PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG

i
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG
NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG

Giáo viên hướng dẫn:Sinh viên thực hiện:ThS. Ngô Duy ThắngHà Thị
ThuMã sinh viên: 09D190370Lớp: K45S5
HÀ NỘI – 2013
LỜI CẢM ƠN
Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ
thông tin. Việt nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, khai
thác và ứng dụng tin học trên tất cả các lĩnh vực. Do vậy, vấn đề quản lý dựa vào máy
tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Trong đó, quản lý nhân sự là đề
tài đang thu hút được sự quan tâm, chú ý của nhiều người và nhiều doanh nghiệp. Xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt sức người,
sức của, đồng thời nâng cao hiệu của hoạt động kinh doanh. Và cùng với khoảng thời gian
thực tập, tìm hiểu về thực trạng quá trình quản lý nhân sự của Trung tâm Thông tin Khoa
học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích,
thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công
nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương”.
Để hoàn thành được đề tài này, lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn thầy giáo
Ths Ngô Duy Thắng, người đã chỉ bảo, tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên
cứu và thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Thương Mại và đặc biệt em xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy cô trong trường cũng như các thầy cô khoa Hệ thống
Thông tin Kinh tế đã tạo mọi điều kiện cho em tham gia học tập, rèn luyện, trao đổi kiến

thức chuyên môn và thực tế trong suốt quá trình học tập tại trường.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc và toàn thể nhân viên
của Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương đã giúp đỡ
để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập và có cái nhìn thực tế về đề tài khóa luận của mình.
Do thời gian nghiên cứu hạn hẹp, trình độ và khả năng của bản thân còn nhiều hạn
chế, thiếu xót nên bài khóa luận sẽ không tránh được những sai sót. Kính mong các thầy,
cô giáo và Trung tâm chỉ bảo để em hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV: Hà Thị Thu
ii
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1
Trung tâm Thông tin khoa học - công nghệ và Tin học thuộc Sở Khoa học và
Công nghệ Hải Dương được thành lập ngày 18/3/2004 theo Quyết định số
987/2004/QĐ-UB của UBND tỉnh Hải Dương 15
TÀI LIỆU THAM KHẢO 47
iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT Tên Bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Trang
1
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của TTTT KH-CN và TH tỉnh
hải dương
2
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm từ năm 2010
đến năm 2012
3 Hình 2.1 Phương thức quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN và TH

4 Hình 2.2 Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
5 Hình 2.3 Thời gian lập báo cáo
6 Hình 2.4 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự
7 Hình 2.5 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
8 Hình 3.1 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự
9 Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
10 Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
11
Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý hồ
sơ nhân viên
12
Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý
lương
13 Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm
14 Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo
15 Hình 3.8 Mô hình thực thể liên kết
16 Hình 3.9 Lược đồ quan hệ các thực thể
17 Hình 3.10 Mô hình quan hệ
iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Diễn giải
CNTT Công nghệ thông tin
HTTT Hệ thống thông tin
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
UBND ủy ban nhân dân
TTTT KH-CN & TH Trung tâm thông tin khoa học công nghệ và tin học
CSDL Cơ sở dữ liệu
KHCN Khoa học công nghệ
ND 115 Nghị định 115
WLAN Wireless Local Area Network (mạng LAN không dây)

LAN Local Area Network (mạng máy tính cục bộ)
WAN Wide Area Network (mạng diện rộng)
HĐKD Hoạt động kinh doanh
KQHĐ Kết quả hoạt động
HĐLĐ Hợp đồng lao động
DS Danh sách
TT Thông tin
HS Hồ sơ
QĐ Quyết định
CT Công tác
v
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Từ những năm 90 trở lại đây, chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to
lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng như
trong tất cả các doanh nghiệp. Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá
tải thông tin trở thành một gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho
việc ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó và là một quá trình tốn kém rất
nhiều thời gian và công sức cho tất cả mọi người. Ứng dụng công nghệ thông tin do vậy
trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của các doanh
nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các
mặt như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý tài chính kế toán, quản lỷ khách
hàng, tài liệu… Trong đó HTTT quản lý nhân sự đang được các doanh nghiệp quan tâm
khá nhiều.
Ngày nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung và
các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp đều có nhất nhiều nhân viên, số lượng
ngày càng tăng và không ngừng thay đổi. Cho nên việc quản lý nhân sự một cách thủ
công sẽ là vô cùng khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một HTTT quản lý nhân sự sẽ giúp các
nhà quản lý thấy được bức tranh tổng thể về tình hình nhân sự của doanh nghiệp mình,
giúp cho lãnh đạo ra các quyết định điều hành đúng đắn và kịp thời, hơn thế nữa còn giúp

