Đánh giá, khảo sát thực trạng và đề xuất mô hình quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp cho doanh nghiệp ngành công nghiệp năng lượng - Phụ lục
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.31 MB, 435 trang )
BỘ CÔNG THƯƠNG
HIỆP HỘI CÔNG NGHIỆP MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
PHỤ LỤC
NHIỆM VỤ KH&CN
“Khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất mơ hình quản lý và
cơng cụ cải tiến năng suất chất lượng phù hợp cho các doanh
nghiệp ngành công nghiệp năng lượng”
Chủ trì nhiệm vụ: Trần Văn Học
9775-1
Hà Nội – 2012
DỰ THẢO
Tài liệu hướng dẫn áp dụng mơ hình hệ thống quản lý và công cụ
cải tiến năng suất và chất lượng phù hợp cho doanh nghiệp sản
xuất ngành công nghiệp than (tuyển than)
HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI
TRƯỜNG THEO ISO 9000: 2008 CHO DOANH NGHIỆP
TUYỂN, CHẾ BIẾN THAN
1
I.Tổng quan
1.1. Quan niệm về quản lý và hệ thống quản lý.
Trước khi đề cập đến khái niệm quản lý Chất lượng, ta cần nhắc lại ý
nghĩa của khái niệm quản lý. “Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên
đối tượng được quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong những điều kiện
biến động của môi trường sản xuất kinh doanh”.
Thực chất, quản lý là việc sử dụng một cách hữu ích nguồn lực để đạt
được những mục tiêu cụ thể nào đó. Vì nguồn lực bao gốm các nguồn tài chính,
nguồn tài nguyên của cải và một yếu tố rất quan trọng khác đó là nguồn nhân
lực nên quản lý khơng đơn thuần là việc khai thác sử dụng mà cịn mang tính
chất kiểm soát, điều khiển con người “Quản lý là cách để đạt được những kết
quả thông qua tổ chức và điều phối hoạt động của con người”. Tạo được sự hợp
tác, tích cực đi đầu, động viên thúc đẩy mọi người làm việc để phục vụ cho mục
tiêu đã đề ra tức là quản lý. Trong tiêu chuẩn ISO 9000:2005 - Hệ thống quản lý
chất lượng - Cơ sở và từ vựng, thuật ngữ, quản lý được định nghĩa là: “Các hoạt
động có phối hợp để định hướng và kiểm sốt một tổ chức”.
Có hai phương pháp chungvà phổ biến nhất về quản lý hiện đang được
các doanh nghiệp/ các tổ chức áp dụng:
* Quản lý theo mục tiêu (Management by Objective - MBO);
* Quản lý theo quá trình (Management by Process - MBP).
Từ quan điểm “quản lý chung ” với cách tiếp cận quá trình - coi quản lý
như một quá trình được thực hiện nhờ những bộ phận chức năng thì hoạt động
quản lý dù theo muc tiêu hay theo quá trình đều phải gồm 5 yếu tố:
* Hoạch định (P- Planning);
* Tổ chức và thực hiện (O- Organizing);
2
* Lãnh đạo, dẫn dắt (L- Leading);
* Kiểm soát (C- Checking)
* Điều chỉnh (A- Action).
P (Planning) Xác định đầy đủ mọi quá trình và mối quan hệ tương tác
giữa chúng. Biểu thị các quá trình và các mối quan hệ tương tác đó theo lưu đồ.
Trong mỗi q trình đều phải chỉ ra các thông số ảnh hưởng tới đối tượng quản
lý (Nhân lực/Tài chính/Chất lượng/Mơi trường/Sức khỏe/An tồn.v.v) và mức
độ biến động của từng thơng số đó mà tình trạng cơ sở vật chất, công nghệ thiết
bị/ năng lực doanh nghiệp có thể kiểm sốt được. Nêu biện pháp kiểm sốt các
thơng số đó.Đưa ra các mục tiêu, từng bước thực hiện muc tiêu đó trên cơ sở
phân bổ nó thành các chỉ tiêu. Phương pháp quản lý theo kế hoạch bao quát mọi
quá trình, từng bước đạt được các kết quả cụ thể của đối tượng quản lý, liên tục
cải thiện tình trạng mơi trường tại từng khâu hoạt động.
O (Organizing) Chú trọng các mối quan hệ chức năng (ngang dọc và chéo
) giữa các phòng/ban/phân xưởng. Phương thức này tạo cơ chế điều hành gọn,
nhẹ, làm việc theo nhóm, đa năng; Tạo cho người lao động tinh thần hợp tác,
chia sẻ thông tin, kinh nghiệm. Mỗi bộ phận đều xây dựng, thực hiện những quy
định tác nghiệp gắn với đặc điểm tổ chức và hoạt động chức năng của họ. Tuân
thủ chu trình PDCA. Tuân thủ phương châm làm đúng ngay từ đầu, khơng sai
sót, giảm chi phí tổn hao trong kiểm sốt năng suất, chất lượng, kiểm sốt năng
lượng, ơ nhiễm.Tạo sản phẩm có chất lượng ổn định, kết quả môi trường ngày
càng tốt hơn, năng suất tăng, nâng cao uy tín doanh nghiệp.
