Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin

Luận văn tốt nghiệp
TÓM LƯỢC
Đất nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Con
đường nhanh nhất để thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá là cần nhanh chóng
tiếp cận những công nghệ và kĩ thuật tiên tiến của nước ngoài bằng cách nhập khẩu
máy móc thiết bị hiện đại phục vụ hiệu quả cho sự nghiệp phát triển kinh tế và xây
dựng đất nước. Nhưng nhập khẩu máy móc, vật tư thiết bị như thế nào để phù hợp
với điều kiện nền kinh tế của Việt Nam và đạt hiệu quả cao là vấn đề mà các nhà
doanh nghiệp nhập khẩu và các ngành các cấp có liên quan đang rất quan tâm xem
xét.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nhập khẩu máy móc thiết bị trong
sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước, trên cơ sở những kiến thức về kinh tế và
nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã được truyền thụ tại nhà trường và một số kinh nghiệm
thực tế thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác
đầu tư, em đã lựa chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là: “Quản trị quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại
Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ
Việt Bắc-Vinacomin”.
Đề tài của em đi sâu tìm hiểu thực tế về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty
Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư. Trong đề tài em tập trung tìm hiểu về thực trạng
các nội dung: lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu, giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra như thế
nào thông qua việc sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia và các
tài liệu thứ cấp thu thập được cùng với các phương pháp phân tích, thống kê, so sánh
để tiếp cận thực tiễn các vấn đề lý luận. Trên cơ sở đó, chỉ ra những vấn đề khó khăn,
tồn tại và nguyên nhân của các vấn đề đó. Đồng thời em xin mạnh dạn đề xuất một số
giải pháp với công ty và kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản
trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường
Trung Quốc của công ty.
Thái Thuý Hà- K43E4

i
Luận văn tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công ty
Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-
Vinacomin”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình
từ phía các thầy cô giáo bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, Ban giám
hiệu trường Đại học Thương mại và công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư. Em
xin chân thành cảm ơn:
- Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, các cô chú anh chị trong phòng Xuất
nhập khẩu 7 - nơi em thực tập đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho
em rất nhiều trong quá trình tìm hiểu thực tế các nghiệp vụ thực hiện hợp đồng
nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty.
- Các thầy cô giáo trong ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo bộ môn Quản
trị tác nghiệp Thương mại quốc tế đã tạo điều kiện để em được tiếp xúc với môi
trường kinh doanh thực tế, vận dụng những kiến thức đã học để hoàn thành bài
luận văn của mình trong thời gian thực tập.
- Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo - Thạc sĩ Lê Thị Việt Nga
đã tận tình chỉ dẫn, sửa chữa, bổ sung và đưa ra những lời khuyên giúp em hoàn
thành bản luận văn này.
- Cuối cùng em muốn gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã luôn ủng hộ, khích lệ
động viên và tạo điều kiện cho em hoàn thiện đề tài này.
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài luận văn này song do hạn chế về
thời gian, trình độ, kiến thức cũng như kinh nghiệm còn thiếu nên sản phẩm này khó
tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được những nhận xét, chỉ bảo ,đóng góp
ý kiến từ phía thầy cô giáo và các bạn để giúp em hoàn thiện hơn bài luận văn của
mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Thái Thúy Hà
Thái Thuý Hà- K43E4
ii
Luận văn tốt nghiệp
MỤC LỤC
TÓM LƯỢC i
LỜI CẢM ƠN ii
Thái Thúy Hà ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1
Tính cấp thiết của đề tài 1
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2
Các mục tiêu nghiên cứu 3
Phạm vi nghiên cứu 3
Kết cấu luận văn tốt nghiệp 3
CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 4
2.1. Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu 4
2.1.1. Khái quát về hợp đồng nhập khẩu 4
2.1.1.1. Khái niệm hợp đồng nhập khẩu 4
2.1.1.2. Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu 4
2.1.1.3. Vai trò của hợp đồng nhập khẩu 4
2.1.1.4. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu 5
2.1.1.5. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu 5
2.1.2. Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 6
2.1.2.1. Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 6
2.1.2.2. Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 6

2.2. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm
trước 7
2.2.1. Theo nghiên cứu những luận văn tại công ty 7
2.2.2. Theo nghiên cứu những luận văn tại trường 7
2.3. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành
than từ thị trường Trung Quốc: 8
2.3.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu 8
2.3.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 9
2.3.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu 9
2.3.2.2. Mở L/C 9
2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải 10
2.3.2.4. Mua bảo hiểm 11
2.3.2.5. Làm thủ tục hải quan 12
Thái Thuý Hà- K43E4
iii
Luận văn tốt nghiệp
2.3.2.6. Nhận hàng nhập khẩu 12
2.3.2.7. Kiểm tra hàng nhập khẩu 13
2.3.2.8. Thanh toán 14
2.3.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 15
2.3.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu 15
2.3.3.1. Giám sát thực hiện hợp đồng 15
2.3.3.2. Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng 16
CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN
TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG
TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ 18
3.1. Phương pháp hệ nghiên cứu: 18
3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 18
3.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 18

3.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 18
3.1.2. Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu 19
3.1.2.1. Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp 19
3.1.2.2. Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp 19
3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản
trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than
từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn
2008-2010 19
3.2.1. Tổng quan về công ty XNK và Hợp tác Đầu tư 19
3.2.1.1. Giới thiệu chung về công ty 19
a. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2008-2010) 20
b. Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010) 20
3.2.2. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại
công ty XNK và Hợp tác đầu tư 24
3.2.2.1. Những nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp 24
3.2.2.2. Những nhân tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp 25
3.3. Kết quả tổng hợp phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường
Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010 28
3.3.1. Phân tích kết quả phỏng vấn chuyên gia 28
3.3.2. Phân tích kết quả điều tra trắc nghiệm 28
3.3.2.1. Phân tích kết quả điều tra về việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK 29
3.3.2.2. Phân tích kết quả điều tra về việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK 29
a. Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa 30
b. Mở L/C 30
c. Thuê phương tiện vận tải 32
Thái Thuý Hà- K43E4
iv
Luận văn tốt nghiệp

