mặt cứng hard side của quản trị

CHANGE MANAGEMENT
“Change for Success” Team
MẶT CỨNG (HARD SIDE) CỦA QUẢN TRỊ
THAY ĐỔI
NAM
NHƯ
PHONG
HUY
NHUNG
DŨNG
By Harold L.Sirkin, Perry Keenan, and
Alan Jackson
slide.tailieu.vn
Logo
NỘI DUNG
Ý nghĩa và tầm quan trọng của mặt “cứng”
1
Giới thiệu bốn yếu tố (DICE) ảnh hưởng đến kết quả
quá trình thay đổi
2
Các ứng dụng của khung 4 yếu tố (DICE)
4
Xây dựng khung tính điểm bốn yếu tố (DICE) trong
việc kiểm soát quá trình thay đổi
3

slide.tailieu.vn
Logo
Mặt “cứng”
(Hard side)
Mặt “mềm”

(Soft side)
SỰ CẦN THIẾT CỦA MẶT “CỨNG”
NHƯNG
Hai phần Ba sáng kiến
thay đổi đều thất bại
slide.tailieu.vn
Logo
ĐA SỐ CÁC SỰ THẤT BẠI ĐỀU CÓ LIÊN QUAN MẶT “CỨNG”
Các đặc trưng cơ bản của mặt “CỨNG”
SỰ CẦN THIẾT CỦA MẶT “CỨNG”
Chỉ quan tâm
các yếu tố
“mềm” mà bỏ
sót các yếu tố
“cứng”
Không thống
nhất về các yếu
tố then chốt
Không phối hợp
nhịp nhàng giữa
“cứng” & “mềm”
Càng thay đổi
Càng giữ nguyên
1
Có thể đo lường được (trực tiếp hay gián tiếp)
2
Có thể truyền tải bên trong hay ra bên ngoài tổ chức
3
Quan trọng nhất là có thể thay đổi một cách nhanh
chóng

slide.tailieu.vn
Logo
BỐN YẾU TỐ DICE

Nghiên cứu trong 2 năm của 225 công ty thuộc một số ngành công nghiệp ở
một số quốc gia đã rút ra tập hợp 4 yếu tố “cứng” mà có mối quan hệ mật
thiết với kết quả quá trình chuyển đổi.

Bốn yếu tố đó gọi tắt là DICE:
Nếu không chú ý xem xét các yếu tố “cứng” trước tiên thì quá trình
chuyển đổi sẽ bị phá vỡ (break down).
slide.tailieu.vn
Logo
2. Integrity
Tính toàn diện của đội dự án

Sự nhất quán giữa ý tưởng (thông
điệp của dự án) - lòng tin vào lãnh
đạo và sự gắn kết lẫn nhau - năng
lực thực hiện công việc của đội dự
án.

Đội dự án phải được gắn kết và lãnh
đạo tốt. Nhà lãnh đạo phải làm rõ vai
trò, cam kết và trách nhiệm của các
thành viên.

Các thành viên trong đội dự án cần
được tuyển chọn, định hướng, và
đánh giá một cách công khai và

chính xác; đội trưởng phải có năng
lực phù hợp.
1. Duration
Khoảng thời gian của dự án chuyển dạng, đặc biệt là
khoảng giữa các lần xem xét đánh giá.

Đánh giá dự án định kỳ: tối thiểu 6-
8 tuần/lần đối với các dự án đơn
giản và 2 tuần/lần đối với các dự án
phức tạp.

Lập kế hoạch công việc cụ thể cho
các giai đoạn quan trọng.

Báo cáo tiến độ, đánh giá dự án và
lập kế hoạch các bước kế tiếp một
cách rõ ràng.
BỐN YẾU TỐ DICE (tt)
slide.tailieu.vn
Logo

Cần có sự cam kết từ 2 nhóm sau:
•
Những người có ảnh hưởng nhất
•
Những người trực tiếp làm việc với hệ
thống mới

Thể hiện sự hỗ trợ một cách rõ ràng.


Phổ biến ý nghĩa và tầm quan trọng của
vấn đề thay đổi một cách rõ ràng và nhất
quán.

Kêu gọi các ý tưởng và hỗ trợ từ quản lý
các cấp và nhân viên, xem họ là một phần
của dự án thay đổi.
3. Commitment
Cam kết của toàn bộ lãnh đạo và nhân viên chịu ảnh
hưởng sự chuyển đổi.
4. Effort
Công sức phải bỏ ra để ứng phó với sự chuyển đổi.

Tính toán khối lượng công việc bổ
sung phù hợp. Lý tưởng nhất là
không quá 10%.

Giải thoát nhân lực khỏi những công
việc không quan trọng

Sử dụng nguồn lực bên ngoài để hỗ
trợ
BỐN YẾU TỐ DICE (tt)
slide.tailieu.vn
Logo
Thời gian (D)
Câu hỏi Điểm số

Thời gian trung bình giữa các lần đánh giá? 1 2 3 4
Đánh giá


< 2 tháng
٧
 2 – 4 tháng
٧
 4 – 8 tháng
٧
 > 8 tháng
٧
Tính toàn diện (I)
Câu hỏi Điểm số

Năng lực lãnh đạo?

