Đào tạo tin học cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

DÀO TAO UN HOC CHO
SINH VIÉN
NGÀNH
LIAI TRÙf HOC
VA
QUÀN
IR!
VÀN
PHÒNG
ThS.
Le Tuàh
Hùng*
Dào tao
lin
hoc là eung
càp
cho ngudi hpc nhimg kia'n
ihire nhàl
dinb ve
kboa
hoc xir
ly ibóng
tin
bang
may
linh dièn
tir;
nhOmg
nguyén
tàc,
phuong

phàp va
ky nang sir dung may tinh
dién
tir de
thire
hian
mdt
lae nghièp
nào dd.
Trong xu the phat trién
eiia
kboa hpc
va
cdng
nghe
hian dai, tin
hoc - kboa hpc
ve xù
ly tbdng tin nhanb ehdng
va
chinh xac
dira Xxtn
nén
làng eiia
may tinh dién tir dà, dang
va
ngày càng hd trp hiau qua
mpi mal
eiia
ddi song xà

bòi.
Diéu này ddi bòi ddi
ngù can
bd
làm
cdng lae vàn
ihu
-
luu irOf
ndi riang
va
còng lae van pbdng nói
chung
(sau day gpi chung là eàn bd vàn pbdng) pbài
dupe
dào tao bài bàn
ve
tin hoc. dàm bào
càc yau càu
nhu biét sir dung may tinh
va
mang; sir
dung thànb
ihao cac
ebuong trinh umg dung
ve
van pbdng. Bài via't
tàp
irung
vào hai nói dung chinh sau day:

- Thiir nhàl là cac yau càu
ve
ky nàng sir
dimg
may linh
ciia
eàn
bò
vàn
pbdng
bièn
nay
va
thue
irang
nói dung
chuong irình
dào tao lin
hpc cho sinb
vièn
ngànb Luu
trOr
hpc
va
Quàn tri vàn pbdng.
- Tbu hai là nbùmg
de xuàl ve
ndi dung ehirong
irinb
dào tao che

sinb vièn ngànb Luu trir hpc
va
Quàn tri vàn pbdng.
1.
Cac yéu
càu
ve ky nàng sir dung may tinh
ciìa
can bó
vdn
phòng
Chung la déu
biét
ràng
bién
nay. tin hoc dà bò trp
rat
nbiéu trong
càc tàc
nghièp va quàn ly cita còng tàc vàn tbu - luu
trOr
ndi rièng
va
cdng tàc vàn pbdng ndi chung.
Truòng Dai
hoc
Khoa
hoc Xà hói
va
Nhàn vàn.

OHQGHN.
- Trong còng tàc vàn tbu, tin hpc bò trp trong
viéc
soan thào vàn
bàn (tal
càc càc
vàn bàn
ciia
càc co quan, lo
chiirc hièn
nay déu dupe
soan thào
bang
may linh dian tir); giài quyét càc
vàn de lian
quan dén
quàn ly vàn bàn (quàn ly vàn bàn di, vàn bàn
dén,
vàn bàn luu bành
nói bó); chuyén giao vàn bàn; xir ly vàn bàn
- Trong
cóng
lae luu
irQ',
tin hpc dà bò trp
tich
euc trong vice quàn
ly,
thó'ng
ka

va
tra
lim lai liéu
luu
trir;
làp
càc
pbóng
bào
biém lai liau
luu
iru";
phue
vu kbai
tbàc va
sir dung
lai lieu
luu
trir
- Trong còng tàc vàn pbdng, tin hpc eung cap cho càc nhà quàn
tri cóng cu de ed the theo ddi càc qua trinh giài quyét cdng viéc; tbu
thàp,
xir ly, eung
càp va
truyén dal tbdng lin
mot càcb
nhanb ehdng
vàhièu
qua
Nhu vày, ed

nghla
là
de
làm td't còng tàc vàn pbdng ndi chung ddi
hòi ngudi eàn bd pbài
ed nhOmg
kién
tbiire
nbat dinb
ve
tin hoc
va
nhimg ky nàng co bàn lian quan dén vice sir dung may tinh dién tir.
Hian nay, ddi vdi càc co quan
va
càc tó
chire,
yau càu
ve
trinh dò tin
hoc cùa eàn bó vàn phdng thudng tàp trung vào
nbOmg nói
dung co bàn
nhu
sau:
-
Su
dung thành thao
ehuang
trinh soan thào vàn bàn

