Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại Công ty cổ phần muối Khánh Hòa

Trang
1

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thò trường hiện nay, bên cạnh những yếu tố tích cực tác
động đến sự phát triển của đơn vò, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử
dụng chi phí của Công ty.
Thực tế, trong hoạt động, các doanh nghiệp còn nhiều sai phạm về chế độ
quản lý kinh tế – tài chính chế độ kế toán. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần
phải nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng yêu cầu quản lý
kinh tế tài chính trong doanh nghiệp.
I. Sự cần thiết của đồ án:
Bất kỳ một doanhg nghiệp nào hoạt động có hiệu quả đều không thể tránh
khỏi xảy ra sai sót hoặc gian lận. Một công tác kiểm soát nội bộ tốt sẽ giúp cho
doanh nghiệp hạn chế tối thiểu xảy ra điều đó.
Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất
kinh doanh, do đó yếu tố đầu vào do mua ngoài là rất quan trọng. Nó vừa ảnh
hưởng đến tình hình tài chính của đơn vò, vừa ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động
sản xuất kinh doanh. Nó liên quan đến chu trình chi phí của Công ty.
Bản thân Công ty đã có những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình
này, nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót, gian lận. Do vậy, đề tài này sẽ
đưa ra những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại Công ty Cổ
phần Muối Khánh Hoà, nhằm khắc phục những sai sót, gian lận mà công tác
kiểm soát nội bộ hiện tại chưa kiểm soát được.
Đó là lý do em chọn đề tài: “ Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho
chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hòa “.
II. Kết cấu của đồ án:
Bao gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ.

Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại
Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà.
Chương III: Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát về chu trình chi phí cho Công ty
Cổ phần Muối Khánh Hoà.

Trang
2

III. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đồ án được thực hiện trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội
bộ về chu trình chi phí tại Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà.
Với các sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí. Đó
là:
- Công ty đặt hàng hay dòch vụ cần thiết.
- Tổ chức nhận đặt hàng hay dòch vụ yêu cầu.
- Xác đònh nghóa vụ thanh toán.
- Thanh toán tiền.
Trên cơ sở đó, đồ án đánh giá các thủ tục kiểm soát của công ty đối với Chu
trình phí và đưa ra ý kiến đề xuất về việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối
với Chu trình này tại công ty.
IV. Phương pháp nghiên cứu:
Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp phỏng vấn…
Bên cạnh các phương pháp trên đề tài còn sử dụng các công cụ để thu thập
các thông tin như sau:
-Bảng giải trình (tường thuật)
- Bảng câu hỏi.

- Lưu đồ.
Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế lại chưa có kinh nghiệm
thực tế nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đồ án. Kính
mong quý thầy cô, các chú, các cô, anh , chò trong Công ty cùng các bạn đóng
góp ý kiến phê bình để đề án được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội để
tìm hiểu thực tế.




Trang
3

Cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường và các cô chú anh chò trong Công ty đã
tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong quá trình thực hiện đồ án.

Nha Trang, ngày 25 tháng 11 năm 2005
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Mai

Trang
4





CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP

Trang
5


I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ:
I.1. Đònh nghóa:
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trò, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ lâu, các kiểm toán viên đã
nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của
doanh nghiệp và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm
phục vụ cho công tác kiểm toán. Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình
thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong
tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm soát viên mà còn liên quan
mật thiết đến vấn đề quản trò doanh nghiệp.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu đã dẫn đến các đònh nghóa khác nhau từ
đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, đònh nghóa được chấp nhận khá
rộng rãi là:
“ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản
trò và các nhân viên của đơn vò chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo
đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy đònh được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Trong đònh nghóa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo
hợp lý và mục tiêu. Chúng cũng được hiểu như sau:

• KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát
hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vò và được kết hợp với nhau thành một thể
thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vò đạt được các
mục tiêu của mình.
• KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng KSNB
không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu … mà phải bao gồm
cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trò, Ban Giám đốc, các
nhân viên khác … Chính con người đònh ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở

Trang
6

mọi nơi và vận hành chúng.

• KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt
đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát,
những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không
thực hiện được các mục tiêu. KSNBä có thể ngăn chặn và phát hiện những sai
phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một
nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết đònh quản lý là chi phí cho quá trình
kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do
đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí
cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm
soát rủi ro.
• Các mục tiêu của KSNB:
- Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng
tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vò phải có trách nhiệm lập báo cáo tài
chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành
luật pháp và các quy đònh. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý

đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vò. Bên cạnh đó, KSNB còn phải
hướng mọi thành viên trong đơn vò vào việc tuân thủ các chính sách, quy đònh nội
bộ của đơn vò, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vò.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp
đơn vò bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, mở rộng thò phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vò.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghóa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn
vò.
Đònh nghóa trên cho thấy KSNB được các nhà quản lý thiết lập để điều hành
mọi nhân viên, mọi loại hoạt động và KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng
tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành
chính, quản lý sản xuất. Vậy, cần có một khái niệm đúng đắn về KSNB, phải
nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể cho

Trang
7

rằng KSNB chỉ thuộc vầ các nhà quản lý. Mà KSNB phải là một hệ thống nhằm
huy động mọi thành viên trong đơn vò cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì
chính họ là nhân tố quyết đònh mọi thành quả chung.
Tại những đơn vò có quy mô lớn thì KSNB càng có ý nghóa quan trọng, vì vậy
khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho
nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các
nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin
phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản sẽ càng phân tán ở nhiều đòa điểm và
trong nhiều hoạt động khác nhau … do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát
hữu hiệu hơn.
I.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB:
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vò

vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu … của
từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ
phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm các bộ phận
sau:
• Môi trường kiểm soát.
• Đánh giá rủi ro.
• Hoạt động kiểm soát.
• Thông tin và truyền thông.
• Giám sát.
I.2.1. Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vò, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vò và là nền tảng đối với các bộ
phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
- Tính chính trực và giá trò đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước
tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trò đạo đức của những
người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà
quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong dơn vò và cư
xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu
đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho
cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy đònh

Trang
8

đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.

Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trò đạo đức
là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân
viên có hành vi thiếu trung thực. Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thể
xuất phát từ việc nhân viên bò ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế

của nhà quản lý. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền
lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các khoản
thưởng trên lợi nhuận), nghóa là khi có phát sinh mâu thuẫn quyền lợi …
- Đảm bảo về năng lực: Là bảo đảm cho nhân viên có được những kỹ năng
và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc
chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà
quản lý chỉ nên tuyển dụng nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù
hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường
xuyên.
- Hội đồng Quản trò và Uỷ ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu
các công ty cổ phần có niêm yết ở Thò trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ
ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
Quản trò nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vò. Uỷ ban Kiểm toán có
thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vò,
thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ … Do đó các chức năng quan trọng
trên, nên sự hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trò có ảnh hưởng
lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trò
hoặc Uỷ ban Kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các
thành viên trong Hội đồng Quản trò hoặc Uỷ ban Kiểm toán, và mối quan hệ của
họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản
lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành
lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vò. Một số

Trang
9

nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc

hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh
doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản
lý khác rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro … Sự khác biệt về triết lý và
phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác
động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vò.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách
thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều
nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các
nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo
một trật tự đã được xác đònh trong cơ cấu tổ chức của đơn vò …
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và
quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vò, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được
các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch,
điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu
tổ chức phải xác đònh được các vò trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các
thể thức báo cáo và tính chất hoạt động của đơn vò.
- Cách thức phân đònh quyền hạn và trách nhiệm: Phân đònh quyền hạn và
trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hoá về
quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vò,
giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt
động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục
tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vò cần phải thể chế hoá bằng văn bản về
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với
nhau.
- Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc
tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ
luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của
môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường
kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trò đạo đức … Thí
dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kin

Trang
10

nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực
mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp,
trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ một
quan điểm không đúng đúng của Giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm mất
đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội
ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo
cáo này.
I.2.2. Đánh giá rủi ro:
Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống KSNB. Như mọi người đều biết, tất
cả các hoạt động diễn ra trong đơn vò đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có
thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác đònh và
phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu, kể cả mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vò có thể không thể
được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác đònh
được mục tiêu của đơn vò,nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm
soát được rủi ro.
- Xác đònh mục tiêu của đơn vò: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của
KSNB nhưng việc xác đònh nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ
một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ
thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vò. Xác đònh
mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch đònh các mục tiêu chiến lược cũng
như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Việc xác
đònh mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn
giản, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý.

-Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vò
hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.
Ở mức độ toàn đơn vò, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi
mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối
thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên

Trang
11

không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý … Trong phạm vi từng hoạt
động như bán hàng, mua hàng, kế toán … rủi ro có thể phát sinh và tác động để
bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toán đơn vò.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến
việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc
này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng …
hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro khó đònh lượng nên đây là một
công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy
trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng
tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vò, xem
xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi
ro.
Trong lónh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe doạ sự trung thực và hợp
lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không
thuộc quyền sở hữu của đơn vò; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không
phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và
chi phí trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn
mực và chế độ kế toán …
Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vò hoặc từ

yếu kém của hệ thống KSNB. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được
kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán.
I.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để bảo đảm cho các chỉ
thò của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi
những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vò đang hay
có thể gặp phải.Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực
hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vò:
I.2.3.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải

Trang
12

quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn,
không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi
chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ
hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và
giấu diếm những sai phạm của mình.
Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức
năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán
về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai
chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ
cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghóa
là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài

sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn
tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển
dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật
này.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận
vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi
phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn
không cho thông tin bò thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ
phận riêng biệt thực hiện, thường là bộ phận kế toán.
I.2.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ:
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn cácnghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng (1) Phải kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ
phải đúng đắn, cụ thể là:

Trang
13

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
-Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm
soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng
tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau. Thí dụ, hoá đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi
nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kòp thời,nghóa là chứng từ
chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh
chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy đònh nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát …
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy đònh
và dễ dàng truy cập khi cần thiêt.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn
bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ
ai trong đơn vò cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn
tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vò. Thí dụ Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản
phẩm, dòch vụ, hoặc hạn mức bán chòu cho khách hàng … Sau đó, nhân viên cấp
dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính
sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp
dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, thí dụ phê chuẩn việc
mua sắm máy móc thiết bò … Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những
nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính

Trang
14

sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chòu có số tiền lớn trên một mức ấn đònh
nào đó.
Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như
quyết đònh về mua sắm những tài sản có giá trò lớn từ xxx đồng trở lên phải do
Hội đồng Quản trò phê chuẩn.

Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp điện tử, việc kiểm soát
quá trình xử lý thông tin cũng thường được chia thành kiểm soát chung và kiểm
soát ứng dụng với những đặc điểm riêng.
I.2.3.3. Kiểm soát vật chất:
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những
ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp
cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.
Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khoá, tường
rào,lực lượng bảo vệ … và chỉ những người được uỷ quyền mới được phép tiếp cận
với tài sản của đơn vò.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế
buộc phải thực hiện đònh kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra
và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục
bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài
sản có thể bò bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi
đánh cắp.
I.2.3.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá
nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập
xuất phát từ hệ thống KSNB có khuynh hướng bò giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có
một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Thí dụ, nhân viên có thể quên,
hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có
người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi
chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố
tình sai phạm. Vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết.

Trang
15

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải

độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi
nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện
nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.
I.2.3.5. Phân tích soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách
so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán,kỳ trước, và các dữ liệu khác có
liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem
xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại
quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành
viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vò một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không?
Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình
thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kòp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có
những điều chỉnh thích hợp.
I.2.4. Thông tin và truyền thông:
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vò thông qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ,
bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được
các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống
thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vò có thể được xử lý trên máy tính, qua
hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng
của thông tin là thích hợp, kòp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thôn tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý
các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơnvò phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy
đủ và chính xác các chỉ thò từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên
khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vò. Điều này sẽ
được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng …) cũng

Trang
16

phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vò
mới có thể có những phản ứng kòp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước,
cổ đông …) cũng cần được truyền đạt kòp thời, bảo đảm độ tin cậy và phù hợp với
yêu cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ
quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình
vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng
hợp.

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ
với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán
quản trò. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế
nhưng qua trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và
cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo
cáo tài chính. Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ thống thông tin kế
toán tài chính.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính
kòp thời, hiệu quả …), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài
chính phải đạt được như sau:
- Xác đònh và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết,đầy đủ để cho phép phân loại đúng
đắn các nghiệp vụ.
- Đo lường giá trò của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trò.
- Xác đònh đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép

đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
Để đạt được các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong
hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
Với đặc trưng là phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép

Trang
17

kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ.
Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kòp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ
tài sản của đơn vò. Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn
những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy đònh. Bên cạnh đó, chứng từ
còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên
trong và bên ngoài đơn vò. Tóm lại, với chức năng tiền kiểm, chứng từ đóng một
vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riêng, và trong hệ thống
KSNB nói chung của đơn vò.
Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban
đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính và báo cáo kế toán quản trò.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật
tư, hàng hoá, công nợ, chi phí, doanh thu … sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài
sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban đầu cho đến việc ghi chép,
phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ … và cuối cùng là chuyển những thông tin
đó vào báo cáo sẽ để lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể
kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý.
Thí dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ để phúc đáp những
yêu cầu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp về các vấn đề có liên quan đến số

dư tài khoản phải thu khách hàng, hoặc phải trả người bán. Tương tự, kiểm toán
viên cũng dựa vào đó để kiểm tra.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống
thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về
các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như phương tiện
truyền thông về chính sách.
Sở đồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vò,
thường dưới dạng hình vẽ. Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và
phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của
từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ hoặc sơ đồ hạch toán. Sổ tay đầy
đủ sẽ giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn

Trang
18

vò.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết
về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính.
Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế
nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo những tình huống bất thường cho
cấp trên.
I.2.5. Giám sát:
Đây là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ. Giám sát là quá trình mà
người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong
giám sát là phải xác đònh KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có
cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vò
hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động
giám sát thường xuyên hoặc đònh kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát

triển các biến động bất thường.
Giám sát sát đònh kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán
đònh kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Bảng 1: Các bộ phận hợp thành hệ thống hệ thống KSNB
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung của
một tổ chức, chi phối đến ý thức
kiểm soát của mọi người trong
tổ chức, là nền tảng cho tất cả
bộ phận khác của KSNB
- Tính chính trực và giá trò đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trò và Uỷ ban kiểm
toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân đònh quyền hạn và trách
nhiệm.
- Chính sách về nhân sự.
Đánh
giá rủi ro
Đơn vò phải nhận biết và đối
phó được các rủi ro bằng cách
- Xác đònh mục tiêu của đơn vò.
- Nhận đònh rủi ro.

Trang
19



thiết lập mục tiêu của tổ chức
và hình thành một cơ chế để
nhận dạng, phân tích và đánh
giá rủi ro liên quan.
- Phân tích và đánh giá rủi ro.

