Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex

Lời mở đầu
Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, kiểm tra
không phải là một pha hay một giai đoạn của quản lý mà nó thực hiện tất cả các
giai đoạn của quá trình này nh: giai đoạn định hớng cần có những dự báo về nguồn
lực và các mục tiêu cần đạt tới..., giai đoạn tổ chức thực hiện và giai đoạn điều
chỉnh các định mức và các mục tiêu. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng
thời gắn liền với mọi hoạt động. Kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính
nhu cầu quản lý.
Vì vậy trong thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát trong quản lý rất đợc sự quan
tâm của hầu hết các doanh nghiệp nói. Cũng nh đối với các công ty lớn nh đối với
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và
xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn đợc đặt lên hàng đầu. Trải qua quá trình hoàn
thiện của minh Tổng công ty đà xây dựng đợc một cơ chế quản lý, một hệ thống
kiểm soát nội bộ, cịng nh mét hƯ thèng c¸c thđ tơc kiĨm so¸t khá chặt chẽ, tuy
nhiên bên cạnh đó vẫn còn có nhiều vấn đề đặt ra cần đợc hoàn thiện.
ở Việt Nam, trong thời kì cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát
đà đợc quan tâm ngay từ thời kỳ xây dựng đất nớc.tất nhiên trong cơ chế kế hoạch
hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng đợc tổ
chức phù hợp với cơ chế đó. Nhà nớc với t cách là đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm
soát nội bộ chủ yếu đợc thực hiện thông qua tự kiĨm tra cđa kÕ to¸n. kiĨm tra kiĨm
so¸t thùc hiƯn thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt quyết toán thông
qua các vụ việc ... Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này cha đáp ứng đợc đòi hỏi của
thực tiễn, biểu hiện cụ thể là kỉ cơng, luật pháp bị buông lỏng, hiệu năng quản lí và
hiệu quả hoạt động không cao.


Từ những năm 1990, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tÕ tõ c¬ chÕ tËp trung
bao cÊp sang c¬ chế thi trờng, các doanh nghiệp đợc đặt lên một sân chơi bình
đẳng, trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí cũng nh các chủ thể
ra quyết định khác phải đợc cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho quá trình ra

quyết định. Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nớc và Kiểm toán độc lập ra
đời nhằm đảm bảo hợp lí rằng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp là trung
thực, hợp lí. Tuy nhiên do chỉ thực hiện kiểm toán trong một thời gian ngắn nên
không thể đảm bảo đợc mọi nghiệp vụ đều hợp lí, điều này chỉ có thể do một bộ
phận khác đảm nhận, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hơn nữa, các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của
mình, về chi phí bỏ ra va kết quả thu đợc. Để đảm bảo hoạt động tất yếu mỗi đơn vị
cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các
nguồn lực xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức mình đề ra, đối chiếu
và truy tìm cac thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện đà điều
chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả
kinh tế cuối cùng của hoạt động để đảm bảo có hiệu quả nhất. Phơng thức kiểm tra,
kiểm soát thờng xuyên và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó chính là hệ thống
KSNB.
Mục đích nghiên cứu:
Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty Xăng dầu ViƯt
Nam vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé, em đà nhận thấy những yếu tố tích cực và
những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra, KSNB của Tổng công ty. Vậy để
có một hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu quả cao thì cần phải xây dựng và
hoàn thiện hệ thống KSNB nh thế nào? Để trả lời cho câu hỏi trên em đà chọn đề
tài Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt
Nam - Petrolimex làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện đợc hiểu biết
của bản thân về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục của nó.
2


Nội dung của chuyên đề này gồm:
Lời mở đầu
Phần nội dung
Ch¬ng 1: LÝ ln chung vỊ hƯ thèng KSNB.

Ch¬ng 2: Thực trạng công tác KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam
Chơng3: Phơng hớng và giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống thủ tục
KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.
Phần kết luận
Phơng pháp nghiên cứu trình bày
Trong đề tài này, em đà dùng các phơng pháp nghiên cứu cơ bản sau:
So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tơng đối nhằm
đa ra các kết luận về sự tăng trởng và phát triển của Tổng công ty trong quá trình
hội nhập và đi lên của đất nớc. Đồng thời với việc so sánh em còn dùng các phơng
pháp phân tích đà học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đà đợc áp dụng trong, từ đó nhằm tìm tòi và phát hiện các u điểm và nhợc điểm của hệ
thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty.
Đối tợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ và
các thủ tục kiểm soát của nó trong Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam –
PETROLIMEX.

3


Phần nội dung
Chơng I
Lí luận chung về hệ thống Kiểm so¸t néi bé
1.1. lý ln chung vỊ kiĨm so¸t néi bộ
1.1.1. Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý
Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm
đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn
kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái
với qui định đặt trong phạm vi của mình.
a. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng
của quản lí

Quản lí là một quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đà định
trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm tra không
phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó đợc thực hiện ở tất cả các giai
đoạn của quá trình này.
b. Kiểm tra, kiểm soát đợc thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá
nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nớc,
vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xà hội ở từng nớc
Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nớc thực hiện trực tiếp hoặc
gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô.
Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hớng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hớng tới hiệu quả của
vốn, lao động, tài nguyên.

4


Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, x· héi, kiĨm tra, kiĨm so¸t
kh¸c nhau do sù kh¸c nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng và
truyền thống pháp luật.
c. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử
và hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng
rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc
lập:
Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều và cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực hiện
đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con ngời, một bộ máy
thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra
một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập.
Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể
hiện ở:
- Phát hiện, sửa chữa sai lầm
- Hớng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí

- Bảo vệ tài sản, tiền vốn
- Tạo niềm tin cho ngời quan tâm
- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng
- Tạo chất lợng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu t
nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chơng trình, kế hoạch có hiệu quả cao.

5


1.1.2. Bản chất Hệ thống KSNB
a. Định nghĩa hệ thống KSNB
Nh trên đà biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhng
kiểm tra thờng mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dới) trong khi kiểm
soát có thể là của cấp trên với cấp dới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh
nghiệp và thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn.
KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và
các bớc kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có
hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán
quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện
pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:
1. Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
2. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin
3. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị.
4. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí
Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân
sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách
về hoạt động của đơn vị ...
Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét và khẳng
định các biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không.

Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên
tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các
nguyên tắc này tự nó đà tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát.
Về các mục đích của hệ thống KSNB:
6


Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu
hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), và các tài sản vô hình nh các tài liệu quan trọng, uy
tín của doanh nghiệp... những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham
ô... nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ
sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính đợc sử dụng, một số lợng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng
không đợc cẩn trọng bảo vệ.
Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin
chính xác, kịp thời để đa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB đợc xác lập
nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy.
Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó
cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty đợc
tuân thủ.
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát
trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lùc vµ sù l·ng
phÝ trong mäi lÜnh vùc kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn
tiềm năng.
Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB.
- Sự tồn tại của các chính sách và thđ tơc thĨ hiƯn trong qui chÕ KSNB.
- Sù vËn hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị.
- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế ®ã trªn thùc tÕ.

7

b. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB,
chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhng
thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:
Các yếu tố bên trong:
o

Môi trờng kiểm soát:

Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ của
bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trờng chung, nhờ đó xác lập thái độ của
toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các
yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu
hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này liên quan
đến thái độ và hành động của ngời quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà
các nhân tố chủ yếu là:
o

Quan điểm, phong cách điều hành và t cách của các nhà quản lý cao

cấp:
Các nhà quản lý cao cấp là ngời quyết định và điều hành mọi hoạt động của
đơn vị, vì thế quan điểm, đờng lối quản trị, cũng nh t cách của họ là vấn đề trung
tâm trong môi trờng kiểm soát.
Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại:
+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những ngời này có thể sẵn sàng
mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp
rủi ro lớn, các chính sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt ®éng cđa doanh

nghiƯp khã ®i vµo nỊ nÕp.

