đề tài quản lý ký túc xá đại học hàng hải

Trang1
LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tại trường Đại Học Hàng Hải,với sự hướng dẫn
nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với sự cố gắng của nhóm, chúng em đã
học hỏi được nhiều bài học và kinh nghiệm quý báu, giúp nhóm em hiểu sâu
hơn về công tác quản lý ký túc xá sinh viên trường Hàng Hải .Trong thời gian
tìm hiểu tại Ký túc xá trường Hàng Hải, nhóm em đã được hướng dẫn tìm
hiểu về công tác quản lý ký túc xá cũng như quá trình xử lýsinh viên. Nhóm
em đã hiểu thêm công tác quản lý ký túc xá thông qua quá trình khảo sát. Sự
giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng
ban tại trường Đại học Hàng Hải đã tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm em hoàn
thành bài tập lớn này. Do trình độ và thời gian có hạn nên chắc chắn không
thể không tránh khỏi những thiếu sót.Nhóm em rất mong được sự hướng dẫn
của các thầy cô và những người làm công tác quản lý ký túc xá để bài tập lớn
này của nhóm em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Nhóm trưởng
Vũ Thi Oanh

Trang2
PHẦN I
KHÁO SÁT CÔNG VIỆC QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI
I. Nhiệm vụ
Đề tài:
Phân tích hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên
trường Đại học Hàng Hải Việt Nam.
1.Đặt vấn đề:
Hiện nay, mọi người rất chú trọng tới việc học tập và nâng cao trình độ
học vấn,bồi dưỡng kiến thức. Thành phố Hải Phòng cũng là nơi tập trung

nhiều sinh viên ở các tỉnh thành về học tập. Do đó khi là các sinh viên tỉnh lẻ
về học tập và cư chú lên nhu cầu chỗ ở cho sinh viên ngày càng tăng cao và
trở lên cấp thiết. Từ đó các sinh viên ở các trường thường hay xin vào kí túc
xá do ở trong kí túc xá thì an ninh, tiền phòng không quá đắt và mô hình học
tập sinh hoạt tốt nên quá trình quản lý kí túc xá (không sử dụng công nghệ
thông tin) gặp rất nhiều khó khăn. Xuất phát từ nhu cầu đó, nhóm chúng em
làm đồ án “ phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá” nhằm phần nào giúp
ban quản lý kí túc xá dễ dàng hơn trong quá trình quản lý sinh viên.
Đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá được khảo sát tại kí túc xá
của trường Đại học Hàng Hải Việt Nam.
2.Mục tiêu:
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm tin học hóa việc
quản lý sinh viên, tạo mối quan hệ mật thiết giữa sinh viên và nhà trường.
3.Khảo sát thực tế và xác lập dự án:
Ban quản lý KTX có nhiệm vụ điều hành các hoạt động của KTX bao gồm:
Việc xét cho sinh viên vào ở KTX.
Việc xét cho sinh viên ra khỏi KTX.
Quản lý các hoạt động rèn luyện của sinh viên trong quá trình ở KTX.
Trang3
Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của KTX.
Thu các khoản phí của sinh viên (như là tiền phòng, tiền điện, tiền
nước).
Sinh viên có trách nhiệm thực hiện các quy định về nội quy ở KTX và
chịu sự chỉ đạo của ban quản lý và các quản sinh thuộc khu KTX.
+Cơ sở vật chất :
Để phục vụ cho quá trình quản lý KTX thì ban quản lý được trang bị 2
phòng dành cho Trưởng ban, Phó ban và một máy tính để bàn. Trong đó mỗi
nhà thì có một phòng để Quản sinh và Sinh viên trực nhà.
KTX gồm 2 dãy nhà cao tầng A1 và A2. Các nhà được trang bị hệ
thống bóng đèn compact ở hành lang. Các tầng được trang bị hệ thống phòng

