ LỤC 86

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
11
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

DANH MỤC BIỀU BẢNG

Bảng 3.1: Các sản phẩm của công ty 18
Bảng 3.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm
(2010-2012) 22
Bảng 3.3: Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua 3 năm 23
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 28
Bảng 4.2: Bảng tổng hợp doanh thu của chi nhánh qua 3 năm 32
Bảng 4.3: Bảng tổng hợp doanh thu theo ngành hàng qua 3 năm (2010-
2012) 35
Bảng 4.4: Bảng tổng hợp doanh thu theo vùng qua 3 năm (2010-2012) 39
Bảng 4.5: Các chứng từ được sử dụng trong chu trình doanh thu 55
Bảng 4.6: Các loại sổ được sử dụng trong chu trình doanh thu 56
Bảng 4.7: Các loại báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu 57
Bảng 4.8: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 58

Bảng 4.9: Bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 61
Bảng 4.10: Bảng tổng hợp chi phí hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua
3 năm (2010-2012) 64
Bảng 4.11: Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán theo ngành hàng qua 3 năm
(2010-2012) 66
Bảng 4.12: Các chứng từ được sử dụng trong chu trình chi phí 73
Bảng 4.13: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí 75



Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
12
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin 6
Hình 2: Vị trí của chu trình doanh thu và chi trình chi phí trong hệ thống
thông tin kế toán 9
Hình 3: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh 19
Hình 4: Doanh thu theo ngành hàng của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 36
Hình 5: Doanh thu theo vùng của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 40
Hình 6: Mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình doanh thu 43
Hình 7: DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu 46
Hình 8: DFD cấp 2 mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng 46
Hình 9: DFD cấp 2 mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ 47
Hình 10: DFD cấp 2 mô tả hoạt động xuất kho, giao hàng 47

Hình 11: DFD cấp 2 mô tả hoạt động thu tiền (bằng tiền mặt) 48
Hình 12: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ nhận và xử lý đơn đặt hàng 49
Hình 13: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ lập hóa đơn, ghi nhận nợ 50
Hình 14: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ xuất kho, giao hàng 51
Hình 15: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ thu tiền 52
Hình 16: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ hàng bán bị trả lại 53
Hình 17: Những khoản mục chi phí hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua
3 năm (2010-2012) 65
Hình 18: Giá vốn hàng bán theo ngành hàng của chi nhánh qua 3 năm
(2010-2012) 67
Hình 19: Mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình chi phí 69
Hình 20: DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí 71
Hình 21: DFD cấp 2 mô tả hoạt động nhận hàng 71
Hình 22: Lưu đồ mô tả quy trình nhận hàng 72
Hình 23: Màn hình chính của phần mềm kế toán Basys 77
Hình 24: Màn hình lập lệnh bán hàng 77
Hình 25: Màn hình lập hóa đơn bán hàng 78
Hình 26: Màn hình ghi giảm nợ phải thu 78

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
13
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Hình 27: Màn hình lập phiếu nhập kho 79
Chương 1
GIỚI THIỆU
1.5. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.1. Sự cần thiết nghiên cứu
Xã hội ngày càng phát triển việc ứng dụng khoa học kĩ thuật vào mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội ngày càng trở nên phổ biến. Cùng với xu hướng
chung của nền kinh tế các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi không chỉ phát
triển công nghệ sản xuất mà còn phải có trình độ quản lý, hạch toán cũng phải
đáp ứng được nhu cầu của thời đại đó là hiệu quả và đạt năng suất cao. Trong
đó phải kể đến sự đóng góp của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, các
quy trình xử lý trên máy vi tính đã góp phần hỗ trợ cho nhân viên ở các doanh
nghiệp giải quyết khối lượng công việc lớn đạt hiệu quả cao trong thời gian
ngắn. Đối với một doanh nghiệp bán hàng thì ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động của mình là rất cần thiết, nó làm cho công tác kế toán và công
tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Nhờ có công nghệ
thông tin mà công tác kế toán và công tác quản lý được dễ dàng hơn thông qua
việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng,
luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ
và bảo mật.
Quản lý chu trình doanh thu và chu trình chi phí là hoạt động không thể
thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp của bất kỳ
doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp sản xuất hay thương mại. Việc xây dựng
đúng và chính xác các chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình
hình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhưng trong thực tế, các hoạt động kinh tế luôn tồn tại những rủi ro tiềm tàng,
thêm vào đó hoạt động kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH Arysta
Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ không ngừng phát triển và như
vậy sức ép giải quyết các sự kiện kinh tế nói chung mà các sự kiện trong chu
trình doanh thu và chi phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống
thông tin đáp ứng được yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam

GVHD: Lê Trần Phước Huy
14
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

chính xác. Vì yêu cầu đó, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại chi
nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt Nam” được
thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong
thực tế tại chi nhánh, tìm ra các rủi ro còn tồn tại, hoàn thiện hơn chu trình
doanh thu và chi phí tại chi nhánh.
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn
Hệ thống thông tin kế toán tài chính hay gọi tắc là hệ thống thông tin kế
toán (AIS) bao gồm bốn chu trình con: chu trình doanh thu, chu trình chi phí,
chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Đối với 1 doanh nghiệp sản xuất
luôn luôn tồn tại đầy đủ bốn chu trình này, còn đối với doanh nghiệp thương
mại chỉ tồn tại hai chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Chi nhánh công ty
THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ là một doanh
nghiệp thương mại luôn tồn tại hoạt động của hai chu trình này làm phát sinh
các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, thu tiền, thanh toán tiền và như vậy hoạt
động kinh tế mang đầy đủ tính chất cung cầu của nó. Với một vai trò quan
trọng như vậy hai chu trình này ngày càng được chú trọng để hoàn thiện, nâng
cao hiệu quả hoạt động, điều này càng có ý nghĩa hơn khi hoạt động xử lý của
các chu trình đang được tin học hoá. Khi thiết lập một chu trình kế toán người
ta luôn mong muốn chu trình đó mang lại hiệu quả cao nhất nhưng trên thực tế
khi đi vào vận hành thì những chu trình vẫn tồn tại những rủi ro tiềm tàng nhất
định.
Từ ngày thành lập đến nay chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience
Việt Nam tại thành phố Cần Thơ đã không ngừng lớn mạnh kéo theo hoạt
động của chu trình doanh thu và chi phí nói riêng và cả hệ thống kế toán nói
chung ngày càng phức tạp và càng có ảnh hưởng quan trọng đối với sự phát

triển của chi nhánh. Nhận thức được tầm quan trọng đó người đứng đầu chi
nhánh đã quan tâm nhiều đến hệ thống thông tin kế toán cũng như các chu
trình nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động trong từng thời kỳ phát triển.
Chính vì vậy có thể nói việc phân tích thực trạng và tìm biện pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chu trình chi phí là một nhu cầu
thực tiễn không thể thiếu cho chi nhánh.

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
15
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

1.6. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Đề tài tập trung phân tích chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại chi
nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam trong điều kiện tin học hóa
công tác kế toán. Từ đó, tìm ra biện pháp hoàn thiện hơn hai chu trình này tại
đơn vị.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
− Mục tiêu 1: Tìm hiểu và phân tích cơ cấu tổ chức, hoạt động của các
bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
− Mục tiêu 2: Trong từng sự kiện của mỗi chu trình sẽ đánh giá và tìm
ra những điểm mạnh và điểm hạn chế trong quy trình xử lý các hoạt động kinh
tế.
− Mục tiêu 3: Dựa vào việc phân tích đạt được đề ra các biện pháp
hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí hiện tại.
1.7. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ xảy ra

trong mỗi chu trình tại chi nhánh diễn ra như thế nào?
Câu hỏi 2: Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc xử lý các sự kiện kinh tế trong
2 chu trình doanh thu và chi phí tại chi nhánh có những điểm mạnh, điểm yếu
gì đáng lưu ý và rút ra được kinh nghiệm gì?
Câu hỏi 3: Ảnh hưởng của các điểm mạnh và điểm yếu kể trên đối với
hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí nói riêng và hiệu quả
kinh doanh của chi nhánh nói chung như thế nào?
Câu hỏi 4: Những biện pháp nào có thể giúp nâng cao hiệu quả hoạt
động của chu trình doanh thu và chi phí hiện nay?
1.8. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
4.3.2. Phạm vi không gian
Đề tài được thực hiện tại chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience
Việt Nam tại thành phố Cần Thơ.

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
16
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

4.3.3. Phạm vi thời gian
Đề tài được thực hiện từ ngày 28/01/2013 đến ngày 15/4/2013.
4.3.4. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình doanh thu và chu trình chi phí bao
gồm các sự kiện kinh tế xảy ra như sau:
 Chu trình doanh thu:
− Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
− Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng.
− Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ.

