Thực tập thực tế trong chương trình đào tạo cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng

THUC TÀP THUC
TE
TRONG CHimNG
TRÌNH DÀO TAO
CUT NHÀN
KHOA HOC NGÀNH
LIAJ TRUTHOC VA QUÀN TR)
VÀN
PHÒNG
ThS-
Dào
Dùfc
Thuan
Thirc
làp
thirc
té co vai
irò
vò cùng quan trpng trong qua trình dào
tao cùa bà't eù mot
chuong
trình dào tao
cu
nhàn nào eùa
Truòng
Dai
hoc Khoa hpc Xà bòi
va
Nhàn
vàn.
Dai hpe Quóc

già
Ha
Nói. Vói dàc
ihù
là don vi dào tao mot chuyén ngànb vùa
co
tfnh khoa hpc vùa
co
tinh
nghiép
vii
cao, trong nhiéu nàm qua, Khoa
Liru
trù hoc
va
Quan
iri
vàn phòng dà rà't quan tàm tói boat dòng dào tao này trong qua trình
tó
chùc dào tao cùa mình.
Thòi
lupng
eùa thirc tàp
thue
té trong toàn bp chuong trình dào tao
cìr
nhàn ngành
Liru
trù hpe
va

Quan tri vàn phòng, theo chuong trình
dào
tao
bien
nay dupc xàc dinh là 15 don vi hpc trình trèn tdng so 210
don vi hpc trình (chiém 7%) sinh vién phài tfch
luy
de dupc xem xét
cà'p
bang
cu nhàn khoa hpe
va
dupc chia thành hai dot. Dot 1 (vào nàm
Ihu
Ba)
sinh vién thirc tàp
6
tuàn
(06 don vi hpe trình), dot 2 (vào nàm
M
Tu) sinh vién thuc tàp 10 tuàn (09 don vi hpc trình) vói so mue
dich
chù yéu là:
-
Giùp cho sinh vién
biéu
rò bon
ve
còng tàc còng vàn, già'y tò
va

còng
tàc
luu
trù ó càc co quan
irung
uong
va
dia pbuong.
-
Vàn dung phàn
ly
tbuyét dà hpc
de
giài quyét mot so
vàn
de
cu
the
ve
còng tàc vàn tbu, luu trù
ó
mot
co quan, qua dò sinh vién dupc
rèn
luyén
tay nghé.
'Truòng
Dai hpc Khoa hpc Xà hói
va
Nhàn

vàn.
DHQGHN.
237
- Trong
qua irinh ihuc
tàp lai càc co quan. sinh vién eó diéu kién
tbu thàp nhùng tu
liéu
càn
ihiél de
vièt nién
luàn,
bào
cào
khoa hpc
va
khóa luàn tòt nghiép.
- Càc dpt thuc tàp thuc
le
cùng
là
dip quan trpng de sinh vién hinh
thành tàc phong
va
nàng cao y thùc
làm
viéc eùa
mot
càn bó vàn
phòng sau khi tòt nghiép.

Trong pham vi bài vièt này. chùng tói ehi làp trung phàn tfch
mot
so
vàn
de
eó
lién
quan tói viéc tò chùc thirc làp thuc té cho sinh vién
(he ehfnh quy) chù chua eó diéu kién bàn sàu
ve
nói dung thuc tàp
thuc té cùa sinh vién. Nhùng vàn
de
dupc dua ra phàn tfch là nhùng
ihuàn Ipi va
khó khan co bàn trong
qua
trình
id
chùc
ihire
tàp
ihirc
té
cho sinh vién.
tu dò
chùng tói dua ra
mot so
kién nghi nhàm làm cho
viéc

lo
chùc thuc tàp thuc té eùa sinh vién dal
chat
lupng cao bon.
1.
Thuan lui
Chùng
lói
muón
de càp
tói su thuan
Ipi ihù
nbà't là
tu
phfa Khoa,
Truòng.
Ikrn
ai bèi, Khoa Luu
irù
hpc va Quàn tri vàn phòng vói tràch
nhiém là
don vi
irue
tiè'p dào tao chuyén ngành này, biéu
ràì
rò làm
quan trpng (y
nghla)
eùa boat dóng thuc làp thuc té eùa sinh vién nén
trong bon 10 nàm qua, Khoa dà

