PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG Công ty Cổ phần Chứng Khoán Việt Quốc

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................3
Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP...........................................5
I. Pháp nhân.......................................................................................................5
a. Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất cho khách hàng” .......................5
b. Tiềm lực tài chính: .........................................................................................................................6
c. Đối tác chiến lược:..........................................................................................................................6
II. Các loại hình dịch vụ tại Công ty................................................................6
1. Môi giới chứng khoán.....................................................................................................................6
Chương 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI............................................9
I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI ...........................................................9
1. Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông.............................................................................................9
b. Mô tả công việc của hệ thống......................................................................................................10
c. Chi tiết công việc của hệ thống.....................................................................................................11
II. NHU CẦU TIN HỌC ................................................................................17
1. Một số hạn chế của hệ thống cũ .................................................................................................17
b. Giải pháp khắc phục hệ thống cũ.................................................................................................18
III. HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT ...................................................19
Chương 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CỔ ĐÔNG.......................................................................................................20
I. Sơ đồ phân cấp chức năng............................................................................20
1. Phương thức hoạt động của từng chức năng..............................................................................21
II. Mô hình luồng dữ liệu................................................................................25
III. Mô hình thực thể liên kết (ER)..................................................................34
IV. Chi tiết các bảng........................................................................................37
1. Bảng lưu trữ thông tin cổ đông....................................................................................................37
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1
b. Bảng Phát hành.............................................................................................................................39
c. Bảng nhật ký chuyển nhượng và phát hành.................................................................................39
d. Bảng chi tiết chuyển nhượng.......................................................................................................41

e. Bảng cổ phiếu phát hành..............................................................................................................41
f. Bảng khối lượng nắm giữ..............................................................................................................43
V. Thiết kế giao diện phần mềm.....................................................................44
1. Một số nguyên tắc thiết kế giao diện...........................................................................................44
b. Các form chính trong chương trình quản lý cổ đông...................................................................44
VI. Giới thiệu về công cụ phát triển và cơ sở dữ liệu......................................57
1. Ngôn ngữ.....................................................................................................................................57
b. Hệ quản trị...................................................................................................................................58
c. Kỹ thuật.........................................................................................................................................58
KẾT LUẬN....................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................60
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay đi cùng với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ
thuật thì ngành khoa học tính toán đã và đang đóng vai trò quan trọng. Khoa
học tính toán đã đạt được những thành tựu to lớn về kỹ thuật với những bước
tiến nhảy vọt. Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời
sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các
công việc trong đời sống và Công nghệ thông tin là một trong những ngành
khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính
thì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với
việc áp dụng ngành khoa học.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Ngành công nghệ thông tin đã và
đang trở thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn và là một trong
những ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các
hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin ... Ở nước ta hiện nay, việc
tin học hoá trong tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và
trở nên cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế thế
nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp bởi mỗi xí

nghiệp, mỗi cơ quan cách xử lý khác nhau và phù hợp với mỗi ngành nghề
cũng như yêu cầu công việc khác nhau ở mỗi cơ quan, xí nghiệp. Ở đây em
muốn đề cập tới đó là tầm quan trọng của việc vi tính hóa các công tác quản
lý cũng như công tác nghiệp vụ trong các cơ quan, xí nghiệp. Đó cũng là một
vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơ
quan, các xí nghiệp của nước ta.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3
Với mong muốn hỗ trợ cho việc vi tính hóa các công việc trong các cơ
quan xí nghiệp em đã thực hiện đề tài này với mong muốn đó là một ứng
dụng thể hiện cụ thể sự vi tính hóa trong công tác quản lý. Đề tài của em là
một phần mềm ứng dụng để quản lý các Cổ đông tại công ty cổ phần, nó cũng
thể hiện được phần nào đó tầm quan trọng của việc vi tính hóa trong công
việc. Đây cũng có thể chỉ là một trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa
được hoàn thiện nhưng phần nào giúp các bạn hiều được vai trò của việc áp
dụng các chương trình phần mềm trong bài toán quản lý nói chung.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và
kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế còn có nhiều
thiếu xót cần được bổ sung. Vì vậy em mong nhận được ý kiến đóng góp của
quý thầy và bạn bè để đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
4
Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
I. Pháp nhân
Tên công ty:
Công ty Cổ phần Chứng Khoán
Việt Quốc (VQS)
Tên tiếng anh:
Viet Quoc Securities Corporation
Trụ sở chính:

Địa chỉ: Tầng 9, TTTM Vần Hồ,
51 Lê Đại Hành, Hà Nội
Điện thoại: 084-4-39746999
Fax: 084-4-39746834
Web: www.vqs.vn
Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: Tòa nhà ESTAR, 147-
149 Võ Văn Tần, P.6, Q.3,
TP.HCM
Điện thoại: 084-8-62906515
Fax: 084-8-62906382
Chủ tịch HĐQT:
Ông. Mai Hữu Tín
Tổng Giám Đốc:
Ông. Nguyễn Thành Nam
Công ty cổ phần chứng khoán Việt Quốc (VQS) được thành lập theo giấy phép hoạt
động kinh doanh chứng khoán: 55/UBCK-GPHĐKD do Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp
ngày 29/12/2006.
a. Sứ mệnh: “Cung cấp chất lượng dịch vụ chứng khoán tốt nhất
cho khách hàng”
• Cung cấp đủ mọi loại hình dịch vụ về chứng khoán với chất lượng cao
và kịp thời
• Bảo đảm tính chuyên nghiệp, trung thực và bảo mật
• Luôn giữ nguyên tắc Cùng Có Lợi (Win – Win)
Nguyên tắc làm việc của nhân viên VQS: “Cung cấp dịch vụ trên tiêu chí
trung thực, chuyên nghiệp và vì lợi ích của khách hàng”. Nhân viên VQS
phải là người hiểu rất rõ trách nhiệm của mình trước tài sản của các nhà đầu
tư ủy thác cho chúng tôi. Vì thế, VQS cố gắng xây dựng một hệ tiêu chuẩn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
5

liêm chính là kim chỉ nam để đưa VQS trở thành một công ty uy tín, luôn
được khách hàng tin tưởng.
b. Tiềm lực tài chính:
VQS là thành viên của U&I Group - một tập đoàn gồm các công ty thành
viên hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau (sản xuất, dịch vụ, tài chính,
đầu tư, kiểm toán, truyền thông, xây dựng và bất động sản…). VQS có đầy đủ
tiềm lực phát triển vững mạnh trong lĩnh vực tài chính.
c. Đối tác chiến lược:
VQS đã ký kết hợp tác toàn diện với 3 đối tác: Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam, Tập đoàn GC China
Millennium-Hongkong.
II. Các loại hình dịch vụ tại Công ty
Công ty CPCK Việt Quốc (VQS) cung cấp một danh mục dịch vụ tài
chính tích hợp, dịch vụ Chứng khoán, Phân tích và tư vấn đầu tư, Tư vấn tài
chính doanh nghiệp, cho tất cả khách hàng dù chỉ là một nhà đầu tư mới quan
tâm đến hoặc đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng khoán.
Mở tài khoản
Diện tích sàn giao dịch rộng rãi tại tòa nhà Vân Hồ số 51 Lê Đại Hành, với
đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc giao dịch cùng với bộ phận giao dịch
chuyên nghiệp sẽ hướng dẫn các nhà đầu tư mở tài khoản và sử dụng các tiện
ích tại VQS.
1. Môi giới chứng khoán
Trên nền tảng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, các nhà đầu tư sẽ sử
dụng nhiều tiện ích trong việc giao dịch tại VQS thông qua hệ thống internet,
Website: Email : Tel : 0918.775.368
6
SMS, call center với mức độ bảo mật tuyệt đối. Ngoài ra, dịch vụ môi giới
của VQS còn cung cấp cho khách hàng những tin tức liên quan đến thị trường
chứng khoán một cách đầy đủ và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định đầu
tư của khách hàng. Các bài phân tích nhanh, báo cáo tổng quan thị trường

