GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HUETRONICS

Bài tập lớn ERP
GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HUETRONICS
Giáo viên hướng dẫn : TH.S PHAN VĂN VIÊN
Thành viên:
NGUYỄN VĂN ĐÔNG
NGẦN VIỆT DŨNG
NGUYỄN THANH BÌNH
PHÙNG KHẮC DUY
TRẦN VĂN TAM
Giới thiệu về công ty cổ phần
Huetronics
•
Ra đời từ năm 1989, Công ty Điện tử Huế mà nay là Công ty Cổ phần
Huetronics là doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất và kinh doanh
trong các lĩnh vực điện, điện tử, điện gia dụng. Là một trong những đơn vị
đầu tiên trong nước lắp ráp các sản phẩm điện tử của các hãng điên tử nổi
tiếng. Cùng với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin, Công ty đã
nhanh chóng chuyển đổi dần cơ cấu ngành hàng hoạt động của mình để hội
nhập cùng phát triển. Công ty chú trọng đến việc đầu tư mạnh mẽ vào con
người, công nghệ, hệ thống dịch vụ và quản lý nhằm đưa ra các sản phẩm,
giải pháp, dịch vụ của mình đến với mọi khách hàng một cách hiệu quả và
phù hợp nhất.
•
Cuối năm 2004, Công ty Điện tử Huế chính thức chuyển đổi với loại hình
cổ phần hóa doanh nghiệp với tên gọi Công ty Cổ phần Huetronics, theo
quyết định số 3749/QĐ-UB của UBND tỉnh Thừa Thiên – Huế
Tầm quan trọng của kế toán tổng
hợp
Ngày nay, thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà

quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh
doanh. Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn
đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp,
doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do
vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ
ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều
hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả.
Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế
đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm
thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Đánh giá, xác định
mục tiêu hệ thống
•
Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán
•
Nội dung xác định mục tiêu bài toán
•
Tổng quan về giải pháp
•
Chi tiết giải pháp
Tầm quan trọng của
mục tiêu bài toán
•
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp,
trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định
được tầm quan trọng của mục tiêu bài toán:
•
Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung, độ lớn và phạm
vi ứng dụng của bài toán được xây dựng.

•
Xác định được khối lượng công viec từ đó thiết lập kế hoạch triển
khai, kiểm soát dự án được xây dựng.
•
Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ
đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình
quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống
ERP sẽ áp dụng .
•
Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết
kế nhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù
hơp với thực tế.
Xác định mục tiêu bài toán
Tổng quan về giải pháp
Chi tiết giải pháp
•
Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module
Chi tiết giải pháp
Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều
Cơ chế tập hợp như sau:

Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế
toán phải có một mã số riêng

Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm
chi phí, phòng ban.

Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán
theo qui định hiện hành của nhà nước


Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/kênh phân phối

Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm

Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ
Chi tiết giải pháp
Cập nhật hệ thống tài khoản
Chi tiết giải pháp
•
Quản lý ngân sách
Chi tiết giải pháp
•
Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu
Chi tiết giải pháp
•
Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp
Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được
dữ liệu cần thiết khi phân tích tình hình tài chính daonh
nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tích với các phát
sinh thực tế. Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng
hợp được toàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp
vụ phát sinh các module khác sau đó cân đối và tổng
hợp trên sổ kế toán tổng hợp. Từ các dữ liệu chi tiết và
tổng hợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính của
doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơ quan
thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông…
Chi tiết giải pháp
•
Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh
Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu

kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết
đầu tiên. Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo
nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra
cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể
nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng
cấp. Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ
sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển
tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính,
cơ quan thuế. Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích
tình hình tài chính doanh nghiệp
Chi tiết giải pháp
•
Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều
năm
Cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nên đảm bảo dữ liệu
sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch
vụ phân tích dữ liệu trực tuyến (SQL Server 2000 hoặc
Oracle). Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp
phân tích trực tuyến khá mạnh như OLAP tiến hành
trên kho dữ liệu Data Warehouse. Các tool OLAP chú
trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực
tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính
giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều.
Chi tiết giải pháp
•
Thiết lập hệ thống báo cáo
Chi tiết giải pháp

