Đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ bậc cao đẳng trong các trường cao đẳng thực trạng và giải pháp t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
*




NGUYỄN THỊ HỒNG





ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG
(Qua khảo sát thực tế tại các Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội)










LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội, năm 2013


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
*




NGUYỄN THỊ HỒNG





ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

(Qua khảo sát thực tế tại các Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội)



Chuyên ngành: lưu trữ
Mã số: 60 32 24





LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG




Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Vũ Thị Phụng






Hà Nội, năm 2013



DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt
Diễn giải
1
BNV
Bộ Nội vụ
2
CBCC
Cán bộ công chức
3
CP
Chính phủ
4
HĐND
Hội đồng nhân dân
5
NĐ
Nghị định
6
QH
Quốc hội
7
QPPL
Quy phạm pháp luật
8
TCCP
Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ
9
TT
Thông tư
10

TTg
Thủ tướng chính phủ
11
TW
Trung ương
12
UBND
Ủy ban nhân dân
13
VHXH
Văn hóa – Xã hội
14
XHCN
Xã hội chủ nghĩa



MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu 3
3. Đối tượng nghiên cứu 3
4. Phạm vi nghiên cứu 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu 3
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4
7. Tài liệu tham khảo 5
8. Phương pháp nghiên cứu 5
9. Đóng góp của đề tài 5
10. Bố cục của Luận văn 6
NỘI DUNG 8

Chương 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI
VỚI HOẠT ĐỘNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 8
1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
cấp phường 8
1.1.1. Vị trí của UBND cấp phường 8
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hoạt động của Ủy ban nhân
dân cấp phường 8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp phường 11
1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường 12
1.2.1 Trong công tác văn thư 12
1.2.2 Trong công tác lưu trữ 15
1.3. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của
UBND cấp phường 17
1.3.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND
cấp phường 17
1.3.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động ở UBND
cấp phường 21
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC PHƯỜNG 30
2.1. Nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư,
lưu trữ 30
2.2. Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ 34
2.3. Công tác xây dựng, ban hành phổ biến các văn bản quy định
hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ 37
2.4. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 37
2.5. Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 38
2.5.1. Thực trạng tổ chức nghiệp vụ văn thư 38
2.5.2. Thực trạng tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 57
Chương 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND

CẤP PHƯỜNG (TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂY HỒ) 69
3.1. Đánh giá chung 69
3.1.1. Ưu điểm 69
3.1.2. Hạn chế 72
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ ở
UBND cấp phường thuộc quận Tây Hồ 75
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường 75
3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ trong UBND phường 79
3.2.3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại UBND phường 82
3.2.4. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức UBND phường đối với
công tác văn thư, lưu trữ 88
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 90
3.2.6. Đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị phục vụ
công tác văn thư, lưu trữ 92
3.2.7. Tăng cường công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 94
KẾT LUẬN 97
TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động của UBND cấp
phường nói riêng. Chính vì vậy, nếu các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công
tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần vào việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ
quản lý, điều hành, cải cách hành chính; đồng thời góp phần vào việc giữ gìn,
bảo quản, khai thác sử dụng và phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lưu
trữ phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, công tác
văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng công việc của cơ quan. Nội dung của công tác văn thư gồm: soạn
thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; công tác quản lý và
sử dụng con dấu; công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời
là công tác nghiệp vụ khoa học. Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề
liên quan tới thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nội dung công tác lưu trữ gồm: thu
thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị; thống kê và xây dựng công cụ tra
tìm; bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Từ khi có Pháp lênh Lưu trữ quốc gia năm 1982 và gần đây là Luật lưu
trữ năm 2011 đến nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp phường đã có
những chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại UBND một
số phường trên địa bàn quận Tây Hồ, công tác văn thư ở UBND cấp phường
vẫn chưa được tổ chức khoa học, những vấn đề về nghiệp vụ còn nhiều hạn
chế; tổ chức công tác văn thư còn bất cập, chưa thống nhất; trang thiết bị còn
lạc hậu chưa đáp ứng yêu cầu, nhất là việc trang bị các thiết bị hiện đại để

2
thực hiện các khâu nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư còn rất nhiều hạn chế. Việc triển khai thực hiện các quy định của Nhà
nước còn chậm, thiếu nghiêm túc; công tác xây dựng và ban hành văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu, ảnh hưởng
đến hiệu quả công việc; con dấu là một trong những thành phần quan trọng
xác nhận tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản, nhưng còn quản lý
lỏng lẻo, không đúng quy định.
Về công tác lưu trữ ở UBND các phường hầu hết chưa có phòng, kho

lưu trữ đảm bảo yêu cầu để bảo quản tài liệu, hàng năm không tổ chức thu
nộp hồ sơ, tài liệu; dẫn đến hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu bị thất lạc, mất
mát. Các khâu nghiệp vụ như chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng
tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra; quản lý tài liệu và quản lý công tác
lưu trữ còn nhiều bất cập; trình độ cán bộ còn hạn chế, quy định về bố trí và
sử dụng cán bộ còn nhiều bất cập so với yêu cầu thực tế.
Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của
UBND cấp phường, ảnh hưởng đến việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị
của tài liệu ở giai đoạn văn thư cũng như tài liệu ở giai đoạn lưu trữ và làm
cản trở công cuộc cải cách hành chính ở địa phương. Qua khảo sát thực tế
hoạt động của các phường, chúng tôi nhận thấy, công tác văn thư, lưu trữ
chưa thực sự đi vào nền nếp, chưa được sự quan tâm thỏa đáng của các cấp
lãnh đạo, những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp chưa được quan tâm
và ban hành nhiều. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có
nhiều nguyên nhân, song trước hết và cơ bản chính là việc tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ ở UBND cấp phường chưa hoàn thiện, còn bất cập.
Vì vậy, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
ở UBND các phường nhằm tổng kết những ưu điểm, những hạn chế; tìm ra
những nguyên nhân và đề ra các giải pháp khắc phục là việc làm cần thiết.
Từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn “Đánh giá và đề xuất
giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp
phường” làm đề tài luận văn của mình.

3
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khi thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến ba mục tiêu cơ bản:
- Khảo sát và đánh giá việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường
thông qua việc khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường nói chung và các phường của quận Tây Hồ

(Hà Nội) nói riêng.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài này được triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tượng
cơ bản:
- Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các
phường (qua khảo sát các phường trên địa bàn quận Tây Hồ).
- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ.
4. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: tác giả tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ từ năm 1996 (từ khi thành lập quận Tây Hồ) đến nay.
- Về không gian: Tác giả khảo sát công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
các phường thuộc quận Tây Hồ (Hà Nội).
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài được triển khai với những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND cấp phường.
- Làm rõ nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường và
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường.
- Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại một số UBND
phường thuộc quận Tây Hồ.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ ở
cấp phường nói chung và của các phường thuộc quận Tây Hồ nói riêng.

4
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cấp từ trung ương đến địa
phương nói chung đã và đang dành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mục
đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như phát triển các nghiệp vụ
của công tác này. Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp

phần quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. Trong đó, những công trình liên
quan đến luận văn của chúng tôi đã được thực hiện bao gồm:
Một là, những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nước công tác văn
thư, lưu trữ như: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ” - Đề tài do TS. Dương Văn Khảm chủ nhiệm; Hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ nhà nước” – luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học
của Ths. Trần Thanh Tùng.
Hai là, các công trình nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư
hoặc công tác lưu trữ các cấp như:“Công tác văn thư ở UBND huyện Thủy
Nguyên – Hải Phòng: thực trạng và giải pháp” – Đề tài khóa luận Cử nhân, năm
2007 của Bùi Thị Vân Anh; “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của
công tác văn thư ở UBND quận Thanh Xuân” – Đề tài khóa luận cử nhân của
Đinh Thị Bích Hạnh. “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư
lưu trữ của UBND tỉnh Hà Giang” – Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn
Văn Phong…v v Bên cạnh đó, những nghiên cứu về quản lý công tác văn
thư, lưu trữ cấp xã, phường chỉ dừng lại ở số lượng còn hạn chế: “Vài nét về
công tác văn thư, lưu trữ tại các UBND xã, phường hiện nay” (Chuyên đề cơ
sở của Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ - Cục lưu trữ Nhà nước);
“Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành
phố Hồ Chí Minh” – Đề tài luận văn chuyên ngành quản lý hành chính công
năm 2010 và một số bài viết trên tạp chí chuyên ngành khác…
Như vậy, vấn đề tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường vẫn
chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu. Đề tài của chúng tôi có kế
thừa kết quả nghiên cứu của các công trình nói trên, nhưng không trùng lặp.

5
7. Tài liệu tham khảo
Để hoàn thành luận văn này, tác giả đã sử dụng những nguồn tài liệu cơ
bản sau:
- Những văn bản của Nhà nước quy định về tổ chức và hoạt động của

các cơ quan Nhà nước ở cấp quận, phường.
- Những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết
trên tạp chí chuyên ngành về công tác văn thư, công tác lưu trữ ở địa phương.
- Thông tin liên quan từ các website.
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế
tại các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội.
8. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp hệ thống, phân tích: Phương pháp này được chúng tôi
sử dụng trong việc hệ thống các quy chế pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ,
phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND
cấp phường.
- Phương pháp điều tra khảo sát trực tiếp: Phương pháp này được sử
dụng để lấy các số liệu thực tế liên quan đến đề tài luận văn.
- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các Phó chủ
tịch phường, công chức văn phòng - thống kê, hợp đồng văn thư. Việc phỏng
vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ.
Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả
còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh
9. Đóng góp của đề tài
- Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hóa lý luận cũng
như thực tiễn về công tác văn thư , lưu trữ ở cấp phường.

6
- Góp phần làm rõ ý nghĩa, vai trò và hiệu quả của công tác văn thư,
lưu trữ trong hoạt động quản lý của UBND cấp phường.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn thư, lưu trữ ở cấp phường nói chung và các phường của Hà Nội nói riêng.

10. Bố cục của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài
được bố cục thành ba chương, bao gồm:
- Chương 1: Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường:
Trong chương này, chúng tôi giới thiệu chung về tổ chức bộ máy chính
quyền cấp phường. Từ đó, tác giả mô tả chung về nhiệm vụ, vai trò của công
tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường. Đây là chương
mang tính chất dẫn luận, vừa có ý nghĩa khẳng định vai trò của công tác văn
thư, lưu trữ cấp phường và đưa ra những tiền đề làm căn cứ so sánh với thực
trạng công tác văn thư, lưu trữ cấp phường sẽ được phản ánh ở chương 2.
- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
các phường (qua khảo sát các phường trên địa bàn quận Tây Hồ).
Với những thông tin đã thu thập được, chúng tôi tập trung mô tả thực
trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường về các nội dung:
Xây dựng, ban hành phổ biến văn bản; Nhân sự phụ trách; Kiểm tra, đánh giá
và tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trong quá trình phản
ánh thực trạng, chúng tôi chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực
trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở chương tiếp theo.
- Chương 3: Một số đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận
Tây Hồ.
Đây là chương quan trọng, là kết quả của luận văn. Với những phân tích
từ hai chương trước đó, chúng tôi sẽ tổng kết các nguyên nhân cơ bản dẫn đến
những hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ cấp phường. Việc tìm ra những
nguyên nhân này sẽ giúp tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa học.

7
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ hết
sức tận tình của các cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân các phường đến khảo
sát như: UBND phường Xuân La, UBND phường Nhật Tân, UBND phường

Yên Phụ, UBND phường Tứ Liên, UBND phường Thụy Khuê. Đặc biệt, nhờ
có sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng chúng tôi đã
hoàn thành đề tài này. Đấy chính là những thuận lợi của chúng tôi trong suốt
quá trình nghiên cứu.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về
mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn do những giới hạn nhất định, thời gian hạn
hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo trong Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, các ông, bà Chủ tịch, Phó Chủ tịch, công chức
Văn phòng - Thống kê các phường thuộc quận Tây Hồ và các bạn đồng nghiệp
đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông tin, giúp tôi trong quá trịnh thực hiện đề tài.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng là người
hướng dẫn khoa học đã giúp tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài.
Với những khó khăn trên chắc chắn luận văn của chúng tôi không thể
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự
chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn.





8
NỘI DUNG
Chương 1
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI
HOẠT ĐỘNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND cấp phường
1.1.1. Vị trí của UBND cấp phường (gọi chung là phường)

Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp được Quốc hội thông qua
ngày 26 tháng 11 năm 2003, UBND phường thực hiện chức năng quản lí hành
chính Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng… trong địa bàn phường; thực hiện triển khai chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước; tổ chức vận động, kiểm tra, giám sát việc
chấp hành các quy định của Nhà nước, của địa phương đối với cơ quan, tổ
chức và nhân dân trong địa bàn phường; vận động nhân dân thực hiện nếp
sống văn minh đô thị , giữ gìn vệ sinh – cảnh quan đô thị… [12; 12]
Hoạt động của UBND phường được quy định trong Hiến pháp năm
1992 và sửa đổi bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12
năm 2001 của Quốc Hội khóa X, kì họp thứ X và Luật Tổ chức HĐND và
UBND các cấp năm 2003.
Theo các quy định trên, UBND cấp phường là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; chịu trách
nhiệm thi hành các Nghị quyết của HÐND và báo cáo công việc trước HÐND
cùng cấp và UBND cấp trên. UBND chịu sự giám sát của HÐND và đôn đốc
của thường trực HÐND.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hoạt động của Ủy ban
nhân dân cấp phường
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003, UBND
phường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp 1992, Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhà nước

9
cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn;
- Chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng
cấp và UBND cấp trên trực tiếp;

- UBND có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác nhau
của địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ quan Nhà
nước, tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội; thực hiện nhiệm vụ
xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương; phòng
chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công dân; chống tham nhũng,
buôn lậu, làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động
tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa
phương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các thường
trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân;
xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt và quyết định.
- Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn
đề: Chương trình làm việc của UBND; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội, dự
toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ ở địa phương;
Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách ở
địa phương trình HÐND quyết định; các biện pháp thực hiện Nghị quyết của
HÐND về kinh tế xã hội, thông qua báo cáo của UBND trước khi trình
HÐND; đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND và địa giới hành chính ở địa phương (theo Ðiều 124 – Luật Tổ
chức HÐND và UBND năm 2003);
- UBND họp thường kỳ ít nhất mỗi tháng một lần. Các quyết định của
UBND phải được quá 50% tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành;
- UBND cấp phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát
huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng

10
tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Ủy viên UBND; Có sự phân công rõ ràng,
cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên UBND trong chỉ đạo, điều
hành lĩnh vực công tác được phân công. Mỗi việc chỉ được giao một người
phụ trách và chịu trách nhiệm chính. UBND phường có từ 3 đến 5 người. Mỗi

thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công trong
việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được Chủ
tịch UBND cấp phường phân công trước HÐND và cùng các thành viên khác
của UBND chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của UBND phường
đó trước Ðảng ủy cấp phường, HÐND, UBND quận và quận ủy;
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự
lãnh đạo của Ðảng ủy, sự giám sát của HÐND cấp phường, tuân thủ pháp luật
và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với
Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, tổ chức xã hội của phường trong quá trình
triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ;
- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời
và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và chương
trình, kế hoạch công tác của UBND phường;
- Cán bộ, công chức của UBND phường phải sâu sát với cơ sở, lắng
nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình
độ, từng bước đưa hoạt động của UBND cấp phường trong quận ngày càng
chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh,
nâng cao đời sống của nhân dân sở tại.
* Mối quan hệ trong công tác của UBND phường:
Với UBND quận, UBND và Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo
của UBND quận, thực hiện chế độ báo cáo công tác với UBND quận; chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn Quận
trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn; phối hợp với các cơ quan chuyên
môn của quận bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công chức làm
việc tại UBND phường.

11
Với Ðảng ủy, HÐND Phường, UBND chịu sự lãnh đạo và thực hiện
chế độ báo cáo công tác với Ðảng ủy, HÐND phường, thực hiện Nghị quyết

của HÐND, đề xuất với Ðảng ủy, HÐND phường về phương hướng nhiệm vụ
trong phát triển kinh tế xã hội ở địa phương.
Với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể của phường, UBND phường có
trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Mặt trận tổ quốc và các tổ chức đoàn thể
của Phường thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống vật chất, tinh
thần của nhân dân.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp Phường
UBND cấp phường trong địa bàn quận Tây Hồ được phân bố cơ cấu tổ
chức theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2003, Nghị định số 121/2003/NÐ-CP ngày 21 tháng 10 năm 2003 của
Chính phủ về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị
trấn; Nghị định số 107/2004/NÐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp.
Ngày 13 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định
số 77/2006/QÐ-TTg về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn. Căn cứ vào Quy chế này, UBND các phường
dựa trên tình hình thực tế và nhu cầu của địa bàn để ban hành quyết định phân
công công tác của các thành viên UBND phường theo cơ cấu cụ thể như sau:
- 01 Chủ tịch UBND phường: Phụ trách chung;
- 02 Phó chủ tịch: Giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – Xã hội và
khối Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công;
- 02 Ủy viên UBND;
+ 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự: Trưởng công an phường;
+ 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương.
Các cán bộ chuyên môn:
+ Cán bộ Văn phòng – Thống kê;
+ Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch;

12
+ Cán bộ Địa chính;

+ Cán bộ Kế toán – Tài chính;
+ Cán bộ Văn hóa – Xã hội;
+ Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính
theo cơ chế “một cửa”;
+ Cán bộ Thanh tra xây dựng.
1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường
Công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường có vai trò hết sức quan
trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của phường. Hiện nay, công tác
văn thư, lưu trữ tại các phường đã được quan tâm chú trọng và cải thiện nhiều.
Điều đó thể hiện ở việc có nhiều văn bản quy định của Nhà nước liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ đã được ban hành đặc biệt là Thông tư số 14/2011/TT-
BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình
thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường,
thị trấn. Đây là một văn bản quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc đẩy mạnh
công tác văn thư, lưu trữ phường.
Tuy nhiên, để thực hiện được các mục tiêu phát triển của phường, công
tác văn thư, lưu trữ phường cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
1.2.1 Trong công tác văn thư
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Đây là một nội dung quan trọng trong
công tác văn thư của UBND phường. Hàng ngày, UBND phường có rất nhiều
công việc cần giải quyết, do vậy công tác soạn thảo và ban hành cần phải được
chuẩn hóa và đảm bảo chất lượng của văn bản. Công tác soạn thảo văn bản cần
được mẫu hóa và tuân theo một quy trình soạn thảo nhất định hoặc của Nhà
nước hoặc do phường xây dựng.
Văn bản soạn thảo ra phải đảm bảo về mặt thẩm quyền ban hành văn và
đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức văn bản. Bởi văn bản vừa là phương tiện
truyền đạt thông tin vừa là phương tiện để các cơ quan, tổ chức tiến hành giao
dịch với nhau. Một văn bản đảm bảo đúng các yêu cầu về thẩm quyền và thể

13

thức sẽ góp phần nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo hiệu lực thi hành của
văn bản đồng thời giảm bớt một phần áp lực công việc cho lãnh đạo UBND
phường. Do đó, cán bộ văn thư phường cần phải hướng dẫn các cán bộ trong
cơ quan về quy trình soạn thảo, các yếu tố thể thức văn bản theo đúng quy
định của phường và của Nhà nước.
- Quản lý văn bản đi – đến: Đối với các văn bản đi đến của phường, tất
cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư HĐND và UBND cấp phường. Văn thư HĐND và UBND
cấp phường có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch
HĐND và UBND cấp phường (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến
phân phối văn bản và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân
được giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được [29; 4].
Tất cả các văn bản đi – đến đều phải được đăng ký vào sổ và phần mềm
quản lý văn bản của UBND phường (nếu có). Riêng văn bản mật được đăng
ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng [29; 4]. Tuy nhiên, nhiệm vụ của
công tác văn thư phường là phải có sự phân loại và quản lý đặc biệt đối với
các văn bản mật.
Yêu cầu đối với mỗi văn bản đi – đến UBND phường đều phải tiến
hành lưu văn bản. Văn bản đến sau khi đăng ký số ở sổ văn thư thì chuyển tới
phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Văn thư giữ lại một bản photo để lưu
công văn đến. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư
HĐND, UBND cấp Phường và một bản chính lưu trong hồ sơ công việc của
cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết công việc đó.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu thể hiện tính pháp lý của văn
bản được ban hành nên con dấu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình
hoạt động của UBND phường. Vì vậy càng cần thiết phải quản lý con dấu
nhằm đề phòng tình trạng sử dụng con dấu của UBND phường làm văn bản

14
giả mạo để thực hiện những hành vi pháp lý gây tổn hại đến anh ninh, kinh
tế, trật tự xã hội hay lợi ích của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn các
phường. Đồng thời, đảm bảo tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện trong việc
ban hành văn bản của phường.
Do đó, nhiệm vụ công tác văn thư phường là cấn xây dựng và ban hành
văn bản quy định rõ ràng trách nhiệm của người giữ dấu cũng như các cá nhân
làm việc tại UBND phường về con dấu của cơ quan. Người giữ con dấu của
UBND phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, chỉ được
đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, an toàn. Đồng thời chỉ
được đóng dấu lên những văn bản đã đảm bảo đúng các yếu tố về thể thức và
có chữ ký của người có thẩm quyền, nêu chưa đúng cần báo lại với lãnh đạo để
kịp thời giải quyết. Đối với các văn bản đi, văn thư phải tự tay đóng dấu lên
văn bản mà không được phép nhờ người khác đóng hộ, trừ trường hợp cán bộ
văn thư đi vắng hoặc nghỉ phép thì có cán bộ được ủy quyền, có sự cho phép
của lãnh đạo UBND phường mới có quyền thay thế.
Dấu của UBND phải được cất dấu rất cẩn thận trong tủ có khóa đảm
bảo an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc. Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì
khóa tủ cẩn thận, nếu bàn giao lại cho ai thì phải được sự cho phép của lãnh
đạo văn phòng.
- Công tác lập hồ sơ: Nhiệm vụ của công tác văn thư UBND phường
trong công tác lập hồ sơ là phải nghiên cứu và xây dựng bản danh mục hồ sơ
đồng thời phải tổ chức hướng dẫn các cán bộ trong UBND chuẩn bị bìa hồ sơ,
ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ. Các hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của UBND và HĐND, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết
của cán bộ, viên chức. Các cán bộ trong UBND kể cả lãnh đạo Ủy ban khi
giải quyết xong công việc đều phải tiến hành lập hồ sơ công việc. Sau một
năm làm việc, tài liệu phải được giao nộp vào lưu trữ của phường theo đúng
thời gian, thủ tục và quy trình được quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-

BNV do Bộ Nội vụ đã ban hành.

15
1.2.2 Trong công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp phường
phải được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND cấp phường. Các hoạt động
nghiệp vụ của công tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất
theo các quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các
quy định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ.
- Thu thập và bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND
phường đưa vào lưu trữ. Theo quy định tại Điều 2, Khoản 2 của Thông tư số
14 thì“Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã/phường là
những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, quốc
phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch
sử” [29;01]. Như vậy, với những giá trị mà tài liệu lưu trữ mang lại cho quá
trình hoạt động và phát triển của phường, công tác lưu trữ phường cần phải
triệt để tiến hành công tác thu thập bổ sung tài liệu hàng năm vào lưu trữ cơ
quan, nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị thất lạc, hư hỏng đồng thời đảm
bảo bí mật các thông tin trong tài liệu, nhất là những tài liệu mang tính chất
cơ mật của Đảng và chính quyền tại địa phương. Công tác thu thập cần phải
được cán bộ lưu trữ tiến hành hàng năm. Cán bộ lưu trữ tại UBND phường có
nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu cần giao nộp
để tiến hành thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Cần xác định rõ các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu vào lưu trữ Phường để xác định đúng tài liệu cần thu thập.
Nhiệm vụ này cũng là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính thường xuyên
của công tác lưu trữ UBND phường.
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của
UBND phường: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ

bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý
và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác
cho công tác tra tìm tài liệu

16
Theo quy định tại Thông tư số 14 thì “Hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của HĐND và UBND cấp xã/phường bao gồm các hồ sơ, tài liệu
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và hồ sơ, tài liệu
của các tổ chức, đoàn thể cấp xã” [29; 1]. Theo tinh thần của bản Thông tư
này, tài liệu lưu trữ đưa vào lưu trữ cơ quan sẽ bao gồm các văn bản quy phạm
pháp luật của Nhà nước và các văn bản hành chính khác hình thành trong quá
trình hoạt động của UBND phường. Như vậy, với tư cách là cơ quan chính
quyền Nhà nước ở địa phương, với những nhiệm vụ mà UBND phường đảm
nhận thì tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cũng khá nhiều.
Do đó, công tác lưu trữ UBND phường cũng cần phải được tổ chức một cách
khoa học nhằm phục vụ các nhu cầu khai thác khác nhau của các cơ quan, đoàn
thể tại địa phương, các cán bộ trong UBND và nhân dân.
Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ UBND phường, đòi hỏi các các cán
bộ làm công tác này tại các phường cần phải có trình độ chuyên môn cao, điều
kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình
nghiệp vụ đầy đủ, khoa học và hiện đại.
Tổ chức khoa học tài liệu tại UBND các phường được căn cứ vào các quy
định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ như Thông tư số
14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 08 tháng 11 năm 2011; Luật
Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ… Từ đây, việc tổ chức khoa học tài liệu
mới được thống nhất tại các UBND phường, và đó là nền tảng để tổ chức khoa
học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
- Bảo quản an toàn và lâu dài cho tài liệu lưu trữ: Nhiệm vụ của công
tác lưu trữ phường trong công tác bảo quản là phải bảo quản lâu dài tài liệu

không mất mát, hư hỏng tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài
liệu lưu trữ.
Do tính chất của tài liệu lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản tại
lưu trữ UBND cấp phường phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị
như bản chính.

17
Để bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu, lưu trữ UBND
phường phải chú ý đến kho tang, trang thiết bị, điều kiện ổn định trong kho lưu
trữ… đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho các liệu tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND phường. Đồng thời, lưu trữ phường
cần phải thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi
thọ tài liệu.
- Tổ chức khai thác sử dụng và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ:
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin
trong tài liệu phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng khác nhau của xã hội. Đây
cũng là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Do đó, với vị trí
là cơ quan chính quyền cấp cơ sở, gần với dân nhất, công tác lưu trữ UBND
Phường sẽ hỗ trợ tích cực cho các nhu cầu khai thác của nhân dân. Ví dụ như các
nhu cầu về tra cứu hộ tịch, chứng minh các quyền sở hữu tài sản, giải quyết các
tranh chấp… Vì vậy, công tác lưu trữ UBND phường cần phải làm tốt công tác
khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong đời sống
thực tiễn.
Để đảm bảo công tác khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả cao, nhiệm vụ
của lưu trữ phường lúc này là phải nghiên cứu và xây dựng công cụ tra cứu khoa
học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức các loại hình khai thác sử dụng tài
liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác khác nhau của công dân.
1.3. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của
UBND cấp phường
1.3.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND

cấp phường
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Nhà
nước, được xã hội xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Công tác này gắn liền với hoạt động của một cơ quan, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Làm tốt công tác văn thư góp

18
phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, phục vụ tốt công tác tiếp dân,
đảm bảo quyền lợi cho nhân dân, và công tác giữ gìn bí mật của cơ quan;
Đồng thời, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và
việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm việc trái pháp luật.
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay nói chung và
quản lý hành chính ở UBND phường nói riêng, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các
công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
với công tác văn thư. Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động
quản lý hành chính ở UBND phường là rất quan trọng, thể hiện ở 5 điểm sau:
- Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; đồng thời cung cấp những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND phường.
- Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức ở UBND phường nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
Nhà nước ở nước ta hiện nay.

Trong các hoạt động của UBND phường, văn bản là căn cứ chủ yếu để
giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó,
hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung và từng cán bộ, viên
chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư.
- Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của UBND
phường; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ

19
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Trong quá trình hoạt động của
UBND phường sẽ hình thành ra khối lượng văn bản khá lớn liên quan đến các
mặt hoạt động của phường: kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, an ninh trật tự,
quản lý đô thị, quản lý xây dựng cơ bản… Do đó, đây chính là những bằng
chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc của UBND các phường
nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chung.
- Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến
UBND phường, bí mật Nhà nước. Việc bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật của
cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông
tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là
đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong các cơ quan hữu quan.
Hơn nữa, hiện nay các thế lực thù địch trong, ngoài nước đang âm mưu phá
hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân dân ta. Do đó chúng tìm
mọi cách để khai thác thông tin về bí mật kinh tế, chính trị, quốc phòng, an
ninh, khoa học công nghệ của Nhà nước. Chình vì vậy, rất cần phải quan tâm
đến việc bảo vệ bí mật nhà nước nói chung và bảo vệ an toàn tài liệu chứa
đựng bí mật nhà nước ở UBND các cấp nói nói riêng.
Thứ năm, công tác văn thư có vai trò quan trọng trong hoạt động của
UBND phường – là cấp chính quyền cơ sở, gần với dân nhất. Công tác văn thư
được coi là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân và
giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản. Hàng ngày, lãnh đạo

và cán bộ UBND phường sẽ phải làm việc, giải quyết các vấn đề khác nhau
của người dân, các văn bản giao dịch với nhân dân trong Phường sẽ rất nhiều.
Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần chuẩn hóa, mẫu hóa các văn bản
hành chính của phường, giúp cho quá trình giải quyết công việc với dân được
nhanh chóng, thuận lợi. Nhất là hiện nay, Nhà nước chủ trương cải cách nền
hành chính quốc gia nên việc đổi mới, tối giản hóa về thủ tục, giấy tờ cũng
như làm tốt công tác văn thư cũng là một nội dung phường cần phải thực hiện.

20
Bên cạnh đó, hiện nay trình độ dân trí của người dân đang ngày càng được
nâng cao, nên các văn bản do UBND phường ban hành cũng cần phải đảm
bảo tốt các yêu cầu thể thức và nội dung nhằm nâng cao uy tín của Phường
trong công tác hành chính. Như vậy, rõ ràng công tác văn thư có vai trò hết
sức quan trọng trong hoạt động của UBND phường nhất là trong hoạt động
tiếp dân, giải quyết các nhu cầu công việc khác nhau của công dân…
Cuối cùng, công tác văn thư làm tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ của UBND phường. Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan sau khi giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị
nghiên cứu, sử dụng cần phải được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan,
phục vụ những nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài của UBND phường .
Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ phường.
Do đó, công tác văn thư phường cũng có mối quan hệ chặt chẽ với công tác
lưu trữ. Muốn làm tốt công tác lưu trữ thì ngay từ giai đoạn văn thư, văn bản
tài liệu sau khi được giải quyết xong cần phải được lập hồ sơ hiện hành và
tiến hành giao nộp vào lưu trữ phường theo đúng quy định. Nếu văn bản được
soạn thảo và ban hành đảm bảo đúng, đầy đủ các yếu tố về thể thức hoặc thẩm
quyền ban hành sẽ đảm bảo cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ chính xác và chất
lượng cao. Từ đây sẽ nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng. Hoặc nếu từ giai đoạn văn
thư, các văn bản có giá trị được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ

Phường đẩy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ không phải mất
nhiều thời gian để sắp xếp, phân loại văn bản, lập lại hồ sơ văn bản, vốn là
những công việc thuộc chức trách của văn thư. Từ đó, sẽ giúp cán bộ lưu trữ
Phường tập trung vào các nhiệm vụ chính của mình như: tổ chức khoa học tài
liệu, xây dựng các công cụ tra cứu…
Tóm lại, công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của
bộ máy hành chính Nhà nước, các cơ quan Đảng, các cấp chính quyền…Có