Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO)” ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được
sự động viên, giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình, bạn bè cùng ban lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện
tử (ECOPRO).
Trước tiên em xin cảm ơn cô ThS. Nguyễn Hằng Giang, Giảng viên bộ môn
Tin học căn bản, Trường Đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn và có
những ý kiến đóng góp quý báu giúp em có thể hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu
này.
Em xin cảm ơn các anh (chị) trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO) đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu,
nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng và
triển khai HTTT trong doanh nghiệp.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn
để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Vũ Thị Mừng
1
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
1
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
MỤC LỤC
2
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276

2
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT Bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ
1
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
2
Bảng 2.2: Các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại doanh nghiệp
3
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
4
Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh
5
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
6 Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu “Nhận và xử lý đơn đặt hàng”
7
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu “Gửi hàng và lập hóa đơn”
8
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu “Thanh toán với khách hàng”
9
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu “Lập các tra cứu báo cáo”
10
Hình 3.8: Sơ đồ liên kết thực thể
11 Bảng 3.1: Khách hàng
12 Bảng 3.2: Hóa đơn
13 Bảng 3.3: Hàng hóa
14 Bảng 3.4: Dòng hóa đơn
15 Bảng 3.5: Phiếu trả hàng
16 Bảng 3.6: Hàng hóa_Phiếu xuất hàng

17 Bảng 3.7: Khách hàng_Hàng hóa
18 Bảng 3.8: Kho hàng
19 Bảng 3.9: Nợ phải thu
20 Bảng 3.10: Dòng nợ phải thu
21 Bảng 3.11: Hàng kho
22 Bảng 3.12: Phiếu xuất hàng
23 Hình 3.9: Hình ảnh demo mô hình thực thể liên kết
24
Hình 3.10: Giao diện cập nhật dữ liệu hàng hóa
25
Hình 3.11: Giao diện cập nhật dữ liệu khách hàng
26
Hình 3.12: Giao diện hóa đơn bán
27
Hình 3.13: Giao diện báo cáo ‘Danh sách khách hàng ở Hà Nội”
28
Hình 3.14: Giao diện báo cáo “Danh sách hàng hóa đã bán”
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết
tắt
Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt
1 ECOPRO Ecommercer
Solution
Promotion
Company
Limited
Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử
3
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276

3
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
2 FAST FastSoftware
Company
Công ty cổ phần phần mềm quản lý
doanh nghiệp
3 Ework5 Phần mềm quản lý công việc
4 ERP Enterprise
Resource Planning
Phần mềm quản lý hoạch định nguồn lực
của doanh nghiệp
5 SCM Supply Chain
Management
Phần mềm quản lý các nhà cung cấp đối
tác
6 CRM Client Relationship
Management
Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng
7 CNTT Công nghệ thông tin
8 HTTT Hệ thống thông tin
9 TT Thông tin
10 DN Doanh nghiệp
11 CSDL Cơ sở dữ liệu
4
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
4
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong
sự phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Với sự phát
triển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin, ngành
Tin học đã giúp con người quản lý được các thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng,
chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy, Việt Nam đã coi công nghệ
thông tin là mục tiêu, động lực của sự phát triển kinh tế - xã hội và việc nhanh
chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa trong sản xuất
kinh doanh luôn được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư rất lớn.
Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây
dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán và công tác
quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tin được xử lý một
cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc
xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còn giúp doanh
nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp
thời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro không đáng có.
Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty ECOPRO nên
em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề
tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
5
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
5
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN

CÁC GIẢI PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO).
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá
ở nhiều khía cạnh khác nhau nhưng trước hết phải nhìn vào kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh hay nói cách khác là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đó. Để
xác định và đánh giá đúng doanh thu bán hàng thì các bộ phận cấu thành nó phải
được hạch toán một cách cụ thể và chính xác. Chính vì vậy khâu xác định doanh thu
bán hàng luôn được quan tâm thích đáng, xác định đúng đắn doanh thu bán hàng
chính là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản suất kinh doanh của doanh
nghiệp, xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà nước, giải quyết hài hòa các
lợi ích kinh tế của Nhà nước, tập thể và người lao động trong doanh nghiệp.
Những năm gần đây CNTT là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và
được ứng dụng sâu rộng và ngày càng có nhiều ảnh hưởng trong quá trình điều
hành, quản lý các bộ phận trong một tổ chức. Xu hướng phát triển mạnh mẽ về các
ứng dụng CNTT trong quản lý đã mang lại những giải pháp tốt cho các doanh
nghiệp Việt Nam tận dụng phát huy tối đã các nguồn lực. Trên thực tế từ khi các
phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự… ra đời, các
tổ chức không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao
năng lực hoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả cao
cho quá trình sản xuất kinh doanh. Công tác quản lý doanh thu bán hàng của công
ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) cũng không đi
ngược lại với xu hướng đó.
Xuất phát từ thực tế khách quan để quản lý một cách hiệu quả doanh thu bán
hàng, ECOPRO phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau vì
vậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý doanh thu bán hàng của công ty là
vô cùng cần thiết, mang đến những giải pháp giảm thiểu giấy tờ, tối đa hóa hiệu
suất làm việc giúp cho công việc của người làm kế toán trở nên gọn nhẹ, nhanh
chóng, chính xác hơn từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vì những lý
do đó, em lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán
6

SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
6
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” với
mong muốn cải tiến hệ thống cũ, phân tích và thiết kế nên hệ thống mới hoàn thiện
hơn nó sẽ giúp ích cho công ty giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, mang
lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thống
quản lý doanh thu bán hàng:
 Một số đồ án, chuyên đề về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng:
+ Chuyên đề tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán
hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B,
Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân.
+ Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng
tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp
K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính.
Chuyên đề tốt nghiệp của hai sinh viên đã hoàn thành đầy đủ các bước trong
quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho cửa
hàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó. Nhìn chung đề tài đã hoàn
chỉnh từ khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện và có chương trình, hệ thống xây
dựng đã đáp ứng được nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu. Tuy nhiên hai mô
hình này vẫn chưa mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không
hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát
và an toàn bảo mật dữ liệu.
 Một số phần mềm quản lý doanh thu bán hàng được cung cấp trên thị trường:
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng
trong đó có chức năng quản lý doanh thu bán hàng như HOSCO POS.NET,
DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,….

Tuy nhiên, chưa có một phần mềm riêng biệt nào về quản lý doanh thu bán
hàng, nó chỉ là một chức năng trong phần mềm. Hơn nữa, các phần mềm này đều là
các phần mềm đóng gói trên thị trường áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải
đơn vị nào cũng có thể sử dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy
bởi vì không phải công ty nào cũng có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù
hợp với phần mềm đó. Các phần mềm này có thể không đáp ứng được một số yêu
7
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
7
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
cầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn. Mỗi loại hình doanh nghiệp
trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý, điều đó dẫn đến sự
khác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý.
Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) là
một doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở rộng và phát triển và
hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử
dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp,
do vậy cần phải đi phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn
vị đối với việc quản lý doanh thu bán hàng để hệ thống mới phù hợp với đơn vị,
đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại
công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” nhằm:
+ Dựa trên thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty
TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO) đánh giá được những
ưu điểm và hạn chế của hệ thống. Kết quả đem lại từ quá trình phân tích, đánh giá
sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý bán hàng cho công ty và hỗ trợ thực
hiện các mục tiêu đã đề ra.

+ Đề xuất một số định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
từ đó phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng mới cho công ty
ECOPRO.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:Bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng
phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO).
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài
Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” sử
dụng rất nhiều phương pháp, với mỗi nội dung cụ thể còn vận dụng những phương
pháp nghiên cứu phù hợp như:
8
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
8
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
- Quan sát thực tế:
+ Mục đích: Phương pháp quan sát thực tế giúp ta có được một bức tranh
khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức, có thể lấy được những
thông tin cần thiết mà không thể có được bằng pháp khác.
+ Cách thức thực hiện: Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của
hệ thống, cách thức tổ chức và quản lý hoạt động của tổ chức.
- Nghiên cứu tài liệu:
+ Mục đích: Phương pháp này giúp gia tăng kết quả nhận được nhờ xem xét
các tài liệu giới thiệu về hệ thống cũng như cách vận hành để các ưu điểm và hạn
chế của hệ thống từ đó phân tích và thiết kế ra hệ thống mới phát huy được những
ưu điểm đồng thời khắc phục được những hạn chế đó.
+ Cách thức thực hiện: Tìm tài liệu liên quan về các doanh thu bán hàng, hệ

thống quản lý doanh thu bán hàng trong công ty và nghiên cứu các tài liệu đó.
- Phỏng vấn trực tiếp:
+ Mục đích: Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu cung cấp
nguồn thông tin chính xác nhất khi phương pháp điều tra trắc nghiệm chưa thể thu
thập đầy đủ các thông tin cần thiết. Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu hơn nữa vấn
đề nghiên cứu, khai thác tối đa những vấn đề liên quan đến thực trạng hệ thống
quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại
điện tử (ECOPRO)
+ Cách thức thực hiện: Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi và ghi chép
thông tin thu thập được.
- Phương pháp thống kê:
Thống kê các kết quả điều tra được từ bản điều tra trắc nghiệm, thống kê các
ý kiến, nghiên cứu thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty
TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
1.6. Kết cấu của khóa luận
Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)
Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty
TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
9
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
9
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI
PHÁP THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (ECOPRO).
2.1. Cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng

2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
- Hệ thống (System)
“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phân tử tương tác, có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua
chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra”. (Nguồn: Bài
giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin (Information System)
“Hệ thống thông tin là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạng
truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tái, tái tạo, phân phối và chia
sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ mục tiêu của tổ chức”. (Nguồn: Bài
giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin quản lý (Manager Information System - MIS)
“Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “Người-Máy” tạo ra
các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Hệ thống
thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ
tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định”.
(Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin kế toán
“Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ
tài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch”.
2.1.2. Tìm hiểu về phân tích và thiết kế hệ thống
+ Phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống là quá trình xem xét, đánh giá hệ
thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải
tiến hệ thống.
Giai đoạn phân tích có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ
thống. Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại,
tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống, đồng thời xác định các chi tiết,
10
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
10

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
các khó khăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại. Việc phát triển hệ thống mới phải
dựa trên nền tảng của hệ thống cũ, phải giải quyết được các khó khăn và phát huy
được các ưu điểm của hệ thống cũ, tuy nhiên một số người dùng sợ thay đổi công
việc hay sợ bị mất việc nên có thể có các hành vi chống đối, điều này có thể dẫn đến
hệ thống mới không thực hiện vận hành thành công. Do đó, việc phân tích hệ thống
cũng nhằm giải quyết sự mâu thuẫn này.
Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho
người dùng. Nếu không xác định tính chính xác các nhu cầu thông tin này, một hệ
thống mới có thể không thực hiện được. Nhu cầu thông tin do hệ thống mới cung
cấp cần phù hợp với từng người dùng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp. Giai
đoạn phân tích hệ thống được thực hiện nhằm xác định chính xác yêu cầu cung cấp
thông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần được
cung cấp cho việc đề ra từng quyết định kinh doanh.
Bên cạnh việc cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý, một hệ thống mới
phải có tính khả thi nếu muốn được thực hiện vận hành. Tính khả thi của hệ thống
mới sẽ được khảo sát, đánh giá trong giai đoạn phân tích hệ thông. Việc đánh giá
tính khả thi của hệ thống nếu không đầy đủ hay không được thực hiện sẽ dễ dàng
dẫn đến các bất cập trong các giai đoạn kế tiếp của quá trình phát triển hệ thống.
+ Thiết kế hệ thống: Thiết kế hệ thống là sự tiến hành chi tiết sự phát triển
của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống. Suốt giai đoạn
thiết kế đội dự án lập những tài liệu ghi chi tiết đầu vào, đầu ra, những quá trình xử
lý của hệ thống mới.
Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho ủy ban chỉ đạo để
quyết định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới, trước khi chuyển sang
giai đoạn thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể được tiếp tục phát
triển hay ngừng lại.
Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thức
làm việc của hệ thống, việc thiết kế càng kỹ càng cho phép nhận rõ những vấn đề

như tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội bộ hoặc những vấn đề
khác. Ngoài ra, sự thay đổi dễ dàng và ít tốn kém hơn, khi vẫn còn trong giai đoạn
thiết kế, thay vì phải thay đổi trong giai đoạn thực hiện.
11
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
11
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
2.1.3. Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu
- Doanh thu bán hàng
“Doanh thu bán hàng là tổng số tiền mà doanh nghiệp đã thu về hoặc có
quyền đòi về do việc bán các sản phẩm hàng hoá và dịch vụ được xác định là đã
hoàn thành trong một thời kỳ nhất định”.
- Sự cần thiết phải quản lý doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất của doanh
nghiệp, phản ánh trình độ chỉ đạo tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác
thanh toán. Có được doanh thu bán hàng, chứng tỏ doanh nghiệp đã sản xuất sản
phẩm hàng hoá và đã cung cấp hàng hoá dịch vụ thoả mãn nhu cầu của người tiêu
dùng.
Doanh thu bán hàng là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải các
khoản chi phí về công cụ lao động, đối tượng lao động đã hao phí trong quá trình
sản xuất kinh doanh, trang trải cho số vốn đã ứng ra cho sản xuất kinh doanh, có
tiền để thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động trích bảo
hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ, làm các nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
Thực hiện được doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời góp phần thúc đẩy
tăng tốc độ chi chuyển vốn lưu động tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tái sản
xuất này.
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp chịu ảnh
hưởng bởi nhiều nhân tố, như khối lượng sản xuất tiêu thụ sản phẩm, chất lượng sản
phẩm, kết cấu mặt hàng, giá bán sản phẩm và vấn đề thanh toán tiền hàng.

