Những hiểu biêt về kỹ năng hành chính văn phòng

Những hiểu biêt về kỹ năng hành chính văn phòng
Kỹ năng hành chính là khả năng của một người biết vận dụng kiến thức và
kinh nghiệm trong làm việc hành chính để có thể điều hành tốt của cơ quan, tổ chức
dựa trên cơ sở thành thục các kỹ thuật hành chính, nghiệp vụ kết hợp với công nghệ
hiện đại nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Hay kỹ năng hành chính là năng lực
hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về lĩnh vực hành chính được sử dụng để
giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong lĩnh vực hành chính.
Người làm công tác hành chính không những cần nắm rõ kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ mà còn phải có khả năng vận dụng các lý luận đó vào trong thực tiễn một
cách linh hoạt và có hiệu quả. Tùy theo từng cách tiếp cận khác nhau mà kỹ năng
hành chính được cụ thể thành nhiều kỹ năng khác nhau. Theo tôi để làm tốt caoong
tác văn phòng thì người làm công tác văn phòng nhất thiết cần phải có những kỳ
năng cơ bản hành chính cơ bản sau:
+ Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin: Thông tin là những dữ liệu được xử lý
và được sử dụng trong quá trình ra quyết định. Chính vì vậy, để quyết định của nhà
quản trị được đúng thì khâu thu thập và xử lý thông tin vô cùng quan trọng. Không
phải thong tin gì ta có được cũng chính xác và đầy đủ, vì vậy chúng ta cần biết
phân loại thông tin theo từng lĩnh vực, ý nghĩa, thời điểm hay tính quan trọng của
từng thông tin. Ngoài việc thu thập thông tin được đúng, đủ chính xác thì việc phân
tích, bảo quản các nguồn tin cũng rất quan trọng, có những loại thông tin chỉ được
phép cũng cấp cho thủ trưởng nhưng cũng có những nguồn tin được cùng cấp, chia
e cho mọi người.
+ Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch: Đây là kỹ năng sắp xếp, bó trí các
công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo
thứ tự thời gian, nhắm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu
của tổ chức hoặc cá nhân. Việc lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục
tiêu tương lai, các phương tiện và biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu đó. Đó là
khâu đầu tiên và trọng yếu trong toàn bộ hoạt động quản lý nhằm cụ thể hóa những
phương hướng, nhiệm vụ xây dựng và phát triển thành những mục tiêu cụ thể trong
từng thời gian và trong từng hoạt động cụ thể.
+ Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc: Đó là quá trình xác định những

công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các công
việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan. Trong một tuần, một
tháng hay một quý việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau để tiết kiệm thời gian
và xác định chức năng, nhiệm vụ và để phục vụ tốt công việc ta luôn đặt ra câu hỏi:
Ai làm việc đó? Làm việc đó ở đâu? Làm việc đó khi nào? Và làm bằng cách nào?
Đồng thời xác định thứ tự ưu tiên cho công việc, mức độ khẩn hay bình thường để
kết quả đạt tốt nhất.
+ Kỹ năng nói trước công chúng và phản biện xã hội: Để thực hiện tốt kỹ
năng này ngoài luyện tập còn có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung trình bày trước
công chúng, nên nói trước điều gì, nói sau cái gì, trình bày logic tránh giàn trải tạo
sự nhàm chán cho người nghe, biết cách nhấn mạnh thông tin mình có, khai thác
thông tin và cung cấp cả hình ảnh minh họa nếu có thể, chia sẻ thông tin theo cách
truyền cảm, ý tứ rõ ràng. …Ngoài ra, nắm vững thông tin theo trình tự logic để có
thể hiểu và dùng chứng cứ, lập luận để bác bỏ chứng cứ, lập luận đã được đưa ra
trước đó đưa ra lập luận để làm rõ đúng – sai. Trong phản biện phải có các luận cứ
để làm rõ cái đúng, cái sai của vấn đề đang tranh luận. Chính vì vậy, nói trước
coogn chúng và phản biện xã họi tốt cần đòi hỏi ta có đầy đủ lý lẽ thuyết phục công
chúng, thuyết phục đối phương,có thể là bắc bỏ, có thể phủ định nhưng cũng có thể
bổ sung làm rõ hơn vấn đề từ các góc độ, phương diện khác nhau
Ai trong chúng ta cũng có thể thuyết trình trước công chúng hay phản biện
xã hội, tuy nhiên, để thuyết trình hấp dẫn, nói chuyện một cách tự tin, thể hiện
được phong cách cá nhân và giá trị của bài thuyết trình, phản biện một cách thuyết
phục thì không phải ai cũng làm được chính vì vậy cần rèn luyện kỹ năng hàng
ngày.
+ Kỹ năng giáo tiếp: Công tác văn phòng thường xuyên phải giao tiếp với rất
nhiều đối tượng chính vì vậy cần có kỹ năng nhất định trong giao tiếp. Để có những
ấn tượng tốt trong giao tiếp ta cần ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị,
kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật. Chính vì vậy ta cần tuân thủ theo
nguyên tắc riêng trong giao tiếp, ứng xử như: Tiếp cận với con người ở góc độ
không tốt, không xấu không để định kiến che lập, hãy biết Hãy thừa nhận, Biết lắng

nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta,
Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin… Đồng thời, lường mọi điều, tính đến mọi khả
năng với nhiều phương án, Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu như hãy gợi trí tò mò
hoặc cho họ thấy cái lợi,…giải quyết các tình huống bất ngờ thật khéo léo, tránh
gây hểu lầm, tránh lạc đề, quanh co…
+ Kỹ năng làm việc tập thể: Đây là môi trường ta có thể thu thấp rất nhiều
thông tin, kinh nghiệm, … Tuy nhiên, làm việc tập thể rất khó vì ai cũng cho rằng
mình đúng, nhưng người làm văn phòng phải biết cách xử lý nhanh, tập hợp đầy đủ
thông tin để mọi người cũng nhận thấy rằng ý kiến của họ được tôn trọng, việc đó
không đồng nghĩa với việc thông tin của tất cả mọi người đều được đưa vào
chương trình, kế hoạch mà thông tin của mọi người đã được xử lý.
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu: Đây là công việc thường
xuyên của người làm văn phòng. Để nhà lãnh đạo có những quyết định đúng không
chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng thể thức hiện hành, đúng
thẩm quyền ban hành văn bản. Căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành,
đồng thời trau dồi kiến thức hàng ngày để chuyên môn được vững. Ngoài ra, sau
khi có một văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền, nội dung chính xác thì việc
quản lý văn bản sau khi ban hành, những văn bản đến là vấn đề mà người làm văn
phòng nên lưu ý và nâng lên một bước chuyên nghiệp như khi lãnh đạo cần thì
không cần đến 3 phút ta có thể trình văn bàn mà lãnh đạo cần theo yêu cầu.
Một số khuyết điểm trong hội họp và các biện pháp khắc phục
STT Khuyết điểm Biện pháp khắc phục
1 Lý do cuộc họp
không rõ ràng, không
có chủ đề rõ rệt.
Phải xác định rõ ràng lý do tổ chức hội họp, xác định rõ
tổ chức họp về nội dung gì, lý do tại sao phải tổ chức họp,
nếu không tổ chức họp thì có được hay không? Phải tự
đặt câu hỏi đó để biết được lý do mình tổ chức và nội
dung tổ chức hội họp