L (Leading).Quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của những vị trí lãnh
đạo trên cơ sở có sự phân cấp, giao quyền (Empowerment). Chú trọng vai trò,
năng lực cá nhân, coi trọng mệnh lệnh, giám sát, thưởng phạt, tập trung quyền
lực nhưng cũng chú trọng thúc đẩy tính sáng tạo của người lao động. Thúc đẩy,
động viên, tạo điều kiện để mọi người cùng tham gia
3
C (Checking).Kiểm tra kêt quả công việc tại mỗi khâu/ vị trí.Kiểm sốt
q trình trên cơ sở quan trắc, điều chỉnh các thống số tác động, trước khi kết
quả công việc được hoàn thành (sử dung kỹ thật thống kê kiểm sốt q trình SPC); tự đánh giá kết quả trong quá trình; tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ.
Trách nhiệm chất lượng sản phẩm/ tình trạng chất lượng/mơi trường/ tình trạng
sử dụng tiêu hao năng lượng, tình trạng đảm bảo an tồn, sức khỏe, phịng tránh
bệnh nghề nghiệp cho người lao động.v.v thuộc về trách nhiệm của tất cả các
thành viên, trước hết là cấp lãnh đạo trực tiếp.
A (Acting).Thực hiện hành động điều chỉnh, khắc phục, phòng ngừa khi
xảy ra sự không phù hợp về kết quả công việc hay chỉ tiêu kế hoạch. Đúc rút
kinh nghiệm cho khâu lập kế hoạch hay phương án tiếp nhận, vân chuyển, sáng
tuyển, chế biến.v.v..
Quản lý chất lượng/ quản lý mơi trường/ năng lượng/vệ sinh an tồn lao
động.v.v là một phần không tách rời trong hoạt động quản lý chung của mọi
doanh nghiệp Quản lý (Chất lượng-Môi trường-Năng lượng-Vệ sinh an toàn lao
động, Sức khỏe nghề nghiệp là các hoạt động kết hợp để kiểm sốt một tổ chức
về tình trạng (Môi trường- Chất lượng- Năng lượng- Vệ sinh an toàn lao động –
Sức khỏe nghề nghiệp), cụ thể thể là “việc lập chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu,
xác định các quá trình tác nghiệp, nguồn lực cần thiết để đạt và thường xuyên
nâng cao kết quả hoạt động đối vơi đối tượng cần quản lý.
1.2. Nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp
tuyển, chế biến than.
Hoạt động chính của các cơ sở chế biến than khoáng sản bao gồm việc
tiếp nhận, vận chuyển than nguyên khai về doanh nghiệp, lưu giữ hoặc đưa vào
các dây chuyền sàng tuyển nhờ các hệ thống chuyển tải. Tại đây, than được
phân loại, sàng thô, đập, sàng, tuyển, rửa làm sạch, tách lọc đất, đá, tạp chất,
phân cỡ loại, nghiền, pha trộn.Trong đó:
4
- Từng loại than thành phẩm được vận chuyển nội bộ, tập kết theo chân hàng,
bến bãi và được vận chuyển bốc rót cho các phương tiện vận chuyển tiêu
thụ.
- Đá xít thải được tập kết, vận chuyển ra các bãi thải, san lấp, đầm nền. Tùy
khu vực bãi đá xít thải được dùng cho mục đích dân sinh, xây dựng hay bãi
cây trồng mà tình trạng đất tại từng khu vực bãi thải phải được xử lý khác
nhau.
- Nước sau tuyển rửa là nước chứa bùn than và các tạp chất sẽ đựoc dẫn, bơm
về các hồ lắng để lắng tận thu than bùn, giảm độ đục, lắng cặn của nước sau
đó đựoc cho chảy tràn hoặc bơm về hồ lắng thứ cấp để xử lý, tạo thành nước
trong tuần hoàn phục vụ khâu rửa, tuyển.
Do đặc điểm của những nhóm cơng việc trên, vấn đề quản lý chất lượng được
đặt ra chủ yếu bắt đầu từ khâu nguyên liệu đầu vào và khâu sàng, tuyển than
trên dây truyền theo các TCVN về chất lượng, bao gồm:
1) Nguyên liệu đầu vào chứa nhiều tạp chất do chưa được xử lý sơ bộ cần thiết
ở khâu khai thác chuyển sang, chưa kiểm tra kỹ ở khâu đầu xuất bên khai
thác, chưa có yêu cầu hoặc quy định cụ thể về chất lượng nguyên liệu đầu
vào của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp
2) Các yếu tố trong sử dụng nước, làm phát sinh lượng lớn bùn nước trong công
nghệ tuyển ướt có nguy cơ gây tạp chất trong than tuyển và chế biến làm
giảm chất lượng than
3) Các vấn đề về kiểm sốt chất lượng trong q trình tuyển than theo các quy
định của TCVN
4) Việc sáng tuyển làm phát sinh lượng lớn đá, xỉ thải nếu khơng có cách xử lý
thích hợp sẽ gây khả năng tạo nguồn tạp chất lẫn vào than thành phẩm.
