dự án cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo hợp đồng số ge-hcm-190

Báo cáo dự án
Dự án cung cấp quần áo bảo hộ lao
động theo hợp đồng số GE-
HCM-190
MỤC LỤC
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 2
1. GIỚI THIỆU
1.1. Giới thiệu công ty
Công ty TNHH Châu Giang Nam (từ đây gọi tắt là Công ty) là một công ty sản xuất thương
mại, chuyên cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho các doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất, công nghiệp và xây dựng. Với định hướng “Hội tụ chất lượng, đẩy mạnh
thương hiệu”, Công ty đã và đang thu hút được các đối tác chiến lược trong các lĩnh vực này.
Đây là giai đoạn Công ty đang đẩy mạnh thương hiệu, mở rộng thị trường nên việc hợp tác
được với các đối tác lớn là hết sức quan trọng đối với sự phát triển của Công ty.
1.2. Giới thiệu về đối tác
Công ty TNHH Comin Việt Nam (từ đây gọi tắt là Comin hoặc Khách hàng) là một công ty có
100% vốn đầu tư từ Pháp. Đây là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp
sản phẩm dịch vụ trong ngành công nghiệp xây dựng như cung cấp các hệ thống điện, nước,
phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông tin liên lạc….cho các công trình lớn tại Việt Nam và
khu vực Đông Nam Á. Công ty này đang sử dụng hàng ngàn công nhân để thi công cho các
công trình lớn như Dự án Phát triển trường Đại học Quốc tế RMIT giai đoạn 3, dự án khu sản
xuất xi măng Holcim Việt Nam, Tháp văn phòng BIDV Việt Nam và nhiều trung cư và khách
sạn cao cấp trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Chính vì thế nhu cầu quần áo, trang thiết bị bảo hộ
lao động của công ty này là rất lớn.
1.3. Giới thiệu dự án
Từ trước đến nay Công ty vẫn cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho Comin, nhưng
người liên hệ trực tiếp là một cán bộ thu mua người Việt. Kể từ hợp đồng này, người chịu trách
nhiệm chính bên công ty Comin có sự thay đổi, từ cán bộ thu mua người Việt thành trưởng
phòng thu mua người Pháp.
Hợp đồng GE-HCM-190 của Công ty với công ty Comin (từ đây gọi tắt là Hợp đồng) được
xem là hợp đồng mang tính bước ngoặt quyết định việc tiếp tục hợp tác cung ứng hàng hóa

của Công ty với công ty Comin. Đây là hợp đồng cung cấp quần áo bảo hộ lao động nhưng nó
được xem như hợp đồng có ảnh hưởng quan trọng đến quyết định của Comin đối với các hợp
đồng cung ứng các hạng mục trang thiết bị bảo hộ lao động khác như giày bảo hộ, nón bảo hộ,
kính bảo hộ, vân vân.
Ngoài ra Comin có quan hệ mật thiết với một số công ty bạn khác nên hợp đồng này nếu thành
công có thể giúp cho Công ty có thêm một số đối tác khác như Công ty Dịch vụ Tiện ích OCS
Việt Nam, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Điện Minh Thành (Mtelec) và một số công ty
khác.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 3
2. MỤC TIÊU DỰ ÁN
Dự án được thực hiện nhằm cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo đúng những yêu cầu của
khách hàng nêu trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng và bản chỉnh sửa hợp đồng đi kèm về thời
gian, số lượng, chất lượng và thẩm mỹ.
Chủ nhiệm dự án mong muốn hoàn thành dự án này trước thời gian dự kiến như hợp đồng với
số lượng và chất lượng đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm tạo tiền đề để hợp tác
với khách hàng về các hạng mục khác như giày, ủng bảo hộ, nón bảo hộ, kính hàn, găng tay,
vân vân cũng như tạo tiền đề hợp tác với các công ty khác thông qua mối quan hệ với công ty
Comin.
3. QUY MÔ DỰ ÁN
Tên dự án: Dự án cung cấp quần áo bảo hộ lao động theo hợp đồng GE-HCM-190 với công ty
Comin Việt Nam – Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh – Từ đây gọi là Dự án.
Đây là một hợp đồng cung ứng quần áo bảo hộ lao động không lớn nhưng có áp lực về thời
gian thực hiện đồng thời mức độ phức tạp cao do phải thực hiện may quần áo bảo hộ lao động
dựa trên các tiêu chí kỹ thuật của khách hàng người Pháp và các nguyên phụ liệu để làm quần
áo theo yêu cầu của Khách hàng đưa ra rất khó kiếm trên thị trường.
Kết quả mục tiêu của dự án là sản xuất và cung ứng 590 bộ quần áo kaki 90% cotton theo các
thông số kỹ thuật khách hàng đưa ra trong Phụ lục hợp đồng theo đúng tiến trình thời gian và
kích cỡ như trong phụ lục Chỉnh sửa hợp đồng.
Tổng giá trị hợp đồng: 152 triệu đồng
Thời gian thực hiện: 68 ngày làm việc (từ ngày 7/12/2010 đến ngày 10/3/2011).

