Bàn về những công trình nghiên cứu của cán bộ, giảng viên khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng công bố trên tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam

BAN VE
NHONG
CdNG
TRINH
NGHIEN
CUftJ CUA
CAN
Bfi,
GIAN6
VIEN
KHOA
LlAJ TRlTHqC
VA
QUAN TRj
VAN PHONG
CONG
BH
THEN TAP CHi VAN
THlT-
LUU TRUTVIET
NAM
">
TS.
Nguyen Canh
Dudng'
1.
Ddt
van de
Ky niem 40 nam dao tao can bo
luu
trijr

bac Dai hoc d Viet
Nam
\i
mot
sir
kien quan
Irong
khong chi ddi vdi
sir
nghiep dao tao
cua
Trudng Dai hoc
Khoa
hoc Xa hoi va Nhan van, Dai hoc Quoc gia Hi
Noi ma con la mot
sir
kien rix cd y
nghia
ddi vdi nganh Van thu - Luu
trur Viet Nam. De gdp phiin nang cao chat
luong
nghien cuu khoa hoc
nham
kel
hap
giira
nghien cuu khoa hoc va giang day, dao tao can
bO
van thu luu trur mot
each

dung hudng
irong thdi
gian
tdi,
chung
tdi
phan tich kel qua. nhan xet va kien nghi ve
"Nhung
c6ng
trinh
nghien
cuu
ciia
can bo, giang
vicn
Khoa Luu
trir
hoc va Quan tri Van phong
duoc dang tai tren Tap chi Van Thu Luu
iru
Viet
Nam",
(goi tat la cac
cong Irinh
da cong bd).
Bao cao tham
luan
cua chung tdi lap trung vao 02 van de
chinh
dudi day:

-
Phan tich ket qua
cung
bo
nhumg
cung
trinh nghien cuu
ciia
din
b«>,
giang vien trong Khoa tren Tap chi Van thu Luu trur Viet Nam.
-
Nhutig
nhan xet va kien nghi.
+ Phan tich ket qua cong bd nhumg cong trmh nghien
cuw
khoa hoc cua can bo, giang vien Khoa Luu trur hoc va
QTVF
Tdng biSn tSp
Tap
chi
VTLTVN.
14
1.1.
Tap chi Van thu - Luu
tr&
Viet Nam - Dien dan trao doi
nghiep vu Van thu - Luu trir vd cong tdc van phdng
Tap
chi

"Van thu - Luu tru Viet Nam" cd nguon
gdc tir
td ban tin
"Til
lieu nghien
curu
cong tac luu tru", cd so ra dau tien vao nam
1966.
Sau
do.
Cue
Luu tru
Phii Thii
tudng da dang ky va xin phep
Phii Thii
ludng
chuyen ban tin thanh
"N6i
san".
Ngay 30 thang 4 nam
1969.
Bo
trudng Phu
Thii
tudng da ky cap giay cho phep
Cue
Luu tru an hanh
Npi
san vdi ten goi
"Cong

tac Luu
triJ
ho
so",
den nam
1973
Noi san
tren duoc ddi ten thanh "Tap san Van thu Luu tru", nam 1990 doi
thanh "Tap chi
Liai
tru Viet Nam", nam 2003 vdi Quyet dinh so
67/2003/QD-BNV ngay 01 thang 10 nam 2003 cua Bo trudng Bp Noi
vu,
Tap chi cd ten goi la "Tap
chf
Van thu - Luu
triJ
Viet Nam". Ngay
16/01/2004,
Cue trudng
Cue
Van thu va Luu
trG
Nha
nude
da ban hanh
Quyet dinh so 09/QD-VTLTNN quy dinh chuc nang, nhiem vu, quycn
han va
co
c^'u

to
chiic
cua Tap chi VTLTVN. Theo Quyet
djnh
nay
"Tap
chi
la co quan bao
chi
cua
Cue
Van thu va Luu tru Nha
nude
cd
chuc nang nghien cuu, chi dao, hudng dan, trao doi thong tin, tuyen
truyen ve nghiep vu cong tac van thu, luu
trir
va cong tac van phdng, la
dien dan khoa hoc, trao ddi kinh
nghiem,
thirc
lien,
ly
luan, nghiep vu
\6
c6ng tac van thu, luu
triJ
va cong lac van phdng".
Vdi
chu'c