8


+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái ®é thËn träng khi ®a ra bÊt cø mét quyÕt
®Þnh nào. Những doanh nghiệp này thờng bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hởng đến
hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hởng đến cơ cấu quyền lực
trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng
đến hệ thống KSNB.
o

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên môn hoá
với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau,
nhằm thực hiện các chức năng quản lí.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động
của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công,
phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách,
thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai
lầm và gian lận.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố
khác của hệ thống KSNB cha hoàn thiện hoặc cha vững mạnh thì cơ cấu tổ chức
hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB
o

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phơng pháp quản lí nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thởng, và kỉ luật đối với nhân viên.
Con ngời là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định
sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ
thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn
chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ
9


thống KSNB. Ngợc lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực
thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt
chẽ vẫn không phát huy đợc hiệu quả.
Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự
đúng đắn phải đảm bảo:
Sử dụng đúng ngời, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi ngời phát huy đúng sở
trờng của mình.
Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen
thởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí
quyết thành công của chính sách nhân sự.
o

Công tác kế hoạch và dự toán.

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định...đặc biệt là kế hoạch
tài chính bao gồm những ớc tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tơng lai.
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết
phơng hớng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh đợc sự lÃng phí,
d thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đợc tiến hành khoa học

và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các
nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh
giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà các
kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích.
o

Uỷ ban kiểm toán.

Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy
mô lớn thờng thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban

10


thờng có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền
hạn nh sau:
-

Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.

-

Xây dùng bé m¸y kiĨm to¸n néi bé, kiĨm tra, gi¸m sát công việc của
kiểm toán viên nội bộ.

-

Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

-

Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ
với các chủ thể kiểm toán bên ngoài.

-

Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban
giám đốc.

Do có những chức năng quan trọng nh trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong
hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát.
Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập
phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này.
o

Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo
lờng và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là
một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB.
Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một
sự giám sát và đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có
hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của
hệ thống KSNB.Tuy nhiên bé phËn kiĨm to¸n néi bé chØ cã thĨ ph¸t huy tác dụng
nếu nó đợc xây dựng trên những nguyên tắc nhất định .
Ngoài những nhân tố bên trong đà nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu
ảnh hởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ nh luật pháp,sự kiểm soát của các cơ
11

quan Nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ... Những yếu tố này tuy không thuộc tầm
kiểm soát của đơn vị nhng có ảnh hởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế
và vận hành hệ thống KSNB nh luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nớc, ảnh
hởng của các chủ nợ...
c. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành
tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phơng pháp kế toán: phơng pháp chứng
từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phơng pháp tổng hợp- cân đối.
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng
hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản
lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Do đó, hệ thống kế toán là một bộ
phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo
các mục tiêu tổng quát sau đây:
o Tính có thật: nghĩa là chỉ đợc ghi chép những nghiệp vụ có thực, không
ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
o Sự phê chuẩn: trớc khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm
bảo rằng chúng đà đợc phê chuẩn hợp lệ.
o Tính đày đủ:Nghĩa là không đợc loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi
nghiệp vụ phát sinh.
o Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tÝnh to¸n, trong viƯc
¸p dơng chÝnh s¸ch kÕ to¸n.
o Sù phân loại: Bảo đảm số liệu đợc phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài
khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liên
quan.
o Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
12


o Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về:

- Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ớc,các luật lệ,và các
thủ tục đợc Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tài chính
một cách trung thực về tình hình tài chính của đơn vị.
- Hình thức kế toán là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách
kế toán.
Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu
về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị
qua các giai đoạn của một quá trình kế toán.
- Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ
chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp
lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp...để cung cấp những thông tin tổng
hợp trên báo cáo tài chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán ®ãng mét vai trß
rÊt quan träng vÝ dơ nh sỉ chi tiết về vật t hàng hoá.
- Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng
hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo.
d. Các các thủ tục kiểm so¸t trong hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé
C¸c biƯn ph¸p kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống
KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm
soát tổng quát.

