Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN








PHẠM THỊ CHUNG








NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO







LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI – 2009



ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN







PHẠM THỊ CHUNG








NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO



CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.24



LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG



Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc



HÀ NỘI - 2009

1
MỤC LỤC


NỘI DUNG
Trang

PHẦN MỞ ĐẦU
3

CHƢƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO VÀ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ
13
1.1.
Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo
13
1.1.1.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
13
1.1.2.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Giáo dục
và Đào tạo
19
1.1.3.
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư viện
21
1.2.
Những vấn đề chung về tài liệu tại lƣu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
22
1.2.1.
Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu
22
1.2.2.
Đặc điểm tài liệu
26
1.2.3.
Ý nghĩa tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
28
1.2.4.
Tình hình thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

30

CHƢƠNG 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
44
2.1.
Những quy định của Bộ về khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ
44
2.1.1.
Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
44
2.1.2.
Về thủ tục
44
2.1.3.
Về lệ phí khai thác
45
2.2.
Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ
45
2.2.1.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ xác minh văn
bằng tốt nghiệp THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học
45
2.2.2.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động quản lí
46
2.2.3.
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật

47
2.2.4.
Tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ giải quyết nhu cầu
cá nhân
48
2.3.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ
48
2.3.1.
Sao chụp tài liệu
48

2
2.3.2.
Trả lời công văn
52
2.3.3.
Tham gia triển lãm tài liệu lưu trữ
53
2.4.
Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại lƣu trữ Bộ
55
2.4.1.
Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu
55
2.4.2.
Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
56
2.4.3.
Các loại hồ sơ lưu trữ được khai thác, sử dụng

58
2.4.4.
Hiệu quả khai thác, sử dụng
60
2.5.
Đánh giá
61
2.5.1.
Ưu điểm
61
2.5.2.
Hạn chế
63
2.5.3.
Nguyên nhân
65

CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI LƢU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
70
3.1.
Đối với cơ quan quản lí ngành
70
3.2.
Đối với lƣu trữ Bộ
73
3.2.1.
Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
73

3.2.2.
Nhóm các biện pháp thu thập và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Bộ
76
3.2.3.
Nhóm các bện pháp đổi mới, đa dạng hoá và hiện đại hoá tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ
80
3.3.
Đối với các đơn vị thuộc Bộ
84
3.4.
Đối với độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
86

KẾT LUẬN
90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
93

PHỤ LỤC



3
PHẦN MỞ ĐẦU
I. Mục đích, lí do chọn đề tài.
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đã nêu rõ nhiệm vụ đối
với những người làm công tác lưu trữ là: tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an

toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Sau 20 năm đổi mới, nhiệm
vụ trên một lần nữa được nhấn mạnh trong Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc
Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, đó là bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ. Điều đó chứng tỏ, mặc dù đất nước ở trong hoàn cảnh lịch sử
khác nhau nhưng Đảng và Nhà nước vẫn luôn quan tâm tới công tác lưu trữ nói
chung và đặc biệt là công tác bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ và đây cũng là trọng trách của ngành lưu trữ. Trong thời gian qua, ngành lưu
trữ vẫn luôn tìm kiếm những biện pháp để tổ chức khoa học công tác khác, sử
dụng tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận và khai
thác triệt để nguồn thông tin quý giá từ tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động do cơ quan
lưu trữ hay bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai nhằm
cung cấp, giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả. Theo quy định, tại Bộ Giáo dục
và Đào tạo, bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này là Phòng Lưu trữ - Thư viện
thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Lưu trữ - Thư viện có chức năng giúp Chánh Văn
phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ,
thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây dựng và quản lí thư viện của cơ
quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành. Trong luận văn này, nội dung
chúng tôi nghiên cứu thuộc chức năng thứ nhất của Phòng. Từ hướng tiếp cận
trên, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” để
chỉ chức năng của Phòng Lưu trữ - Thư viện thực hiện chức năng quản lí, chỉ đạo
công tác lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc Bộ và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ
của quan Bộ.
Trong bộ máy Nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí đặc biệt quan
trọng, có chức năng thống nhất quản lí giáo dục và đào tạo trong cả nước. Cho

