Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
……o0o……
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH
Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy
Lớp :TH41A
Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế
Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh
Hà Nội - 2011

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
MỤC LỤC
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự
phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành
tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả
các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng
cầm quyền đối với xã hội.
Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các
ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường
học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ
quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và
phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được

hiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết. Việc ứng
dụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thông
tin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu
cầu đặt ra. Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũng
không ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệu
quả cao hơn.
Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hay
quản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm mà
hiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất
cố định như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần
nhập, xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến
mất thời gian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao. Với công
nghệ hiện nay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu
thông tin về hàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất
nhiều thời gian. Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn
thay đổi vì thế mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống
quản lý cũ thì không thể đáp ứng được. Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các
công việc đó không còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
1
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
cao và giảm được nhiều chi phí không cần thiết. Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù
gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu
cầu tiêu thụ hàng hóa của nhân dân ngày càng lớn. Vì thế, ngày càng nhiều các công ty
đăng ký kinh doanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng
càng trở nên bức thiết hơn.
Do mỗi công ty cần có một hệ thống bán hàng thật chặt chẽ và năng động để kịp
thời đáp ứng nhu cầu con người và đặc biệt là bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tế
hiện nay. Để đạt những mục tiêu đó thì việc ứng dụng tin học vào việc quản lý càng
trở nên bức thíêt. Đây là một công ty kinh doanh còn non trẻ, phương thức kinh doanh

còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một
phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào
đó trong công tác kinh doanh.
Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual
Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy
giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế
trong thời gian không xa.
Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công
ty TNHH Mạnh Trường Bình.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các
anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thúy
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
2
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH.
I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
a.Giới thiệu về công ty:
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

Tên tiếng anh: MANH TRUONG BINH COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: MTB CO.,LTD
Loại hình: Công ty TNHH
Địa chỉ: Số 12, phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị - Ba Đình - Ha Noi City -
Vietnam
Số điện thoại: +84 (4) 2661506
Email:
Mã số thuế: 0101290520
Người đại diện: Bùi Kim Trường
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh
nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì carton 3 lớp, 5 lớp. Công ty được thành lập
theo quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà Nội do
Phó chủ tịch UBND TP Đinh Hạnh ký. Công ty là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự
chủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng theo quy
định của Nhà nước. Công ty có tài khoản mở tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi
nhánh Hà Nội.
b.Quá trình hình thành và phát triển
Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên làm
việc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ, doanh
thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Sản xuất chủ yếu bằng phương pháp thủ
công, sản lượng hàng đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ là
một vài cơ sở nhỏ. Đến nay cán bộ, công nhân viên của Công ty đã lên tới 170 người,
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
3
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao bì của Hàn Quốc với công
suất mỗi năm đạt 2.237.000 m² đến 3.000.000 m². Với hệ thống máy sản xuất bìa
carton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 máy sản xuất carton chính do Hàn Quốc sản xuất, hệ
thống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất
để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy tính tại các

phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ
CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên
2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng
nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công
ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit
Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia
Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới khách
hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc Việt Nam.
Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh
nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một
doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một
số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV
của công ty hàng năm tăng.
2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
* Đặc điểm tổ chức quản lý:
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới
hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo
hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ.
- Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc).
+ Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt
động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như
toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc cho
Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong
công ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu
trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền
quyết định cụ thể.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
4

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
+ Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự và hành chính: Là người giúp việc cho
Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyển
dụng nhân lực, nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong công ty.
Thực hiện việc ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao
động, tình hình an ninh trật tự trong toàn công ty.
- Phòng phát triển thị trường: 03 người (01 trưởng phòng, 02 nhân viên) có nhiệm vụ xây
dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và phát triển mạng lưới khách hàng,
đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng nhu cầu của khách hàng.
- Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất: 06 người ( 01 trưởng phòng, 01 phó
phòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự trù về vật
tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và thương lượng với
những khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc duyệt. Lập kế hoạch dự
trù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế hoạch sản xuất.
- Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công
tác qủan lý về tài chính. Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc lĩnh vực hoạt
động tài chính khác để tham mưu cho Giám đốc những quyết định đúng đắn trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ
tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh
được kịp thời và có hiệu quả.
- Phân xưởng sản xuất 154 người .
Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái quát theo sơ đồ sau:
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
5
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
II. Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờ
vào áp dụng công nghệ thông tin rất độc đáo và tiện lợi như khách hàng có thể đặt
hàng thông qua mạng, điện thoại, Fax…sau đó sẽ có người giao hàng đến tận nhà theo