Khối lượng sản phẩm sản xuất ra có ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng sản
phẩm tiêu thụ. Sản phẩm sản xuất ra càng nhiều thì khả năng về doanh thu càng lớn.
Khối lượng sản xuất và tiêu thụ còn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp hình
thức tổ chức công tác bán hàng; Việc ký kết hợp đồng tiêu thụ đối với khách hàng,
việc giao hàng, vận chuyển và thanh toán tiền hàng. Tất cả những việc đó đều có ý
nghĩa quan trọng nhằm nâng cao doanh thu bán hàng.
Mỗi doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, giá cả của
chúng cũng khác nhau. Do đó, việc thay đổi kết cấu mặt hàng sản xuất cũng ảnh
hưởng tới doanh thu. Tuy nhiên cũng cần phải thấy rằng mỗi loại sản phẩm đều có
12
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
12
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
tác dụng nhất định trong việc thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng, cho nên phấn
đấu tăng doanh thu, các doanh nghiệp cũng phải cần chú ý đến việc thực hiện đảm
bảo kế hoạch sản xuất những mặt hàng mà doanh nghiệp đó ký hợp đồng. Trong
trường hợp các nhân tố khác không thay đổi thì việc thay đổi giá bán cũng có ảnh
hưởng trực tiếp tới doanh thu. Việc thay đối giá bán (giá bán cao hay thấp) một
phần quan trọng do quan hệ cung - cầu trên thị trường quyết định. Để đảm bảo được
doanh thu, doanh nghiệp phải có những quyết định về giá cả, giá cả phải bù đắp
được chi phí đã tiêu hao và tạo nên lợi nhuận thoả đáng để thực hiện tái sản xuất mở
rộng.
Mục đích của quá trình sản xuất kinh doanh là làm thế nào để thu hút được
nhiều lợi nhuận. Muốn vậy doanh nghiệp phải có chế độ quản lý tốt quá trình sản
xuất sản phẩm, có chiến lược bán hàng đối với sản phẩm của mình, phải quan tâm
đến chu kỳ sống của sản phẩm, khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Đây là một vấn để khó khăn và phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra các kế
hoạch, chỉ tiêu quản lý doanh thu bán hàng.
- Yêu cầu quản lý doanh thu bán hàng

Xuất phát từ sự cần thiết quản lý doanh thu bán hàng vấn đề đặt ra là làm thế
nào để quản lý doanh thu bán hàng một cách chặt chẽ và khoa học, muốn như vậy
thì doanh nghiệp cần phải đặt ra các yêu cầu, và thực hiện các yêu cầu sau:
+ Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trình
nhập, xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.
+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thanh toán,
từng loại thành phẩm, từng khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn.
+ Thường xuyên theo dõi những khách hàng có khoản phải thu khó đòi và có
những biện pháp xử lý kịp thời.
+ Tính đoán đúng đắn và đầy đủ các khoản phải thu của khách hàng. Đồng
thời phải lập kế hoạch doanh thu bán hàng cho từng tháng, quý, năm.
- Ý nghĩa của việc tăng doanh thu
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm là một chỉ tiêu kinh tế cơ bản phản ánh mục
đích kinh doanh cũng như kết quả về tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm. Tăng doanh
thu là một trong những mục tiêu nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh của doanh
13
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
13
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
nghiệp. Đồng thời tăng doanh thu có nghĩa là tăng lượng tiền về cho doanh nghiệp
và tăng lượng hàng hoá tung ra trên thị trường. Vì vậy việc tăng doanh thu vừa có ý
nghĩa với xã hội và có ý nghĩa với doanh nghiệp.
+ Đối với xã hội: Tăng doanh thu bán hàng góp phần thoả mãn tốt hơn các
nhu cầu tiêu dùng hàng hoá cho xã hội, đảm bảo cân đối cung cầu, ổn định giá cả
thị trường và mở rộng giao lưu kinh tế giữa các vùng.
Trong nền kinh tế thị trường để đứng vững, tồn tại và phát triển đối với một
doanh nghiệp không phải là điều dễ. Vì vậy doanh nghiệp phải không ngừng đổi
mới và hoàn thiện cơ cấu cũng nhu phương thức sản xuất nhằm đưa doanh nghiệp
mình ngày một phát triển.