Giải pháp chức năng chi tiết


Hỗ trợ quản lý đa công ty

Hỗ trợ quản lý các phòng ban, bộ phận, trung tâm chi phí

Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định của kế toán Việt Nam

Hỗ trợ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái

Hỗ trợ yêu cầu phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm

Lập báo cáo tài chính

Ghi chép các số thống kê về số lượng

Nhóm các tài khoản vào các nhóm để tiện cho việc báo cáo và truy vấn các giá trị

Luật kết hợp giữa các tài khoản: để kiểm tra việc kết hợp các phân đoạn tài khoản

Bảo mật

Báo cáo so sánh số ngân sách và số thực tế

Ngân sách

Các bút toán

Đóng/mở kỳ kế toán

Giải pháp chi tiết cho các chức năng quản lý ngân sách


Quy trình sổ cái
Quy trình triển khai kế toán tổng
Khảo sát yêu cầu, thực trạng
Quy trình quản lý tài chính - kế toán, cách thức
trả lương, cũng như quy trình luân chuyển chứng
từ giữa các phòng ban tại mỗi doanh nghiệp là
không giống nhau. Ngoài ra song song với việc
tuân theo những chuẩn mực nhà nước quy định,
chúng tôi có những quy trình quản lý riêng phù
hợp với đặc thù của mình
Lập tiến độ triển khai
•
Cơ sở thiết lập tiến độ :
•
Theo yêu cầu từ khách hàng .
•
Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát.
•
Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của
khách hàng .
•
Công cụ xây dựng tiến độ :MSProject với sơ
đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập tiến
độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp
Phân tích sự khác biệt
•
Ban đầu việc quản lý của công ty gặp rất nhiều khó khăn do việc
quản lý sổ sách đều được thực hiện bằng tay và trên giấy tờ và sổ
sách. Bên cạnh đó công ty đã áp dụng nhiều PM hỗ trợ QL nhưng
đều thất bại do PM được mua từ nhiều nguồn, không tập trung, chủ

yếu là PM kế toán kiêm thêm một số chức năng QL. Kết quả là mỗi
người làm việc trên một mảng riêng và phải qua một khâu trung
gian để so sánh số liệu, gây khó khăn cho QL, ra quyết định.
•
Một lý do nữa các phần mềm của nước ngoài có thể không phù hợp
với bài toán quản lý đặc thù ở Việt Nam.
•
Và vì thế công ty đã cùng hợp tác với công ty VIAMI (Rumani) để
việt hóa và cùng phát triển phân mềm VIP Enterprise lần đầu tiên
giới thiệu ở Việt Nam.Để có được một phần mềm phù hợp với
những đặc thù của công ty cũng như những đặc thù ở Việt Nam.
Tái cấu trúc và cấu hình hệ thống
Để phù hợp với yêu cầu của hệ thống và các yêu cầu
cần thiết của phần mềm VIP Enterprise .Công ty đã
mạnh dạn thay đổi và đầu tư trang thiết bị phù hợp
để có thể vận hành tốt nhất cho hệ thống, đem đến
hiệu quả tốt nhất cho công ty. Công ty đã đầu tư một
hệ thống server mới để thay thế cho hệ thống server
cũ đã lạc hậu. Để nhằm nâng cao hiệu quả của việc
trao đổi dữ liệu của ban giám đốc với các phòng ban
được nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó là hệ
thống các máy tính mới với cấu hình phù hợp với
yêu cầu của phần mềm VIP Enterprise để thay thế
cho hệ thống máy tính cũ của công ty
Đào tạo đội ngũ triển khai
Đội ngũ triển khai của công ty thì được tuyển
chọn kỹ lượng, đều là những kỹ sư có tay nghề
và am hiểu về CNTT. Sau đó họ được đào tạo và
cùng hợp tác với công ty VIAMI (Rumani) để
việt hóa phân mềm VIP Enterprise.Chính đội

ngũ này sẽ có trách nhiệm triển khai phần mềm
VIP Enterprise cho công ty .
Hiệu chỉnh và cài đặt

Cập nhật bút toán và khoá sổ

Cập nhật hệ thống tài khoản

Lập ngân sách chi tiêu

Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh

Thiết lập hệ thống báo cáo

Cài đặt chương trình
Test kịch bản, chạy thử nghiệm

Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương
trình với số liệu giả định

Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần
customize) trước khi đưa vào khai thác .

Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng
của chương trình

Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống