Các giải pháp đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương

2

MỤC LỤC
Phần mở đầu
7
1. Lý do chọn đề tài
7
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
9
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
10
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
11
5. Các nguồn tài liệu tham khảo
13
6. Phương pháp nghiên cứu
14
7. Đóng góp của đề tài
14
8. Bố cục của đề tài
15
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ -
XÃ HỘI CẤP TỈNH Ở HẢI DƯƠNG
17
1.1 Một số vấn đề lý luận về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội ở Hải Dương
17
1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực và đào tạo nguồn nhân lực

17
1.1.2 Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
19
1.1.3 Vai trò của nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
23
1.2 Phương pháp đánh giá nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan,
tổ chức
25
1.3 Khái quát về các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội cấp
29

3
tỉnh ở Hải Dương
1.3.1 Vị trí, chức năng và cơ cấu tổ chức các cơ quan nhà nước
29
1.3.2 Vị trí, chức năng và cơ cấu tổ chức các tổ chức chính trị - xã hội
36
Chương 2
THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ -
XÃ HỘI CẤP TỈNH Ở HẢI DƯƠNG
41
2.1 Thực trạng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà
nước và tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương
41
2.1.1 Kết quả khảo sát nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ
chức
41
2.1.2 Đánh giá nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
47

2.2 Thực trạng đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ quan
nhà nước và tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương
63
2.2.1 Hình thức đào tạo
63
2.2.2 Hệ đào tạo
66
2.2.3 Nội dung, chương trình đào tạo
69
2.2.4 Đội ngũ cán bộ giảng dạy
73
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO NGUỒN
NHÂN LỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI CẤP TỈNH Ở
HẢI DƯƠNG
76
3.1 Nhóm giải pháp 1. Pháp quy hóa công tác quản lý đối với đào tạo
77

4
ngành văn thư, lưu trữ
3.2 Nhóm giải pháp 2. Xây dựng đội ngũ cán bộ giảng dạy chuyên ngành
đáp ứng yêu cầu của xã hội
78
3.3 Nhóm giải pháp 3. Xây dựng các chương trình liên kết trong hợp tác
đào tạo
86
3.4 Nhóm giải pháp 4.Công bố chuẩn đầu ra trong đào tạo và sử dụng
nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ

91
KẾT LUẬN
95
TÀI LIỆU THAM KHẢO
98
PHỤ LỤC
106












5

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1
Bảng 1.1
Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức về quy mô
2
Bảng 1.2
.Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực theo mức độ đáp ứng
về cơ cấu tuổi:

3
Bảng 1.3
Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức
theo mức độ đáp ứng về cơ cấu giới tính:
4
Bảng 1.4
Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức
theo mức độ phù hợp trình độ được đào tạo
5
Bảng 1.5
Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực theo chất lượng công
việc
6
Bảng 2.1
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức
theo quy mô
7
Bảng 2.2
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức theo
cơ cấu tuổi
8
Bảng 2.3
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức theo
cơ cấu giới tính
9
Bảng 2.4
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ theo ngạch
10
Bảng 2.5
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ theo trình độ chuyên môn

được đào tạo
11
Bảng 2.6
Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đạt chuẩn về trình độ
chuyên môn
12
Bảng 2.7
Bảng lượng hóa kết quả đánh giá chất lượng nguồn nhân lực
văn thư, lưu trữ

6
13
Bảng 2.8
Bảng so sánh hình thức đào tạo tín chỉ và hình thức đào tạo
niên chế
14
Bảng 2.9
Bảng bậc đào tạo và hệ đào tạo của các cơ sở đào tạo
15
Bảng 3.1
Dự báo quy mô đào tạo của Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật
Hải Dương
16
Bảng 3.2
Dự báo nguồn nhân lực của Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật
Hải Dương
17
Bảng 3.3
Cơ cấu tuyển dụng nguồn nhân lực theo chuyên ngành đào
tạo

7

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Hải Dương là tỉnh nằm giữa vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ, tiếp giáp với 6
tỉnh, thành phố: Bắc Ninh, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hải Phòng, Thái Bình và Hưng
Yên. Hệ thống giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông phân bố hợp lý, Hải
Dương sẽ có cơ hội tham gia vào phân công lao động trên phạm vi toàn vùng và
xuất khẩu. Nâng cao chất lượng đội ngũ của người lao động là phương châm, chiến
lược mang tính tổng thể của tỉnh Hải Dương nhằm hướng tới mục tiêu phát triển
kinh tế nhanh và bền vững, tăng cường hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế
trong quá trình hội nhập. Phấn đấu đến năm 2020, Hải Dương là tỉnh có nền nông
nghiệp, công nghiệp và dịch vụ phát triển, văn hóa xã hội tiên tiến, giữ vị trí quan
trọng trong vùng Đồng bằng sông Hồng. [28, tr.4]
Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh Hải Dương lần thứ XV đã xác định
“Đẩy mạnh phát triển giáo dục - đào tạo và dạy nghề; chú trọng đổi mới quản lý,

nội dung, phương pháp dạy và học, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, nâng cao chất
lượng toàn diện về giáo dục và đào tạo, chăm lo phát triển nhanh nguồn nhân lực,
nhất là nhân lực chất lượng cao đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và cung cấp nhân lực
cho các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong tỉnh và xuất khẩu lao động”. [29, tr.5]
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, sự phát triển không ngừng của khoa học công
nghệ từng bước làm thay đổi diện mạo của nhiều loại hình cơ quan, tổ chức. Để
thích nghi môi trường xã hội hiện đại mỗi cán bộ công chức, viên chức nhà nước
cần được trang bị vốn kiến thức phong phú, những kỹ năng nghiệp vụ chuyên
nghiệp mới đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn công tác.
Những năm gần đây, nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh
Hải Dương đã tăng nhanh về số lượng và chất lượng. Hệ thống văn bản pháp lý về
công tác văn thư, lưu trữ và nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ được ban hành, từng
bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ
ngày càng được chuẩn hóa. Bên cạnh những kết quả đạt được công tác văn thư, lưu