Trong thực tế sản xuất than, tùy theo chất lượng than vào sàng và công
nghệ tuyển, mỗi nhà máy tuyển thải ra từ 18% - 22% khối lượng đã xít thải so
với khối lương than vào sàng. Chẳng hạn, hàng năm công ty tuyển than Cửa ơng
làm phát sinh 1,5÷1,7 triệu tấn đá xít thải gồm đá của máy lắng, đá của băng
nhặt tay có độ tro >75%, xít thải bã sàng và một phần sản phẩm trung gian có
độ tro >55%. Đá xít thải này còn bám một lượng nhỏ than cám, là nguồn phát
5
sinh bụi, gây ơ nhiễm khơng khí và nước biển ven bờ khu vực bãi đổ thải. Ngồi
ra, đá xít thải khâu tuyển ướt có thể cịn dính lượng huyền phù quãng 0,3% 0,5% nên với khối lượng thải như trên thì hàng năm cũng có khoảng trên 7000
kg huyền phù có thành phần chính là bột manhetít sẽ được cùng đổ ra bãi thải.
Trong mọi doanh nghiệp/tổ chức nói chung và của ngành chế biến than
nói riêng như đã phân tích ở trên, vấn đề chất lượng ln là ưu tiên số một do
tác động của nó đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên trong trường hợp của than,
chất lượng than sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào chất lượng quặng tại mỏ nên
yêu cầu về chất lượng than chỉ tập trung vào quá trình tuyển và chế biến theo
các yêu cầu của TCVN
Thực chất hoạt động quản lý chất lượng đã được các công ty tuyển than
xem xét trong nhiều năm qua. Tuy nhiên để quản lý một cách hệ thống vấn đề
chất lượng ở các công đoạn của chu trình sản xuất than chưa đượcđặt ra đầy đủ
và nghiêm túc. Đối tượng khách hàng của ngành than cũng là đối tượng đặc thù,
mua bán theo giá có bao cấp (điện) nên phần nào ảnh hưởng đến tâm lý mua và
yêu cầu khắt khe hơn về chất lượng.
Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo ngành than và các nghành sản xuất
năng lượng khác chuyển sang hạch toán theo cơ chế thị trường và như vậy sẽ
đòi hỏi việc cung cấp mua bán than đi vào thực chất của hoạt động kinh doanh
và vai trò của chất lượng sẽ lên ngơi và khi đó việc áp dụng và vận hành mộthệ
thống quản lý chất lượng cho các nhà máy tuyển, chế biến than là cực kỳ cần
thiết.
Như vậy, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
nguyên tắc P-D-C-A sẽ giúp mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp chế
biến than nói riêng có các lợi ích như:
-
Đảm bảo với khách hàng, các đối tác về các nội dung quản lý chất lượng cụ
thể mà mình đã cam kết
-
Thoả mãn các tiêu chí của nhà đầu tư và cải thiện tình trạng đầu tư (Nếu cơ
sở có liên quan các dự án đầu tư góp vốn trong và ngoài nước)
-
Tạo ổn định chất lượng sản phẩm cung cấp cho thị trường nhờ giúp cho
tăng trưởng của doanh nghiệp thuận lợi.
6
-
Nâng cao hình ảnh của tổ chức, cải thiện thị phần,
-
Hạn chế lãng phí tài nguyên, giảm chi phí quản lý
-
Bảo tồn, tiết kiệm các dạng nguyên liệu, năng lượng đầu vào.
-
Thúc đẩy nhận thức về chất lượng của các nhà cung cấp than nguyên liệu,
-
Thúc đẩy phát triển và chia sẻ những giải pháp về các vấn đề về chất lượng,
-
Cải thiện các mối quan hệ giữa ngành công nghiệp của doanh nghiệp/tổ
chức với chính quyền địa phương/chính phủ.
II. Giới thiệu chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Hệ thống quản lý chất
lượng.
2.1. Vài nét về Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế:
Tổ chức tiêu chuẩn hố Quốc tế (International Organization for
Standardization – ISO) được thành lập vào tháng 2 năm 1947, trụ sở chính đặt
tại Geneve, Thuỵ sĩ.
ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật có nhiệm vụ biên soạn và ban hành
ra các tiêu chuẩn. Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn 19000 tiêu
chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý, từ an toàn
thực phẩm tới công nghệ thông tin, giáo dục ...
Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm
1987. Hiện nay có 164 nước tham gia vào tổ chức quốc tế này.Việt nam là thành
viên chính thức của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế từ năm 1987.