4
đến nay, quá trình hình thành và phát triển của Bộ gắn liền với sự hình thành và
phát triển nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và đã có đóng góp
không nhỏ trong sự nghiệp bảo vệ, xây dựng, kiến thiết đất nước. Trong quá trình

hoạt động của Bộ, đã hình thành nên một khối lượng lớn tài liệu có giá trị văn
hóa, giáo dục, chính trị, kinh tế, xã hội, quản lí, ngoại giao Những tài liệu này
nếu được khai thác, sử dụng tốt sẽ phục vụ cho nhiều mục đích và lợi ích. Khi con
người ngày càng biết tận dụng hiệu quả hơn các nguồn lực cho hoạt động thì nhu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ ngày một gia tăng và tài liệu
lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng không nằm ngoài xu thế chung đó.
Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là một nguồn tư liệu có giá trị đặc
biệt bởi tính chân thực và chính xác. Tuy nhiên, việc tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện nay nói chung chưa mang lại nhiều hiệu quả như giá trị của
nó. Điều đó do nhiều nguyên nhân, có thể do đa số độc giả chưa nhận thức được
hết giá trị tài liệu lưu trữ cũng như chưa biết cách tiếp cận tài liệu hay chưa chủ
động để tiếp cận tài liệu. Về phía cơ quan, tổ chức lưu trữ chưa thật làm hết trách
nhiệm để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao. Đối với lưu
trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, điều này thể hiện ở số lượng độc giả đến khai thác,
sử dụng tài liệu trung bình từng năm còn ít, các sản phẩm nghiên cứu khoa học có
chứa đựng thông tin trong tài liệu lưu trữ của Bộ mà được trích dẫn còn hạn hẹp.
Vì thế, mong muốn của cá nhân cũng như mong muốn của cả ngành và các cơ
quan là cần có các biện pháp hữu hiệu hơn để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu
trữ.
Trong thời gian gần đây, khá nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có đưa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả công
tác này tại các cơ quan, tổ chức. Trong đó, việc nghiên cứu và tìm hiểu lí luận và
thực tiễn về vấn đề này tại Bộ Giáo dục và Đào tạo là rất cấp thiết. Đặc biệt trong
giai đoạn hiện nay.

5
Từ các lí do trên, chúng tôi đã quyết định lựa chọn tên đề tài: “Nâng cao
hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” làm
luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
II. Mục tiêu của đề tài.

Mục tiêu của đề tài cần đạt được là:
- Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo. Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ nhằm tái khẳng
định giá trị tài liệu đối với hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, và
nhu cầu xã hội nói chung.
- Hai là, đánh giá nhu cầu và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Qua đó, phát hiện những hạn chế và nguyên
nhân của nó, đồng thời đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp các đối tượng độc giả
dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ và đặc biệt là giúp lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ.
III. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, chúng tôi đặt ra và giải quyết các
nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây:
- Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng và tình
hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu các phông
lưu trữ tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ phục vụ cho các hoạt động quản lí; nghiên cứu lịch sử Bộ Giáo dục và Đào
tạo, các trường đại học, cao đẳng trong cả nước và là căn cứ xác minh các đối
tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ, giải quyết chế độ cho các cá nhân.
- Hai là, khảo sát những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo
quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng
tài liệu tại đây và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở

6
đó, chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong
công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó.
- Ba là, nghiên cứu một số giải pháp cụ thể đối với những đối tượng có
liên quan, cụ thể là đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo, các đơn vị thuộc Bộ và độc giả nhằm giúp hoạt động tổ chức khai

thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ đạt kết quả và hiệu quả tốt hơn trong thời gian
tới.
IV. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Sau quá trình khảo sát tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, để đưa ra các
biện pháp nhắm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại đây, đề tài của
chúng tôi nghiên cứu những vấn đề trong phạm vi như sau:
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại lưu
trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Những quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác lưu trữ nói
chung và về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ của Bộ nói riêng.
+ Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng
tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo từ năm 2007 đến nay.
+ Không gian nghiên cứu: chủ yếu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo,
đồng thời có khảo sát một số đơn vị thuộc Bộ, và một số đối tượng độc giả.
V. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, khai thác sử dụng thông tin trong tài
liệu lưu trữ phục vụ lợi ích cho nhiều mục đích khác nhau. Khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Nhiều cơ quan,
tổ chức chưa quan tâm tới sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn lực cung cấp

7
thông tin thường xuyên và tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý. Nhiều tài liệu
đã hết thời hạn bí mật vẫn còn nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Nhiều tài liệu quý hiếm chưa được quan tâm đánh giá, sử dụng đúng mục đích.
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nghèo nàn, thủ công. Trong

thực tế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy được hết giá trị của nó.
Trong thời gian gần đây, khi các tổ chức, cá nhân ngày càng nhận thức và
biết cách khai thác có hiệu quả các nguồn lực thông tin phục vụ cho các hoạt động
thì nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ tăng cao. Điều
đó làm cho trách nhiệm của ngành lưu trữ sẽ năng nề hơn, tuy nhiên cũng là động
lực thôi thúc các cơ quan, tổ chức không ngừng cải tiến các biện pháp để ngày
càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Những nghiên
cứu về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung đã khá phong phú và xét cả
chiều rộng về mặt nội dung cũng như chiều sâu về lịch sử nghiên cứu, các nghiên
cứu tiêu biểu về vấn đề này sau: các xuất bản phẩm; bài viết của các cán bộ, nhà
nghiên cứu và đề tài nghiên cứu; luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp của sinh
viên đại học.
Về các xuất bản phẩm gồm: Sách, giáo trình, sách tham khảo dùng để
giảng dạy tại trường đại học, cao đẳng, trung học: “Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ”. Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; Dương
Văn Khảm: “Công tác văn thư lưu trữ”. Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, 2006;
Các tài liệu về công bố học có liên quan tới vấn đề này như: “Những quy tắc công
bố tài liệu lưu trữ ở Liên Xô”.
Các công trình nghiên cứu trong nước và quốc tế gần đây được tập hợp
trong Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc”. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội,
2008. Các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan tới khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ được đăng trên tạp chí, chủ yếu là tạp chí “Văn thư Lưu trữ
Việt Nam”. Nội dung của các bài viết tập trung chủ yếu các vấn đề sau: Tình hình
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan; các biện pháp thúc đẩy việc

8
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; các quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ. Chẳng hạn như: Nguyễn Phương Mai: Vài nét về hệ thống công cụ tra cứu tìm
tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3

năm 1993; Phan Đình Nham: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi
mới đất nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1994; Hà Quảng: Một vài đặc
điểm về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1998; Hà Huy Tạo: Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
ở Viện khoa học Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1988; Nguyễn
Văn Thịnh: Việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở Pháp được quy định như thế nào, Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991; Việt Trí: Tìm hiểu luật và quy định của
một số nước về sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2 năm
1981. Vũ Thị Phụng: Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử
nhà nước Việt Nam hiện đại, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1990; Vũ Thị
Phụng - Lâm Bá Nam: Sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử địa
phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991.
Các luận văn, khoá luận và niên luận của sinh viên Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn như: Trần Phương Hoa, Khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp
Bộ, Luận văn thạc sỹ khoa học; Hoàng Thị Bạch Yến, tổ chức và sử dụng tài liệu
trong kho lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn
1930 – 1945)
Có thể thấy rằng các nội dung và trình bày trong các nghiên cứu trên
thường mang tính lí luận nói chung hoặc một khía cạnh về khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ hoặc phản ánh việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của một
cơ quan. Tuy nhiên, chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách hệ thống
việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Như vậy chúng ta có cơ sở để khẳng định lý luận và thực tiễn khai thác sử
dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo còn nhiều vấn đề chưa được
nghiên cứu.

9
VI. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
- Các văn bản của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về

công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng
như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia; Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Giáo
dục và Đào tạo Ban hành Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Giáo dục và
Đào tạo;
- Tài liệu lý luận về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (giáo trình, bài giảng);
- Các luận án, luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, đề tài
nghiên cứu khoa học và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo;
-
Cơ sở dữ liệu luật Quốc gia, các báo điện tử, website Bộ Giáo dục và Đào tạo.
VII. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện đề tài này, chúng tôi đã kết hợp nhiều phương pháp khác
nhau, nền tảng là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương
pháp cụ thể như:
- Phương pháp khảo sát: phương pháp này được chúng tôi sử dụng trong
suốt quá trình nghiên cứu đề tài, nhằm tìm hiểu giá trị tài liệu, tình hình tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo và để thực hiện một
số nhiệm vụ khác như tìm hiểu nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, tình hình
giao nộp tài liệu của các đơn vị vào lưu trữ.
- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được dùng chủ yếu để thu
thập thông tin từ cán bộ lưu trữ, cán bộ công tác tại các đơn vị và độc giả để biết
được nhu cầu, mong muốn của độc giả, đánh giá được nguyên nhân tồn tại trong
công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
- Phương pháp phân tích: được dùng để đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ và
mối quan hệ tài liệu lưu trữ với nhu cầu của độc giả; đưa ra những ưu điểm, hạn