8
trữ và nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ ở Hải Dương vẫn còn nhiều bất cập cần
quan tâm nghiên cứu để có giải pháp cho phù hợp. Quy mô đào tạo nguồn nhân lực
văn thư, lưu trữ ở Hải Dương và các tỉnh, thành phố trên cả nước là khá lớn.Theo
thống kê chưa đầy đủ, ở Việt Nam có khoảng 10 trường đại học, hơn 30 mươi
trường cao đẳng, chưa kể các trường trung cấp đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu
trữ, hành chính văn phòng, quản trị văn phòng Ở Hải Dương đã có 01 trường đại
học, 01 trường cao đẳng, 02 trường trung cấp đào tạo chuyên ngành này. Nhưng
thực tế đang tồn tại là nhân lực đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ trong nhiều cơ
quan, tổ chức ở tỉnh Hải Dương lại tốt nghiệp từ các chuyên ngành khác như luật,
thư viện, ngôn ngữ, công nghệ thông tin . Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức ngoài việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn
thư, lưu trữ còn có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị
cấp dưới triển khai, thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Như vậy, thực chất

nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hiện nay đang thiếu hay
chất lượng đào tạo thấp hoặc nghiệp vụ văn thư, lưu trữ là công việc đơn giản
không cần qua đào tạo. Nguyên nhân là do nhận thức của một số cán bộ lãnh đạo
còn tư tưởng xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ hoặc vì những mối quan hệ đặc
biệt mà nhiều người được tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ không đúng
chuyên môn được đào tạo. Phần nữa là do những quy định về tuyển dụng công
chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức chưa chặt chẽ; chương trình đào tạo
chuyên ngành chưa phát huy hiệu quả đối với công việc; sản phẩm đào tạo ra chưa
đáp ứng được nhu cầu của xã hội. Trong khi các cơ sở đào tạo ngành văn thư, lưu
trữ hiện nay được triển khai ở khá nhiều nơi nhưng lại chưa có chương trình khung
chuẩn đối với hoạt động đào tạo ngành này nên các cơ sở đào tạo xây dựng chương
trình dựa trên các môn học thuộc thế mạnh của cơ sở mình; ở nhiều cơ sở đào tạo
còn tập trung mở rộng quy mô đào tạo mà chưa thực sự quan tâm đến chất lượng
đào tạo. Vấn đề thay đổi nhận thức trong quản lý và đào tạo để nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng với xu thế phát triển của xã hội là cần
thiết và cấp bách. Tuy nhiên, sự thay đổi đó phải là sự thay đổi đồng bộ từ những
quy định mang tính pháp lý, quy trình tuyển dụng, chương trình đào tạo và nhận

9
thức của các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ sở đào tạo, cơ quan sử dụng lao
động và bản thân những người thực hiện các nghiệp vụ về chuyên môn nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ.
Để đánh giá toàn diện về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan,
tổ chức ở Hải Dương, đề xuất những giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng
nhu cầu của xã hội trong giai đoạn hiện nay và những năm tới, tác giả chọn vấn đề
“Các giải pháp đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà
nước và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương ” làm luận văn thạc sĩ
của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:
2.1 Mục tiêu nghiên cứu:

- Làm rõ vị trí và tầm quan trọng của nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong hoạt
động động tổ chức, quản lý và điều hành của các cơ quan nhà nước và tổ chức
chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương.
- Tổng hợp ý kiến, đánh giá, nhận xét từ phía các cơ quan, tổ chức sử dụng nguồn
nhân lực trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ của tỉnh Hải Dương.
- Đánh giá ưu điểm và hạn chế của nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức.Vấn đề về đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ quan,
tổ chức ở Hải Dương.
- Nêu ra các giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ nói chung và tỉnh
Hải Dương nói riêng.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa các vấn đề về lý luận về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ
quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh Hải Dương.
- Khảo sát thực trạng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh Hải Dương.
- Tìm hiểu ý kiến, nhận xét từ phía các cơ quan sử dụng nguồn nhân lực trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ của tỉnh Hải Dương hiện nay.

10
- Nghiên cứu chương trình đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ, quản trị văn
phòng của các cơ sở đào tạo tại Hà Nội và Hải Dương.
- Nghiên cứu những vấn đề về công tác đào tạo, sử dụng nguồn nhân lực văn thư,
lưu trữ tham khảo và so sánh với các giai đoạn trước để có hướng đề xuất xây dựng
chương trình, đào tạo phù hợp với thực tiễn của địa phương.
- Đề xuất một số giải pháp về đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
văn thư, lưu trữ nói chung và tỉnh Hải Dương nói riêng.
3. Phạm vi và đỗi tượng nghiên cứu:
3.1. Phạm vi nghiên cứu:
Khảo sát đội ngũ cán bộ công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu
trữ tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh ở Hải Dương (gồm các cơ quan, đơn vị sự

nghiệp công lập thuộc cơ cấu của Tỉnh ủy; Văn phòng đoàn đại biểu Quốc hội, Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương, các cơ quan, đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và các tổ chức
chính trị - xã hội. Các cơ quan như: Bộ chỉ huy quân sự, công an, tòa án, viện kiểm
sát và cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực ở địa phương không thuộc phạm vi nghiên
cứu của đề tài là: Thuế, thống kê, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, kho bạc, hải quan.
Đây là những cơ quan chịu sự quản lý theo hệ thống ngành dọc của cơ quan chủ
quản trực tiếp ở trung ương nên nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đã có văn
bản chỉ đạo nghiệp riêng của từng ngành trên cơ sở thống nhất với cơ quan quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ.
3.2 Đối tượng nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu trên, luận văn tập trung nghiên cứu một số vấn đề lí
luận và thực tiễn công tác quản lý nguồn nhân lực nói chung và nguồn nhân lực văn
thư, lưu trữ nói riêng;
Trao đổi, phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức và người lao
động làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và, tổ chức chính
trị - xã hội ở Hải Dương.