Doanh thu tăng có nghĩa là doanh nghiệp đáp ứng được các nhu cầu về vật
chất cho xã hội, làm cho đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện, nhờ đó mà
đời sống tinh thần cũng được nâng lên. Đồng thời kho doanh thu của doanh nghiệp
tăng cũng có nghĩa là doanh nghiệp đã có chỗ đứng vững trên thị trường, đã chiếm
được thị phần thu lợi nhuận, tạo vị thế và uy tín của mình trên thương trường.
+ Đối với doanh nghiệp: Tăng doanh thu bán hàng là điều kiện để doanh
nghiệp thực hiện tốt chức năng kinh doanh, thu hồi vốn nhanh, bù đắp các chi phí
sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Cụ thể:
Doanh thu tăng giúp cho doanh nghiệp có điều kiện thực hiện tốt chức năng
nhiệm vụ của mình và là điều kiện để đạt được mục đích kinh doanh mà doanh
nghiệp đề ra đồng thời nó là điều kiện cơ bản để tăng thu nhập nhằm tái mở rộng và
cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Doanh thu bán hàng là nguồn tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp trang
trải các khoản chi phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh góp phần đảm bảo cho
quá trình kinh doanh của doanh nghiệp liên tục và tạo ra lợi nhuận. Do đó khi doanh
thu tăng thì doanh nghiệp có khả năng tự chủ về vốn, không phải phụ thuộc vào
nguồn vốn bên ngoài và làm giảm chi phí về vốn.
Việc tăng doanh thu sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết tốt những vấn đề tài
chính như chi phí sản xuất kinh doanh được trang trải, vốn được thu hồi và góp
phần tăng thu nhập cho các quỹ của doanh nghiệp từ đó mở rộng quy mô sản xuất.
14
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
14
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Đồng thời doanh thu tăng tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ của
mình đối với Nhà nước.
Ngoài ra khi doanh thu của một doanh nghiệp tăng sẽ chứng tỏ được vị thế và
uy tín của mình trên thương trường củng cố vị trí vững chắc cho doanh nghiệp, duy
trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

2.1.4. Giới thiệu về Microsoft Acess 2010
- Khái niệm
Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản
hơn là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft
giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ
Microsoft và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
- Công dụng của Access
Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Nếu cơ sơ dữ liệu
nhỏ, người dùng có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như
vậy, người dùng phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay
một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các
thao tác quản lý trở nên khó hơn. Đây là lúc máy tính và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có
ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp người dùng quản lý thông tin được nhanh
và dễ dàng hơn.
Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng
thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các
truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Access là chương trình cơ sở dữ
liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu
lớn. Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
hơn Access. Access cho phép chúng ta:
Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế.
Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việc
ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD.
Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặc
một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và
CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc.
15
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
15
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh

tế
Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng
để tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sử
dụng custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điều
khiển tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạo
Visual Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu. Gắn những mã này tới các
nút và các điều khiển trên biểu mẫu.
Access sẽ cho bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụng
được phần lớn thời gian phát triển. Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay
phức tạp, nhanh hay trong giai đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi
trường cần thiết để làm nổi bật dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo
nhiều cách mới để xem xét và làm việc.
2.1.5. Phân định nội dung nghiên cứu
Nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý trên
các tài liệu, giáo trình về hệ thống thông tin, phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
Tìm hiểu thực tế vấn đề hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty
TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương Mại điện tử (ECOPRO).
Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương Mại điện tử (ECOPRO).
Đề xuất giải pháp đồng thời phân tích và thiết kế phát triển hệ thống quản lý
doanh thu bán hàng cho công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử
(ECOPRO).
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty
TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử
(ECOPRO).
2.2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
ECOPRO - Công ty TNHH Xúc tiến các Giải pháp Thương mại Điện tử (e-
Commerce Solutions Promotion) được thành lập ngày 15/11/2006. Giai đoạn 2006 -
2010, ECOPRO thực hiện vai trò là đơn vị phát triển các phần mềm công nghệ

thông tin trên nền web và mở rộng mạng lưới các đối tác toàn cầu.
16
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
16
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Từ năm 2012, với mạng lưới quan hệ với hàng trăm Nhà sản xuất phần mềm
uy tín trên toàn cầu, ECOPRO thực hiện việc TÌM KIẾM - ĐÁNH GIÁ - CUNG
ỨNG các phần mềm có chất lượng từ các quốc gia có nền CNTT phát triển trên thế
giới đến Việt Nam và từ Việt Nam đến các nước trên thế giới. ECOPRO tự hào là
công ty đầu tiên tại Việt Nam thực hiện nghiệp vụ Software Hunting một cách
chuyên nghiệp trên nền tảng công nghệ kết hợp giữa Thương mại điện tử và Quản
trị Quan hệ Khách hàng (CRM) là những sản phẩm nòng cốt do các chuyên gia tại
ECOPRO nghiên cứu, phát triển.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
+ Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu công ty
tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; có quyền nhân
danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty; chịu trách nhiệm trước
pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
theo quy định của Luật doanh nghiệp mới và pháp luật có liên quan.
+ Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc. Giám
đốc là người trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty, do Hội đồng thành viên
bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về kết quả kinh
doanh của công ty. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc nhằm đảm bảo kết quả
kinh doanh.
17
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
17