cho công tác quản lý giảm tối đa những sai sót, tiết kiệm thời gian, kinh phí.
Do vậy, trong suốt thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ
và Tin học tỉnh Hải Dương, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống
thông tin quản lý nhân sự cho Trung tâm nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản
lý dữ liệu về nhân sự, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa,
rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, và đang đem lại nhiều lợi ích
thiết thực cho Trung tâm từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo
cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn.
1
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty
VINACONEX 10”. Của tác giả Nguyễn Thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân. Đề
tài đi đến giải quyết vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty,
nhằm giải quyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là
việc quản lý vật tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí. Tuy nhiên,
vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản
lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện.
Đề án chuyên ngành “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng của
công ty TNHH Ngọc Khánh”, của tác giả Nguyễn Bích Ngọc, khoa tin học kinh tế, trường
đại học Kinh Tế Quốc Dân. Đề tài này tác giả thực hiện nhằm xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý kho hàng bao gồm có khách hàng, hàng, nhập hàng, xuất hàng
để tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việc tính sai giá trị hàng hóa,
nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải
qua rất nhiều lần sổ sách và gây chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê,
đồng thời hỗ trợ cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, đề án vẫn
còn một số vấn đề tồn tại như chưa phân tích, đánh giá về thực trạng ứng dụng công nghệ
thông tin một cách toàn diện để từ đó có cơ sở để thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho
hàng cho phù hợp với doanh nghiệp. Hơn nữa, việc thiết kế hệ thống thông tin mới dừng
lại ở việc thiết kế cơ sở dữ liệu, chưa thiết kế giao diện hoàn chỉnh.
Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần

vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa Quản trị hệ
thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính. Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả đã hoàn
thành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán
hàng cho cửa hàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được
nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một hệ thống thông tin phức tạp,
chỉ phù hợp với những công ty có quy mô lớn và đã sử dụng hệ thống thông tin cho công
tác quản lý từ trước.
2
1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Với thực trạng tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải
Dương, tại Trung tâm chưa có hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn
được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công các chứng từ liên quan, dẫn đến những bất cập như:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất
của ban lãnh đạo.
- Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các nhân viên, đòi hỏi
phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí.
- Lưu trữ và tìm kiếm thông tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, bị hạn
chế số người có thể tra cứu thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được
nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
Cho nên mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin
quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải
Dương. Các mục tiêu cụ thể bao gồm:
- Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm.
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin
Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương.
- Phạm vi nghiên cứu: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung

tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương.
1.5 Phương pháp thực hiện đề tài
- Phương pháp thu thập tài liệu
+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban, nhân viên
để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý nhân sự hiện tại và
nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới của Trung tâm.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt
được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Trung tâm…
3
+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, để tìm hiểu tình hình chung về Trung
tâm và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Trung tâm.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và
phân tích thiết kế hệ thống.
- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so
sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công
tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm TT KH-
CN và TH. Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.
Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích
thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài.
- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài:
+ Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ các
form của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm.
+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế các giao diện của hệ thống.
1.6 Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt,
mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, thì bài khóa luận gồm ba phần chính:
PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.
PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC

TỈNH HẢI DƯƠNG.
PHẦN III. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI
DƯƠNG.
4
PHẦN II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NQUẢ LÝ NHÂN SỰ TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI
DƯƠNG
2.1 Cơ sở lý luận chung
2.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự
 Cách thức quản lý nhân sự:
+ Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt
động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách.
+ Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của máy
tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động về
quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính.
 Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự:
- Phân tích công việc:
Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm
vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và
ghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách
làm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công
việc được giao.
- Tuyển dụng:
Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử
dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá.
+ Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc trong
doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau.
+ Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo
tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu.