được cung cấp miễn phí tại VQS sẽ giúp cho các nhà đầu tư dài hạn cập nhật
thông tin kịp thời, có cái nhìn bao quát và đầy đủ hơn về diễn biến thị trường.
1.1. Sàn giao dịch OTC
Các chuyên viên môi giới của VQS có mối quan hệ và sự am hiểu trong rất
nhiều lĩnh vực mà các nhà đầu tư đang quan tâm như tài chính, ngân hàng, bất
động sản, xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng ..., sẵn sàng tư vấn cho nhà đầu
tư những thông tin bổ ích và kịp thời khi thực hiện các các quyết định đầu tư
vào các cổ phiếu vốn rất hạn chế về thông tin.
Ngoài ra, sàn OTC tại VQS sẽ giúp nhà đầu tư hạn chế tối đa các thông
tin sai lệch, không đầy đủ cũng như tăng tính thanh khoản của cổ phiếu chưa
niêm yết thông qua các kênh quảng cáo rộng rãi của VQS. Các yêu cầu mua,
bán chứng khoán chưa niêm yết sẽ được nhập vào hệ thống quản lý tiên tiến
của VQS để giúp khách hàng tìm hiểu và xác định đối tác của mình một cách
nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả nhất.
1.2. Đấu giá
Xu hướng huy động vốn thông qua thị trường vốn rất hiệu quả đã ngày
càng thúc đẩy các doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ cổ phần hóa. Đây chính là
những cơ hội đầu tư rất tốt cho các nhà đầu tư. Với bề dày kinh nghiệm trong
các cuộc đấu giá mua cổ phần, sự nhạy bén và các thông tin đáng tin cậy, nhà
đầu tư sẽ có cơ hội trúng giá với mức giá hợp lý nhất.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
7
Ngoài ra, VQS còn cung cấp cho các khách hàng dịch vụ sang nhượng
quyền đấu giá và chuyển nhượng quyền mua cổ phần đã trúng giá với thủ tục
đơn giản và mức phí hợp lý.
Đối với các khách hàng không đủ thời gian, không đủ thông tin và
không đủ vốn đầu tư để tham gia đấu giá số cổ phần mình cần mua, VQS sẽ
cung cấp dịch vụ ủy thác đấu giá với nhiều tiện ích:
- Hỗ trợ vốn đến 60% tổng giá trị đấu giá thành công để tham gia
các đợt đấu giá lần đầu;

- Khả năng trúng giá với mức giá hợp lý cao nhờ bề dầy kinh
nghiệm của VQS;
- Tư vấn các thông tin liên quan đến đợt đấu giá mua cổ phần đó;
Hưởng mức phí hấp dẫn mà vẫn có thể thanh lý hợp đồng trước hạn và
sang tên cho bên thứ ba một cách nhanh chóng.
1.3. Lưu ký
Với công nghệ quản lý tiên tiến, cách tổ chức khoa học, VQS cung
cấp dịch vụ chuyên nghiệp về:
- Đăng ký chứng khoán;
- Lưu ký chứng khoán cho nhà đầu tư;
- Chuyển khoản chứng khoán;
- Thực hiện quyền cho các nhà đầu tư.
1.4. Cầm cố - Ứng trước
Vốn là một nhu cầu không bao giờ đủ trước sức hút của các cổ phiếu
niêm yết. Hiểu được nhu cầu trên, VQS đã triển khai và cung cấp dịch vụ cầm
cố chứng khoán. Với thủ tục nhanh, đơn giản và linh hoạt khách hàng chắc
Website: Email : Tel : 0918.775.368
8
chắn sẽ có cơ hội nhận được sự hỗ trợ tối đa về dịch vụ này để có thể thực
hiện kịp thời các quyết định đầu tư của mình một cách hiệu quả nhất.
Với sản phẩm này, VQS cùng với ngân hàng liên kết của mình sẽ đáp
ứng nhu cầu vay vốn của các nhà đầu tư
Để đa dạng hóa các dịch vụ tài chính cá nhân, VQS còn cung cấp dịch
vụ ứng trước tiền bán chứng khoán, cổ tức. Với hệ thống công nghệ thông tin
hiện đại, kết quả giao dịch của khách hàng sẽ được xác định ngay khi có
thông tin khớp lệnh. Khi đó, khách hàng sẽ không cần đợi đến ngày T+3 hoặc
đến ngày lãnh cổ tức mà khách hàng vẫn được sử dụng ngay toàn bộ số tiền
bán chứng khoán hoặc cổ tức với thủ tục nhanh chóng và mức lãi suất cạnh
tranh.
1.5. Quản lý sổ cổ đông