Dự án được thực hiện một phần thông qua các xưởng gia công, Công ty không trực tiếp tham
gia sản xuất hàng hóa.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 4
4. CÁC GIẢ ĐỊNH
- Giá nguyên phụ liệu và giá nhân công không đổi trong thời gian thực hiện hợp đồng.
- Tìm được các loại nguyên phụ liệu phù hợp với yêu cầu của khách hàng và các công
đoạn phê duyệt mẫu nhuộm màu vải, thêu logo mẫu và may bộ quần áo mẫu được hoàn
thành trong thời gian hợp lý.
- Không có sự thay đổi về nhân công thuộc nhân lực công ty cũng như nhân lực của các
đối tác gia công.
5. CÁC RÀNG BUỘC
- Dự án bị ràng buộc về mặt thời gian, chất lượng hàng hóa và nguồn nhân lực do được
thực hiện thông qua các xưởng gia công. Do đó Công ty chỉ có mức độ chủ động tương
đối về các tiêu trí này.
- Dự án cũng bị giới hạn bởi nguồn vốn do thời gian thực hiện dự án là khoảng gần Tết
âm lịch, là thời gian công ty phải thanh toán công nợ với các nhà cung cấp và các chủ
nợ khác.
- Các nhân lực chính của dự án cùng lúc phải thực hiện một số hợp đồng với các đối tác
chiến lược khác cũng như phải thực hiện các công việc khác của công ty.
6. CÁC LOẠI TRỪ
- Việc hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch và mục tiêu đề ra bị chi phối bởi các sự kiện
bất khả kháng như thiên tai, bất ổn chính chị, vân vân.
- Dự án cũng có thể bị hạn chế bởi các phát sinh đột xuất như tăng giá nguyên liệu đột
xuất, thay đổi nhân công đột xuất bên phía Công ty cũng như các nhà thầu phụ.
- Trong trường hợp các nguyên phụ liệu mẫu và bộ quần áo mẫu không được duyệt, dự
án cũng sẽ không được hoàn thành.
7. DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN
- Dự án được thực hiện song song với các hợp đồng khác. Một số hợp đồng tiêu biểu là
hợp đồng cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cho các đối tác chiến lược như Công
ty Cổ phần Hàng tiêu dùng Masan, Công ty Cổ phần Vật liệu Xây dựng Châu Âu

