Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt

Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu Viết đầy đủ Ký hiệu Viết đầy đủ
BIDV Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Việt Nam
HĐ-II Hợp đồng in ấn
CMT Chứng minh thư TGNH Tiền gửi ngân hàng
CP Cổ phần TK Tài khoản
GBC Giấy báo có TNHH Trách nhiệm hữu hạn
GBN Giấy báo nợ UBND Ủy ban nhân dân
GTGT Giá trị gia tăng UNC Ủy nhiệm chi
HĐ Hóa đơn VNĐ Việt Nam đồng
HĐKT Hợp đồng kinh tế V/v Về việc
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC BẢNG BIỂU

SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC SƠ ĐỒ
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Kết thúc công trình học tập trên ghế nhà trường, chúng em bước vào một kỳ
thực tập cuối khóa. Đơn vị mà em lựa chon và xin thực tập là Công ty Cổ phần
Quốc tế Sen Việt. Thời gian thực tập tại đây, em đã tìm hiểu thực trạng kế toán tại

Công ty. Trong đó, em đã đi sâu vào tìm hiểu thực trạng kế toán thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp của Công ty. Thực tế cho thấy, ngoài những vấn đề
mà Công ty quan tâm như chi phí, giá vốn, doanh thu, lợi nhuận thì các
nghiệp vụ thanh toán cũng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó thể hiện
mối quan hệ giữa Công ty với các đối tác tiêu thụ và các nhà cung cấp. Tình
hình thanh toán của Công ty không chỉ là mối quan tâm của các bên đối tác
mà còn là mối quan tâm của các nhà đầu tư, các ngân hàng và các tổ chức, cá
nhân muốn có quan hệ hợp tác, kinh doanh, đầu tư với Công ty. Nhận thức
được tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán, em đã tìm hiểu và
nghiên cứu đề “Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại
Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt”.
Nội dung chính của Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba chương:
- Chương I: Đặc điểm và tổ chức thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt.
- Chương II: Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt .
- Chương III: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng, nhà cung
cấp tại
Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt.
Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo
viên hướng dẫn – ThS Hàn Thị Lan Thư, các phòng ban trong Công ty, các CBNV
trong Phòng Kế toán cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành xong bài
báo cáo. Xong do kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo không thể
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
1
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
tránh khỏi những thiếu sót, khuyết điểm. Vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của các thầy cô để báo cáo của em hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN
VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
QUỐC TẾ SEN VIỆT
1.1. Đặc điểm khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Quốc tế
Sen Việt
Nhận thức được rằng, sự chủ động quan hệ hợp tác với các đối tác là
một trong những yếu tố quyết định thành công nên Công ty đã liên tục tìm
kiếm và mở rộng hợp tác quan hệ với các đối tác. Nhờ sự cởi mở và hợp tác
trên quan điểm các bên cùng có lợi nên tuy mới thành lập từ năm 2007 nhưng
đến nay Công ty đã có được nhiều sự ủng hộ hợp tác từ các đối tác.
1.1.1. Đặc điểm khách hàng tại Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt.
Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt hoạt động trong lĩnh vực in ấn và
quảng cáo. Trong đó, hoạt động chính của Công ty là in ấn các loại sản phẩm
trên chất liệu giấy. Do đó, khách hàng của Công ty cũng là những Công ty có
nhu cầu in sổ sách, sổ tay, catolog …
Công ty có quan hệ hợp tác với các khách hàng chủ yếu ở miền Bắc
nhưng các Hợp đồng in ấn được ký kết lại trải khắp cả nước. Chính vì vậy
mà Công ty càng nhận được nhiều sự quan tâm và hợp tác từ các khách hàng.
Hiện nay Công ty đang mở rộng tìm kiếm, hợp tác với các khách hàng trong
nước và cả khách hàng nước ngoài.
Công ty phân nhóm khách hàng thương xuyên và khách hàng không
thường xuyên.
* Nhóm khách hàng thường xuyên, khách hàng chính của Công ty:
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
2
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Bảng 1.1: Danh mục những khách hàng chính của Công ty Cổ phần
Quốc tế Sen Việt
STT Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư, hàng
hóa

1
Công ty TNHH
Nhà nước 1 thành
viên công trình
Viettel
VIETTEL Số 1, Giang Văn
Minh, Kim Mã,
Ba Đình, Hà Nội
In ấn sổ hàng năm
cho nhân viên và
tặng khách hàng…
2 Tổng công ty giao
thông vận tải
TEDI
TEDI 278 Tôn Đức
Thắng – Đống Đa
– Hà Nội
In sách và catolo
giới thiệu về các
công trình giao
thông
3 Công ty Cổ phần
Tin học viễn
thông hàng không
AITS
AITS Số 256, Ngõ 97,
Khương Trung,
Thanh Xuân, Hà
Nội
In sổ tay dùng để

tặng khách hàng
4 Tổng công ty hàng
không Vietnam
AIRLINE
Vietnam
AIRLINE
Số 200, Nguyễn
Sơn, Long Biên,
Hà Nội
Làm các quyển
FORM dùng trên
máy bay
5 Công ty tài chính
Than – Khoáng
sản
CMF 58 Trần Nhân
Tông, Hai Bà
Trưng, Hà Nội
In sổ tay giả da cao
cấp và procher
6
Văn phòng chính
phủ
218, Đội Cấn, Ba
Đình, Hà Nội
Làm sổ văn phòng
(Nguồn: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt)
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
3
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành

* Nhóm khách hàng không thường xuyên của Công ty:
+ Công ty quảng cáo và truyền thông MV CORP (MV CORP)
+ Công ty TNHH TM – DV quảng cáo Niềm Tin Việt ( VIFAT)
+ Công ty CP truyền thông đa phương tiện VINACO (VINACO)
+ Công ty CP in Long Việt ( LONG VIET)
+ Công ty Điện lực Thái Bình (ĐLTB)
………………………………………………
1.1.2. Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt.
Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực in ấn và sản xuất các loại sổ
sách theo yêu cầu nên Công ty có các đối tác cung cấp nguyên liệu, thiết bị
phục vụ cho quá trình in ấn.
Công ty đã tìm kiếm các nhà cung cấp theo hướng tốt nhất với Công ty
về khoảng cách, giá cả, chất lượng…để tạo mối quan hệ thân thiết trong các
hoạt động mua bán. Khi có quan hệ thân thiết và sự hợp tác tin tưởng lẫn nhau
thì Công ty có thể mua chịu được nguyên liệu, thiết bị khi chưa xoay đủ được
vốn hoặc có thể chiếm dụng được một khoản nợ làm vốn đầu tư kinh doanh
sản xuất trong một thời gian cho phép.
Mỗi loại nguyên liệu, thiết bị Công ty lại tìm một nhà cung cấp chuyên
về loại nguyên liệu, thiết bị đó. Cụ thể như sau:
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
4
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Bảng 1.2: Danh mục những nhà cung cấp chính của Công Cổ phần
Quốc tế Sen Việt
STT Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư,
hàng hóa
1
Công ty TNHH TM
và DV Việt Hồng
VHO Minh Khai, Hai

Bà Trưng, Hà Nội
Mực in các loại
2 Công ty CP giấy
Thuận Thành
TT Thuận Thành, Bắc
Ninh
Giấy
3 Công ty TNHH Giấy
Phúc Đạt
PDA Quốc Oai, Hà Nội Giấy in
4 Công ty TNHH
Thương mại Hải
Linh
HLI Tây Kết, Hai Bà
Trưng, Hà Nội
Keo dán sổ,
sách
5
Công ty 5P 5P Hoàng Cầu , Hà
Nội
Cung cấp các
loại giấy
Couches in màu
6
Công ty TNHH
Ngọc Châu
NC Tổ 51, P Nghĩa
Tân quận Cầu
Giấy, Hà Nội
Cung cấp giấy