yêu cầu, họ có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay bằng thẻ tín dụng. Hay ở một số
điểm bán hàng tự động, khách hàng cho tiền hay quét thẻ nếu đủ kiện mua thì hàng sẽ
tự động được đưa ra…
Ở nước ta trong các doanh nghiệp quốc doanh hay các doanh nghiệp tư nhân
cũng đang rất phổ biến việc dùng hệ thống thông tin để quản lý mọi hoạt động của
việc kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao hơn. Hơn thế nữa nền kinh tế thị trường đã và
đang có những bước phát triển sâu rộng vì thế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
kinh doanh cũng trở nên khốc liệt hơn không chỉ về giá cả, chất lượng sản phẩm, cách
thức phục vụ về phương thức bán hàng sao cho hàng hoá của mình đến được với
nhiều người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất. Để đạt được mục tiêu đó các doanh
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
6
Phòng kế toán
tài chính
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc
nghiệp vụ
Phòng hành
chính- Bảo vệ
Phòng kỹ thuật
tổng hợp
Tổ máy
chính
Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ
giao hàng
Giám đốc
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
nghiệp không ngừng cải thiện và tìm tòi cái mới trong quản lý kinh doanh để thu hút
khách hàng như chiến lược chăm sóc khách hàng bằng hình thức khuyến mại, ưu đãi

đặc biệt với những khách hàng mua hàng với số lượng nhiều, phát tờ rơi quảng cáo về
công ty.
Nước ta là một nước đang phát triển do đó hệ thống các công ty đăng ký kinh
doanh ngày càng nhiều. Do quy mô nhỏ nên hệ thống hoạt động của đa số các công ty
không được ưu việt nhiều, còn mang tính thủ công. Để có kết quả kinh doanh cao đòi
hỏi phải có một hệ thống quản lý kinh doanh năng động và chặt chẽ nhằm tận dụng
được tối đa nhân lực, tiết kiệm được thời gian, giải quyết được những khâu trung gian
trong công việc giảm được các chi phí phát sinh. Và đặc biệt nhất là đáp ứng được tối
đa yêu cầu của khách hàng khi khách đến mua hàng. Nhưng không phải với công ty
nào cũng có thể có hệ thống quản lý như vậy do giả cả để mua một phần mềm là rất
cao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dùng sổ sách để lưu giữ
thông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến
nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng
hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Đây là một
công ty có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên đề của em sẽ có một phần nào
đó được áp dụng thực tế cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinh
doanh, tiết kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao được hiệu quả công việc.
1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNHH Mạnh Trường Bình.
Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật hoá đơn và xử lý các loại giấy tờ còn thủ
công. Với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin như
vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng đến vấn đề
kinh tế của công ty. Việc lưu trữ các giấy tờ sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng thông tin
gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý bán hàng tại công ty. Vì vậy không
lập được báo cáo ngay khi giám đốc cần. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán
hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng
công nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì
vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn
công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ
sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
7
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của
công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời
gian và không đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh
doanh của công ty.
2.Yêu cầu đối với hệ thống mới
Phải giải quyết được những vấn đề sau:
•Việc cập nhật, thêm bớt, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu phải thuận lợi, dễ dàng.
Phần mềm phải lưu trữ được một lượng lớn dữ liệu.
•Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo dữ liệu đưa ra là chính xác không có sự sai lệch.
•Đảm bảo được yếu tố tự động hoá của hệ thống, giảm bớt được các công đoạn
thủ công, giảm nhân lực trong quá trình quản lý.
•Đảm bảo việc lập hoá đơn thanh toán, hạch toán thu chi, lấy dữ liệu, tổng hợp
số liệu, lập báo cáo, in hoá đơn, chứng từ một cách nhanh chóng, độ chính xác cao và
hoàn toàn là tự động.
•Hệ thống quản lý phải có được tầm vĩ mô lớn. Ban giám đốc có thể quán
xuyến, nắm bắt được tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty mà không tốn công
đi lại.
Phải đảm bảo lưu trữ các thông tin sau:
•Thông tin về hàng như mã hàng, tình trạng, số lượng, kho lưu….
•Bảng giá hàng phải luôn được cập nhật từng ngày
•Các thông tin vê khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh, thẻ
tín dụng hay hộ chiếu nếu là người nước ngoài…
•Phải lưu trữ các yêu cầu đặt và mua hàng của khách.
•Phải lưu trữ được quá trình bảo hành của hàng.
Hoạt động thường xuyên của hệ thống

•Tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu.
•Nhận các hóa đơn bán hàng cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu
•Lập phiếu bảo hành cho sản phẩm bán, vào sổ lưu
•Tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợ
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
8
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
quá hạn với từng khách hàng (công ty,cửa hàng phân phối sản phẩm )
•Theo dõi tình hình hàng hóa tồn đọng của từng loại mặt hàng
•In các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiết
đối việc bán hàng hoặc do yêu cầu của giám đốc.
•Tổng hợp thông tin báo cáo cấp trên.
3.Các thông tin vào ra của hệ thống
Thông tin vào
Đơn đặt hàng hàng
Danh mục các mặt hàng
Bảng báo giá
Danh mục hình thức thanh toán
Danh mục bảo hành mặt hàng
Danh mục mức khách hàng
Danh mục nhân viên bán hàng
Danh mục khách hàng
Danh mục nhân viên xuất hàng
Danh mục người phụ trách kinh doanh
Thông tin đầu ra
Phiếu thu
Hóa đơn bán hàng
Hoá đơn nhập hàng
Phiếu bảo hành
Đơn đặt hàng

Hạch toán thực thu của công ty, tiền nợ,
nợ quá hạn với từng khách hàng(công ty,
cửa hàng)
Xem tình hình hàng hóa tồn kho
In báo cáo ngày, tháng, hoặc vào thời
điểm bất kỳ.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
9
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4. Một số biểu mẫu sử dụng.
Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị: …………………………
Địa chỉ: ………………………
Mẫu số: 01
Theo QĐ số:15/2007/QĐ_BTC
Ngày 20/8/2007 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…… tháng……. năm…
Số: ………….
Nợ: …………
Có: ……………
Họ tên người giao hàng:…………………………………………………………
Theo: ………… Số: ……… Ngày … tháng… năm … ……………………….
Nhập tại kho: ……………………………………………………………………
STT Mã
hàng
Tên hàng Đơn
vị
tính
Số lượng

Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Cộng
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ)…………………………………………
Hà nội, ngày … tháng … năm …
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
10
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Mẫu đơn đặt hàng
Mã khách:……………………………………
Tên khách:……………………………………
Địa chỉ:……………………………………
Điện thoại:……………………………………

Mã MH Tên mặt hàng ĐVT SL Giá Thành tiền
(1) (2) (3) (4) (5) (6)=4x5

Tổng tiền :…
Nhân viên Khách đặt
………. … …
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
11
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số đơn:………
Ngày đặt: . . ./. . ./. .
Ngày giao:…./…./
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Số điện thoại: +84 (4)2661506
Mẫu số:C22H
QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT
Ngày 02 tháng 11 năm 1996
của Bộ tài chính
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Mẫu phiếu thu
PHIẾU THU
Ngày …… tháng ……. Năm…
Họ, tên người nộp tiền:
Thuộc đơn vị:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: Viết bằng chữ:
Kèm theo: chứng từ gốc:
đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóngdấu)
Kế toán trưởng

(ký, họ tên)
Người nộp
(ký, họ tên)
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
12
Đơn vị:……….
Địa chỉ:………
Số:……….
Nợ:………
Có:………
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH
I. Khảo sát hệ thống
Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu
cầu của hệ thống trợ giúp bán hàng. Quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợp
thông tin mặt hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông
tin là tuyệt đối. Đối với một công ty thì thông tin về hàng hóa là rất lớn và đa dạng. Để
đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa được an
toàn nhanh nhạy chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà bắt
buộc phải tin học hóa gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống. Chỉ có việc lập đơn
hàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp là thực hiện bán tự
động. Điều này cũng là điều tối cần thiết của hệ thông tin mà thông tin này bắt buộc
phải được cung cấp từ bên ngoài.
Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói
chung và rất cần thiết đối với việc kinh doanh đối công việc kinh doanh. Dữ liệu phải
được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét và

chỉnh sửa dữ liệu.
Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lý
nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty
luôn luôn chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan, sát thực, thân
thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác
bán hàng và kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao.
II. Sơ đồ phân cấp chức năng
1. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Qua khảo sát hệ thống ở mức tổng quát và thu gọn ta phân tích ra được những
chức năng nghiệp vụ cơ bản nhất của hệ thống đang xây dựng. Xây dựng sơ đồ nhằm
nắm được phạm vi và các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống từ đó tiến hành các quá trính
phân tích tiếp theo được dễ dàng hơn.
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
13
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
Hệ thống quản lý bán hàng gồm các chức năng :
 Nhập
 Xuất
 Báo cáo
 Tìm kiếm
 Thanh toán
2. Ý nghĩa các chức năng
Vì tần suất sử dụng các chức năng là khác nhau do đó các chức năng trong sơ đồ
trên được sắp xếp theo mức độ sử dụng giảm dần: Có nghĩa là trong hệ thống thì khâu
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
14
Quản lý bán hàng
Quản lý xuất
Báo cáo