(EBM)….
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 5
- Dự án cũng hướng tới các hợp đồng về các hạng mục trang thiết bị bảo hộ lao động
khác với Comin và các đối tác tiềm năng khác như OCS hay Mtelec.
8. CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 6
9. TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 7
10. KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Cách thức kiểm soát dự án được sử dụng tại dự án này: Đây là một dự án có quy mô tương đối
nhỏ, đồng thời có các số liệu kỹ thuật tương đối rõ ràng. Việc kiểm soát dự án về cơ bản được
thực hiện dựa trên việc so sánh tình trạng thực tế với các tiêu chí theo hợp đồng và kế hoạch
thực hiện. Từ việc so sánh tình trạng thực hiện mà nhóm dự án đưa ra các phương án giải
quyết nhanh chóng và kịp thời. Trong trường hợp cần thiết nhóm có thảo luận và đàm phán
với Khách hàng để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
1.1. Kiểm soát chi phí
Về chi phí, do tất cả nguyên phụ liệu được xác định giá và ứng tiền trước để mua ngay từ đầu
nên không phát sinh nhiều thay đổi về chi phí. Chi phí của dự án gần như hoàn toàn giống với
kế hoạch đề ra.
Đơn vị: Ngàn đồng
Loại
chi
phí Vải
Nhuộ
m Nút
Thêu
Logo
Dây
khóa
kéo

Phản
quang May Khác Tổng
Đơn
giá

125 5

5

10 5

3

25

10

188
Thàn
h tiền

73.750 2.950

2.950

5.900 2.950

1.770

14.750

5.900

110.920
10.2. Kiểm soát chất lượng
Do Khách hàng rất quan tâm đến vấn đề chất lượng sản phẩm nên việc kiểm soát chất lượng
được quan tâm hàng đầu. Theo phụ lục 2 (Phụ lục hợp đồng), các yêu cầu về chất lượng được
tóm tắt như sau:
Yêu cầu chất lượng chung:
- Chất liệu: 100% cotton. Có thể chấp nhận 90% cotton.
- Tất cả các đường khâu phải là đường khâu kép.
Yêu cầu đối với áo:
- Áo gồm có hai phần: Phần vai áo và phần dưới vai (Hình 1 – phụ lục 2).
- Hai túi: hai túi ngực. Túi đóng mở sử dụng miếng dính và túi trái có khe cắm viết (phía
giữa ngực áo – hình 1).
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 8
- Hai dải phản quang: một phía trước ngực và một phía sau ngực. Mỗi dải được bố trí ở
giữa phần vai và phần dưới vai của áo. Phản quang phải là của hãng 3M.
- Logo đầy đủ phía trước ngực áo: Logo đầy đủ phải được thêu phía trên túi ngực trái.
Độ rộng của Logo ít nhất là 90 mm. Logo phải nằm chính giữa nắp túi và giải phản
quang. Khoảng cách tối thiểu giữa vòng tròn (phần đầu tiên của Logo) với dải phản
quang phải bằng chiều cao của chữ “C” trong Logo.
- Logo không đầy đủ (Vòng tròn) được thêu trên tay trái (giữa vai và khuỷu tay). Đường
kính ngoài bằng 70 mm.
- Logo đầy đủ ở phía lưng áo: Logo đầy đủ phải được thêu phía lưng áo. Độ rộng tối
thiểu là 350 mm.
- Màu sắc vải: Màu vải phần vai áo phải trùng với màu của chữ “Comin” trong Logo
[PMS (spot color): Pantone 432C; Process Color (CMYK); 23-2-0-77; RGB Color:
139-15-4]. Màu vải phần dưới vai là màu xám [PMS (spot color): Pantone 7534C;
Process (CMYK): 0-2-8-10; RGB (screen/web): 232-225-213]