5
+ Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ
chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắm
vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp.
+ Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá
sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ.
- Đào tạo và phát triển nhân lực:
Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt. Các bước tiến hành thông
thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ
thể; Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp.
Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đánh giá khả năng hoàn thành công việc:
Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quan
trọng trong quản lý nhân sự. Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn,
đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định
không nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp. Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng
công tác, là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên giúp
nhà quản lý trả lương một cách công bằng.
- Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi:
Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất
đối với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản
xuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với
ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt
coi trọng.
- Tương quan nhân sự:
Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trong
quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc
6
2.1.2 Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin tin học hóa là một trong những ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất

các thành tựu của công nghệ thông tin vào một tổ chức.
Tại sao phải phân tích và thiết kế hệ thống thông tin? Đó là vì để có một cái nhìn đầy
đủ, đúng đắn và chính xác về hệ thống thông tin được xây dựng trong tương lai, tránh sai
lầm trong thiết kế và cài đặt, tăng vòng đời của hệ thống, dễ sửa chữa, bổ sung và phát
triển hệ thống trong quá trình sử dụng hoặc khi hệ thống yêu cầu. Và để phân tích và thiết
kế HTTT thì cần có những cơ sở lý luận cũng như hiểu rõ những thuật ngữ trong phân
tích thiết kế HTTT, dưới đây là một số cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin theo hướng chức năng.
2.1.2.1 Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống là bước đầu tiên rất quan trọng cho dự án phát triển phần mềm. Là
quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và xác định các khả năng cải
tiến, phát triển hệ thống. Phân tích hệ thống thông tin gồm có phân tích chức năng (công
cụ sử dụng là sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu) và phân tích dữ liệu (công cụ sử
dụng là mô hình thực thể liên kết). Kết quả của việc phân tích hệ thống là các tài liệu đặc
tả tính năng hệ thống. Các tài liệu này thông thường ở dạng các sơ đồ, biểu đồ,
 Sơ đồ chức năng:
- Khái niệm:
Sơ đồ chức năng là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năng. Cho
phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả
cuối cùng thu được một cây chức năng.
- Thành phần:
+ Các chức năng: được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn (thường là
một động từ).
Tên
+ Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được kí hiệu bằng
đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
7
- Đặc điểm:
• Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính
phân cấp trong cấu trúc phân rã ngày càng chi tiết của các chức năng.

• Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống
làm như thế nào?
• Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng.
• Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức: phần
lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng.
- Một số lưu ý khi xây dựng Sơ đồ chức năng:
• Phân rã từ trên xuống, có thứ bậc.
• Những chức năng có cùng chung một lĩnh vực được đặt chung trong một chức năng
cha.
• Chức năng phải được phát biểu rõ ràng, không gây hiểu lầm giữa các chức năng.
• Kiểm tra lại định nghĩa chức năng với một số người dùng khác nhau để đảm bảo rằng
định nghĩa được hiểu là như nhau.
• Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ (một tiến trình xử lý) hoặc một
nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm nhiệm.
• Xây dựng các chức năng không quá nhiều mức.
• Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi.
• Sơ đồ chức năng có thể trình bày trong nhiều trang, trang một thể hiện mức cao nhất,
sau đó ứng với mỗi chức năng ở trang này sẽ thể hiện trong các trang tiếp theo cho đến
chức năng thấp nhất.
 Sơ đồ luồng dữ liệu (biểu đồ luồng dữ liệu):
- Khái niệm:
Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các
chức năng với môi trường bên ngoài. Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong
các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Và là
biểu đồ mô tả động.
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các
phân tích viên hệ thống:
+ Phân tích: biểu đồ luống dữ liêu được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
8
A

B C D
+ Thiết kế: biểu đồ luồng dữ liệu được dùng để vạch kế hoạch và minh hoa các phương án
cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới.
+ Biểu đạt: biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ
thống và người dùng.
+ Tài liệu: biểu đồ luồng dữ liệu cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách
khá đầy đủ, súc tích, ngắn gọn. Nó còn cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể
về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.
- Thành phần:
 Chức năng xử lý
 Luồng dữ liệu
 Kho dữ liệu
 Tác nhân ngoài
 Tác nhân trong
• Chức năng xử lý:
+ Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình
xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là nó phải
làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung
thông tin hoặc tạo ra thông tin mới.
+ Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van, trong đó có ghi
nhãn (tên) của chức năng.
+ Nhãn (tên) chức năng: phải được dùng là một động từ cộng với bổ ngữ.
• Luồng dữ liệu:
+ Khái niệm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một các năng xử lý. Bởi
vậy, luồng dữ liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biếu đồ.
+ Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có
ghi tên nhãn. Mũi tên để chỉ hướng của luồng dữ liệu (vào/ra).
+ Nhãn (tên) luồng dữ liệu: là danh từ cộng với tính từ nếu cần thiết.

• Kho dữ liệu:

+ Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để
sau đó một hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng.
9
Tên chức
năng
Tên chức
năng
Luồng dữ liệu vào Luồng dữ liệu ra
+ Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay cặp hai đoạn
thẳng song song trên đó có ghi nhãn của kho.
+ Nhãn (tên) khio dữ liệu: là danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết.
• Tác nhân ngoài:
+ Khái niệm: Người ta còn gọi là đối tác, là một người, nhòm người hay tổ chức ở bên
ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao
đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ
thống và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho
hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống.
+ Biểu diễn: bằng hình chữ nhật, có gán nhãn.
+ Nhãn (tên) tác nhân ngoài: được xác định bằng danh từ.
• Tác nhân trong:
+ Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của một hệ thống
được mô tả ở trang khác của biểu đồ.
Tác nhân trong với kí hiệu tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán.
+ Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi
nhãn.
+ Nhãn (tên) tác nhân trong: được biểu diễn bằng động từ kèm theo bổ ngữ.
- Đặc điểm:
+ Các mức diễn tả:
Mức vật lí: mô tả hệ thống làm như thế nào?

Mức khái niệm (logic): mô tả hệ thống làm gì?
+ Hình thức biểu diễn:
10
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
Trong một số tài liệu khác nhau với các phương pháp tiếp cận khác nhau người ta
thường dùng các kí hiệu không hoàn toàn giống nhau. Tuy vậy các thành phần cơ bản
không thay đổi và nó được sử dụng nhất quán trong các quá trình phân tích, thiết kế.
- Một số lưu ý khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
+ Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau.
+ Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý.
+ Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý.
+ Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồng ra.
+ Có thể chia biểu đồ luồng dữ liệu thành các mức: tổng quát, cấp 1, cấp 2,… Trong đó
mức tổng quát (mức ngữ cảnh) được phân rã thành mức cấp 1 (mức đỉnh), mức cấp 1
được phân rã thành mức cấp 2 (dưới đỉnh),…
 Mô hình thực thể liên kết:
- Khái niệm:
Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. Mô hình
thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:
+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan
tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.
+ Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là
bản thân thông tin.
+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tại độc
lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái niệm liên kết
được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể.
+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết số thể
hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác.

