tiểu luận môn quản lý dự án báo cáo kết quả thực hiện dự án “ngày chung đôi”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN
“NGÀY CHUNG ĐÔI”
GVHD: PGS.TS. Lưu Tường Văn
Người viết báo cáo: Trần Thị Hà Phương
05/10/2013
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN














Mục lục
TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1. LÝ DO HÌNH THÀNH DỰ ÁN
Hôn nhân là một trong những việc trọng đại của đời người, và nó cũng là một trong các
mối quan tâm hàng đầu của con người để bảo đảm hạnh phúc. Và “Dự án Ngày chung
đôi” như là một kết quả tốt đẹp của đôi uyên ương đã tìm hiểu và gắn bó với nhau 3
năm: Thúy Hằng – Trọng Hưng.
2. MỤC TIÊU DỰ ÁN
- Tạo nên một Lễ thành hôn ấm áp, ý nghĩa và đặc biệt.

3. QUI MÔ, PHẠM VI CỦA DỰ ÁN
- Khách mời: 200 khách
- Tổng chi phí: 300 triệu đồng
4. CÁC RÀNG BUỘC, LOẠI TRỪ
Trong dự án “Ngày chung đôi” không có các ràng buộc, cần bổ sung các ràng buộc như
sau:
- Thời gian tiến hành trong vòng 5 - 6 tháng, thực hiện đúng tiến độ, không được
chậm trễ hay gia hạn.
- Nhân lực thực hiện dự án: 2 người (Trọng Hưng & Thúy Hằng).
- Địa điểm: Nhà hàng tiệc cưới Metropole – 216 Lý Chính Thắng, Q3, HCM.
- Ngân sách: không quá 300 triệu đồng.
5. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN
Trong dự án “Ngày chung đôi” không có các dự án có liên quan, cần bổ sung như sau:
- Dự án tham khảo từ bạn bè, người thân.
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 1
6. CƠ CẤU CÔNG VIỆC – WBS
7. TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Progress)
7.1 Bảng ký hiệu các công việc chính
KÝ HIỆU
TÊN CÔNG VIỆC
A Công tác chuẩn bị 5-6 tháng trước khi cưới
A1 Chọn ngày thăm gia đình 2 bên, bàn về lễ hỏi, lễ cưới, tiệc cưới
A2 Thống nhất quy mô đám cưới
A3 Tìm hiểu và chọn nơi tổ chức tiệc cưới
A4 Tham khảo những nơi chụp hình, quay phim, áo cưới
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 2
Dự án Ngày chung
đôi
Chi Phí Nhân sự Triển khai kế hoạch
Hưng Hưng - Họ nhà trai

Hằng – Họ nhà gái
5-6 tháng trước khi
cưới
3-4 tháng trước khi
cưới
1-2 tháng trước khi
cưới
2-3 tuần trước khi
cưới
Vài ngày trước khi
cưới
A5 Thông báo với họ hàng, người thân
A6 Lên kế hoạch cho tuần trăng mật
B Công tác chuẩn bị 3-4 tháng trước khi cưới
B1 Đặt chụp ảnh, quay phim
B2
Lên danh sách khách mời
B3 Thuê trang phục cưới cho Cô dâu, Chú rể
B4
Đặt thiệp cưới
B5 Chụp ảnh cưới
B6 Đặt/mua nhẫn cưới và nữ trang
B7 Tham khảo quà cảm ơn cho khách mời
C Công tác chuẩn bị 1-2 tháng trước khi cưới
C1 Đặt phương tiện vận chuyển, xe hoa và hoa tươi
C2 Tìm người bưng quả, phù dâu, phù rể, người chủ hôn
C3 Đăng ký kết hôn
C4 Ghi thiệp cưới
C5 Kế hoạch chăm sóc cơ thể và làm đẹp
C6 Chọn thực đơn và các dịch vụ mà nhà hàng cung cấp

C7 Mua sắm quần áo, đồ dùng cá nhân
D Công tác chuẩn bị 2-3 tuần trước khi cưới
D1 Gửi thiệp mời
D2 Lập sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời
D3 Hoàn tất danh sách những người phụ giúp và phân công công việc
D4 Hoàn tất việc thử đồ cưới
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 3
D5 Mua quà cảm ơn
E Công tác chuẩn bị vài ngày trước khi cưới
E1 Xác nhận về SL khách mời, chỗ ngồi, thực đơn với nhà hàng
E2 Chuẩn bị nơi ở cho họ hàng
E3 Kiểm tra lại các dịch vụ cưới, viết ra những CV cần kiểm tra và đưa
cho người phụ trách
E4 Chuẩn bị trang phục cưới & phụ kiện
E5 Kiểm tra tiến độ lần cuối
7.2 Các giai đoạn triển khai Dự án
STT Công việc
Thời
gian
(Ngày)
Thời gian
bắt đầu
(Ngày)
Thời gian
kết thúc
(Ngày)
Công Việc
Trước
5-6 tháng trước khi cưới
1