nang va be day boat dong hon 40 nam nhu
vay.
Tap
chi
Van
thu-
Luu
tril
Viet Nam la dia chi tin cay
ciia
cac can bo, giang
vien hien dang cong tac tai Khoa Luu tru hoc va Quan tri Van phdng.
Trudng Dai hoc Khoa hoc Xa hoi va Nhan van, Dai hoc Quoc gia Ha
N6i
cong bd cac cong trinh nghien cuu
ciia
minh. Dudi day la nhung
ket qua cong bd mot so nhan xet ca ban va kien nghi ve cac cong
trinh do.
7.2.
Phan tich ket qua cong
bdcdc
cong trinh tren Tap chi Van
thu -
Luu tru Viet Nam
+ Phan
tich
ket qua tdng hap.
Ket qua ndi bat
nh^t

la tinh den thang 4/2007 so luong cac cong
trinh ciia
cac can bo, giang
^'ien
trong Khoa da duoc cong bd tren Tap
chi da dat tdi so luong 86 bai, trong do cd 02 bai duoc cong bd sdm
115
nhat,
nam 1968. Hai bai nay duoc cong bd ngay trudc thdi
die'm
Tap
chi
Vdn thu
- Lim rn?
chinh
ihurc
duoc cap giay phep boat
d6ng
(I969)L
Nam cd nhieu bai nhat duoc cong bd la nam 2005: cd 07 bai duoc
cong bd.
So ngudi cd cong trinh cong bd tren Tap
chi ti'nh
den thdi
di^
30/4/2007: la 08 can bo, chiem
50%
trong tdng so can bo, giang vien
ciia
Khoa hien cd. Trong do ngudi cd nhieu cong trinh c6ng bd

nhil U
35 bai.
Tren day la so luong tdng quat chung va su
ph^n
tich ket qua c6ng
bd xet ve thdi gian. so luong ngudi tham gia.
NhiJng
nhan xet lien
quan den phuong dien nay
chiing
toi se de cap den d phiin
II
trong bai
tham luan nay. Dudi day chiing toi phan tich ket qua cong bd theo ndi
dung ma cac cong
irinh
cong bd da de cap tdi.
+ Ket qua cong bd cac cong trinh - xet ve phuong dien noi dung.
Xet ve noi dung, cac cong trinh cong bd khong chi giai quyet cic
vAn
de khoa hoc. nghiep vu lien quan den cong tac van thu. c6ng tdc
Uai iru
va cong lac van phdng ma con de cap de'n cac
v^n
de
ciia sir
lieu hoc,
lich sir
va
id

chuc cac co quan Nha
nude,
in tin hoc,
ti6u
chuan hoa va cac
linh
vuc khac nhu dao tao, tuyen dung c6ng chuc
v4n
thu luu tru.
Cu the, trong sd cac bai da c5ng bd ve:
- C6ng tac Van thu:
11
- Cong tac Luu tru: 57
- Cong tac Van phdng:
01
-
Sir
lieu hoc: 02
- Lich
sir
va td chuc co quan Nha
nude
Viet Nam:
01
- An tin hoc: 01
- Tieu
chuain
hoa: 01
- Dao tao sinh vien Dai hoc va
tuye'n

dung
cftng chi^c
V^n
ihil
Luu
iru:
12
Nhijmg
sd lieu cu the
neu
tren
giiip
ta cd duoc nhung nhan
xd
chung ve cac cong trinh cong bd tren TCVTLTVN. Tuy nhien de
phii
116
hien duoc cac hudng nghien
c\iu
chinh ma cac can
b6,
giang vien
ciia
Khoa da
Ihirc
hien thanh cong va nhung hudng nghien curu tuy xa hoi
dang
cin
song can bp, giang vien
ciia

cac khoa
vi
ly do nao do chua
dau
lu
nghien ciiru hoac chua
cdng
bd, chiing ta can phan tich sau hon ve cac
c6ng trinh da cong bd tren Tap
chi.
Do la su phan
lich
can cu vao cac bo
m6n
khoa hoc ma can
bg,
giang vien trong khoa dang dam nhiem.
Trudc he't chiing ta xem xet cac cong trinh ve cong tac van thu. Ve
c6ng
tac nay cd
11
bai, trong do:
- Ve lich
sir
va td churc: 07
-
V^
nhung va'n
de co ban: 03
-Quan