d. Mua bảo hiểm cho hàng hóa 32
e. Làm thủ tục hải quan NK 33
f. Nhận hàng và kiểm tra hàng NK 34
g. Thanh toán 35
h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 36
3.3.2.3. Phân tích kết quả điều tra về công tác điều hành giám sát thực hiện hợp
đồng 37
3.3.3. Kết quả thu thập số liệu thứ cấp 38
CHƯƠNG IV: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN
TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC
THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY
XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ 40
4.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu công tác quản trị quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung
Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010 40
4.1.1. Những kết quả công ty đạt được 40
4.1.2. Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại này 41
4.1.2.1. Những vấn đề còn tồn tại 41
4.1.2.1. Nguyên nhân của những tồn tại 42
4.2. Phương hướng hoạt động và quan điểm giải quyết vấn đề quản trị quy
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị
trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư 43
4.2.1. Định hướng hoạt động nhập khẩu của công ty trong thời gian tới 43
4.2.2. Quan điểm giải quyết các vấn đề trong quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
43
4.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm tăng cường quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại
công ty XNK và Hợp tác đầu tư 45
4.3.1. Đề xuất đối với doanh nghiệp 45

4.3.1.1. Đối với các nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty 45
a. Nâng cao nghiệp vụ mở L/C 45
b.Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan 45
c. Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng hóa 46
d. Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thanh toán L/C 47
e. Xây dựng cơ chế giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng 48
4.3.1.2. Các đề xuất khác 50
4.3.2. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các ngành các bộ có liên quan 52
4.3.2.1. Chính sách thuế 52
4.3.2.2. Đổi mới phương thức quản lý hải quan 52
4.3.2.3. Chính sách quản lý ngoại tệ 53
Thái Thuý Hà- K43E4
v
Luận văn tốt nghiệp
4.3.2.4. Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin kinh tế - xã hội 54
4.3.2.5. Hỗ trợ tín dụng cho các doanh nghiệp nhập khẩu 55
KẾT LUẬN 56
TÀI LIỆU THAM KHẢO x
PHỤ LỤC xii
Thái Thuý Hà- K43E4
vi
Luận văn tốt nghiệp
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Biểu đồ 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị
ngành than từ thị trường Trung Quốc… ………………………………… 30 vii
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty…… …………………………………phụ lục xii vii
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty 20
Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu 20
Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty 21

Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung
Quốc 23
Bảng 3.5: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về mức độ quan trọng của công tác quản trị quy
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 28
Bảng 3.6: Kết quả phỏng vấn chuyên gia về kết quả công tác quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu đã đạt được 28
Bảng 3.7: Kết quả điều tra hiệu quả của công tác lập kế hoạch 29
Bảng 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị
ngành than từ thị trường Trung Quốc 29
Biểu đồ 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị
ngành than từ thị trường Trung Quốc 30
Bảng 3.9: Kết quả điều tra về hiệu quả của công tác điều hành giám sát 37
Bảng 3.10: Kết quả thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than 39
DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
Trang
Biểu đồ 3.8 : Hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc
thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc… ………………………………… 30
Biểu đồ 3.10: Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than
của công ty XNK và Hợp tác đầu tư (2008 - 2010)……………………………….…39
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty…… …………………………………phụ lục xii
Thái Thuý Hà- K43E4
vii
Luận văn tốt nghiệp
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt
AFTA Asian Nations Free Trade Area Khu vực mậu dịch tự do của hiệp
hội các nước Đông Nam Á
WTO Word Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới
APEC Asia-Pacific Economic Cooperation Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á-
Thái Bình Dương

ASEAN Association of Southeast Asia National Hiệp hội các nước Đông Nam Á
ASEM The Asia-Europe Meeting Diễn đàn hợp tác Á-Âu
B/L Bill of lading Vận đơn đường sắt
W/B Waybill Vận đơn đường không
C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ
EXW Ex Works Giao tại xưởng
FCA Free Carrier Giao cho người chuyên chở
FAS Free alongside-ship Giao dọc mạn tàu
FOB Free on Board Giao lên tàu
CFR Cost and freight Tiền hàng và cước
CIF Cost,insurance and freight Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước
CPT Carriage paid to Cước phí trả tới đích
CIP Carriage and Insurance paid to Cước và bảo hiểm trả tới đích
DAF Delivered at frontier Giao tại biên giới
DES Delivered ex ship Giao tại tàu
DEQ Delivered ex quay Giao tại cầu cảng
DDU Delivered duty unpaid Giao hàng chưa nộp thuế
DDP Delivered duty paid Giao hàng đã nộp thuế
D/O Delivery Order Lệnh giao hàng
L/C Letter of Credit Thư tín dụng
T/T Telegraphic transfer Chuyển tiền bằng điện báo
M/T Mail transfer Chuyển tiền bằng thư
CAD Cash against documents Thanh toán bằng tiền mặt khi người
bán xuất trình chứng từ
COD Cash on delivery Thanh toán bằng tiền mặt khi người
bán giao hàng
D/A Doccuments against Acceptance Nhờ thu theo hình thức chấp nhận
thanh toán giao chứng từ
D/P Doccuments against Payment Nhờ thu theo hình thức thanh toán
giao chứng từ

