Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý ký túc xá đại học Bách khoa Hà Nội

Mục lục
1
LỜI NÓI ĐẦU
Sự ra đời của CNTT giữ một vai trò vô cùng quan trọng đối với cuộc sống ngày nay.
Trên thế giới cũng như Việt Nam CNTT đã trở thành công nghệ mũi nhọn và là ngành
khoa học kĩ thuât không thể thiếu trong đời sống ngày nay. Hệ thống thông tin cũng như
những hệ thông tin cũng như những hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi được
hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng cho đến khi được thay thế bằng một
hệ thống thông tin khác mạnh hơn và đầy đủ hơn.
Hệ thống “Quản lý kí túc xá” là một hệ thống tuy không quá phức tạp song chứa đựng
nhiều bộ phận và phương thức hoạt động, đòi hỏi phải có sự tìm hiểu kĩ càng và chi tiết.
Trong quá trình lựa chọn đề tài em đã tìm hiểu thực tế và qua sách báo về kí túc xá của
đại học Bách khoa Hà Nội đây là trường đại học lớn có số lương sinh viên ở kí túc đông
và cơ sở vật chất quy mô lớn.
Trong quá trình làm bài tập lớn do thời gian không nhiều và kinh nghiệm còn hạn chế
nên nội dung còn chứa đựng thiếu sót. Em mong được sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy cô
giáo để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn. Qua đây, cho em gửi lời cảm ơn tới cô
giáo Đỗ Thị Mai Hường người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em hoàn thành bài tập
lớn này. Em xin chân thành cảm ơn!
2
Chương I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I: Mục đích phạm vi
1. Mục đích.
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá nhằm tin học hóa việc quản lý sinh
viên. Nhằm quản lí danh sách các sinh viên ở trong kí túc xá và tài sản trong kí túc xá,
tự động cập nhật các khoản phí và lệ phí khi phát sinh của sinh viên, in hóa đơn các
loại phí phát sinh.
2. Phạm vi.
Bài tập lớn thực hiện trong phạm vi ký túc xá trường đại học Bách khoa Hà Nội.
II: Mô tả hiện trạng của hệ thống.
1. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm.

a. Cơ cấu tổ chức.
 Quản lý hợp đồng: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá phải
thực hiện thủ tục đăng ký với tổ công tác sinh viên, bộ phận quản lý hợp
đồng sẽ kiểm tra hồ sơ đăng ký của sinh viên. Nếu hồ sơ được đáp ứng thì
hệ thống sẽ nhập hợp đồng. Khi cần thiết có thể sửa và xóa hợp đồng.
Thông tin hợp đồng gồm: Mã hợp đồng, mã phòng, tên sinh viên, địa chỉ
sinh viên, giới tính, lớp, khoa, ngành, điện thoại, số CMND.
 Quản lý sinh viên: Trong thời gian tạm trú ở ký túc xá bộ phận quản lý sinh
viên sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên. Khi cần thiết có thể
sửa và xóa thông tin về sinh viên.Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinh
viên, tên sinh viên, ngày sinh, địa chỉ sinh viên, giới tính, điện thoại, mô tả
khác.
 Quản lý phòng: Nhập mới thông tin phòng, sửa thông tin phòng, xóa thông
tin phòng. Thông tin về phòng bao gồm: mã phòng, tình trạng phòng, số
lượng sinh viên, khu nhà, mô tả khác.
 Quản lý điện nước: Khi sinh viên ở ký túc xá các phòng sẽ sử dụng điện
nước, hàng tháng bộ phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơn
điện nước của mỗi phòng. Hóa đơn bao gồm các thông tin: số hóa đơn, mã
phòng, ngày lập, tổng tiền. Thông tin điện nước gồm: mã công tơ, mã
phòng, tháng ghi sổ, chỉ số đầu kì, chỉ số cuối kì. Ngoài ra bộ phận này còn
3
phải nhập thông tin điện nước, xóa thông tin điện nước khi có sự thay đổi
mức giá điện nước khi có điều chỉnh.
 Báo cáo thống kê: Lấy thông tin từ các bộ phận khác và có nhiệm vụ thống
kê số lượng hợp đồng, thống kê tình trạng phòng, báo cáo doanh thu để đưa
lên nhà quản lý khi nhận được yêu cầu từ nhà quản lý ký túc xá.
b. Phân công trách nhiệm.
 Quản lý hợp đồng:
o Kiểm tra hồ sơ sinh viên.
o Nhập hợp đồng.