- Nút áo: Sử dụng nút bấm bằng nhựa cho hàng nút phía trước và tay áo.
Yêu cầu về kích thước áo
Kích thước áo được cụ thể hóa trong Bản chỉnh sửa hợp đồng như sau:
STT
Các thông số\ size S M L XL XXL
1
Cổ áo 38 39 40 41 42
2
Dài áo 68 70 72 73 75
3
Ngực áo 120 124 126 128 130
4 Vai áo 49 51 53 55 57
5
Dài tay áo 58 60 62 64 66
Yêu cầu với quần
- Quần gồm bốn phần chính: Phần chính, hai sọc màu hai bên, các túi chìm và các túi
nổi.
- Phần chính sử dụng dây khóa kéo loại YKK. Dây khóa kéo phải bằng nhựa.
- Quần phải có 2 túi chìm hai bên và hai túi hậu có sử dụng miếng dính.
- Túi ốp phải được khâu với đường chỉ kép và đóng mở bằng miếng dính.
- Phải đảm bảo cạp quần được khâu bằng đường chỉ kép.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 9
- Nút quần phải được khâu chắc chắn và khi khâu xong phải quấn chỉ xung quanh cho
chắc.
- Vải làm các túi chìm phải bằng chất liệu 100% cotton.
Yêu cầu kích thước quần
STT Các thông số\
size
S M L XL XXL
1 Dài quần 100 102 104 106 88

2 Cạp quần 80 84 88 92 96
3 Mông 96 100 104 88 112
Công đoạn chuẩn bị nguyên phụ liệu
Trong công đoạn chuẩn bị nguyên phụ liệu, nhóm dự án nhận thấy một số khó khăn nếu thực
hiện đúng như yêu cầu của khách hàng như:
- Sử dụng dải phản quang 3M vừa chi phí cao lại không phù hợp với điều kiện khí hậu
của Việt Nam. Sử dụng phản quang loại này thường xuyên ngoài trời rất dễ làm cho
miếng phản quang bị vỡ hay bong tróc.
- Việc may túi chìm bằng chất liệu vải 100% cotton khó thực hiện và túi lại không bền.
- Nút nhựa như áo mẫu mà Khách hàng đưa ra không thể tìm thấy trên thị trường.
Từ những khó khăn trên, nhóm dự án đã đàm phán lại với Khách hàng sử dụng loại phản
quang tương đương 3M do Đài Loan sản xuất, phù hợp hơn với khí hậu của Việt Nam, sử
dụng chất liệu có pha nilon để làm các túi chìm và sử dụng nút đồng có độ bền cao và thích
hợp với vải Kaki giày. Với những lý lẽ hợp lý, nhóm dự án đã thuyết phục thành công Khách
hàng và bắt tay vào quá trình quản lý sản xuất.
Công đoạn duyệt mẫu
Với yêu cầu kỹ thuật rất tỉ mỉ như trên, tất cả tài liệu kỹ thuật đã được chuyển cho các xưởng
gia công và được lập thành yêu cầu cụ thể và chính xác bằng văn bản đối với từng đối tác gia
công. Từ các yêu cầu cụ thể đó, các đối tác thực hiện làm các sản phẩm mẫu như nhuộm vải
mẫu, thêu Logo mẫu và làm bộ quần áo mẫu, nhóm dự án lấy các sản phẩm mẫu này đưa sang
để khách hàng duyệt và phản hồi cụ thể bằng văn bản. Nếu các mẫu được duyệt mới đưa vào
làm thực tế, mẫu nào chưa được duyệt thì làm lại đến khi Khách hàng duyệt mới tiếp tục.
Về kích thước quần áo, Công ty gặp đôi chút khó khăn đó là kích thước có khác so với kích
thước thường dùng của các xưởng gia công Việt Nam, nên công ty đã yêu cầu xưởng gia công
phải đảm bảo hướng dẫn cho toàn thể nhân viên thay đổi cách thực hiện theo tiêu chí về kích
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 10
thước mới. Kích thước này đã được may thử đúng như bản yêu cầu xong bước đầu do đặc tính
kỹ thuật của chất liệu vải 100% cotton là tính co rút nên nếu làm đúng như bản yêu cầu về
kích thước của Khách hàng thì sẽ bị hụt đi một đến hai cm. Điều này đã được rút kinh nghiệm
từ thực tế khi làm bộ mẫu và cũng từ phản hồi từ phía Khách hàng khi duyệt mẫu. Như thế,