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng
được Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế ban hành lần đầu vào năm 1987. Quá
trình hình thành và phát triển của tiêu chuẩn ISO 9000 được mơ tả tóm tắt như
sau:
1955
Qui định về đảm bảo chất lượng của NATO
7
AC/250 (Accredited Committee)
Bộ tiêu chuẩn của Anh MD 25
Bộ tiêu chuẩn của Mỹ MIL STD 9858 A.
1969
Thừa nhận lẫn nhau về các hệ thống đảm bảo chất lượng
của các nhà thầu phụ thuộc các nước thành viên của
NATO (AQAP – Allied Quality Assurance Protocols)
Hệ thống đảm bảo chất lượng của các cơng ty cung ứng
1972
thiết bị cho quốc phịng (DEFSTAND – Vương quốc Anh)
BS 4778, BS 4891
1979
Tiêu chuẩn BS 5750
1987
Ban hành Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1994
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 1
2000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 2
2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lại lần 3
2.3. Cấu trúc Bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2008 bao gồm 4 tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn ISO 9001: “Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu” nêu ra các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng.
Ngồi ra cịn các tiêu chuẩn khác bao gồm:
8
ISO 9000: Cơ sở và từ vựng
ISO 9004: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
ISO 19011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
ISO 9001 và ISO 9004 được xây dựng như một cặp nhất quán các tiêu chuẩn về
hệ thống quản lý chất lượng, được thiết kế để bổ sung cho nhau nhưng cũng có
thể được sử dụng độc lập. Mặc dù hai tiêu chuẩn này có phạm vi sử dụng khác
nhau nhưng có cấu trúc tương tự nhau tạo thuận lợi cho việc sử dụng đồng thời.
ISO 9001 là tiêu chuẩn nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất
lượng và bao quát đầy đủ các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng, có thể
dùng trong nội bộ tổ chức, hoặc sử dụng để chứng nhận, hoặc cho mục đích hợp
đống.Nó tập trung và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trng việc
đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống theo
tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của
doanh nghiệp.
ISO 9004 đưa ra các chỉ dẫn đối với phạm vi rộng hơn các mục tiêu của
hệ thống quản lý chất lượng so với ISO 9001, đặc biệt là cho việc cải tiến liên
tục toàn bộ hoạt động cà tính hiệu quả cũng như hiệu lực của tổ chức. ISO 9004
dùng để hướng dẫn cho tổ chức mà lãnh đạo cao nhất của nó mong muốn vượt
xa hơn các yêu cầu của ISO 9001 nhằm tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong hoạt
động. Tuy nhiên, ISO 9004 khơng dùng cho mục đích chứng nhận hoặc hợp
đồng.
2.4. Sơ lược các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Nội dung chính của tiêu chuẩn bao gồm 5 mục:
Mục 4: Khái quát chung về các yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng
Mục 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
9
Mục 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực
Mục 7: Các yêu cầu liên quan đến quá trình tạo sản phẩm
Mục 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến
Các yêu cầu từ điều 5 đến điều 8 được minh hoạ bằng mơ hình thể hiện cách
tiếp cận theo q trình (hình 1). Mơ hình này thừa nhận khách hàng đóng vai trị
đáng kể trong việc xác định các yêu cầu như các yếu tố đầu vào. Cần thiết phải
giám sát sự thoả mãn của khách hàng để đánh giá và xác nhận xem các yêu cầu
của khách hàng được đáp ứng hay không.
Cải tiến liên tục hệ thống
quản lý chất lượng
Trách nhiệm của
lãnh đạo
Khách hàng
Quản lý nguồn lực
Khách hàng
Yêu cầu
Đầu vào
Tạo sản
phẩm
Sự thỏa
mãn
Đo lường, phân tích
và cải tiến
Sản phẩm
Đầu ra
Chú giải
Hoạt động gia tăng giá trị
Dịng thơng tin
Hình 1 – Mơ hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên q trình
Tổ chức chỉ có thể khơng áp dụng (loại trừ) một số yêu cầu của hệ thống quản
lý chất lượng nếu như việc không áp dụng này không làm ảnh hưởng đến năng
lực cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng hoặc các yêu cầu luật
10
định. Việc loại trừ này được giới hạn cho những yêu cầu trong khoản 7 và có
thể do:
a)
bản chất sản phẩm của tổ chức;
b)
các yêu cầu của khách hàng;
c)
các yêu cầu luật định
2.5 Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống chất lượng được xây dựng dựa trên
triết lý: “nếu hệ thống sản xuất và quản lý tốt thì sản phẩm và dịch vụ mà hệ
thống đó sản xuất ra sẽ tốt”.
• ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, nó khơng
phải là tiêu chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm.
• ISO 9000 nhấn mạnh vào việc phòng ngừa, mục tiêu là nhằm ngăn ngừa
những khuyết tật về chất lượng.
• ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn có tính áp dụng rộng rãi có thể áp dụng cho mọi
nghành, thuộc mọi quy mơ, mọi loại hình sản xuất, kinh doanh.
• ISO 9001 chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng.
III. Hệ thống công nhận, chứng nhận Hệ thống chất lượng phù hợp với ISO
9001
Đánh giá hệ thống chất lượng là việc kiểm tra độc lập và có hệ thống để
xác định xem các hoạt động chất lượng và kết quả liên quan có phù hợp với kế
hoạch và kế hoạch có phù hợp để đạt được mục tiêu hay khơng.
Có ba phương thức đánh giá chất lượng:
•
Đánh giá của bên thứ nhất (Đánh giá nội bộ): Do chính cơng ty sử dụng
đội ngũ nhân viên của cơng ty hoặc th người đánh giá bên ngồi để tiến
hành đánh giá.
11
•
Đánh giá của bên thứ hai: Do khách hàng hoặc đại diện của khách hàng
đánh giá nhà cung ứng.
•
Đánh giá của bên thứ ba: Công ty uỷ nhiệm cho một tổ chức chứng nhận
tiến hành việc đánh giá với mục đích là đạt được chứng chỉ về sự phù hợp
với tiêu chuẩn.
Việc thực hiện chứng nhận ISO 9000 do tổ chức đánh giá bên thứ ba (tổ
chức chứng nhận) tiến hành để xác nhận rằng hệ thống chất lượng của công ty
phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Tổ chức chứng nhận là tổ chức đã được cơ
quan công nhận quốc gia hoặc quốc tế chấp nhận là bên thứ ba tiến hành đánh
giá và chứng nhận hệ thống chất lượng cho các doanh nghiệp/tổ chức theo các
tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng đã ban hành và các tài liệu kèm theo thuộc hệ
thống đó. Các cơ quan cơng nhận là các cơ quan đã được thừa nhận ở mức độ
quốc gia hoặc quốc tế là có khả năng và tin cậy trong việc đánh giá và công
nhận các tổ chức chứng nhận
Chứng chỉ ISO 9000 là phương tiện để thông báo cho khách hàng và
người tiêu dùng biết rằng hệ thống chất lượng của công ty đã được một tổ chức
được công nhận xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000.
Chi phí cho việc thực hiện ISO 9000 phụ thuộc vào mức độ đáp ứng của
doanh nghiệp tại thời điểm bắt đầu.Thời gian thực hiện cũng phụ thuộc vào
nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố về nguồn lực. Để chứng minh hệ thống chất
lượng đang thực hiện phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000, thông thường các
doanh nghiệp cần một khoảng thời gian tối thiểu là 3 đến 4 tháng để áp dụng hệ
thống văn bản và lưu giữ hồ sơ trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận của bên
thứ ba.
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện ISO 9000 mà không cần một tổ chức hỗ
trợ từ bên ngoài, tuy nhiên sẽ gặp một số khó khăn sau đây:
12
- Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu, tìm hiểu các yêu cầu của tiêu
chuẩn. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng cách tham gia các lớp tập
huấn về ISO 9000 do các tổ chức chuyên môn tiến hành
- Không khách quan khi đánh giá thực trạng của mình và so sánh với các
yêu cầu của tiêu chuẩn đặt ra.
- Mất nhiều thời gian trong việc mày mò hướng đi và tiến hành các bước
cơ bản để thực hiện.
Chính vì vậy, một tổ chức hỗ trợ có kinh nghiệm và chuyên môn sẽ giúp
các tổ chức rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp
doanh nghiệp đI đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực của những
hoạt động kém hiệu quả.
Việc đánh giá chứng nhận thường được tiến hành như sau: Chuyên gia
đánh giá của bên thứ ba sẽ tiến hành xem xét tài liệu và phỏng vấn những người
liên quan đến việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng để xác định các
quá trình và các thủ tục xem có được lập thành văn bản đầy đủ và được tuân thủ
không. Chuyên gia đánh giá sẽ báo cáo tất cả những sự khơng phù hợp và sau
đó, dựa trên nhận xét của họ về mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp,
khuyến nghị lên một hội đồng xem xét của tổ chức chứng nhận.Nếu như hệ
thống phù hợp hoặc có sự khơng phù hợp nhưng được đánh giá là khơng
nghiêm trọng thì tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ hệ thống chất lượng phù
hợp với tiêu chuẩn ISO 9000.Trong trường hợp hệ thống có những sự khơng
phù hợp nghiêm trọng thì hệ thống chất lượng của tổ chức không được xác nhận
là phù hợp tiêu chuẩn và tổ chức sẽ được đánh giá lại vào một thời điểm khác.
Sau khi cấp chứng nhận, tổ chức bên thứ ba sẽ thực hiện đánh giá giám
sát định kỳ sáu tháng một lần và đánh giá chứng nhận lại sau ba năm nhằm xác
nhận rằng tổ chức vẫn duy trì một cách hiệu quả các hoạt động của hệ thống
chất lượng.
Các doanh nghiệp muốn chứng nhận ISO 9000 có quyền lựa chọn tổ
chức chứng nhận và phải trả một khoản lệ phí chứng nhận. Khi đạt tiêu chuẩn
13
thì tổ chức sẽ được cấp chứng chỉ ISO 9000 trong đó chỉ rõ phạm vi chứng
nhận, tên của tổ chức đánh giá và cấp chứng nhận.
IV. Giới thiệu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hướng dẫn áp
dụng tại các Doanh nghiệp:
4. Hệ thống quản lý chất lượng
4.1 Các yêu cầu chung
Phải thiết lập, lập văn bản, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống chất lượng
theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm:
- Xác định các quá trình của hệ thống và áp dụng nó
- Trình tự và tương tác giữa các q trình
- Tiêu chí và phương pháp kiểm sốt các hoạt động và q trình
- Cung cấp nguồn lực và thơng tin, hỗ trợ và giám sát
- Đo lường, giám sát, phân tích q trình
- Thực hiện cải tiến liên tục
Theo định nghĩa của ISO 9000:2005, thuật ngữ "quá trình" là một tập hợp các
hoạt động có liên quan tới nhau, tương tác lẫn nhau để biến đổi đầu vào thành
đầu ra. Như vậy, theo yêu cầu này của tiêu chuẩn, Doanh nghiệp cần xác định
rõ trong Hệ thống của mình có những quá trình nào (quá trình khai thác than,
quá trình vận chuyển, quá trình tuyển rửa, quá trình lưu giữ …); xác định rõ
các mối quan hệ và trình tự tương tác giữa các q trình đó đồng thời xây dựng
các văn bản để quản lý và kiểm soát các quá trình nêu trên.
4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.2.1 Khái quát:
+ Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng
+ Sổ tay chất lượng
14
+ Các thủ tục theo yêu cầu của tiêu chuẩn
+ Các tài liệu cần thiết để hoạt động và kiểm sốt có hiệu quả các q trình
+ Các hồ sơ chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn
Có thể coi Hệ thống văn bản theo yêu cầu của
tiêu chuẩn là một mơ hình tháp, bao gồm 3
tầng:
- Tầng 1: Là những văn bản mang tính quản
trị, nhằm định hướng và kiểm soát Hệ thống
quản lý chất lượng: Sổ tay chất lượng, Chính
sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng
- Tầng 2: Là những văn bản được xây dựng
nhằm đưa ra các quy định để kiểm sốt các
q trình trong Hệ thống. Ví dụ Quy trình
kiểm sốt q trình khai thác than …
- Tầng 3: Là những văn bản mang tính thực
thi, dùng để áp dụng và thiết lập các bằng
chứng, dữ liệu để theo dõi và kiểm sốt q
trình. Ví dụ: các biểu mẫu, các hồ sơ chất
lượng
Chú ý:Các văn bản, tài liệu của Doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới nhiều
dạng như bản in, bản điện tử, hình ảnh, băng từ hay video ...
4.2.2Doanh nghiệp cần xây dựng Sổ tay chất lượnggồm các thông tin sau:
+ Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
+ Các thủ tục văn bản/ tài liệu liên quan
+ Mơ tả trình tự và mối tương quan giữa các quá trình trong hệ thống.
4.2.3 Kiểm soát tài liệu
Xây dựng thủ tục dạng văn bản để kiểm soát tài liệu của HTCL nhằm:
+ Xác định và phê duyệt tài liệu
+ Xem xét, bổ xung, cập nhật, sửa đổi tài liệu
15
+ Xác định tình trạng sốt xét tài liệu
+ Đảm bảo các tài liệu thích hợp tại nơi sử dụng;
+ Đảm bảo các tài liệu dễ tìm, dễ đọc, dễ nhận biết;
+ Nhận biết và phân phối thích hợp các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi.
+ Tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời
4.2.4 Kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ là một dạng đặc biệt của tài liệu, cung cấp các thông tin, dữ liệu và
bằng chứng khách quan của một quá trình đã được thực hiện.
Tiêu chuẩn này quy định Doanh nghiệp cần:
+ Lưu giữ và bảo quản đầy đủ các hồ sơ chất lượng để chứng tỏ sự phù hợp
với các yêu cầu và tính hiệu quả của hệ thống.
+ Xây dựng thủ tục dạng văn bản về: nhận biết, thời hạn lưu giữ, sửa đổi,
bảo quản và sắp xếp các hồ sơ chất lượng.
5. Trách nhiệm lãnh đạo
5.1. Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo phải thể hiện sự cam kết của mình với sự phát triển và cải tiến hệ
thống chất lượng, thông qua:
- Đảm bảo sự nhận thức trong toàn tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu pháp lý;
- Thiết lập chính sách chất lượng.
- Thiết lập mục tiêu chất lượng
- Xem xét hệ thống chất lượng
- Đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
16
5.2 Hướng vào khách hàng
Đảm bảo xác định và thực hiện các yêu cầu của khách hàng nhằm nâng
cao sự thoả mãn khách hàng.