Kỹ năng và động lực của đội?

Thời gian dành cho dự án?
1 2 3 4
Đánh giá

Nếu lãnh đạo có năng lực, được tín nhiệm.

Thành viên đội dự án có kỹ năng, động lực
và dành ít nhất 50% thời gian cho dự án thì
điểm là
٧
٧
٧
 Thiếu tất cả
٧

MÔ HÌNH KHUNG 4 YẾU TỐ DICE
slide.tailieu.vn
Logo
9
Cam kết của lãnh đạo (C1)
Câu hỏi Điểm số

Lãnh đạo có thường xuyên trao đổi?

Lãnh đạo có cung cấp đủ nguồn lực
1 2 3 4
Đánh giá

Truyền đạt được lý do và tầm quan trọng

Cung cấp đầy đủ nguồn lực
٧

Trung lập
٧
 Trung lập
٧

Miễn cưỡng tham gia và ủng hộ
٧
Cam kết của nhân viên (C2)
Câu hỏi Điểm số

Nhân viên hiểu được lý do và tin sự thay đổi là
đáng giá?


Nhân viên có nhiệt tình hỗ trợ và hợp tác?
1 2 3 4
Đánh giá
 Nhân viên rất háo hức.
٧

Nhân viên chỉ ở mức sẵn sàng
٧
 Nhân viên bất đắc dĩ chấp nhận sự thay đổi
٧

Hoàn toàn không mong muốn thay đổi
٧
Nỗ lực (E)
Câu hỏi Điểm số

Tỷ lệ % nỗ lực của nhân viên phải tăng cường để
thực hiện dự án thay đổi?
1 2 3 4
Đánh giá

< 10%
٧

10% - 20%
٧
 20% - 40%
٧


> 40%
٧
MÔ HÌNH KHUNG 4 YẾU TỐ DICE (tt)
slide.tailieu.vn
Logo
10
ĐIỂM TỔNG HỢP CỦA KHUNG DICE
Tính tổng điểm (DICE score) = D + 2I + 2C1 + C2 + E
PHÂN TÍCH KẾT QUẢ

[7 – 14), vùng Chiến thắng
(Win): dự án có khả năng thành
công rất cao.

[14 – 17], vùng Lo lắng
(Worry): rủi ro của dự án đang
tăng, đặc biệt khi chạm ngưỡng
17.

> 17, vùng Tai họa (Woe): dự
án hết sức nguy hiểm:

[17 – 19]: rủi ro rất cao

> 19: không thể thành
công
slide.tailieu.vn
Logo
11
WEBSITE

/>slide.tailieu.vn
Logo
Ứng
dụng
Theo dõi dự án
(Track Project)
Quản lý danh
mục dự án
(Manage
porfolios of
projects)
Thúc đẩy thảo
luận
(Force
conversation)
12
ỨNG DỤNG KHUNG DICE
slide.tailieu.vn
Logo
Đào tạo các nhà quản lý cách sử dụng khung DICE
trước khi bắt đầu chương trình thay đổi.
Tính điểm số DICE tại nhiều thời điểm và so sánh
với điểm trong quá khứ.
Từ điểm số khung sẽ phát hiện sớm các vấn đề.
Thực hiện các điều chỉnh, phân bổ nguồn lực hợp lý
13
THEO DÕI DỰ ÁN
Tập trung vào dự án nằm trong vùng chiến thắng (Win), làm
giảm các xung đột về chính trị.
Theo dõi chặt chẽ các dự án nằm trong vùng lo lắng (Worry).

Không nên đặt tất cả dự án nằm trong vùng Win.
Áp dụng khung DICE trước khởi động sáng kiến thay đổi,
Doanh nghiệp sẽ phát hiện được các dự án có vấn đề trong
danh mục đầu tư.
QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN ĐẦU TƯ
slide.tailieu.vn
Logo
14
THÚC ĐẨY THẢO LUẬN
Mô hình DICE tạo ra lợi ích:

Khai thác hết các hiểu biết và kinh nghiệm của nhân viên

Loại bỏ các rào cản sự thay đổi do không có đủ nguồn lực để định hình
sáng kiến

Đặc biệt có ích cho các biến đổi ở qui mô lớn
slide.tailieu.vn
Logo
15
KẾT LUẬN
Trong các yếu tố “cứng” DICE thực sự hiện hữu những đặc
tính mềm. Các tác giả cố gắng “cứng” hóa tất cả các yếu tố
nhằm đo lường được, đánh giá được. Vì thế sự phân biệt
“cứng” hay “mềm” chỉ mang tính tương đối, nó phụ thuộc vào
mong muốn, quan điểm của nhà quản trị.
Ngoài 4 yếu tố DICE trong nghiên cứu thì tuy theo từng dự án
cụ thể mà nhà quản trị sẽ đưa thêm hoặc rút bớt ra các yêu tố
đặc trưng nhất cho dự án của mình.
Ngoài ra còn phải xem xét sự tác động qua lại giữa các yếu tố

lẫn nhau.
slide.tailieu.vn
Logo