Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN HẰNG THUỶ




TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP


Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24



LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH
LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng






HÀ NỘI, 2009

1

MỤC LỤC
Phần mở đầu
3
Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính
10
1.1
Những khái niệm cơ bản
10
1.1.1
Khái niệm hồ sơ
10
1.12
Khái niệm hành chính
11
1.1.3
Khái niệm hồ sơ hành chính
13
1.2
Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình
13
1.2.1
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố
Ninh Bình
13
1.2.2
Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của

UBND thành phố Ninh Bình.
16
1.2.3
Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục
hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình.
21
1.3
Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản
lý nhà nước
31
1.3.1
Đối với cơ quan hành chính nhà nước
31
1.3.2
Đối với công dân
34
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành
phố Ninh Bình
37
2.1
Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình
37
2.1.1
Kết quả tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008
37
2.1.2
Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành
phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008.

42

2
2.2
Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình
45
2.2.1
Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính.
46
2.2.2
Phân loại hồ sơ hành chính.
48
2.2.3
Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính.
53
2.2.4
Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính.
56
2.2.5
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ hành
chính ở UBND thành phố Ninh Bình.
58
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành
chính ở UBND thành phố Ninh Bình
63
3.1
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về hồ
sơ hành chính.
63

3.2
Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình.
66
3.3
Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan.
71
3.4
Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công
chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở.
83
3.5
Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành
chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ
điện tử.
85
3.6
Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác
kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành
chính của UBND thành phố Ninh Bình.
87
Phần kết luận
90
Mục lục tài liệu tham khảo
91


3
PHẦN MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài.
Tại Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ IX (tháng 4/2001),
bên cạnh việc khẳng định mục tiêu xây dựng nền hành chính nhà nước dân
chủ, trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại hoá đã đưa ra một loạt chủ
trương, giải pháp có ý nghĩa quan trọng trong cải cách hành chính thời gian
tới như: điều chỉnh chức năng và cải tiến phương thức hoạt động của chính
phủ, nguyên tắc bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; phân công, phân cấp; tách
quản lý nhà nước với hoạt động sản xuất kinh doanh, tách cơ quan hành chính
công quyền với tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công; tiếp tục cải cách doanh
nghiệp nhà nước, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính; xây dựng đội ngũ cán
bộ, công chức trong sạch, có năng lực; thiết lập trật tự kỷ cương, chống quan
liêu, tham nhũng.
Để thực hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng, Thủ tướng Chính phủ đã
chỉ đạo phải nhanh chóng xây dựng cho được một chương trình cải cách hành
chính có tính chiến lược, dài hạn của Chính phủ. Sau một thời gian chuẩn bị,
ngày 17/9/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 136/2001/QĐ-
TTg phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
2001-2010.
Với Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-
2010, lần đầu tiên trong quá trình cải cách, Chính phủ có một chương trình có
tính chiến lược, dài hạn, xác định rõ 4 lĩnh vực cải cách là cải cách thể chế,
cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chức và cải cách tài chính công, định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách
và xác định các giải pháp thực hiện nhằm bảo đảm thắng lợi công cuộc cải
cách. Chương trình tổng thể là công cụ quan trọng để Chính phủ chỉ đạo các
bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp đẩy mạnh cải cách
hành chính.
Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà
nước giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu
cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là

khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần
đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ

4
chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong
đó có những cải cách về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ
quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của
hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục
hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này,
chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng
của cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của
đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại.
Trong khi đó xét về bản chất, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết
công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước vừa là sản phẩm tất yếu, vừa là
bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc đó từ khí bắt đầu
cho tới khi kết thúc. Hồ sơ không những ghi lại toàn bộ nội dung, kết quả giải
quyết một công việc mà còn phản ánh một cách chính xác và đầy đủ trình tự
hay thủ tục tiến hành công việc đó. Vì vậy, có thể khẳng định, hồ sơ hình
thành qua quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước
là một bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành
chính trong một phạm vi nào đó, chính là là cải cách thủ tục hồ sơ, trình tự
tiến hành công việc và tổ chức quản lý hồ sơ trong các cơ quan hành chính
nhà nước.
Cải cách thủ tục hành chính có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định
tới tình trạng hồ sơ sản sinh trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ
quan hành chính nhà nước và ngược lại, việc hoàn thiện hồ sơ, tổ chức quản
lý tốt hồ sơ cũng góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính.
Vì vậy trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta, vấn đề cải tiến
hay hoàn thiện hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ
quan hành chính nhà nước, tổ chức quản lý hồ sơ như thế nào cần được quan