DN Doanh nghiệp
XK Export Xuất khẩu
NK Import Nhập khẩu
XNK Xuất nhập khẩu
TMQT Thương mại quốc tế
PTVT Phương tiện vận tải
Thái Thuý Hà- K43E4
viii
Luận văn tốt nghiệp
VAT Thuế giá trị gia tăng
TMCP Thương mại cổ phần
ROROC Report on receipt of cargo Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
COR Cargo outturn report Giấy chứng nhận hàng hư hỏng
CSC Giấy chứng nhận hàng thiếu
FCL Full container load Hàng đầy một container
LCL Less than container load Hàng không đủ một container
SP Số phiếu
TL Tỷ lệ
Thái Thuý Hà- K43E4
ix
Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá nền kinh tế thế giới hiện nay, mọi
quốc gia, mọi khu vực đều không thể đứng ngoài xu thế này. Với chính sách đổi mới
của nền kinh tế, nước ta đã và đang nhanh chóng hội nhập vào xu hướng chung của
thế giới, tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế trong khu vực và thế giới như
ASEAN, AFTA, WTO, APEC Với quan điểm đó chúng ta coi trọng vai trò của
Thương mại Quốc tế, coi đây là chiếc cầu nối liền giữa nền kinh tế nước ta với nền
kinh tế thế giới, là chiếc đòn bẩy quan trọng thúc đẩy sản xuất trong nước, thu hút

đầu tư và là phương tiện để thúc đẩy sự phân công lao động quốc tế. Hoạt động
thương mại quốc tế đã trở thành hoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triển
của nền kinh tế Việt Nam. Thương mại quốc tế bao gồm hai hoạt động chính đó là
xuất khẩu và nhập khẩu. Hoạt động xuất khẩu giúp phát huy được lợi thế so sánh của
đất nước, tạo nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho đất nước, góp phần chuyển đổi cơ
cấu kinh tế, tạo công ăn việc làm cho người dân, thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát
triển. Còn hoạt động nhập khẩu giúp cung cấp những yếu tố cơ sở vật chất cần thiết
đảm bảo cho quá trình sản xuất trong nước được liên tục và có hiệu quả phục vụ cho
sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước mà nền sản xuất trong nước
chưa đáp ứng được. Thêm vào đó, nhập khẩu cũng cho phép có thể đi tắt đón đầu,
tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến của các nước phát triển từ đó có cơ hội rút ngắn
khoảng cách, bắt kịp trình độ của các nước phát triển, tạo động lực thúc sự chuyển
dịch của nền kinh tế theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn. Trước những vai trò vô
cùng quan trọng trên của nhập khẩu thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh công tác nhập
khẩu là rất quan trọng và cần thiết nó giúp cho các quốc gia đang phát triển như Việt
Nam hòa nhập với nền kinh tế thế giới.
Sự thông thoáng hơn trong các cơ chế chính sách đối với hoạt động nhập
khẩu đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
có được cơ hội phát triển nhưng kèm theo đó là sự canh tranh ngày càng gay gắt
trong lĩnh vực này. Do vậy, tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu để tồn tại trên thị
trường là một vấn đề cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu.
Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh quốc tế là một hoạt động khá phức tạp, nó đòi hỏi
chủ thể tham gia phải có một nền tảng kiến thức, kinh nghiệm để có thể đạt được mục
tiêu của mình. Để đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu được thực hiện một cách thuận
lợi và an toàn, một nghiệp vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu là việc
quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thực tế đã chứng minh, việc thiếu
kiến thức cần thiết trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quả
khôn lường mà nhà kinh doanh phải gánh chịu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp
Việt Nam vì trong hoạt động nhập khẩu các doanh nghiệp của chúng ta hay bị thiệt
Thái Thuý Hà- K43E4

1
Luận văn tốt nghiệp
hại về tài sản, tiền bạc, mất uy tín trong kinh doanh và những thiệt hại khác. Điều này
xảy ra là do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng nguyên nhân chủ
yếu là thiếu kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng
mức đến vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng. Do đó, nâng cao hiệu quả
công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quan
trọng đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Qua một thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, em
đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty thông qua
nghiên cứu sơ bộ bằng phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia, em đã đi
đến một số kết luận về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: hoạt động
chính của công ty là kinh doanh nhập khẩu với các nước trên thế giới chuyên về mặt
hàng máy móc thiết bị phục vụ cho ngành than, trong đó Trung Quốc là thị trường
nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty. Trong công tác tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu mặt hàng này bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được,
công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn có những sai sót
trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng; những tình huống phát sinh do
sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…) cần giải quyết để hoạt
động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn. Do vậy vấn đề đặt ra đối
với công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư là phải hoàn thiện công tác quản trị
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được
diễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt yêu cầu của đối tác và khách hàng trong nước, nâng cao
uy tín và lợi nhuận cho công ty.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Xuất phát từ thực tế kinh doanh của công ty kết hợp với kiến thức kỹ thuật
thương mại quốc tế đã được học tại trường và những kiến thức tìm hiểu được trong
thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư, cùng với sự hướng
dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sĩ Lê Thị Việt Nga và sự giúp đỡ của các cô chú,
anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:

“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than
từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư thuộc
Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin”.
Đề tài tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
và công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp thông
qua việc sử dụng các phương pháp thu thập số liệu thứ cấp, phương pháp điều tra trắc
nghiệm, phỏng vấn chuyên gia nhằm đánh giá đúng thực trạng quản trị quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc của
Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong những năm gần đây. Bên cạnh
những thành tựu công ty đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong quản trị
quy trình nhập khẩu của công ty và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó,
Thái Thuý Hà- K43E4
2
Luận văn tốt nghiệp
đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và đưa ra các kiến nghị với Nhà
nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
tại công ty.
Các mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
- Điều tra, khảo sát ,tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trong phạm vi nghiên cứu.
- Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu và tăng cường công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
máy móc thiết bị ngành than tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận hoạt động nhập khẩu ở bộ phận
phòng Xuất nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Trong quá trình nghiên cứu, luận văn lấy số
liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập được trong giai đoạn từ năm 2008-2010.

