Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương

ĐẠI HỌC QUỐC CỈIA HẢ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XẢ HỘI VẢ NHÂN VĂN
Hà Văn Huề
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM Lưu
TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỤC THUỘC TRUNG ƯƠNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học và tư liệu học
Mã số: 51002
LUẬN VÀN THẠC s ĩ KHOA HỌC
NCỈƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
Tiến sĩ: Vũ Thị Phụng
HẢ NỘI - NĂM 2002
MỤC LỤC
1»HẤN MỞ ĐẨU Trang 01
1. Mục tiêu, ý nglũa cùa đề tài . 01
2.Phạm vi và đối tượng nghiên cứu. 05
3. Lịch sử nghiôn cứu vấn đề. 05
4. Phương pháp nghiên cứu. 09
5. Bố cục của luân văn I 1
CHƯƠNG 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI HẢO QUẢN 0
TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH I 2
1.1. Vai trò, vị trí của Trung lâm lưu trữ lỉnh Irong hệ thống
tổ chức lưu Irữ Nhà nước. 12
1.2. Tài liêu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở
Trung tâm lưu trữ tỉnh. 1X
1.3. Nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ bảo quản ở
Trung tAm Lưu trữ lỉnh. 3 1
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH Tổ CHỨC s ử DỤNíỉ TÀI uf:u
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮTỈNII. 40
2.1. Các quy định về lổ chức sử dụng tài liệu lưu Irĩr ờ
Trung tam lưu trữ tính . 41

2.2. Thực trạng lình hình lổ chức khoa học tài liệu ờ
Trung lâm lưu Irữ lỉnh . 55
2.3. Thực trạng tình hình của tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ ử
Trung lâm lưu trữ các lỉnh . 69
2.4. NguyC
'11
nhân của những lổn lại trong lổ chức khoa học tái liệu
lưu Irữ và lổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ứ Trung lâm I .ưu trơ tỉnh 79
CHƯƠNG 3 CẢCÍỈIẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ Tổ CHÚC sứ l)ỤN(
TẢI LIỆU TẠI TRUNG TÂM Lưu TRỮTỈNH.
3.1. Nhóm giải pháp về cơ chế chính sách đối với tổ chức sử dụng
tài liộu lưu trữ .
3.2. Nlióin giải pháp về nâng cao nhân ihức đôi với ý nghĩa và
vai trò của tài liệu lưu trữ.
3.3. Nhóin giải pháp về lổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ờ
Trung lâm lưu trữ tỉnh.
3.4. Nhỏm giải pháp về hoàn thiôn các diều kiện đổ thực hiện
các hình thức phục vụ khai thác sử dụng lài liệu lưu liĩr.
3.5. Nhóm giải pháp về tổ chức nghiên cứu khoa học về
các vấn đề trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.6. Nhỏm giải pháp về llico dõi, lổng kết hoạt động
tổ chức sứ dụng tài liệu ì ưu trữ.
3.7. Nhóm giải pháp về hoàn thiện lổ chức đối vúi
Trung lAm Lưu trữ tính
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KiIẢO
PHẨN MỞ ĐẨU
1. Mục tiêu, ý nghĩa của đ ề tài.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau dây gọi
chung là Trung tâm Lưu trử tỉnh) dược thành lập ử các tính, thành phố theo quy

định của Thông tư 40/1998/TT- TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 cua Ban rổ
Chức Cán bộ Chính phủ về việc “hướng dẫn tổ chức lưu trữ ừ các cơ quan nhà
nước các cấp”. Trong một sỏ văn bản của Nhà nước đã bơn hành thòi dì ếm tù
19Ọ8 trở vê trước, Lun írữ cấp tĩnh có các tên gọi khác nhau như kli<) lưu trữ
địa phuong hay kilo lun trữ tỉnh. Từ năm 1998 có ten gọi thống nliât là Trung
tâm Lưu trữ tỉnh. Xét về phạm vi quản lý và mục đích bảo quán tài liệu thì Trung
lâm Lưu trữ tỉnh là loại hình lưu trữ lịch sử ở địa phương. Theo quy đinh hiện
hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ trong phạm
vi khá rộng. Các nguồn nộp lưu tài liệu chủ yếu của Trung lâm Lưu trữ tỉnh gồm
các cơ quan giữ vai trò lãnh đạo chủ chốt ư địa phương như Hội đỏng nliAn dán
tỉnh, Ưỷ ban nhan dan tỉnh và nhiều cơ quan quản lý khác ớ cấp tính. Nlnr vây tài
liệu Ill'll trữ do các Trung tAm Lưu trữ tỉnh quản lý là rất đa dạng, plìong phú và
có giá trị vé nhiều mặt. Tổ chức khai thác sử dụng cỏ liiộu quả khối tài liệu lưu
trữ này vì mục đích phát triển kinh tế xã hội ở địa phương là một trong nhũng
nhiệm vụ chính của Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Những năm gổn dây, Trung tâm Lưu
trữ tỉnh ngày càng được hoàn thiện hơn về tổ chức và biên chế. Đây là cơ sờ rất
quan trọng để các Trung tam Lưu trữ tỉnh thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ
của mình. Trong bủn báo cáo số 403/BC-LTNN ngày 30/8/2002 cua Cục Lưu túi'
Nhà nước về tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 726/lTg cùa Thủ iướng Chinh phu
“vé tăng cường chí dạo công tác lưu Irữ trong thời gian tới" đã iliínli giá hoạt
động của Trung lâm Lưu trữ các tính ngày càng có lien hộ, trong (ló có lình vực
tổ cliức sử dụng tài liệu lưu trữ. Số lượt người có yêu cầu sử dụng tài liệu luu trữ
tại Trung tclm Lưu trữ lỉnh có lăng hơn Irước, hồ sơ lài liệu dua ra phục vụ nghiên
cứu khai Ihác dược nhiều hơn. Đây là một tín hiệu dáng mừng. Tuy nhicn, trong
bản báo cáo của cơ quan quản lý chuyên ngành lưu trữ cũng xác định những tổn
lại cơ bán của cồng tác lưu trữ nước ta hiện nay và liêu ra các phương hướng,
nhiệm vụ trọng tam cần thực hiện trong thời gian tới. vé lĩnh vực tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ, bản háo cáo đã chỉ rõ càn phải “thục hiện các giải pháp đống bộ
(lé tàng cường hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lim trữ , pltáí hĩiy hiệu
quả của tài liệu lun trữ đỏi vói sụ nghiệp Xây dựng và bảo vệ Tò quốc" [2.161.