11
Nghiên cứu các cơ sở đào tạo về lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện nay: Trường
Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Đại học
Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và một số cơ sở đào
tạo khác.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Những năm gần đây, đã có nhiều đề tài đề cập đến công tác quản lý nguồn
nhân lực nói chung trong các cơ quan, tổ chức. Mỗi đề tài khai thác ở các góc độ
khác nhau để làm sáng tỏ những nhận định của mình. Đề tài chủ yếu là khóa luận
tốt nghiệp của sinh viên, bước đầu tìm hiểu vấn đề đào tạo, bồi dưỡng và tuyển
dụng cán bộ công chức, viên chức; khảo sát tại một cơ quan cụ thể mà chưa có sự
so sánh, đối chiếu với các cơ quan khác trong cùng hệ thống. Các nhận xét, đánh

giá chỉ mang tính chủ quan trên cơ sở các số liệu chưa đầy đủ.
Các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội như: Trần Thị Nga
K44 với đề tài “Tình hình cán bộ văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân tỉnh Lào Cai -Thực trạng và kiến nghị”. Đàm Thanh Hằng K48 “Thực trạng
công tác quản trị nhân sự tại cơ quan Tổng Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và xây
dựng Việt nam -Vinaconex JSC”. Nguyễn Thị Hoa K49 “Quản trị nhân sự tại Công
ty Tư vấn Xây dựng thuộc Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Licogi -
thực trạng và giải pháp”. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lưu Thị Khánh Hân
K49 đề tài: Công tác tuyển dụng, sử dụng cán bộ tại văn phòng Tập Đoàn Dầu khí
Quốc gia Việt Nam. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thu Hường
K50 đề tài: Vấn Đề tuyển dụng, sử dụng nhân lực ở Tổng Công ty Tài chính Cổ
phần Dầu khí Việt Nam - Thực trạng và giải pháp. Đề tài “Vấn đề Đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ Nội vụ” của sinh viên Phùng Hồng
Mây. Nguyễn Thị Trang K50 “Công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ, nhân viên
tại Bưu Điện tỉnh Hải Dương”. Các đề tài trên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu khái
niệm, vai trò, nội dung của công tác tuyển dụng, sử dụng cán bộ công chức, các
quy trình trong công tác tuyển dụng cán bộ và mô tả thực tiễn công tác tại một cơ
quan cụ thể.

12
Với đề tài “Nguồn nhân lực được đào tạo tại khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng qua khảo sát và đánh giá từ phía các cơ quan sử dụng”. Khóa luận tốt
nghiệp của sinh viên Trần Thị Thu Thảo- K49 đã tập trung nghiên cứu về công tác
đào tạo cán bộ văn phòng tại một cơ sở đào tạo cụ thể. Khóa luận đã đưa ra mục
tiêu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo dựa trên khung chương trình cử nhân
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và đưa ra một số ý kiến đánh giá từ phía
các cơ quan sử dụng lao động. Khảo sát thực tế của sinh viên mới chỉ dừng lại ở 19
cơ quan trong đó gồm nhiều loại hình cơ quan: Các cơ quan nhà nước, cơ quan
Đảng, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp. Kết quả khảo sát thực tế như vậy chưa

thể có sức thuyết phục và độ tin cậy cao.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Thị Thu Hằng với đề tài “Các giải pháp
nâng cao năng lực cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay” Luận văn đã
tiến hành khảo sát tình hình tuyển dụng, sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ văn thư, lưu trữ và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực xử lý công việc
của cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ hiện nay. Chỉ ra thực trạng và yêu cầu
khách quan phải nâng cao trình độ và năng lực công tác của đội ngũ cán bộ văn thư
lưu trữ ở cơ quan cấp bộ. Từ đó đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao
năng lực của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan cấp bộ góp phần thúc đẩy
quá trình cải cách nền hành chính nước ta.
Một số hội thảo, tọa đàm những năm gần đây được tổ chức có liên quan đến
chuyên đề luận văn đề cập đến như: 40 năm nghiên cứu và đào tạo đại học lưu trữ ở
Việt Nam -Thành tựu và những vấn đề đặt ra, năm 2007 tại Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội, Giải pháp nâng cao hiệu quả
quản lý giáo dục đại học và cao đẳng ở Việt Nam, năm 2010 tại Đại học Sư phạm
thành phố Hồ Chí Minh, hợp tác nghiên cứu và đào tạo quản trị văn phòng trong
các trường cao đẳng và đại học ở Việt Nam năm 2011 tại Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội , ngoài ra còn có các bài
nghiên cứu khoa học được đăng tải trên một số tạp chí chuyên ngành. Tuy nhiên,
các tham luận thường khai thác ở khía cạnh rộng trong đào tạo nguồn nhân lực nói
chung hoặc nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của Việt Nam, ở cấp bộ hoặc chỉ giới

