đề án hoạch toán vật liệu

May 20, 2012
1
Lời mở đầu
Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chức
một cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có được đầu ra hợp lý nhằm thu lợi
nhuận tối ưu nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất,
xây dựng Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên quan
tâm tới các yếu tố đầu vào.
Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất,
kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh được
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dưới dạng sản phẩm dở dang,
do vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức hợp lí quá trình
hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không
chỉ trong lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế .
Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong
tương lai, khi ra trường có thể được làm việc trong các doanh nghiệp có liên
quan đến vật liệu như doanh nghiệp sản xuất , xây dựng thì những kiến thức về
vấn đề này sẽ giúp em không nhỏ trong công việc. Mặt khác, xét về mục tiêu
trước mắt thì đây là bước đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hướng nơi thực tập
và viết chuyên đề thực tập sắp tới.
Đề án gồm có 3 phần:
Phần I:
Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ
chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu.
Phần II:
Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
Phần III:
Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các
doanh nghiệp .

Đây là bài viết đầu tiên có lượng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu
cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được thầy giáo có ý
kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề
thực tập sau này.

May 20, 2012
2
Phần I
cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán
kế toán nguyên liệu - vật liệu
1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản
xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến
khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất,
giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi
hoàn toàn. Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác
cách hạch toán của tài sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử
dụng nhưng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của
doanh nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành
nên giá trị của sản phẩm.
Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do
đó, để đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới
nhiều chiến lược. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều
chiến lược đó. Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt
công tác quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ ,
vận chuyển và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ
giúp cho quá trình sản xuất được liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm
bớt chi phí hư hỏng, mất phẩm chất. Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo
ra được nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn. Tất cả những điều đó là kết

quả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu.
2. Đặc điểm, phân loại vật liệu.
Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất .
Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với
tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới
tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật
chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm .
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển
dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ,
nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.
Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp ,
giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu
trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với

May 20, 2012
3
các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng giá trị của vật liệu thường chiếm tỉ trọng
lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm .
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện
cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai
trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia
công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong
nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo ) Khái niệm nguyên liệu dùng
để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất ,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng
chất lượng của sản phẩm hoạc được sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt
động bình thường ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ ) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu

cầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hương liệu,
giẻ lau ).
Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn,
củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật
liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu
dùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác
với các loại vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo
dưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Trong các doanh
nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài
sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng
thay thế.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ ) phục vụ cho hoạt động xây dựng
cơ bản tái tạo tài sản cố định.
Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh
doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
3. Yêu cấu quản lý vật liệu:

May 20, 2012
4
Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những
tài sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công
dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu
phải có yêu cầu về quản lý vật liệu.
Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan

trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu,
kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần
thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông
thạo các loại vật liệu. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu
cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.
Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện vật chưa phản ánh được lượng vật liệu
thực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh, chưa đáp ứng được yêu cầu
hạch toán vật liệu. Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn
bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc quản lý về
mặt giá trị vật liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định được giá trị của
vật liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giá
thực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II). Xác định
hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiện
quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.
Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản
lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân
loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống
nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn
vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng
định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng
ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều
gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định
mức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không
những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng
được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý như trên, vật liệu đóng vai trò hết
sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch
toán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả.

4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu
4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu

May 20, 2012
5
Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán
vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết
cho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện
tượng như hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá
trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:
Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng
và giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định
được số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá
vật liệu xuất kho một cách hợp lý.
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất
kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu
xuất kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm
dịch vụ. Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có
những mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan như hao hụt trong quá
trình vận chuyển, do thời tiết Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng
loại vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thường
xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng.
Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh
là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ
giá trị vật liệu đã sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao
nhiêu, cho sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệu
thực tế đã hoàn thành một quá trình luân chuyển.
Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát
hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có

biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây
chính là mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch
quản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua
vật liệu
Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật
liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan
trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu.
4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát
tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả
các yêu cầu quản lý
Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh
nghiệp . Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý

May 20, 2012
6
nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và
đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.
4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.
Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá
trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu
động, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh,
nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp .
Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình
sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu
diễn qua sơ đồ sau:

Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát
sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt
giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị
thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích
thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác
định lợi nhuận đã đạt được.
Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công
dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong
khi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật
liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng
loại vật liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.
4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm
(công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để
tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản
xuất trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán
cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng
thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa
Sử dụng ngay
Xuất theo
yêu cầu
Tiêu thụ
sản phẩm
Sản phẩm
dị ch vụ
Nhập kho

Vật liệu
mua về
Tái sản xuất

May 20, 2012
7
sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên
liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ:


May 20, 2012
8
Chi phí thực tế
nguyên vật liệu
trực tiếp trong
kỳ

=
Trị giá nguyên
vật liệu sản xuất
đưa vào sử
dụng

-
Trị giá
phế
liệu thu
hồi
Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với tư cách là những đối tượng lao
động, sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm,

tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm
hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó. Bởi
vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá
phí của sản phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá
, kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề
cung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ
bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vật
liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đối
tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu
dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một
cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch
vụ.
4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:
Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh
nghiệp phải cần có số lượng thông tin về:
Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu
tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối
đa.
Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số
vật liệu đó.
Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I
3.1
cho
thấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.
Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu
chính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.
Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật
liệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của

doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý
có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản
phẩm, dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý.

May 20, 2012
9
Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy
mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp.

Phần II
Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản
phẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắp
xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống
nhất giữa các bộ phận: kế toán, vật tư, kế hoạch
Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ở
doanh nghiệp. Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật tư, tổ chức luân
chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan.
Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù
hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán,
tính toán và quản lý vật tư
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết
về vật liệu.
Lựa chọn phương pháp kế toánvật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế
toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp .
Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi,
phù hợp với cụ thể.

Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáo
vật liệu cần thiết. Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật tư.
Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối
tượng liên quan. Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật tư, đánh giá tài sản
Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch
toán vật liệu.
1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ:
Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu
cầu quan trọng là tổ chưcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ. Nội dung
và biểu mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nước quy định. Tuy
nhiên, căn cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh
nghiệp, doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh
nghiệp.

May 20, 2012
10
Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng
từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu
cung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản
xuất.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:
Đơn đặt hàng

Trong đó:
1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.
2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản
giao cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để
theo dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao
nữa giao cho bộ phận kế toán.
3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ
tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộ
phận kế toán để thanh toán.
4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho
kế toán vật tư.
5. Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán
thanh toán.
6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi
chi tiết vào tài khoản thanh toán với người bán.
Đối với trường hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu
chuyển chứng từ có thể tiến hành theo các bước sau:






Người bán
Bộ phận mua hàng
Kế toán thanh
toán với người bán
Kho thành phẩm
Bộ phận
nhận hàng

Bộ phận kiểm tra
(STK)
Nhu cầu mua hàng
Bộ phận sản xuất
Kế toán vật tư
Kế toán chi tiết
vật liệu
Kho
Kế toán thanh
toán lương
(2)
(1)
(3)
(4)
(2)
(1)
(3)
(6)
(4)
(5)

May 20, 2012
11
(1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu)
(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ
ghi kho.
(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết.
(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lương cho công nhân sản xuất vật
liệu.
2. Tính giá vật liệu

Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên và trong
nhiều trường hợp, giá mua thực tế không được cung cấp kịp thời. Để giải quyết
vấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , người ta có thể sử dụng
một trong hai phương pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán
hay theo giá thực tế.
2.1. Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ
dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa
trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Doanh nghiệp có thể
lấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật
liệu. Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.
Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được
tính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm).
Trị giá hạch
toán vật liệu i
(nhập, xuất)