Với làn sóng cổ phần hóa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phục
vụ một số lượng lớn các nhà đầu tư khắp cả nước trong việc quản lý và
chuyển nhượng quyền sở hữu thực sự là một vấn đề nan giải cho các doanh
nghiệp không thuận lợi về vị trí địa lý, nhân sự. Lực lượng chuyên viên với
thái độ phục vụ tận tâm của VQS sẽ giúp các doanh nghiệp giảm gánh nặng
trong việc quản lý việc chuyển nhượng của các cổ đông.
Chương 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI
I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI
1. Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông
Cơ cấu gồm có: các loại Cổ đông chính như: Cổ đông sáng lập, cổ đông
chiến lược, cổ đông pháp nhân, cổ đông cá nhân; Các loại cổ phần như: Cổ
phần phổ thông chuyển nhượng tự do, cổ phần hạn chế chuyển nhượng. Chịu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
9
trách nhiệm gồm có Hội đồng quản trị, đơn vị nhận ủy quyền quản lý cổ
đông, ban kiểm soát.
b. Mô tả công việc của hệ thống
Công tác quản lý Cổ đông của công ty trực thuộc bộ phận phòng Kế
toán, việc quản lý Cổ đông bao gồm việc cập nhật thông tin cổ đông mới,
thực hiện chuyển nhượng, thực hiện quản lý các cổ đông hiện có, thực hiện
chia tách, gộp, chi trả cổ tức. Ngoài ra phòng kế toán hay đơn vị được ủy
quyền phải đưa ra những thống kê báo cáo theo yêu cầu của Hội đồng quản
trị của công ty.
Theo định kỳ Hội đồng quản trị của công ty tiến hành kiểm tra, điều
chỉnh lại hoạt động của công ty nhằm đưa ra những phương hướng hoạt động
tốt nhất, đem lại nguồn lợi nhuận lớn nhất có thể đạt được bằng cách hạn chế
những sai phạm, những yêu cầu chưa đạt trong quá trình hoạt động thay đổi
của Cổ đông nắm giữ.
Hội đồng quản trị có thể đưa ra những chiến lược hiệu quả nhằm tránh
được những giao dịch thâu tóm công ty hoặc có thể tận dụng được những cổ

đông có khả năng để mời vào đóng góp công sức quản lý cho công ty. Mỗi
khi một cổ đông mới nhận chuyển nhượng cổ phần của công ty thì hồ sơ của
Cổ đông trong công ty sẽ được lưu vào kho hồ sơ Cổ đông. Sau mỗi lần
chuyển nhượng được xác nhậ chuyển nhượng, được chủ tịc HĐQT thông qua,
thì hồ sơ của Cổ đông được cập nhật đầy đủ và chi tiết vào kho Hồ sơ của
công ty. Hàng năm, Công ty thực hiện đại hội cỏ đông và chia cổ tức hay cổ
phiếu thưởng, đến trước thời điểm đó công ty thực hiện công bố thông tin
ngày chốt danh sách cổ đông. Đơn vị quản lý sẽ ngừng giao dịch chuyển
nhượng và gửi báo cáo cho Hội đồng quản trị danh dách cổ đông hiện tại.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
10
Khi có sự thay đổi hoặc thêm mới thông tin về Cổ đông trong công ty
thì đơn vị quản lý Cổ đông của công ty sẽ chỉnh sửa lại để phù hợp với yêu
cầu quản lý của công ty. Một công việc quan trọng khác của hệ thống đó là
lưu lại toàn bộ quá trình giao dịch của cổ đông thành hệ thống dữ liệu lịch sử.
Việc này nhằm giám lịch sử giao dịch và nắm giữ cổ phần của Cổ đông để
đảm bảo hoạt động chuyển nhượng cũng như hoạt động của cổ đông không
gây ảnh hưởng đến hoạt động cũng như tình hình nội bộ của công ty.
c. Chi tiết công việc của hệ thống
Phần mềm Quản lý Cổ Đông là một hệ phần mềm thực hiên đầy đủ
các chức năng thực hiện theo yêu cầu đặt ra của công tác quản lý Cổ đông
thực tế. Cụ thể là các thao tác của quá trình xư lý phải đảm bảo nhanh, chính
xác và theo quy định của luật định. Nội dung sẽ thực hiên của đề tài như sau:
• Quản lý danh sách cổ đông
- Quản lý thông tin về cổ đông bao gồm:
o Mã số cổ đông
o Tên cổ đông (họ tên với cá nhân, tên công ty với tổ chức)
o Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu/Đăng ký kinh
doanh Hỗ trợ quản lý tính duy nhất của cổ đông, mỗi cổ đông
được nhận diện bởi một số chứng minh thư/hộ chiếu/đăng ký