10

chế trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cũng như hướng khắc phục. Đồng thời,
phân tích ưu điểm và hạn chế trong hoạt động đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng và
hiệu quả của các giải pháp.
- Phương pháp tổng hợp: trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cần
tổng hợp ý nghĩa tài liệu lưu trữ từ những phông tài liệu, đồng thời, tổng hợp nhu
cầu, mục đích khai thác tài liệu của độc giả. Kết hợp phương pháp này với một số
phương pháp khác giúp chúng tôi dự đoán được nhu cầu khai thác tài liệu tại lưu
trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chắc chắn sẽ tăng trong thời gian tới.
- Phương pháp hệ thống: phương pháp này nhằm khái quát các nhóm tài
liệu có ý nghĩa nhất và có nhu cầu khai thác nhiều nhất. Đồng thời, chúng tôi cần
lựa chọn và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu. Để
đưa ra một nghiên cứu hoàn chỉnh, chúng tôi lựa chọn bố cục hợp lí để trình bày
nghiên cứu của mình.
VIII. Đóng góp của đề tài
Đề tài của chúng tôi hoàn thành sẽ mang lại những đóng góp tích cực như
sau:
- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ
Bộ Giáo dục và Đào tạo, với tư cách là cơ quan quản lí ngành trong cả nước, bổ
sung vào giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Từ đó đóng góp cho lý
luận chung về sự cần thiết và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài giúp cho lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo chú trọng hơn trong việc để đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm
làm tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu hơn nữa. Đồng thời, giúp cho độc giả
nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
IX. Bố cục của đề tài.
Để thực hiện mục tiêu đặt ra, nội dung đề tài ngoài phần mở đầu và phần
kết thúc, gồm 3 phần chính:
Chương 1. Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo và giá trị tài
liệu tại lưu trữ Bộ.

11
Chương 2. Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ
Giáo dục và Đào tạo.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi rất nỗ lực với tinh thần
nghiên cứu khoa học nghiêm túc, song chắc chắn còn có những hạn chế nhất định,
chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy giáo, cô giáo, các
bạn nghiên cứu sinh để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn.
Trong suốt quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự động viên,
giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo, sự giúp đõ của các cán bộ tại Văn
phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo; các đồng nghiệp tại Khoa Quản trị văn phòng –
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nơi tôi đang công tác. Đặc biệt, tôi luôn nhận
được sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ và động viên chân thành của PGS.TS. Đào Xuân
Chúc – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành nghiên cứu này. Nhân đây, tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn và tất cả cán bộ, đồng
nghiệp, những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để hoàn thành bản luận
văn của mình.


Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2009
Ngƣời thực hiện

Phạm Thị Chung

12
CHƢƠNG 1.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỘ

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục
và Đào tạo
1.1.1. Sơ lược quá trình hình thành Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trong bản tuyên cáo của Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ Cộng hoá
ngày 28 tháng 8 năm 1945, Bộ Quốc gia Giáo dục (sau này là Bộ Giáo dục, hiện
nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) là một trong những Bộ được thành lập đầu tiên từ
những ngày đầu của Chính quyền dân chủ.
Ngày 9 tháng 7 năm 1946, Chính phủ ra Sắc lệnh số 119/SL về việc tổ chức
Bộ Quốc gia Giáo dục [3]. Theo quy định này Bộ Giáo dục là cơ quan của Hội
đồng Chính phủ, có trách nhiệm quản lí công tác giáo dục, phát triển sự nghiệp
giáo dục phổ thông, bổ túc văn hoá.
Ngày 07 tháng 11 năm 1961, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 198/CP
quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục [4 ].
Ngày 11 tháng 10 năm 1965, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số
165/NQ-TVQH [5] tách Bộ Giáo dục thành hai bộ: Bộ Giáo dục và Bộ Đại học và
Trung học chuyên nghiệp.
Ngày 31 tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ra Quyết định số 244/NQ
thành lập Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở hợp nhất Bộ Giáo dục và Bộ Đạo
học và Trung học chuyên nghiệp và Tổng cục Dạy nghề [6].
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và
Đào tạo từ khi thành lập tới nay đã có thay đổi và quy định hiện hành được trình
bày ở phần tiếp theo.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo
dục và Đào tạo
Theo Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục

13
và Đào tạo thì Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức như sau.

1.1.2.1. Chức năng
Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và các
cơ sở giáo dục khác về các lĩnh vực: mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch,
chất lượng giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo, cán bộ quản lí giáo dục; quy
chế thi, tuyển sinh; hệ thống văn bằng, chứng chỉ; cơ sở vật chất và thiết bị trường
học; quản lí nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lí nhà nước
của Bộ theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2. Về nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại
Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang
Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau:
- Trình Chính phủ: Các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định
theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê
duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ; Các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo.
- Trình Thủ tướng Chính phủ:
+ Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ
đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật;
+ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của toàn ngành; các chiến
lược, quy hoạch vùng trọng điểm; các đề án, dự án và các chương trình quốc gia
về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ;
+ Phê duyệt mạng lưới các trường đại học, cao đẳng, điều lệ trường đại học,
quy chế tổ chức và hoạt động của trường đại học tư thục; quy định thủ tục thành
lập, đình chỉ hoạt động, sáng lập, chia tách, giải thể trường đại học; quy định tiêu
chí xây dựng các trường đại học đạt tiêu chuẩn quốc tế, trường đại học trọng
điểm, trường đại học nghiên cứu;
+ Quyết định cơ cấu đào tạo, cơ cấu đầu tư và các chính sách về đảm bảo
chất lượng đào tạo trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ;