=
Số lượng vật
liệu i (nhập,
xuất)

x
Đơn giá
hạch
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang
giá thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng
loại hoặc nhóm vật liệu).
Trị giá thực

tế vật liệu i
xuất dùng

=
Trị giá hạch toán
vật liệu i xuất
dùng trong kỳ

x

Hi
Trong đó:
Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật tư i ( Hệ số giá )
Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu
đầu kỳ nhập trong kỳ
Hi =
Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ.
2.2. Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu

May 20, 2012
12
Khi sử dụng phương pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế để
phản ánh tình hình biến động vật liệu. Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu
thường không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trường hợp này,
doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương pháp tính giá vật liệu
thực tế xuất dùng như sau:
Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp này dựa trên cơ sở vật liệu được xác định giá trị theo đơn
chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ

trường hợp điều chỉnh khách quan). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế
của vật liệu đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều
kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.
Phương pháp tính theo đơn giá bình quân
Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Đơn giá =
bình quân Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu nhập
đầu kỳ trong kỳ
Trị giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá
xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ bình quân
Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định:
- Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuất
theo giá thực tế bình quaan liên hoàn)
- Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền)
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
Theo phương pháp này thì số liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số
nhập trước mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng được nhập vào. phương
pháp này thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản.
Như vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên và số tồn kho cuối
kỳ bao gồm những vật tư nhập vào sau cùng.
Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)
Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp này giả thiết rằng số vật
liệu nhập sau thì xuất trước , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trước đó,
ngược với thứ tự chúng được nhập vào.
Theo phương pháp này, vật tư xuất ra trong kỳ là số được nhập vào mới
nhất và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trước nhất.
Lưu ý rằng cả hai phương pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ước
nghĩa là thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự như giả thiết.
x

=

May 20, 2012
13
Phương pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối
Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có
nhiều chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và
được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để
kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên thường vận dụng hạch toán vật liệu theo
phương pháp kiểm kê định kỳ.
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lượng
vật liệu tồn kho, sau đó tính trị thực tế của chúng theo đơn giá nhập lần cuối
cùng trong kỳ đó:
Trị giá thực tế của vật Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu
liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối

Giá thực tế
vật liệu xuất
dùng trong kỳ

=
Giá thực
tế VL tồn
đầu kỳ

+
Giá thực tế
VL mua vào
trong kỳ

-
Giá thực tế
vật liệu tồn
cuối kỳ
Đó là những phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng. Việc vận
dụng phương pháp tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng tuỳ thuộc điều kiện
cụ thể của từng doanh nghiệp . Tuy nhiên, áp dụng phương pháp nào cũng phải
bảo đảm nguyên tắc công khai và nhất quán.
3. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu
Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu
thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thường có nhiều chủng loại khác nhau và tỷ
trọng của nó thường lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ. Do vậy, nếu thiếu
một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệu
phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu.
Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp
hạch toán chi tiết vật liệu là : phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển, và phương pháp số dư.
Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho
phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế
toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từng
danh điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ
kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chưngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số
lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất,
nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thẻ kho phải thường
x
=

May 20, 2012

14
xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho
để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ
3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ
nhập xuất kho về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương
ứng với thẻ kho mở ở kho:
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ Số tờ
Tên vật tư:
Số danh điểm: Đơn giá:
Đơn vị tính : Kho:
Chứng từ
Trích yếu
Nhập
Xuất
Tồn
Ghi chú
SH
NT

SL
TT
SL
TT
SL
TT

Khi kế toán nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến
thì phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ này với các chứng từ liên
quan (phiếu mua hàng, hoá đơn mua hàng ), ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và
tính thành tiền từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào đó kế toán lần lượt ghi các
nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số suất và
số tồn kho của từng danh điểm vật liệu, số lượng vật liệu tồn kho trên thẻ chi tiết
phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng . Nếu có sai sót phải được
xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu
giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất
và tồn kho vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu
Tháng năm
Số danh
điểm
Tên vật liệu
Tồn đầu
tháng
Nhập
trongtháng
Xuất trong

tháng
Tồn cuối
tháng






Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản
ánh trên bảng tính giá vật liệu.
Phương pháp thẻ song song là phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng trong
điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi
chép trùng lặp.
Quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp được tóm tắt qua sơ đồ:

May 20, 2012
15





Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ
song song. Để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn mở thẻ kho như phương
pháp thẻ song song nhưng ở phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu
mà thay vào đó chỉ mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số
lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho:
Sổ đối chiếu luân chuyển

Số
danh
Tên
vật
Đơn
vị
Đơn
giá
Số dư
đầu tháng
1
Luân chuyển tháng 1
Số dư
đầu tháng
2
điểm
liệu
tính


Nhập
Xuất



l


SL
TT

SL
ST
SL
ST
SL
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Số này không ghi theo từng chứng từ nhập kho mà chỉ ghi một lần vào cuối
tháng trên cơ sở nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng doanh điểm vật
liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân
chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “sổ đối chiếu luân chuyển”
với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối
chiếu với kế toán tổng hợp.
áp dụng phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng
danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán,
kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc ít và lập báo
cáo thường bị chậm trễ.
Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:







Chứng từ nhập
Bảng lũy kế nhập
(tiền)
Thẻ (sổ) kho
Sổ số dư
Sổ số dư
Bảng lũy kế xuất
bằng (tiền)
Chứng từ xuất
Căn cứ chứng từ
- Nhập
- Xuất

Thẻ kho (kho vật tư)
Sổ tổng
Tổng hợp chi tiết
Số chi tiết thẻ song
(1)
(4)
(4)
(3)
(2)
(2)
(4)
(2)
(1)
(1)

May 20, 2012
16

Phương pháp số dư
Đây là bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.
Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với
việc ghi chép của phòng kế toán: ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở
phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị, nên xóa bỏ được những ghi chép
trùng lặp, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế
toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng kế toán chính xác, kịp thời.
Tại kho, hạch toán vật liệu xây dựng thủ kho thực hiện trên các thẻ kho
như các phương pháp trên. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn
bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc định kỳ) theo từng
nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao
nhận chứng từ:

Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày đến ngày tháng năm
Nhóm vật liệu
Số lượng chứng
từ
Số hiệu chứng từ
Số tiền




Người nhận Người giao
Phiếu này phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một
bản và sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu
xuất kho cho kế toán.
Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số
lượng vật liệu tồng kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư:
Sổ số dư
Năm:
Kho:
Số
Tên
Đơn
Đơn
Định
Số dư đầu
năm
Số dư cuối
tháng
Ghi

danh
điểm
vật
liệu
vị
tính
giá
mức
dự
trữ
SL
TT
SL
TT

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ
kho trước ngày cuối tháng. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế
toán để kiểm tra và tính thành tiền.

May 20, 2012
17
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên
xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu
nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, nhận được các chứng từ nhập xuất và phiếu giao nhận
chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan.
Sau đó tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng
từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao
nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán
ghi bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu, mở cho từng kho, số cột trong các
phần nhập xuất phụ thuộc vào số lần kế toán xuống kho nhận chứng từ.
Bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu.
Tháng năm
Kho
Nhóm
Tồn kho
Nhập
Xuất
Tồn kho
vật liệu

đầu
tháng
Từ
ngày
Đến
ngày
Từ
ngày
Đến
ngày
Từ
ngày
Đến
ngày
Từ
ngày
Đến
ngày
cuối
tháng







Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng lũy kế được sử
dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá vật
liệu của kế toán tổng hợp.

Sơ đồ hạch toán chi tiết:







4. Tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu
Vật liệu thường được nhập xuất kho thường xuyên, tùy theo đặc điểm vật
liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê
khác nhau về vật liệu: kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho hay chỉ kiểm
kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng vật
liệu tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, các doanh nghiệp
Chứng từ nhập
Số (thẻ) kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
Chứng từ xuất
BK nhập
(nếu có)
Sổ kế toán
tổng hợp
BK xuất
(nếu có)

May 20, 2012
18
chỉ được áp dụng một trong hai phương thức hạch toán hàng tồn kho: phương
pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
4.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn,
thường tiến hành từ hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên hay sản xuất
nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao.
Đây là phương pháp theo dõi tình hình hiện có và biến động của vật liệu
một cách thường xuyên, liên tục sau mỗi lần nhập, xuất, xảy ra.
Để tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp này, doanh
nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” (chi tiết theo yêu cầu quản lý).