kinh doanh.
o Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email...
o Thông tin người đại diện ( đối với tổ chức):
 Họ tên người đại diện
 Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
11
 Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email...
o Phân loại cổ đông theo từng nhóm:
 Cổ đông nhà nước
 Cán bộ công nhân viên
 Cổ đông chiến lược
 Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu của các nhóm cổ đông
(hoặc của từng cổ đông) đối với mỗi loại cổ phiếu: số
lượng sở hữu, tỷ lệ sở hữu
• Quản lý Sổ cổ đông: Quản lý sổ phát hành cho cổ đông có thể là dạng
giấy xác nhận hoặc sổ. Thông tin bao gồm:
- Số sổ cổ đông
- Danh mục các loại cổ phiếu đang sở hữu: loại cổ phiếu sở hữu, mệnh
giá, số lượng sở hữu.
- Danh mục các khoản cổ phiếu phát sinh (do được chia cổ tức, quyền
mua..) nhưng chưa cấp/đổi sổ.
- Đổi sổ cổ đông sau các đợt chia quyền mua, chia cổ phiếu thưởng,
tách/gộp cổ phiếu... In sổ cổ đông theo mẫu
• Quản lý các đợt phát hành cổ phiếu:
- Ngày phát hành
- Mô tả đợt phát hành
Website: Email : Tel : 0918.775.368
12
- Các loại cổ phiếu phát hành: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, ...

người dùng có thể định nghĩa các loại cổ phiếu theo mô hình áp dụng
của doanh nghiệp mình.
- Mã phát hành: định nghĩa mã phát hành cho từng loại cổ phiếu trong
đợt phát hành nhằm dễ dàng phân biệt giữa các loại cổ phiếu khác
nhau.
- Mệnh giá từng loại cổ phiếu
- Số lượng phát hành của từng loại cổ phiếu
- Hạn chuyển nhượng với từng loại cổ phiếu
- Theo dõi số cổ phiếu đã chuyển nhượng hay chia quyền mua cho từng
loại cổ phiếu.
- Chia quyền mua cổ phiếu cho các cổ đông theo từng loại cổ phiếu trong
các đợt phát hành.
- Theo dõi các đợt chia quyền, phương án chia quyền mua cổ phiếu.
- Theo dõi, quản lý tình hình thu tiền của các cổ đông trong mỗi đợt chia
quyền mua cổ phiếu.
- Ngày nộp tiền
- Số tiền
- Lập bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông trong từng đợt chia
quyền mua cổ phiếu.
- Cấp/đổi sổ cổ đông sau mỗi đợt chia quyền
Website: Email : Tel : 0918.775.368
13
• Quản lý các đợt Chia cổ tức, cổ phiếu thưởng
- Chia cổ tức bằng tiền
- Chia cổ tức bằng cổ phiếu
- Chia cổ phiếu thưởng
- Quyền mua cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu
- Quản lý nhật ký các đợt chốt sổ cổ đông
- Cấp/đổi sổ cổ đông sau khi chia cổ tức
- Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách được

chia quyền mua, in bảng kê thu tiền.
- Báo cáo tình hình chia cổ tức trong năm.
- Quản lý chính xác các lô cổ phiếu lẻ phát sinh trong quá trình chia cổ
phiếu theo tỷ lệ.
• Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá
- Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu và tiến hành cấp/đổi sổ cổ đông
- Gộp nhiều cổ phiếu thành cổ phiếu có mệnh giá lớn hơn
- Gộp hai loại cổ phiếu có cùng mệnh giá: đối với các loại cổ phiếu hạn
chế chuyển nhượng trong một khoảng thời gian nhất định, sau khi đã
tới hạn được chuyển nhượng thì tiến hành gộp lợi cổ phiếu này vào với
Website: Email : Tel : 0918.775.368
14
các cổ phiếu phổ thông để thuận tiện quản lý, theo dõi và chuyển
nhượng
- Theo dõi nhật ký chốt sổ cổ đông
• Quản lý, thực hiện giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu
- Thực hiện giao dịch giữa các cổ đông
- Tự động tính lệ phí chuyển nhượng
- Theo dõi nhật ký giao dịch
- Theo dõi nhật ký theo ngày hay toàn bộ
- Theo dõi nhật ký giao dịch của tất cả hay từng cổ đông
- Lập bảng kê thu phí chuyển nhượng
• Quản lý danh sách cổ đông trong các kỳ họp
- Lập danh sách chốt cổ đông phục vụ các kỳ họp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
15
• Báo cáo - thống kê
- Tỷ lệ sở hữu của cổ đông nội bộ
- Tỷ lệ sở hữu theo loại cổ đông
- Danh sách chốt cổ đông cho các kỳ họp