14
giao nhiệm vụ đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ cho các đại học, trường đại học, học viện,
viện nghiên cứu khoa học;
+ Ban hành tiêu chuẩn, thủ tục và thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho
từ chức, cách chức giám đốc, phó giám đốc đại học quốc gia, đại học, học viện,
hiệu trưởng, phó hiệu trưởng trường đại học theo quy định của pháp luật.
- Ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức
kinh tế - kỹ thuật về quản lí ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của
Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình về giáo dục và
đào tạo đã được ban hành;
- Ban hành, chỉ đạo đổi mới, thanh tra, kiểm tra thực hiện chương trình giáo
dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên; chương trình khung
đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học; khung chương trình,
khối lượng kiến thức đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ;
- Ban hành danh mục ngành đào tạo đối với các trường trung cấp chuyên
nghiệp, cao đẳng, trường đại học, học viện, đại học; quy định quy trình, điều kiện,
hồ sơ đăng ký mở ngành đào tạo và mở ngành đào tạo mới.
- Ban hành điều lệ, quy chế các cấp học và các loại hình trường trong hệ
thống giáo dục quốc dân; quy chế đào tạo trung cấp chuyên nghiêp, cao đẳng, đại
học, thạc sỹ, tiến sỹ; ban hành quy định tiêu chuẩn trường chuẩn quốc gia mầm
non, phổ thông.
- Ban hành tiêu chí phát triển giáo dục; tiêu chuẩn phổ cập giáo dục tiểu
học, trung học cơ sở; quy định về công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục.
- Quy định việc biên soạn, thẩm định, duyệt, xuất bản, in và phát hành sách
giáo khoa, giáo trình; chỉ đạo việc xây dựng giáo trình điện tử, thư viện điện tử,
cơ sở dữ liệu quốc gia;
- Ban hành quy chế thi và tuyển sinh, chế độ cử tuyển; tiêu chuẩn đảm bảo

chất lượng giáo dục; quy định về đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; quy
định về điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức
kiểm định chất lượng giáo dục ở từng cấp học;

15
- Quy định điều kiện xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học; điều kiện,
trình tự, thủ tục cấp văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy
định về mẫu văn bằng, chứng chỉ; quy định về việc in và quản lý cấp phát, thu
hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; quy định việc công nhận văn bằng do cơ sở giáo
dục nước ngoài cấp cho người Việt Nam.
- Hợp tác quốc tế:
+ Đàm phán, ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế
trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo ủy quyền của
Chính phủ; tham gia các tổ chức quốc tế theo phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ; đàm phán, ký kết các thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo công tác phát triển và
dạy tiếng Việt cho người Việt Nam ở nước ngoài; quy định về quản lí cơ sở giáo
dục và đào tạo nước ngoài và cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài và
cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài tại Việt Nam sau khi đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;
+ Chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế về giáo dục và đào tạo sau
khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật;
- Quản lí đào tạo với nước ngoài:
+ Ban hành các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh, thực
tập sinh Việt Nam học tại nước ngoài; quy chế quản lí giáo dục của Việt Nam tại
nước ngoài; các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu
sinh, nhà khoa học là người nước ngoài nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại Việt
Nam;
+ Thống kê, xây dựng dữ liệu thông tin, cung cấp thông tin lĩnh vực đào tạo
với nước ngoài;

- Về học phí, học bổng và chính sách đối với người học: Chủ trì xây dựng,
ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn
thực hiện cơ chế thu, sử dụng học phí đối với tất cả các loại hình nhà trường,
chính sách học bổng từ ngân sách nhà nước và các chính sách khác đối với người
học theo quy định của pháp luật.
- Về cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em: Xây dựng, quản lí
cơ sở vật chất, thiết bị trường học, công bố tiêu chuẩn cơ sở hoặc xây dựng và đề