5.3 Chính sách chất lượng
Tiêu chuẩn quy định, Doanh nghiệp phải xây dựng Chính sách chất lượng:
- Phù hợp với mục đích của tổ chức
- Thể hiện cam kết tuân thủ yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu quả của hệ
thống.
- Tạo khuôn khổ để thiết lập mục tiêu chất lượng
- Được mọi người trong tổ chức thông hiểu
- Được xem xét để đảm bảo phù hợp
5.4
Hoạch định
5.4.1 Mục tiêu chất lượng:Thiết lập các mục tiêu chất lượng phù hợp với chính
sách chất lượng và có thể đo lường được
5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo:
- Đáp ứng các yêu cầu về hệ thống chất lượng và mục tiêu chất lượng
- Duy trì hệ thống và cải tiến hệ thống.
5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:
Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ tương tác và kênh trao đổi
thông tin
5.5.2 Bổ nhiệm Đại diện của lãnh đạo về chất lượngvới chức năng sau:
+ Đảm bảo thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng;
17
+ Báo cáo tới lãnh đạo các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng, gồm
cả các yêu cầu cải tiến;
+ Nâng cao nhận thức về các yêu cầu của khách hàng trong toàn bộ tổ chức.
+ Liên hệ với bên ngoài về các vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý chất
lượng.
5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ:Đảm bảo thơng tin nội bộvề các q trình và
hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng
5.6. Xem xét của lãnh đạo
5.6.1 Khái quát:
Lãnh đạo cần xem xét định kỳ hệ thống chất lượng về: hoạt động của
HTCL, hiệu quả của HTCL, nhu cầu thay đổi / cải tiến
5.6.2 Đầu vào của việc xem xét:
- Kết quả đánh giá hệ thống chất lượng;
- Phản hồi của khách hàng;
- Hoạt động, quá trình và sự phù hợp của sản phẩm;
- Việc thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa;
- Việc thực hiện các vấn đề nêu ra trong cuộc họp lần trước;
- Thay đổi/ cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
5.6.3 Đầu ra của việc xem xét: các hành động liên quan tới
- Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình;
- Cải tiến sản phẩm
- Xác định các nguồn lực cần thiết
18
6. Quản lý nguồn lực
6.1. Cung cấp nguồn lực kịp thời
- Đảm bảo thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống
- Nâng cao sự thoả mãn khách hàng
6.2 Nguồn nhân lực
6.2.1. Khái quát:Người lao độngcó đủ năng lực, dựa trên trình độ cơ bản về
giáo dục, đào tạo, các kỹ năng và kinh nghiệm.
6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo
a) xác định các yêu cầu về năng lực cho các vị trí cơng việc
b) cung cấp đào tạo cho những nhu cầu đó;
c) đánh giá hiệu quả của việc đào tạo;
d) đảm bảo nhận thức, ý thức của nhân viên trong việc đạt tới mục tiêu chất
lượng
e) lưu giữ các hồ sơ thích hợp về giáo dục, đào tạo, các kỹ năng, và kinh
nghiệm.
6. 3 Cơ sở hạ tầng
Bao gồm:
- Nhà xưởng, nơi làm việc và các thiết bị liên quan;
- Trang thiết bị bao gồm phần cứng và phần mềm
- Các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển hoặc thông tin
6.4 Môi trường làm việc
Xác định và duy trì mơi trường làm việc để đạt được sự phù hợp của sản phẩm
19
7. Tạo sản phẩm
7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm
Xác định:
a) mục tiêu chất lượng và các yêu cầu cho sản phẩm;
b) quá trình, tài liệu, nguồn lực và điều kiện vật chất;
c) các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận;
d) các hồ sơ chất lượng cần thiết
(tài liệu này khi áp dụng cho sản phẩm/ dự án cụ thể được gọi là kế hoạch chất
lượng)
7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng
7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm.
a) các yêu cầu cụ thể của khách hàng về sản phẩm
b) những yêu cầu về sản phẩm không được khách hàng nêu ra nhưng cần
thiết để phù hợp với mục đích sử dụng.
c) Các yêu cầu luật định.
7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Xem xét trước khi cam kết (ký hợp đồng) cung cấp sản phẩm cho khách hàng
phải đảm bảo:
- Hiểu rõ các yêu cầu về sản phẩm.
- Các yêu cầu không bằng văn bản được khẳng định chắc chắn trước khi
chấp nhận.
- Giải quyết sự khác biệt giữa điều khoản hợp đồng hay đơn hàng so với
những văn bản đã cơng bố trước đó (ví dụ: trong bản dự thầu và bản báo giá).
- Đảm bảo khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định.
20
Khi yêu cầu thay đổi, các văn bản tương ứng được sửa đổi theo và thông
báo tới những người liên quan.