1^
van ban: 01
Tie'p de'n la c6ng tac
liru
tri?.
Day
la
ITnh
vuc cd nhieu bai duoc
c6ng bd nhat; (57 bai) trong do:
-
V^
lich
sir
va td
chiic:
11
- Ve
nhiJng van
di ca ban: 08
-
V6phan
loai:
04
- Ve thu thap, bd sung: 06
-
V^
xac dinh gia tri: 03
-
V6

bao quan: 01
- Ve td
chiic
su dung: 03
-
Vecongbd:
19
- Ve phap
luat:
02
Can
cir
vao ket qua phan tich tren day, chung toi cd mot sd nhan
xet va kien nghi dudi day.
2.
Nhihig
nhan xet va kien nghi ve cac cong trmh cong bd tren
Tap chi Van thu Luu trur Viet Nam
2.1.
Nhfrng
nhan xet ca ban ve cdc cdng trinh da cdng bd
+ Nhumg
uu
diem ndi bat:
1/
Nhung cong
trinh
da cong bo cho
Ihay
su hop tac

giSa
can bd,
giang vien trong Khoa va Tap chi Van thu Luu tru Viet Nam la mdi
quan he hop tac
lau
ben da trd thanh truyen thong. Cd the ndi nd la di
117
san quy bau trong mdi quan he hop tac
ciia
Khoa Luu
trCf
hoc va Quan
tri Van phdng duoc
hlnh
thanh trong 40 nam
xay
dung va phat
tri6i
Tap chi
\'dn
thu -
Liai tru
Viet Nam ndi rieng va vdi
Cue
Van thu
v4
Luu
trir
nha
nude

ndi chung. Quan he nay
khang
dinh
m6t
nguyen
\j
ca ban trong dao tao bac dai hoc ndi chung va dao tao bac dai hoc
vfin
thu luu tru ndi rieng. Do la nguyen ly:
"Dao
tao
luon luon
di doi vdi
nghien cuu khoa
hoc".
Nguyen ly nay cang duoc khang dinh bdi linh
chuyen sau
ciia
cac bai
viei
theo bo mon khoa hoc ma cac can
b^,
giang vien duoc phan cong giang day trong Khoa. Tinh chuyen
sdu
nay cang ve sau cang r5 net.
2/
C6ng tac nghien
cihi
khoa hoc budc dau da tap trung vao hai
ITnh

vuc can uu lien:
Do la
linh
vuc van thu va ITnh vuc luu tru, Dieu dd duoc
khing
dinh khong chi bang sd luong bai cong bd (Van thu:
llbai),
(Lini
tru: 57 bai) ma con bang ket qua giai quyet
nhOng
van de do nhu
cau
Ihirc
tien
ciia
mdi
ITnh
vuc de ra.
Di^u
dd khang dinh y nghia
thuc lien cao
ciia
cac cong trinh da cong bd. Day
thirc sir
la
m6t
dong gdp rat dang ghi nhan
ciia
cac cong trinh da cong bd.
Tir

cac
cong trinh de cap den
nhOrng
cac va'n de cd tinh truyen thong, co ban
va ca nhung cong trinh giai quyet nhung van de
rat
ca'p
ihiet
mdi
nay sinh hien nay nhu: van de
lu
nhan hoa, xa hoi hoa luu
irQ',
vin
de quan ly tai lieu luu tru cac doanh nghiep trong qua trinh cd
ph4n
hoa, van de cong bd tai lieu luu tru.
•
3/
Mot ddng gdp rat ndi bat va the hien the manh ciia khoa
66
la cd nhieu cong trinh nghien curu chuyen sau \6 lich sir c6ng tac
van thu. luu tru. Cac cong trinh nay da de
lai
da'u an dac biet cho
doc giii
ciia
Tap chi, cung cap cho
d6c
gia nhung thong tin