Hoạt
động kiểm
soát


Các chính sách và các thủ tục
để giúp đảm bảo những chỉ thò
của nhà quản lý được thực hiện
và có các hành động cần thiết
đối với các rủi ro nhằm thực
hiện các mục tiêu của đơn vò
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
- Phân tích soát xét lại việc thực
hiện.
Thông
tin và

truyền
thông

Hệ thống này được thiết
lập để mọi thành viên trong đơn
vò có khả năng nắm bắt và trao
đổi thông tin cần thiết cho việc
điều hành, quản trò và kiểm
soát các hoạt động.
- Hệ thống thông tin bao gồm cả hệ
thống thông tin kế toán phải bảo
đảm chất lượng thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh
thông tin bên ngoài và bên trong
đều hoạt động hữu hiệu.
Giám
sát



Toàn bộ quy trình hoạt
động phải được giám sát và
điều chỉnh khi cần thiết. Hệ
thống phải có khả năng phản
ứng năng động, thay đổi theo
yêu cầu của môi trường bên
trong và bên ngoài.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát đònh kỳ.

I.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB:
Ở bất kỳ đơn vò nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành
hệ thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi
lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật
sự của nó vẫn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào
năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ
thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các
hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng

Trang
20

trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo
của cấp dưới …
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với
nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vò.
- Một yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí do kiểm tra phải hiệu quả,
nghóa là phải ít tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì
thế khó có thể phát hiện được các sai sót đột xuất, hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm
trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bò vô hiệu do sự thông đồng với bên
ngoài, hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thức tế đã
thay đổi.
I.4. Các mục tiêu của KSNB:
Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong hệ thống của Công ty
đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ. Thí dụ, các nghiệp vụ

tiền lương có thể bò sai sót nếu số lượng giờ sai được tính trên phiếu thời gian
hoặc tổng mức lương được ghi nợ vào tài khoản trên sổ Nhật ký tiền lương.
Có 7 mục tiêu mà một cấu trúc KSNB phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót
trong các sổ Nhật ký và sổ sách. Cơ cấu KSNB của Công ty phải đầy đủ để cung
cấp sự đảm bảo hợp lý là:
1. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý).
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại
hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ Nhật ký hoặc các sổ sách kế toán khác.
2. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Nếu
một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến một
nghiệp vụ lừa đảo, và nó cũng có thể có ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại
tài sản của Công ty.
3. Các nghiệp vụ kinh tế có phải được ghi sổ (tính đầy đủ). Các thể thức của
Công ty phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.

Trang
21

4. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ
cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ các
số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
5. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Quá
trình phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của Công ty phải
được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu báo cáo tài chính đó được trình bày đúng
đắn. Sự phân loại cũng bao gồm những nhóm như khu vực và sản phẩm.
6. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc (thời hạn). Việc ghi sổ
các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ
quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính
xác. Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bò sai.
7. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp

chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp). Trong nhiều trường hợp, các nghiệp
vụ cá lẻ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ
nhật ký. Sau đó, từ sổ nhật ký được chuyển qua Sổ cái tổng hợp, và Sổ cái tổng
hợp được tổng hợp và được dùng để lập các báo cáo tài chính. Không cần biết
đến phương pháp nào được dùng để nhập các nghiệp vụ vào Sổ phụ vào Sổ phụ
và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trình kiểm soát đầy đủ là cần thiết để đảm
bảo quá trình tổng hợp là chính xác.
II. KSNB ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN CHI PHÍ:
II.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình chi phí:
II.1.1.Yêu cầu hàng hoá và dòch vụ:
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí, bất cứ bộ phận nào có nhu
cầu dòch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ
phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận
kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “Yêu
cầu mua hàng”
II.1.2. Đặt hàng với người cung cấp:
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm
đạt ba yêu cầu cơ bản: Giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng,
giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lắp