− Thu tiền.
 Chu trình chi phí:
− Đặt hàng nhà cung cấp.
− Nhận hàng và nhập kho.
− Nhận hóa đơn và ghi nhận nợ.
− Thanh toán cho nhà cung cấp.
Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ, sổ sách sử dụng trong từng sự
kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu
trình đối với các rủi ro.
1.5. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU LIÊN QUAN
1) Lê Thị Thúy Vi (2009), “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn
thiện chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang”, Đại
học Cần Thơ. Đề tài này chỉ tập trung mô tả quy trình xử lý các nghiệp vụ
trong chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang bằng lưu
đồ nhưng không chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong từng quy trình xử lý
nghiệp vụ. Đề tài của tôi ngoài nghiên cứu thêm chu trình chi phí vì chi nhánh
công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ có nhiệm
vụ kinh doanh các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật ở các tỉnh Đồng Bằng Sông
Cửu Long luôn tồn tại song song hoạt động mua và bán các sản phẩm. Đồng
thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong quy trình xử lý và tìm hiểu các rủi
ro của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
17
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

2) Lâm Thị Kim Hạnh (2008), “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm

soát nội bộ đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí của công ty TNHH
Đông Đô Thành”, Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Trong đề tài mô tả
rất rõ các hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, các
thủ tục kiểm soát được đề ra khá đầy đủ cho cả hai chu trình trên, nhưng bài
viết dàn trãi không tập trung làm nổi bật nội dung chính của đề tài là hiệu quả
của các thủ tục kiểm soát trong nội bộ đơn vị, chưa nhận dạng được các rủi ro
còn tồn tại, đó cũng chính là điểm khác biệt và phát triển mới hơn trong đề tài
tôi thực hiện so với đề tài của trên.


Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
18
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Chương 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1.5. Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ
liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng để phục vụ việc ra quyết định.

Hình 1: QUY TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN

Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp được chia ra thành các loại hệ thống: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ
thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định, hệ thống thông
tin chỉ đạo, hệ thống chuyên gia.
2.1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của hệ thống tin quản lý.
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu cần thiết của
quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán tài chính
hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.





Xử lý
Dữ liệu
đầu vào
Thông tin
đầu ra
Lưu trữ
Kiểm soát Phản hồi
Doanh nghiệp Kế toán Hệ thống thông tin kế toán

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam

GVHD: Lê Trần Phước Huy
19
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

2.1.6. Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1. Lưu đồ
 Khái niệm lưu đồ: Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn
gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống. Lưu đồ còn
được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống. Có nhiều loại lưu
đồ như lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình:
− Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên
chứng từ, người lập, người nhận, nơi nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong
các hoạt động chức năng.
− Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách
lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính.
− Lưu đồ chương trình: mô tả trình tự xử lý của một chương trình
máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
 Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ:

Nhập/Xuất Dòng luân chuyển

Quy trình xử lý Lưu trữ thủ công


Ghi chú Nhập liệu thủ công


Thẻ đục lỗ Hiển thị trên màn hình

Lưu trữ Quyết định


Băng từ Xử lý thủ công


Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
20
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Đĩa từ Chuẩn bị trước khi xử lý

Chứng từ 1 liên Bắt đầu/Kết thúc


Chứng từ nhiều liên Kết nối cùng trang

Kết nối sang trang

 Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ:
− Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và lý hiệu
thể thể hiện kết quả xử lý.
− Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ
liệu từ trên xuống dưới, từ trái sang phải của trang giấy. Trường hợp không thể
trình bày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi
tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng.
2.1.2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu

 Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow
Diagram – DFD) là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ
thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ
thống. Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn, đích dữ liệu;
luân chuyển dữ liệu; xử lý và lưư trữ dữ liệu. DFD cấp thường được chia thành
nhiều cấp độ thấp hơn: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp 2.
 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu:




Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng Lưu trữ dữ liệu
bên ngoài hệ thống
(bắt đầu/kết thúc)

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
21
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

2.1.7. Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
Hình 2: VỊ TRÍ CỦA CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI
PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

2.1.3.1. Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình
doanh thu
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ

khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về yêu cầu, lập
lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ
phận này trả lời đơn đặt hàng của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác
định một giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu
này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép hay không
để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nhận
đơn đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng thộc chức năm tài vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng và lệnh bán
hàng:

Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống
thông tin
tài chính
Hệ thống
thông tin
thị trường
Hệ thống
thông tin
kế toán
Hệ thống
thông tin
sản xuất
Hệ thống
thông tin
nhân lực
Chu trình
doanh thu
Chu trình

chi phí
Chu trình
chuyển đổi
Chu trình
tài chính

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
22
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