off trắng các
loại
7
Xí nghiệp Nhựa XN 181 Lạc Long
Quân, Tây Hồ, Hà
Nội
Cung cấp da
(Nguồn: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt)
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
5
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
1.2. Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty Cổ
phần Quốc tế Sen Việt.
1.2.1. Đặc điểm thanh toán với khách hàng tại Công Cổ phần Quốc tế Sen
Việt.
* Phương thức thanh toán với khách hàng tại Công ty:
- Khách hàng thanh toán theo 2 lần. Lần đầu là thanh toán tạm ứng 30 -50 %
tổng giá trị hợp đồng, lần 2 sau khi bên mua nhận hàng đầy đủ về số lượng,
đảm bảo quy cách về chất lượng của sản phẩm thì sẽ thanh toán nốt giá trị còn
lại của hợp đồng theo như thời gian quy định trong hợp đồng.
- Đa phần những khoản thanh toán đều có giá trị hợp đồng trên 20 triệu
đồng nên đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
* Chính sách bán hàng tại Công ty:
- Sau khi có các thông tin chính xác về khách hàng cũng như thông tin
về các dự án thì Công ty sẽ tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng in ấn.
- Khi hoàn thành công tác nghiệm thu sản phẩm thì Công ty sẽ giao cho
khách hàng Hóa đơn GTGT hợp lệ của nhà nước và các chứng từ có liên
quan.
- Sau khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng thì Công ty phải có trách
nhiệm bảo hành sản phẩm cho khách hàng trong vòng 1 tháng vì đây là sản

phẩm in ấn nên thời gian bảo hành này hợp lý.
* Chính sách tín dụng tại Công ty:
Công ty có chính sách tín dụng thương mại với khách hàng dưới hình
thức cho khách hàng trả sau hay nhận nợ. Chính sách tín dụng thương mại của
Công ty như một hình thức khuyến mại đối với khách hàng, sẽ thu hút được
sự quan tâm của nhiều khách hàng, cải thiện được mối quan hệ với khách
hàng và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
6
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
1.2.2. Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Quốc tế
Sen Việt.
* Phương thức thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty:
- Sau khi ký Hợp đồng mua bán nguyên liệu, hàng hóa thì Công ty sẽ
tạm ứng một phần hoặc trả trước toàn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp bằng
tiền mặt hoặc qua chuyển khoản ngân hàng.
- Với những hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ (dưới 20.000.000 đồng) thì Công
ty sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Với những nhà cung cấp có quan hệ thân thiết thì Công ty có thể hợp
đồng trả chậm , thanh toán qua chuyển khoản Ngân hàng.
* Chính sách tín dụng tại Công ty:
Công ty có quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp nên thường được
hưởng chính sách tín dụng thương mại dưới hình thức mua chịu nguyên liệu.
Khi đó Công ty sẽ tận dụng việc mua chịu như một nguồn tài trợ ngắn hạn và
có thể hưởng lợi từ khoản chiết khấu nếu thanh toán trước thời hạn hoặc có
thể chiếm dụng được một khoản vốn trong một thời hạn cho phép với một chi
phí hợp lý.
1.3. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công
ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt.
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty

được thực hiện chủ yếu bởi Phòng Kế toán, trong đó vai trò quan trọng là Kế toán
trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và TGNH. Bên cạnh đó còn có vai trò
của các bộ phận và cá nhân khác như Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung toàn Công ty, có nhiệm vụ tổ
chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật; chịu trách nhiệm về
toàn bộ công tác kế toán tài chính của đơn vị trong đó có các nghiệp vụ kế
toán thanh toán; kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện công tác kế toán của các
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
7
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
phần hành đảm bảo đúng quy định; kiểm tra và ký xác nhận vào các Giấy đề nghị
thu chi của các bộ phận hoặc Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi do Kế toán tiền
mặt, TGNH lập.
- Kế toán công nợ hay kế toán thanh toán có nhiệm vụ phải theo dõi thường
xuyên, liên tục các khoản phải thu của khách hàng và khoản phải trả nhà cung cấp;
lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ; thực hiện công việc đề nghị thanh toán để
trình Giám đốc duyệt chi thanh toán; theo dõi các khoản thu chi của Công ty; đối
chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Kế toán viên phụ trách mảng kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng có
nhiệm vụ đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu chi; theo dõi các khoản thu, chi, tồn
quỹ tiền mặt, các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt; tiến hành các nghiệp vụ giao
dịch với ngân hàng.
Kế toán công nợ và Kế toán tiền mặt, TGNH trực tiếp liên quan tới công tác
giao dịch, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Kế
toán tổng hợp kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán
trong Công ty, trong đó có kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
- Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ đặt ra các chỉ tiêu tháng, quý, năm, xây
dựng phương án kinh doanh. Đồng thời, tìm nguồn khách hàng để ký kết hợp đồng
mua bán, hợp đồng giao nhận sản phẩm, giao dịch đàm phán với đối tác.
- Phòng Thiết kế có nhiệm vụ thiết lập các mẫu mã theo đúng yêu cầu của