16
nghị Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia về cơ sở
vật chất, thiết bị trường học và vệ sinh học đường, tiêu chuẩn quốc gia về đồ chơi
trẻ em đảm bảo phù hợp với yêu cầu của giáo dục và đào tạo;
- Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo cơ chế hoạt động
của các tổ chức dịch vụ công trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo theo quy định của
pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu
phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực giáo dục
và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ.
- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ
thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo trong phạm vi cả nước hoặc liên tỉnh:
+ Công nhận ban vận động thành lập hội, tổ chức phi Chính phủ; có ý kiến
bằng văn bản đối với Bộ Nội vụ về việc cho phép thành lập, sáp nhập, chia tách,
giải thể hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lí nhà nước của Bộ;
+ Hướng dẫn, tạo điều kiện để các hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các
hoạt động của ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của Bộ theo quy định của
pháp luật;
+ Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước đối với các hội, tổ
chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của
Bộ; xử lí hoặc kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xử lí các vi phạm pháp luật

của hội, tổ chức phi Chính phủ theo quy định của pháp luật.
- Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giáo dục và đào
tạo trong ngành và xã hội.
- Về kiểm tra, thanh tra:
+ Hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về
giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, xử lí các hành vi
vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi
quản lí nhà nước của Bộ;

17
- Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ
theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước;
- Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thống kê, thông tin và xây dựng cơ sở
dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo.
- Quản lí ngạch viên chức giáo dục và đào tạo:
+ Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý ngạch viên chức chuyên
ngành giáo dục và đào tạo; xây dựng và ban hành định mức biên chế sự nghiệp
thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo sau khi thống nhất với Bộ Nội vụ;
+ Chỉ đạo tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào
tạo theo quy định của pháp luật;
+ Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc tặng thưởng các danh hiệu vinh dự cho
nhà giáo và cán bộ quản lí giáo dục theo quy định của pháp luật.
- Quản lí tài chính và tài sản:
+ Quản lí tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ, triển khai các dự án đầu tư cho giáo dục và đào tạo theo quy định của
pháp luật;
+ Phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ ngân sách
nhà nước chi cho giáo dục và đào tạo trình Chính phủ;
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính

phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.2.3. Về cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số 2059/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào
tạo ngày 14 tháng 4 năm 2008, cơ cấu tổ chức hiện nay của Bộ Giáo dục và Đào
tạo như sau:
1. Văn phòng
2. Vụ Tổ chức cán bộ
3. Vụ Kế hoạch – Tài chính
4. Vụ Giáo dục mầm non
5. Vụ Giáo dục tiểu học
6. Vụ Giáo dục Trung học

18
7. Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp
8. Vụ Giáo dục Đại học.
9. Vụ Giáo dục dân tộc
10. Vụ Giáo dục thường xuyên.
11. Vụ Giáo dục Quốc phòng.
12. Vụ Công tác học sinh, sinh viên
13. Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
14. Vụ Hợp tác quốc tế.
15. Vụ Pháp chế.
16. Thanh tra.
17. Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục.
18. Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lí giáo dục.
19. Cục Công nghệ thông tin.
20. Cục cơ sở vật chất và Thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em.
21. Cục Đào tạo với nước ngoài.
22. Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh.
23. Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam

24. Học viện Quản lí giáo dục.
25. Trường Cán bộ quản lí giáo dục thành phố Hồ Chí Minh
26. Báo Giáo dục và Thời đại
27. Tạp chí Giáo dục
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Theo Quyết định số 7939/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 20 tháng 11 năm
2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng, nhiệm
vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lí nhà nước thuộc
Bộ Giáo dục và Đào tạo, tại Điều 21 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
Giáo dục và Đào tạo được quy định như sau:
1.1.3.1. Chức năng

19
Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp Bộ trưởng tổng hợp đánh giá tình
hình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và toàn ngành, điều phối
hoạt động của các tổ chức thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực
hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Bộ, các hoạt
động báo chí tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, công tác thi
đua, khen thưởng của toàn ngành.
1.1.3.2. Nhiệm vụ
- Tổng hợp và xây dựng, theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Bộ và
các đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; xây dựng
báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; tổ chức soạn thảo các văn bản quy phạm pháp
luật của Bộ thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong
việc ban hành văn bản hành chính của Bộ; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy
trong hoạt động của cơ quan Bộ.
- Làm công tác thư ký cho lãnh đạo Bộ; xây dựng chương trình, kế hoạch,
lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo
thông báo, kết luận của cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì.
- Chủ trì việc theo dõi hoạt động báo chí của ngành; xây dựng kế hoạch và