Trang
22

đặt hàng mua gửi về cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác đònh các yêu cầu về
hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo ( thông
thường là lệnh bán hàng của nhà cung cấp) chấp nhận đặt hàng. Đây chính là hợp
đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên người bán và người mua.
II.1.3. Nhận hàng và nhập kho:
Khi nhà cung cấp giao hàng tại đòa điểm được chỉ đònh trong đặt hàng, bộ

phận nhân hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với
giấy giữ hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với mặt hàng để chấp nhận hay không
châp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động giao hàng kết
thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận hàng lập phiếu kho báo cáo về hàng nhận. Sau
đó, hàng được thủ tục nhập kho. Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách
nhiệm quản lý chuyển giao bộ phận kho hàng.
II.1.4. Ghi nhận phải trả người bán:
Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiến hàng đối
chiếu hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu nhập
kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả của người cung cấp.
II.1.5. Thanh toán cho người cung cấp:
Tới ngày cần thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục để chuyển bộ phận
quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan
như phiếu chi hoặc Séc thanh toán, kế toán phải ghi nhận khoản thanh toán xho
người bán.
II.2. Các thủ tục kiểm soát:
II.2.1. Khái niệm về thủ tục kiểm soát:
Thủ tục kiểm soát là những thủ tục kiểm tra giúp cho những nội dung, chính
sách của doanh nghiệp được thực hiện.
Thủ tục kiểm soát bao gồm:
Kiểm soát trực tiếp: Là những thủ tục kiểm soát trên từng nghiệp vụ, từng
hoạt động tại doanh nghiệp.
Chủ yếu do những nhân viên (bộ phận) thực hiện nghiệp vụ, thực hiện hoạt

Trang
23

động đó tiến hành.
Kiểm soát tổng quát (kiểm soát độc lập): Là những thủ tục kiểm soát trên hệ

thống công việc, trên quy trình xử lý nghiệp vụ.
Thủ tục kiểm soát tổng quát được tiến hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác
với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ.
Được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc uỷ quyền.
Kiểm soát vật chất (bảo vệ tài sản): Là những thủ tục kiểm soát đảm bảo an
toàn tài sản, thông tin doanh nghiệp.
II.2.2. Các thể thức kiểm soát đối với chu trình chi phí:
Các thể thức kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý
phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được Ban
quản trò xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ. Có rất nhiều chế độ và thể
thức như vậy tiềm tàng trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, chúng thường thuộc về năm
loại được trình bày dưới đây:
• Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm;
• Các thể thức phê chuẩn đúng đắn;
• Chứng từ và sổ sách đầy đủ;
• Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách;
• Kiểm soát độc lập việc thực hiện.
II.2.2.1. Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm:
3 chỉ đạo chung đối với sự cách ly về trách nhiệm nhằm ngăn ngừa cả sai
phạm cố ý lẫn sai phạm vô ý, có ý nghóa đặc biệt đối với kiểm toán viên.
v Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán. Lý do của việc không cho
phép một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được
hạch toán tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận cho xí nghiệp. Khi một người
thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để thu
lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm.
Thí dụ, nếu người thủ quỹ thu tiền mặt và giữ cả tiền mặt lẫn sổ sách về các

Trang
24

khoản phải thu thì có khả năng người thủ quỹ sẽ lấy tiền nhận được của khách
hàng và điều chỉnh tài khoản của khách hàng bằng cách không vào sổ khoản
doanh thu hoặc bằng cách ghi sổ một số ghi có giả vào tài khoản. Những thí dụ
khác về sự cách ly không đúng đắn chức năng bảo quản gồm quá trình phân phối
chi phiếu lương bởi nhân viên phát lương và việc giữ gìn sổ sách tồn kho bởi cá
nhân thủ kho.
v Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài
sản liên quan. Nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền
phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan.
Thí dụ, cùng một người không được đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán
hoá đơn của bên bán với ký chi phiếu thanh toán cho hoá đơn đó. Tương tự,
quyền phê chuẩn đối với việc nhận thêm nhân viên mới hoặc cắt giảm nhân viên
hết hạn hợp đồng ra khỏi bảng lương không được do người có trách nhiệm phân
phát chi phiếu lương thực hiện. Để minh hoạ, quyền phê chuẩn một nghiệp vụ
kinh tế và việc xử lý các tài sản liên quan bởi cùng một người sẽ làm tăng khả
năng gian lận trong phạm vi tổ chức.
v Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ. Nếu từng bộ
phận hoặc khu vực trong một tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ
sách và báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để
tăng mức thực hiện báo cáo. Nhằm mục đích đảm bảo thông tin không bò thổi
phồng, quá trình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế
toán trưởng.
Cấu trúc tổ chức chung của một doanh nghiệp phải cung cấp một sự cách ly
đúng đắn về trách nhiệm, mà vẫn đẩy mạnh tính hiệu lực về điều hành và thông
tin hiệu quả. Sự cách ly về trách nhiệm thay đổi giữa các tổ chức nhưng ba vấn
đề quan tâm qua trọng nhất đối với kiểm toán viên là những nội dung sau:
• Kế toán được hoàn toàn tách riêng thuộc quyền của kế toán trưởng, là