13




Kiểm soát trực tiếp:

Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát đợc xây dựng trên cơ sở đánh

giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại
hình cơ bản:
Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân
viên độc lập với ngời thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp
rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
Kiểm soát xử lí: là kiểm soát đợc đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,
tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch đợc công nhận, cho phép, phân
loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.
Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo
đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thờng bao gồm:
o

Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về
tài sản.

o

Hệ thống an toàn và vật chắn.

o

Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba.

Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc
kiểm soát trực tiếp:
- Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng
đắn:
+ Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế đợc phản
ánh và tổng hợp.
+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh

chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung

14


cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đà đợc kiểm soát đúng đắn và tất cả các
nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác.
+ Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ
thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân
loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các
bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo.
+ Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hớng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và
luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hớng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự
kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch
toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những ngời có thẩm quyền thực hiện sự
kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tơng hỗ giữa những ngời, những bộ phận có
liên quan.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp
đề phòng vật chất nh việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền
tệ cũng nh chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy
tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại
thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục
đích bảo vệ tài sản, sổ sách.
Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biện pháp
kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo
các tài liệu kế toán, dữ liệu lu trữ trong máy điện toán...
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục
kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hớng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc

15


thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng
chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB.


Kiểm soát tổng quát:

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau. Trong môi trờng máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về
chức năng kiểm soát của phòng điện toán.
Các bớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất
khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. tuy nhiên, các loại kiểm soát nói
trên đều đợc xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần đợc phân chia cho nhiều
ngời trong một bộ phận hay cho nhiỊu bé phËn trong mét tỉ chøc, mơc đích là để
không một cá nhân hay một bộ phận nào đợc thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối,
từ đó mà tránh đợc gian lận, sai sót.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng còn có sự tác chuyên môn hoá và giúp
cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc
Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hớng quá tập trung hoặc
quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những
quyết định trong quản lí không đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn
xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm đợc thông tin.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả
sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh đợc các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng
là một biƯn ph¸p kiĨm so¸t quan träng (kiĨm tra, kiĨm so¸t giữa các bộ phận độc

lập)

16


Ba sự cách li quan trọng nhất cần lu ý:
o

Cách li qun phª chn nghiƯp vơ víi viƯc thùc hiƯn nghiệp vụ kinh tế
để tránh sự lạm dụng quyền hạn sư dơng ngn lùc mét c¸ch t tiƯn.

o

C¸ch li viƯc bảo quản tài sản với kế toán: một ngời thực hiện cả hai
chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân
rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ ngời bảo quản
tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, ngời ghi sổ vật t và ngời bảo quản vật t.

o

Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có nh
vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ
mới nghiêm túc.

Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đà là thực hiện đợc một biện pháp kiểm
soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đà giảm đi đáng kể. Vì thế trong
điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc qui định: Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc
doanh, công t hợp doanh, hợp tác xà và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nớc
hoặc đoàn thể không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác
phụ trách vật chất khác

+ Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.
Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề
mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt
hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát đợc mọi
hoạt động. Nhng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng
đắn bởi nhà quản lí hoặc ngời đợc uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có
thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lÃng phí
hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể
quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn kh¸c nhau.

17


Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB nh trên còn có cách phân chia
khác, theo cách này, hệ thống KSNB đợc chia thành KSNB về kế toán và KSNB về
hành chính:
+ KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép kế
toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh,
lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan, bảo
vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, thờng do một bộ
phận độc lập thực hiện.
+ KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động về
tài chính và quản lí ở trong đơn vị.
Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽ với
nhau. Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, hỗ
trợ nhau sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu quả.Hệ thống KSNB đợc thiết kế để
điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong
đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động.
1.2. Đặc điểm của lý luận về kiểm soát nội bộ trong
loại hình Tổng công ty

1.2.1 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ
Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là
một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa đợc tất cả những hậu quả xấu
có thể xảy ra. Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu
quả.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì
thế khó có thể phát hiện đợc những sai phạm đột xuÊt hay bÊt thêng.