(MS
Word).
Còng viéc cùa eàn bó vàn pbdng trong càc ca quan
va 16 chu'c
hièn nay
chù yéu là lian quan dén vàn bàn. Do
dò,
ngudi eàn bò vàn pbdng pbài
biét sir dung may tinh kbòng chi de soan thào
ma con
phài biét trinh
bay
mpt vàn bàn sao cho diing theo càc
yau càu ve
the tbiire,
ve
ndi
dung
ma
nhà nude dà quy dinh.
-
Su
dung bang tinh dién tu (MS Excel). Bang tinh dièn tir là cdng
cu
rat
bum bieu giùp cho
eàn
bd vàn phòng kbòng nhirng quàn ly, tinh
toàn càc sd lieu
ma

edn ed
thè irinb bay
càc bang
bièu,
càc bào
cào
vdi
dò chàn
thue
va
chinh xàe cao.
- Su dung chumg
trinh trinh ehiéh (MS
PowerPoitU).
MS PowerPoint
là chuong trinh
bini
ieb khi trinh
bay
càc y
tudng,
càc
dir
àn boàe càc
nói dung
eàn
dupe mò là cu thè trude mpt tap the. Là
mot
eàn bò vàn
phòng, dòi khi ehiing la phài

ho
trp cho
ihii
trudng trong
nbùrng
cdng
vièe nhu trinh
bay
mdt
dir
àn, bào cào cdng viéc boàe tbuyél trinh
ve
191
mot
vàn de
nào dd. Diéu này ddi bdi eàn bó vàn phdng phài biét sir
dung thànb thao chuong trinh MS PowerPoint.
-
Biét su dung
mot
so càc mg dung cùa mang may tinh. Trong
mdt
xa
bòi
ihòng
lin
va
dàc biét trong cóng cupe cài càcb hành
chinh, budng
idi

Chinh
pbii
dién tir hièn nay, mang may tinh là còng
cu quan
irpng
nhàl cho phép càc co quan,
lo
churc ed
thè
quàn ly,
truyén dàn
va
eung càp, tbu thàp
ihòng
lin
mot càcb
nhanb ehóng.
chinh xàe va
biéu
qua.
- Biét
su
dung mang Internet
de
khai thàe càc thóng tin. Internet
bién nay dupe coi là
mot
kho thóng tin kbòng là vdi
rat
nhiéu càc

thóng tin
hiìii
ieb kbòng ehi phue vu cho boat dòng hàng ngày cùa càc
co quan. lo
chiire ma con
là cùa
tìmg
cà nhàn.
Bón canb
dd, mdt sd ung
dung cùa Internet bién nay. vi du nhu tbu dièn tir (email) eung dang
dàn dupe cóng nhàn nhu là nhimg giao
dìcb
chinh tbure cùa càc co
quan.
lo
chiirc.
- Biét phòng ehóng
va
diét virus. Cùng vdi
nbihig
umg dung bién
dai
va
hiau
qua ma
mày tinh dièn tir eung càp
ibi
vàn
de

bào
mai dù
liau
va
phdng ehdng virus cùng dang là vàn
de gay
dau dàu cho càc
nhà quàn ly. Ngudi eàn bò vàn phdng eiing eàn phài ed kién
tbùre ve
phdng
ehóng va dièl
virus de dàm bào an toàn cho tbdng lin do mình
quàn ly va cho cà he tbdng tbdng
lin
cùa co quan, tò
ebùrc.
Cd thè ndi. day là nbùmg yau càu co bàn ddi vdi mòi mdt eàn
bO
vàn phdng trong
dièu
kién cùa xà bòi thóng tin
va
cóng cupe cài
càch
hành chinh hièn nay.
2.
Thue
trang
chuong trinh dào tao tin hpc cho
sinh