cháy chữa cháy. Các phòng được trang bị 6 bóng đèn, 1 đồng hồ nước, 1 đồng
hồ điện, 4 giường tầng và dát, 1 tủ đựng đồ, 1 giá phơi quần áo, 1giá giầy và
vòi nước.
+Quyền lợi và trách nhiệm của sinh viên nội trú:
_ Quyền lợi đối với sinh viên nội trú
Sinh viên nội trú được quyền ăn, ở, tự học, sinh hoạt theo qui định nội
trú đã ký với trưởng ban KTX.
Sinh viên được quyền sử dụng các trang thiết bị do khu nội trú cung
cấp để phục vụ cho việc ăn, ở, tự học, sinh hoạt.
Sinh viên được quyền tham gia các hoạt động phục vụ đời sống văn
hóa, tinh thần do khu nội trú tổ chức.
_ Trách nhiệm của sinh viên nội trú
Làm các thủ tục đăng ký ở nội trú, đăng ký tạm trú, tạm vắng theo
hướng dẫn của ban quản lý KTX sau khi vào nội trú, đóng các loại tiền theo
qui định.
Chấp hành nghiêm túc nội qui ra vào khu nội trú, chấp hành hình thức
sinh hoạt và học tập trong ngàytừ 5h – 22h30, giờ giấc ngủ nghỉ ban đêm từ
22h30 – 5h.
Trang4
Tích cực tham gia giải quyết các trường hợp bất thường xảy ra trong
khu KTX như hỏa hoạn, rủi ro,…
Có nhiệm vụ tham gia trực đảm bảo an ninh chung, trực nhà lao động,
vệ sinh chung theo kế hoạch chung của nhà trường và ban quản lý KTX, tích
cực đấu tranh tố giác tội phạm đặc biệt là ăn cắp ăn trộm.
Sinh viên ở nội trú phải chịu sự giám sát kiểm tra của KTX và không tự
ý cải tạo sủa chữa phòng ở có trách nhiệm đền bù mất mát do mình gây ra đối
với trang thiết bị của KTX.
+Quản lý sinh viên trong khu ký túc xá:
Nếu là sinh viên mới nhập học và học ngành Điều khiển tàu biển hay
Khai thác máy tàu biển thì sinh viên bắt buộc phải ở trong KTX 1 năm đầu.

Sinh viên làm phiếu đăng ký nội trú gửi đến quản sinh của khoa.
Khi sinh viên có nhu cầu vào ở trong khu KTX thì sinh viên làm hồ sơ
gồm: phiếu đăng ký nội trú, thẻ sinh viên, sổ ưu tiên (nếu có) rồi gửi đến ban
quản lý KTX. Sau đó ban quản lý KTX xét duyệt các hồ sơ theo thứ tự ưu tiên
như sau:
Sinh viên thương binh, con thương binh, con liệt sỹ, con bệnh binh xếp
hạng.
Sinh viên là người dân tộc, người có hộ khẩu thường trú khu vực I.
Sinh viên có gia đình khó khăn theo qui định chính phủ, sinh viên có hộ
khẩu ngoài Hải Phòng.
Sinh viên có thành tích trong học tập, công tác đoàn thể, xã hội.
Sinh viên nộp hồ sơ sớm nhất.
Ban quản lý KTX sẽ xét lần lượt như vậy cho đến khi hết phòng trống.
Trang5
Hình 1.1. Phiếu đăng ký nội trú
Ban quản lý KTX sẽ lưu trữ hồ sơ của sinh viên gồm: mã sinh viên, tên
sinh viên, ngày sinh, địa chỉ, lớp, khoa, số phòng, dãy nhà.
Trong thời gian sinh viên ở KTX thì sinh viên phải chấp hành theo các
quy định của KTX. Ban quản lý KTX quản lý việc rèn luyện và khen thưởng,
kỷ luật của sinh viên. Nếu sinh viên có nhiều đóng góp tích cực trong công
tác học sinh sinh viên nội trú sẽ được khen thưởng. Còn nếu sinh viên vi
phạm qui chế học sinh sinh viên nội trú tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỉ luật
theo khung kỉ luật.
STT Nội dung
Mức độ xử lý
Ghi chú
Khiển trách Cảnh cáo
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Làm hỏng tài sản Tuỳ theo mức độ vi phạm,
Trang6

khu nội trú
xử lý từ khiển trách đến
buộc thôi học và phải bồi
thường thiệt hại
2
Di chuyển tài
sản KNT trái với
quy định
1 lần 2 lần
Chuyển trả tài sản lại nơi
cũ.
3
Trộm cắp tài sản
vủa KNT và cá
nhân
1 lần 2 lần
Lập biển bản xử lý theo
Quy chế công tác HSSV
4
Tự động thay đổi
chỗ ở
1 lần 2 lần
Lập biển bản xử lý theo
Quy chế công tác HSSV
5
Uống rượu, bia
trong phòng ở
1 lần 2 lần
Lập biển bản xử lý theo
Quy chế công tác HSSV