ỉlìiêi nghĩ, dày là khuyến ngliỊ mà nhũng người làm công tác nghiên cứu rất dáng quan tâm.
Là những cán bộ hiện dang công tác tại Phòng Nghiệp vụ lưu trữ (lịa
phương thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, nhiệm vụ chủ yếu của chúng lòi là tham
mưu và giúp Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
cụ thể để chỉ dạo công tác lưu trữdịa phương. Qua theo dõi, nắm tìnli hình chúng
tòi nhận thấy rằng, bên cạnh những thành tựu dã dạt dược, ử các Trung lâm Lưu
trữ tỉnh , cũng còn rất nhiều vấn dề vể quản lý chuycn môn nghiệp vụ cán plìài
ctược quan tâm nghiên cứu giải quyết một cách hộ thống và đổng hộ. Trong đó
lĩnh vực tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tíìm Lưu trữ lính cliicm
vị trí ưu tiên. Do nhiều nguyên nhân, việc khai thác sử dụng lài liệu lưu trữ ớ
Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay vãn còn nhiều hạn chế, chưa ngang tám với vị trí
là cơ quan lưu trữ lịch sử lớn nliât ở địa phương. Tìnli trạng này kéo (lai sẽ hạn
chứ rấl nhiều đến vai trò, hiệu quả của tài liệu lưu trữ dối với hoại (lộng xã hội ớ
dịa phương. Theo nhận thức của chúng tôi nguyên nhân chủ yếu nhất vẫn là (V
chỏ chưa đề ra và tổ chức thực hiện được các giải pháp đồng hộ đối với việc tổ
chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lam trữ tỉnh , thành phố. Đíiv là mội trone
những tổn tại thuộc vổ phương diện quản lý và chính quản lý phải giải quyết yêu
cầu này. Điều này đã ctưực Cục Lưu í l ữ Nhà nước xác định trong hun háo như (lã
nêu ở phần trên. Nhưng dổ giúp cho các nhà quán lý dồ ra đưực giái pháp quàn
lý, chí đạo phù hợp thì trước lict các giái pluíp này cần (tược Iigliicn cứu, giãi
2
qiyết về phương diện khoa học. Nói cách khác lý luân vé plnrơng diện này phải
di trước một bước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoạch định các chu
lrương, biện pháp trong tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Văn kiện Đại hội Đại
biếu Đảng toàn quốc lần thứ IX dã chỉ rõ “khoa học xã hội và nhân vân hướng
vào việc giải đáp các vấn đé lý luận và thực tiễn , dụ báo các xu th ế phát hiến,
cung cấp luận cứ khoa học chơ việc hoạch định đường lôi, chủ trương chính
sá:h phát triển, kinh lẻ, xã hội, xây dựng con ngưồỉ”[26,36-37]. Vân dụng
quan điểm chỉ dạo này vào còng tác lưu trữ, chúng tôi thấy rằng việc nghiên cứu
lý luận để xác định các giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quá tổ chức SƯ

dụng tài liệu lưu trữ taị các Trung tâm Lưu trữ tỉnh là một trong những vấn dề
bú'J thiết hiện nay. ĐAy là lý do chủ yếu nhất dể chúng tôi lựa chọn dề lài nghiên
CỨJ cho bản luận văn này. Mặt khác, căn cứ vào điều kiện công tác hiện tại,
ching tôi là những người đang tham gia làm công việc quản lý, chỉ dạo còng tác
lưu trữ địa phương, với việc lựa chọn đề tài này, chúng tôi sẽ có điều kiện hơn
trong quá trình nghiên cứu như việc kết hợp với công tác để nghiên cứu, khảo sát.
đièu tra số liệu về công tác lưu trữ ở địa phương và đồng thời sir cỉụne các số liệu
đã có về công tác lưu trữ địa phương mà chúng tôi dã nắm hắt được trong thời
gian Irước đay. Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đặt ra các mục ticu càn phái giải
quvết sau đây:
M ột là, nghiên cứu xúc (lịnh lỡ vai trò, vị trí của Trung tam Lưu trữ tỉnh và
pham vi tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh để thấy rõ tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay và vai trò,
trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc giúp cho Nhà turớc. giup cho
tỉnh tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu đó dối với sự nghiệp xâv
dựng và hảo vệ Tổ quốc.
3
Hai là, nghiên cứu tìm hiểu về thực trạng tình hình cùa việc tổ chức sử
dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, đánh giá những kết quá dã dạt dược
dồng thời chí ra những hạn chế cẩn được khắc phục và giải quyết.
Ba là, dựa Irên CƯ sở thực trạng tình hình dã được xác định, nghiên cứu tlé
xiiíVt các nhóm giải pháp nâng cao lìiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các
Trung tủm Lưu trữ tỉnh.
Nếu dề tài của bản luận văn này tluực nghiên cứu thành công, theo chúng
tỏi nó sẽ có ý nghĩa chính sau đây:
M ột là, đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về lĩnh vực tổ
cliức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, một loại hình lưu trữ
lịch sử chiếm số lượng đồng đảo và có vị Irí rất quan trọng trong hệ thống mạng
lưới tổ chức các kho lưu trữ lịch sử ở Việt Nam. Thông qua dó đề tài góp phàn
làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh vực tổ chức sir dụng