đối tác. Luôn sáng tạo và kiếm tìm ý tưởng để làm hài lòng khách hàng. Đảm bảo
hợp đồng tiến hành đúng quy định, chuẩn mực, chịu trách nhiệm về chất lượng của
các sản phẩm.
Tất cả các công tác thu chi trong Công ty đều phải trình qua Giám đốc xét
duyệt. Các đề nghị thu chi hợp lý, hợp lệ sẽ được xét duyệt; các đề nghị chi không
hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ, bổ sung chứng từ liên quan.
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp của Công ty
luôn được giao dịch, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch tới chứng từ,
sổ sách quản lý, thông suốt từ nhân viên thu mua, các phòng ban liên quan, nhân
viên kế toán chịu trách nhiệm chính tới Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung và
sự xét duyệt của Giám đốc Công ty.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
8
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH
HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ
SEN VIỆT
2.1. Thực trạng thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Quốc
tế Sen Việt.
2.1.1. Chứng từ, thủ tục luân chuyển chứng từ
* Chứng từ sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng mua bán nguyên liệu.
- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty làm căn cứ để
thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
- Giấy đề nghị thanh toán
- Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi
- Giấy báo nợ
- Bản sao kê báo nợ của Ngân hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ

- Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu hàng hóa
- Biên bản giao nhận nguyên liệu hàng hóa
- Phiếu đề nghị mua nguyên liệu hàng hóa…
* Thủ tục luân chuyển chứng từ:
- Với phương thức thanh toán trả trước bằng chuyển khoản qua Ngân hàng:
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
9
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
trả trước bằng chuyển khoản
Lập
Kiểm tra, ký duyệt
+ Khi Phòng Kinh doanh ký kết một hợp đồng in ấn với khách hàng thì
đồng thời Phòng Thiết kế cũng phải soạn thảo ngay một hợp đồng mua bán
nguyên liệu với nhà cung cấp. Phòng Thiết kế giao cho nhân viên thu mua
nguyên liệu viết phiếu đề nghị mua nguyên liệu phục vụ cho hợp đồng trên để
trình lên Giám đốc ký duyệt.
+ Sau khi hợp đồng mua bán nguyên liệu, phiếu đề nghị mua nguyên liệu
được ký duyệt thì nhân viên thu mua sẽ viết giấy đề nghị thanh toán.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
HĐ GTGT
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
Thiết
kế
Đề nghị chi ( Hợp đồng
mua bán, Phiếu đề nghị
mua nguyên liệu, Giấy

đề nghị thanh toán…)
Giấy đề
nghị
thanh
toán
Phiếu đề
nghị mua
nguyên
liệu
UNC
Kế toán
trưởng
Nhân viên
thu mua
Kế toán
ngân hàng
Giám đốc
Hợp
đồng
mua
bán
Ngân hàngNhà cung
cấp
Biên nghiệm thu
sản phẩm, biên bản
bàn giao…
10
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
+ Kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị chi với những chứng từ kèm theo như:
Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán, Phiếu đề nghị mua nguyên