bèi sue
quan tàm tói viéc thuc tàp thuc
té eùa sinh vién. trong dò diéu dàc
biél
dupc quan tàm là
càch ihufC x6
chùc boat dóng này. Chù
iruong
lo chùc hai dpt thuc tàp thuc té cho
sinh vién vào nàm thù Ba va nàm thù Tu dupc xuà't phàt
lù
nhùng yéu
càu
sau:
Thù
nhàt.
nàm
ihù
Ba sé thuc làp thuc té
ve
còng tàc vàn thu
va i
quàn tri vàn phòng.
Day là
hai
ITnh vire
chuyén mòn
ma
sinh vién
.

ngành Luu trù hpc va Quàn
trj
vàn phòng sau khi hoc xong phàn ly
tbuyét càn qua
ihire
làp thuc té
ó
càc co quan trung uong
va
dia
'
phuong
de
cùng co nhàn
ihùc
ly
luàn
va rèn luyén tay nghé.
'
Thù hai, sinh vién nàm thù Tu khi dà co bàn hpe xong phàn ly
"
Ihuyét
càc mòn hpc
ve
luu trù lai tiè'p tue di thuc tàp. Dpt thuc làp này
'
mang
iinh
chat
long

hpp, nhung trpng làm
là
thuc tàp
ve
còng tàc luu
^
trù. Yéu càu dal ra cao bon
va
thòi gian thuc làp cùng
dai
hon so vói
'
238
dpt thirc tàp thuc tàp thuc té nàm thù Ba.
Vi
ràng, dpt này dupc dupc
lién hành sau khi sinh vién dà dupc
Irang
bi day dù
va
eó he
tbòng
càc
kién thùc
ve
chuyén mòn nghiép vu cùa ngành hpc; dà
co
vón kién
ihurc
thuc lién

nhàt dinh.qua
dpt thuc tàp thuc té truóc; dóng thòi day là
dm
thuc tàp
de
chuan bi cho
ibi
tòt nghiép hoàc làm khoa luàn tòt
nghiép cùa sinh vién.
Thuc té nhiéu nàm qua cho thà'y, càch thuc tàp thuc té cho sinh
vién ngànb Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn phòng nhu trèn là hpp ly
va
dà
dal hiéu qua tot. Do dò dà dupc Nhà truòng hoàn toàn nbà't
tri va
tao
diéu kién
de
Khoa hoàn thành nhiém vu dào tao cùa mình.
Thuan
Ipi
co bàn thù hai chùng tói muón nhàe dén là càc co quan
dói
tàc cùa Khoa.
Co thè
dành già ràng, trong nhiéu nàm qua, néu
thiéu su
ho

trp, giup dò
va
còng tàc cùa càc co quan, td chùc ò trung
trong
va
dia phuong nhu Vàn phòng Uy ban nhàn dàn càc cà'p, Vàn
phòng càc Bp, càc
loai bìnb
doanh nghiép là dói tàc
dòn
nhàn sinh
vién dén thuc tàp thirc té thì
co thè
nói ràng boat dóng này cùa Khoa,
Truòng khó
co thè
dal biéu qua
va
khóng thè hoàn thành nhiém
vii
dào
tao.
Càc dói tàc truyén
Ihóng
à'y trong mot thòi gian rat
dai,
vói tu càch
là
nhùng noi
su