tài liệu lưu trữ, đặc biệt trong hoàn cảnh hiện tại hổu nlur chưa có công trình
nghiên cứu chuyên sâu nào về lĩnh vực này trong công tác lưu trữ địa phương nói
chung cũng như ở các Trung tâm Lưu trữ tỉnh nói riêng.
H ai là, đề tài góp phần cung cấp các luận cứ và giái pháp khoa học về lổ
chức sử dụng lài liệu lưu Irữ cho các CƯ quan quản lý lưu trữ ờ Trune mmg và (lịa
phương hoạch định chủ trương chính sách; ban hành các văn bàn quan lý. hướne
dẫn và chỉ đạo thực hiện các hoạt dộng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các
Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Ba là, kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần cung cấp các cơ sờ khoa học
và tlìực tiễn cho các Trung tam Lưu trữ tỉnlì trong việc xác định (liìy (lú các nhiệm
vụ cụ thổ của mình trong lĩnh vực tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ. Trên cơ sớ dó,
các Trung tâm Lưu trữ tỉnh tiến hành lập kế hoạch cổng tác về tỏ chức sư dung
4
tài liệu hàng năm hoặc nhiều năm dể trình cấp cỏ thẩm quyền ừ tỉnh phô duyệt và
(tồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch dó.
2. Phạm vi và đỏi tượng nghicn cứu
Công tác lưu trữ bao gồm rất nhiều vấn đề khác nhau, do đó khi nghiên cứu
(lé tài này chúng tôi chí giới hạn trong phạm vị, dối tưựng nghiên cứu nhát định.
Về phạm vi nghiên cứu chúng tôi xác định chí nghiên cứu giải quyết các
vân đề trong phạm vi lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở một mó hình cơ
quan lưu Irữ của địa phương là các Trung tâm Lưu trữ tỉnh . Từ đó đối tượng
nghiên cứu tìm hiểu của đề tài mà chúng tôi thực hiện chỉ là các vấn đề của công
tác lưu trữ nhà nước có liên quan đến lĩnh vực tổ chức sử clung tài liệu lưu trữ ờ
các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nhưng chủ yếu và tạp trung nhất vãn là việc nghiên
cứu, tìm hiểu các vấn đề có liên quan trong công tác lưu trữ địa phương,trực tiếp
hơn cả là ở Trung tAm Lưu trữ tỉnh . Những vấn dề khác trong công tác lưu trữ
Nhà nước không có liên quan hoặc ít có liên quan trực tiếp đến tổ chức sứ dụng
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh không là dối tượng nghiên cứu tìm hiểu cùa
chứng lôi trong đề tài này.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Cho đến nay, ở nước ta đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về lĩnh
vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài ra trong một số kho tư liệu còn có
những tư liệu của nước ngoài về tổ cliức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được hit’ll dịch
ra liếng Việt. Những còng trình, bài viết dã dược công bố, giới thiệu bao gồm
một số luận án liến sĩ, luận văn tốt nghiệp dại học chuyên ngành lưu trữ; các giáo
trình giảng dạy hệ đại học, trung học hoặc ngắn hạn về văn tlur. lun tlữ; nhiều bài
viết nghicn cứu trao đổi vé lý luận và thực liễn còng bố sir dụng lài liệu lưu liữ ờ
trong nước và nước ngoài (lược công bô trên mội sò báo và lạp chí, đậc biệt là tạp
chí lưu trữ Việt Nam và các tập kỷ yêu hội nghị, hội tháo khoa học vé lưu trữ.
5
Thông qua việc nghiên cứu, khảo sát nhiều tài liệu dã công hố chúng tôi tháy
rằng phđn lớn các công trình, bài viết ngliiôn cứu chỉ đề cập đến các ván đề lý
luận chung hoặc một số kliía cạnh cụ thể trong lĩnh vực công bố sử dụng tài liệu
lưu trữ . Trong đó chỉ có số ít công trình nghiên cứu liên quan đến việc tổ chức sư
dụng tài liệu lưu trữ ở địa phương, nhất là nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực này
ỏ lììô hình Trung tam Lưu trữ tỉnh thì hầu nliir chưa có công trình nào. Điểm lại
các công trình nghiên cứu chính dã công bố có thể đánh giá khái quát như sau:
- Một số giáo trình giảng dạy hệ Irung học và dại học vồ văn thư, lưu trữ (lã
xuất bản gồm có các chương, mục về tổ chức sử dụng tài liệu nhưng dược trình
bày dưới dạng lý luận chung, cơ bản chứ không đi sâu đề cập đến vân dề này
trong phạm vi công tác lưu trữ dịa phương.
- Cuốn sách “ Công tác húi trữ Việt Nam” của tập thể tác giả do Vũ Dương
Hoan chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội xuất bản năm 1987 tại Hà Nội là
một công trình nghiên cứu quan trọng có tính chất tổng kết lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ Việt Nam. Trong cuốn sách này có các chuyên đé nghiên cứu Yẻ
hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Cũng như các giáo trình giảng dạy dã xuất hàn,
cuốn sách này cũng chỉ tổng kết lý luận và thực tiễn về lổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ nói chung, không có phẩn nghiên cứu đánh giá riêng về công tác này ờ
địa phương.

- Trong những năm qua một số tác giả, chuyên gia đầu ngành dã có những
công trình, bài viết nghiên cứu về lý luân tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nlur
Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyên Văn Tliíìui, Nguyen Minli
Phương, Phan Đình Nham, Đào XuAiì Chúc, Vũ Thị Phụng, Dương Văn Klìám.
nhưng điểm lại cho thấy hổu như chưa có cổng trình nào của các tấc giá (lê cập
chuyên sâu về lĩnh vực này trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ các lính, llianlì phó.
6
- Nguồn tài liệu khá phong phú khác là các bài viết nghicn cứu, trao dổi kinh
nghiệm; đánh giá tổng kết hoạt dộng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cổng bò
giới thiệu tài liệu lưu trữ của các cán bộ làm công tác nghiên cứu, quán lý công
tác lưu trữ ớ các cơ quan tổ chức. Thời gian những năm qua đã có hàng trăm tư
liệu thuộc diện này đã được công bố trên các báo, tạp chí, kỷ yếu hội nghị và hội
thảo khoa học vẻ lưu trữ như Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Lịch sư Đàng.
Tạp chí Lịch sử quân sự, Tạp chí Nghiên cứu lịch sử, Tạp chí Sông Hương, Tạp
chí Văn học, Tạp chí Xưa và Nay. Các bài dăng trên báo và tuần báo như báo
Nhân dân (gồm cả Nhân dân chủ nhật và Nhân dân cuối luần), báo Quân dội
nhfln dân, Hà Nội mới, báo Lao dộng và tuán báo Người Hà Nội. Đặc biệt là
nhíln dịp kỷ niệm 40 năm thành lập Trung tâm Lưu Irữ Quốc gia I thuộc Cục Lui!
trữ Nhà nước (1962-2002), Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã công bố hai công
trình rất quan trọng liên quan đến lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tập
Kỷ yếu hội nghị khoa học “Trung tam Lưu trữ Quốc gia I- 40 năm xây dựng và
phát triển 1962-2002” và “ Tuyển tập những bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu
trữ của Trung tam Lưu trữ Quốc gia I”. Trong tạp Kỷ yếu khoa học có 10/24
chuyên luận đề cập các vấn đề liên quan đến việc tổ chức sử dụng tài liệu ớ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ỉ. Đặc biệt “Tuyển lập những bài cổng bố, giới thiệu
tài liộu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1” của tập thể tác giã do Ngõ
Thiếu Hiệu làm chủ biên xuất bản tại Hà Nội năm 2002 là cóng trình (lược
nghiên cứu và biên soạn công phu, tâp hợp đáy đủ và hệ thống những công trình,
bài viết nghiên cứu, công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tíUn Lưu trữ
Quốc gia I trong 40 năm qua. Có thể nói đủy là công trình qui mò Iilìất từ trước

đến nay, phản ánh hoạt dộng về lổ chức sử (.lụng tài liệu ờ mộl cơ quan lưu trử
lịch sử lớn như Trung tam Lưu trữ Quốc gia I. Tuyển tạp dày 574 trang, ngoài lời
giới thiệu và lời nói đíìu còn lại là phần cliỉi yếu của cuốn sách tập hợp giới thiệu
loàn bộ 127 bài viết nghiên cứu lý luận, lổng kết đánh giá hoại dọng In chức sir
dụng lài liệu lưu trữ và công bớ giới thiệu tài liệu lưu liữ ở Tru nụ lcim Lim trữ
7
Quốc gia I của rất nhiều tác giả và tập thể tác giả. Đây là nguồn tư liệu lài phong
phú và qúi giá dể những người làm công tác nghiên cứu và quản lý lưu trữ tham
khảo.
Tuy nhiên qua kháo sát, các nguồn tư liệu ncu trên cho tliấy hầu hết các
công trình và bài viết chỉ tập trung vào một số chú dề chủ yếu của tổ chức sư
dụng lài liệu lưu trữ như bàn vẻ lý luận chung, đánh giá hoạt dộng cóng bố, sư
dụng tài liệu lưu trữ của một số cơ quan lưu trữ cụ thể và nhiều nhất vân là chù dề
giới Ihiộu, công bố tài liệu lưu trữ của các CƯ quan lưu trữ ở Trung ương. Có thể
khẳng định rằng hầu như chưa có công trình, bài viết nào bàn luận một cách
chuyên sâu và hệ thống về lĩnh vực này trong hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ
lỉnh, thành phố.
Nguồn tư liệu quan trọng khác phải kể đến là hàng chục công trình nghiên
cứu đã công bố của nhiều tác giả ở hình thức các luận án tiến sĩ, luận văn tốt
nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ về lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong đó đã có một số ít tác giả đã di sau nghiên cứu về vấn đề này trong phạm
vi của địa phương, ví dụ luận văn tốt nghiệp đại Ỉ
1
ỌC lưu trữ của tác giả Trịnh Thị
Nghĩa năm 1973 “Giới thiệu tài liệu lưu trữ năm 1972 của phông lưu trữ Uỷ han
hành chính thành phố Hà Nội” hay của Đỗ Thị Vinh năm 1976 “Giới thiệu tài
liệu văn kiện khối văn xã của phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phò Hà Nội
trong (hời kỳ khôi phục kinh tế và cải tạo xây dựng chủ nghĩa xã hội ư Thủ dò
1934-1960”. Tuy nhiên, thông qua đó cũng cho thấy lằng, các luân văn nêu trên
mới chỉ dừng lại dề cập đến một vấn đề cụ thể trong một kho lưu trử cụ thể. Qua

việc khảo sát các luận án tiến sĩ, luân văn tốt nghiệp dại học lưu trữ (in côns bố
cho thríy chưa cổ công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thông về lĩnlì
vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi mô hình Trung lAm Lưu trữ
tỉnh, thành phố trong cả nước nói chung.
8
Nói tóm lại, lĩnh vực tổ chức sử dụng lài liệu lưu trữ ở nước ta nói chung và
ở (lịa phương nói riông còn nhiều vấn cté cần quan tâm nghiên cứu giải quyết. Có
thè khẳng định rằng cho đến nay hầu như chưa có công trình nghiên cứu lý luận
nào vé vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ử lưu trữ cấp tỉnh, một loại hìnli cơ
quan lưu trữ lịch sử quan trọng trong hộ thống mạng lưới tổ chức lưu trữ ờ nước
ta. Điều 18 của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã qui định: “ Tài liệu lưu trữ tại lim
trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu CÀU nghiên cứu cùa toàn xã
hội”[28,17]. Để thực hiện được đầy đủ qui định trên đòi với các lưu trữ lịch sử ở
địa phương, mà trước hết là ở iưu trữ cấp tỉnh thì việc nghiên cứu xác định dầv
(lủ, hệ thống các giải pháp nhằm tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ tại
Trung tủm Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là yêu cáu cấp hách
hiện nay. Có như vậy mới bảo đảm phục vụ nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả tài
liộti lưu trữ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu sử dụng của các cơ quan, tổ chức, công
tlíìn đối với sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của địa phương hiện nay cũng như
tương lai.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đổ thực hiện việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi chú ý vận dụng nhiều
phương pháp khác nhau như phương pháp phân tích chức năng, phương pháp liệ
thông, phương pháp khảo sát Ihực tế, điều tra thăm dò, phỏng vấn, trao dổi với
các chuyên gia đáu ngành có nhiều kinh nghiệm
Dựa vào phương pháp pliAn tích chức năng, chúng tôi nghiên cứu tìm hiểu
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trung tam Lưu Irữ tỉnh, từ đó xác định rõ vị
trí, vai trò của nó trong hệ thống tổ chức lưu trữ Nlìà nước nói chung \à Iroiiii
phạm vi tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng. Vạn dụng phương pháp hệ
thống giúp cho chúng tôi nghiên cứu lìm hiểu về các hệ thống tài liệu thuộc

phạm vi bảo quán ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh , từ đó xác tlịnli lẩm quan trọng, ý
nghĩa của lài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong thành phấn Phông Ill'll
9
trử quốc gia nói chung và ở địa phương nói riêng. Để có các thông tin, số liệu
phục vụ cho việc nghiên cứu đề lài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp kháo
sát thực tế. Không có diổu kiện nghiên cứu khảo sát ở tất cả 61 tỉnh , thành phố.
chúng tôi đã tiến hành khảo sát điểm ở trên 20 lỉnh bao gồm cả ha miền Bắc.
Trung, Nam dể có số liệu thực tế phục vụ cho dề tài. Kết hợp với khảo sát thực tẽ.
cluing tôi đã áp dụng phương pháp phỏng ván những người làm công tác lưu trữ f'í
Trung tâm Lưu trữ tỉnh (khá nhiều tính). Bcn cạnh việc nghicn cứu kháo Siít tliực
tế, chúng tỏi còn áp dụng phương pháp dicu tra tham dò vé tình hmh tổ chức sư
dụng tài liệu. Chúng tỏi đã gửi đề cương diều tra thăm dò cho 61 Trung tàm Lưu
trữ tỉnh, thành phố trong pliạni vi cá nước và chúng tôi đã nhận được khoang 25
văn bản trả lời chính thức của 25 Trung tâm Lưu trữ tính . Những văn bân trà lời
này đã cung cấp khá nhiều thông tin và số liệu cho việc nghiên cứu cté tài. Ngoài
các phương pháp chủ yếu đó chúng tôi còn sử dụng các thông tin có ctirực trong
qúa trình công tác, xử lý các thông tin dó phục vụ cho nghiên cứu dề tài. Một
trong những phương pháp nghiên cứu truyền thống quan trọng nhất được chúng
tôi vận dụng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu. Đổ phục vụ cho đề tài chúng
lôi đã nghiên cứu nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ thống văn
bản qui phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, các báo cáo tổng két đánh giá về
công tác lưu trữ địa phương thời gian qua. Đặc biệt chúng tỏi còn kliai thác hồ set
lưu Irữ vẻ công tác lưu trữ dịa phương dang dược bảo quản trực tiếp ớ đơn vị cóng
tác của chúng tôi gồm nhiều loại tài liệu như các Quyết định ban hành danh mục
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lỉnh, Quyết (lịnh thành lập Trung
tam Lưu trữ tỉnh , Qui chế hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh , Quyết định
ban hành bản Qui định vổ quản lý công tác lưu trữ địa phương, các b;in báo cao
về lình hình nghiệp vụ, về tài liệu tích dông ở Trung tâm Lưu trữ lỉnli đo uy
han nhân dân các tỉnh ban hành, cỏ thè nói những tài liệu này (tã cung cấp Iiliicu
thõng till có độ tin cậy cho dề tài nghiên cưú của chúng lôi. Ngoài ra chúng tói

còn áp dụng phương pháp trao dổi lìm hiểu kinh nghiệm của CÍÌC chuyên gia <I;'ÌII
10
ngành đang công tác tại Cục Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trử Quốc gia
và các giảng viên Khoa Lưu trữ và Quán trị văn phòng thuộc trường Đại học
khoa hục xã hội và nhân văn Hà Nội.
5. Bỏ cục của luận văn.
Ngoài phÀn mở đầu và kết luận, luận văn gồm cổ 3 chương. Chương 1 có
tên gọi là “Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh”. Nội
(lung của chương 1 chủ yếu đề cạp đến vai trò, vị trí cùa Trung I.íìm lưu trữ tình và
lài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh. Chương 2 có
lên gọi “Thực trạng tình hình tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tinh".
Trong chương này đề cập đến các vân dề chủ yếu có liên quan như các quy định
vể tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tình hình thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh và đặc biột là thực trạng tình hình của chính
lĩnh vực lổ chức sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ tỉnh hiện nay. Chương
3 có tên gọi là “ Các giải pháp nAng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
lại Trung tâm lưu Irữ tỉnh”. Trong chương này chú yếu là dề cập đến các nhóm
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lổ chức sử dụng tài liêu lưu trữ ở Trung tAm
lưu trữ lỉnh. (Chương 2 và chương 3 là những chương quan Irọng)
Để có thể thực hiện việc nghiên cứu đề tài này, cluing tôi đã nliân được
nhiều sự giúp đỡ của các giảng viên Khoa Lưu trữ và Quán trị văn phòng, các
đồng chí lãnh đạo Cục Lưu trữ Nhà nước, các giám đốc Trung tâm Lim trữ tinlì
và nhiều hạn bò đồng nghiệp khác. Đặc biệl là sự giúp dỡ cua Tiến sĩ Vĩì Thị
Phụng, giảng viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, là người (lược Khoa phàn
công chịu trách nhiệm hướng dãn cho chúng tôi nglìiC
'11
cứu clc tài này. Nluìn dà)
chúng tôi xin bày tỏ lòng biết Ơ
11
chân llùinh dối với sự giúp đỡ quí báu (ló cùa

các đồng chí và các bạn dồng nghiệp.
Chương 1
TÀI LIỆU LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI BẢO QUẢN
Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH
Như đã đề cập, Trung tủm lưu trữ tỉnh là lưu trữ lịch sử ở địa phưưng. Lưu
trữ học nước ta đã xác định, mỗi lưu trữ lịch sử đều có một phạm vi Ilúỉm quyền
nhất định trong việc thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ . Nói cách khác cụ the
lum là mỗi lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thu thập tài liệu của những cơ quan tổ
chức nào, từ bao giờ và hao gồm những thành phần tài liệu gì? Theo qui clịnli
hiện hành của luật pháp lưu trữ nước ta, Trung tâm lưu trữ tỉnh cỏ phạm vi thu
thẠp tài liệu của rất nhiều cư quan, tổ chức khác nhau ở địa phương. Thực hiện
phạm vi trách nhiệm của mình, những năm qua Trung tâm lưu trữ tỉnh dã thu
tlìộp và bảo quản được một số lượng đáng kể tài liệu lưu trữ có giá trị, dồng thời
dang tiến hành nhiều biện pháp nhằm tiếp tục thu thập các khối tài liệu thuộc
phạm vi bảo quản mà hiộn nay vẫn do các cơ quan là nguồn nộp lưu dang quán
lý. Bởi vậy, khi nghiên cứu tìm hiểu về “tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo
quản ở Trung tâm lưu trữ tỉnh ” cần phải xác định rõ các vấn đề chủ yếu như vai
trò vị trí của Trung tâm lưu trữ tỉnh, thẩm quyền thu thập tài liệu và nguồn nộp
lưu tài liệu của Trung tâm lưu trữ tỉnh, các khối tài liệu lưu trữ đã thu thập được
và đang bảo quản hiện nay cũng như các khối tài liệu thuộc phạm vi thu thập
trong tương lai. Có như vây mới xác định dược đúng qui mô và phạm vi tài liệu
tlniộc trách nhiệm bảo quản của Trung tam lưu trữ tỉnh.
1.1. Vai trò, vị trí của Trung tâm Liiìi trữ tỉnh trong hệ thông tổ chúc
lưu trữ nhà nước.
Trong hệ thống tổ chức ngành lưu trữ ờ nước la gồm có cơ quan quàn lv
nhà nước về công tác lưu trữ và cơ quan quản lý trực liếp tài liệu lim trữ. Ỏ cáp
12
trung ương, mô hình tổ chức như vậy lương đối rõ nét. Cục Lưu trữ Nhà nước là
CƯ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các Trung tam lưu trữ quốc gia trực thuộc
Cục Lưu trữ Nhà nước là cơ quan quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ. Những cơ

quan này không có chức năng quan lý nhà nước vé lưu trữ mà chỉ làm các nhiệm
vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bao quán và lổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
trong phạm vi trách nhiệm của mình. Nhưng khác với cấp trung ương, ờ địa
phương không tlưực tổ chức thành hai loại cư quan quán lý lưu trữ và sự nghiệp
lưu trữ riêng biệt mà chỉ tồn tại một cơ quan vừa có trách nhiệm thực hiện chức
năng quản lý lưu trữ lại vừa có trách nhiệm quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ. Mò
hình tổ chức này chính là các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương. Chính vì vậy Trung tâm Lưu trữ tỉnh có vị trí và vai trò rất dặc hiệt trong hệ
thống tổ chức ngành lưu trữ ở nước ta. Các quy định của Nhà nước về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã khẳng định rõ vị
trí, vai trò dặc biệt cua Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
1.1.1. Chức nâng, lihiệin vụ của Trung tâm Luii trữ tỉnh
Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức - Cán hộ Chính phủ đã bail hành Thông tư
sô 40/1998/TT-TCCP “hướng dẩn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các
cấp” (sau đAy gọi tắt là Thông tư 40/1998). Trong bản Thông tư này đã có phần
quy định vể tổ chức lưu trữ ử địa phương, trong đó quy định quan trọng nhất lá
việc thành lủp Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Theo quy định của Thông tư thì “ở tỉnh,
thành phố trực lliuộc Trung ương (gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tAm Lưu trữ
tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân tlíln tỉnh” và “Trung tftm Lưu Irữ tỉnh có
chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân diìn tính thực hiện quàn
lý nhà nước vé công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi lính"| 15, 509 Ị.
Theo quy định nêu trên, Trung tam Lưu trữ tỉnh có hai chức Măng cơ bàn.
Chức năng thứ nhất là “giúp Chánh Văn phòng và giúp Uý han nliiìn dàn tính
thực hiện quail lý nhà nước VC công lác Ill'll trữ ĐAy là chức nănụ <|ii;in lý cóng
13
tác lưu trữ ử địa phương. Chức năng lliứ hai là “quản lý lài liệu lưu trữ trong
phạm vi tỉnh”. Đây là chức năng sự nghiệp lưu trữ.
Đổ thực hiện các chức năng dó, Thông tư 40/1998 đồng thời đã quy định
cụ thổ vổ nhiệm vụ, quyền hạn của Trung him Lưu trữ tỉnh.
Thực hiện chức năng quản lý cồng tác lưu trữ ử địa phương, Trung tâm

Lưu trữ tỉnh có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu Irữ, soạn tháo vãn
bản VC quản lý công tác lưu trữ trình Uỷ ban nhân dân lỉnh ban hành.
- Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc lỉnh và huyện thực hiện
thông nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc vé quản lý công tác liru trữ và tài
liệu liru trữ.
-Thực hiện chế độ thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, báo cáo ctịnli kỳ và
đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của tỉnh với cơ
quan quản lý lưu trữ nhà nước cấp trên.
-Tổ clìức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý cổng tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh.
- XAy dựng kế hoạch đào tạo, bổi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ của
Trung tAm Lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho làng, mua sắm thiết bị và dự
trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ tính và các cơ
quan, đơn vị trực thuộc.
Thực hiộn chức năng quản lý kho tài liệu lưu trữ cùa tỉnh, Trung tftm Lưu
trữ tỉnh có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của tỉnh.
- Thực hiện chế độ thông kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu 1 l ữ hiện dang
bảo quản ở Trung tám Lưu trữ tỉnh.
-Tổ chức sử dụng tài liệu ử Trung tàm Lưu irCr tính [ 10, 570 ị.
1.1.2. Tổ chúc, biên chê của Trung tám ÌAIU trữ tỉnh
14
Như đã nêu ư phẩn trên, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng quản lý và
chức năng sự nghiệp, hởi vậy cơ cấu tổ chức của nó cũng được quy định phù hợp
với đặc điểm đó. Cling theo quy định tại ITiông tư 40/1998 thì Trung tâm Lưu trữ
tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc Giám dốc có 01 Phó Giám đốc. Vc tổ chức
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có hai bộ phận, gồm bộ phận làm cổng tác quan lý. chỉ
đạo nghiệp vụ và bộ phận quản lý kho lưu trữ. Bộ phận quản !ý chi đạo chú ven
thực hiện các nhiệm vụ về quán lý công tác lưu trữ, bộ phận quản lý kho có í rách

nliiộm chủ yếu Irotig việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn dối vơi tài liệu lưu
trữ hảo quản trong kho lưu trữ của tỉnh, về biên chế, Thông tư 40/1998 quy định
Trung tâm Lưu trữ tỉnh có tối thiểu là 5 người với trình độ trung học trở lên đo
Chủ tịch Ưỷ ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chê hành chính sự
nghiệp được giao của tỉnh. Như vậy, để đáp ứng yêu cẩu hoạt dộng của Trung
tâm Lưu trữ tỉnh, Irong điều kiên tlìực tế cụ thể ở mỏi địa phương, Nhà nước chỉ
quy định hiên chế tối thiểu chứ không quy định biôn chế tôi (ta. Ọuy (lịnh này
mang tính mềm dẻo, tạo điều kiện cho những Trung lâm Lưu trữ lỉnh có khối
lượng tài liệu lớn có thổ bố trí biên chế nhiều hưn quy định lối thiểu. 'Iliực tiẽn
công tác lưu trữ ử các tỉnh, thành phố cho thấy rõ điều này. Mặt khác, Nhà nước
còn quy định rõ vẻ yôu cầu trình độ của công chức làm việc ở Trung tAm Lưu trữ
lỉnh. Hoạt dộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là hoạt động có tính chuyôn món
nghiệp vụ cao. Do đó công chức được tuyển dụng vào làm việc ử Trung tâm Lưu
trữ tỉnh phải là những người dược dào tạo về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và
nghiộp vụ khác có liên quan. Mặt bằng trình độ chuyên môn được (|UV định là
trung học lưu trữ trở lcn. Theo Quyết định số 420-TCCP/VC ngày 29/5/1993 cua
Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ “về việc ban hành tiêu chuấn nghiệp vụ các
ngạch công chức ngành lưu trữ” và Quyết định số 650-TCCP/VC ngày 20/8/1993
của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ “vé việc han hành tiêu
clnuiin nghiệp vụ các ngạch cổng chức quản lý văn thư, lưu lnT\ thì các ngạch
công chức quản lý lưu trữ gồm cỏ: cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu (rít, chuyên
15
viên chính lưu trữ và chuyên viên cao cấp lưu trữ; các ngạch công chức làm sự
nghiệp lưu trữ gồm có: kỹ thuật viên lưu trữ, lưu Irữ viên trung cáp, lưu trữ viên,
lưu trữ viên chính và lưu trữ viên cao cấp. Như vậy, đối chiếu vứi qui định về mặt
bung trình độ thi chức danh thấp nhất của ngạch công chức quan lý lưu liử ớ
Trunf lâm Lưu trữ lỉnh là cán sự lưu trữ và của ngạch làm sự nghiệp lưu trữ la kỹ
thuật viên lưu trữ và lưu trữ viên trung cấp. Mặt khác về phương diện tổ chức,
Thông tư 40/1998 còn quy định Trung tâm Lưu trữ tỉnh có COĨ
1

dấu riêng.Sử dụng
con díu riêng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh có điều kiện chủ động hơn trong viêc bail
hành một số văn bản trong phạm vi thẩm quyền để hướng dẫn nghiệp vụ: đôn đốc
kiểm tra công tác lưu trữ đối với các cơ quan ở địa phương; bail hành kê hoạch,
báo cáo công tác, công văn giao dịch với cơ quan quản lý lưu trữ ở Trung ương
cũng như với các cơ quan ở địa phương. Là cơ quan có nhiệm vụ quản lý trực tiếp
kho tài liệu lưu trữ của tỉnh, việc sử dụng con dấu riêng trong công tác có V nghía
lất thiết thực đối với Trung lâm Lưu trữ lỉnh trong việc xác nhận các hán chứng
tỉhực \à bản sao tài liệu lưu trữ , một trong những hình thức sử đụng tài liệu lưu
trữ phổ biến trong các cơ quan lưu trữ lịch sử.
Trên cơ sở quy định của Nhà nước, Uỷ han nhân dân các tỉnh, thành phó
trong cả nước đã ban hành Quyết định về việc thành lạp Trung tâm Lưu trữ tỉnh ờ
ctiạ phương mình. Nghiên cứu các Quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh
của các tỉnh, thành phố cho thấy trên cơ sở quy định chung của Nhà nước, các
tỉinh một lần nữa đã quy định cụ thể nhưng vẫn bảo đảm sự thống nhát về vị trí.
clhức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức và biên chế của Trung lâm Lưu trữ tỉnh
điược lập ra ở địa phương mình. Theo quy định của Thông tư 40/1998 thì “các
qiuy trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lỉnli do Cục Lull trữ Nhà nước
hướng dẫn”, do dó ngày 02/4/1998, Cục Lưu trữ Nhà nước dã bail hành công Vein
sò 1 18/CLT-NVĐP “hướng dẫn nội dung hoại dộng nghiệp vụ của Trung tâm
L.ưu lũr tỉnh" (sau đAy gọi tắt là công văn so I 18/CLT). Trong văn biín này, ( ục
Lưu trữ Nhà IIƯỚC đã hướng dần cụ the về cík' nội dung hoạt lỉộng thuộc phạm vi
16
quản lý công tác lưu trữ và các nội dung hoạt động thuộc phạm vi chuyên môn
nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Như vây, những vấn đề cơ bàn nhài về tổ
chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lỉnh đã được Nhà nước tịuy tlịnh và
hướng dẫn.
Tóm lại, Trung tâm Lưu trữ tinh đượcthành lạp và đặt trong Văn phòng của
cơ quan lãnh đạo cao nhất của Nhà nước ở địa phương dó là Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (ở một số tỉnh là Văn phòng Hội

đồng nhân dân và Uỷ ban nhân díìn). Văn phòng Uỷ han nhAn dân tính là dầu
mối xử lý văn hán đi, đến lớn nhất ở địa phương phục vụ cho hoạt dộng lãnh đạo.
chỉ đạo của Uỷ han nhân dân lỉnh và nhiều cơ quan quản lý khác ở địa phương.
Với hai chức năng cơ bản là giúp Chánh Văn phòng và giúp Uỷ ban nhân dàn
tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở địa phương và
trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan
lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong mạng lưới tỏ chức lưu trữ nhà nước.
Dưới góc độ quản lý lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan giúp tỉnh và giúp
<cơ quan quản lý chuyên ngành lưu Irữ ử Trung ương tổ chức thực hiện các
mliiộm vụ vé quản lý nhà nước cổng tác lưu trữ trên địa bàn mỗi địa phương. Dưới
igỏe độ quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan trực
ttiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ lịch sử lớn nhất và phong phú nhất ớ (lịa phương.
Với vị trí được đặt trong Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Lưu
tirữ tỉnh có vai trò quan trọng và trách nhiệm trực liếp nhất trong việc quán lý tài
Hiệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị, kinh
tế, xã hội của địa phương. Hơn nữa, tlico quy định hiện hành của luật pháp lưu trữ
mước ta, tài liệu lưu trữ của địa phương là thành phẩn quan trọng cùa Phỏng lưu
trữ Quốc gia Việt Nam. Bởi vậy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn giữ vai trò là cơ
quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia dược Nhà nước phân cấp cho địa phương
quản lý.
17
1.2. Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản Ư Trung tâm Luu trữ
tỉnh.
1.2.1. Các qui định chung về phạm vi thẩm quyền thu thập, bảo quản
tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Xct về lính chất và mục đích bảo quản tài liộu thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh
là lưu trữ lịch sử ở địa phương. Việc thành lập một cơ quan lưu trữ lịch sử hao giữ
cũng gắn liền với việc xác định phạm vi trách nhiệm thu lliập và bảo quản tài liệu
của lưu trữ đó. Mỗi lưu trữ lịch sử có một phạm vi lliíỉm quyền I.hu thập tài liệu
riêng. ĐAy là một trong những dặc điểm khác biệt cơ bản với lưu trữ hiện hành.

Do đó, là lưu trữ lịch sử ư địa phương, Trung tâm L.ưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu
thập tài liệu trong phạm vi do Nhà nước quy định.
Về phương diện lý luận, thẩm quyền thu thập trong công tác lưu trữ cũng
đã được lưu trữ học nước ta giải thích. Trong cuốn Từ điển lưu trữ Việt Nam,
thuật ngữ “thẩm quyền lưu trữ” được giải thích là “quyền hạn, nhiệm vụ thu thập
tài liệu lưu trữ của một lưu trữ cố định (lưu trữ lịch sử -TG) trong một khu vực
hành chính lãnh thổ đôí với các CƯ quan đưực xác định là nguồn nộp lưu. Thẩm
quyền liru trữ thường được pháp quy hoá để bảo đảm việc lliu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ có hiệu quả”[33, 76]. Như vây, thẩm quyền thu thạp tài liệu (lược
hiểu là một cơ quan lưu trữ lịch sử đóng trên một khu vực hành chính - lãnh tho
nhất định thì có quyền và trách nhiệm thu thập, bảo quản lài liệu liru trữ cùa
những cơ quan, iổ chức nào. Cũng llieo giải thích của lý luận, vấn dề này phái
được pháp quy hoá thì mới bảo (lảm việc thu thập tài liệu cổ hiệu quá. Thẩm
quyền thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung lclin Lưu trữ lỉnh cũng dược
xác định trên tinh thần đó. Cho đến nay, Nhà nước đã có một sô' quy định trực
tiếp hoặc gián liếp về thẩm quyển thu thập, bao quản tài liệu lưu trữ cuà Trime
tâm Lưu Irữ tỉnh:
18
- Điều lộ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm
theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phú (sau dây gọi
tắt là Nghị định 142-CP) có các quy định:
+ Điều 26 qui định “ ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ưíítig có một kho
lull trữ của khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu lim tiĩr cua địa pliiftflig “
+ Điểu 28 qui định một trong những nhiệm vụ của kho lưu Irữ địa phương là “
bíio quản những hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các đoàn thể đem
nộp “[15,42].
Như vạy theo qui định nêu trên thì “ kho lưu trữ tỉnh “ hay “ kho lun trữ
địa phương “ (nay là Trung tâm Lưu trữ tỉnh) có trách nhiệm thu thập, bảo quản
tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
- Quyết định số 168-HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về

việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt
Nam có các qui định:
+ Điều 2 qui định “Phông lưu írữ Quốc gia Viột Nam là khối toàn bộ tài
liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử của nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội,
xuất xứ, nưi bảo quản, phương pháp và kĩ thuật làm ra “ 115,379]
+ Điều 4 qui định “hồ sơ, tài liộu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
phải dược bảo quản trong các kho lưu trữ trung ương và địa phương”
- Điều 5 của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu Irữquốc gia của Hội đồng Nhà nước ngày
11/12/1982 (sau day gọi tắl là Pháp lệnh bao vệ tài liệu lưu uữquốcgia ) qui định “tài liệu
lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ nhà nước. Căn cứ vào tính
chối, ý nghĩa của lài liệu lưu liữ Quốc gia, Iilià nước plúìn óip cho cơ quan lim tiír nlìà I
11
KK'
tiling ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quail “ Ị15,376]
Như vậy, theo các qui (lịnh ở hai văn bản qui phạm pháp luật I
1
CU trên thì
tài liệu lưu trữ hình thành trong các hoạt clộng của các cơ quan tổ chức ở (lịa
plurơng đều thuộc thành phần của Phông lim trữ Quốc gia và Nliíì nước pliâtì cấp
19
cho các cơ quan ở địa phương quản lý. Trong đó Trung tàm Lưu trữ tỉnh là cơ
quan lưu trữ lớn nhất ở địa phương, có trách nhiệm chính trong việc thu thập vào
bảo quản khối tài liệu lưu trữ quốc gia này.
- Khoản 6, Điều 2 của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 qui định “Lưu
trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quán lâu dài và phục vụ
sử dụng tài liệu lưu trữ được liếp nhận từ các lưu trữ hiện hành và các nguồn tài
liệu khác. Theo qui định này thì Trung tâm Lưu Irữ tỉnh có phạm vi thu thập, háo
quản tài liệu lưu trữ rất rộng, ctó là nguồn tài liệu từ các “lưu trữ hiện hanh” cua
các cơ quan, lổ chức của tỉnh và một số nguồn tài liệu khác.

- Bên cạnh những qui định chung như đã nêu trên, Đảng và Nhà nước còn
có qui định bổ sung về thu thập, sưu tầm tài liệu lưu Irữ đối với một số địa
phương từ tỉnh Quảng Trị vào khu vực phía Nam. Cụ thể là ngày 20/11/1976 Ban
Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Chỉ thị số 242-CT/TW “về việc tập
trung, quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam”. Đối với
công lác lưu trữ của Nhà nước, bản Chỉ thị đã có qui định “Uỷ ban nhân dan các
tỉnh, thành phố ở miền Nam cần phải lập ở mỗi tỉnh, thành phố một kho lưu trữ
của địa phương và tổ chức việc thu thập, quản lý, sử dụng tài liệu của chính
quyền cũ trong tỉnh, thành” . Ngày 19/5/1977 Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư
số 101/BT “ hướng dãn thi hành Chỉ thị 242-CT/TW cuả Ban Bí thư Trung ương
Đảng về viộc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ờ
mién Nam”. Liên quan đến vấn đề Ihu thập, sưu tầm tài liệu của lưu trữ tỉnh, bân
Thông tư đã qui định “Hồ sơ tài liệu của các cơ quan chính quyền cũ ở cấp tỉnh,
thành phố do Uỷ ban nhân dAn tỉnh, thành phố tạp trung thống nhất quản lý tại
kho lưu trữ lỉnh, lliànli phố. Những tài liệu không thuộc lỉnh, thành phò mình (111
báo cho Kho lưu trữ Trung ương II lliuộc Cục Lưu trữ dặt tại Thành phố Hổ Chí
Minh (lể thu nhộn về. Các Ty, Sở có giữ tài liệu không Ihuộc chuyên môn cùa Ty.
Sỏ mình, cán báo cho Kho lưu trữ Uỷ ban tỉnh, thành phố biết dể thu nhận về
20
quản lý. Hồ sơ tài liệu của cấp huyện, quận, xã tạm thời do Uỷ ban nhàn dân các
cấp này quản lý”[ 15,349].
Như vậy ngoài công việc thu thập, các Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn có
trách nhiệm sưu tẩm các nguồn tài liệu, tư liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của
mình .
Nói tóm lại, Nhà nước đã có các qui định về phạm vi thẩm quyền thu
thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ đối với Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Từ các qui định cua
Nhà nước, có thể xác định phạm vi thẩm quyền Ihu thâp và bảo quan tài liệu lưu
trữ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm từ các nguồn chính sau đay:
- Các cơ quan của chính quyền cũ ở cấp tỉnh.
- Các cơ quan, tổ chức chính quyền ở cấp tỉnh của thời kỳ Việt Nam dân

chủ cộng hoà và hiện nay.
- Tài liệu lưu trữ sưu tám lừ các nguồn khác Ihuộc phạm vi quản lí của
Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
1.2.2. Qui định cụ th ể các nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ
tỉnh.
Về phương diện lý luận, trong cuốn Từ điển thuật ngữ hùi trữ Việt Nam,
ihuẠt ngữ “nguồn nộp lưu” đuợc giải thích là “đối tượng thu thâp, bổ sung lưu trữ
của một lưu trữ nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiộn hành là tài liệu của các
đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở giai đoạn văn thư. Nguồn nộp lưu của
lưu trữ lịch sử là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập.
Các cơ quan có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử dược
khái quát thành danh mục các cư quan ià nguồn nộp lưu. Danh mục này thường
được pháp qui hoá để tăng thẩm quyền và trách nhiệm thu llìập tài liệu Ill'll trữ
của lưu trữ lịch sử”[33,52-53]. Như vậy, nguồn nộp lưu chính là đói tượng tlui
tlìộp, bổ Sling lưu trữ của một lưu trữ nhất định. Đôi với lưu trữ lịch sir thì dổi
tirợng dó cliínlì là các cư quan có lưu trữ hiện hành được xác (lịnh lliuộc diện là
n<j,uỏn nộp lưu. Nguồn nộp lưu là nguồn cơ bản Iiliàì Irong cóng lác thu 1 hập tài
21
liệu của lưu trữ lịch sử. Phán lớn dỏ là các cơ quan, tổ cliức (tang tồn tại và hoạt
dộng. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt dộng của chúng ràt da dạng và
phong phú. Đây là nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ thưừng xuycn nhất để bổ sung
vào lưu trữ lịch sử bảo quản. Nhưng như phần trên dã đề cập, mỗi lưu trữ lịch sử
có phạm vi thẩm quyền thu thập lài liệu riêng, do dó về mặt pháp lý, nguồn nụp
lưu cũng phải được qui định riêng cho từng lưu trữ lịch sử trong phạm vi thâm
quyền thu thập đã dược xác định. Ví dụ ở Trung ương, lưu trữ lịch sir là các
Trung tam Lưu trữ Quốc gia. vé nguồn nộp lưu, Ban Tổ chức- Cán bộ Chính pliii
đã có Quyết định số 58 -QĐ/TCCP ngày 17/3/1995 ban hành “Danh mục sổ 1
các cơ quan thuộc diện nộp lưu Ỉ
1
Ồ SƯ tài liệu vào các Trung tủm Lưu trữ Quốc

gia”. Theo Quyết định này gồm có I 10 cơ quan, tổ chức ở Trung ương được xác
định Ihuộc diện nộp lưu hồ SƯ tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia. Tương tự đối với Trung tâm Lưu trữ tỉnh, vấn đề nguồn nộp lưu cũng đã đưực
Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành văn bản hướng dãn để trên cơ sở dó ủy ban nhân
dân các tỉnh qui đinh cụ thể.
Ngày 02/8/1996, Cục lưu trữ Nhà nước đã ban hành văn bản sỏ 330-
NVĐP “hướng dãn Danh mục mÃu cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ tỉnh “ (sau day gọi lắt là văn bản 330-NVĐP). Mục đích ban hành
bản danh mục mẫu này là nhằm “hướng dãn các tỉnh lựa chọn các cơ quan có tài
liệu lưu trữ cần giao nộp vào bảo quản cố định ở lưu trữ tỉnh”[ 15,497]. Theo
hướng (Jẫn tại văn bản này, nguồn nộp lưu tài liệu vàoTrung lílm Lưu nữ tỉnh bao
gồm các nhóm cơ quan ở cấp tỉnh:
1. Hội đồng nhân dân tỉnh
2. Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh
3. Uỷ ban nhân dân tỉnh
4. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
5. Toà án nhân dân tỉnh
6. Các sở, ban, ngành ở tỉnh (không có cơ quan công an. quân dội)
22