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết.
Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộc tính
quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắt buộc thực
thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định.
2.1.2.2 Thiết kế hệ thống thông tin
Thiết kế là giai đoạn tiếp theo của phân tích, nhằm hiểu hệ thống hoạt động như thế
nào. Thiết kế gồm các công việc sau: thiết kế các thủ tục thủ công và các giao diện, thiết
kế cơ sở dữ liệu, thiết kế phần mềm và thiết kế kiểm soát.
11
 Thiết kế các thủ tục thủ công và các giao diện
+ Thủ tục người dùng/chức năng thủ công gồm: Mã hóa thông tin thu thập, kiểm soát và
sửa chữa thông tin, nhập thông tin, kiểm tra tài liệu xuất, phân phối tài liệu xuất.
+ Yêu cầu thiết kế chức năng thủ công:
• Miêu tả nội dung công việc rõ ràng: Mục đích cần đáp ứng yêu cầu của hệ thống, các
bước thực hiện, yêu cầu của mỗi bước.
• Thông tin chính xác, ấn định độ chính xác phải đạt.
• Ấn định mức năng suất cần thiết (gõ phím ít nhất), hướng dẫn mức xử lý khi có sai
sót.
+ Thiết kế các tài liệu xuất:
• Tài liệu xuất: Các bảng biểu thống kê, tổng hợp; Các chứng từ giao dịch (đơn hàng,
hóa đơn, )
• Xác định: Phương tiện (giấy, màn hình, đĩa,…), phương thức: lập tức hay trì hoãn,
dạng tài liệu xuất: có cấu trúc hay không có cấu trúc, cách trình bày (đầu, thân, cuối).
• Yêu cầu: Đủ, chính xác (kiểm tra không nhập nhằng), dễ hiểu, dễ đọc.
+ Thiết kế các màn hình và đơn chọn: giao diện đối thoại giữa người dùng và máy tính:
• Dựa trên yêu cầu của người dùng và việc hiển thị chi tiết về dữ liệu, các dạng hội thoại
thường gồm: Câu lệnh, cân nhắc (máy hỏi hay nhắc, người đáp lại). Đơn chọn (người
dùng chọn một mục trong nhiều mục). Điền mẫu (người dùng điền thông tin vào ô
mẫu trên màn hình). Sử dụng các biểu tượng (icon) để tăng tính trực quan.
• Yêu cầu thiết kế: Vào / ra gần nhau, thông tin thường tối thiểu (cần đâu lấy đấy), sáng

sủa (dễ nhìn, dễ đọc), lệnh phải rành mạch (muốn gì?, làm gì?).
 Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Khái niệm: Thiết kế cơ sở dữ liệu là đưa ra cấu trúc của các đối tượng dữ liệu và mối
quan hệ giữa các đối tượng đó trong cơ sở dữ liệu.
Bất kể độ lớn và tính phức tạp của một CSDL, việc thiết kế một CSDL đều theo các bước
sau:
+ Xác định các thuộc tính
+ Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra
+ Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn
+ Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)
- Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
12
+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn mối quan
hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu.
- Thiết kế CSDL phải dựa vào:
+ Biểu đồ cấu trúc dữ liệu: mô hình quan hệ, mô hình quan hệ thực thể liên kết E-R.
+ Biểu đồ luồn dữ liệu trong đó đặc biệt quan tâm đến kho dữ liệu.
+ Hệ Quản trị CSDL có sẵn: mỗi hệ quản trị CSDL đều có ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu
sẵn.
Khi thiết kế CSDL phải đảm bảo sao cho các dữ liệu phải đủ, không trùng lặp, việc
truy cập đến CSDL phải thuận tiện, tốc độ nhanh.
 Thiết kế phần mềm
Thiết kế phần mềm là công việc đầu tiên của giai đoạn phát triển. Thiết kế tạo ra các
biểu diễn và dữ kiện của hệ thống phần mềm cần xây dựng từ kết quả phân tích yêu cầu
để có thể dễ dàng hiện thực sau đó. Thiết kế tạo ra phương thức và quy trình tương tác
giữa người dùng với hệ thống phần mềm cũng như tương tác giữa các hệ thống khác với

phần mềm.
Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa phải là
cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự.
- Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm:
+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con
+ Các giao diện
+ Các kiểm soát
+ CSDL
- Đầu ra của thiết kế phần mềm:
+ Lược đồ chương trình của mỗi hệ thống con
+ Đặc tả nội dung của từng module trong lược đồ chương trình
+ Phân bổ các module trong lược đồ chương trình thành các chương trình
+ Thiết kế các mẫu thử
 Thiết kế kiểm soát
- Hệ thống cần có các kiểm soát để đảm bảo độ chính xác (giao tác được tiến hành có
chính xác không?, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu cố đúng đắn không?), độ an toàn (không
13
xảy ra mất dù cố ý hay vô tình, chểnh mảng hay rủi ro), độ riêng tư (các quyền truy
nhập được đảm bảo với các loại người dùng khác nhau).
- Thiết kế kiểm soát là việc kiểm tra các thông tin thu thập và thông tin xuất nhằm phát
hiện lỗi và sửa lỗi.
- Thiết kế các kiếm soát với các sự cố làm gián đoạn chương trình: các sự cố làm hỏng
hóc phần cứng, giá mang của tệp có sự cố, hỏng hay lỗi hệ điều hành, lập trình sai,
nhầm thao tác,…
- Thiết kế các kiểm soát đối với sự cố ý xâm hại của con người:
+ Xác định các điểm hở:
Xác định các điểm hở trong hệ thống: Điểm hở là điểm mà tại đó thông tin của hệ
thống có tiềm năng bị thâm nhập bởi những người trong hoặc ngoài tổ chức.
Xác định kiểu đe dọa từ chỗ hở: bao gồm các hành động cố ý như ăn cắp hoặc phá
hoại.