2 Mời họp không đúng
đối tượng
Căn cứ vào nội dung họp ta xác định thành phần mời họp
cho hợp lý. Ví dụ: Ban DT – TG Họp bàn về công tác dân
tộc - tôn giáo thì cán bộ dân tộc tôn giáo phải có mặt,
ngoài ra còn có lãnh đạo Đảng, chính quyền và các thành
viên trong ban chỉ đạo dân tộc – tôn giáo, không nên mời
học sinh hay những người không liên quan đến dự hội
nghị này. Căn cứ nội làm việc người triệu tập cuộc họp
phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng
người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm
và hiệu quả
3 Ghi chép sơ sài Việc ghi chép sơ sài sẽ dẫn đến hệ quả sau này trong việc
tìm lại thông tin khi cần thiết. Chính vì vậy ghi chép đầy
đủ và trong sổ tay nếu ghi được tỉ mỉ càng tốt.
5 Chủ đề không thiết
thực
Xác định đúng vấn đề để có chủ đề thiết thực, gắn liền
với thực tiễn ví dụ như Bom Bo đáng rất phức tạp về tình
hình an toàn giao thông thì Ban chỉ đạo chiến lược PTTN
khi lập kế hoạch hop triển khai các công việc thì đưa vấn
đề vận động nhân dân tham gia đội mũ bảo hiểm vào sẽ
thiết thực hơn.
6 Không có sự liên kết
chặt chẽ
Liên kết chặt chẽ giữa các vấn đề sau khi bàn thảo để nội
dung được logic, không rời rạc
7 Không đưa ra kết
luận cụ thể
Đưa ra kết luận cụ thể để có sở sở làm việc sau này. Điều

này phụ thuộc rất nhiều quá trình bàn bạc vấn đề để đưa
ra được quyết định cụ thể nhất quyết phải tổng hợp được
vấn đề, tranh thủ các ý kiến thảo luận, góp ý để đưa ra kết
luận cụ thể không mơ hồ, không rõ ràng.
8 Tóm tắt vấn đề quá
trừu tượng
Tóm tắt vấn đề cụ thể, tập trung vào vấn đề cần đề cập.
Nếu vấn đề quá mơ hồ, trừu tượng sau buổi họp sẽ không
rút ra được vấn đề cần làm, cần xử lý.
9 Người chủ trì kém
năng lực
Người chủ trì cần phát huy năng lực chủ trì thông qua
hiểu biết, kinh nghiệm và trau dồi kiến thức hàng ngày.
10 Họp không đúng giờ Nếu đến họp đúng giờ cần có biện pháp nhắc nhở, xử lý
nếu cần.
11 Có quá nhiều tiếng
động bên ngoài
Bố trí phòng họp ở nơi yên tĩnh, không bị ảnh hưởng đến
những tiếng động bên ngoài
12 Không tạo được sự Tạo được sự quan tâm của các thành viên dự họp thông
quan tâm qua những lý lẽ thuyết phục, nội dung phù hợp và được
mọi người cùng quan tâm.
13 Không lường trước
được thời gian họp,
Không kết thúc đúng
giờ
Xác định được những vấn đề gì cần nói, cần trình bày, ấn
định rõ khoảng thời gian của từng phần để kết thúc đúng
giờ. Chủ động về thời gian.
14 Không sắp xếp thời

gian cho mỗi vấn đề
Nên sắp xếp thời gian cho mỗi vấn đề, kể cả quy định về
báo cáo tham luận của các đơn vị
16 Bàn ghế không đúng
quy cách
Bàn ghế đúng quy cách để không gây sự mệt mỏi cho các
thành viên chính vì vậy cần bố trí phòng họp, bàn ghế
đúng tiêu chẩn, quy cách. Tuy nhiên, việc này phụ thuộc
vào tình hình, điều kiện của từng đơn vị, cơ quan.
17 Các thành viên không
chuẩn bị, nghiên cứu
tài liệu.
Việc không nghiên cứu trước tài liệu sẽ ảnh hưởng đến
chất lượng cuộc họp chính vì vậy cần nghiên cứu trước
tài liệu nếu được cung cấp trước để thảo luận, bàn bạc,
phát biểu đúng vấn đề, trọng tâm.
18 Phổ biến nội dung
không theo kế hoạch
chương trình
Xác định rõ nội dung theo kế hoạch chương trình, không
trình bày những nội dung lộn xộn, cần trình bày tuần tự
từng vấn đề, có trước, có sau.
19 Thảo luận sơ sài Cần có nhiều ý kiến trọng tâm đóng góp cho cuộc họp,
thảo luận sơ sai không không phát huy được tính đại diện,
không có kết quả tốt nhất sau buổi họp.
20 Địa điểm họp quá xa
hoặc quá bất tiện
Địa điểm họp phải được bố trí ở địa điểm thuận tiện, phù
hợp với từng đặc điểm của địa phương.
21 Người dự họp không