khi thực hiên, vải sẽ được cắt dài ra với tỷ lệ tương ứng.
Công đoạn thực hiện
Trong thời gian này, Chủ nhiệm dự án thường xuyên theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện
của các xưởng thi công để chắc chắn rằng các sản phẩm làm ra giống với các sản phẩm mẫu
đã được duyệt. Trong giai đoạn này không phát sinh nhiều sai sót. Mỗi sai sót nếu có thì
xưởng sản xuất đều phải chịu trách nhiệm làm lại để giống như mẫu đã duyệt do những điều
này đều được yêu cầu thành văn bản đối với các xưởng gia công.
10.3. Kiểm soát tiến độ
Về tiến độ, Khách hàng có yêu cầu công ty thực hiện giao hàng theo tiến độ được nêu cụ thể
trong bản chỉnh sửa hợp đồng được dịch ra tiếng Việt như sau:
Kế hoạch giao hàng theo size
Bên A đồng ý giao hàng theo size với tiến trình như sau:
Size/ ngày giao 29/12/10 8/1/11 18/1/11 28/1/11 Tổng Yêu cầu
S 26 60 60 72 218 218
M 26 60 60 44 190 190
L 26 60 60 26 172 172
XL 6 6 6
XXL 4 4 4
Tổng 78 190 180 142 590 590
Với yêu cầu giao hàng như trên tưởng như phía Công ty không gặp khó khăn gì. Sau khi nhận
phản hồi của Khách hàng về các mẫu nguyên phụ liệu và bộ quần áo mẫu, phía Công ty tiến
hành sản xuất lô hàng đầu tiên để giao vào ngày 29/12/2010. Lô hàng này được sản xuất thành
công và giao hàng đúng tiến độ. Khách hàng nhận hàng và có phản hồi tương đối tốt. Nên phía
Công ty tiếp tục sản xuất các lô hàng tiếp theo tuy nhiên đây là giai đoạn cuối năm sắp đến Tết
âm lịch. Nguồn nhân lực tại hầu hết các xưởng may đều được tuyển từ các tỉnh đến giai đoạn
gần tết đều có nhu cầu về quê ăn tết. Đối với xưởng may gia công hợp tác với Công ty cũng
không tránh khỏi hiện tượng trên. Nếu cứ sản xuất và giao hàng đúng theo size và tiến độ như
trên thì không thể hoàn thành đúng như thời gian giao hàng của lô hàng thứ tư được. Sau khi
thảo luận với chủ xưởng may, chủ nhiệm dự án đã họp và đề xuất phương án với Khách hàng
như sau: Thay vì ba lần giao hàng cuối cùng sẽ giao mỗi lần đủ số size theo như Bản chỉnh sửa

