Bài giảng môn quản trị nhân lực Định hướng cho nhân viên

1
Bài 5
Bài 5
Định hướng và sắp xếp công việc
Định hướng và sắp xếp công việc
2
Ngày làm việc đầu tiên
Ngày làm việc đầu tiên
Bạn muốn biết những gì trong ngày làm việc đầu tiên?
•
Công việc?
•
Tổ chức?
•
Giám đốc/Giám sát viên?
•
Đồng nghiệp?
•
Vị trí/môi trường làm việc?
•
Điều kiện làm việc?
•
Hiện tại công việc đang tiến
triển ra sao?
•
Công việc?
•
Tổ chức?
•
Giám đốc/Giám sát viên?
•

Đồng nghiệp?
•
Vị trí/môi trường làm việc?
•
Điều kiện làm việc?
•
Hiện tại công việc đang tiến
triển ra sao?
3
Những vấn đề thực tế
Những vấn đề thực tế
1. Thực tại thường khác so với mong đợi.
2. Trong ngày đầu tiên, công ty thường tập trung nhiều
hơn tới nhân viên.
3. Nhân viên có thể hay rời bỏ công việc trong vòng
vài tháng đầu hơn là thời gian sau này.
4. Chương trình định hướng không hiệu quả sẽ làm
tăng cao tần suất nghỉ việc của nhân viên và tăng chi phí.
4
Định hướng là gì?
Định hướng là gì?
Drop-out
Ổn định c.v
Truyền thống
văn hóa
Nghỉ việc
Thừa kế
Thông tin
mới
Định hướng

Kinh nghiệm
trước kia
Phân tích/
Tổng hợp
… một quá trình tương tác của những yếu tố chỉ dẫn
đa diện, bao gồm những dự đoán, sự cảm thông, sự
tương quan, và những ý kiến bác bỏ
5
Mục đích của việc định hướng
Mục đích của việc định hướng
1. Bày tỏ nguyện vọng nghề nghiệp một cách thực tế
- biểu hiện về mặt tâm lý (lo lắng, hoảng hốt)
- tham gia những vấn đề xã hội
2. Tăng năng suất
- Nhanh chóng bắt đầu, theo kịp tiến độ, tăng chất lượng
- Tiết kiệm chi phí, mang lại lợi nhuận
3. Tiết kiệm thời gian, công sức
- hệ thống
- hiệu quả
4. Tăng cường tính ổn định nghề nghiệp
- giảm sự lo lắng, tăng sự tự tin
5. Giảm xung đột và bảo đảm sự hợp tác trôi chảy
- Giảm thiểu những điểm khó hiểu hoặc phân biệt thông qua sự hợp tác
giữa các đồng nghiệp
- Bảo đảm quyền lợi của nhóm dân tộc thiểu số, tầng lớp được bảo hộ
6
Mục đích của định hướng
Mục đích của định hướng
Tôi cũng không biết mọi việc đã bắt đầu ra sao. Tất cả những gì tôi biết là:
đó là một phần trong văn hóa công ty ta.

7
Mục đích của định hướng
Mục đích của định hướng
“Ôi, lạy Chúa, các vị! Cà vạt của các vị bị lệch rồi đấy.”
8
Mục tiêu của Chương trình định hướng
Mục tiêu của Chương trình định hướng
Ví dụ: Metropolitan Life, Insurance Company, New York City, USA
•
Nuôi dưỡng
niềm tự hào được làm việc cho một công ty
chất lượng.
•

Tạo ra
nhận thức công ty có quy mô như một tổ chức tài
chính lớn.
•

Nhấn mạnh
rằng lợi thế cạnh tranh của công ty là việc
tập trung vào khách hàng và dịch vụ khách hàng.
•
Giảm
những lo ngại liên quan đến công việc mới.
•

Giúp
tăng tốc độ phát triển thành viên trong đơn vị, có
đóng góp thực sự.