Tìm
kiếm
Thanh
toán
Nhận đơn
đặt hàng
Lập hoá đơn
bán hàng
Lập phiếu
bảo hành
Xủ lý hàng
bán bị trả lại
Thống kê
hàng
Doanh thu
bán hàng
Thống
kê nợ
Báo giá
hàng bán
TK theo tên
TK theo loại
TK theo giá
Lập phiếu
thanh
toán
Xủ lý
đặt cọc
Huỷ
phiếu

thanh
toán đặt
cọc
Quản lý nhập
Lập đơn đặt
hàng
Kiểm tra
hàng nhập
Lập phiếu
nhập
In phiếu
nhập
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Bán hàng có tần suất sử dụng là lớn nhất do đó nó được đặt ở vị trí trái nhất hợp với
phản ứng của người sử dụng, rối sau đó mới đến khâu lập báo cáo, cập nhật.
Các chức năng con bên trong cũng được sắp xếp theo nguyên tắc như vậy.
2.1.Vai trò cụ thể của các chức năng
2.1.1.Chức năng bán hàng
Thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng hóa
Nhận đơn đặt hàng: Chức năng này thực hiện những công việc liên quan đến
đặt hàng như:
+ Lập đơn đặt hàng: Nhân viên nhận thông tin đặt hàng của khách và lập thành
một đơn đặt hàng đối với hình thức mua hàng thông qua đơn đặt hàng. Khách có thể
đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: qua điện thoại, email.
•Kiểm tra, sửa thông tin đơn đặt hàng. Việc đặt hàng có thể thay đổi, thông tin
về mặt hàng, khách hàng cần phải kiểm tra lại do vậy công việc kiểm tra, sửa đơn đặt
hàng là cần thiết. Nguồn thông tin lấy từ hệ thống (khách quen của công ty) thậm chí
nhân viên phải kiểm tra thông tin theo hình thức khác nằm ngoài hệ thống (điện thoại ,
E-mail ).
•Xử lý đơn đặt hàng đến hạn: Đơn đặt hàng phải ghi ngày đặt hàng, ngày giao

nhận hàng hóa (bán hàng). Như vậy hàng ngày nhân viên phải kiểm tra xem có bao
nhiêu đơn hàng cần phải xử lý. Theo ngày giao nhận đã ghi trong đơn hàng sẽ biết
được đơn hàng nào cần phải xử lý.
•Hủy đơn đặt hàng theo điều kiện: Khi việc mua và bán hàng đã được quyết
định có nghĩa là đã có hóa đơn bán và xuất hàng thì đơn đặt hàng không còn giá trị
nữa do đó cần phải hủy bỏ.
+ Lập hóa đơn bán hàng: Trong quá trình xử lý các đơn đặt hàng đối với khách
hàng có đơn đặt hàng từ trước thì lấy thông tin từ đơn đặt hàng và bổ sung thêm thông
tin từ khách hàng. Chuyển các thông tin sang kiểm tra lại và thực hiện công việc tạo
một hóa đơn bán hàng kiêm xuất hàng mới. Nếu không thông qua đặt hàng thì lập hóa
đơn bán hàng với thông tin trực tiếp từ khách hàng. Hóa đơn bán hàng là thủ tục quan
trọng trong việc bán hàng. Mỗi bên phải giữ một bản làm bằng chứng nếu có vấn đề
sau này với hàng hóa mua. Sau đó là công việc giao hàng và thanh toán. Nếu có
những thay đổi về thông tin trong công việc mua bán thì phải lập lại hóa đơn bán hàng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
15
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
và khi đó công việc tìm và sửa hóa đơn là cần thiết. Những hóa đơn không còn quan
trọng đối với việc quản lý kinh doanh (Quá lâu, do hàng bán trả lại ) thì phải hủy bỏ.
+ Xử lý hàng bán trả lại: Vì một lý do nào đó mà hàng bán bị trả lại (không phải
do hàng hóa bị hỏng) nhân viên bán hàng phải thực hiện các công việc dưới đây đối
với hàng hóa.
•Kiểm tra thông tin và lập hóa đơn hàng: Người mua hàng trả lại hàng hóa, thì
nhân viên phải kiểm tra xem mọi thông tin có đúng như lúc bán hay không, rồi mới
thực hiện nghiệp vụ tiếp theo là lập đơn hàng bán trả lại.
•Chấp nhận hóa đơn hàng bán trả lại: Sau khi đã kiểm tra thông tin về hàng bán
trả lại, đồng ý nhận hàng trả lại, nhân viên bán hàng đã lập hóa đơn thì tiến hành giao
nhận hàng và giao tiền đối với khách, tiến hành ký kết giữa hai bên.
•Hủy hóa đơn hàng bán trả lại: Do việc phải lưu đơn hàng bán trả lại để kiểm tra
nên phải có kho để lưu. Khi ta không cần tới nó việc hủy bỏ là cần thiết.