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
+ Phòng kỹ thuật: Là phòng có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc về
công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm; Thiết kế, triển khai
xây dựng các sản phẩm ở khâu sản xuất. Tổ chức kiểm tra công nghệ và chất lượng
sản phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng các sản phẩm làm ra. Căn cứ vào hợp
đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, lên danh mục, hạng mục cung cấp cho phòng
kinh doanh để tính giá thành sản phẩm
+ Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc công ty về các vấn đề liên
quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của công ty; Xây dựng và thực
hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế
hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của công ty; Kinh doanh các sản phẩm
và dịch vụ phần mềm, tổ chức thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảm
bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận.
+ Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ trong cơ cấu tổ chức
của Công ty có chức năng tham mưu, đề xuất các chủ trương, giải pháp cho Ban
Giám đốc trong việc chỉ đạo, quản lý, điều hành Công ty về các lĩnh vực như: quản
lý, cơ sở, vật chất, đất đai, máy móc thiết bị thuộc quyền quản lý của công ty; quản
lý văn thư lưu trữ; quản lý và thực hiện công tác hành chính, lễ tân, phục vụ.
+ Phòng kế toán: Tham mưu giúp Ban Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành
công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Thực hiện và theo dõi công tác tiền
lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với
người lao động trong Công ty; Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục
vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án theo quy định.
2.2.1.3. Các sản phẩm, dịch vụ chính của công ty
 Phát triển ECOPRO Website và Portal:
Xây dựng các Website và Tư vấn các giải pháp vận hành hiệu quả các
Website trên Internet; Xây dựng các cổng thông tin tư vấn và giải pháp vận hành
các cổng thông tin trên Internet.
 Phát triển phần mềm ECOPRO vnTiger CRM:

Phát triển phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng vận hành trên Web
vnTiger CRM; Tư vấn giải pháp toàn diện cho việc ứng dụng Quản trị quan hệ
18
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
18
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
khách hàng cho các doanh nghiệp, các tổ chức tại Việt Nam và các quốc gia khác
trên thế giới.
 Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork:
Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork vận hành trên nền Web; Tư
vấn giải pháp, toàn diện cho việc ứng dụng tổ chức quản lý công việc các doanh
nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam, các tổ chức
tại Việt Nam và các tổ chức, doanh nghiệp ở các quốc gia khác.
 Phát triển phần mềm ứng dụng đặc thù vận hành trên nền Web.
- Mô giới, xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm tại Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói của các
doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam: thúc đẩy quá trình chuyển giao công nghệ và tư
vấn toàn diện các phần mềm đóng gói “Made in VietNam” tại thị trường Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến việc phát triển phần mềm theo đơn đặt hàng của khách
hàng tại Việt Nam: Thúc đẩy quá trình tìm kiếm, đặt hàng và tư vấn toàn diện các
phần mềm được phát triển đặc thù theo các ngành nghề độc lập tại Việt Nam.
- Mô giới xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm từ các quốc gia trên thế giới
vào Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói: thúc đẩy
quá trình chuyển giao công nghệ và tư vấn toàn diện các phần mềm đóng gói made
tin overseas tại thị trường Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thuê gia công phần mềm tại Việt Nam: thúc đẩy việc
chuyển sản xuất phần mềm từ các nước về Việt Nam.
2.2.2. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH

Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
ECOPRO là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung
ứng phần mềm mang thương hiệu ECOPRO cho các doanh nghiệp và các tổ chức.
Đây cũng là một trong những mặt hàng công nghệ đang ngày càng phát triển và nhu
cầu sử dụng mặt hàng này đang càng ngày có xu hướng tăng nhanh. Nắm bắt được
tình hình thị trường như vậy công ty tiến hành mở rộng quy mô tổ chức, cũng như
mở rộng quy mô kinh doanh, chú trọng vào việc đầu tư phát triển công nghệ thông
tin nhằm phục vụ các hoạt động kinh doanh của công ty.
19
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
19
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Theo kết quả điều tra về các ứng dụng đã triển khai tại doanh nghiệp ở các
phiếu đều cho kết quả giống nhau. Doanh nghiệp đã và đang sử dụng 4 phần mềm
ứng dụng đó là: quản lý văn bản và điều hành công việc, tin học văn phòng, quản lý
tài chính – kế toán và quản lý khách hàng (CRM). Các phần mềm đều khá đơn giản
và dễ sử dụng đối với cán bộ, nhân viên trong công ty.
ST
T
Các ứng dụng
1 Quản lý văn bản và điều hành công việc
2 Tin học văn phòng
3 Quản lý tài chính – kế toán
6 Quản lý khách hàng (CRM)
Bảng 2.2: Các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại doanh nghiệp
(Nguồn: Kết quả phiếu điều tra)
Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản
lý doanh thu bán hàng, việc quản lý doanh thu bán hàng vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ
và chưa thống nhất. Thực tế hiện nay việc quản lý doanh thu bán hàng tại công ty chỉ