- Giới hạn đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản
trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác
đầu tư, mặt hàng là máy móc thiết bị phục vụ ngành than, thị trường nhập khẩu là
Trung Quốc.
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt,
kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn bao gồm bốn chương:
Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài.
Chương II: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng nhập khẩu.
Chương III: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực quản trị
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường
Trung Quốc tại Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm tăng cường quản trị quy trình thực
hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại
Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
Thái Thuý Hà- K43E4
3
Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ
QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1. Khái quát về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu
2.1.1. Khái quát về hợp đồng nhập khẩu
2.1.1.1. Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở
các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa vụ
nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là bên
bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu:

Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng.
Do đó hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa dối
lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
2.1.1.2. Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu
Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có các
đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước. Đó là:
- Chủ thể tham gia hợp đồng: Các bên tham gia ký kết hợp đồng (bên xuất khẩu
và bên nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
- Đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng khác với các hợp
đồng mua bán trong nước, chúng phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia
khác nhau. Hàng hóa NK phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu của
Nhà nước, nếu hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch thì phải có quota.
- Đồng tiền thanh toán: Là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia (yếu tố này
có thể không còn ý nghĩa khi các quốc gia sử dụng đồng tiền chung). Theo đó, các
bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu
hoặc một nước thứ ba. Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của
đồng tiền quốc gia mà các bên đã lựa chọn.
- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh
hợp đồng NK bao gồm: Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế.
2.1.1.3. Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc
tế. Nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực
hiện các nội dung đó; xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình
giao dịch thương mại.
Do đó, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ của
mình đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là
cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng
để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình
Thái Thuý Hà- K43E4
4

Luận văn tốt nghiệp
như đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu
càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp.
2.1.1.4. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu
Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ Luật dân sự 2005 và Nghị định 12 “ Quy
định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và
các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài” quy
định hợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:
- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý. Chủ
thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ
theo pháp luật của họ.Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt
động thương mại trực tiếp với nước ngoài (theo Điều 6, Điều 16 của Luật thương mại
2005 và Điều 13 của Nghị định 12).
- Hàng hoá phải là những hàng hoá được phép xuất nhập khẩu. Vấn đề này được
nhà nước quy định theo từng thời kỳ và được chia làm 4 loại : Hàng hoá cấm xuất
nhập khẩu (đối với loại này muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải có giấy phép đặc
biệt của chính phủ); Hàng hoá xuất nhập khẩu có hạn ngạch; Hàng hoá xuất nhập
khẩu theo định hướng (hàng hoá được quản lý theo các bộ chuyên ngành); Hàng hoá
tự do xuất nhập khẩu (Điều 25 Luật thương mại 2005).
- Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn
bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (Điều 27 Luật thương
mại 2005). Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản
hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa
mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó
( Điều 24 Luật thương mại 2005).
- Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán
hàng hóa. Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá
cả, phương thức thanh toán và thời gian giao nhận hàng (theo Điều 402 của Bộ luật
dân sự 2005).
2.1.1.5. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu

Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bày
chung và phần nội dung chính của hợp đồng.
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition)
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần nội dung chính của hợp đồng:
Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực
hiện. Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhau tùy theo thỏa thuận giữa các
Thái Thuý Hà- K43E4
5
Luận văn tốt nghiệp
bên, tùy vào hàng hóa giao dịch …. Nhưng thông thường một hợp đồng nhập khẩu
(hợp đồng TMQT) bao gồm các điều khoản sau:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity)
- Điều khoản về chất lượng (Quality)
- Điều khoản về số lượng ( Quantity)
- Điều khoản về giá cả (Price)
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản về giao hàng (Shipment/Delivery)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)
- Điều khoản về khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Trên đây là những điều khoản cơ bản nhất của hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng
TMQT). Tuy nhiên trong thực tế thì tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp

đồng nhất định mà có thể thêm một số điều khoản khác: điều khoản bảo hiểm, điều
khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán, và các điều khoản khác…
2.1.2. Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1.2.1. Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch
định, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quy
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
nhất. Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra đúng quy định và đúng thời
hạn của hợp đồng. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1.2.2. Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức. Hoạt
động quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp các bộ phận
phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được hiệu quả cao.
Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay nhiều
đều tham gia hoạt động nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu là cầu nối giữa người bán và
người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên. Để hoạt động nhập khẩu được thực
hiện hiệu quả nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các hợp đồng. Thực
hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết
chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc
tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh
trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về tài sản, gây mất uy tín
Thái Thuý Hà- K43E4
6
Luận văn tốt nghiệp
trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây dựng hợp đồng không thể tính
trước được. Do vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng đóng một vai trò quan
trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là để

các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu
quả cao nhất. Mặt khác, điều kiện môi trường khi thực hiện hợp đồng luôn luôn biến
đổi tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ. Hoạt động quản trị giúp thích nghi được với
môi trường, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cực
của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường nhằm thực hiện tốt hợp đồng.
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản
trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:
- Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiện
hợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực
hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách
thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải
pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro. Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền,
nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để
triển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp
đồng nhập khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thực
hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện.
- Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng nhập
khẩu. Nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằm
đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Giám sát hợp
đồng là theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro. Từ đó,
điều hành quá trình thực hiện hợp đồng thông qua các quyết định, đề ra các giải pháp
để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh không tính trước được và giảm
bớt những sai sót có thể nảy sinh nhằm thực hiện tốt hợp đồng.
2.2. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước
2.2.1. Theo nghiên cứu những luận văn tại công ty
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã tìm hiểu các luận văn của các anh chị đã
từng thực tập tại đây. Em thấy chưa có luận văn nào làm về đề tài “quản trị quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc”.
2.2.2. Theo nghiên cứu những luận văn tại trường

Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu này, em đã tìm hiểu luận văn của các anh chị
khóa trước, em nhận thấy đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản trị quy trình thực
hiện hợp nhập khẩu hàng hóa như:
- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, vật tư cho ngành
công nghiệp khai khoáng từ thị trường Nhật Bản tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
Hàng không- Airimex “ của sinh viên Hoàng Thị Quỳnh Oanh - K41E4.
Thái Thuý Hà- K43E4
7
Luận văn tốt nghiệp
- “Quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc từ thị
trường Hàn Quốc tại công ty Phát triển thương mại kỹ nghệ và dịch vụ (TTS) ” của
sinh viên Nguyễn Thị Hồng Nhung - K41E3.
- “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng phân bón từ thị
trường Trung Quốc tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Tocontap Hanoi”
của sinh viên Ngô Thị Thu Hường - K42E2.
Tuy nhiên, luận văn của em có nhiều điểm khác biệt và có nhiều tính mới so với
các anh chị khóa trước, đó là: chưa có một luận văn nào nghiên cứu về mặt hàng máy
móc thiết bị phục vụ ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty Xuất nhập khẩu
và Hợp tác đầu tư (trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc-Vinacomin).
Riêng có một luận văn với đề tài “ Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập
khẩu máy móc thiết bị ngành than tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu than
COALIMEX” của sinh viên Nguyễn Thị Hồng - K38E2 cũng nghiên cứu về mặt
hàng máy móc thiết bị ngành than. Nhưng luận văn này mới chỉ dừng lại ở việc hoàn
thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu chứ chưa tiến tới việc quản trị quy trình
thực hiện hợp đồng nhập khẩu, hơn nữa luận văn này cũng không nghiên cứu tại một
thị trường cụ thể và nghiên cứu ở công ty khác không phải tại Công ty Xuất nhập
khẩu và Hợp tác đầu tư.
Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài luận văn là: “Quản trị quy trình thực hiện
hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại Công
ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư”. Luận văn này sẽ nghiên cứu về quản trị cả quy

trình thực hiện hợp đồng - nghiên cứu dưới góc độ của nhà quản trị chứ không phải là
người thực hiện hợp đồng - thông qua quá trình thu thập số liệu bằng phương pháp
điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn chuyên gia, nghiên cứu phân tích các tài liệu, số liệu
thu thập được tại công ty qua một số năm trở lại đây (từ năm 2008-2010)… Đây là
một đề tài mang tính mới và cấp thiết đối với doanh nghiệp, vì vậy em rất mong luận
văn này có thể giúp ích cho công ty trong việc đề ra các giải pháp nhằm khắc phục
các khó khăn cũng như nâng cao hiệu quả của công tác quản trị quy trình nhập khẩu
hàng hóa.
2.3. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành
than từ thị trường Trung Quốc:
2.3.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân viên kinh doanh XNK cần tiến
hành công việc đầu tiên đó là lập kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: các công việc
cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức thực hiện, phân bổ nhân lực cho
các công việc. Thông thường kế hoạch thực hiện hợp đồng NK bao gồm: kế hoạch thuê
phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan,
kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng NK, kế hoạch thanh toán…
Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung
và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện.
Thái Thuý Hà- K43E4
8
Luận văn tốt nghiệp
2.3.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi lập kế hoạch xong thì bước tiếp theo là tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết
chặt chẽ với nhau và được tiến hành cụ thể theo hợp đồng NK đã ký. Các doanh nghiệp
cần thực hiện tốt từng khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng để nâng cao hiệu quả hợp
đồng. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung bao gồm 9 bước cơ bản sau:
2.3.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý nhập

khẩu do Bộ Thương mại cấp. Xin giấy phép NK là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý
để tiến hành các khâu khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu đối tượng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xin
giấy phép NK thì doanh nghiệp phải xin giấy phép NK để thực hiện hợp đồng đó.
Mỗi giấy phép NK chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để NK một hay một số mặt
hàng với một nước nhất định, cho một lô hàng nhất định, chuyên chở bằng một
phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Việc xin phép NK và
cấp phép NK căn cứ vào Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 1 năm 2006
của Chính phủ qui định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động mua bán hàng
hóa quốc tế về các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với
nước ngoài; và căn cứ vào Quyết định số 41/2005/QĐ-TTg ngày 2 tháng 3 năm 2005
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế cấp phép NK hàng hóa.
Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc
giấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấy
phép NK, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng
ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan. Hồ sơ sẽ
được gửi cho Bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép nhập khẩu.
2.3.2.2. Mở L/C
Nếu hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận chọn phương thức thanh toán là
phương thức tín dụng chứng từ L/C thì nhà NK phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng.
Trước khi mở L/C, người NK phải có biện pháp giám sát, kiểm tra để biết rằng người
XK sẽ chắc chắn có hàng để giao theo hợp đồng.
Để mở L/C thì người NK phải làm đơn xin mở L/C (theo mẫu sẵn có của từng
ngân hàng) gửi tới ngân hàng mà doanh nghiệp muốn mở thư tín dụng. Đơn xin mở
L/C cần chính xác, đúng mẫu đơn và phải căn cứ vào nội dung các điều khoản trong
hợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết vì đây là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh
chấp (nếu có) đồng thời là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên XK.
Bộ hồ sơ xin mở L/C gửi cho ngân hàng thường bao gồm các chứng từ: Đơn xin
mở L/C; hợp đồng NK hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng; hợp
đồng ủy thác (nếu NK ủy thác); giấy phép NK hoặc quota (nếu có); một số chứng từ

khác theo yêu cầu của mỗi ngân hàng. Ngoài ra cần có thêm hai ủy nhiệm chi, một là
để ký quỹ theo quy định mở L/C, một là để trả phí mở L/C cho ngân hàng mở L/C.
Thái Thuý Hà- K43E4
9
Luận văn tốt nghiệp
Số tiền ký quỹ ít hay nhiều phụ thuộc vào tổng giá trị hợp đồng, mối quan hệ, uy tín
và độ tin cậy giữa doanh nghiệp với ngân hàng mở L/C.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, người NK phải
kiểm tra chứng từ nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ để
đi nhận hàng.
2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy
trình thực hiện hợp đồng. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an
toàn của hàng hóa, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan nhiều đến nội dung khác trong quá
trình thực hiện hợp đồng.
♦ Căn cứ để thuê phương tiện vận tải:
Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: Nếu điều kiện cơ sở giao
hàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến
hành thuê phương tiện vận tải; còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA,
FAS, FOB thì người nhập khẩu thuê phương tiện vận tải.
Ngoài ra còn căn cứ vào khối lượng hàng hóa, đặc điểm hàng hóa; điều kiện vận
tải và các điều kiện khác trong hợp đồng như: quy định mức tải trọng tối đa của
phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ,…
♦ Nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải:
Hiện nay vận tải đường biển chiếm hơn 90% tổng khối lượng hàng hóa được
chuyên chở trong thương mại quốc tế. Chính vì vậy người NK cần phải hiểu, nắm
vững và cần có kinh nghiệm về nghiệp vụ thuê tàu biển. Có ba hình thức thuê tàu phổ
biến là: thuê tàu chợ; thuê tàu chuyến và thuê tàu định hạn.
- Thuê tàu chợ (Liner): là phương thức thuê tàu mà trong đó người thuê tàu trực
tiếp hoặc thông qua người môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên chở cho mình