hợp đồng, phía Công ty sẽ sản xuất và giao mỗi ngày theo từng size. Nếu thực hiện như vậy,
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 11
thậm chí Công ty có thể giao trước thời gian mà Khách hàng yêu cầu. Cũng do nắm được lịch
trình phát quần áo bảo hộ lao động cho công nhân vào đầu năm 2011 sau Tết âm lịch, nên phía
Công ty đã thuyết phục thành công Khách hàng. Và bản tiến trình giao hàng được chỉnh sửa
lại như sau:
Size/ ngày giao 27/12/10 6/1/11 17/1/11 26/1/11 Tổng Yêu cầu
S 26 192 218 218
M 26 164 190 190
L 26 146 172 172
XL 6 6 6
XXL 4 4 4
Tổng 78 146 164 202 590 590
Với lịch trình giao hàng như trên, mỗi giai đoạn phía Công ty chỉ phải may rất ít size nên tiết
kiệm được nhiều thời gian, đẩy nhanh được tiến độ trong hoàn cảnh thiếu nhân công vẫn giúp
Công ty đảm bảo thời gian giao hàng của lô cuối cùng. Đây là phương án hay do trong thời
điểm này việc thuê thêm nhân công hay thay đổi xưởng gia công đều khó thực hiện, tốn kém
cả về thời gian và tiền bạc.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 12
11. NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN
Do dự án có quy mô vừa phải nên yêu cầu về nhân lực không lớn. Nhân lực dự án chủ yếu
gồm có Chủ nhiệm dự án, thư ký dự án và nhân viên vận chuyển giao hàng.
Chủ nhiệm dự án là người chịu trách nhiệm chính cũng như là người quyết định tất cả các vấn
đề liên quan đến dự án. Chủ nhiệm dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện, theo dõi
kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ, chi phí và chất lượng nêu trong Hợp
đồng. Chủ nhiệm dự án cũng là người điều phối các hoạt động nội bộ và phối hợp hoạt động
giữa các bên liên quan.
Thư ký dự án chịu tránh nhiệm chính trong việc soạn thảo các văn bản, chịu trách nhiệm về
việc liên hệ giữa các bên bằng email, điện thoại hay fax. Thư ký dự án luôn luôn bám sát các
tiêu chí về thời gian, chi phí và chất lượng để kịp thời thông báo cho chủ nhiệm dự án và các

bên liên quan trong trường hợp cần thiết. Ngoài ra thư ký dự án cũng là người chịu trách
nhiệm về các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán của dự án.
Nhân viên giao hàng dưới sự điều động của chủ nhiệm dự án và phối hợp với thư ký dự án để
kịp thời vận chuyển hàng hóa qua lại từ công ty đến các xưởng gia công và giao hàng cho
Khách hàng nhanh chóng kịp thời.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 13
12. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Dự án có sơ đồ tổ chức hết sức đơn giản như sau:
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 14
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 15
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 16
13. RỦI RO
Rủi ro thiếu tiền mặt: Do Hợp đồng được thực hiện vào giai đoạn cuối năm cũ chuyển sang
năm mới, đối với công ty đây đang là giai đoạn có nhiều hợp đồng với các đối tác lớn cũng
như giai đoạn phải sử dụng lượng tiền tương đối lớn để thanh toán công nợ cho các nhà cung
cấp cũng như các đối tác gia công. Do đó nhu cầu tiền mặt lúc này là rất lớn. Kết hợp tất cả
những yếu tố này làm cho công ty dễ lâm vào tình trạng không có đủ tiền mặt để cùng lục thực
hiện tất cả các hợp đồng và thanh toán công nợ. Nắm bắt được tình hình trên, Chủ nhiệm dự
án đã chủ động lấy tiền ứng trước 30% giá trị hợp đồng để ứng trước tiền mua nguyên phụ liệu
và ứng trước đối với các khoản chi khác. Đồng thời với các đối tác quen như nhà cung cấp vải
và xưởng may, Chủ nhiệm dự án chủ động giao kèo thanh toán nốt công nợ trong hai tháng.
Như vậy là thực hiện dự án này không những không làm giảm lượng tiền mặt của công ty mà
còn có ảnh hưởng tích cực do Công ty có các đối tác quen nên việc ứng trước tiền để mua
hàng chỉ ở tỷ lệ 20% giá trị hàng hóa.
Rủi ro về giá cả thay đổi: đây là giai đoạn cuối năm gần tết nên giá cả của nhiều loại mặt hàng
cũng như giá nhân công có xu hướng tăng. Đặc biệt đối với nguyên phụ liệu và nhân công
ngành may mặc quần áo bảo hộ lao động thường có nhu cầu rất lớn dịp cuối năm do các công
ty sản xuất hay xây dựng thường cấp áo bảo hộ mới cho công nhân một năm hai dịp trong đó
có dịp đầu năm mới. Việc tăng giá có thể gây ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận dự án mang lại.
Nhận định được tình hình trên, Chủ nhiệm dự án đã chủ động xúc tiến quá trình làm các sản