o Sửa hợp đồng.
o Xóa hợp đồng
 Quản lý sinh viên:
o Nhập thông tin sinh viên.
o Sửa thông tin sinh viên.
o Xóa thông tin sinh viên.
 Quản lý phòng:
o Nhập mới thông tin phòng.
o Sửa thông tin phòng.
o Xoá thông tin phòng.
 Quản lý điện nước:
o Nhập thông tin điện nước.
o Sửa thông tin điện nước.
o Xoá thông tin điện nước.
o Lập báo cáo hoá đơn .
 Bộ phận tài vụ:
o Báo cáo doanh thu.
o Thống kê số hợp đồng.
o Thống kê tình trạng phòng
2. Quy tắc xử lý.
a. Quy trình nhận hồ sơ đăng kí và xét duyệt :
Khi sinh viên muốn được ở trong kí túc cần làm hồ sơ đăng kí hồ sơ bao gồm đơn
xin vào ở kí túc xá có xác nhận của nhà trường và hoàn cảnh gia đình có xác nhận của
địa phương. Khi nhận hồ sơ đăng kí của sinh viên bộ phận quản lý có trách nhiệm xét
duyệt kiểm tra tính xác thực và xem xét những sinh viên nào có đủ tiêu chuẩn để vào ở
trong kí túc sau đó lập danh sách các sinh viên đủ tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên gia
4
đình chính sách trước và các gia đình có điều kiện khó khăn sau đó đến các đối tượng
khác.
b. Quy trình kiểm tra và sắp xếp danh sách phòng:

Khi lập danh sách các sinh viên đủ tiêu chuẩn bộ phận quản lý hợp đồng sẽ tiến
hành kiểm tra xem danh sách phòng trống. Xem các phòng còn có thể sắp xếp được
bao nhiêu sinh viên sau đó sắp xếp lần lượt theo danh sách ưu tiên theo thứ tự từ trên
xuống. Sau đó lập danh sách các phòng để quản lý.
c. Quy trình quản lý sinh viên và phòng ở khi sinh viên ở trong kí túc xá.
Bộ phận quản lý thường xuyên kiểm tra danh sách phòng và các sinh viên trong kí
túc xá. In và nộp báo cáo lên Ban quản lý kí túc xá. Bộ phận quản lý điện nước hàng
tháng kiểm tra số điện nước của các phòng ghi lại kết quả và nộp nên bộ phận tài vụ
đồng thời kiểm tra định kì cơ sở vật chất trong kí túc xá in và nộp báo cáo lên ban
quản lý.
d. Quy trình thu phí và lệ phí ở kí túc xá:
Hàng tháng bộ phận tài vụ sẽ gửi hóa đơn hàng tháng đến cho các phòng về lệ phí
ở và tiền điện nước hàng tháng. Khi nhận hóa đơn các sinh viên có trách nhiệm xuống
phòng tài vụ thanh toán hóa đơn trong thời gian quy định và nhận lại biên lai thu tiền.
e. Quy trình trả phòng:
Khi sinh viên không muốn ở trong kí túc xá nữa hoặc với sinh viên ra trường phải
thông báo với ban quản lý kí túc xá. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra cơ
sở vật chất khi sinh viên bàn giao và các khoản phí và lệ phí sinh viên chưa thanh toán
sau đó làm thủ tục để sinh viên rời khỏi kí túc xá. Sau đó xóa tên sinh viên khỏi danh
sách phòng để có thể tiếp nhận sinh viên mới đến.
3. Quy tắc nghiệp vụ.
a. Nhận hồ sơ:
5
- Không nhận hồ sơ của sinh viên không thuộc trường không có xác nhận của
BGH.
- Không nhận nhiều hồ sơ của cùng một sinh viên.
- Không nhận hồ sơ của những sinh viên đã tốt nghiệp
- Nhận hồ sơ của các sinh viên học tại trường các sinh viên mới nhập học và
những sinh viên đang học trong trường.
b. Xét duyệt hồ sơ:

- Ưu tiên xét duyêt các hồ sơ đặc biệt những sinh viên gia đình chính sách và có
hoàn cảnh khó khăn.
- Kiểm tra và loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ.
c. Lập danh sách sinh viên và sắp danh sách phòng:
- Sắp xếp sinh viên nam và nữ vào các phòng riêng.
- Sắp xếp nhứnginh viên mới nhập học vào phòng riêng.
- Thu lệ phí khi sinh viên đến nhận phòng.
d. Trả phòng:
- Chỉ nhận bàn giao phòng của sinh viên khi sinh viên đã thanh toán hết các khoản
phí và lệ phí trong quá trình ở trong kí túc xá.
- Khi xác nhận sinh viên đã thanh toán đủ và bàn giao cơ sở vật chất thì hoàn trả
hồ sơ cho sinh viên.
6
4. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ.
7
III: Các mẫu biểu thu thập được
1. Mẫu đơn dăng kí:
2. Mẫu đơn xác nhận hoàn cảnh gia đình
8
3. Hóa đơn thu tiền điện và tiền nước hàng tháng
9
4. Hóa đơn thu tiền ở và các khoản phụ thu khác
IV: Tổng hợp các hồ sơ và xử lý.
1. Mô tả các hồ sơ.
a. Hợp đồng đăng ký ở.
- Định nghĩa: dùng để cung cung cấp thông tin của sinh viên cho ban quản lý ký
túc xá.
- Cấu trúc, khuôn dạng: kiểu ký tự.
- Loại hình: sơ cấp.
- Số lượng: 2000 sinh viên. (tối đa)

b. Bản ghi số điện:
- Định nghĩa: dùng để ghi số điện hàng tháng của sinh viên.
- Cấu trúc: kiểu ký tự.
- Loại hình: sơ cấp.
- Số lượng: 200 (tối đa)
c. Phiếu kiểm định.
10
- Định nghĩa: dùng để ghi thông số tình trạng của các trang thiết bị trong các
phòng.
- Cấu trúc: kiểu ký tự.
- Loại hình: sơ cấp.
- Số lượng: 200 (tối đa).
d. Hóa đơn.
- Định nghĩa: dùng để ghi các khoản phí phát sinh trong quá trình ở tại ký túc xá.
- Cấu trúc: kiểu ký tự.
- Loại hình: sơ cấp.
- Số lượng: 200 (tối đa)
e. Phiếu xác nhận.
- Định nghĩa: dùng để đưa cho sinh viên xem trước và xác nhận.
- Cấu trúc: kiểu ký tự.
- Loại hình: sơ cấp.
- Số lượng: 1
2. Mô tả các xử lý.
a. Tiếp nhận và xét duyêt hồ sơ đăng ký:
- Điều kiện ban đầu: Sinh viên tới ban quản lý sinh viên nộp hồ sơ đăng ký
- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên
- Thông tin đầu ra: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và các tiêu chuẩn xét duyệt
- Nơi thực hiện: Phòng của ban quản lý
- Tần xuất: Khoảng 50 lượt /ngày
b. Nhận tiền lệ phí khi sinh viên chuyển vào ktx