tâm và xem xét một cách thoả đáng.
Hơn nữa, vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung và tổ chức quản
lý hồ sơ hành chính nói riêng, ngày càng trở nên cấp bách xuất phát từ yêu
cầu và nhiệm vụ tin học hoá hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong
những năm gần đây. Bởi vì để mỗi cơ quan, ngành có thể thiết lập được hệ
thống các cơ sở dữ liệu thống nhất để quản lý trực tiếp (tiếp nhận, xử lý và
lưu trữ) hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc ngành,

5
lĩnh vực quản lý của mình, đồng thời tích hợp thành hệ thống thông tin chung
để các cơ quan, ngành khác nhau có thể truy nhập, trao đổi và chia sẻ thông
tin về các vấn đề liên quan, nhất là trong trường hợp thông qua mạng tin học,
thì một trong những điều kiện tiên quyết là hồ sơ hay thông tin phải được
hoàn thiện, quy trình quản lý hồ sơ phải được chuẩn hoá.
Thành phố Ninh Bình là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của tỉnh, là
nơi khối lượng giao dịch của các tổ chức và cá nhân với cơ quan quản lý Nhà
nước các cấp tương đối nhiều. Chính vì vậy Thành phố Ninh Bình đã từng
bước triển khai thực hiện cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách một
bước các thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực dịch vụ hành chính công.
Thực hiện chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010, UBND
thành phố Ninh Bình đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành
chính. Sau hơn 5 năm hoạt động, mô hình này đã đạt được những kết quả nhất
định, tạo sự chuyển biến quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà
nước. Hồ sơ hành chính bước đầu đã được cải tiến một bước và hoàn thiện
hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân dân và các cơ quan chức
năng thuộc UBND thành phố. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cho thấy
việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính còn có nhiều điều cần phải xem xét, cải
tiến, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành
chính nhà nước trong giai đoạn tới.
Nhận thức được những vấn đề trên, là một cán bộ công tác tại Thành uỷ

Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, nhiều năm qua tôi luôn quan tâm theo dõi công
tác cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn thành phố. Sau 3 năm nghiên cứu,
học tập chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh
dạn chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của
mình nhằm nâng cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào
thực tiễn.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn.
- Mục tiêu nghiên cứu: Vận dụng lý luận, khảo sát thực tế để đánh giá
thực trạng việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh
Bình. Qua đó đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn

6
thiện những quy định về thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình trong những năm tiếp theo.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính.
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính và
quản lý hồ sơ hành chính đang được áp dụng ở UBND thành phố Ninh Bình
hiện nay (So sánh với trước đây và so với yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn
hiện nay).
+ Đề xuất các giải pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện
quy trình giải quyết thủ tục hành chính và việc quản lý hồ sơ hành chính ở
thành phố Ninh Bình trong thời gian tới.
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của luận văn.
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hồ sơ hành chính đang được áp
dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Hồ sơ hành chính được phân thành 2
nhóm: hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
quan hệ nội bộ của các cơ quan hành chính nhà nước và hồ sơ hành chính

hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa cơ quan
hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân. Trong phạm vi của luận văn
này, chúng tôi chỉ giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ hành chính hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa cơ quan hành
chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân đang được áp dụng thực hiện theo cơ
chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình.
4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề .
- Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình
nghiên cứu của các giảng viên, học viên của Học viện Hành chính Quốc gia.
Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết
trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận. Ví dụ: “Các
giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính ở Việt Nam” của T.S Nguyễn Ngọc
Hiến; “Thủ tục hành chính – Lý luận và thực tiễn” do GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm (chủ biên); “Một số vấn đề về cải cách thủ tục hành chính” của NXB
Chính trị quốc gia, năm 1995; Các bài viết trên tạp chí Thông tin cải cách nền
hành chính nhà nước, tạp chí Tổ chức nhà nước, tạp chí Thông tin lý luận, tạp