phẩm mẫu để nhanh chóng được duyệt bởi Khách hàng. Ngay sau khi các nguyên phụ liệu
được duyệt, Công ty lập tức tiến hành đặt cọc mua hết tất cả các nguyên phụ liệu cần thiết cho
Hợp đồng. Cũng tương tự với nhân công, ngay sau khi ký hợp đồng công ty lập tức ký giao
kèo với các xưởng sản xuất để cố định giá gia công và như thế không còn phải chịu nhiều rủi
ro gia tăng giá cả.
Rủi ro về nguồn nhân lực khan hiếm dịp Tết: Dịp cuối năm công nhân các tỉnh xa do đi làm
cả năm ít có dịp về nhà nên thường mong muốn được về quê sớm để ăn Tết xum họp gia đình.
Công nhân ngành may cũng tồn tại khá phổ biến tình trạng trên. Nếu công nhân về quê quá
nhiều thì có thể các xưởng gia công sẽ không thực hiện kịp tiến độ và như thế ảnh hưởng trực
tiếp đến tiến độ thực hiện Hợp đồng của Công ty. Điều này có thể dẫn đến việc Công ty vi
phạm và bị phạt do giao hàng chậm tiến độ. Để giảm nhẹ rủi ro trên, Công ty sau khi ký hợp
đồng ngay lập tức đã ký kết giao kèo với các xưởng gia công. Ngoài về chất lượng gia công,
các xưởng cũng phải chịu trách nhiệm với công ty về thời gian gia công nữa. Trong trường
hợp không kịp tiến độ như giao kèo, các xưởng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Việc này tuy
cũng giúp giảm nhẹ rủi ro trực tiếp với công ty, nhưng trong trường hợp thiếu nhân công dẫn
đến chậm tiến độ hợp đồng, công ty vẫn phải chịu nhiều tổn hại về uy tín và ảnh hưởng đến
các hợp đồng tiếp theo. Chính vì thế Công ty luôn đưa ra các giả định về thiếu hụt nhân công,
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 17
luôn luôn theo dõi chặt chẽ tình hình thực hiện để đưa ra các phương án nhanh chóng và hiệu
quả khi điều này xảy ra. Trên thực tế, tình trạng công nhân nghỉ về ăn tết đã xảy ra và công ty
đã nhanh chóng thảo luận với xưởng may để đưa ra phương án xử lý sau đó thương lượng lại
với Khách hàng về tiến trình giao hàng theo size nhằm đạt được mục đích giao toàn bộ lô hàng
trước Tết cho Khách hàng. Do đây là điều khó tránh khỏi nên cũng được phía Khách hàng ủng
hộ.
Rủi ro hợp đồng: Do hợp đồng được lập bằng tiếng Anh nên không tránh được những hạn
chế trong cách hiểu. Để khắc phục điều này, Chủ nhiệm dự án đã chỉ đạo bộ phận thư ký dịch
ra tiếng Việt và nhờ một chuyên gia dịch thuật kiểm tra lại rồi sử dụng bản tiếng Việt để làm
việc nội bộ cũng như với các xưởng gia công.
14. GIAO TIẾP (TẦN SUẤT HỌP, CÓ ĐIỀU LỆ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÔNG)
Dự án có quy mô không lớn nên có cơ cấu nhân sự đơn giản và không cần đến điều lệ ban

