Bài giảng Quản trị doanh nghiệp I Chương 4,5,6

Chương 4: Phân cấp, phân quyền và ủy quyền
Phân cấp
Phân quyền
Ủy quyền
I. Phân cấp
 Đ/n: Phân cấp là quá trình xác lập các vị trí quản trị ở các cấp
quản trị và quy mô quản trị ở mỗi cấp quản trị.
• Ba cấp quản trị: Cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở
• Phân cấp xác lập bộ khung tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Nội dung của phân cấp:

Nội dung của phân cấp:
• Xác định tầm quản trị (số cấp dưới trực tiếp của một nhà quản
trị)
• Số cấp quản trị trung gian
Cấp quản trị và tầm quản trị
• Cấp quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức
Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8
1
11
4
16
64
256
1024
4096
4096
512
64
8

2
3
4
5
6
7
Số nhà quản trị (1 – 6)
1.365
Số nhà quản trị (1 – 4)
585
 Các yếu tố quyết định mức độ phân cấp
• Quy định của pháp luật
• Triết lý quản trị và truyền thống quản trị
• Giá trị của quyết định
• Tầm quan trọng của lĩnh vực quản trị
• Mức độ kiểm soát quyết định
• Nhu cầu ra quyết định
• Trình độ nhà quản trị
• Điều kiện cơ sở vật chất
• …
 Xu hướng phân cấp
 Phân cấp hẹp: Mỗi nhà quản trị có ít cấp dưới trực tiếp và
có nhiều cấp quản trị trung gian
• Ưu điểm: Mỗi nhà quản trị có thể giám sát và kiếm soát
chặt chẽ trong phạm vi của mình.
• Nhược điểm: Chi phí quản lý cao, khoảng cách lớn giữa
cấp quản trị cao nhất và thấp nhất.
 Phân cấp rộng: Mỗi nhà quản trị có nhiều cấp dưới trực
tiếp và có ít cấp quản trị trung gian
• Ưu điểm: giảm được quy mô hệ thống quản trị và chi phí

quản lý
• Nhược điểm: Đòi hỏi nhà quản trị cấp cao có khả năng
kiểm soát và điều phối hoạt động của nhiều bộ phận cấp
dưới.
Xu hướng phân cấp
II. PHÂN QUYỀN
 Quyền hành trong quản trị
 Là năng lực quyết định chỉ huy, khen thưởng, trừng phạt đối với cấp dưới và
trông đợi sự thực hiện của họ
 Các nguồn gốc của quyền hành: Quy định chính thức, phần thưởng, trừng
phạt, trình độ chuyên môn
 Sử dụng quyền hành đối với các thái độ lao động khác nhau:
•
Bắt buộc => dựa dẫm
•
Bắt buộc => dựa dẫm
• Mua chuộc => tính toán
• Kết thân => tích cực
 Bốn điều kiện để thực thi quyền hành đầy đủ:
• Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh
• Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của DN
• Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của cấp dưới
• Cấp dưới có khả năng thực thi mệnh lệnh
Phân quyền là sự phân chia
quyền hành giữa các cấp
quyền hành giữa các cấp
quản trị và giữa các vị trí
quản trị ở từng cấp
Các nguyên tắc phân quyền
22

Phù hợp với
kết quả mong
Phù hợp với
chức năng
33
Phù hợp với cấp
quản trị
44
55
11
kết quả mong
muốn
Tương xứng
quyền hành và
trách nhiệm
Thống nhất
mệnh lệnh
66
Trách nhiệm tuyệt đối
Xu hướng phân quyền
Tập quyền
- Quyền hành tập trung chủ
yếu ở quản trị cấp cao và các
cấp quản trị thấp hơn có ít
quyền hành trong một phạm
Tán quyền
- Quyền hành không tập
trung nhiều vào quản trị cấp
cao và các cấp quản trị thấp
quyền hành trong một phạm

vi hẹp
- Một nhóm nhỏ nhà quản trị
cấp cao đưa ra phần lớn các
quyết định
- Các nhà quản trị cấp trung
gian và cấp cơ sở chủ yếu
giám sát quá trình thực thi các
quyết định do các nhà quản trị
cấp cao đưa ra
cao và các cấp quản trị thấp
hơn được giao nhiều quyền
hành
- Các nhà quản trị cấp cao
giữ quyền ra các quyết định
quan trọng
- Các cấp quản trị thấp hơn
được giao quyền ra các
quyết định nhất định trong
phạm vi quản trị của mình
III. Ủy quyền
 Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền
chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành
tương xứng với trách nhiệm được giao
 Phân biệt phân quyền và ủy quyền:
• Phân quyền: phạm vi toàn doanh nghiệp, gắn với hình thành hệ
thống chức vụ trong doanh nghiệp
•
Ủy quyền: Quan hệ giữa nhà quản trị với cấp dưới trực tiếp
•
Ủy quyền: Quan hệ giữa nhà quản trị với cấp dưới trực tiếp