TSLX
b6
ich ve nhung kinh nghiem phong phu
ciia
ong cha ta trong cdng tic
van thu. luu
trOr
trudc day, tu kinh nghiem trong soan thao van ban
(cong tac van thu) cho den kinh nghiem xay kho luu tru (Tang thu
lau - cong tac luu tru).
4/
Cac cong trinh c6ng bd tren Tap chi da gdp phan
giiip
Tap
cU
Vdn thu -
Lim tru
Viet Nam ndi rieng va nganh luu tru ndi chung.
giii
118
quy^t kha'Xriei
di
nhihig
v^n
de chuyen sau nhu van de phan loai tai
lieu Phdng Luu
tri?
Quoc gia Viet Nam, ly luan trong cong bd hoc va
ly luan va
Ihuc tiln

c6ng lac luu tru tai lieu phim anh.
5/
Ket qua cdng bd cac c6ng trinh da khang dinh: Tap chf Vdn thu
•
Luu
tri^
Viet Nam thuc
sir
la mot dien dan khoa hoc de cac can
bp,
giang vien trong Khoa cong bd, gidi
ihieu
cac ket qua nghien cuu
ciia
mdi ngudi, giiip ho the hien
dupe
y kien, quan die'm. xu hudng
ciia
minh ddng thdi gdp
phSn
tao nen tu lieu khoa hoc, kien thuc chung,
14m can cur hpc thuat kh6ng
chi
cho cdng tac dao tao van thu luu tru d
bac dai hpc ma cdn
d^
giai quyet cac van de khoa hpc nghiep vu van
thu luu
triJ
cung nhu giai quyet van de quan ly nganh van thu luu tru

Viet Nam, tuyen truyen, phd bien ve cong tac van thu luu tru nham
nang
cao nhan thurc
v^
vai trd, vi tri va tarn quan trong
ciia
cong tac
van thu, luu
tru".
Tren day la
nhGng
uu
die'm
co ban. Tuy nhien,
sir
phan
tich
ve
ket qua cdng bd cac cong trinh cho tha'y cdn cd nhung tdn tai co ban
sau day:
+ Nhumg ton tai chinh
1/
Cac cdng trinh cdng bd chi tap trung vao mot sd can
b6,
giang
vien da cdng tac lau nam
ciia
Khoa, trong sd do cd can bp da nghi huu.
Trong khi dd sd luong can bp, giang vien ndi chung va giang vien tre
noi rieng hien cdng tac trong Khoa da chiem 2/3 tdng can bp. Dieu

do.
phan nao ndi
len
tiem nang nghien
ciiu ciia
Khoa song chua
dupe
phat
huy. Thuc trang nay dat ra khong chi cho Khoa ma cdn cho Tap chi
Vdn
thu
- Lim tri?
Viet Nam mot nhiem vu rat cap thiet la
tim
mpi bien
phap de khong chi duy tri
sir
hop tac truyen thdng lau ben da cd ma
con phat huy, nang cao
sir
hop tac do
\tn
tarn cao mdi.
2.
Su hop tac giua Tap chi Vdn thu -
Lim trU
Viet Nam va cac can
b6,
giang vien trong Khoa cdn mang
tinh

tu phat, chua mang
tinh
chien
lupc,
chuong trinh ke hoach
dupe
ky ket
giiJa
Khoa va Tap chi.
Do dd, cdn mang
tinh
rdi
le,
thieu tap trung cac ngudn
luc
de giai
quye'i
dut diem nhihig van de co ban ma cdng tac van thu. luu tru va
c6ng tac van phdng de ra. Chinh
vi
vay, cd
ITnh
vuc nhu:
"cdng
tac van
119
phdng".
''van
thu dien tu'*,
"c6ng

lac luu tru dien
xif^:
'^bao
quan an
loan tai lieu luu tru" la nhirng
ITnh
vuc cd nhieu van de
can
giai
quyet, song chua dupe quan tam de dau tu nghien cuu. cong bd.
3.
Cac c6ng trinh cong bd.
trir
mot sd ITnh vuc nhu
c6ng
bd hoc
va
cong tac luu
triJ
phim, anh, deu chua
dupe
dau tu
m6t each
he thdng,
chua dua ra nhung de xuat, kien nghi cd linh dot pha de cd the tao
n6n
mot trudng phai khoa hpc doc dao kha dT dan den
sir
trao ddi, tranh
luan soi ndi giiip Tap chi thuc

sir
trd thanh mot dien dan hap dan cac
doc gia xa
gdn
quan lam theo doi va tham gia.
2.2.
Kien nghi
2.2.L
Kien nghi chung
Di su hcrp lac truyen thdng giua Khoa va Tap chi Vdn thu -
Litu
tru
Viet Nam khong
nhiJng dupe ciing
cd ma cdn
dupe
nang len d
\im
cao mdi. tranh nguy co suy giam su hop tac
neu
tren, da den luc
Trudng Dai hpc Khoa hpc Xa hoi va Nhan van ma cu the la Khoa
Liru
Iru
hpc va Quan tri van phdng va Cue Van thu va Luu
trOr
nha
nude
c^n
cd

m6t
chuong trinh, ke hoach hpp tac chinh thirc. Chuong trinh,
Vi
hoach chinh thuc dd se giiip cho Trudng dinh hudng
diing c6ng
tic
dao tao ngudn nhan
lire
ciing nhu dau tu hieu qua cho nhihig c6ng tic
nghien cuu khoa hpc ma can
bd.
giang vien trong Khoa thuc hien.
Chuong trinh, ke hoach dd giiip Trudng thuc hien
dupe
nguyen ly
"dio
lao
luon luon di doi vdi nghien cuu khoa hpc", gAn kel giira dao tao
ly
luan vdi thuc lien sinh dong
ciia cupe
sdng de giiip cho sinh vien ra
trudng cd the dap
img dupe
cac yeu cau ma thuc tien de ra.
Ve
phia
Cue
Van thu va Luu trir nha
nude

hpp lac theo chuong trinh ke hoach
neu tren se giiip cho Tap chi Vdn thu - Luu
trfc
Viet Nam c6 them
nhirng ngudn
lire
de thuc hien chuc nang. nhiem vu dupe giao.
2.2.2.
NhiTng
kien nghi cu
the
1) Do thuc trang la giang vien tre trong Khoa cd qua it cac c6ng
trinh dupe cong bd. cho nen Khoa can cd ke hoach cu the
d^
giao chi
lieu cho timg
r^gudi.
iimg
nhdm giang vien tre nham
loi
cudn ho
vio
thuc hien cac cong trinh nghien cuu vdi muc dfch kh6ng chi giai
quyft
ciic
van de khoa hoc. nghiep vu
ciia
bp mon ma cdn vdi muc dich cdng
120
bd tren Tap chi Vdn thu - Luu

trU
Viet Nam. Kinh nghiem
nay.
Cue
Van thu va Luu
trir
Nha nude da thuc hien: (giao chi tieu ke hoach
nam
cho
ti^g
don vi trong
Cue:
phai cd cong trinh
dupe
dang tai tren
Tap
chi
Vdn thu
-
Luu tru
Viet
Nam).
2) Ben canh tiep tuc dau tu nghien
ciiu
va cong bd nhirng cong
trinh
v^
cac va'n de ly luan ciia cong tac van thu luu trir. can cd ke
hoach
d^u

tu nghien
cihi
cac va'n de mdi cd y nghTa thuc tien cap
bach,
cic cdng trinh de cap de'n thuc trang va giai phap cai tien cong tac van
thu, luu
tri?
va cdng tac van phdng d cac td churc cac ca'p, cac nganh
trong
nude.
3) Khoa can de nghi Trudng cho phep dau tu de thuc hien cac
c6ng trinh nghien ciiru, trong dd cd
sir
uu tien cho cac van de khoa hpc
nghiep vu nhu van di ve bao quan an loan va
phai
huy gia tri tai lieu
Ph6ng Luu
triJ
Quoc gia Viet Nam, ve cong tac van thu dien tir, van
phong dien tu, Chinh
phii
dien tu, cong tac luu trir dien tu.
4) Trong
x'l
the hoi nhap, Khoa can cd ke hoach di
ditu
tu nghien
cuu cdng bd nhirng cong trinh lien quan den kinh nghiem, thuc tiln
xay dung ban hanh Phap luat cua cac Chinh

phii nude
ngoai cung nhu
cac quy dinh ciia cac td churc Qudc te cd lien quan den cong lac van
thu luu trir, gdp phan vao cong cupc cai each
nen
hanh chinh Nha
nude
hien nay cung nhu bao tdn va phat huy gia tri tai lieu luu
triJ
- vdi tu
each
la di san van hoa ciia dan toe va cua toan nhan loai.
5) Tang cudng nghien curu va cong bd cac cong trinh nghien cuu
v^
cac bp m6n khoa hpc ke can nhu: su lieu hpc. a'n tin hpc. thong tin
hoc va cac bp mon khac. Kien thirc ve cac bp mon nay, khong
nhu-ng
giiip Khoa nang cao chat
lupng
dao tao chuyen nganh van thu. luu trir
va cdng tac van phdng ma cdn giiip cho sinh vien ra trudng
dupe
trang
bj
nhirng kien
thufc
lien nganh de cd the giai quyet nhirng nhiem vu,
yeu
cau phirc tap
ciia

thuc lien cdng tac.
2.3.
Kit luan chung
Di ket thuc ban bao cao tham
luan
nay, chung toi xin trich dan
Idi
nhan xet
ciia
PGS.TS. Duong Van Kham nguyen
Cue
trudng Cue Van
thu va Luu
triJ
v^
cac bai cdng bd tren Tap
ehi
VTLTVN:
"Cac
bai cua
121
Tap chi khong
nhimg phue
vu
true
tiep cho nhihig ngudi dang lam
trong nganh Luu trir, ma cdn la tai lieu nghien
ciili
quan trpng giiip
dong dao cac hpc sinh, sinh vien, nghien curu sinh dang hpc tip.

nghien cuu trong cac trudng,
Idp
Van thu, Luu trur. dac biet la phue
vu
nhirng hpc vien. nhimg ngudi viet khoa luan, lam luan van
tdi
nghiep.
luan an tien
s?'.'"'
Nhan xet nay rat diing vdi cac cong trinh
ciia
can
b6,
giang vien da
dupe
cong bd tren Tap chi. Ve phia Tap chi VTLTVN co
the khang dinh them rang, cac cong trinh
ciia
can bp, giang vien trong
Khoa da gdp phan rat quan trpng de Tap chi Vdn thu -
Lim
tru
Viet
Nam thuc hien
idt chiire
nang co ban cua nganh dd la nghien cuu, chi
dao,
hudng dan nghiep vu van thu luu trir va c6ng tac van phdng va la
dien dan khoa hpc, trao ddi kinh nghiem, thuc tien ly luan, nghiep vu
ve van thu. cong tac luu trir va cong tac van phdng. Nhan xet va nhirng

kien nghi neu tren
luy
cdn cd nhumg ban che nhat dinh, song hi vong
se gdp phan de dinh hudng diing hon, kip
ihdi
hon trong viec thuc
hi6n
c6ng tac nghien curu khoa hpc ddi vdi can bp giang vien trong Khoa
nham tang cudng hon nira
sir
hpp tac truyen thdng ben vimg
gii^d
Khoa
va Tap chi trong
nhiJng
nam tdi, thuc hien tdt ban nguyen ly
"dao
tao
lu6n Iu6n di doi vdi nghien
cihi
khoa hpc".
(2)
Trong bao cao
chi
ban ve cac cong trinh cua can
b6,
giang
vifen
co
hOfu hidn

(Jang cong tac
tai
Khoa va
chi
ban ve cac cong
trinh
c6
tinh chSt nghi6n cOU
khoa hoc. long ket
thoc
tien Van thu -
LIAJ
IrGr
trong va ngoai
nude
da c6ng
t&
tren Tap
chi tinh
den thang
4/2007
Tap chi Luu
trO Vi$t
Nam s6 02/1999. tr
3
122