vìén
ngành
Luu trù hpc va Quàn tri van phòng
Trong phàn
vièì
này, ebùng tòi chi de càp
idi ehucmg
trinh dào tao
lin hoc cho sinh vian
he
chinh quy ngànb Luu trù hoc
va
Quàn tri vàn
phòng. Theo khung chuong
irinb
dào tao (bao góm cà
Kbung
chuong
trinh bién hành
va
Khung chuong trinh dào tao theo tin chi
chuàn
bi
trièn khai), sinh vièn ngànb Luu trù hoc
va
Quàn tri vàn phdng phài
trai qua hai giai doan dào tao
ve
lin hpc. Giai doan
ihù

nhàl dupe gpi là
192
'Tin hpc
90
bàn" vdi
ihdi lupng
là 4 don vi hoc trinh,
tirorng duong
60
tiél
(theo khung chuong trinh cu)
va
3 lin ehi, tuong duong vói 45
lièi
(theo khung chuong trinh mdi). Trong giai doan này, sinh vian
àuge
hpc nhung kién
thùrc
co bàn
nhàl ve
cbuomg trinh xir ly vàn bàn
Microsoft Word, bang tinh Excel
va
kién thùrc trinh chiéu
bang
phàn
mém Power Point.
Tir
càc con sd
nau

tran, ehi xét
ve
mal binh thùrc dà
Ihà'y
vdi sd gid hpc là 60 tiét (theo khung chuong trinh cu)
va
sàp
idi
day
là 45
lièi,
tuong duong vdi 3 tin chi (theo khung chuong trinh mdi)
cho
mot lugmg
kién
ibu-c
dò
so
cùa Microsolf Office
ihi
vice hoc cùa
sinh vian tran
Idp
chi nhu
"cuoi
ngua xem boa". Ban canh dd, do lupng
sinh vian khà
ddng,
binh quàn khoàng 80 sinb vian
mot Idp nan

dàn dén
linh trang sinh vian thiéu mày de hpc,
ibuc
hành
va
vièe kbòng dupe
giao vian thue hành chi dàn
mot
càcb ky
luòng
là
mot
diéu rat
de
biéu.
Sinh vian sau khi hoàn tal nói dung hpc phàn
ve
tin hoc co bàn chi
co
the sir dung dupe d mure trung binh chuong trinh soan thào vàn bàn
(MS Word)
va bau
hét kbòng the dànb mày vàn bàn mot càcb thành
thao (gd vàn bàn theo yèu càu 10 ngdn). Vdi càc noi dung
kbàc,
ky
nàng thue bành edn han che hon.
Giai doan
Ihu
hai, sinb vian dupe

liép
can vdi chuong trinh tin hoc
ling
dung (bay edn gpi là lin hoc nàng cao). Trong vài nàm
ird
lai
day,
dupe
HU
cho phép cùa Trudng Dai hoc
Khoa
hpc Xà bòi va Nhàn
vàn.
Dai hpc
Qude già Ha
Nói, Kboa Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn phòng dà
tién hành cài dal chuong trinh umg dung tin hpc trong còng càc vàn tbu
- luu
trù"
chay trón
nén Lotus Note de giàng day cho sinh vièn nàm
cuòi.
Day
là
mot
chuong trinh ma vào thdi diém dd dang dugc Cuc
Vàn tbu - Luu trù Nhà nude trién khai cài dàt cho càc co quan
va

lo
chirc
ed nhu càu. Cd
thè
ndi, vào thdi diém dd, dà'y là
mot
chù truong
rat
dung dàn cùa
lànb
dao Trudng
va
Khoa. Sinh vian càc khoà dupe
dào tao
ve
tin hpc umg dung, khi ra trudng dà khdng con bd
ngò
vdi
càc chuong trinh ùmg dung cùa co quan noi hp ve còng
làc.
Tuy
nhién,
qua thdi gian, chuong trinh ùmg dung này dà
bòc lo
nhiéu ban
che
va
cho
dén nay, nhiéu co quan dà kbòng
edn