- Bảng kê chi tiết tỷ lệ chia cổ tức/cổ phiếu thưởng/quyền mua cổ phiếu
cho mỗi đợt chia.
- Bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông
- Bảng kê thu phí chuyển nhượng
- Báo cáo dễ dàng được in ra máy in hay đưa dữ liệu ra Excel, chuyển
thành tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như: tệp hình ảnh, tệp
PDF, tệp HTML...
Đối với chức năng quan trọng đó là chức năng quản lý chuyển nhượng, tách
gộp, chi trả cổ tức việc thực hiện chính xác là rất quan trọng.
- Chức năng quản lý chuyển nhượng: chức năng chuyển nhượng thực
hiện kiểm tra bên chuyển nhượng để đảm bảo bên chuyển nhượng được
phép chuyển nhượng và đảm bảo đủ số lượng cổ phần cho yêu cầu giao
dịch. Chức năng này cũng thực hiện bên nhận chuyển nhượng để đảm
bảo bên nhận được phép nhận. Sau khi thao tác kiểm tra hoàn tất, thục
hiện ghi giảm số lượng cổ phiếu theo yêu cầu cho bên chuyển nhượng,
ghi tăng số lượng cổ phiếu từ bên chuyển nhượng chuyển qua, cuối
cùng là cập nhật dữ liệu vào bảng dữ liệu lịch sử cuối cùng là tự động
tính phí chuyển nhượng theo tỷ lệ quy định.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
16
- Chức năng tách gộp cổ phần, thay đổi mệnh giá: Khi Hội đồng quản trị
thực hiện tách gộp cổ phiếu sẽ có văn bản yêu cầu đơn vị quản lý trực
tiếp thực hiện thao tác tách gộp. Thao tác tách gộp thực hiện trên phần
mềm sẽ kiểm tra danh sách cổ đông hiện tại và chia nhỏ số lượng cổ
phần năm giữ hoặc gộp lại theo chỉ đạo.
- Chức năng chi trả cổ tức: cuais mỗi năm hoặc cuối mỗi quý, sau khi
thực hiện báo cáo kiểm toán, phần lợi nhuận sau thuế sẽ được bộ phận
kế toán báo cáo với Hội đồng cổ đông và một phần sẽ được chia cho cổ
đông đó chính là cổ tức. Có hai hình thức phân chi a cổ tưc: chia cổ tức
bằng cổ phiếu hoặc chia cổ tức bằng tiền mặt. hình thức chia đó là chia

đều theo tỷ lể quy định được đại hội cổ đông thống nhất. Ví dụ: cổ
đông nắm giữ 100 cổ phần được hưởng 2 cổ phần mới hay tỷ lệ chia là
40% theo mệnh giá,….
II. NHU CẦU TIN HỌC
1. Một số hạn chế của hệ thống cũ
Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công
tác quản lý, mặc dù trong những năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến
bộ đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên với sự phát triển chung
của toàn xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ khai thác
xử lý thông tin trong công tác quản lý Cổ đông tương đối cao, đòi hỏi nhanh
chóng chính xác đầy đủ hơn, chi tiết hơn thì hệ thống hiện tại còn chưa đáp
ứng được và vẫn còn những hạn chế sau:
- Hầu hết các công việc đều làm bằng phương pháp thủ công nên còn
kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
17
- Do cách quản lý hồ sơ thủ công trên giấy tờ nên khi cần bổ sung thì
người quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin không
chính xác, dễ nhầm lẫn.
- Đối với một khối lượng hồ sơ lớn, các công việc lưu trữ , bảo quản bổ
sung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về
vật chất và con người như hệ thống kho lưu trữ, bảo quản. Số lượng cán
bộ làm công tác quản lý nhân sự , thời gian công sức, làm việc nhiều
mà có khi vẫn không đảm bảo yêu cầu.
- Đối với công tác thực hiện chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tức
thực hiện sẽ rất khó khăn và dễ dàng phát sinh nhữ sai sót trong thao
tác thủ công. Vơi những đơn vị có số lượng cổ đông lơn thì gần như
không thể thực hiện được.
b. Giải pháp khắc phục hệ thống cũ
Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ chúng em xin đưa ra