2.1.2.Chức năng thống kê báo cáo
Đưa ra các báo cáo, thống kê cần thiết hỗ trợ công việc bán hàng, và quản lý bán
hàng.
+Thống kê báo cáo: Chức năng này đưa ra thống kê về tình trạng hàng báo cáo
lên cấp trên.
•Thống kê tình hình hàng bán trong ngày, trong tháng: Đưa ra báo cáo về tình
hình bán của các loại hàng tính theo đơn hàng và theo tổng giá trị. .
•Thống kê tình trạng hàng tồn kho chưa xuất: Đưa ra báo cáo về hàng hiện tại
trong kho: chủng loại, số lượng để tiện cho công tác bán hàng.
•Thống kê tình hình hàng bán trả lại: Lập báo cáo về tình trạng hàng bán trả lại
mặt hàng số lượng, giá trị, tổng giá trị theo yêu cầu (trong một thời gian nào đó). Có ý
nghĩa là để quản lý công tác bán hàng được tốt hơn
+ Doanh thu bán hàng:
Lập báo cáo về doanh thu bán hàng hóa của cửa hàng để có thể biết được tình hình
bán hàng trong ngày, trong tháng, trong năm hay vào một thời điểm bất kỳ nào đó.
+ Thống kê nợ: Thống kê tình hình nợ của khách hàng, công ty nợ của nhà cung
cấp. Đối với những khách hàng quen (công ty hay cửa hàng phân phối sản phẩm hoặc
thậm chí cả các tổ chức tập thể, tổ chức các nhân quen biết hay mua hàng của công ty)
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
16
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
công ty cho nợ lại một khoản tiền nhất định điều đó là cần thiết để giữ những mối
quan hệ lâu dài trong kinh doanh. Cần phải kiểm tra tình trạng nợ đối với khách hàng
trước khi tiếp tục bán hàng cho khách. Đôi khi công ty không thể thanh toán hết với
nhà cung cấp các khoản tiền hàng vì còn để vốn lưu động do đó cũng cần kiểm tra
thường xuyên xem tình trạng nợ là bao nhiêu để có hướng giải quyết.
+Báo giá hàng bán: Để tiến hành công việc bán hàng thuận lợi thì khách hàng
cần phải biết giá các mặt hàng chào bán do vậy phải cập nhật thường xuyên để lập báo
giá về hàng hóa.
2.1.3.Chức năng cập nhật

Chức năng cập nhất giúp cho bộ phận quản lý kho hàng nắm được những thông
tin về mặt hàng, khách hàng cũng như nhà cung cấp. Dựa vào đó nhân viên biết
được số lượng khách hàng mua hàng của công ty.
2.1.4.Chức năng Thanh toán
Nhiệm vụ chính của chức năng này là lập ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
Nếu khách hàng có đặt cọc tiền trước thì trong hóa đơn thanh toán phải trừ tiền cho
khách hàng
•Xử lý đặt cọc: Khách đặt hàng đặt cọc tiền phải tiếp nhận tiền đặt cọc và phải
tiến hành ký kết giữa hai bên.
•Lập phiếu thanh toán: Khi bán hàng cho khách hàng hoặc khách trả lại hàng thì
cần phải thực hiện nhận hay trả và tiến hành ký kết giữa hai bên. Ngoài ra còn lập
phiếu thanh toán nợ của khách hàng. Phiếu thanh toán có thể thanh toán theo đơn hàng
và thanh toán một khoản nợ với số nợ bất kỳ mà khách có thể trả được.
•Hủy phiếu thanh toán, đặt cọc: Khi các phiếu thanh toán hay phiếu (đặt cọc)
đặt tiền trước không còn tác dụng thì hủy bỏ đi.
III. Phân tích dữ liệu
1. Vai trò của mô hình luồng dữ liệu
Mô hình luồng dữ liệu là mô hình về hệ thống cân xứng cho cả quá trình quản lý.
Mô hình này chỉ ra thông tin luân chuyển từ chức năng này sang chức năng khác của
hệ thống, giúp người quản lý có thể nhìn thấy rõ thông tin cấn thiết cho từng chức
năng một để có biện pháp xây dựng hệ thống sao cho phù hợp nhất. Điều quan trọng
nhất là nó chỉ ra thông tin cần thiết khi thực hiện một chức năng hay một chương trình
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
17
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
cụ thể. Do vậy mô hình luồng dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân
tích hệ thống .
1.1 Các ký hiệu trong mô hình luồng dữ liệu
Chức năng
Tác nhân trong