7
chí Quản lý nhà nước … Theo hướng nghiên cứu này, lý thuyết về cải cách
thủ tục hành chính và hồ sơ hành chính nói chung được giải quyết khá toàn
diện và triệt để. Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính.
- Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý
luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số
đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên
ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng
viên, sinh viên, học viên. Ví dụ: “Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả cơ chế
một cửa” của tác giả Nguyễn Đức Mạnh, đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước,
số 9 năm 2005; “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công tác
văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ

hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh
Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục
hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố
Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng
Quyên… Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình
thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. Riêng tác giả
Phạm Thị Hồng Quyên cũng theo hướng nghiên cứu về hồ sơ hành chính
nhưng tập trung nghiên cứu đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành
chính nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu đến từng loại hồ sơ cụ thể và việc tổ
chức quản lý những hồ sơ hành chính đã giải quyết xong.
Trên cơ sở khảo sát thực tế ở cơ quan và tính cấp thiết của đề tài, hướng
nghiên cứu của chúng tôi tập trung đi sâu nghiên cứu thành phần hồ sơ hành
chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận một cửa của
UBND thành phố Ninh Bình, tìm ra những điểm chưa hợp lý khi áp dụng vào
thực tế và đề xuất các giải pháp để quản lý các loại hồ sơ này.
Điểm mới của luận văn này là không đi quá sâu vào việc phân tích lý
luận chung về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính mà chỉ vận dụng để giải
quyết các vấn đề đang đặt ra trong thực tiễn, đi sâu và cụ thể đến từng loại hồ
sơ và làm rõ sự thay đổi của hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành
chính và cách thức tổ chức quản lý các loại hồ sơ này để làm sao có thể phát
huy hết giá trị của chúng ở thời điểm hiện tại cũng như sau này.

8
5. Đóng góp của luận văn.
- Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hoá lý luận cũng
như thực tiễn, phục vụ cho bản thân trong công tác. Từ đó địa phương cũng
rút được kinh nghiệm và đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch
định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn.
- Góp phần chứng minh được ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính
trong việc giải quyết thủ tục hành chính và ý nghĩa của việc tổ chức quản lý

hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay.
- Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành
chính nói chung và hồ sơ hành chính nói riêng một số hiểu biết, kinh nghiệm
từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình.
6. Phương pháp nghiên cứu :
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở các quan điểm của Đảng, pháp luật
của Nhà nước về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính (đây là nền tảng cơ sở)
và vận dụng các phương pháp:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử).
- Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng
hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử
lý thông tin, phương pháp phỏng vấn
Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi tiến hành phương pháp khảo
sát và phỏng vấn vì đây là loại đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn. Chúng
tôi đã tiến hành khảo sát quy trình, thủ tục và thành phần hồ sơ hành chính
hình thành trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND
thành phố Ninh Bình, khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ỏ Trung
tâm một cửa liên thông và các phòng, ban trực thuộc UBND thành phố. Trong
quá trình khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn và điều tra xã hội học.
Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp những cán bộ, công chức làm việc
tại Trung tâm một cửa liên thông (6 cán bộ công chức phụ trách 6 lĩnh vực) và
lãnh đạo các phòng, ban có liên quan phối hợp hoặc có cùng trách nhiệm giải
quyết các hồ sơ hành chính. Ngoài ra, chúng tôi cũng phỏng vấn những người
dân và người đứng đầu các tổ chức đến làm các thủ tục hành chính để kiểm