tập trung còn làm
việc riêng
Cần có sự nhắc nhở tôn trọng tổ chức, không được làm
việc riêng như đọc báo, nói chuyện riêng trong phòng
họp.
22 Không dân chủ Đã tổ chức họp để tranh thủ các ý kiến thì cần động viên,
phát huy tính dân chủ trong mỗi cuộc họp, không áp đặt
và kìm hãm phát biểu. Tuy nhiên dân chủ không đồng
nghĩa với tùy tiện và dân chủ quá trớn.
23 Âm thanh, thiết bị,
ánh sáng phòng họp
không tốt
Trang bị tốt âm thanh, thiết bị, tận dụng ánh sáng tốt.
Việc này phụ thuộc vào điều kiện của mỗi đơn vị, tổ
chức.
Chương trình hội nghị Tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2013
và phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014.
(Hội nghị diễn ra 01 buổi sáng ngày 12/12/2013)
stt Thời gian Nội dung thực hiện Người thực hiện Người điều
hành
1 8h – 8h10 Ổn định tổ chức, tuyên bố
lý do, giới thiệu đại biểu
Văn phòng Văn phòng
2
8h10 – 8h40
Báo cáo tổng kết thực hiện
nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa
xã hội năm 2013 và phương
hướng thực hiện nhiệm vụ
KT – VHXH năm 2014

Đ/c: Lê Văn Xinh
– CT. UBND xã
Văn phòng
3 8h40 – 9h Hội nghị giải lao và chuẩn
bị ý kiến thảo luận
Đại biểu về dự hội
nghị
Văn phòng
3 9h – 9h45 Hội nghị thảo luận Đại biểu về dự Chủ tịch
4 9h45 – 10h15 Giải trình ý kiến (nếu có) Đ/c: Lê Văn Xinh
– CT. UBND xã
Văn phòng
5 10h15 - 10h 30 Phát biểu lãnh đạo UBND
huyện (nếu có)
Lãnh đạo huyện Văn phòng
6 10h 30 – 10h 45 Phát biểu lãnh đạo Đảng ủy
(nếu có)
Lãnh đạo Đảng ủy Văn phòng
7 10h 45 – 10h55h Tiếp thu ý kiến chỉ đạo cấp
trên
Đ/c: Lê Văn Xinh
– CT. UBND xã.
Văn phòng
8 10h55 – 11h Kết thúc hội nghị Văn phòng Văn phòng
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ BOM BO
Số: … /GM – UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Bom Bo, ngày 08 tháng 12 năm 2013.
GIẤY MỜI
Hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ KT - VHXH năm 2013
và Phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014
UBND xã Bom Bo trân trọng kính mời: Đ/c Trương Quang Khoa – BT.ĐU xã Bom Bo
Tới dự hội nghị tổng kết thực hiện nhiệm vụ Kinh tế - Văn hóa xã hội năm 2013 và
phương hướng thực hiện nhiệm vụ KT – VHXH năm 2014.
Thời gian: Vào lúc 8h ngày 12 tháng 12 năm 2013.
Địa điểm: Tại Hội trường ủy ban nhân dân xã Bom Bo.
Rất mong đồng chí sắp xếp thời gian đến dự để hội nghị tổng kết được long trọng hơn./.
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
- Như kính gửi; CHỦ TỊCH
- Lưu: VT

Lê Văn Xinh