Đánh giá các đe dọa: mức độ cao, vừa, thấp.
+ Thiết kế các kiểm soát cần thiết:
Sau khi đã nắm chắc được mức độ thiệt hại phát sinh từ điểm hở, nhà thiết kế phải
quyết định các kiểm soát vật lý để ngăn cản hoặc làm giảm thiểu thiệt hại này.
+ Các biện pháp bảo mật: Bảo mật vật lí (khóa, báo động). Nhận đạng nhân sự, mật khẩu.
Tạo mật mã (biến đổi dữ liệu từ dạng nhận thức được sang dạng mã). Tường lửa. Phân
biệt riêng tư: Phân biệt quyền truy nhập khác nhau đối với người dùng và cho phép ủy
quyền.
2.2Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin
Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương.
2.2.1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin KH-CN và Tin học tỉnh Hải Dương.
- Loại hình doanh nghiệp: Tổ chức dịch vụ khoa học hoạt động theo ND 115.
Nghị định này quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tài chính và
tài sản, tổ chức và biên chế của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập.
Các tổ chức khoa học và công nghệ thuộc đối tượng áp dụng tại nghị định này là các tổ
chức nghiên cứu khoa học, tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, tổ chức
dịch vụ khoa học và công nghệ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, do
cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập.
+ Tên tổ chức, trụ sở làm việc, giao dịch của Trung tâm.
Tên giao dịch: Trung tâm Thông tin khoa học – công nghệ và Tin học.
Trụ sở chính: 209 Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương.
Giám đốc: Trần Thị Thuận Điện thoại: 0320.3892.436
- Quá trình thành lập và phát triển của Trung tâm:
14
Trung tâm Thông tin khoa học - công nghệ và Tin học thuộc Sở Khoa học và Công
nghệ Hải Dương được thành lập ngày 18/3/2004 theo Quyết định số 987/2004/QĐ-UB
của UBND tỉnh Hải Dương.
Trung tâm được đổi tên tại Quyết định số: 1921/2005/QĐ-UB ngày 09/5/2005 của
UBND tỉnh Hải Dương “Về việc đổi tên Trung tâm Tin học và Thông tin khoa học-công
nghệ thành Trung tâm Thông tin khoa học - công nghệ và Tin học thuộc Sở Khoa học và

Công nghệ Hải Dương”;
Chức năng, nhiệm vụ hiện nay của Trung tâm được quy định tại Quyết định số
3153/QĐ-UBND ngày 13/9/2006 của UBND tỉnh Hải Dương về việc phê duyệt Đề án
“Chuyển đổi Trung tâm Thông tin khoa học-công nghệ và Tin học thuộc Sở Khoa học và
Công nghệ theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm”.
- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm TT KHCN và TH
Nguồn: Tài liệu về Trung tâm TT KHCN và TH năm 2011.
+ Giám đốc Trung tâm - Trần Thị Thuận: Quản lý điều hành mọi hoạt động của trung tâm
theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Sở Khoa học và Công nghệ
tỉnh Hải Dương về các hoạt động của Trung tâm.
+ Phó giám đốc Trung tâm: Giúp Giám đốc quản lý, điều hành công tác nghiên cứu khoa
học, các hoạt động kinh doanh của Trung tâm; chịu trách nhiệm trước pháp luật, Giám
đốc Trung tâm và Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương về lĩnh vực được giao.
+ Phòng Tổng hợp: Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền nhận thông tin của tất cả
các phòng ban thuộc Trung tâm. Thực hiện công tác kế toán hoạt động kinh doanh và tiền
15
GIÁM ĐỐC
Phòng thông
tin KHCN
Phòng tư vấn
đào tạo
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng tổng
hợp
lương của nhân viên, thực hiện công tác quản lý nhân sự của Trung tâm và một số nhiệm
vụ khác.
+ Phòng Thông tin KHCN: Quản lý hệ thống thông tin của Trung tâm, quản trị hệ thống
mạng và quản lý website. Thiết kế logo, nhãn hiệu và các hệ thống mạng tin học cục bộ
không dây WLAN, mạng LAN, WAN, mạng cáp quang.