9
tra lại độ chính xác của thông tin mà chúng tôi đã khảo sát và có thêm một số
căn cứ để đánh giá hay đưa ra những nhận định được trình bày trong luận văn.
Đối với một số vấn đề chưa thực sự có lời giải đáp chính xác hoặc còn

băn khoăn, thắc mắc, chúng tôi tiến hành phương pháp điều tra xã hội học
bằng cách tạo một số biểu mẫu phát cho người dân và cán bộ, công chức để cập
nhật thêm thông tin và trên cơ sở đó có thể đưa ra những kết luận chính xác.
Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin được tiến hành áp
dụng sau quá trình điều tra, khảo sát. Toàn bộ tài liệu, chứng cứ đã thu thập
được chúng tôi tiến hành xử lý thông tin, phân tích sau đó tổng hợp thành
những kết luận và đánh giá cụ thể về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở
UBND thành phố Ninh Bình. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm
hoàn thiện quy trình quản lý này.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài được kết cấu
thành 3 chương:
+ Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính.
+ Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình.
+ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính
ở UBND thành phố Ninh Bình.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
các thầy cô, cán bộ cơ quan nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng,
giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận
văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè
trong lớp cao học khóa 2006-2009, đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã tận
tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn nữa.
Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2009
Tác giả

Nguyễn Hằng Thủy

10
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

1.1. Những khái niệm cơ bản.
1.1.1. Khái niệm hồ sơ.
Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan cần được lập
thành hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu và sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính
cần thiết và tất yếu. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp cho việc bảo quản văn bản có
hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp cho quá trình sử dụng văn bản một cách lâu
dài, thuận lợi và chính xác. Do đó, thuật ngữ “hồ sơ” được dùng phổ biến
trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nước và hành
chính văn phòng.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ thì hồ
sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc
một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”.
Theo PGS. Vương Đình Quyền thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa:
“Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự
việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó
hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng
loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[29, tr.333]
1.1.2. Khái niệm hành chính.
“Hành chính” theo gốc La tinh là “Administration” vừa có nghĩa là
quản lý, cai trị, vừa có nghĩa là giúp đỡ, hỗ trợ.
Theo từ điển tiếng Việt: Hành chính là thi hành chính sách, pháp luật

của chính phủ, thi hành việc công, trái với quân sự và chính trị.
Theo từ điển luật học, Hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, hoạt động dưới
sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành
pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan,

11
đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan,
đơn vị.
Hiện nay, khái niệm này được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Hành
chính nêu ra ở đây được hiểu là hành chính nhà nước. Hành chính nhà nước
có đặc điểm khác các dạng hành chính khác ở chỗ nhà nước là chủ thể đặc
biệt, tác động rất nhiều đến khách thể, đối tượng khác nhau trên phạm vi toàn
lãnh thổ và bằng quyền lực nhà nước. Theo GS. Đào Trọng Truyến: “Hành
chính Nhà nước là tổng thể các tổ chức và quy chế hoạt động của bộ máy
hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các
cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới
luật, để giữ gìn trật tự công cộng, bảo vệ quyền lợi công và nhu cầu hàng
ngày của công dân. Nó là hệ thống làm chức năng của nhà nước đảm bảo
thực thi quyền hành pháp và hoạt động liên tục của bộ máy nhà nước, các
công sở”[2, tr.56].
1.1.3. Khái niệm hồ sơ hành chính.
Một trong những đặc điểm cơ bản của nhà nước là tổ chức và hoạt
động theo một trật tự pháp lý, nghĩa là pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức,
thẩm quyền và trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước, cán
bộ, công chức nhà nước trong việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ thuộc nội
bộ cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Toàn bộ những quy tắc pháp lý
đó tạo thành một hệ thống quy phạm về thủ tục.
“Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự
về thời gian, về không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ

máy nhà nước, là cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính
nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân”
[37, tr.16].
Như vậy thủ tục hành chính phản ánh mối quan hệ trong quá trình làm
việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các tổ chức khác trong hệ
thống chính trị, giữa nhà nước và cộng đồng khi nhà nước giải quyết một
công việc nào đó có liên quan đến lợi ích của công dân và của chính nhà
nước, đến nghĩa vụ của hai bên. Nó vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của hai bên
và đều đòi hỏi có sự tuân thủ nghiêm túc khi giải quyết công việc của công
dân cũng như của tổ chức. Khi giải quyết những công việc và yêu cầu đó thì