May 20, 2012
19
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ:
- Giá thực tế nguyên liệu xuất kho
- Trị giá nguyên liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu trong kỳ
- Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
- Chiết khấu mua hàng được hưởng
- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê
Dư nợ: Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho
- Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”
Bên nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường cuối kỳ
Bên có: Giá trị hàng hóa, vật tư mua ở các kỳ trước nhập kho hoặc chuyển
giao thẳng cho khách hàng.
Dư nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường cuối kỳ
Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng vật liệu
Nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu của doanh nghiệp phải có hai loại
chứng từ bắt buộc là hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và
phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do người
bán hàng lập, có ghi số lượng từng loại vật liệu, đơn giá và số tiền doanh nghiệp
phải trả cho người bán. Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu mà

không có hóa đơn bán hàng (chẳng hạn thu mua từ thị trường tự do) thì doanh
nghiệp phải lập phiếu mua hàng để thay thế. Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn
kiêm phiếu xuất, hoặc phiếu thu mua hàng là chứng từ minh chứng cho nghiệp
vụ mua hàng và là căn cứ để lập các chứng từ thanh toán tiền hàng. Phiếu nhập
kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu mua
hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi sổ thực nhập vào phiếu nhập
kho. Đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi vào
tài khoản nghiệp vụ nhập kho vật liệu. Trường hợp hàng chưa mua về thì kế toán
phản ánh vào tài khoản 151 để đến cuối kỳ (nếu hàng về) hoặc sang kỳ sau (nếu
cuối kỳ hàng chưa về) kết chuyển vào tài khoản 152.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, doanh nghiệp phải xác định số
liệu thừa là của mình hay trả cho đơn vị cá nhân khác và tiến hành phản ánh
nghiệp vụ này vào tài khoản.
Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu
Khi xuất kho vật liệu, doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu
xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho do phòng cung ứng hoặc bộ phận xin
lĩnh lập, sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người ký

May 20, 2012
20
vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức do phụ trách bộ phận quản
lý vật tư lập trong đó ghi định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho
từng bộ phận sử dụng, số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi.
Căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho vật tư theo hạn mức , tùy
theo phương pháp tính giá vật liệu xuất, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất, đồng
thời căn cứ vào nơi sử dụng số vật liệu đã xuất để ghi vào tài khoản phản ánh
nghiệp vụ này.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu hụt hoặc kém phẩm chất,
doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Tùy

theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán
tiến hành ghi sổ. Toàn bộ tình hình biến động vật liệu được phản ánh trên sơ đồ
sau: (trang bên)

May 20, 2012
21
Sơ đồ hạch toán tình hình nhập - xuất vật liệu
(theo phương pháp kê khai thường xuyên)

TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642, 241

TK 151 TK 154

TK 154 TK 331

TK 333 TK 138, 334, 821

TK 411 TK 128, 222

TK 338 TK 412

TK 412




4.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này không theo dõi thường xuyên, liên tục về tình hình biến
động của các loại vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của
chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.

Phương pháp này chỉ áp dụng với các đơn vị không tiến hành đồng thời hai
hoạt động kinh doanh trở lên, quy mô không lớn.
Để hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp này, kế toán sử dụng:
TK 611: “Mua hàng” (tài khoản 6111): “Mua nguyên liệu, vật liệu”
Bên nợ: - Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ.
- Giá thực tế nguyên, vật liệu mua vào trong kỳ
Bên có: - Giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
- Chiết khấu mua nguyên vật liệu được hưởng
- Trị giá vật liệu trả lại cho người bán hoặc được giảm giá
- Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ
Nguyên vật liệu mua
ngoài nhập kho
Nhập kho nguyên vật liệu
đi đường kỳ trước
Nguyên vật liệu thuê ngoài
gia công chế biến nhập kho
Thuế nhập khẩu tính vào
giá trị nguyên vật liệu nhập
khẩu
Nhận cấp phát, tặng thưởng.
Góp vốn liên doanh
Nguyên vật liệu thừa khi
kiểm kê
Đánh giá tăng nguyên liệu
vật liệu
Xuất kho nguyên liệu, vật liệu
dùng cho SXKD và XDCB
Nguyên liệu, vật liệu xuất
kho thuê ngoài gia công
Chiết khấu mua hàng