quản lý dự án. Việc giao tiếp nội bộ và với các bên chủ yếu là các cuộc họp nhanh và được
tổng kết lại bằng thư điện tử.
Với Khách hàng, Chủ nhiệm dự án và thư ký thường xuyên có các cuộc họp nhanh với đại
diện Khách hàng để duyệt mẫu, phản hồi về sản phẩm cũng như đàm phán giải pháp khi có bất
kỳ vấn đề hay thay đổi nào liên quan đến Hợp đồng. Đây thường là những cuộc họp đơn giản
được hẹn thông qua điện thoại và email và sau mỗi cuộc họp, hai bên thường tóm tắt lại nội
dung thông qua email với các hình ảnh và số liệu kỹ thuật chính xác nhằm giúp việc thực hiện
hợp đồng thành công. Các email này đều bằng tiếng Anh và được dịch lại chính xác sang tiếng
Việt để truyền đạt lại cho các bên liên quan.
Với các xưởng gia công, việc giao tiếp cũng chủ yếu thông qua các cuộc họp, thảo luận ngắn
do các bên đã có kinh nghiệm làm việc thường xuyên với nhau. Các cuộc họp này diễn ra
thường ngày nhằm theo dõi sát tiến độ thực hiện cũng như kiểm tra chất lượng thực hiện công
việc. Ngoài ra với các xưởng, Công ty có thể liên lạc thông qua điện thoại, hay khi yêu cầu các
số liệu, hình ảnh chính xác thì thông qua email hay fax.
Trong nội bộ, nhóm dự án có các cuộc họp giao ban thường ngày để lên kế hoạch công việc
của từng ngày và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên. Ngoài các cuộc họp thì điện
thoại di động là phương án được sử dụng thường xuyên nhất.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 18
15. MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG DỰ ÁN
So sánh với mục tiêu đã đặt ra thì nhìn chung dự án tương đối thành công. Với mục tiêu thứ
nhất, dự án đã hoàn thành khoảng 90% đó là giao hàng đúng thời gian, số lượng, thẩm mỹ. Về
chất lượng mặc dù còn một số những tiêu chí như đã nói ở trên: nút đồng, chất liệu túi quần
không phải 100% cotton và phản quang không phải loại 3M nhưng đều đã được Khách hàng
chấp thuận.
Về mục tiêu thứ hai, sau khi kết thúc dự án, Comin Hà Nội, OCS, Mtelec là các công ty có
mối quan hệ gần gũi với Comin đều đã hợp tác với Công ty chúng tôi.
Nhìn nhận lại, dự án không thành công 100% như mong đợi cũng có những nguyên nhân khó
tránh khỏi. Thứ nhất là do thời điểm thực hiện dự án là vào thời gian gần Tết. Thứ hai là các
yêu cầu về kỹ thuật của lô hàng này là rất cao.
16. NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN

- Hợp đồng nên được soạn bằng tiếng Việt để việc hiểu và thực hiện được chính xác
hơn.
- Nên lưu tâm đến thời điểm thực hiện hợp đồng để phân bố các nguồn lực như nguồn
nhân lực, vốn và thời gian hợp lý hơn.
17. BÀI HỌC KINH NGHIỆM
- Qua dự án chúng tôi nhận thấy rằng đối tác là một công ty vốn đầu tư từ Pháp làm việc
hết sức chặt chẽ và bám chắc theo hợp đồng.
- Đối tác đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu do họ rất quan tâm đến sự an toàn của
người lao động và cũng do đặc thù ngành.
- Để làm việc thành công với các công ty tương tự chúng ta cũng phải rất chính xác về
mặt thời gian.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 19
19. KẾT LUẬN
Như vậy là chúng tôi đã báo cáo và phân tích được những nội dung cơ bản của dự án Hợp
đồng GE-HCM-190. Đây tuy chưa phải là một dự án lớn nhưng nó có các số liệu hết sức cụ
thể giúp chúng ta dễ dàng theo dõi và phân tích. Qua dự án, nhóm dự án cũng gặt hái được
nhiều kinh nghiệm làm việc với người nước ngoài và từ đó làm nền tảng và tiền đề để thực
hiện tốt hơn các dự án tương tự sau này.
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 20
PHỤ LỤC 1: HỢP ĐỒNG GE-HCM-190
PHỤ LỤC 2: PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG
PHỤ LỤC 3: CHỈNH SỬA HỢP ĐỒNG
Báo cáo dự án – Trần Ngọc Huy Trang 21