người không bảo quản gì cả hoặc không có trách nhiệm điều hành.
• Quyền bảo quản tiền mặt, kể cả các khoản thu và chi, là trách nhiệm của
nhân viên thủ quỹ.
• Các báo cáo kiểm toán nội bộ trực tiếp gửi cho Chủ tòch hoặc Hội động

Trang
25

quản trò.
II.2.2.2. Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn:
Tất cả nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả mãn
các quá trình kiểm soát. Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tuỳ tiện mua hoặc
bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể hoặc chung
chung hoặc cụ thể. Sự phê chuẩn chung chung nghóa là Ban quản trò xây dựng các
chính sách để tổ chức phải tuân theo. Các cấp dưới được học tập để thi hành
những sự phê chuẩn chung này bằng cách tán thành tất cả các nghiệp vụ kinh tế
trong phạm vi các giới hạn được chính sách đề ra. Những thí dụ về sự phê chuẩn
chung như việc phát hành danh sách giá cố đònh cho việc bán sản phẩm, các giới
hạn tín dụng đối với khách hàng mua hàng, và các điểm tái đặt hàng cố đònh tự
động của việc mua hàng.
Sự phê chuẩn cụ thể phải thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ban
quản trò thường không muốn xây dựng một chính sách phê chuẩn chung đối với
một số nghiệp vụ kinh tế. Thay vào đó, Ban quản trò sẽ thực hiện phê chuẩn cho
từng trường hợp. Thí dụ như sự phê chuẩn một nghiệp vụ bán hàng của quản lý
phụ trách bán hàng ở một công ty xe cũ.
Cá nhân hoặc nhóm người được phê chuẩn đặc thù hoặc phê chuẩn chung
đối với cái có thể hoặc phải giữ một vò trí tương xứng với bản chất và ý nghóa của
nghiệp vụ kinh tế đó. Chính sách đối với những phê chuẩn này phải do Ban quản
trò cấp cao đề ra. Thí dụ, chính sách thông thường là tất cả các lần mua tài sản cố
đònh có giá trò cao hơn một số tiền đã đònh phải được Hội đồng quản trò phê

chuẩn.
Cũng cần một sự phân biệt giữa sự phê chuẩn và sự tán thành. Sự phê chuẩn
là một quyết đònh có tính chính sách về một nghiệp vụ kinh tế thông thường hoặc
một nghiệp vụ kinh tế đặc thù. Sự tán thành là sự thực hiện những quyết đònh phê
chuẩn chung của Ban quản trò. Thí dụ, giả sử Ban quản trò đề ra một chính sách
phê chuẩn việc đặt hàng tồn kho khi có trong tay một lượng hàng ít hơn mức cung
ứng của ba tuần. Đó là một sự phê chuẩn chung. Khi một phân xưởng đặt mua
hàng tồn kho, nhân viên chòu trách nhiệm theo dõi sổ sách thường xuyên tán
thành đơn đặt hàng để chỉ rõ là chính sách phê chuẩn đã thoả mãn.