18


- Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhÃng, sai lầm trong xét
đoán,hoặc hiểu sai các hớng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên
ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đÃ
thay đổi...
1.2.2. Mục tiêu của hệ thống KSNB
Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mÃn để ngăn ngừa
sai sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí
là:
a. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tÝnh hiƯu lùc). HƯ
thèng KSNB kh«ng thĨ cho phÐp viƯc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tại
hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán.
b. Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn), tránh
làm lÃng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn).
Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra
ngoài sổ sách.

d. Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá). Một cơ
cấu KSNB đầy ®đ gåm c¸c thĨ thøc ®Ĩ tr¸nh c¸c sai sè khi tính toán và ghi sổ.
e. Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảm bảo
các khoản mục trong báo cáo tài chính đợc trình bày đúng đắn.
f. Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng thời kì (tính thời kì): nghiệp
vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải đợc ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyên tắc phù
hợp.
19


g. Các nghiệp vụ đợc ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
1.2.3. KSNB đối với một số khoản mơc träng u
a. KSNB ®èi víi vèn b»ng tiỊn.
Vèn b»ng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ.
- Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng.
- Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp
đà nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc đà gửi vào bu điện để chuyển cho
ngân hàng hay đà làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn
vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo của ngân hàng.
Vốn bằng tiền là khoản mục đợc trình bày trớc tiên trên bảng cân đối kế
toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lu động.Vốn bằng tiền còn là một
khoản mục bị ảnh hởng và có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác nh
doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản đợc a chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao
nhất. Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quan trọng để
bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn.
Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau đợc áp dụng trong kiểm
soát vốn bằng tiền:

Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách nhiƯm
cđa tõng ngêi, tõng bé phËn víi viƯc qu¶n lÝ vốn bằng tiền cũng nh đa ra các qui
định bảo vệ vốn bằng tiền.
Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí:
20


Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền
gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bên
ngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc... phải dợc
qui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền.
Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải đợc xét duyệt và chỉ
đợc kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự có nhu
cầu chi.
Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho một
hoặc hai ngời để duyệt chi. Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đi
vắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhng cũng không đợc uỷ
quyền qu¸ réng r·i, cã thĨ ủ qun cho Phã gi¸m đốc tài chính hoặc Kế toán trởng
hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là
vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:
o Cách li giữa thủ quĩ và kế toán.
o Cách li giữa ngời duyệt chi với ngời thực hiện các khoản chi, giữa ngời
đợc kí phát hành séc với ngời chi tiêu.
o Cách li giữa ngời ghi sổ với ngời kiểm soát thu, chi.
Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an
toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu..., trang bị các máy tính tiền cũng là
một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt.
Bốn là: Đối với kế toán:
Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi sổ

các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau.
Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, tõng lo¹i quÜ.
21


Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép.
Phải đối chiếu thờng xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh.
Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.
Năm là: Công tác quản lí:
- Hạn chế lợng tiền tại két ;
- Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt.
- Hạn chế lu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn
cho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán:
- Đối chiếu thờng xuyên và định kì với ngân hàng.
Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với sổ
sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời.
Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một ngời chuyên theo dõi về thời
điểm chuyển và thời điểm nhận đợc giấy báo để ghi sổ kịp thời. Phải có sổ chi tiết
theo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận đợc
giấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác.
Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền.
Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn
đến. Nhà quản lí phải thờng xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên. Đây là
yếu tố quan trọng ảnh hởng ®Õn hiƯu lùc cđa c¸c biƯn ph¸p, chÝnh s¸ch kiĨm soát.
Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho ngời nộp tiền hay yêu cầu
ngời nhận tiền phải xuất trình chứng minh th và giấy uỷ quyền nhận tiền nếu đợc
uỷ quyền.

22

Các quá trình kiểm soát nhằm vào môt số mục tiêu kiểm soát chủ yếu đợc
thể hiện qua các bảng sau:
Biểu 1 : Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu KSNB
Các khoản thu tiền mặt
đợc ghi sổ là số tiền đơn vị
thực tế nhận đợc

Quá trình KSNB chủ yếu
- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ.
- Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu

Tính có thực
Các khoản chiết khấu
tiền mặt đà đợc phê chuẩn
Phê chuẩn

-Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải đợc tồn tại.
- Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt.