được quản lý dựa trên phần mềm kế toán gây khó khăn cho cán bộ quản lý như: việc
theo dõi và cập nhật doanh thu bán hàng hàng ngày vẫn chỉ thực hiện thủ công trên
giấy. Sau đó hàng tuần nhân viên phòng Kế toán mới cập nhật vào phần mềm. Do quá
trình hạch toán doanh thu chậm, nhân viên không thể xuất báo cáo về doanh thu bán
hàng một cách nhanh chóng, kịp thời, làm giảm tốc độ chu chuyển vốn lưu động gây
ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống quản lý doanh thu
bán hàng đáp ứng được nhu cầu quản lý doanh thu bán hàng cho Công ty TNHH Xúc
tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Từ việc phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty,
em đề xuất bài toán mới như sau:
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của hệ thống. Bộ phận kinh doanh nhận yêu cầu
từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu và trả lời đơn hàng của
khách. Nếu đơn hàng hợp lệ thì bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng gửi cho khách
20
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
20
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
hàng và thực hiện hoạt động bán hàng. Nếu đơn hàng không hợp hệ, bộ phân kinh
doanh sẽ trả lời cho khách hàng là đơn không hợp lệ.
+ Nhận yêu cầu từ khách là những chức từ do người mua gửi tới xác định
nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, địa điểm giao hàng cũng như yêu cầu về điều
kiện thanh toán và các điều kiện liện quan.
+ Xét duyệt đơn đặt hàng là quá trình bộ phân kinh doanh kiểm tra lại các
thông tin trên đơn hàng do khách hàng gửi tới, xem xét doanh nghiệp có đáp ứng
được các yêu cầu đó không và trả lời lại khách hàng.
+ Sau khi đã chấp nhận đơn hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng
bán hàng dựa trên đơn đặt hàng của khách và gửi cho khách hàng ký duyệt.

- Gửi hàng và lập hóa đơn
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo đơn đặt hàng. Bộ phận
gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi
tiến hành gửi hàng bộ phần gửi hàng tiến hành lập vận đơn.
Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận lại hàng và lập
phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại.
Sau khi hàng đã được gửi cho khách hàng, lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có
đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất, bộ phận này sẽ kiểm
tra đối chiếu chứng từ và lập hóa đơn.
- Thanh toán với khách hàng
Đây là bước xử lý cuối cùng trong hệ thống quản lý doanh thu. Khi khách
hàng gửi thông tin chuyển khoản tiền mua hàng, thủ quỹ sẽ gửi yêu cầu đến ngân
hàng để kiểm tra thông tin về tài khoản. Trường hợp khách hàng còn nợ, thì bộ phận
thủ quỹ phải báo cáo cho phòng kinh doanh, sau khi nhận được chỉ thị công nợ, bộ
phận thủ quỹ mới tiến hành ra hạn nợ. Sau thời hạn nợ cho phép, bộ phận thủ quỹ sẽ
tiến hành gửi giấy báo nợ đến khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán hết số nợ.
- Lập các tra cứu báo cáo
Cuối các kỳ bộ phân lập báo cáo sẽ lập các báo cáo về khách hàng, báo cáo
bán hàng, báo cáo hàng trả, báo cáo nợ, hoặc lập các báo cáo theo yêu cầu của ban
lãnh đạo.
21
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
21
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
2.2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH
Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
 Những ưu điểm mà hệ thống hiện tại của ECOPRO đã đạt được:
+ Các phần mềm công ty đang sử dụng khá đơn giản nên rất dễ sử dụng, cán
bộ -nhân viên có thể dễ dàng thao tác với các ứng dụng trong quá trình làm việc.

+ Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông
tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác,
hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
+ Phần mềm CRM đã đem lại những lợi ích cụ thể: Hoàn thiện được các quy
trình kinh doanh theo chiến lược định hướng khác hàng. Nâng cao được hiệu quả
trong việc sử lý thông tin khách hàng giúp tiếp cận khách hàng tốt hơn. Tăng cường
được việc trao đổi thông tin khách hàng giữa các phòng ban liên quan. Và qua đó có
được lượng khách hàng lớn hơn, gia tăng doanh thu.
Việc ứng dụng những hệ thống này đã giúp công ty có thể quản lý được
lượng khách hàng lớn, tìm kiếm thị trường tiềm năng, cũng như quản lý được nguồn
cầu một cách hợp lý.
 Nhược điểm:
Do chưa có hệ thống quản lý doanh thu bán hàng việc quản lý doanh thu vẫn
còn gặp nhiều khó khăn:
+ Việc quản lý doanh thu bán hàng chậm chạp không đáp ứng được đầy đủ và
kịp thời yêu cầu công ty đề ra, gây khó khăn cho việc đánh giá hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
+ Giữa các khâu trong hệ thống chưa có sự liên kết chặt chẽ, một số công
việc vẫn còn phải làm thủ công.
+ Công ty đã và đang mở rộng quy mô, hệ thống cũ không còn phù hợp, đòi
hỏi phải có một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng riêng rẽ với hệ cơ sở dữ liệu
lớn hơn, thêm nhiều tính năng và tốc độ nhanh hơn.
Qua quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin tại công ty, có thể thấy vấn đề
cần đặt ra ở đây chính là việc tìm kiếm giải pháp giúp công ty khắc phục được
những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý doanh thu bán hàng. Một trong những
giải pháp giúp công ty khắc phục tình trạng hiện tại là phân tích thiết kế một hệ
thống quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho công ty.
22
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
22

Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Phần 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ
DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN CÁC GIẢI
PHÁP THƯƠNG MẠI (ECOPRO).
3.1. Phân tích hệ thống mới
3.1.1. Phân tích hệ thống về chức năng
 Chức năng 1: Nhận và xử lý đơn đặt hàng
- Nhận yêu cầu từ khách hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua
+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua
+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện
thoại…; hoặc thay đổi thông tin về hàng hóa khách mua như: số lượng, chủng loại,
…; bổ sung thêm khách hàng mới; …
- Xét duyệt đơn đặt hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và hàng hóa bán cho khách
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua
+ Thông tin ra: Thông tin về sự chấp thuận hoặc không chấp thuận đơn hàng
của khách
- Ký hợp đồng bán hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về hợp đồng bán hàng
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa khách mua, thông tin
về sự chấp thuận đơn hàng
+ Thông tin ra: Hợp đồng bán hàng
+ Sự kiện: Có thể thay đổi về nội dung trong hợp đồng như: số lượng hàng
hóa khách mua, chủng loại, ngày giao hàng….
 Chức năng 2: Gửi hàng và lập hóa đơn
- Kiểm tra hàng và lập giấy xuất hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về hàng hóa bán và xuất cho khách

hàng, lập giấy xuất hàng
+ Thông tin vào: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách
+ Thông tin ra: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách và giấy xuất hàng
+ Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng,…
- Kiểm tra hàng trả và nhận hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách trả hàng và hàng hóa
khách hàng trả lại.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách trả hàng, số lượng, chủng loại hàng bị
tra lại
+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại hàng và hàng bị trả lại.
23
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
23
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
+ Sự kiện: Có thể không chấp nhận hàng bị khách trả hoặc chấp nhận không
toàn bộ.
- Lập hóa đơn bán hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách
hàng theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa bán cho khách hàng
theo hóa đơn.
+ Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hóa đơn, số lượng.
+ Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán.
 Chức năng 3: Thanh toán với khách hàng
- Thu tiền bán hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng
theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng tiền bán theo
hóa đơn.

+ Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách phải trả theo hóa đơn, số tiền
khách hàng đã trả và số tiền khách hàng nợ.
+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về phương thức thanh toán, thay đổi về số
tiền khách trả, số tiền khách nợ, thời hạn thanh toán, hàng bán bị trả lại,…
- Thông báo nợ và thu tiền nợ:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách hàng nợ và số tiền khách
hàng nợ.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng nợ và số tiền khách hàng nợ.
+ Thông tin ra: Thông tin số tiền nợ đã thu được, các khách hàng đã trả nợ và
khách hàng chưa trả nợ, hoặc trả nợ nhưng vẫn còn thiếu.
+ Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về phương thức thanh toán, thay đổi về số
tiền nợ khách tra, thời hạn thanh toán, …
 Chức năng 4: Lập tra cứu báo cáo
- Lập báo cáo về khách hàng:
+ Mô tả: Cập nhật thông tin liên quan đến khách hàng đặt đơn hàng, mua
hàng và thanh toán với doanh nghiệp.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách đặt đơn hàng, mua hàng và thanh toán
với doanh nghiệp.
+ Thông tin ra: Thông tin về khác hàng đặt đơn hàng, thanh toán với doanh
nghiệp.
+ Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng hoặc bổ sung thêm những khách
hàng mới.
- Lập báo cáo bán hàng:
24
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
24
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
+ Mô tả: Cập nhật các thông tin liên quan đến doanh thu bán hàng từng kỳ
theo ngày/tháng hoặc theo từng chủng loại hàng hóa.

+ Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng
mặt hàng, từng khách hàng.
+ Thông tin ra: Thông tin về số lượng bán ra cho từng khách hàng, từng hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về mặt hàng bán cho khách hàng.
- Lập báo cáo hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật các thông tin về hàng hóa bị khách hàng trả lại, lý do hàng
hóa bị khách hàng trả lại
+ Thông tin vào: Thông tin về khách tra lại hàng, hàng hóa bị khách hàng trả
lại, lý do hàng hóa bị khách hàng trả lại,
+ Thông tin ra: Thông tin vế số lượng hàng bị trả lại, lý do bị trả lại, thông tin
về khách trả lại hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bị trả lại.
- Lập danh mục tra cứu báo cáo:
+ Mô tả: Cập nhật thông tin tổng hợp về tình hình bán hàng, khách hàng, các
hàng khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin vào: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng
khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin ra: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng khách
trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Sự kiện: Những thay đổi về các hàng khách tra, các khoản tiền nợ,…
25
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
25