12
nhà nước đưa ra các quy định về trình tự và thủ tục cần thiết, điều đó được thể
hiện bằng các hồ sơ hành chính. Vậy hồ sơ hành chính là gì?
Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và hành chính được giải thích, định
nghĩa trong các văn bản pháp quy, sách và các giáo trình và từ những phân
tích nêu trên, chúng tôi tổng hợp và đưa ra một khái niệm về hồ sơ hành chính
như sau:
Hồ sơ hành chính là tập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước
hoặc giữa cơ quan hành chính nhà nước với các đối tượng chịu quản lý (tổ
chức, cá nhân), ghi lại toàn bộ nội dung, trình tự hay thủ tục tiến hành và kết
quả giải quyết công việc đó của các cơ quan hành chính nhà nước.
Trong giới hạn nghiên cứu của luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu và
trình bày những hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của UBND cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (cụ thể là UBND
thành phố Ninh Bình) với các tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa” và cách
thức tổ chức quản lý những hồ sơ tại đây như thế nào để đảm bảo thi hành
chức năng quản lý nhà nước của UBND, bảo đảm công vụ nhà nước và phục
vụ nhân dân.

Như vậy, hồ sơ hành chính được nghiên cứu trong luận văn này gồm
những giấy tờ cần thiết để chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy
đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, giải
quyết thủ tục hành chính thẩm định tính hợp pháp đó. Mọi hồ sơ hành chính
ở các cơ quan nhà nước được công khai cung cấp để mọi người dân được biết
và dễ tuân theo khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời các cơ
quan nhà nước cũng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng các thủ tục đã đề ra trên
nguyên tắc phù hợp với chức năng quản lý được giao và thẩm quyền do luật
pháp quy định.
Hồ sơ hành chính phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp thì cơ quan
nhà nước có thẩm quyền mới có căn cứ và cơ sở để giải quyết nhu cầu chính
đáng của tổ chức và công dân. Tính hợp lệ của hồ sơ hành chính được thể
hiện ở những giấy tờ cần thiết mà công dân, tổ chức phải nộp đúng và đủ theo
quy định của cơ quan nhà nước. Tính hợp pháp của hồ sơ hành chính được thể
hiện ở giá trị pháp lý của chính những văn bản, giấy tờ (có thể là chữ ký, con

13
dấu hay sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) trong từng hồ
sơ hành chính để yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.
Hồ sơ hành chính chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định
và ban hành, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Hồ sơ
hành chính càng đơn giản, thuận tiện và được công khai thì niềm tin của công
dân với nhà nước càng được nâng lên. Chính vì vậy, nghiên cứu về hồ sơ
hành chính là một đòi hỏi tất yếu của tiến trình cải cách thủ tục hành chính -
đang được được coi là khâu đột phá hiện nay. Hồ sơ hành chính được hoàn
thiện và chuẩn hóa sẽ góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của
bộ máy hành chính nhà nước, củng cố mối quan hệ giữa nhà nước và công
dân, qua đó góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình.

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố
Ninh Bình.
a. Chức năng.
UBND thành phố Ninh Bình (thành phố trực thuộc tỉnh Ninh Bình) do
HĐND thành phố Ninh Bình bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND thành
phố và UBND tỉnh Ninh Bình. UBND thành phố Ninh Bình chịu trách nhiệm
chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị
quyết của HĐND thành phố nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp
phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn thành phố. UBND thành phố Ninh Bình thực
hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo,
quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ
sở.
b. Nhiệm vụ.
UBND thành phố Ninh Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
theo Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội thông qua ngày
26/11/2003, cụ thể thực hiện quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Ninh
Bình trong các lĩnh vực sau:
- Kinh tế.