•

Nêu rõ
những tiêu chuẩn chất lượng để đánh giá kết quả
làm việc.
•
Xác định
rằng trách nhiệm phát triển cá nhân vừa là của
nhân viên, vừa là của ban quản lý.
9
Xã hội hóa là gì?
Xã hội hóa là gì?
Định nghĩa
Xã hội hóa tổ chức được hiểu
là việc “dạy” về các mục tiêu,
quy tắc, giá trị, và các phương
thức làm việc được ưa chuộng
Định nghĩa
Xã hội hóa tổ chức được hiểu
là việc “dạy” về các mục tiêu,
quy tắc, giá trị, và các phương
thức làm việc được ưa chuộng
Mục tiêu
Thực hiện xã hội hóa
thành công sẽ mang lại:
•
công việc phụ thuộc lẫn nhau
•
sự đổi mới và hợp tác
•

tăng động lực và sự thỏa mãn
•
và giảm tỷ lệ nghỉ việc
Mục tiêu
Thực hiện xã hội hóa
thành công sẽ mang lại:
•
công việc phụ thuộc lẫn nhau
•
sự đổi mới và hợp tác
•
tăng động lực và sự thỏa mãn
•
và giảm tỷ lệ nghỉ việc
10
Quy trình xã hội hóa 1
Quy trình xã hội hóa 1
Văn hóa công ty
Tính cách cá nhân
Truyền thống
Giá trị
Niềm tin
Cá tính
Lối cư xử
Tham vọng
QUY TRÌNH
XÃ HỘI HÓA
QUY TRÌNH
XÃ HỘI HÓA
•

Năng suất
•
Sự thỏa mãn
•
Sự ổn định nghề nghiệp
11
Bước 1
Nhân viên
học tập
những cách ứng xử phù hợp với
vai trò của mình. Ví dụ: xác định công việc của mình,
xác định những điểm ưu tiên, học cách phân phối thời gian
và công sức, cách giải quyết xung đột, v.v…
Bước 2
Nhân viên phải
phát triển
các kỹ năng và năng lực
mới phù hợp với công việc.
Bước 3
Việc xã hội hóa sẽ kéo theo sự
chấp nhận
một số
tiêu chuẩn và giá trị ở một mức độ nhất định.
Nguồn: Fieldman, 1981
Quy trình xã hội hóa 2
Quy trình xã hội hóa 2
12
Các loại quy tắc ứng xử
Các loại quy tắc ứng xử
•

Các quy tắc chính: mọi người
phải
tuân thủ nếu muốn
làm việc trong công ty.
•
Các quy tắc bổ sung: đáng để thực hiện nhưng
không bắt buộc
, ví dụ: quần áo.
- Không tuân thủ cả hai (- -):
nổi loạn một cách chủ động
- Tuân thủ cả hai ( + +):
tuân thủ hoàn toàn > “người
có tổ chức”, “quan chức”, “công chức
”
- Tuân thủ các quy tắc chính, nhưng không tuân thủ
các quy tắc bổ sung (+ -):
chủ nghĩa cá nhân sáng tạo.
13
Mô hình xã hội hóa
Mô hình xã hội hóa
Biến đổiBắt đầuTrước khi bắt đầu
Năng suất
Sự tận tụy
Tỷ lệ nghỉ việc
1. Giai đoạn trước khi bắt đầu
Là một giai đoạn của quá trình xã hội hóa, đã nhìn nhận sự tham gia vào
tổ chức của cá nhân với một loạt những giá trị, quan điểm, và kỳ vọng của tổ chức.
2. Giai đoạn bắt đầu
Là giai đoạn các nhân phải đối mặt với việc tách biệt giữa những kỳ vọng của
tổ chức và thực tiễn.

3. Giai đoạn biến đổi
Là giai đoạn nhân viên mới phải làm việc với cường độ cao để giải quyết
những mâu thuẫn trong giai đoạn bắt đầu.
14
Nhiệm vụ của nhân viên mới
Nhiệm vụ của nhân viên mới
Sốc với tình hình thực tế
Những mong đợi bất thành
Sốc với tình hình thực tế
Những mong đợi bất thành
1. Thích nghi với tình hình thực tiễn của tổ chức nhân sự.
2. Đối phó với những đối kháng, khó khăn khi thay đổi.
3. Học cách làm việc.
4. Học cách để ngày một tiến bộ trong công việc.
5. Giữ vững vị trí của mình trong tổ chức
15
Các bước việc định hướng
Các bước việc định hướng
1. Chào đón
2. Gặp lãnh đạo và các đồng nghiệp
3. Hoàn thành các thủ tục giấy tờ
4. Kiểm tra lại sổ tay nhân viên
5. Giới thiệu các nhiệm vụ phải làm và hoàn thành
khóa đào tạo ban đầu
6. Thực hiện những phần kế tiếp
16
Nội dung Chương trình
Nội dung Chương trình
định hướng
định hướng