Tất cả các nghiệp vụ
liên quanđến tiền mặt nhận đợc đều đợc ghi sổ
mặt
Tính đầy đủ

-Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách.

Các khoản thu tiền mặt

đợc ghi sổ theo số tiền nhận đợc

-Giống mục tiêu trên.

-Sử dụng các th báo tiền gửi hoặc các bảng kê trớc tiền

Sự đánh giá
Các khoản thu tiền mặt
đợc phân loại đúng đắn
Phân loại

-Sử dụng một sơ đồ tài khoản
-Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Các khoản thu tiền mặt
-Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền mặt
đợc ghi sổ theo căn cứ thời hàng ngày.
gian.
-Kiểm tra nội bộ
Đúng hạn
Các khoản thu tiền mặt
-Cách li trách nhiệm giữa ghi sổ nhật kí thu tiền với sổ
đợc ghi sổ, đợc chuyển sổ và chi tiết cáckhoản phải thu.
tổng hợp đúng đắn, chính xác.
-Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng.
Chuyển sổ và tổng hợp
chính xác

-Kiểm tra nội bộ

23


Biểu 2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ chi tiền
Mục tiêu

Quá trình KSNB chủ yếu

KSNB
Các khoản chi tiền mặt ghi -Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ tiền
sổ là số tiền thực tế chi ra
mặt.
Tính có thực

-Cách li trách nhiệm giữa ngời duyệt chi và ngời thực hiện
chi.
-Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi.

Các khoản chi tiền mặt đÃ
đợc phê chuẩn
Sự phê chuẩn
Các khoản chi tiền mặt đợc
ghi sổ đầy đủ.
Tính đầy đủ
Các khoản chi tiền mặt đợc
ghi sổ theo đúng số tiền thực tế
chi ra trong các nghiệp vụ
Sự đánh giá
Các khoản chi tiền mặt đợc
phân loại đúng đắn

-Một chính sách qui định cấp phê chuẩn.
-Sự phê chuẩn các khoản theo qui định.
-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền.
-Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ.
-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền.
-Cách li giữa ngời duyệt chi và ngời thực hiện chi.
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện.

-Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản.
-Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Sự phân loại
Các khoản chi tiền mặt đợc -Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hàng
ghi sổ theo căn cứ thời gian
ngày.
Đúng hạn

-Kiểm tra nội bộ.

Các khoản chi tiền mặt đợc -Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sỉ nhËt kÝ chi tiỊn vµ sỉ
ghi sỉ, chun sổ và tổng hợp chi tiết mua hàng, sổ chi tiết các khoản phải trả ngời bán.
đúng đắn
-Đối chiếu công nợ.
Chuyển sổ và tổng hợp -Kiểm tra nội bộ.
chính xác

24

b. KSNB với tài sản cố định (TSCĐ)
TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài.
TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
TSCĐ hữu hình bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phơng tiện
vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lí, cây lâu năm, súc vật làm việc và cho
sản phẩm và TSCĐ khác.
TSCĐ vô hình bao gồm quyền sử dụng đất; chi phí thành lập doanh nghiệp;
bằng phát minh, sáng chế; chi phí nghiên cứu, phát triển, chi phí về lợi thế thơng
mại và TSCĐ vô hình khác.
Giá trị TSCĐ thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Tuy nhiên do số lợng TSCĐ không nhiều, các nghiệp vụ tăng giảm phát sinh ít
trong 1 năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu quả sử
dụng và đầu t TSCĐ.
Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định chính xác các chi phí cấu thành nguyên
giá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản do sai sót trong việc xác định
các chi phí này có thể dẫn đến sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. Chẳng hạn
nếu không phân biệt những chi phí nào sẽ làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đa vào
chi phí niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí niên độ bị sai lệch. Hoặc
nếu không có qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo dỡng, thanh lí tài
sản thì chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế.
Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm:
Một là: Kế hoạch và dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế
hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ. Trong kế hoạch này, ngời ta vạch ra những
vấn đề có liên quan đến việc đầu t, mua sắm, thanh lí, nhợng bán TSCĐ và các
nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t, mua sắm đó.

25