14
- Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai.
- Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
- Xây dựng, giao thông, vận tải.
- Thương mại, dịch vụ và du lịch.
- Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và TDTT.
- Khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.
- Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật.

- Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
Ngoài ra UBND thành phố Ninh Bình còn thực hiện các nhiệm vụ và
quyền hạn sau đây:
- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thành phố trình HĐND
thành phố thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
- Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của thành phố trên trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch
xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công
cộng, giao thông, phòng, chống cháy nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô
thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà nước thuộc sở
hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện
các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định
của pháp luật;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước,
giao thông nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
- Quản lý các cơ sở văn hoá – thông tin, TDTT của thành phố; bảo vệ
và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
thành phố quản lý.
c. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND thành phố Ninh Bình gồm có:
- Chủ tịch UBND thành phố;

15
- Các Phó Chủ tịch UBND: UBND thành phố Ninh Bình gồm có 2 Phó
Chủ tịch: 1 đồng chí phụ trách khối kinh tế tổng hợp, 1 đồng chí phụ trách
công tác văn hoá – xã hội (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NP-
CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu

thành viên UBND các cấp).
- Các thành viên Uỷ ban: UBND thành phố Ninh Bình gồm 7 thành viên:
1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch và 4 uỷ viên (được quy định tại Điều 9, Nghị định
107/2004/NP-CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ
tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). Mỗi thành viên của UBND chịu
trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND thành phố,
UBND thành phố và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về
hoạt động của UBND thành phố trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh
Bình.
4 uỷ viên phụ trách các lĩnh vực: quân sự, công an, văn phòng và thanh
tra. Các uỷ viên này thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND thành
phố phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về việc thực hiện quyền
hạn đã được giao.
- Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Ninh Bình (không
bao gồm các tổ chức sự nghiệp, các cơ quan của trung ương được tổ chức
theo ngành dọc, cơ quan của Sở và cơ quan tương đương Sở thuộc UBND
tỉnh đặt tại thành phố).
Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố là cơ quan
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ
quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật; góp
phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa
phương.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân thành phố,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố được tổ chức thống
nhất gồm 11 phòng: Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Giáo

16
dục và Đào tạo, Phòng Văn hoá và Thông tin, Phòng Y tế, Phòng Tài nguyên
và Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị, Thanh
tra, Văn phòng HĐND-UBND.
Căn cứ vào đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội, năng lực cán
bộ và yêu cầu quản lý nhà nước trên địa bàn, Uỷ ban nhân dân thành phố
Ninh Bình có 5 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm dạy nghề, Trung tâm văn hoá
thông tin thể thao, Đội kiểm tra trật tự đô thị thành phố, Hội chữ thập đỏ,
Trung tâm “một cửa – liên thông”.
1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình.
a. Các loại hồ sơ hành chính.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, UBND thành
phố Ninh Bình thành lập Trung tâm một cửa liên thông đặt trong Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố. Trung tâm có nhiệm vụ tiếp nhận các hồ sơ
hành chính theo yêu cầu của các tổ chức và công dân trên địa bàn, hướng dẫn
việc giải quyết theo cơ chế “một cửa” và theo quy định chung của pháp luật
hiện hành; liên hệ với các phòng, ban chuyên môn đề nghị xem xét, giải quyết
và trả kết quả hồ sơ hành chính cho cá nhân hoặc tổ chức theo đúng quy định
của nhà nước.
Mọi tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố Ninh Bình có yêu cầu
giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của thành phố theo cơ chế “một
cửa” chỉ cần liên hệ với Trung tâm một cửa liên thông để mua hồ sơ hành
chính chính. Những hồ sơ hành chính đủ thủ tục theo quy định, Trung tâm
một cửa liên thông có trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết. Những hồ sơ hành
chính chưa đúng yêu cầu và thủ tục sẽ được hướng dẫn để bổ sung, hoàn
chỉnh trước khi nộp lại cho Trung tâm một cửa liên thông.
Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau:
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm:

+ Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở.
+ Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử
dụng đất.
+ Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình.