13
hạn trong phạm vi của một cơ quan, tổ chức. Cho đến nay, theo đánh giá chủ quan
của cá nhân tác giả chưa có đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ nghiên
cứu về lĩnh vực đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ tại Hải Dương.
Đây có thể coi là đề tài đầu tiên khai thác về vấn đề nguồn nhân lực văn thư,
lưu trữ trên 02 phương diện nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và vấn đề đào tạo
nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ của tỉnh Hải Dương để làm cầu nối giữa nhà quản
lý, các cơ sở đào tạo và nhà sử dụng lao động đề tìm ra hướng đi phục vụ cho công

cuộc phát triển chung của xã hội.
5. Các nguồn tài liệu tham khảo:
Thực hiện đề tài này chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:
- Các sách, giáo trình, tập bài giảng về lí luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ
và quản trị văn phòng như: Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Lưu trữ học, Lí
luận và Phương pháp công tác văn thư, Quản trị nhân lực của các nhà xuất bản Đại
học Quốc gia, Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia…
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; công tác tuyển
dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước; công tác đào tạo
và quản lý đào tạo về nguồn nhân lực và nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ như: Luật
giáo dục năm 2005, Luật Cán bộ, công chức năm 2008, Luật Viên chức năm
2010, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định 18/2010/NĐ-CP về Đào
tạo bồi dưỡng công chức và nhiều văn bản khác.
- Các bài viết đăng trên tạp chí Quản lý Nhà nước, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, các trang thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào
tạo, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trường Đại học Quốc gia, Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ,
Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương
và các sở, ban ngành của tỉnh Hải Dương và một số đề tài nghiên cứu của giảng
viên, sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học
khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.


14
6. Phương pháp nghiên cứu:
Tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của
chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, các phương pháp luận của khoa
học lưu trữ là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện tổng
hợp, tác giả đã vận dụng các phương pháp cụ thể sau đây để thực hiện đề tài:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phân

tích và tìm ra những hạn chế trong công tác đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ
và nhu cầu của các cơ quan, tổ chức về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ tại Hải
Dương.
- Phân tích hệ thống và thống kê nhằm đánh giá được nhu cầu của cơ quan, tổ chức
tuyển dụng đối người làm công tác văn thư, lưu trữ ở Hải Dương.
- Khảo sát thực tế thông qua hình thức gửi phiếu đến các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn tỉnh Hải Dương để tìm hiểu nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ về số lượng,
ngành nghề đã được đào tạo và khả năng thích ứng với công việc của cán bộ văn
thư, lưu trữ khi mới vào nghề, các kỹ năng cần thiết và những nhận định của nhà
tuyển dụng về chất lượng đào tạo của các cơ sở đào tạo văn thư, lưu trữ trong giai
đoạn hiện nay.
- Phương pháp phỏng vấn được chúng tôi thực hiện đối với một số cán bộ quản lý
tại các cơ quan, tổ chức để trao đổi, lắng nghe ý kiến đánh giá về chất lượng học
sinh, sinh viên và cán bộ văn thư, lưu trữ từng thực tập, thực tế hoặc đang công tác
tại cơ quan, tổ chức.
7. Đóng góp của đề tài: Đề tài nếu được triển khai và vận dụng tốt trong thực tiễn
sẽ có những đóng góp sau:
Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp các cơ sở đào tạo ngành văn thư, lưu trữ
nói chung và các cơ sở đào tạo tại Hải Dương nói riêng tham khảo để cải tiến
chương trình và phương pháp đào tạo từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo
hướng hiện đại, phù hợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ.
Từ đó, góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ, năng lực cần
thiết đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao xã hội.

15
8. Bố cục của đề tài:
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận được chia thành 03 chương:
Chương 1. Tổng quan về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan nhà nước và tổ chức chính trị- xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương
Khái quát một số vấn đề thuộc cơ sở lý luận về nguồn nhân lực nói chung và

nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức; các phương pháp đánh
giá chất lượng nguồn nhân lực; khái quát tổ chức, hoạt động của các cơ quan nhà
nước và tổ chức chính trị xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương
Chương 2. Thực trạng đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương. Đây là nội
dung trọng tâm của luận văn. Khảo sát nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức thông qua phiếu khảo sát, điều tra, phỏng vấn và tổng hợp báo thống
kê về công tác văn thư, lưu trữ của sở Nội vụ Hải Dương. Đánh giá về nguồn nhân
lực văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Trình bày thực trạng về đào tạo
nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ để làm rõ những hạn chế trong công tác đào tạo
nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức của tỉnh Hải Dương.
Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực trong
các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương. Chương
này, tác giả sẽ đưa ra các nhóm giải pháp mang tính định hướng nhằm nâng cao
chất lượng đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nguồn nhân lực văn
thư, lưu trữ hiện tại và trong thời gian tới.
Đây là đề tài không mới nhưng liên quan đến nhiều kiến thức chuyên môn
như quản lý nhà nước, quản trị nhân lực, thống kê xã hội học. Do vậy, trong quá
trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả gặp nhiều khó khăn do thời
gian nghiên cứu có hạn cũng như kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên chắc
chắn luận văn còn nhiều thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến
đóng góp của các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp. Chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn
tới lãnh đạo, các cán bộ công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức ở Hải Dương;
các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng -Trường Đại học
khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; các đồng nghiệp của

16
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trường Đại học Kinh tế -Kỹ thuật Hải Dương
đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên chúng tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Đặc
biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới PGS. Nguyễn Văn Hàm, người hướng

dẫn khoa học đề tài luận văn tốt nghiệp này.
Hải Dương, ngày 30 tháng 10 năm 2011
Học viên