Chọn ngày thăm gia đình 2 bên, bàn
về lễ hỏi, lễ cưới, tiệc cưới
11 01/02/2012 11/02/2012
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 4
2 Thống nhất quy mô đám cưới 6 13/02/2012 18/02/2012 1
3
Tìm hiểu và chọn nơi tổ chức tiệc
cưới
13 20/02/2012 03/03/2012
2
4
Tham khảo những nơi chụp hình,
quay phim, áo cưới
13 05/03/2012 17/03/2012
3
5 Thông báo với họ hàng, người thân 13 19/03/2012 31/03/2012 4
6 Lên kế hoạch cho tuần trăng mật 6 02/03/2012 07/03/2012 5
3-4 tháng trước khi cưới
7 Đặt chụp ảnh, quay phim 6 09/04/2012 14/04/2012 6
8
Lên danh sách khách mời
6 09/04/2012 14/04/2012
6
9
Thuê trang phục cưới cho Cô dâu,
Chú rể
6 16/04/2012 21/04/2012
7
10 Đặt thiệp cưới 20 23/04/2012 12/05/2012
8

11 Chụp ảnh cưới 13 30/04/2012 12/05/2012 8
12 Đặt/mua nhẫn cưới và nữ trang 6 07/05/2012 12/05/2012 9
13
Tham khảo quà cảm ơn cho khách
mời
6 14/05/2012 19/05/2012
10
1-2 tháng trước khi cưới
14
Đặt phương tiện vận chuyển, xe hoa
và hoa tươi
6 21/05/2012 26/05/2013
11
15
Tìm người bưng quả, phù dâu, phù
rể, người chủ hôn
13 28/05/2012 09/06/2012
12
16 Đăng ký kết hôn 1 11/06/2012 11/06/2012 13
17 Ghi thiệp cưới 13 11/06/2012 23/06/2012 14
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 5
18
Kế hoạch chăm sóc cơ thể và làm
đẹp
6 25/06/2012 30/06/2012
15
19
Chọn thực đơn và các dịch vụ mà
nhà hàng cung cấp
6 02/07/2012 07/07/2012

16
20 Mua sắm quần áo, đồ dùng cá nhân 6 09/07/2012 14/07/2012 17
2 – 3 tuần trước khi cưới
21 Gửi thiệp mời 13 09/07/2012 21/07/2012 17
22
Lập sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi cho
khách mời
6 16/07/2012 21/07/2012
18
23
Hoàn tất danh sách những người
phụ giúp và phân công công việc
6 16/07/2012 21/07/2012
18
24 Hoàn tất việc thử đồ cưới 6 16/07/2012 21/07/2012 18
25 Mua quà cảm ơn 6 16/07/2012 21/07/2012 18
Vài ngày trước khi cưới
26
Xác nhận về SL khách mời, chỗ
ngồi, thực đơn với nhà hàng
6 23/07/2012 28/07/2012
19
27 Chuẩn bị nơi ở cho họ hàng 6 23/07/2012 28/07/2012 19
28
Kiểm tra lại các dịch vụ cưới, viết
ra những CV cần kiểm tra và đưa
cho người phụ trách
6 23/07/2012 28/07/2012
19
29

Chuẩn bị trang phục cưới & phụ
kiện
6 23/07/2012 28/07/2012
19
30 Kiểm tra tiến độ lần cuối 1 30/07/2012 30/07/2012 20
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 6
7.3 SƠ ĐỒ GANT
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 7
8. MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 8
Vì dự án nhỏ, mang tính đặc thù, nên cả 2 nhân sự đều tham gia vào các công việc.
STT Công việc
Nhân lực bên trong
(Người)
Thời gian hoàn
thành
(Ngày)
Trọng Hưng Thúy Hằng
A 5-6 tháng trước khi cưới
A1
Chọn ngày thăm gia đình 2
bên, bàn về lễ hỏi, lễ cưới, tiệc
cưới
2 1
11
A2 Thống nhất quy mô đám cưới 1 2 6
A3
Tìm hiểu và chọn nơi tổ chức
tiệc cưới
2 1 13

A4
Tham khảo những nơi chụp
hình, quay phim, áo cưới
2 1 13
A5
Thông báo với họ hàng, người
thân
1 2 13
A6
Lên kế hoạch cho tuần trăng
mật
1 2 6
B 3-4 tháng trước khi cưới
B1 Đặt chụp ảnh, quay phim 1 2 6
B2
Lên danh sách khách mời
1 2 6
B3
Thuê trang phục cưới cho Cô
dâu, Chú rể
2 1 6
B4 Đặt thiệp cưới 1 2 20
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 9
B5 Chụp ảnh cưới 2 1 13
B6
Đặt/mua nhẫn cưới và nữ
trang
1 2 6
B7
Tham khảo quà cảm ơn cho

khách mời
2 1 6
C 1-2 tháng trước khi cưới
C1
Đặt phương tiện vận chuyển,
xe hoa và hoa tươi
1 2 6
C2
Tìm người bưng quả, phù dâu,
phù rể, người chủ hôn
2 1 13
C3 Đăng ký kết hôn 1 2 1
C4 Ghi thiệp cưới 2 1 13
C5
Kế hoạch chăm sóc cơ thể và
làm đẹp
2 1 6
C6
Chọn thực đơn và các dịch vụ
mà nhà hàng cung cấp
2 1 6
C7
Mua sắm quần áo, đồ dùng cá
nhân
2 1 6
D 2 – 3 tuần trước khi cưới
D1 Gửi thiệp mời 1 2 13
D2
Lập sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi
cho khách mời