được hưởng, giảm giá
hàng mua
Nguyên vật liệu thiếu khi
kiểm kê
Xuất góp vốn liên doanh
Đánh giá giảm nguyên
liệu vật liệu

May 20, 2012
22
Quá trình hạch toán biến động nguyên vật liệu được phản ánh như sau:
(theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
TK 151 TK 611 (6111) TK 151, 152


TK 152 TK 111, 112, 138, 331


TK 111, 112, 141, 331, 311 TK 621, 627, 641, 642








4.3. Hệ thống sổ hạch toán tổng hợp vật liệu
Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ là doanh nghiệp phải thực hiện theo
phương pháp hạch toán tổng hợp (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ)

và phải theo hình thức sổ kế toán mà đơn vị chọn để dùng. Từ đó xác định được
khối lượng công tác kế toán tổng hợp.
Nếu sử dụng hình thức sổ nhật ký chung để hạch toán vật liệu thì loại sổ
cần mở là sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (nếu có), sổ cái cho tài khoản
152, các sổ chi tiết về nguyên vật liệu.
Quy trình hạch toán theo phương pháp này (hay là quan hệ ghi sổ tổng
hợp):








Nhật ký đặc biệt
(Nếu có)
Chứng từ
nhập xuất
Sổ cái TK 152
Nhật ký chung
Sổ chi tiết
(Phương pháp HTCT)
Bảng cân đối TK 152

Báo cáo NVL
(1)
(1)
(1)
(2)

(2)
Kết chuyển vật liệu tồn
kho đầu kỳ
(3)
(4)
Kết chuyển vật liệu
đang đi đường đầu kỳ
(4)
(4)
Trị giá thực tế vật liệu
mua vào trong kỳ
Giá thực tế của vật liệu xuất dùng
(do kế toán tính khi đã phản ánh
đầy đủ các bút toán trên)

Chiết khấu giảm giá được hưởng
hoặc trả lại vật liệu
Trị giá vật liệu tồn kho và đang đi
đường căn cứ vào kết quả kiểm kê
cuối kỳ

May 20, 2012
23
Nếu sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ: doanh nghiệp phải xác định hướng
mở CT-GS cho các nghiệp vụ nhập, xuất, định kỳ lập chứng từ ghi sổ, để từ đó
vào sổ cái
Quy trình hạch toán:

Nếu sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: doanh nghiệp phải mở các sổ về
nghiệp vụ nhập (sổ chi tiết - nhà cung cấp; nhật ký - nhà cung cấp; bảng kê tính
giá - bảng kê số 3; nhật ký 6 - tài koản 151) và xuất (Bảng phân bổ vật liệu:
Bảng kê số 4,5,6, nhật ký 7)
Quy trình hạch toán:











Bảng cân đối TK 152 => Báo cáo VL



Trên đây là toàn bộ quá trình tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp. Tùy vào điều kiện, khả năng mỗi doanh nghiệp mà có quá trình tổ chức
hạch toán vật liệu phù hợp với từng doanh nghiệp.
Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp lý, đầy đủ, kịp thời là điều kiện để
doanh nghiệp kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản phẩm, cũng như đáp ứng có
hiệu quả yêu cầu quản lý. Do đó doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất
Chứng từ nhập, xuất