+ Phòng Tư vấn và đào tạo: Tư vấn các dịch vụ của Trung tâm cho khách hàng, đồng thời
thực hiện các chương trình mở lớp đào tạo đội ngũ nhân viên để bồi dưỡng các kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ.
2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm
- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu:
+ Quảng cáo, giới thiệu kết quả phát triển kinh tế - xã hội và kết quả sản xuất kinh doanh
của 30 đơn vị và doanh nghiệp trên Tạp chí Khoa học, Công nghệ và Môi trường Hải
Dương.
+ Tư vấn: Tư vấn Logo, nhãn hiệu và đại diện đăng ký xác lập quyền sở hữu nhãn hiệu
hàng hoá. Tư vấn, hỗ trợ về đánh giá công nghệ, lượng định giá trị công nghệ. Tư vấn xây
dựng các hệ thống quản lý về tiêu chuẩn - chất lượng, về an toàn bức xạ và hạt nhân theo
quy định của nhà nước.
+ Tư vấn về phát triển mạng vi tính (LAN, WAN) các ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức và cá nhân. Tư vấn về lập hồ sơ mời
thầu, đấu thầu.
+ Thiết kế: Thiết kế Logo, Thiết kế, lắp đặt mạng tin học cục bộ không dây WLAN, lắp
đặt mạng LAN, WAN, mạng cáp quang.
+ Tổ chức dịch vụ cung ứng vật tư, thiết bị, phần mềm ứng dụng, giải pháp công nghệ
thông tin cho các đơn vị, cá nhân theo quy định của Nhà nước và của tỉnh.
- Tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong 3 năm gần nhất.
Bảng 2.1 Kết quả HĐKD của trung tâm từ năm 2010 đến năm 2012
Năm 2010 2011 2012 Tổng
Doanh thu 1.500.000.000 3.000.000.000 3.000.000.000 7.500.000.000
Chi phí 1.050.000.000 2.100.000.000 2.400.000.000 5.550.000.000
16
Lợi nhuận 450.000.000 900.000.000 600.000.000 1.950.000.000
Nguồn: Thống kê KQHĐ của Trung tâm TT KHCN và TH giai đoạn 2009-2012
- Qua các năm hoạt động Trung tâm đã thu được những kết quả nổi bật như sau:
Từng bước tham mưu xây dựng văn bản phục vụ hoạt động của Trung tâm, mạnh dạn
thực hiện các chủ trương mới, từng bước đổi mới và nâng cao chất lượng thông tin khoa