Tác nhân ngoài
Kho dữ liệu
Luồng thông tin
1.2 Mô hình luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các chức
năng. Nó biểu diễn các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau và việc
trao đổi thông tin cho nhau. Nó cung cấp một bức tranh tổng thể của hệ thống.
2. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Những yếu tố bên ngoài liên quan đến hệ thống đó là:
 Khách hàng.
 Nhà cung cấp
 Bộ phận quản lý kho hàng.
 Nhà quản lý
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
18
Tên chức
năng
Tên tác nhân trong
Tên tác nhân ngoài
Tên kho
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng.
Hàng hóa+hóa đơn bán
Tiền
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
19
Yêu cầu xuất kho
Quản lý bán
hàng
Nhà quản lý

Nhà cung cấp
Nhân viên quản
lý kho
Đơn đặt hàng + tt + hàng lỗi
HH + HĐB
Thông tin báo cáo
Thông tin yêu cầu
ĐĐH+hàng lỗi
Hàng+phiếu xuất kho
Khách hàng
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
3. Mô hình dữ liệu mức đỉnh
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
20
Phiếu thu
Xuất
hàng
Thanh
toán
Nhập
hàng
Hóa đơn bán
hàng
TT Trả
lời
TT yêu cầu
Yêu cầu
xuất kho
Tiền
Hóa đơn

NV ql
kho
Hóa đơn nhập
hàng
Khách hàng
Hàng hóa
Hàng
Hàng, PX kho
Hóa đơn bán hàng
ĐĐH+
Hàng lỗi
Nhà cung cấp
Phiếu giao
hàng
Phiếu nhập kho
Tìm
kiếm
Nhà quản lý
Thống
kê báo
cáo
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
4.1. Chức năng Bán hàng

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
21
Báo giá
Hàng
Lập hóa

đơn bán
hàng
Nhận
đơn đặt
hàng
Xử lý
hàng
bán bị
trả lại
Lập
phiếu
bảo
hành
Nhà QL
NV ql
Kho
Khách
Hóa đơn bán hàng
Đơn đặt hàng
Hóa đơn bán hàng trả lại
Yêu cầu xuất
kho
Hàng + PX
Yêu cầu nhập kho
Hàng trả lại
Tiền, phiếu TT
Yêu cầu bảo hành
TT Khách
KhaKahcs
Hồ sơ khách

Trả lời
Phiếu bảo hành
Hàng
Báo giá
Hóa đơn, hàng
Hóa đơn
Hủy phiếu BH
Khách
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
4.2.Chức năng thống kê báo cáo
4.3.Chức năng nhập hàng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
22
DM Hàng
DM
Khách
hàng
DM
NCC
Bộ phận Bán
hàng
Thông tin Hàng
Thông tin Khách
TT NCC
Hóa đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng
Doanh
thu
Thống
kê công
nợ

Thống
kê hàng
Báo giá
Nhà quản lý
Bàng báo giá
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn nhập hàng
TT về
Yêu cầu báo cáo
Yêu cầu BC
Tình hình
Tình hình thanh toán
Hóa đơn bán
hàng
Thanh toán
Hàng
1.1
Lập
ĐĐH
1.4
In Phiếu
nhập
1.2
Kiểm tra
hàng hoá
1.3
Lập phiếu
nhập
DM.Hàng
Đơn ĐH

Nhà cung cấp
Phiếu xuất
Sổ công nợ
DM.Kho
DS.Nhà CC
DM.Hàng
T.tin
thực
giao