dung càn bp dupc dào tao
tu
Khoa dà y thùc dupc
tràch
nhiém eùa mình trong viéc góp phàn cùng vói nhà truòng dào tao
càn
bp nén dà thuòng xuyén tiè'p nhàn sinh vién dén tham quan, thuc
le,
thuc làp trong
mot
thòi gian khà
dai.
Nhò eó co bòi thuc tàp thuc té
lai nhùng co quan này, sinh vién eó the vàn dung nhùng kién thùc ly
luàn dà dupc tiè'p thu
a
truòng vào thuc lién còng viéc. Nhu
mot
he qua
tal
yéu, sinh vién khi tòt nghiép dà nàm khà vùng cà
ve
ly luàn
làn
thuc lién cùa còng tàc vàn thu luu trù, càch thùc td chùc còng viéc, tàc
phong cùa nguòi càn bp còng chùc trong tuong lai.
Thuan
Ipi
co bàn tiè'p theo là
tu phia

sinh vién. Sinh vién Khoa
Lini
trù hpc va Quàn tri vàn phòng dupc hpc tuong dói bài bàn
ve
ly
Ihuyét. Xét
ve
mal y thùc, tàc phòng làm viéc, sinh vién cùa Khoa
dupc còng nhàn là eó y thùc td chùc, nàm vùng kién thùc ly luàn, hàng
say tìm hiéu
va
hoàn thién mình,
luòn
lo ra bào hùng truóc càc
dpi
Ihuc
tàp thuc té.
239
2.
Khó khan
Ben
canh nhùng thuan Ipi co bàn trèn
day,
viéc td chùc thuc làp
thirc té cho sinh vién eùa Khoa
cQng
gap khóng
fi
khó
khan.

Khó
khan
thù nhàt là
tu
phfa sinh vién. do dàc thù sinh vién eùa Khoa khà dòng,
thóng thuòng trèn 80 sinh vién
mot
khoà/lóp.
Càc co quan dói tàc màc
dù luòn
san
sàng dòn nhàn sinh vién dén tham quan, thuc tàp thirc té
song bp khó eó
thè
nhàn
bèi
so sinh vién vói
so
lupng nhu trèn. Chfnh
vi
vày. viéc chia sinh vién thành càc nbóm nhò bon
ve
càc co quan
thuc tàp là
mot
yéu càu càn thiét
va
luòn là vàn
de
dau dàu dói vói

nhùng nguòi td chùc thuc tàp thirc tè. Theo quy
djnh
eùa Nhà truòng,
trong mòi dpt thuc tàp thuc té mèi càn bó phài huóng dàn ft nhàt 25
sinh vién. Tuy nhién, viéc dua 25 sinh vién
ve mot
co quan thirc làp là
diéu khó eó
thè
thuc hién. Nhung néu 25 sinh vién à'y dupc chia thành
nhiéu nbóm nhò
ve
thirc tàp ò càc co quan kbàc
nbau
sé
gay
khó khan
rat lón
cho càn bó huóng dàn bòi le, vói dàc thù dào tao eùa Khoa, néu
càn
bcì
huóng dàn phài dàm nhàn huóng dàn 25 sinh vién
a
nhùng co
quan kbàc nhau (eó
thè
ò nhùng dia phuong kbàc nbau)
ibi
khóng
thè

dàm bào
chàì
lupng huóng dàn.
Mot
diéu dàng luu y kbàc là màc dù
dupc trang bi khà nhiéu kién thùc
ve mài
ly luàn eùa chuyén ngành
nhung nbìn chung, nhùng hiéu biél kbàc eùa sinh vién
ve
xà bòi
con
nhièu ban
che.
Diéu này cùng ànb huóng ft nhiéu dén nhàn thùc
va
càch thùc
lo
chùc cùng nhu hiéu
qua
thuc tàp thuc té cùa sinh vién.
Viéc bó
tri
nhiéu doàn thuc tàp
ó
nhiéu
cq
quan kbàc nhau
Irén
nhiéu dia bàn kbàc nhau (eó

thè ó
xa
Ha
Nói) se dàn dén
mot
khó
khan tiè'p theo là càn bó huóng dàn sé phài di chuyén xa, thàm
chf
nhiéu làn, khóng
thè
dàm bào thuc hién tot
tal
cà nhiém vu eùa nguòi
càn bò huóng dàn. Thèm vào dò, vói dàc diém eùa Khoa là ft càn
bO
giàng day, ngoài viéc nghién cùu khoa hpe
va
giàng day, càn bó eùa
Khoa
con
phài tham
già
nhiéu boat dóng quàn ly kbàc nén viéc di xa
va thuòng xuyén nhu vày khóng
thè
dàm bào cho còng viéc eùa Khoa
dupc thuc hién tot. Kéo theo dò là vàn
de
kinh phf td chùc thuc làp.
i

Chi phf thuc té cho viéc td chùc thirc
lap
thuc té cho sinh vién cùa
l
Khoa trong nhùng nàm vùa qua là khà lón bao góm cà ehi phf lién
tram, ehi phf cho viéc di -
ve,
thué nhà cho càn bó va sinh vién néu di \
240
1
xa, chi phf cho càn bó huóng dàn Néu khóng giài quyét tòt vàn
de
này cung sé ànb huóng phàn nào lói viéc td chùc thuc tàp thuc té cho
sinh vién.
Mot
khó khan nùa là trình dò
va
kinh nghiém huóng dàn cùa càn
bó khóng dóng déu. Vói nhùng
dac
diém
ve
càn bp nhu dà phàn tfch
irén
day,
trong nhùng nàm
gàn
day,
viéc huóng dàn sinh vién thuc tàp
thirc té

phàn
lón dupc giao cho càn bp tré. Màc dù càn bp eùa Khoa
lién tue dupc bd sung trong nhùng nàm qua, song, trình dò
va
viéc tfch
luy kinh nghiém nghién cùu khoa hpc, giàng day
va
huóng dàn
tbire
làp thuc té cùa tùng càn bò là khóng gióng nhau. Diéu này cùng ànb
huòng
ft nhiéu dén viéc phàn còng huóng dàn
va
chat lupng huóng dàn
cùa
tìmg
càn bó dói vói càc nbóm sinh vién.
3.
Mot so de xuà't
Trèn co so nhùng phàn
tieb
trèn
day dupc.chùng lòi
trai nghiém
trong qua trình tham
già
td chùc
va
huóng dàn cho sinh vién di thuc
làp thuc té trong

mot
so nàm vùa qua, chùng lòi xin dua ra mot so y
kién eó tfnh
chat
kién nghi vói càc co quan
va co
lién quan nhu sau:
Thù nhàt là
ve
phfa Khoa
va
Truòng. Khoa Luu trù hpe
va
Quàn
tri vàn phòng, vói bé
day
kinh nghiém dào tao 40 nàm
ve
dai hpe luu
ini ò
Vièt Nam càn tiè'p
tiic
phàt huy
thè
manh cùa mình trong viéc td
chuc thuc tàp thuc té cho sinh vién. Mò hình
va
càch thùc td chùc boat
dòng trèn trong nhùng nàm vùa qua lo ra hpp ly, san
phàm

dupc dào
tao cùa Khoa dà nàm vùng khóng chi
ve
ly luàn
ma con co
khà nàng
thuàn
thuc trong viéc àp dung nhùng kién thùc ly luàn dò vào thuc tièn
còng viéc. Trong thòi gian tói, song song vói viéc diéu
chinh ve
nói
dung thuc tàp sao cho
sài
thuc bon, Khoa càn chù y hon nùa tói
dói
ngù
càn bò tré tham
già
huóng dàn thuc làp, Khoa
càn
quan tàm hon
n(?a
trong viéc bó trf càn bp eó kinh nghiém hon kèm càp, huóng dàn
càn
bò giàng vién mói vào nghé.
Ben
canh dò, vói tu càch là don vi
tmc
tiè'p dào tao
va