- Điều kiện ban đầu: Sinh viên đủ tiêu chuẩn vào ở ktx
- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên, danh sách phòng
- Thông tin đầu ra: Số tiền sinh viên nộp cho bộ phận tài vụ
- Nơi thực hiện: phòng tài vụ
- Tần xuất: khoảng 50 lượt /ngày .
c. Giao phòng cho sinh viên.
11
- Điều kiện ban đầu: Sinh viên đủ tiêu chuẩn vào ở ktx và đã nộp đủ các khoản
phí và lệ phí
- Thông tin đầu vào: Hồ sơ sinh viên,danh sách phòng
- Thông tin đầu ra: Danh sách sinh viên ,số phòng
- Nơi thực hiện: Tòa nha ktx
- Tần xuất: khoảng 20 lượt /ngày.
d. Thu tiền điện nước hàng tháng:
- Điều kiện ban đầu: sinh viên đang sống trong các phòng được 1 tháng
- Thông tin đầu vào: hóa đơn điện nước
- Thông tin đầu ra: số tiền sinh viên nộp cho bộ phận tài vụ
- Nơi thực hiện: phòng tài vụ
- Tần xuất: khoảng 20 lượt /ngày
12
V: Đặc tả yêu cầu hệ thống
1. Xác định các chức năng của hệ thống
a. Quản lí và lưu trữ toàn bộ hồ sơ đăng kí ở kí túc xá
b. Xét duyệt các sinh viên đủ tiêu chuẩn ở trong kí túc xá
c. Quản lí danh sách các sinh viên ở trong kí túc xá và tài sản trong kí túc xá
d. Cho phép tìm kiếm tức thời thông tin của một sinh viên hoặc một hồ sơ đăng kí
e. Tự động cập nhật các khoản phí và lệ phí khi phát sinh của sinh viên
f. Tự động tính toán và tổng hợp các khoản phí tiền điện, tiền nước hàng tháng
2. Yêu cầu của hệ thống
a. Yêu cầu thực thi

Hệ thống có thể phục vụ nhiều người tại cùng một thời điểm.
Hệ thống phải đáp ứng việc tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác.
b. Yêu cấu chất lượng phần mềm
Các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm: tính đúng, tính khoa học, tính tin
cậy, tính thích nghi,…
c. Yêu cầu môi trường hoạt động
Phần cứng: Máy tính phải có cấu hình tối thiểu : CPU Pentium III, RAM
128 MB, Ổ cứng 10 GB
Phần mềm: Visual Stadio.Net 2005 ( có thể dùng phiên bản cao hơn), SQL
2000( có thể dùng phiên bản cao hơn)
13
Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG
I: Xây dựng sơ đồ phân dã chức năng.
14
II: Sơ đồ luồng dữ liệu
1. Định nghĩa các kí hiệu sử dụng trong sơ đồ
15
2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.
16
3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1.
17
4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2.
a. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý sinh viên.
b. Sơ đồ luồng giữ liệu hợp đồng.
c. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý phòng
d. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý điện nước.
18
e. Bộ phận tài vụ.
19
III: Đặc tả chức năng chi tiết.

1. Quản lý hợp đồng.
 Đầu vào: Hồ sơ sinh viên
 Thân: Sinh viên nhận kết quả xét tuyển và các phòng nhận danh sách sinh viên
các phòng
 Đầu ra: Kết quả xét tuyển và các phòng sẵn sàng nhận sinh viên.
2. Quản lý phòng.
20
21
3. Bộ phận tài vụ.
22
4. Quản lý sinh viên.
23
Chương III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU
I: Xác định các thực thể, thuộc tính.
Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp dữ liệu trong hệ thống bằng cách gom
nhóm các thông tin xung quanh vật thể
Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể lien kết mở rộng nhằm mô tả thế
giới thực với quan niệm và suy nghĩ của con người. Đây là mô hình có tính hoàn thiện
cao vì nó đơn giản mà thể hiện lượng thông tin lớn nhất và đầy đủ nhất.
Việc xây dựng mô hình nhằm thiết lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ
liệu cần xử lý và cấu trúc toàn hệ thống
Mô hình thực thể mở rộng phát triển trên nền tảng mô hình thực thể với các kiểu
sau?
Các kiểu thuộc tính đa trị: được phép dung kiểu thuộc tính đa trị,nghĩa là kiểu
thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể là một dãy hay một tập các giá trị
đơn
Các kiểu thực thể con: Xuất hiện bởi các yêu cầu khái quát hóa hay chuyên môn
hóa khi phân cấp các sự vật.
Các thực thể và những thuộc tính trong bài quản lý kí túc xá cụ thể như sau:
- Sinh viên:

 Mã sinh viên
 Tên sinh viên
 Điện thoại
 Số CMND
 ….
- Hợp đồng:
 Mã hợp đồng
 Mã sinh viên
 Ngày bắt đầu
24
- Phòng:
 Khu nhà
 Số người
 Tình trạng phòng
- Hóa đơn
 Số hóa đơn
 Ngày lập
 Tổng tiền
- Điện nước
 Mã công tơ
 Tháng ghi số
 Chỉ số đầu
 Chỉ số cuối
25