6
Gây ồn ào, mất
trật tự
1 lần 2 lần
Tuỳ theo mức độ vi phạm,
sẽ xử lý
7 Đánh nhau 1 lần 2 lần
8
Đánh nhau gây
thương tích
1 lần
Lập biển bản xử lý theo
Quy chế công tác HSSV
9
Đánh bài trong
giờ tự học tại
KNT
1 lần 2 lần
Xử lý theo Quy chế công
tác HSSV
10
Đánh bài ăn tiền
dưới mọi hình
thức
1 lần
Lập biển bản xử lý theo
Quy chế công tác HSSV
11
Tàng trữ, sử
dụng ma tuý

Xử lý theo quy định hiện
hành
12
Dẫn dắt, chứa
chấp gái mại
dâm
Xử lý theo quy định hiện
hành
13 Tàng trữ vũ khí,
chat nổ, chất
cháy, chat độc,
sản phẩm văn
Xử lý theo quy định hiện
hành
Trang7
hoá đồ truỵ.
14
Chứa chấp kẻ
gian tội phạm.
Đốt pháo trong
khu KNT
Xử lý theo quy định hiện
hành
15
Để người khác
vào ở trái quy
định
1 lần 2 lần
16
Quá hạn đóng

phí nội trú
Quá hạn 1
tháng
không có lý
do chính
đáng
Thông báo cho gia đình
Hình 1.2. Bảng rèn luyện của sinh viên
Khi sinh viên muốn ra khỏi KTX thì sinh viên làm đơn xin ra khỏi
KTX sau đó ban quản lý sẽ xem xét và giải quyết cho sinh viên ra khỏi KTX.
Sau khi sinh viên ra khỏi KTX thì ban quản lý đánh dấu ngày sinh viên đó ra
và cập nhật lại chỗ trống của phòng đó.
Trang8
Hình 1.3. Đơn xin ra khỏi ký túc xá
+ Quản lý cơ sở vật chất và tài sản chung:
Ban quản lý KTX quản lý tất cả những tài sản thuộc về KTX như các
phòng, các bóng điện chiếu sang ngoài hành lang và trong phòng, giường, dát
giường, tủ quần áo, tủ giầy, vòi nước. Ban quản lý sẽ xem xét tình trạng của
các trang thiết bị để có biện pháp thay mới hay sửa chữa. Khi sinh viên vào
phòng thì ban quản lý sẽ bàn giao tài sản cho từng phòng.
Trang9
Hình 1.4. Biên bản giao tài sản
Thêm trang thiết bị
Quản sinh, Nhân viên, Sinh viên viết đơn xin trang bị thêm cơ sở vật
chất. Khi đó Ban quản lý sẽ tiến hành xem xét mức độ cần thiết để thay thế
hoặc sửa chữa trang thiết bị và tiến hành lưu thông tin ngày mua, số lượng,
giá, nơi được thay thế, sửa chữa trang thiết bị đó.
Sửa chữa thay thế trang thiết bị
Trang10
Quản sinh, Nhân viên, Sinh viên có phản ánh hay thông báo về tình

trạng hỏng hóc của trang thiết bị. Ban quản lý tiến hành xem xét tình trạng
thực sự của trang thiết bị đó nếu hỏng do sự cố tự nhiên thì sẽ sửa còn nếu
hỏng do lỗi của sinh viên thì sinh viên đó phải chịu trách nhiệm thay mới
hoặc sửa chữa và sẽ chịu hình thức kỷ luật tương ứng.
+Quản lý thu chi:
Khi sinh viên vào ở KTX thì sinh viên phải nộp 200.000 đồng tiền bảo
đảm. Đến khi sinh viên rời khỏi KTX mà không vi phạm lỗi nào thì sinh viên
được nhận lại 200.000 đồng đó. Sinh viên đóng tiền phòng cho ban quản lý
KTX theo kỳ học (5 tháng) một. Một phòng của KTX có 8 giường nếu sinh
viên muốn ở theo giường thì sinh viên phải đóng mức phí là 350.000 đồng/kỳ
(70.000đồng/tháng). Còn nếu sinh viên muốn ở 1 mình 1 phòng thì sinh viên
đóng với mức phí là 2.800.000 đồng/ kỳ (560.000 đồng/ tháng). Khi sinh viên
muốn ở từ 2 đến 7 giường trong 1 phòng thì đóng với mức 350.000 đồng/ kỳ
* số giường.
Tiền điện nước thì sinh viên nộp theo phòng. Quản sinh nhận danh sách
số điện nước từ nhân viên điện nước, tính toán tiền điện nước của từng phòng
rồi đến từng phòng thu. Tiền điện được tính như sau: nếu dưới 20 số thì mức
phí là 2.000 đồng/số còn từ 20 số trở lên thì 2.500 đồng/số. Tiền nước là
10.000 đồng/khối.
Sinh viên ở trong khu KTX tháng nào thì sẽ thu tiền điện, nước tháng
đó.
Trang11
PHẦN II
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