17
+ Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm :
+ Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân
tộc, xác định lại giới tính.
+ Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch .
+ Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh.
+ Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính.
+ Hồ sơ chứng thực chữ ký.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm:
+ Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị.
+ Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm:
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể.
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã.
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm:
+ Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ
đối với người có công.
+ Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân
nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh.
+ Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi và hỗ trợ cho các hộ nghèo.
+ Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất.
+ Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ.
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm:

+ Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật.
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại.
+ Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo.
b. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình.
Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết
công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành
Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế

18
làm việc của Trung tâm một cửa liên thông. Trong đó quy định quy trình giải
quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau:
* Tiếp nhận hồ sơ:
Mọi tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thì
có thể tìm hiểu các quy định về thủ tục hồ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí
được công khai tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình thông
qua hệ thống tài liệu được in ấn và bảng điện tử bố trí tại Trung tâm. Sau đó
công dân và tổ chức có yêu cầu mua hồ sơ hành chính, hoàn thiện đầy đủ hồ
sơ theo quy định và nộp cho Trung tâm.
Khi tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức cũng như của công dân thì
cán bộ, công chức của Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm:
- Xem xét, kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ;
- Hướng dẫn việc kê khai, bổ sung (nếu thiếu)
- Tiếp nhận các hồ sơ đã được kiểm tra đúng yêu cầu, viết phiếu hẹn trả
kết quả theo quy định.
- Những hồ sơ thuộc các lĩnh vực được quy định giải quyết tại Trung
tâm theo cơ chế một cửa liên thông cho công dân và tổ chức thì các phòng,
ban chuyên môn không trực tiếp nhận. Hồ sơ không có kiểm tra xác nhận của
Trung tâm được coi là không đủ điều kiện để xem xét tiếp theo.
- Trung tâm một cửa liên thông chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng

ban chức năng trong ngày, cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả hồ
sơ hành chính cho lãnh đạo phụ trách Trung tâm.
* Trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc xem xét và
giải quyết các hồ sơ hành chính.
- Trưởng các phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm giải quyết các
hồ sơ thuộc quyền hạn của phòng, ban do Trung tâm chuyển đến.
- Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì cần xem xét
nội dung chủ yếu liên quan đến phòng, ban chuyên môn nào để báo cáo
UBND thành phố quy định trách nhiệm phối hợp giải quyết.
* Thẩm quyền giải quyết công việc:
- Đối với những loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm
quyền giải quyết của trưởng các phòng, ban thì trưởng các phòng, ban ký sau
đó chuyển kết quả giải quyết lại Trung tâm.

19
- Đối với các loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm
quyền ký của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND Thành phố thì các phòng,
ban chuyên môn trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký thông qua Văn phòng
HĐND và UBND.
* Trả kết quả:
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết của các phòng ban chuyên môn, các
cán bộ thụ lý trực tiếp mang hồ sơ đến bộ phận Văn thư để đóng dấu; ghi sổ
theo dõi; cập nhật thông tin vào máy tính; hướng dẫn cách nộp phí, lệ phí theo
quy định và trả kết quả hồ sơ theo đúng ngày ghi trên giấy biên nhận hồ sơ.
Những hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc cần có thêm thời gian
để nghiên cứu thêm thì các phòng, ban chuyên môn cần thông báo bằng văn
bản về lý do cụ thể và chuyển đến Trung tâm để thông báo cho tổ chức hoặc
công dân được biết và viết phiếu hẹn lại.
Sơ đồ hoá quy trình giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình hiện nay như sau:

Chú thích: Nộp hồ sơ
Trình ký
Trả hồ sơ
Trên thực tế có nhiều thủ tục hành chính liên ngành (thuộc thẩm quyền
giải quyết của một cơ quan hành chính sau khi có sự thỏa thuận của một hoặc
Văn phòng HĐND-
UBND thành phố
Các phòng, ban
chuyên môn
UBND
Thành phố
Trung tâm một cửa liên
thông thành phố Ninh Bình