7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng
Đảm bảo thông tin một cách hiệu quả với khách hàng liên quan tới:
a) Thông tin về sản phẩm
b) Các yêu cầu, xử lý hợp đồng hay đơn hàng
c) Phản hồi của khách hàng
7.3 Thiết kế và phát triển
7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển xác định:
a) Các giai đoạn của quá trình thiết kế và/hoặc phát triển
b) Các hoạt động xem xét, kiểm tra và xác nhận thích ứng với mỗi giai
đoạn;
c) Trách nhiệm và quyền hạn cho các hoạt động thiết kế và/hoặc phát triển
7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển:
Xác định và duy trì hồ sơ các dữ liệu liên quan đến yêu cầu về sản phẩm,
bao gồm:
a) Các yêu cầu về hoạt động và chức năng;
b) Các yêu cầu luật định;
c) Các yêu cầu nhận được từ những thiết kế tương tự có từ trước và
d) Những yêu cầu cần thiết khác cho thiết kế và/hoặc phát triển.
7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triểnđược lập dưới hình thức có thể thẩm định
được và được phê duyệt. Kết quả thiết kế phải:
21
a) Đáp ứng các yêu cầu đầu vào thiết kế và/hoặc phất triển;
b) Cung cấp các thông tin phù hợp về hoạt động sản xuất và dịch vụ
c) Bao gồm hay viện dẫn các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm
d) Xác định các đặc tính của sản phẩm để sử dụng an toàn và đúng phương
pháp.
7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển ở những giai đoạn thích hợp để:
a) Đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu;
b) Xác định vấn đề và đề xuất các hành động tiếp theo.
Khi xem xét phải có sự tham dự của đại diện của các bộ phận chức năng
liên quan
Phải duy trì hồ sơ về hoạt động xem xét thiết kế và/hoặc phát triển
7.3.5Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển
Đảm bảo rằng kết quả đáp ứng được dữ liệu đầu vào thiết kế và/hoặc triển
khai.
Duy trì hồ sơ về hoạt động thẩm định
7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển
- Khẳng định sản phẩm cuối cùng có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu
theo mục đích sử dụng.
- Nếu có thể, việc xác nhận giá trị sử dụng phải được thực hiện đầy đủ
trước khi sử dụng hay chuyển giao sản phẩm. Khi không thể thực hiện đầy đủ,
phải tiến hành xác nhận giá trị sử dụng từng phần.
Duy trì hồ sơ và các hành động cần thiết
7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển
Xác định, lập thành văn bản và kiểm soát các thay đổi.
22
Đánh giá tác động của những thay đổi đến các bộ phận và sản phẩm
chuyển giao.
Kết quả của tất cả các hoạt động trên được lập hồ sơ.
7.4 Mua hàng
7.4.1 Q trình mua hàng
- Kiểm sốt q trình mua. Phương pháp và phạm vi kiểm soát dựa trên
ảnh hưởng của sản phẩm mua tới sản xuất và đầu ra.
- Lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm. Xác
định tiêu chí lựa chọn và đánh giá định kỳ.
7.4.2 Thông tin mua hàng
Tài liệu mua hàng phải bao gồm các thông tin mô tả về sản phẩm được mua.
Khi thích hợp phải bao gồm những yêu cầu về:
- Phê duyệt: Sản phẩm/Các thủ tục/Các quá trình/Thiết bị
- Trình độ nhân sự
- Hệ thống quản lý chất lượng
Thông tin phải chứa đựng đầy đủ các yêu cầu trước khi trao đổi với nhà
cung cấp
7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào
- Xác định và tiến hành hoạt động kiểm tra xác nhận
- Kiểm tra tại cơ sở của nhà cung ứng (khi thực hiện phải nêu trong tài
liệu mua hàng).
7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ
7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ:
23
Lập kế hoạch và tiến hành sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được
kiểm soát. Điều kiện được kiểm sốt bao gồm:
a) Sẵn có các thơng tin về đặc tính của sản phẩm;
b) Khi cần thiết, sẵn có các hướng dẫn cơng việc.
c) Sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị phù hợp.
d) Sẵn có và sử dụng các thiết bị đo lường và giám sát
e) Thực hiện các hoạt động đo lường và giám sát.
f) Thực hiện các quá trình đã xác định để chuyển giao và các hoạt động sau
bán hàng
7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch
vụ
- Chứng tỏ năng lực quá trình khi mà đầu ra cuối cùng không thể kiểm tra
được bằng các phương pháp đo lường hay giám sát, vấn đề chỉ xảy ra sau khi
sản phẩm được sử dụng.
- Bao gồm các cơng việc sau:
a) Xác định năng lực q trình
b) Xác định năng lực thiết bị/nhân lực.
c) Sử dụng các thủ tục hoặc các phương pháp đã được xác định.
d) Lập hồ sơ.
e) Xác nhận lại năng lực.
7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc
- Nhận biết được sản phẩm bằng các phương pháp thích hợp.
- Xác định trạng thái của sản phẩm.
- Kiểm soát và lập hồ sơ việc nhận biết sản phẩm một cách thống nhất để
xác định nguồn gốc sản phẩm.
7.5.4 Tài sản của khách hàng
24