học và công nghệ, thực hiện tốt nhiệm vụ về công nghệ thông tin, mở rộng dịch vụ tư vấn
góp phần tăng nguồn thu sự nghiệp.
Với những thành tích đã đạt được, Chi bộ Đảng của Trung tâm liên tục được công
nhận trong sạch vững mạnh có thành tích tiêu biểu được Đảng uỷ Sở Khoa học và Công
nghệ biểu dương.
Tập thể Trung tâm năm 2005, 2006, 2008 được UBND tỉnh tặng Bằng khen, năm 2007
được UBND tỉnh tặng Cờ đơn vị xuất sắc ngành khoa học và công nghệ. Tạp chí Khoa
học, Công nghệ và Môi trường được Hội Nhà báo Việt Nam tặng Bằng khen vì có thành
tích xuất sắc Hội Báo Xuân Bính Tuất - 2006.
2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Trung tâm
- Kết quả điều tra bằng phỏng vấn về:
+ Phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm:
Qua kết quả thu được từ việc lập 10 phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viên
trong Trung tâm trong thời gian thực tập, với câu hỏi Phương thức quản lý nhân sự tại
Trung tâm là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì Trung
tâm vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công, chưa có một hệ thống thông tin cho
việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Một số
nhân viên thì không rõ là Trung tâm nơi mình làm việc đã có hệ thống thông tin quản lý
nhân sự chưa, còn một số người thì cho biết Trung tâm có kết hợp giữa phương pháp thủ
công và phần mềm Excel. Tuy nhiên, cô Trần Thị Thuận- Giám đốc Trung tâm cho biết:
hiện tại Trung tâm vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công là chủ yếu. Phần mềm
Excel chỉ lưu trữ những thông tin cơ bản của nhân viên như tên, phòng ban, quê quán,
năm sinh, số lượng nhân viên của Trung tâm.
Hình 2.1 Phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm
17
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
+ Sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự tại Trung tâm:
Với câu hỏi phần mềm được sử dụng trong quản lý nhân sự là gì? Trong số 10 nhân
viên được phỏng vấn thì có 2 nhân viên phân vân không biết Trung tâm mình sử dụng
phần mềm quản lý nhân sự hay không, 6 nhân viên khẳng định là không có sử dụng phần

mềm quản lý nhân sự mà hoàn toàn bằng thủ công, 2 nhân viên khác thì cho rằng Trung
tâm có sử dụng phần mềm Excel để quản lý nhân sự. Kết quả thu được thể hiện qua sơ đồ
sau:
Hình 2.2 Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
18
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
Như vậy, kết quả cho thấy Trung tâm chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự
chuyên dụng. Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự
nhưng đó cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính
lương và lưu trữ một số thông tin cơ bản. Còn về cơ bản thì các công tác quản lý nhân sự
vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ
công như vậy đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời
gian, thông tin và thao tác tính toán dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rất bất
tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhòe…
gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác này nhiều hơn và
tính bảo mật lại không cao.
+ Thời gian lập báo cáo:
Được hỏi về thời gian lập các báo cáo để trình lên cấp lãnh đạo, đa số các nhân
viên được phỏng vấn đều nói rằng phải mất khá nhiều thời gian, công việc ghi chép lại từ
các sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công và người lập báo cáo phải kiểm tra
nhiều lần vì công việc này rất dễ nhập thông tin bị sai lệch, không chính xác hoặc mất
thông tin. Trong số 10 nhân viên được phỏng vấn về vấn đề này, có 7 nhân viên cho biết
phải mất trên 3 tiếng, 2 nhân viên cho biết mất từ 2 đến 3 tiếng và chỉ có một nhân viên
cho rằng công việc này mất dưới 2 tiếng. kết quả được thể hiện qua hình dưới đây:
Hình 2.3 Thời gian lập báo cáo
19
Nguồn: Kết quả xử lý các phiếu điều tra
+ Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm:
Khi được phỏng vấn về mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của các nhân
viên thì có tới 6 nhân viên tỏ ra không hài lòng vì những hạn chế của công tác quản lý

bằng thủ công. Họ cảm thấy công tác này gây mất rất nhiều thời gian, thường xuyên nhầm
lẫn dẫn đến phải làm lại từ đầu để giữ thẩm mỹ và độ tin cậy cho thông tin. Các nhân
viên cho biết mỗi lần bổ sung nhân viên mới hay xóa bỏ nhân viên đã nghỉ việc hoặc
chuyển phòng công tác thường phải viết chèn thêm hay gạch xóa đi và kèm theo bản đính
chính bên cạnh. Điều này khiến mỗi lần xem lại thông tin rất lằng nhằng, khó hiểu và
không khoa học, người trực tiếp làm công việc này thấy căng thẳng, mệt mỏi. Mỗi lần tra
cứu thông tin nhân viên phải tìm rất lâu và công tác tính, ghi và trả lương cũng rất bất
tiện. Có 3 nhân viên thì cho rằng tạm được và 1 nhân viên thì hài lòng vì họ nói là đã
quen với công việc thủ công và ngại tiếp xúc với máy tính. Dưới đây là kết quả được thể
hiện bằng hình vẽ.
Hình 2.4 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự
20