•
Tiểu sử lãnh đạo
• Tổ chức lãnh đạo
• Tên và chức vụ các lãnh đạo chủ chốt
•
Chức vụ và phòng ban của nhân viên
•
Sơ đồ các thiết bị tiện dụng
•
Các giai đoạn tập sự
•
Dây chuyền sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tổng quan quá trình sản xuất
• Các chính sách và luật lệ của công ty
•
Các quy định phạt
•
Sổ tay nhân viên
•
Thủ tục an toàn và việc áp dụng
•
Quy mô và kỳ hạn trả lương
•
Nghỉ lễ, nghỉ phép
•
Giờ giải lao
• Lợi ích đào tạo
• Hướng dẫn
•
Lợi ích bảo hiểm

•
Chương trình hưu trí
•
Các dịch vụ của nhà tuyển dụng
giành cho nhân viên
• Chương trình phục hồi
•
Với giám sát viên
•
Với giảng viên đào tạo
•
Với đồng nghiệp
•
Với cố vấn viên
• Địa điểm làm việc
• Nhiệm vụ
•
Các yêu cầu về an toàn trong
công việc
• Tổng quan về công việc
• Mục tiêu của công việc
•
Mối liên quan với các công việc khác
Các vấn đề
tổ chức
Lợi ích của
nhân viên
Giới thiệu
Nhiệm vụ
17

Trang bị cho việc định hướng
Trang bị cho việc định hướng
1. Sơ đồ tổ chức công ty.
2. Sơ đồ các thiết bị của công ty.
3. Bản sao các chính sách và thủ tục làm việc trong công ty.
4. Danh mục ngày nghỉ lễ và phúc lợi.
5. Bản sao mẫu khen thưởng hoạt động hiệu quả, ngày tháng và
các thủ tục.
6. Bản sao các mẫu khác theo yêu cầu (ví dụ: mẫu bồi hoàn chi phí
7. Các thủ tục phòng tránh những trường hợp khẩn cấp và tai nạn.
8. Mẫu bản sao bản tin hoặc tạp chí của công ty.
9. Số điện thoại và địa chỉ các nhân viên quan trọng
trong công ty (ví dụ: an ninh).
10. Bản sao các kế hoạch bảo hiểm.
18
Ví dụ về chương trình định hướng
Ví dụ về chương trình định hướng
Định hướng của Quaker Oats ởtrường cao đẳng với tư cách là
người được đào tạo về Kinh doanh bán hàng
1. Đào tạo theo lĩnh vực, với giám đốc khu vực
2. Triết lý công ty của Quaker
3. Kỹ năng thuyết trình
4. Cơ cấu tổ chức
5. Sử dụng các tài liệu xúc tiến bán hàng, trợ cấp thương mại,
và các sự kiện khách hàng.
6. Chi tiết về mặt hành chính: bảng lương, bảo hiểm y tế,
chính sách nghỉ việc và nghỉ phép, lương hưu, lợi ích nhân viên,
các mẫu giấy tờ.
Nguồn: Anthony et al., (1999:333)
19

Tác động của quá trình định hướng
Tác động của quá trình định hướng
Định hướng ngắn hạn
Định hướng dài hạn
%

n
h
â
n

v
i
ê
n

n
g
h
ỉ

v
i
ệ
c
N
ă
n
g

s
u
ấ
t

l
à
m

v
i
ệ
c
Thời gian
Thời gian
Định hướng dài hạn
Định hướng ngắn hạn
Tiêu chuẩn sản xuất
20
Những khó khăn của việc
Những khó khăn của việc
định hướng
định hướng
1. Bị quá tải vì làm việc với quá nhiều thông tin trong một
thời gian ngắn.
2. Bị quá tải với các mẫu giấy tờ phải hoàn thành.
3. Chỉ được giao các nhiệm vụ phụ việc, làm giảm lòng yêu mến
công việc và trung thành với công ty.
4. Bị yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ có nguy cơ thất bại cao,
có thể làm nản lòng nhân viên một cách không cần thiết.

5. Bị ép làm việc thiếu định hướng, với một niềm tin sai lầm là
“lửa thử vàng, gian nan thử sức” chính là định hướng đúng
đắn nhất.
6. Bị buộc phải lấp đầy chỗ trống giữa việc định hướng quy mô
rộng theo bộ phận HR và việc định hướng quy mô hẹp ở cấp bộ
phận.