− Đơn đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu
về chủng loại, số lượng, hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng cũng như các
yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải.
− Lệnh bán hàng: là chứng từ nội bộ doa bộ phận bán hàng lập, cho
phép các bộ phân liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách
hàng. Nó bao gồm các mô tả hàng hoa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các
thông tin khác về người mua. Nếu bán chịu, lệnh sẽ được chuyển sang bộ phận
tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng
được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng để làm căn cứ
đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đơn đặt hàng được chấp thuận và
cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn bán hàng.
b) Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng
Đến ngày giao hàng, kho tiến hành xuất kho theo như Lệnh bán hàng. Bộ
phân gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định.
Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
Giấy gửi hàng có thể là vận đơn.
Chứng từ sủ dụng là:

− Phiếu xuất kho: Được bộ phận kho lập khi tiến hành xuất hàng hoá
ra khỏi kho. Chứng từ này còn được gởi cho các bộ phận như bộ phận vận
chuyển và các bộ phận kế toán để xác định hàng đã được xuất bán và tiêu thụ.
Một liên của chứng từ này được lưu lại tại kho.
− Vận đơn: là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và
người vận tải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng gửi như: chủng loại,
số lượng, trọng lượng hàng.
c) Lập hóa đơn và theo dõi nợ
Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng
được gửi chi khách, giấy gửi hàng được chuyể bộ phận lập hóa đơn. Lúc này
bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã
hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên
quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
23
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu
khách hàng.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển giao
cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm
các thông tin về hàng bán như chủng loai, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, các
điều kiện thanh toán… Chứng từ này được lập thành nhiệu liên bao gồm gửi
khách hàng, chuyển kế toán phải thu và lưu tại bội phận lập hóa đơn.
d) Thu tiền
Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khách hàng gửi séc thanh

thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận
séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ , giấy báo và bảng kê cho kế toán
phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải
thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền của khách hàng thanh toán.
Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng
hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng. Khi người mua thanh tóa tiền,
họ sẽ gửi lại “Giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp
người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán.
Thông thường séc thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban
đầu bởi bộ phận thư tín.
Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giảtị thấp,
doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền, thay cho các
hóa đơn bán hàng.
Các chứng từ sử dụng: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh
toán,… ghi nhận khách hàng thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp.
2.1.3.2. Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình
chi phí
a) Đặt hàng nhà cung cấp
Trước khi đặt hàng nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong
doanh nghiệp. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa,
nguyên vật liệu đểu lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Sau khi
nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp thuận, bộ

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
24
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ
phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi hàng cho nhà cung cấp để
xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng.
Chứng từ sử dụng:
− Đơn đặt hàng này cũng tương tự như đơn đặt hàng trong sự kiện
nhận và xử lý đơn đặt hàng trong chu trình doanh thu. Nếu đơn đặt hàng được
nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các
bên.
− Phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ dịch vụ là chứng từ được lập bởi các
bộ phận trong doanh nghiệp khi có yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao
gồm thông tin về chủng loại mặt hàng, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận
hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự
chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
b) Nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt
hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối
chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp
nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm
nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhận kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó,
hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và
trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
Chứng từ sử dụng là phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là chứng từ được
bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa thực
nhận. Số lượng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn
kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế
toán, mua hàng, kho hàng.
c) Nhận hóa đơn và ghi nhận nợ
Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng , kế toán phải thu tiến hành đối
chiếu hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu
nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam


GVHD: Lê Trần Phước Huy
25
SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngọc

Hóa đơn bán hàng (của người bán) là chứng từ xác định quyền sở hữu
hang hóa được chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người
mua đối với người bán.
d) Thanh toán cho nhà cung cấp
Đến ngày thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển
bộ phận quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán, căn cứ các chứng từ
liên quan như phiếu chi, séc thanh toán, kế toán ghi nhận khoản thanh toán cho
người bán.
Chứng từ sử dụng là phiếu chi hoặc séc thanh toán.
2.1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.4.1. Định nghĩa
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
− Báo cáo tài chính đáng tin cây.
− Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
− Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” [3, tr.2]
2.1.4.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bộ phận Nộ dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm

soát
Tạo ra sắc thái chung của
một tổ chức; chi phối đến ý
thức kiểm soát của mọi
người trong tổ chức; là nền
tảng của mọi bộ phận khác
của kiểm soát nội bộ
− Tính chính trực và giá trị đạo
đức.
− Đảm bảo về năng lực.
− Hội đồng quản trị và Ủy ban
kiểm soát.
− Triết lý quản lý và phong
cách điều hành.
− Cơ cấu tổ chức.
− Phân định quyền hạn và
trách nhiệm.
− Chính sách nhân sự.