sir dung nùa.
Càn
cùr vào nbùmg
yau
càu
ve
ky nàng
va
trinh dd sir dung mày
tinh dà nau tran, qua thue tién dào tao tin hpc hièn nay, ed the nhàn xét
193
ràng
bau
hét sinh vièn Khoa Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn phdng khi ra
trudng déu ed
thè
nhanb ehdng tiép eàn
dupe
vdi cóng viéc thue té
nhung
mot
trong nbùmg diém yéu cùa hp là trinh dp lin hpc. Chi
nhùng sinh vian
ed
diéu kién
va
y thire hpc
iham

lin hpc d càc co
so
dào tao ban ngoài trudng boàe tu hoc tòt
d
nhà
ibi
ed
Ihé
dàp ùng
dupe
càc yau càu nau tran.
Tham
chi con dàp ùng
idi
bdi hp dà dupe
irang
bi nhùng kién
thùe
khà hoàn chinh
ve
cdng làc vàn
ihu,
luu trù
va
còng
tàc vàn phdng. Ddi vdi nhimg sinh vièn ndi
trèn,
lin hoc là thue su
irò
thành cdng cu giùp hp thue hièn ed biéu qua càc còng viac cùa minh.

Ngoài nhùng sinh vièn dd ra,
bau bèi
càc sinh vièn cùa Khoa khi ra
trudng déu gap khd
khan
néu d nhirng co quan noi hp mudn
ve
còng
tàc ed tò
ebùc ibi
tuyén
ve
lin hpc (vi du: Cuc Luu trù
va
Vàn phòng
Trung uong Dàng).
3.
De
xuàt
ve nói dung chuong trinh dào tao
chu
sinh vièn
ngành Luu trù hpc va Quàn trj vàn phòng
3.1.
Dèi vài hpc phàn tin hpc
cahàn
Dira
trèn càc yèu càu
ve
trinh dò tin hpc nhu dà

nèu
d tran, eàn
eù
vào nói dung
ebuong
trinh dào tao tin hoc vàn phòng hian nay, chung
tòi da xuàl nói dung chuong trinh dào tao tin hpc co bàn cho sinh vièn
ngành Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn phòng bao gòm nhùng kién
tbiire va
ky nàng nhu sau:
- Cac khai
nìém
co ban ve tin hpc bao
g^:
+
Kbài nièm ve
co
.sd
mày linh;
+ Chùc nàng, boat ddng cùa càc thànb phàn phàn
eumg;
+ Chùc nàng, boat dòng cùa càc phàn mém;
+ Kbài nièm. mò binh mang mày linh;
+ Mòi trudng làm vièe
va
sir dung mày tinh an toàn;
+ Vàn
de

bào mal trong cóng
ngbé
thóng lin.
-
Sii
dung
he
diéu hành
va
quàn ly mang may
tinh,
bao góm:
+ Cidi
thièu ve
he diéu hành va
he
diéu hành Windows;
+ Quàn
ly
giao dian desktop
va
càc thanb cóng
età;
194
+ Quan ly càc chùc nàng cùa ha diéu bành trong Control Panel;
+ Quàn ly tep, tbu
miie
trong Windows;
+ Quàn ly càc
thiél

bi phàn
cùmg,
cài dàt driver;
+ Quàn ly càc chuong trinh phàn mém ùng dung;
+ Virus
va
càc bièn phàp pbdng trành.
- Soan
thào
vàn
bàn
(MS Word), bao góm:
+ Chùc nàng
va
giao dièn Winword;
+ Soan thào tiéng Viat trong Winword;
+ Khai thàe
càc
chùc nàng soan thào, dinb dang trong Winword;
+
Chèn va
xù ly càc ddi tuong
dò
boa, biéu dò,
bang
biéu ;
+ Xù ly
va
dinb dang càc vàn bàn
dai:

chù tbich, muc lue header
and footer, autotext, ;
+ Tròn tài lieu (Mail Merge);
+ Quàn ly in àn
va
dinb dang trang.
- Su dung
bang tinh
dién tu
(MS
Excel), bao góm:
+ Chùc nàng
va
giao dien Excel;
+ Xù ly
va
dinh dang
6
(cells),
so bang tinh (Workseets);
+ Cóng thùe
va barn
trong Excel;
+ Chèn
va
xù ly càc ddi tuong do boa, biéu do trong Excel;
+ Quàn ly dù lieu trong Excel:
Ipc,
tim
kiém ;

+ Quàn ly in àn
va
dinb dang trang.
- Ky nàng trinh
dién
(MS PowerPoint), bao góm:
+ Chùc nàng
va
giao dién PowerPoint;
+
Phài
trién mot phièn trinh dièn theo màu ed san (Tempiale);
+ Tbié'l
kémòt
phièn trinh dién vdi Slide Master;
+
Xù
ly
va
dinh dang càc ddi tupng
lext,
binh ành, biéu dò, do hoa. .;
+ Tao càc biéu ùmg chuyén dói va biéu ùmg dòng;
+ Ky thuàt trinh dién.
195
- Cu so
dùr
liéu (MS Access), bao góm:
+
Cìiùe

nàng
va
giao dién Access;
+
Xày dimg bang
co sd dù liéu;
+ Truy
vàn
dù liéu Query;
+ Tbié'l ké giao dién Form
va
Subform;
+ Thiél ké bào cào
va
in àn.
- Càc ùmg dung mang LAN
va
Internet, bao góm:
+ Tóng quan mang Internet;
+
Su
dung biéu
qua dich
vu Web;
+ Khai thàe, tim kiém thóng lin biéu
qua
trèn Internet;
+ Ky nàng
su
dung dich vu email: Webmail

va
trinh
duyèt thu
dién
tu;
+ Khai thàe càc ùmg dung cùa mang LAN:
chia
sé tài
nguyèn
phàn
cirng.
phàn mém ;
+ Bào
mài
va an toàn tran mang.
Nèu dupe trang bi nhùng kién thùe
va
ky nàng néu trèn,
chàc
chàn
sinb vièn sé rat
de
dàng trong vice tiép eàn vdi càc ebuong trinh tin
hpc ùng dung trong còng làc vàn thu - luu trù ndi riang
va
trong càc
còng tàc kbàc nói chung. Tuy nhian, ed mpt vàn
de
dal ra là vdi nói
dung dào tao nhu

Iran,
thdi lupng dànb cho sé khdng pbài là 60 tiét
(theo khung chwong trinh cu) boàe 2 tin chi (theo khung chuong trinh
mdi) nùa ma
rò
ràng là phài làng
lan
tuong ùng.
Day
cùng là vàn
de
ma Nhà trudng
va
Kboa Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn phòng eàn phài
nghicn eùu
va
chinh
sua
cho phù bop.
3.2. Dói vài hpc phàn tin hpc ùng dung trong cóng tàc vàn
thu-
hni
trù
Tu
trude dén nay, ndi dung dào tao tin hpc ùmg dung cho sinh
vién
ngành
luu

trù hpc
va
quàn tri vàn pbdng vàn tàp trung nhiéu vào phàn
ihirc
hành chuong trinh quàn ly vàn bàn
va ho
so luu trù chay
irén
nén
Lotus
note.
Theo quan diém cùa ebùng
lói,
vdi hoc phàn lin hpc
ihng
196
dijng
này, càn dàu tu nhiéu hon nùa cho phàn ly
luàn.
Cu
thè
phài làm
ró
cho ngudi hoc nhùng nói dung co bàn sau:
- Vai trd cùa cdng nghe tbdng tin trong cdng làc vàn tbu - luu trù.
-
Lich
su ùng
diing
cdng ngbé thóng tin trong còng tàc vàn thu -