thuòng xuyén eù sinh vién di thuc tàp tai càc co
quan, Khoa càn
làng
cuòng bon nùa càc mói quan he eó tfnh chat
chién
lupe
vói càc co quan này, eó
thè bang
hình thùc nhu gap gò trao
241
dói.
rùt kinh
nghiém
hàng nàm
de
thàt
chat
mói quan bé. nhàm nàng
cao hon nùa hiéu
qua
hpp tàc giùa càc ca quan eó lién quan.
Ve
phfa Truòng. càn tièp lue ùng bó Khoa trong viéc td chùc càc
dpt thuc tàp thuc té cho sinh vién. Viéc này cùng càn cà
sir
hiéu biél
va
càm
thóng. bòi le kbàc vói nhùng don vi dào tao kbàc, Khoa Luu trù
hpc

va
Quàn tri vàn phòng
bài
buòe phài td chùc cho sinh vién dén càc
co quan
de
thuc hành thuc su trong
suol
thòi gian quy dinh. Sinh vién
cùng
trirc
tièp
liép
xùc vói càc còng viéc lién quan dén còng tàc còng
vàn. giày tò. lói
lai lièu
luu trù cùa co quan, giùp co quan td chùc khoa
hoc lai lai liéu. nén khóng the khóng tàp trung làm viéc suó't toàn bó
thòi gian thuc tàp. Càn bó huóng dàn cùng phài thuòng xuyén eó
mài
cùng sinh vién song vàn phài tham
già va
hoàn thành tot càc boat dòng
dào tao va quàn ly eùa Khoa. Kinh phf dành cho viéc td chùc thuc tàp
thirc té eùa sinh vién cùng càn dupc Nhà truòng xem xét thèm. vi
nhùng dàc thù
ve
nói dung dào tao
irén day
eùa Khoa trong viéc

x6
chùc thuc tàp thuc té cho sinh vién. Viéc phàn còng
va
ehi
ihanb
toàn
cho
mot
càn bó huóng dàn 25 sinh vién là chua hpp ly vói thuc
té
còng
vice.
Nhà truòng cùng nén
thè
hién su ùng bò vói Khoa
bang
càch
dùng ra
lo
chùc càc cupe gap gò, trao dói vói càc co quan dói tàc
va
càn bó cùa Khoa. lù dò tìm hiéu
va
thào gò nhùng khó
khan
phàt sinh
trong qua trình lo chùc thuc tàp
ihirc
té cho sinh vién.
Ve

phfa càn bò huóng dàn, màc dù
irong
thòi gian qua, càn bó
huóng dàn sinh vién thuc tàp dà eó nhiéu co
gang va
dà
iruòng
thành
nhiéu trong viéc huóng dàn sinh vién thuc hành
nhiìng
nghiép vu
ve
vàn tbu - luu trù song pbuong phàp huóng dàn cùa càn bó chua hoàn
toàn thóng nhàt.
Co thè
két qua huóng dàn cùng kbàc nhau giùa càc
doàn. Viéc nén làm là truóc khi nhàn nhiém vu huóng dàn, càn
b^
huóng dàn, dàc biél là càn bó tré càn hpp bàn
de
thóng nbà't
ve
phuong
phàp huóng
dàn.
Viéc này eó
thè
tién hành truóc va sau dpt huóng dàn
de rùl
kinh nghiém cho nhùng làn sau.

Trèn
day
là
mot
so y kién ca bàn eùa chùng tói trong viéc
lo
chùc
thuc làp thuc té cho sinh vién eùa Khoa. Chùng tói tin
tuòng
ràng vói
242
bé day va
thành tfch dào tao
irong
suol 40 nàm qua, còng viéc td chùc
dào tao trong do eó td chùc thuc tàp thirc té cho sinh vién néu tiè'p
tue
nhàn dupc
sij
còng tàc, giùp da
tu
nhiéu phfa, chàc
chàn
hiéu
qua
cùa
hoat dóng này se dupc duy trì
va
nàng cao hon, ngày càng dàp ùng tot
hon yéu càu eùa hoat dòng dào tao cùng nhu nhu càu cùa càc co quan

don vi
su
dung càn bò - san phàm do Khoa Luu trù hoc va Quàn tri vàn
phòng tao ra.
243