thuê tàu để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến một cảng khác và chấp nhận
thanh toán cước phí cho người chuyên chở. Chủ tàu đóng vai trò là người chuyên
chở, là người chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Khi thuê tàu chợ chủ hàng không được tự do thỏa thuận các điều kiện, các điều
khoản chuyên chở mà phải tuân theo các điều khoản in sẵn trên vận đơn và lịch trình
định trước. Phương thức này áp dụng trong trường hợp khối lượng hàng hóa chuyên
chở không lớn.
- Thuê tàu chuyến (Voyage charter): là phương thức thuê tàu mà người thuê tàu
thuê toàn bộ tàu để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng khác nhau, việc trả tiền
thuê tàu do hai bên qui định dựa trên cơ sở hợp đồng thuê tàu đã ký kết. Trong phương
thức này chủ tàu đóng vai trò là người chuyên chở cam kết chuyên chở hàng hóa và giao
cho người nhận ở cảng đến. Người thuê tàu được tự do thỏa thuận, tự do mặc cả giá cước
hoặc các điều kiện chuyên chở trong hợp đồng thuê tàu. Phương thức này áp dụng trong
trường hợp khối lượng hàng chuyên chở lớn và thường là hàng đầy tàu.
Thái Thuý Hà- K43E4
10
Luận văn tốt nghiệp
- Thuê tàu định hạn: là phương thức thuê tàu mà chủ tàu cho người thuê tàu thuê
toàn bộ chiếc tàu cùng thủy thủ đoàn để chuyên chở hàng hóa hay cho thuê lại trong
thời gian nhất định; người thuê tàu phải trả tiền thuê tàu trước và phải chịu các chi phí
hoạt động của tàu theo hợp đồng quy định. Người thuê tàu được quản lý và sử dụng
con tàu trong một thời gian nhất định. Chủ tàu không đóng vai trò là người chuyên
chở, khi chở hàng thuê thì người thuê tàu đóng vai trò là người chuyên chở.
Việc thuê phương tiện vận tải đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về
tình hình thị trường và tinh thông các điều kiện thuê phương tiện vận tải. Vì vậy trong
nhiều trường hợp, người nhập khẩu thường ủy thác việc thuê phương tiện vận tải cho
một công ty vận tải.
2.3.2.4. Mua bảo hiểm
Trong kinh doanh TMQT hàng hóa thường phải vận chuyển đi xa, trong những
điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá

trình vận chuyển. Vì vậy, người kinh doanh TMQT thường mua bảo hiểm cho hàng
hóa để giảm bớt rủi ro.
Trong TMQT thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:
- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro.
- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng.
- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng.
♦ Căn cứ mua bảo hiểm cho hàng hóa:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT: Dựa trên
nguyên tắc cơ bản là rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển thuộc về người
XK hay người NK, thì người đó cần xem xét để mua bảo hiểm hàng hóa. Nếu điều
kiện giao hàng là CIP hay CIF thì người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa ở mức
tối thiểu (điều kiện C) với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF cộng 10% giá CIF.
- Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: Khối lượng của hàng hóa, giá trị của hàng
hóa và đặc điểm của hàng hóa là căn cứ quan trọng để lựa chọn có mua bảo hiểm
không và mua ở điều kiện bảo hiểm nào.
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Cần căn cứ vào loại phương tiện vận
chuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ, đặc điểm hành trình vận
chuyển… để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm thích hợp.
♦ Nghiệp vụ mua bảo hiểm hàng hóa:
Nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa cần tiến hành theo các bước sau:
+ Bước 1: Xác định nhu cầu bảo hiểm: bao gồm giá trị bảo hiểm và điều kiện
bảo hiểm.
+ Bước 2: Xác định loại hình bảo hiểm: hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage
policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm bao ( Open policy).
+ Bước 3: Lựa chọn công ty bảo hiểm
+ Bước 4: Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận
đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
Thái Thuý Hà- K43E4
11
Luận văn tốt nghiệp

2.3.2.5. Làm thủ tục hải quan
Mọi hàng hóa khi đi qua cửa khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Đây là một
trong những công cụ giúp Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu và tránh gian
lận thương mại. Qui trình làm thủ tục hải quan gồm ba bước cụ thể sau:
- Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan
Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập
khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
Người nhập khẩu phải khai báo đầy đủ, chính xác các chi tiết về hàng hóa vào
tờ khai hải quan ( theo mẫu của cơ quan Hải quan) hoặc trong mẫu khai báo điện tử
và nộp cho cơ quan Hải quan cùng các chứng từ khác có liên quan tạo thành bộ hồ sơ
hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan (2 bản chính); hóa đơn thương
mại (1 bản chính); hợp đồng mua bán hàng hóa (1 bản sao); giấy phép NK của cơ
quan Nhà nước đối với những hàng hóa phải có giấy phép; các chứng từ khác đối với
từng mặt hàng theo quy định của pháp luật như: vận đơn, lệnh giao hàng D/O, phiếu
đóng gói, bảng kê chi tiết, tờ khai trị giá hàng NK, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, …
- Bước 2: Xuất trình hàng hóa
Hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho hải quan kiểm tra
thực tế hàng hóa, đối chiếu giữa tờ khai hải quan của chủ hàng với hàng hóa thực tế
về tất cả các thông tin trên tờ khai hải quan. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công
về việc mở, đóng gói các kiện hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra giám sát, chủ hàng
phải nộp thủ tục phí hải quan. Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa: Miễn kiểm
tra, kiểm tra đại diện hoặc kiểm tra toàn bộ.
- Bước 3: Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, hải quan sẽ có các quyết
định sau: cho thông quan; cho hàng thông quan có điều kiện; cho thông quan sau khi
nộp thuế nhập khẩu; hoặc không được phép thông quan.
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên.
Thời hạn nộp thuế nhập khẩu là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hải quan thông báo
thu thuế. Riêng đối với hàng nguyên vật liệu NK để phục vụ cho sản xuất hàng XK
thì thời hạn nộp thuế là 9 tháng kể từ ngày hải quan ký thông báo thuế và sẽ hoàn