Bảng phân bổ số 2
(152)
Sổ chi tiết
nhà cung cấp
Nhật ký
liên quan
(1,2,4)
Nhật ký-CT 5,6
(331,151)
Bảng kê 4,5,6
Bảng kê số 3
Tính giá vật
liệu
Nhật ký 7
Sổ cái tài khoản 152
(8)
(1)
(1)
Lập CT-GS
(2) (2)
(2)
Lập bảng
CĐTK 152
(5)
Sổ cái
tài khoản 152
(3)
Chứng từ
kế toán
(3)

(h
ướ
ng m
ở
s
ổ

đị
nh k
ỳ
l
ậ
p CT-GS)
(7)
(6)
Sổ đăng ký CT-GS
(7)
Sổ chi tiết
(7)
Báo cáo
(8)
(6)
(3)
(5)

May 20, 2012
24
lượng quá trình tổ chức hạch toán vật liệu, thường xuyên cải tiến, tổ chức hệ
thống sổ hợp lý, đạt hiệu quả cao và tiết kiệm lao động kế toán.

May 20, 2012
25
Phần III
Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu
hiện nay trong các doanh nghiệp
1. Về yêu cầu “chính xác” của thông tin kế toán về vật liệu
Đã từ lâu, “chính xác” được xem như một yêu cầu hàng đầu của thông tin
kế toán. Tuy nhiên, đứng ở nhiều góc độ, yêu cầu này khó thực hiện trong thực
tiễn của hoạt động kế toán. Cụ thể là về vấn đề vật liệu nói riêng và hàng tồn
kho nói chung.
Để có thể tổng hợp tài sản và xác định lợi nhuận, kế toán phải quy tất cả
các đối tượng thành một thước đo duy nhập là giá trị. Và khó khăn duy nhất mà
kế toán phải vượt qua là xác định phương pháp đánh giá để quy đổi ra chỉ tiêu
giá trị các đối tượng của kế toán.
Thứ nhất, qua xem xét các phương pháp tính giá vật liệu đã nói tới trong
bài viết này dễ thấy rằng không có một phương pháp tính giá nào là hoàn toàn
“chính xác” tuyệt đối, mỗi phương pháp tính giá chỉ thích hợp với một số trường
hợp hoặc yêu cầu nhất định. Chẳng hạn đánh giá vật liệu tồn kho, các phương
pháp nhập trước xuất trước, nhập sâu xuất trước hay bình quân gia quyền đều có
cơ sở của nó nhưng không có phương pháp nào phản ánh chính xác trị giá vật
liệu tồn kho mà chỉ xác định giá trị này một cách hợp lý trong những trường hợp
nhất định.
Thứ hai, có những phương pháp có thể cho kết quả thực tế hơn nhưng bị
cản trở bởi tính khách quan của nó. Thí dụ giá hiện hành vật liệu phản ánh giá trị
vật liệu hợp lý tại thời điểm mua vật liệu. Tuy nhiên giá mua vẫn giữ vai trò
quan trọng trong việc phản ánh vật liệu, bởi giá hiện hành khó có thể xác định
một cách khách quan và có thể kiểm chứng được.
Thứ ba, có những phương pháp có thể cho biết kết quả có mức chính xác
cao hơn các phương pháp khác, như phương pháp giá thực tế đích danh được coi
là cố gắng nhất để phản ánh chính xác giá trị vật liệu tồn kho (hàng tồn kho nói

chung), nhưng đòi hỏi chi phí vượt khỏi lợi ích mà nó mang lại.
Thứ tư, cuối cùng về công tác kế toán:
Mặc dù hiện nay đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nhưng chưa
sử dụng ở mọi phần hành. Công tác kế toán thủ công vẫn còn chiếm phần lớn
trong công tác kế toán ở đơn vị. Công ty nên có kế hoạch phát triển việc sử dụng
máy vi tính vào công tác không chỉ ở một vài phần hành mà nên mở rộng ra
nhiều lĩnh vực. Sự phân công kế toán cũng cần sắp xếp lại sao cho phù hợp với
công việc để không có sự chồng chéo lẫn nhau. Công tác ghi sổ kế toán cũng