1 2 6
D3
Hoàn tất danh sách những
người phụ giúp và phân công
công việc
1 2 6
D4 Hoàn tất việc thử đồ cưới 2 1 6
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 10
D5 Mua quà cảm ơn 2 1 6
Vài ngày trước khi cưới
E1
Xác nhận về SL khách mời,
chỗ ngồi, thực đơn với nhà
hàng
1 2 6
E2 Chuẩn bị nơi ở cho họ hàng 1 2 6
E3
Kiểm tra lại các dịch vụ cưới,
viết ra những CV cần kiểm tra
và đưa cho người phụ trách
1 2 6
E4
C\huẩn bị trang phục cưới &
phụ kiện
2 1 6
E5 Kiểm tra tiến độ lần cuối 1 2 1
GHI CHÚ: 1_Chịu trách nhiệm trực tiếp
2_Phải được thông báo
9. TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN
Vì dự án nhỏ, nhân sự tham gia ít, nên hỗ trợ nhau trong tất cả các công việc.

Ngoài những công tác cùng thực hiện. Chú rể chịu trách nhiệm họ nhà trai, Cô
dâu chịu trách nhiệm họ nhà gái. Hai nhân sự báo cáo qua lại để nắm tính hình
và xúc tiến các công tác có liên quan.
10. PHƯƠNG ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC SỮ DỤNG DỰ ÁN NÀY
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch,
phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu. Được thực hiện hàng ngày, tuần và
đánh giá khi chuyển qua công việc khác.
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 11
- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do 1 trong 2 nhân sự đi công tác,
hoặc phải về quê để chuẩn bị một số công tác khác)
- Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí.
- Các công việc thực hiện hàng ngày đều được lưu trữ trong File Excel và được ghi
chú rõ ràng.
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc
- Do quy mô của Dự án nhỏ và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi
đơn giản trên Excel.
- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án. 2 nhân sự họp và kiểm tra việc
thực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều
chỉnh kịp thời. Do dự án nhỏ, việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không
sảy ra tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng.
11. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 12
Dự án Ngày chung
đôi
TRƯỞNG DỰ ÁN
Trọng Hưng
PHÓ DỰ ÁN
Thúy Hằng
12. CÁC RỦI RO CHÍNH CỦA DỰ ÁN NÀY, CÁC BIỆN PHÁP GIẢM NHẸ
- Nhân sự phải đi công tác đột xuất, không lường trước, làm chậm tiến độ thực

hiện dự án. Tuy nhiên, vì đây là dự án nhỏ và đặc thù nên một nhân sự không
tham gia được, nhân sự còn lại phải hoàn thành giùm để không ảnh hưởng đến
tiến độ.
- Bất đồng quan điểm giữa Cô dâu & Chú rể trong một vài công tác.
13. LIÊN LẠC, GIAO TIẾP VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN
13.1 Liên Lạc, giao tiếp:
- Trao đổi, thảo thuận trực tiếp
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
o Email.
o Điện thoại.
o Chat : Yahoo, Skype.
- Họp hàng tuần vào sáng chủ nhật để báo cáo tiến độ thực hiện và nắm tình hình.
13.2 Quản lý thông tin:
Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án được thực hiện với yêu cầu
nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên. Thông tin được lưu trữ
một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng.
14. MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN
Để đo lường sự thành công của Dự án, cần đánh giá thông qua 4 ràng buộc chính của
Dự án:
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 13
- Quản lý quy mô: Dự án thành công khi quản lý quy mô tốt, thực tế Dự án đã hoàn
thành đúng tiến độ, các công việc được yêu cầu trong phần báo cáo quy mô đã được
thực hiện.
- Quản lý chi phí: không vượt quá chi phí dự kiến, nhờ vào khả năng linh hoạt trong quá
trình thực hiện dự án của Nhân sự dự án.
- Quản lý tiến độ: Dự án có ngưng lại trong vòng 1 tháng, nhưng đã được tính toán ngay
khi lập kế hoạch lúc đầu, vì vậy dự án vẫn được hoàn thành đúng hạn, đúng kế hoạch
đề ra.
- Quản lý chất lượng: lễ thành hôn diễn ra tốt đẹp, mang đến một ý nghĩa to lớn cho 2
nhân sự tham gia dự án, cũng như gia đình 2 họ khi chứng kiến Lễ thành hôn diễn ra

suôn sẻ, ấm cúng, không sai sót.
15. NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN TRONG DỰ ÁN NÀY
- Cần tham khảo thêm những dự án tương tự để tạo nét đặc biệt cho dự án, cũng như tiết
kiệm chi phí hơn.
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 14
Dự án Ngày chung đôi Thúy Hằng – Trọng Hưng Trang 15