một vài giải pháp sau:
- Thiết kế một chương trình quản lý trên máy tính sẽ giúp chúng ta xử lý
các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, quá trình công tác, quá trình quản lý
lương, báo cáo, thống kê …Việc sử dụng công nghệ thông tin cho các
công việc trên là hết sức cần thiết và có tính ưu việt lớn.
- Tự động hoá các thao tác mà từ trước tới nay phải làm bằng tay.
- Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh.
- Hệ thống đáp ứng được cho các lĩnh vực quản lý lớn.
- Quản lý được nhiều dữ liệu hơn và dữ liệu được lưu an toàn.
- Tìm kiếm và truy xuất thông tin được nhanh chóng.
- Thông tin luôn được đảm bảo chính xác.
- Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
18
III. HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT
Xây dựng một chương trình “Quản lý Cổ đông” nhằm đáp ứng yêu
cầu cấp thiết của người sử dụng và nhu cầu tin học hóa ngày càng cao trong
xã hội là mong muốn của em khi lựa chọn đề tài này.
• Những vấn đề đã giải quyết:
- Quản lý hồ Cổ đông một cách tự động hóa
- Quản lý quá trình lịch sử giao dịch của cổ đông
- Đưa ra các bảng thống kê báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của ban lãnh
đạo trong công ty.
- Đưa ra các phương pháp tìm kiếm thông tin Cổ đông trong công ty.
Tự động tính phí chuyển nhượng, thục hiện chuyển nhượng, thực hiện tách
gộp, chi trả cổ tức, phát hành thêm.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
19
Chương 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CỔ ĐÔNG

Hệ thống quản lý Cổ đông trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trên
xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin, giúp Hội đồng quản trị quản lý
một cách tốt nhất trong toàn bộ hệ thống quản lý Cổ đông. Từ đó tạo điều
kiện thuận lợi cho việc quản lý Cổ đông, giảm bớt thời gian cũng như công
sức để hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng. Vì vậy để quản lý tốt
nhân sự thì cần phải quản lý tốt mọi chức năng. Các chức năng cơ bản của hệ
thống gồm có:
- Chức năng hệ thông: Đây là chức năng thực hiện các công việc liên
quan đến hệ thông như đăng nhập, đăng xuất, cập nhật user, thiết lập
tham số,…
- Chức năng quản lý Hồ sơ: Quản lý thông tin chi tiết về cá nhân, tổ chức
là cổ đông của công ty cổ phần đang quản lý, Quản lý thông tin chi tiết
về tổ chức phát hành hay nói củ thể hơn đó là các công ty cổ phần mà
hệ thống quản lý.
- Chức năng tổng hợp về cổ phiếu và cổ tức: làm các nhiệm vụ nhi in ấn
sổ cổ đông, phát hành, chia thưởng quyền,…
- Chức năng thống kê báo cáo và tìm kiếm
I. Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng sẽ phân rã các chức năng từ đại thể đến chi
tiết, giúp người phân tích viên xác định rõ ràng hơn phạm vi công việc của hệ
thống cần phân tích. Đồng thời, nó cũng giúp phân rõ trách nhiệm, loại trừ
các dư thừa trong mô hình và tránh trùng lặp công việc trong hệ thống hiện
Website: Email : Tel : 0918.775.368
20
tại. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là một trong những mô hình tương đối đơn
giản, dễ hiểu và thân thiện với người sử dụng. Tuy nhiên, thời gian cần thiết
cho việc xây dựng mô hình này không nhiều nhưng rất có ích cho giai đoạn
sau. Một khâu rất quan trọng trong khi xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ
là xác định được chức năng nghiệp vụ.
Chức năng nghiệp vụ là khái niệm dùng để mô tả những công việc cần