tổ chức tuyên truyền về ngành trên các báo chí trung ương và địa phương; giúp
Bộ trưởng tổ chức họp báo theo yêu cầu của Bộ.
- Tổ chức, quản lí và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ trong cơ quan Bộ; công tác tổng hợp, thống kê phục vụ cho
công tác quản lí của Bộ. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật của ngành
theo quy định của Nhà nước để Bộ trưởng trình cơ quan có thẩm quyền quyết
định. Xây dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ, phòng truyền thống của
ngành.
- Thực hiện nhiệm vụ dự toán, kế toán hành chính sự nghiệp cấp 2 thuộc
Bộ; lập dự toán và thực hiện việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và thu chi các
nguồn kinh phí của cơ quan Bộ theo quy định của nhà nước.
- Quản lý đất đai, trụ sở làm việc, tài sản vật tư thiết bị, đảm bảo các điều
kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời thông suốt của cơ
quan Bộ; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy. Bảo vệ trật tự an toàn cơ

20
quan, đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc;
thường trực công tác phòng chống lụt bão, thiên tai của cơ quan.
- Tổ chức việc tiếp khách; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội
họp của cơ quan Bộ và các hội nghị của Bộ.
- Tham gia Hội đồng văn bằng, chứng chỉ của Bộ; quản lý in và chủ trì phối
hợp với các đơn vị trong Cơ quan Bộ để cấp phát các loại phôi văn bằng, chứng
chỉ theo quy định của Bộ; in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Bộ, các
loại giấy tờ sổ sách dùng trong các cơ sở giáo dục và đào tạo.
- Giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng toàn
ngành; thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của ngành.
- Thực hiện cải cách hành chính. Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ công tác văn phòng cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc
Văn phòng Bộ, các Sở Giáo dục và đào tạo và các đơn vị tổ chức thuộc Bộ.
- Tổ chức thực hiện công tác quân sự của cơ quan Bộ theo chỉ đạo của cơ

quan quân sự địa phương.
- Chủ trì giúp Bộ trưởng đảm bảo các điều kiện làm việc, chăm lo bảo vệ
sức khoẻ, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên
chức cơ quan Bộ.
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ bao gồm: Phòng Hành chính, Phòng
Tổng hợp, Phòng Báo chí - Tuyên truyền, Phòng Thi đua - Khen thưởng, Phòng
Lưu trữ - Thư viện, Phòng Tài chính, Phòng Quản trị, Phòng Bảo vệ, đội xe, Trạm
Y tế, Xưởng in, Khách sạn 23 Lê Thánh Tông.
1.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư
viện
Theo Quyết định số 8086/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 21 tháng 12 năm
2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Phòng Lưu
trữ - Thư viện có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:
1.1.4.1. Chức năng: Phòng Lưu trữ - Thư viện là đơn vị thuộc Văn phòng,
có chức năng giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với

21
các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ, thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây
dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành.
1.1.4.2. Nhiệm vụ:
+ Quản lí, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với các đơn vị và cơ sở giáo dục trực
thuộc.
+ Thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Bộ, gồm: tiếp nhận, xử lí, bảo
quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ; trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử
dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Xây dựng, tổ chức và quản lí hoạt động của Thư viện và Phòng Truyền
thống của cơ quan Bộ.
+ Tin học hoá công tác lưu trữ, thư viện.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công
1.1.4.3. Cơ cấu tổ chức:
Phòng Lưu trữ - Thư viện có Trưởng phòng, 1-2 Phó trưởng phòng và các
bộ phận: bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lí nhà nước về công tác lưu trữ đối với
các đơn vị, cơ sở giáo dục trực thuộc; bộ phận tiếp nhận, chỉnh lí và lưu trữ tài
liệu, hồ sơ của cơ quan Bộ; bộ phận cung cấp, trích sao tài liệu, hồ sơ và bộ phận
Thư viện và Phòng Truyền thống. [4;27]
1.2. Giá trị tài liệu lƣu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo
1.2.1. Thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
1.2.1.1. Về thu thập, bổ sung
Thu thập, bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa
chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn
và phạm vi đã được Nhà nước quy định [8;130]. Thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ Bộ là nhiệm vụ thường xuyên của Phòng Lưu trữ - Thư viện nhằm tối ưu
hóa thành phần các phông trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Nhằm mục đích nâng cao trách nhiệm của cán bộ công chức trong thu thập,
lưu giữ văn bản, tài liệu, lập hồ sơ công việc để thuận tiện cho việc nghiên cứu,
giải quyết công việc và nâng cao hiệu quả công tác; quản lí hồ sơ, tài liệu một
cách khoa học, chặt chẽ, trên cơ sở đó lập kế hoạch cụ thể để giữ lại những hồ sơ,