thuế sau khi đã XK xong hàng (phải đảm bảo đủ điều kiện).
2.3.2.6. Nhận hàng nhập khẩu
- Nhận hàng từ tàu biển: chuẩn bị chứng từ để nhận hàng → ký hợp đồng ủy
thác cho cơ quan ga cảng giao nhận hàng → xác nhận với cơ quan ga cảng về hàng
hóa và kế hoạch tiếp nhận hàng → cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng
hóa (vận đơn, lệnh giao hàng…) → tiến hành nhận hàng (người NK cần phải kiểm tra
giám sát chặt chẽ) → thanh toán chi phí cho cơ quan ga cảng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng container: nhận vận đơn và các chứng từ khác
(hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…) → trình vận đơn và các chứng từ khác cho
hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O) → người NK đến trạm hoặc bãi container
Thái Thuý Hà- K43E4
12
Luận văn tốt nghiệp
để nhận hàng. Nếu hàng đủ một container (FCL), người NK muốn nhận container về
kiểm tra tại kho riêng thì phải làm đơn đề nghị cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị
hãng tàu để mượn container. Khi được chấp nhận, chủ hàng kiểm tra niêm phong, kẹp
chì rồi vận chuyển container về kho riêng, mời cơ quan hải quan đến kiểm hóa, sau
đó hoàn trả container rỗng cho hãng tàu. Nếu hàng không đủ một container (LCL) thì
cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân
chia với sự giám sát của hải quan; nếu cảng là người mở container để phân chia thì
chủ hàng làm thủ tục nhận hàng lẻ và vận chuyển hàng về kho riêng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt:
+ Nếu hàng đầy toa xe: người NK nhận cả toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì,
làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hóa và tổ chức vận chuyển về kho riêng.
+ Nếu hàng hóa không đủ toa xe: người NK nhận hàng tại trạm giao hàng của
ngành đường sắt và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng.
- Nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ:
Nếu nhận tại cơ sở của người NK thì người NK chịu trách nhiệm bốc hàng
xuống để nhận hàng; Nếu nhận tại cơ sở của người vận tải, người NK phải kiểm tra
hàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng.

- Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: người NK nhận hàng tại trạm
giao nhận hàng không và tổ chức vận chuyển về kho riêng của mình.
2.3.2.7. Kiểm tra hàng nhập khẩu
Theo qui định của Nhà nước, hàng NK khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra
kỹ càng, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra
đó. Kiểm tra hàng NK có mục đích bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là
cơ sở để khiếu nại sau này nếu có.
Nội dung cần kiểm tra là: Kiểm tra về số lượng (số lượng hàng thiếu, hàng đổ
vỡ và nguyên nhân); Kiểm tra chất lượng (số lượng hàng hóa sai về chủng loại, kích
thước, nhãn hiệu, màu sắc…; số lượng hàng hóa bị suy giảm về chất lượng, mức độ
suy giảm và nguyên nhân…); Kiểm tra bao bì (sự phù hợp của bao bì so với yêu cầu
được qui định trong hợp đồng); Kiểm dịch động vật (nếu hàng hóa là động vật); Kiểm
dịch thực vật (nếu hàng hóa là thực vật)… Tùy từng loại hàng hóa khác nhau mà việc
kiểm tra sẽ được tiến hành ở các nội dung khác nhau.
Việc kiểm tra hàng hóa gồm các bước sau:
- Khi nhận hàng từ phương tiện vận tải, cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm
tra niêm phong, cặp chì trước khi dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải.
- Nếu hàng hóa có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan
giao thông mời công ty giám định lập Biên bản giám định.
- Nếu hàng chuyên chở bằng đường biển mà thiếu hụt, mất mát phải lập Biên
bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC - Report on receipt of cargo); nếu bị đổ vỡ
phải lập Biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng (COR- Cargo outturn report).
Thái Thuý Hà- K43E4
13
Luận văn tốt nghiệp
- Người NK phải lập Thư dự kháng (Letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc
thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập Biên bản
giám định (Survey report) nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo
hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm
tra hàng hóa và lập Chứng thư giám định (Inspection Certificate) để có cơ sở pháp lý