Nguyễn Thị Thúy Hưởng

17
Chương 1
TỔNG QUAN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG
CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
CẤP TỈNH Ở HẢI DƯƠNG
1.1 Một số vấn đề lý luận về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội ở Hải Dương
1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực và đào tạo nguồn nhân lực
1.1.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực
Một quốc gia muốn phát triển thì cần phải có các nguồn lực cho sự phát
triển như: tài nguyên thiên nhiên, vốn, khoa học - công nghệ, con người …
Trong các nguồn lực đó thì nguồn lực con người là yếu tố quan trọng nhất, có
tính chất quyết định trong sự tăng trưởng và phát triển kinh tế của mọi quốc gia.
Tài nguyên thiên nhiên phong phú, máy móc kỹ thuật hiện đại nhưng không có
những con người có trình độ, có đủ khả năng khai thác các nguồn lực đó thì rất
khó có khả năng có thể đạt được sự phát triển như mong muốn.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về nguồn nhân lực. Theo Tổ chức
Liên hợp quốc thì cho rằng nguồn nhân lực là tất cả những kiến thức, kỹ năng,
kinh nghiệm, năng lực và tính sáng tạo của con người có quan hệ tới sự phát triển
của mỗi cá nhân và của đất nước.
Ngân hàng thế giới cho rằng: nguồn nhân lực là toàn bộ vốn con người bao
gồm thể lực, trí lực, kỹ năng nghề nghiệp… của mỗi cá nhân. Như vậy, ở đây
nguồn lực con người được coi như một nguồn vốn bên cạnh các loại vốn vật chất

khác: vốn tiền tệ, công nghệ, tài nguyên thiên nhiên.
Theo tổ chức lao động quốc tế: Nguồn nhân lực của một quốc gia là toàn bộ
những người trong độ tuổi có khả năng tham gia lao động.[71,tr40]
Nguồn nhân lực được hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng, nguồn nhân
lực là nguồn cung cấp sức lao động cho sản xuất xã hội, cung cấp nguồn lực con
người cho sự phát triển. Do đó, nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ dân cư có thể
phát triển bình thường. Theo nghĩa hẹp, nguồn nhân lực là khả năng lao động của

18
xã hội, là nguồn lực cho sự phát triển kinh tế xã hội, bao gồm các nhóm dân cư
trong độ tuổi lao động, có khả năng tham gia vào lao động, sản xuất xã hội, tức là
toàn bộ các cá nhân cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các yếu tố
về thể lực, trí lực của họ được huy động vào quá trình lao động. [18, tr7]
Theo chúng tôi, nguồn nhân lực được hiểu là sức mạnh của lực lượng lao
động; sức mạnh của cán bộ, công chức, viên chức và đội ngũ người lao động;
trong cơ quan, tổ chức. Sức mạnh đó là sự kết hợp của các nhóm yếu tố: sức
khoẻ, trình độ chuyên môn, tâm lý và khả năng cố gắng.
Nhân lực của một cơ quan, tổ chức là toàn bộ những khả năng lao động
mà tổ chức cần và huy động được cho việc thực hiện và hoàn thành những nhiệm
vụ trước mắt và lâu dài của cơ quan, tổ chức.
Nhân lực là tổng hoà sức của sức lực, trí lực và tâm lực. Sức lực là sức cơ
bắp của con người, nó phụ thuộc độ tuổi, giới, mức sống, chế độ dinh dưỡng.
Trí lực là yếu tố phản ánh khả năng nhận thức, tư duy, là những thuộc tính
và trí tuệ giúp con nguời năm được tri thức, hoạt động dễ dàng có hiệu quả trong
các hoạt động khác nhau, đó là năng lực trí tuệ.
Nhân lực còn được gọi là lao động sống, là một đầu vào độc lập có vai trò
quyết định các đầu vào khác của quá trình hoạt động của tổ chức.
Quy mô, cơ cấu nhân lực và yêu cầu về chất lượng nhân lực của tổ chức
phụ thuộc vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ được quy định và tính chất, đặc
điểm của từng loại hình cơ quan, tổ chức.

1.1.1.2 Khái niệm đào tạo nguồn nhân lực
- Đào tạo: Là hoạt động làm cho con người trở thành người có năng lực, có khả
năng làm việc theo những tiêu chuẩn nhất định. [77,tr382]
Là quá trình học tập để làm cho người lao động có thể thực hiện chức năng,
nhiệm vụ có hiệu quả hơn trong công tác.
- Đào tạo nguồn nhân lực là một hoạt động có tổ chức, được thực hiện trong một
thời gian nhất định nhằm đem lại những sự thay đổi nhân cách và nâng cao năng
lực của con người.

19
- Là quá trình học tập để chuẩn bị con người cho tương lai, để con người có thể
đảm nhận một công việc mới trong một thời gian thích hợp.
- Là quá trình học tập nhằm, mở ra cho cá nhân một công việc mới dựa trên
những định hướng tương lai của tổ chức. Khi nói đến đào tạo nguồn nhân lực là
nói đến việc trang bị cho người lao động: Kiến thức phổ thông, kiến thức chuyên
nghiệp, kiến thức quản lý.
Đào tạo nguồn nhân lực là cần thiết cho sự thành công của cơ quan, tổ chức
và sự phát triển chức năng của con người. Đào tạo nguồn nhân lực được thực
hiện trong quá trình: học việc, học nghề, hành nghề. Kết quả của quá trình đào
tạo nguồn nhân lực sẽ nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực.
1.1.2 Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
1.1.2.1 Nguồn nhân lực trong các cơ quan, tổ chức
Nguồn nhân lực của các cơ quan, tổ chức hiện nay gồm có công chức nhà
nước và viên chức nhà nước
Công chức nhà nước: Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ
nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách
nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo
quy định của pháp luật, làm việc trong các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh của Đảng
cộng sản Việt Nam, cơ quan hành chính ở cấp tỉnh, cấp huyện, Viện Kiểm sát
nhân dân, cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, trong cơ quan, đơn vị

của Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp,
công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không
phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của
đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau
đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ
ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn
vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp
công lập theo quy định của pháp luật. [23,tr.2]
Công chức nhà nước được bổ nhiệm vào các ngạch khác nhau tuỳ theo