thực hiện tương ứng với những công tác nghiệp vụ cần phải hoàn thành. Mỗi
nút trong biểu đồ là một chức năng mức 0 là chức năng lớn nhất khái quát
nhất, sau đó lần lượt là các chức năng con của nó.
1. Phương thức hoạt động của từng chức năng
1. Chức năng quản lý Hồ sơ
Chức năng này có nhiệm vụ chính là quản lý tất cả các thông tin một cách
đầy đủ của hệ thống quản lý, Chức năng cho phép cập nhật thông tin tổ chức
phát hành và các thông tin cơ bản liên quan đến cổ phần:
- Cập nhật Tổ chức phát hành: Có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ Tổ chức
phát hành khi có yêu cầu, cập nhật thông tin vốn điều lệ,…
- Cập nhật hồ sơ cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ theo dõi việc cập
nhật thông tin cổ đông, thêm sửa, bổ xung thông tin về cổ đông ,...
2. Chức năng Cổ phiếu - Cổ tức
Chức năng này có nhiệm vụ chính là cập nhật thông tin cá nhân liên quan
đến cổ đông
- Chuyển nhượng: chức năng này có nhiệm vụ thực hiện chuyển nhượng
khi có yêu cầu từ cổ đông và đã được Chủ tịch HĐQT đã thông qua.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
21
- Sổ cổ đông: chức năng này có nhiệm thục hiên tạo sổ cổ đông cho Cổ
đông sau mỗi lần thực hiện phát hành thêm.
- Phát hành: Thực hiên thao tác phát hành thêm hoặc phát hành mới đối
với tổ chức thực hiện phát hành lần đầu...
- Chi trả cổ tức: Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu hoặc nhận
cổ phiếu thưởng hoặc thực hiện chi trả bằng tiền mặt cho Cổ đông theo
các đợt chi trả cổ tức.
- Tách gộp, thay đổi mệnh giá: mỗi khi có yêu cầu thay đổi mệnh giá
hay tách gộp cổ phần từ ban quản trị, người sử dụng sẽ thục hiên thao
tác trên chức năng này để thực hiện.
3. Chức năng thống kê - báo cáo

Chức năng này có nhiệm vụ đưa ra những thống kê và báo cáo theo yêu
cầu của ban lãnh đạo và nhu cầu công việc của công ty.
- Tỷ lệ sở hữu: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra danh sách người sở
hữu cổ phần cùng tỷ lệ cổ phần tương ứng.
- Danh sách cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra Danh sách đầy
đủ chi tiết thông tin cổ đông hiện hữu.
- Báo cáo thu phí chuyển nhượng: thực hiên tổng hợp báo cáo tình
hình thu phí chuyển nhượng.
- Lịch sử giao dịch: Báo cáo lịch sử giao dịch cua cổ đông theo các điều
kiện lựa chon.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
22
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG
QUẢN LÝ HỒ SƠ
Cập nhật tổ
chức phát hành
CỔ PHIẾU, CỔ TỨC TÌM KIẾM - TRA
CỨU
THỐNG KÊ-BÁO
CÁO
Phát hành
Chi trả cổ tức
Sổ cổ đông
Tìm kiếm Cổ
đông
Danh sách cổ
đông
Câp nhật hồ sơ
cổ đông
Tìm kiếm đợt

phát hành
Lịch sử giao
dịch
Chuyển
nhượng
Hình 1. Mô hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý Cổ đông
Nguyễn Huy Quang Lớp K8A
23
Nguyễn Huy Quang Lớp K8A
24
II. Mô hình luồng dữ liệu
Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có
các mối liên hệ với nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá
trình xử lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và
trình tự thực hiện chúng trong hệ thống.
Để biểu diễn các chức năng ta có một số quy tắc:
- Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữ
liệu các chức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổi
thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ
sung thông tin và tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra
phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi
cho các tiến trình hoặc bộ phận khác. Một chức năng được biểu diễn
bởi một hình tròn hay hình ovan:
- Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của một chức
năng nào đó. Một luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên, trên
đó có viết tên của luồng dữ liệu:
- Kho dữ liệu: Là dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập lần sau. Trong
sơ đồ luồng dữ liệu các kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu hoặc
dưới dạng vật lý các kho dữ liệu này có thể là các tập dữ liệu, các cặp
Website: Email : Tel : 0918.775.368

25
Tên chức năng
Tên
chức năng
Tên luồng dữ liệu