 Sự cần thiết của ủy quyền
• Giúp cấp trên tập trung vào các công việc quan trọng nhất
• Đào tạo cấp dưới
 Các bước của quy trình ủy quyền
• Bước 1: lựa chọn công việc để ủy quyền
• Bước 2: lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền
• Bước 3: giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệm thực hiện
công việc cho người cấp dưới đã được lựa chọn
•
Bước 4: theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và
•
Bước 4: theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và
trợ giúp khi cần thiết
• Bước 5: đánh giá kết quả thực hiện công việc
 Các điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả
• Xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng
• Xây dựng bản mô tả chức năng và công việc cụ thể
• Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc cụ thể
 Những nguyên tắc thiết yếu trong ủy quyền
• Tin tưởng vào nhân viên
• Cụ thể và rõ ràng
• Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
• Hãy “quản lý”, đừng “làm”
• ủy quyền là một cách dạy kỹ năng
•
Giám sát
•
Giám sát
• Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
• Linh hoạt trong ủy quyền

• ủng hộ nhân viên
• Đúng người đúng việc
Thảo luận chương 4
 Những vấn đề thường nảy sinh trong doanh nghiệp khi ủy
quyền? Cho ví dụ minh họa?
 Nếu bạn là nhân viên, bạn sẽ làm gì khi cấp trên của bạn
hạn chế phân quyền và ủy quyền cho cấp dưới?
 Ưu nhược điểm và điều kiện để thực thi các xu hướng
phân quyền?
phân quyền?
 Có phải phân quyền và ủy quyền sẽ làm giảm mất quyền
hành và uy tín của lãnh đạo cấp trên?
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH
TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
1
TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Bộ môn QTKD, 2011
2.3.1 Thông tin và quá trình truyền đạt
thông tin trong DN
 Thông tin trong quản trị doanh nghiệp
Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận,
được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra
quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
•
Thông
tin
là
phi
vật
chất,

nhưng
nó
luôn
tồn
tại
2
•
Thông
tin
là
phi
vật
chất,
nhưng
nó
luôn
tồn
tại
dưới các vỏ vật chất
• Giá trị sử dụng của thông tin là rất khác biệt ở các
thời điểm khác nhau, và giữa các nhà quản trị
khác nhau
• Thông tin là đối tượng (đầu vào) của nhà quản trị
• Thông tin là công cụ (đầu ra) của nhà quản trị
 Quá trình thông tin:
3
 Vai trò của thông tin
• Thông tin là mạch máu của doanh nghiệp, gắn kết thống nhất các
bộ phận khác nhau của doanh nghiệp
• Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị

• Thông tin là đầu vào và cũng là đầu ra của quá trình ra quyết định
4
 Các yêu cầu đối với thông tin quản trị
• Chính xác
• Kịp thời
• Đầy đủ
• Chính thức
• Hiệu quả
• Bí mật
 Phân loại thông tin quản trị
• Căn cứ vào cấp quản trị: Thông tin xuống
dưới, thông tin lên trên, thông tin chéo
•
Căn cứ vào hình thức truyền tin
: bằng văn
5
•
Căn cứ vào hình thức truyền tin
: bằng văn
bản, bằng lời, thông tin liên lạc không lời
• Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin:
Thông tin chính thức, thông tin không chính
thức
2.3.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
6
Hệ thống thông tin
• Là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết
bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu
nhằm tạo ra thông tin cần thiết cho các nhà quản

trị ra quyết định
2.3.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
7
trị ra quyết định
• Là tập hợp con người, phần cứng, phần mềm dữ
liệu và mạng truyền thông để thực hiện việc thu
thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và quản
lý các hoạt động chuyển hóa các nguồn dữ liệu
thành các sản phẩm thông tin.
Các bước xây dựng hệ thống thông tin nội bộ
• Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
• Bước 2: Xác định nguồn thông tin
•
Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
8
•
Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
• Bước 4: Theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin
Hoàn thiện hệ thống thông tin quản trị
• Thiết lập kênh thông tin rõ ràng
• Tăng cường tính phản hồi thông tin
•
Nhắc nhở
9
•
Nhắc nhở
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
• Đảm bảo thông tin kịp thời
• Biện pháp hạn chế tình trạng quá tải thông tin
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRONG KINH TẾ
• Hệ tin học văn phòng
• Hệ thống xử lý giao dịch
•
Hệ thống thông tin sản xuất
10
•
Hệ thống thông tin sản xuất
• Hệ thống thông tin tài chính và kế toán
• Hệ thống thông tin quản lý nhân lực
• Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra
quyết định