I.Sơ đồ phân dã chức năng:
Theo các chức năng, nghiệp vụ hiện tại của việc quản lý kí túc xá thì hệ
thống mới có chức năng xử lý chính như sau:
1. Quản lý phòng.
- Cập nhât tòa nhà.

- Cập nhật tầng.
- Cập nhật phòng.
- Cập nhật tài sản phòng.
2. Quản lý sinh viên.
- Cập nhật thông tin sinh viên.
- Xếp phòng.
- Chuyển phòng.
- Rời kí túc xá.
3. Quản lý thu chi.
- Cập nhật phiếu thu.
+ Tiền điện.
+ Tiền nước.
- Cập nhật phiếu phạt.
+ Làm hỏng tài sản.
+ Vi phạm quy chế.
4. Báo cáo thống kê.
- Thống kê tổng số lượng sinh viên.
- Thống kê số sinh viên vào KTX.
- Thống kê số sinh viên ra KTX.
- Thống kê tổng thu.
Trang12
Sơ đồ chức năng hệ thống quản lý kí túc xá:
Trang13
II. Sơ đồ ngữ cảnh:
Quản lý phòng
Bộ phận quản lý.
Sinh viên.
Quản lý kí túc xá của trường
Đại học Hàng Hải.
Yêu cầu

thông tin.
Báo cáo
thống kê.
Thông tin
KTX.
Thông tin
sinh viên.
Thông tin
KTX.
Thông tin
phòng.
Trang14
III.Sơ đồ mức đỉnh:
Chú thích:
1.thông tin sinh viên.
2.thông tin phòng.
3. biên lai tài sản phòng.
4.phiếu thu tiền phòng.
5.phiếu nộp phạt.
6.số lượng sinh viên.
7.số lượng sinh viên vào.
8.số lượng sinh viên ra.
9.tổng thu tiền phòng.
10.tổng thu nộp phạt.
11.phiếu đăng kí nội trú.
12.phiếu xin ra khỏi kí túc xá.
13.khai báo hỏng.mất tài sản.
1
Quản lý sinh
viên.

Quản lý
phòng.
Báo cáo
thống kê.
Quản lý thu
chi.
Sinh viên.
1
4
1
4,5
2,3,
11
6,7,81,13
9,
11,12
10
Trang15
14.thông tin xếp phòng.
15.thông tin chuyển phòng.
16.thông tin rời KTX.
IV. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
1. Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý sinh viên
Chú thích:
1.thông tin sinh viên.
2.lý do dời kí túc xá.
3.thông tin phòng.
4.phiếu thu.
5.phiếu phạt.
Chuyển phòng

Quản lý sinh
viên.
D sinh viên.

Rời kí túc xá. Quản lý thu chi.
1 1
1 12 4,5
3
Trang16
2 sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý phòng.
Chú thích:
1.thông tin phòng.
2.thông tin tầng.
3. thông tin tài sản phòng.
4.quy chế tài sản tòa nhà.
5.thông tin tài sản tầng.
6.thông tin tài sản chung.
Cập nhật phòng.
Cập nhật tòa nhà.
Cập nhật tầng.
D Phòng.
D Tầng.
D kê khai tài
sản.

Quản lý phòng.
1
1,2
2
3

4
5
6
Trang17
3. Sơ đồ múc đỉnh của quản lý thu chi.

Chú thích:
1. thông tin số điên.
2. thông tin số nước.
3. thông tin sinh viên.
4. thông tin phòng.
5. thông tin phiếu thu.
6. thành tiền.
7. thông tin phiếu phạt.
8. tổng tiên điện.
9. tổng tiền nước.
10. làm hỏng tài sản
Trang18
11. làm mất tài sản.
12. vi phạm quy định trong KTX.
Trang19
PHẦN III
THIẾT KẾ HỆ THỐNG DỮ LIỆU
I. Sơ đồ thực thể liên kết:

Trang20
II. Các thực thể và thuộc tính
Các thực thể được cụ thể hóa thành từng bảng như sau:
1. Bảng tbl_sinhvien (bảng sinh viên)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.