20
trình độ chuyên môn và tính chất công việc được phân công thực hiện. Ngạch
công chức là khái niệm chỉ một chức danh công chức. Mỗi ngạch công chức thể
hiện chức và cấp về chuyên môn nghiệp vụ trong cơ cấu bộ máy Nhà nước thuộc
hệ thống quản lý Nhà nước, có tên gọi (chức danh) riêng; có tiêu chuẩn nghiệp
vụ. Công chức Nhà nước được xếp ngạch bao gồm cả công chức lãnh đạo và
công chức chuyên môn nghiệp vụ. Việc xếp ngạch, chuyển ngạch cho công chức
được thực hiện căn cứ vào vị trí làm việc thực tế của công chức và tiêu chuẩn
nghiệp vụ của ngạch đó.
Chức danh và tiêu chuẩn chung của các ngạch công chức là cơ sở cho việc
xác định vị trí làm việc cụ thể, xác định nhu cầu về các loại chuyên gia phù hợp,
đồng thời làm căn cứ để tuyển dụng, xây dựng nội dung, chương trình và phương
thức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm và đánh giá công chức trong cơ quan,
các chức danh công chức Nhà nước gồm:
+ Công chức ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương trở lên
+ Công chức ngạch chuyên viên chính và tương đương
+ Công chức ngạch chuyên viên và tương đương
+ Công chức ngạch cán sự và tương đương
+ Công chức ngạch nhân viên và tương đương
Việc chuyển từ chức danh công chức đang giữ lên chức danh cao hơn

(nâng bậc công chức Nhà nước) được thực hiện thông qua hình thức thi nâng bậc
công chức và được áp dụng khi công chức đã có đủ thời gian giữ chức danh thấp
hơn, đủ tiêu chuẩn chuyên môn của chức danh chuẩn bị bổ nhiệm và có đủ thời
gian giữ chức danh hiện tại theo quy định
Viên chức nhà nước:
Viên chức nhà nước là loại nhân lực được huy động và sử dụng trong các vị
sự nghiệp công lập là các tổ chức được cơ quan có thẩm quyền của Đảng cộng
sản Việt Nam, cơ quan Nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội thành lập và quản
lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản, hoạt
động trong các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa,

21
thể dục thể thao, du lịch, lao động - thương binh và xã hội, thông tin truyền thông
và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định. [27, tr.1]
Việc tuyển dụng, đào tạo, chuyển ngạch và nâng ngạch cho viên chức Nhà
nước được thực hiện tương tự như đối với công chức Nhà nước. Do viên chức
không trực tiếp thực hiện quyền lực Nhà nước như công chức, nên công tác quản
lý viên chức được thực hiện dưới hình thức hợp đồng lao động.
1.1.2.2 Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tô chức
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và tổ
chức chính trị xã hội cấp tỉnh ở Hải Dương (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ
chức) gồm nhân lực được sử dụng làm công tác văn thư, lưu trữ được tuyển
dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong biên chế, hưởng lương từ
ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật. Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ là những
người làm việc trong văn phòng của hệ thống các cơ quan, tổ chức: Văn phòng
đoàn đại biểu hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan chuyên
môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ cấu tổ
chức của các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh; các phòng, ban
thuộc cơ cấu tổ chức của văn phòng tỉnh Ủy, cơ quan ủy ban kiểm tra, các ban

của tỉnh ủy; Đảng ủy khối trực thuộc tỉnh ủy; ban tổ chức, ban tuyên giáo, cơ
quan ủy ban kiểm tra của Đảng ủy cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở trực
thuộc tỉnh ủy; Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội
Liên hiệp phụ nữ, Hội cựu chiến binh, Hội Nông dân, Liên đoàn lao động tỉnh.
[35, tr.1]
- Ngạch văn thư gồm có:
+ Cán sự văn thư: Cán sự văn thư là công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ
văn thư thực hiện các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và giúp Chánh
Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) triển khai, hướng dẫn, theo dõi và đôn
đốc việc thi hành các chế độ về quản lý nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.
+ Chuyên viên văn thư: Chuyên viên văn thư là công chức, viên chức chuyên
môn nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng nghiệp vụ văn thư, phòng Hành

22
chính hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, tỉnh, các Bộ, ngành ở Trung ương;
tổ chức công tác quản lý nghiệp vụ công tác văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các
công việc thuộc lĩnh vực văn thư theo sự phân công.
+ Chuyên viên chính: Chuyên viên chính là công chức, viên chức chuyên môn
nghiệp vụ văn thư giúp lãnh đạo phòng Nghiệp vụ Văn thư của CụcVăn thư và
Lưu trữ nhà nước hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, văn phòng Bộ, cơ
quan ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ; chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý
lĩnh vực nghiệp vụ văn thư thuộc phạm vi thẩm quyền.
+ Chuyên viên cao cấp văn thư: huyên viên cao cấp văn thư là công chức, viên
chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất về lĩnh vực văn thư giúp Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước và một số Bộ, ngành có yêu cầu đặc biệt, chủ trì tổ
chức chỉ đạo và thực hiện quản lý lĩnh vực công tác văn thư trong Bộ, ngành và
trong phạm vi cả nước.
- Ngạch lưu trữ gồm:
+ Cán sự lưu trữ: Cán sự lưu trữ là công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ
lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý sự nghiệp giúp lãnh đạo các