22
tài liệu quan trọng, cần thiết, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót để phục vụ công tác quản
lí ngành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đảm bảo cho lưu trữ cơ quan Bộ lập kế
hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác và thống nhất quản lí hồ
sơ lưu trữ hiện hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, ngày 18 tháng 8 năm
2008, Bộ đã ban hành Công văn số 7486/BGDĐT-VP về việc hướng dẫn giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan.
Trong công văn, phần nội dung công việc và tổ chức thực hiện đã hướng
dẫn các đơn vị, bộ phận (các dự án) từng nội dung công việc cụ thể: xây dựng

Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ; lập hồ sơ công
việc nộp lưu; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Về mặt quy định, Phòng Lưu
trữ - Thư viện đã có cơ sở để thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ.
- Theo quy định của Bộ, nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Bộ gồm:
+ Văn bản đi (tập lưu văn bản đi): giao nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ khi kết
thúc năm công tác, trước ngày 30 tháng 01 năm sau.
+ Hồ sơ công việc của các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng: sau khi kết thúc
công việc một năm. Đối với những hồ sơ cần tiếp tục theo dõi tại đơn vị, có thể
giữ lại thêm một năm, tính từ ngày quy định phải nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ.
+ Các tài liệu chuyên ngành khác. [29;6]
Để đảm bảo thu đủ, thu đúng thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Bộ Giáo
dục và Đào tạo, Văn phòng Bộ cần có kế hoạch và chủ trì phối hợp với các đơn vị
thuộc cơ quan Bộ xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện
hành cơ quan Bộ. Tuy nhiên, cho đến nay Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào
lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ chưa được ban hành. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới
hiệu quả của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ.
- Theo khảo sát thực tế và phỏng vấn cán bộ lưu trữ Bộ, cán bộ văn thư các
vụ, nguyên nhân của việc chậm chế ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ được nhìn nhận như sau:
+ Về phía các đơn vị:
Lãnh đạo các đơn vị chưa thấy được tầm quan trọng và mục đích, ý nghĩa
của việc nộp lưu hồ sơ tài liệu đơn vị mình vào lưu trữ Bộ mặc dù đã biết rõ quy
định là phải nộp;

23
Để tiện cho việc sử dụng khi cần thiết, cán bộ trong cơ quan tự lưu giữ hồ
sơ công việc do mình làm, để không phải muợn lại từ lưu trữ Bộ sau này. Điều
này dẫn đến thực tế tại Bộ là tài liệu công việc của ai người đấy giữ, ai được trang
bị phương tiện lưu giữ (tủ, cặp đựng tài liệu) nào thì họ sử dụng phương tiện ấy.
Việc lưu giữ tản mạn tài liệu như vậy ảnh hưởng lớn tới sự toàn vẹn phông lưu trữ

Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời ảnh hưởng tới chất lượng bảo quản tài liệu lưu
trữ tại đây.
+ Về phía Văn phòng (trực tiếp thực hiện là Phòng Lưu trữ - Thư viện):
chưa đảm bảo tốt nhiệm vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ xây
dựng Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ. Trong
trường hợp các đơn vị chậm (đến nay vẫn chưa) đề xuất danh mục nộp lưu, Văn
phòng chưa có biện pháp hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, đề xuất chế tài xử lí khi
cần thiết. Như vậy, Văn phòng Bộ chưa làm hết trách nhiệm để thu đủ tài liệu về
lưu trữ Bộ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ.
- Cho đến nay, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giáo dục và
Đào tạo được tiến hành và đã đạt được một số kết quả nhất định. Những ưu điểm
và hạn chế của công tác này cụ thể như sau:
Về ưu điểm:
+ Tài liệu là tập công văn lưu của văn thư thường xuyên được bổ sung vào
lưu trữ. Đến nay, khối tài liệu này được thu đủ các năm, trở thành tài liệu quan
trọng, có tần suất khai thác, sử dụng lớn nhất trong khối tài liệu hành chính.
+ Tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông đã giao nộp đầy đủ. Vụ
Giáo dục trung học đã nộp thời gian từ năm 1956 đến năm 2004, tài liệu hồ sơ thi
tốt nghiệp trung học bổ túc do Vụ Giáo dục thường xuyên nộp, thời gian từ năm
1966 đến năm 2004. Năm 2003, Bộ thành lập Cục Khảo thí và kiểm định chất
lượng giáo dục, có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và
trung học bổ túc, sau khi hoàn thành công việc, Cục đã giao nộp tài liệu đến năm
học 2005 – 2006. Từ năm 2007, Bộ phân quyền kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp
trung học phổ thông và trung học bổ túc cho cho các sở giáo dục nên cũng từ năm
2007, khối tài liệu này không thuộc nguồn nộp vào lưu trữ Bộ nữa.