Iiru
trù va
nbihig
bài hoc kinh
nghiém.
- Quy trinh trién khai ùng dung còng nghe thóng tin trong cóng
tàc
vàn tbu- luu trù.
Chùng la déu biét ràng thue té bién nay,
ebuong
trinh ùmg dung
cóng nghe thóng lin trong còng tàc vàn thu - luu trù lai càc ca quan
déu khóng ddng nhàt. Mòi mot co quan, tuy theo khà nàng
lai
chinh,
iihu càu
quàn ly
va thue
trang
tò
chùc cùa mình ed thè trién khai
nhihig
chuong trinh ùng dung kbàc nhau. Vi vày, néu de ngudi hpc chi
hoc
mot
chuong trinh ùng dung cu the
ma
khòng trang bi
ve
mal ly

luàn
ihi rat
ed the sé
gay
khd
khan
cho hp sau này khi ra trudng
ve
còng tàc lai nhùng co quan khòng trién khai chuong trinh gidng nhu
vày; boàe sé
rat
bd ngo néu co quan
chua
ed chuong trinh ùng dung
va
ihù
trudng co quan yéu càu hp phài trién khai
thue
bién.
Co the ndi, nhùmg vàn
de
néu
irén
là nhùng noi dung rat càn thiél
de mot
sinh vièn sau khi tot nghièp
ve
còng tàc lai càc co quan, lo
chùc hoàn toàn
ed

the tu vàn cho lànb dao
va
tu mình trién khai dupe
mot
chuong trinh ùng dung còng ngbé thóng tin trong cóng tàc vàn thu
- luu trù phù hpp vdi thue tién cùa co quan.
Mal kbàc,
lién
quan dén viéc giàng day tin hpc ùng dung
va
gàn
ly thuyé't vdi
thue
tién, chùng tòi manb dan
de
xuàt phuong àn: Nhà
trudng làm chù dàu tu
va
giao cho Khoa Luu trù hpc
va
Quàn tri vàn
phòng nghièn eùu, xay dung
mot
Vàn phòng kiéu màu, trong dd tin
hoc dugc xem là thànb phàn co bàn vdi day dù càc trang thiél bi hièn
dai
lièn
quan dén còng nghé thóng tin nhu: mày tinh dién tu; he thdng
mang LAN; càc phàn mém ùmg dung dupe su dung
phó

bién
phue
vu
cho còng tàc vàn phòng (he thdng thóng tin vàn phdng). quàn ly còng
tàc vàn thu va phàn mém quàn ly tài liéu luu trù.
Day
se là mò binh
vàn phòng theo dùng nhu ly thuyét cùa tó chùc vàn phòng bién dai.
Néu thành còng, dd se là mò
binh de
Nhà trudng chuàn hoà cóng tàc
197
vàn phòng cùa càc Khoa
va
Bó món trong trudng;
ben
canh dd, chùng
Idi
cùng
de
xuàl
su
dung md binh này làm co sd
de
sinh vién co diéu
kién thue tàp nhùng gì hp dà hpc
ve
ùng dung lin hpc trong cóng tàc
vàn phòng.
Tom

lai, vdi nhùng npi dung néu trèn, chùng
Idi
hy vong ràng
trong tuong lai, Khoa Luu
irù
hoc
va
Quàn tri vàn phòng,
Truòng
Dai hpc Khoa hpc Xà bòi
va
Nhàn
vàn.
Dai hpc Qude
già Ha
Nói se
dào tao dupe dpi ngù eàn bò khóng chi eó trinh dò chuyén món giòi
ma con
biét su dung lin hpc
de
giài quyét càc vàn
de
thue té cùa
nghé nghièp dal ra, gdp phàn vào cdng cupe cài càcb hành chinh
va
thue bién muc tièu tién
Idi
Chinh phù dièn
tu
cùa Dàng

va
Nhà nude
dà
de
ra.
198