phòng, ban triển khai, hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc việc thi hành các chế độ
về quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền
+ Chuyên viên lưu trữ: Chuyên viên lưu trữ là công chức, viên chức chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý Nhà nước và quản lý sự nghiệp giúp
lãnh đạo các đơn vị cấu thành (phòng, ban, sở, cục), cấp huyện, tỉnh và các Bộ,
ngành ở Trung ương, tổ chức quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vực nghiệp vụ
lưu trữ thuộc phạm vi được phân công.
+ Chuyên viên chính lưu trữ: Chuyên viên chính lưu trữ là công chức, viên chức
chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống quản lý Nhà nước, quản lý sự
nghiệp giúp lãnh đạo phòng nghiệp vụ lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, tổ chức lưu trữ cấp Bộ, ngành ở Trung ương và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
chủ trì tổ chức và thực hiện quản lý một phần hoặc toàn bộ lĩnh vực nghiệp vụ
lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền.

23
+ Chuyên viên cao cấp lưu trữ: Chuyên viên cao cấp lưu trữ là công chức, viên
chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất trong hệ thống quản lý Nhà nước, giúp Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và một số bộ, ngành ở Trung ương chủ
trì tổ chức chỉ đạo và thực hiện quản lý các nghiệp vụ lưu trữ có độ phức tạp rất
cao thuộc phạm vi thẩm quyền.[47,tr1]
Điều kiện tiên quyết để nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ có chất lượng là
công chức, viên chức văn thư, lưu trữ và người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức
phải được tuyển dụng và phát triển gắn liền với chiếc lược tổng thể dài hạn của
cơ quan, tổ chức. Công chức, viên chức được khích lệ và khen thưởng tương
xứng năng lực, trình độ và năng suất lao động. Đó là những yếu tố cần thiết giúp
các cơ quan, tổ chức vượt qua nhưng thách thức của cuộc cạnh tranh hội nhập,
hoàn thành mục hiêu cải cách nền hành chính Nhà nước và nâng cao chất lượng
dịch vụ công.
Việc giải quyết những vấn đề cơ bản trên đây chính là thực hiện các nội
dung quản lý nhân sự của tổ chức. Khi các vấn đề này được giải quyết một cách

hợp lý, đồng bộ cũng đồng thời với việc chất lượng một đội ngũ người lao động
của cơ quan, tổ chức được cải thiện và nâng cao.
1.1.3 Vai trò của nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi lĩnh vực của cơ quan
đều gắn liền với văn bản. Do vậy, nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đã góp phần
đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng và chính xác cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức và người lãnh đạo.Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ. Trực tiếp thực hiện các
công việc liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu, hướng dẫn các đơn vị chức
năng trong việc lập hồ sơ công việc và quản lý văn bản tại các đơn vị. Bộ phận
văn thư cơ quan thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
nhanh chóng, đúng tiến độ. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý
văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,
viên chức. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác an toàn và hiệu quả. Ngoài ra, văn thư cơ quan còn là cầu nối giữa lãnh đạo

24
cơ quan và các cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong công tác
triển khai thực hiện nhiệm vụ.Thực hiện một số nghiệp vụ lễ tân và giao tiếp
hành chính khác.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh
đạo cơ quan trong việc:


X
X
â
â
y
y

d
d
ự
ự
n
n
g
g


k
k
ế
ế


h
h
o
o
ạ
ạ
c
c
h
h

p
p
h
h
á
á
t
t


t
t
r
r
i
i
ể
ể
n
n


n
n
g
g
ắ
ắ
n
n

h
h
ạ
ạ
n
n
,
,


d
d
à
à
i
i


h
h
ạ
ạ
n
n


c
c

ô
ô
n
n
g
g


t
t
á
á
c
c


l
l
ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ

;
;


s
s
o
o
ạ
ạ
n
n


t
t
h
h
ả
ả
o
o


n
n
h
h
ữ
ữ

n
n
g
g


v
v
ă
ă
n
n


b
b
ả
ả
n
n


c
c
h
h
ỉ
ỉ

đ
đ
ạ
ạ
o
o


n
n
g
g
h
h
i
i
ệ
ệ
p
p


v
v
ụ
ụ


l
l

ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ


t
t
r
r
o
o
n
n
g
g


c
c
ơ
ơ

q
q
u
u
a
a
n
n
;
;




t
t
h
h
ự
ự
c
c


h
h
i
i

ệ
ệ
n
n


c
c
á
á
c
c


n
n
g
g
h
h
i
i
ệ
ệ
p
p


v
v

ụ
ụ


l
l
ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ


c
c
ụ
ụ


t
t
h
h

ể
ể
;
;


t
t
ư
ư


v
v
ấ
ấ
n
n


c
c
h
h
o
o


l
l

ã
ã
n
n
h
h


đ
đ
ạ
ạ
o
o


v
v
ề
ề


v
v
i
i
ệ
ệ
c
c

đ
đ
ầ
ầ
u
u


t
t
ư
ư


t
t
r
r
a
a
n
n
g
g


t
t

h
h
i
i
ế
ế
t
t


b
b
ị
ị
,
,


k
k
h
h
o
o


t
t
à
à

n
n
g
g


c
c
h
h
o
o


v
v
i
i
ệ
ệ
c
c


b
b
ả
ả
o
o

q
q
u
u
ả
ả
n
n


t
t
à
à
i
i


l
l
i
i
ệ
ệ
u
u

l
l
ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ
;
;