đồng thời thông báo ngay cho bên bán biết.
- Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng NK là
động vật hoặc thực vật.
2.3.2.8. Thanh toán
Việc thanh toán trong TMQT được thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau.
Một số hình thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thường hay áp dụng là:
- Thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ L/C:
Sau khi ngân hàng mở L/C cho người hưởng lợi là bên XK, người NK kiểm tra
L/C. Nếu L/C hợp lệ thì ngân hàng mở L/C gửi L/C gốc cho ngân hàng đại lý ở nước
ngoài để ngân hàng này thông báo cho người XK biết là L/C đã được mở. Nếu người
XK chấp nhận L/C, họ sẽ tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ hàng hóa
cho ngân hàng mở L/C. Trong quá trình kiểm tra L/C, nếu các bên thấy bất kỳ một sai
sót nào của L/C đều phải thông báo cho ngân hàng mở L/C để sửa chữa cho phù hợp.
Nhận được bộ chứng từ hàng hóa, ngân hàng mở L/C và nhà NK cùng kiểm tra bộ
chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ, người NK trả tiền cho ngân hàng và lấy chứng từ đi
nhận hàng.
- Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền:
Người XK khi giao hàng phải nhanh chóng lập bộ chứng từ phù hợp với yêu
cầu của hợp đồng và chuyển đến cho người NK. Người NK sẽ tiến hành kiểm tra, nếu
phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng
điện T/T hoặc bằng thư M/T) để trả tiền cho bên XK. Khi người NK chuyển tiền
thanh toán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho bên XK. Phương thức thanh toán bằng T/T
nhanh hơn M/T nhưng chi phí lớn hơn nhiều.Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc
kỹ lưỡng khi áp dụng phương thức thanh toán này.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu:
Là phương thức mà người XK sau khi hoàn thành xong nghĩa vụ giao hàng thì
lập hối phiếu gửi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hóa đơn. Có hai loại là
nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
Khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu từ ngân hàng nước ngoài, ngân hàng trong
nước sẽ thông báo cho người NK bằng văn bản với đầy đủ chi tiết liên quan đến bộ

chứng từ. Người NK được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Nếu bộ
chứng từ không hợp lệ người NK có thể từ chối thanh toán (Việc vi phạm hợp đồng
của người XK sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết). Nếu chứng từ phù hợp với hợp
đồng hai bên đã ký kết thì người NK chấp nhận trả tiền (D/A) hoặc trả tiền (D/P) để
nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.
Thái Thuý Hà- K43E4
14
Luận văn tốt nghiệp
- Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền:
Đến hạn thanh toán người NK đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện
dịch vụ CAD và COD ký một bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quỹ 100% giá trị
thương vụ để lập tài khoản ký thác. Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người
XK chuyển đến nếu thấy phù hợp thì chấp nhận thanh toán, đồng thời chuyển chứng
từ đó đến cho người NK để tiến hành nhận hàng.
2.3.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khi thực hiện hợp đồng NK, nếu người NK phát hiện thấy hàng NK bị tổn thất,
đổ vỡ thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian
khiếu nại.
- Đối tượng khiếu nại là người bán: nếu hàng hóa có chất lượng hoặc số lượng
không phù hợp với hợp đồng; bao bì, mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều
kiện vận chuyển làm hàng hóa bị hư hỏng; thời gian giao hàng bị vi phạm; hàng giao
không đồng bộ; thanh toán nhầm lẫn…
- Đối tượng khiếu nại là người vận tải khi: người vận tải đưa tàu đến cảng bốc
hàng không đúng qui định; hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở; bị thiếu
về số lượng, trọng lượng so với vận đơn; hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc xếp
bảo quản trên phương tiện vận tải.
- Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa - đối tượng của bảo
hiểm bị thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi
ro này thuộc phạm vi bảo hiểm.
Ngoài ra, người NK cũng có thể bị người XK khiếu nại nếu: không thanh toán

hoặc thanh toán chậm; không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng hoặc chậm;
đơn phương hủy bỏ hợp đồng,…
Để khiếu nại, người NK phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, kèm
theo bằng chứng về sự vi phạm (biên bản giám định, ROROC - biên bản kết toán
nhận hàng với tàu, COR - biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng hay CSC - giấy chứng nhận
hàng thiếu …) và các chứng từ khác có liên quan (hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn
bảo hiểm - nếu khiếu nại công ty bảo hiểm…)
Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng
tìm ra các biện pháp để giải quyết khiếu nại. Nếu việc khiếu nại không được giải
quyết thỏa đáng, hai bên có thể kiện nhau tại cơ quan Trọng tài (nếu như có thỏa
thuận Trọng tài) hoặc tại Tòa án.
2.3.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.3.1. Giám sát thực hiện hợp đồng
* Khái niệm về giám sát hợp đồng:
Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực
hiện để đảm bảo rằng các bên có thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo quy định
trong hợp đồng hay không. Như vậy, thực chất giám sát hợp đồng là một hệ thống
Thái Thuý Hà- K43E4
15
Luận văn tốt nghiệp
báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả
hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng.
Phạm vi của giám sát là giám sát cả nội dung và thời gian tiến hành công việc, giám
sát cả công việc của mình và công việc của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* Nội dung của giám sát hợp đồng:
Giám sát hợp đồng là thực hiện kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng ở các nội
dung sau:
- Khối lượng hàng hóa: Các chủng loại hàng nhập khẩu, số lượng của từng loại
hàng hóa, phạm vi lựa chọn về số lượng.
- Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, thời gian, địa điểm giám định

chất lượng, chỉ định cơ quan giám định.
- Bao bì hàng hóa: Loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời gian
và địa điểm cung cấp bao bì.
- Chỉ định tàu, cảng: Đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng bốc hàng, đặc điểm
của tuyến đường vận chuyển.
- Lịch giao hàng: Lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, thông báo giao hàng,
các điều kiện về cảng, thời điểm dự tính tàu đến nơi…
- Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác: Thời điểm
xuất trình chứng từ, khai và nộp hồ sơ hải quan …
- Giá cả hàng hóa: Thời điểm và địa điểm đàm phán giá nếu là giá để ngỏ, thông
tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.
- Thanh toán: Theo dõi tiến độ thanh toán, các chứng từ cần trong thanh toán,
thời hạn thanh toán…
- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách
nhiệm bảo hành, số lượng và khuyết tật bảo hành.
- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại,
giải quyết khiếu nại.
* Các phương pháp giám sát hợp đồng:
Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta sử dụng một loạt các phương pháp
như: hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp
đồng và các phương pháp sử dụng máy điện toán, máy vi tính.
2.3.3.2. Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng
* Khái niệm điều hành hợp đồng:
Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những
vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời
gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và
điều kiện của hợp đồng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thường xuyên xuất hiện các tình huống phát
sinh bất ngờ. Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất
trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được.

Thái Thuý Hà- K43E4
16