liệu… và đối chiếu các chứng từ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ; sau đó
chuyển cho Kế toán trưởng xem xét.
+ Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào giấy đề nghị thanh toán và các
chứng từ liên quan sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt.
+ Khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán ngân hàng lập “Ủy nhiệm
chi” chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt.
+ Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, Kế toán ngân hàng sẽ nộp “Ủy nhiệm
chi” cho Ngân hàng. Kế toán ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết
tiền gửi Ngân hàng và Nhật ký chi tiền. Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ ứng
trước tiền hàng vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
+ Sau khi xác nhận tiền đã chuyển vào tài khoản, nhà cung cấp sẽ giao
hàng kèm hóa đơn chứng từ (Hóa đơn GTGT )
+ Sau khi kiểm nghiệm nguyên liệu, đại diện hai bên ký “Biên bản bàn
giao nguyên vật liệu”. Nguyên vật liệu sau đó sẽ được nhập kho kèm theo
“Phiếu nhập kho” hoặc đưa thẳng tới khu sản xuất để tiến hành sản xuất kèm
theo “Biên bản bàn giao nguyên liệu sử dụng trong in ấn”. Kế toán công nợ
ghi giao nhận hàng với người bán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Với phương thức thanh toán trả ngay bằng tiền mặt (áp dụng với các hóa
đơn mua hàng nhỏ lẻ, dưới 20.000.000 đồng):
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
11
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
ngay bằng tiền mặt
Lập
Kiểm tra, ký duyệt
+ Khi tiếp nhận đề nghị chi, Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và
đề nghị chi rồi chuyển cho Kế toán trưởng xem xét. Kế toán trưởng kiểm tra
lại và ký vào “Đề nghị thanh toán” và các chứng từ liên quan, sau đó trình lên
Giám đốc phê duyệt.

+ Khi đề nghị chi được phê duyệt , Kế toán tiền mặt lập và in “Phiếu
chi” rồi chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho Thủ quỹ.
+ Thủ quỹ phải:
• Kiểm tra số tiền, nội dung ghi trên “Phiếu chi” có phù hợp với
chứng từ gốc, ngày tháng lập “Phiếu chi” và chữ ký của người có thẩm quyền;
kiểm tra số tiền chi ra có chính xác để xuất quỹ tiền mặt.
• Người nhận tiền ký vào “Phiếu chi”, Thủ quỹ ký vào “Phiếu chi”
và giao cho người nhận tiền một liên. Sau đó Thủ quỹ căn cứ vào “Phiếu chi”
để ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và giao hai liên còn lại của “Phiếu chi” cho Kế
toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền mặt
và Nhật ký chi tiền.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Thủ quỹ Phiếu chi
Giám đốcKế toán tiền mặt Kế toán trưởng
Đề nghị chi
12
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Với phương thức thanh toán chậm, chuyển khoản qua Ngân hàng:
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ với phương thức thanh toán
chậm bằng chuyển khoản
Lập
Kiểm tra, ký duyệt
+ Khi có chứng từ mua hàng (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT do
nhà cung cấp giao…) thì Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ mua hàng chưa
thanh toán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
+ Sau khi tiếp nhận đề nghị chi với những chứng từ kèm theo như:
Giấy đề nghị thanh toán, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT do nhà cung
cấp giao… Kế toán Ngân hàng đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi rồi
chuyển cho Kế toán trưởng xem xét. Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào
“Đề nghị thanh toán” và các chứng từ liên quan, sau đó trình lên Giám đốc

phê duyệt.
+ Khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán ngân hàng lập “Ủy nhiệm
chi” chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt rồi nộp “Ủy nhiệm chi” cho Ngân
hàng để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Nhà cung
cấp
Ngân hàng
UNC
Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng Giám đốc
Đề nghị chi
13
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
+ Kế toán ngân hàng ghi nghiệp vụ chi tiền vào Sổ chi tiết tiền gửi
Ngân hàng và Nhật ký chi tiền; Kế toán công nợ ghi nghiệp vụ thanh toán với
người bán vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần
Quốc tế Sen Việt .
* Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết:
- Mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi chi tiết theo từng
người bán.
- Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên thì theo dõi riêng
trên một tờ Sổ chi tiết.
- Đối với những người bán ít có quan hệ thì theo dõi chung trên một tờ
Sổ chi tiết.
* Các Sổ kế toán chi tiết sử dụng:
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.
* Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết:
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp

Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Từ những chứng từ kế toán như Hóa đơn, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi,
Giấy báo Nợ, Kế toán thanh toán sẽ lập Sổ chi tiết thanh toán. Cuối kỳ, từ các
Sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
Chứng từ kế
toán
Sổ chi tiết thanh toán
với người bán
Bảng tổng hợp
thanh toán với
người bán
14
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
* Ví dụ minh họa hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán với nhà cung
cấp tại Công ty:
Ví dụ 1: Công ty mua hàng trả chậm qua chuyển khoản:
+ Ngày 25/11/2011 mua mực in của Công ty TNHH Thương mại và
dịch vụ Việt Hồng theo Hóa đơn GTGT số 052693. Giá mua chưa thuế
36.550.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10% (Biểu mẫu 2.1). Mực in được
nhập kho theo Phiếu nhập kho số 00673 (Biểu mẫu 2.2).
+ Ngày 1/12/2011 chuyển khoản thanh toán Hóa đơn số 052693 cho
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Việt Hồng (Biểu mẫu 2.3 và 2.7)
Khi mua hàng, nhà cung cấp sẽ giao cho Công ty Hóa đơn GTGT liên 2
để làm căn cứ thanh toán tiền hàng. Nguyên liệu khi được giao nhận sẽ được
chuyển thẳng tới khu sản xuất kèm theo Biên bản bàn giao nguyên liệu sử
dụng cho sản xuất hoặc nhập kho kèm theo “Phiếu nhập kho”.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
15

Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT HỒNG
Địa chỉ: Số 10/651 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mã số thuế: 0101255283
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số:01GTKT3/001
Ngày 25 tháng 11 năm 2011 Số: 052693
Họ tên người mua hàng:…………………………………………………
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt .
Mã số thuế:
Địa chỉ: P204, Nhà A4, Làng quốc tế Thăng Long,P. Dịch Vọng, Q. Cầu
Giấy, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản: 12482000070980
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 (5) = (3)*(4)
01 Mực in Kg 170.000 215.000 36.550.000
Cộng tiền hàng: 36.550.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.655.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 40.205.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi triệu hai trăm linh lăm nghìn đồng .
Người mua hàng Người bán hàng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23

0 1 4 4 2 3 8
90 1
16
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Biểu mẫu 2.2: Phiếu nhập kho
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Đơn vị: ……
Địa chỉ:…………………
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 11 năm 2011 Nợ: TK 152
Số:00673 Có: TK 331
Họ và tên người giao: Ngô Văn Hải
Theo HĐ GTGT số 052693 ngày 25 tháng 11 năm 2011 của Công ty TNHH
Thương Mại và dịch vụ Việt Hồng
Nhập tại kho: Nguyên liệu
Địa điểm: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Chứng
từ

Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
01 Mực in kg 170 170 215.000 36.550.000


Cộng
36.550.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi sáu triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………………
Ngày 25 tháng 11 năm 2011
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi tiếp nhận đề nghị thanh toán từ Phòng Kinh doanh hoặc Phòng Thi
công với những chứng từ kèm theo như Giầy đề nghị thanh toán, Hợp đồng
mua bán, Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp thì Kế toán Ngân hàng lập Ủy
nhiệm chi.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
17
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Biểu mẫu 2.3: Ủy nhiệm chi
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
BIDV ỦY NHIỆM CHI Số:…………
PAYMENT ORDER Ngày:……….
Số tiền bằng số: 40.205.000 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Bốn mươi triệu hai trăm linh năm nghìn
đồng.
Nội dung: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693 ngày 25
tháng 11 năm 2011 cho Công ty TNHH TM và DV
Việt Hồng

Phí Ngân
hàng
Đơn vị/Người yêu cầu: Công ty Cổ
phần Quốc tế Sen Việt
Số CMT:……………………………
Ngày cấp:……… Nơi cấp:……….
Số Tài khoản: 12482000070980
Tại Ngân hàng: BIDV chi nhánh
Thanh Xuân
Đơn vị/Người hưởng: Công ty
TNHH TM và DV Việt Hồng
Số CMT:……………………………
Ngày cấp:……… Nơi cấp:……….
Số Tài khoản: 15110000090870
Tại Ngân hàng: BIDV chi nhánh
Thành Đô
Kế toán trưởng Chủ tài khoản
(ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
Ngân hàng gửi
Giao dịch viên Kiểm soát
(ký, đóng dấu)
Ngân hàng nhận
Giao dịch viên Kiểm soát
(ký, đóng dấu)

Giấy báo nợ do Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản (Ngân hàng Đầu tư
và phát triển Việt Nam BIDV) gửi tới Công ty sau khi đã thực hiện chuyển
khoản thanh toán với nhà cung cấp theo Ủy nhiệm chi của Công ty. Ngoài
chứng từ là Ủy nhiệm chi và Giấy báo nợ thì Công ty còn có Sổ phụ ngân
hàng và Bản sao kê của Ngân hàng để kiểm tra, quản lý lượng tiền gửi ngân

hàng và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
18
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Biểu mẫu 2.4: Giấy báo nợ
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
BIDV GIẤY BÁO NỢ
Ngày 01 tháng 12 năm 2011
Tài khoản nợ: Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt
Tài khoản có: Công ty TNHH TM và DV Việt Hồng
Số tiền bằng số: 40.205.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Bốn mươi triệu hai trăm linh năm nghìn đồng.
Trích yếu: Thanh toán Hóa đơn GTGT số 052693.
Người lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ 2: Thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Ngày 14/12/2011 mua keo 502 của Công ty TNHH Thương mại Hải
Linh theo Hóa đơn GTGT số 01673 với tổng giá thanh toán 10.020.000 đồng
(thuế suất thuế GTGT 10%), đã thanh toán ngay bằng tiền mặt; xăng dầu
được đưa thẳng tới xưởng sản xuất để phục vụ quá trình sản xuất. Kế toán
định khoản:
Nợ TK 154: 9.109.091
Nợ TK 133: 910.909
Có TK 111: 10.020.000
Anh Nguyễn Hải Nam, nhân viên Phòng Thiết kế - sản xuất viết giấy
đề nghị thanh toán yêu cầu chi tiền mặt để mua keo dán sách chuyển tới
xưởng sản xuất. Sau khi đề nghị chi được phê duyệt thì Kế toán tiền mặt lập
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
19
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Phiếu chi (Biểu mẫu 2.6)
Biểu mẫu 2.5: Giấy đề nghị thanh toán
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 14 tháng 12 năm 2011
Kính gửi: Phòng Kế toán đồng kính gửi Giám đốc Công ty Cổ phần Quốc tế
Sen Việt
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Hải Nam
Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng Thiết kế - sản xuất
Nội dung thanh toán: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.
Số tiền: 10.020.000 đồng
(Viết bằng chữ: Mười triệu không trăm hai mươi nghìn đồng).
Kèm theo…….chứng từ gốc.
Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu chi được lập thành ba liên với đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng,
Kế toán tiền mặt, thủ quỹ và người nhận tiền.Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi
ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và giao một liên cho người nhận tiền, hai liên còn lại
giao cho Kế toán tiền mặt.
Biểu mẫu 2.6: Phiếu chi
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Đơn vị:……………………………
Địa chỉ:……………………………
Mẫu số: S13 – DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
20
Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Ngày 14 tháng 12 năm 2011 Số:0056
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Hải Nam
Địa chỉ: Phòng Thiết kế - sản xuất
Lý do chi: Mua keo dán sách chuyển tới xưởng sản xuất.
Số tiền: 10.020.000 đồng
(Viết bằng chữ: Mười triệu không trăm hai mươi nghìn đồng).
Kèm theo…….chứng từ gốc.
Giám đốc Thủ quỹ Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười triệ không trăm hai mươi nghìn
đồng.
* Sau khi có các chứng từ kế toán trên thì Kế toán thanh toán sẽ tiến
hành ghi Sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi người bán được
ghi vào một tờ sổ kế toán chi tiết, với những người bán ít có quan hệ thì ghi
chung vào một tờ sổ chi tiết. Cuối kỳ, từ các Sổ chi tiết thanh toán với người
bán, kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán.
2.1.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần
Quốc tế Sen Việt.
* Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 331 – “Phải trả cho người bán” để phản ánh các
khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán nợ giữa Công ty với người bán vật
tư, hàng hóa và người cung cấp dịch vụ.
TK 331 được chi tiết cho từng nhà cung cấp như sau:
SV: Ngô Thị Uyên Lớp: KTTH 22.23
21