l
l
à
à
m
m


c
c
á
á

c
c


b
b
á
á
o
o


c
c
á
á
o
o


t
t
ổ
ổ
n
n
g
g

k
k
ế
ế
t
t


v
v
ề
ề


c
c
ô
ô
n
n
g
g


t
t
á
á
c
c

l
l
ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ


c
c
ủ
ủ
a
a


c
c
ơ
ơ

q
q
u
u
a
a
n
n


v
v
à
à


n
n
h
h
ữ
ữ
n
n
g
g

đ
đ
ó
ó
n
n
g
g


g
g
ó
ó
p
p


c
c
ủ
ủ
a
a


c
c
ô
ô

n
n
g
g


t
t
á
á
c
c


l
l
ư
ư
u
u


t
t
r
r
ữ
ữ

đ
đ
ố
ố
i
i


v
v
ớ
ớ
i
i


s
s
ự
ự


p
p
h
h
á
á
t
t

t
t
r
r
i
i
ể
ể
n
n


c
c
ủ
ủ
a
a


c
c
ơ
ơ


q
q

u
u
a
a
n
n
,
,


c
c
ủ
ủ
a
a


n
n
g
g
à
à
n
n
h
h
…
…

Đảng và nhà nước luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia. Ngay từ những ngày đầu giành được
độc lập, Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa đã nêu rõ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia… Do vậy, để công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả đòi hỏi
đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ chuyên môn, có
lòng say mê nghề nghiệp. Ở nước ta có quan niệm sai lầm rằng công tác văn thư,
lưu trữ là thực hiện những công việc vụn vặt, mang tính sự vụ không quan trọng.
Quan điểm đó đã tác động lớn đến tâm lí và ý thức nghề nghiệp của nhiều cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ. Đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải hiểu biết về tính chất
công việc của mình, vai trò của công việc đối với sự tồn tại và phát triển của cơ
quan, tổ chức đối và với xã hội.
* Tóm lại: Công tác văn thư, thư lưu trữ là một nghiệp vụ không thể thiếu trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức
.
.

Nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ là bộ phận
cấu thành của nguồn nhân lực trong các cơ quan, tổ chức và là bộ phận trực tiếp
tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ
ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc tổ chức, quản lý, giải quyết và bảo
quản, sử dụng văn bản, tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác lưu trữ là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích
không thể thiếu được trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước. Vì vậy

25
trong các cơ quan, tổ chức phải bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm đối
với nghiệp vụ này.
1.2 Phương pháp đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức
Phương pháp đánh giá nguồn nhân lực là những cách thức, biện pháp khác

nhau được sử dụng trên cơ sở những chỉ tiêu, chỉ số nhất định để từ đó có những
nhận xét, kết luận về số lượng, chất lượng cơ cấu nguồn nhân lực hiện có cũng
như dự kiến nguồn nhân lực sẽ có trong tương lai. Nguồn nhân lực là một trong
những nhân tố mang tính chất quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trong một cơ quan, tổ
chức là so sánh, phân tích khả năng, mức độ đáp ứng của nguồn nhân lực hiện có
so với những yêu cầu đặt ra từ thực tế công việc. Tìm ra nguyên nhân hạn chế để
đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong một cơ quan, tổ
chức.
Khi đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức phải so sánh và
đưa ra nhận xét về mức độ phù hợp theo từng chỉ tiêu cụ thể. Các nguyên nhân
làm cho chất lượng nguồn nhân lực chưa cao là cơ sở đề xuất giải pháp khắc
phục nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức đó.
Hiện nay, có nhiều phương pháp khác nhau được sử dụng trong đánh giá nguồn
nhân lực như: dựa trên các chỉ số (mục tiêu, mức độ đạt được của mục tiêu (chỉ
số mục tiêu); chỉ số công việc, chỉ số bổ sung); phương pháp đánh giá trong (cơ
quan, tổ chức vừa là chủ thể đánh giá, vừa là đối tượng đánh giá); phương pháp
đánh giá ngoài (chủ thể đánh giá không cùng đối tượng đánh giá, ví dụ như: đối
tượng cấp trên đánh giá chất lượng nguồn nhân lực cấp dưới). Ngoài ra còn có
các phương pháp đánh giá họa đồ, danh mục kiểm tra Thông qua việc nghiên
cứu các phương pháp đánh giá nguồn nhân lực.Theo chúng tôi, đánh giá nguồn
nhân lực văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải dựa trên quan điểm toàn
diện, bao gồm mức độ đáp ứng yêu cầu về cơ cấu nhân lực theo những chỉ tiêu
cụ thể về cơ cấu loại lao động, cơ cấu về ngạch, bậc, cơ cấu về độ tuổi, giới tính,

26
trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, chức danh công việc, thời gian làm công
tác
- Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức theo mức độ đáp ứng về số
lượng.

Số lượng nguồn nhân lực của một cơ quan, tổ chức là chỉ tiêu phản ánh về
mặt số lượng lao động có thể huy động cho việc thực hiện các hoạt động của cơ
quan, tổ chức trong giai đoạn trước mắt và lâu dài.
Bảng 1.1 Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức về số lượng:
Stt
Tên cơ quan, tổ chức
Văn
thư
Lưu trữ
Số
lượng
1




2




3




4

5




6




+ Phương pháp đánh giá: So sánh đội ngũ nhân lực hiện có với đội ngũ nhân lực
cần thiết để hoàn thành công việc thực tế theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức do pháp luật quy định.
+ Căn cứ để đánh giá: Căn cứ vào báo cáo tình hình nhân lực của cơ quan, tổ
chức ở thời điểm đánh giá. Căn cứ vào các quy định về chức năng, nhiệm vụ của
nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức.
- Đánh giá nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức theo mức độ đáp ứng về cơ
cấu khoảng tuổi
+ Phương pháp đánh giá: So sánh tỷ trọng nguồn nhân lực theo cơ cấu tuổi hiện
có với chuẩn về cơ cấu nhân lực và đưa ra nhận xét.