MaSV.(PK) Char 10 Mã sinh viên.
TenSV . Nvarchar 50 Tên sinh viên.
MaNganh Char 10 Mã ngành.
Ngayvao Datetime Ngày vào KTX.
Sodienthoai Numeric 15 Số điện thoại
Diachi. Nvarchar 50 Địa chỉ thường trú
Ngaysinh Datetime Ngáy sinh của
sinh viên.
Gioitinh Bit Giới tính.
Maphong Char 10 Mã phòng
2. Bảng tbl_phong (bảng phòng).

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
MaPhong(PK) Char 10 Mã phòng.
TenPhong Nvarchar 50 Tên phòng.
MaSV(FK) Char 10 Mã sinh viên.
MaCSVT(FK) Char. 10 Mã cơ sở vật chất.
Tenkhunha. Nvarchar 50 Tên khu nhà KTX.
Trang21
3.Bảng tbl_CSVC (bảng cở sở vật chất).
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
MaCSVC(PK) Char 10 Mã cơ sở vật chất.
TenCSVC Nvarchar 50 Tên cơ sở vật chất.
TinhTrang Nvarchar 50 Tình trạng CSVC
4.Bảng tbl_hoadon ( bảng hóa đơn)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
MaHD(PK) Char 10 Mã hóa đơn.
MaCSVC(FK) Char 10 Mã cơ sở vật chất
Soluong Int 10 Số lượng
Ngaynhap Datetime Ngày nhập CSVC

Gia Money Giá của CSVC
Thanhtien Money Thành tiền.
5.bảng tbl_VaoKTX (bảng vào kí túc xá)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
Maphieuvao
(PK)
Char 10 Mã phiếu vao
KTX
MaSV(FK) Char 10 Mã sinh viên.
Tenbo(me) Nvarchar 50 Tên bố, mẹ.
Diachi Nvarchr 50 Nơi ở hiện tại.
Sodienthoai Numeric 15 Số điện thoại
NgayvaoKTX Datetime Ngày vào KTX.
Manganh(FK) Char 10 Mã ngành.
6.Bảng tbl_RaKTX (bảng ra kí túc xá)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
Maphieura(PK) Char 10 Mã phiếu ra.
MaSV Char 10 Mã sinh viên.
Lido Nvarchar 50 Lí do rời kí túc xá.
Trang22
Maphong Char 10 Mã phòng.
Ngaynhandon Datetime Ngày nhận đơn
xin ra kí túc xá.
Ngayduyet Datetime Ngày duyệt cho
phép ra kí túc xá.
7.Bảng tbl_nganh(ngành hoc tại trường)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
Manganh(PK) Char 10 Mã ngành
Tennganh Nvarchar 50 Tên ngành.

8.Bảng tbl_thutien ( bảng thu tiền)
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
Maphieuthu(PK) Char 10 Mã phiếu thu tiền.
MaSV(FK) Char 10 Mã sinh viên
Thang Datetime Tháng thu tiền
Sodien Int 5 Số điện
Sonuoc Int 5 Số nước
Thanhtien Money Thành tiền
Tenphong Nvarchar 50 Tên phòng.
9.Bảng tbl_xuphat (bảng xử phạt )
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú.
Maphieuphat(PK) Char 10 Mã phiếu phạt
MaSV(FK) Char 10 Mã sinh viên.
Manganh Char 10 Mã ngành.
Lido Nvarchar 100 Lí do vi phạm.
Hinhthuc Nvarchar 100 Hình thức xử
phạt.
III. Mô hình quan hệ giữa các bảng dữ liệu
Trang23
Trang24
PHẦN IV
THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Sau khi phân tích và thiết kế hệ thống, nhóm em đã chọn ngôn ngữ
Visual Basic.Net để xây dựng chương trình và Microsoft SQL Server để quản
lý cơ sở dữ liệu.
Chương trình được chia thành các thành phần như sau:
- Hệ thống.
- Cập nhật thông tin sinh viên.
- Báo cáo thông kê.
- Tác giả.

Trang25
1.Hệ thống.
2. Cập nhật thông tin sinh viên.