Công dân
hoặc tổ chức

Nộp hồ sơ
Trả hồ sơ
(Kiểm tra hồ sơ)
(Thẩm định/
Giải quyết/
Ký duyệt)
Trình ký
Trả hồ sơ

20
một số cơ quan hành chính cùng cấp) hoặc thủ tục hành chính liên thông giữa
hai hoặc 3 cấp hành chính (thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của một cơ
quan hành chính nhà nước, sau đó chuyển lên cơ quan hành chính cấp cao
hơn giải quyết).
Ví dụ:
* Thủ tục về chế độ đối với gia đình liệt sỹ, gồm 3 cấp :
- Cấp xã, phường :
+ Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ hành chính.
+ Xác nhận các giấy tờ liên quan (đơn, bản khai, biên bản ).
+ Lập danh sách chuyển lên thành phố.
- Cấp thành phố:
+ Kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
+ Xác nhận hồ sơ và đề nghị theo quy định.
+ Tổng hợp, xác nhận danh sách xã phường gửi lên.
+ Chuyển hồ sơ đề nghị lên Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh.
- Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh :
+ Tổ chức xét duyệt hồ sơ.
+ Ra quyết định hưởng chế độ cho gia đình liệt sỹ.
* Thủ tục chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, gồm các
cấp và ngành :

- Cấp xã, phường:
+ Vẽ sơ đồ và xác nhận vị trí hiện trạng khu đất chuyển nhượng.
+ Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa các
bên.
- Chi Cục thuế :
+ Tính thuế trước bạ nhà đất chuyển nhượng và thuế thu nhập cá nhân.
+ Thu thuế trước bạ và thuế thu nhập cá nhân.
- Cấp thành phố :
+ Kiểm tra và thẩm định hồ sơ.
+ Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới cho người được chuyển
nhượng.

21
Đối với những thủ tục hành chính liên thông như các ví dụ nêu trên thì
quy trình giải quyết hồ sơ hành chính diễn ra theo sơ đồ sau:

Chú thích: Nộp hồ sơ
Trình ký
Trả hồ sơ
Như vậy là những thủ tục hành chính liên thông khi thực hiện theo cơ
chế một cửa thì công dân hay tổ chức cũng chỉ phải nộp hồ sơ hành chính và
nhận kết quả giải quyết ở một đầu mối duy nhất là Trung tâm một cửa liên
thông của thành phố và được quy định về thời gian giải quyết cụ thể.
1.2.3. Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục
hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình.
Tại Quyết định 1145/2008/QĐ-UBND ngày 22/7/2008 của UBND
thành phố Ninh Bình về việc ban hành quy định về hồ sơ, trình tự trách nhiệm
và thời gian giải quyết công việc tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố
Ninh Bình đã quy định cụ thể về thành phần tài liệu bắt buộc phải có trong
Văn phòng HĐND-
UBND thành phố
Các phòng, ban
chuyên môn
UBND
Thành phố
Trung tâm một cửa liên
thông thành phố Ninh Bình

Nộp hồ sơ
Trả hồ sơ
(Kiểm tra hồ sơ)
(Thẩm định/giải
quyết/ký duyệt)

Trình ký
Trả hồ sơ
Công dân hoặc
tổ chức
Sở, ban, ngành
chuyên môn
Các phường, xã
thuộc thành phố

22
các hồ sơ hành chính do các tổ chức, cá nhân chuẩn bị để nộp cho Trung tâm
(xem phụ lục).
Theo quy trình giải quyết thủ thủ tục hành chính ở UBND thành phố
Ninh Bình như đã nêu ở trên thì các hồ sơ này sau khi được tiếp nhận, xem
xét hợp lệ, đúng quy định sẽ được xác nhận và chuyển cho các phòng, ban
chuyên môn thụ lý, giải quyết. Hồ sơ hành chính lúc này được bổ sung nhiều
loại văn bản, tài liệu khác nhau để phục vụ cho việc giải quyết công việc của
tổ chức, công dân.
a. Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai.
* Hồ sơ đề nghị cấp quyền sử dụng đất ở bao gồm:
- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (01 bản)
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ hoặc các giấy tờ có liên quan
chứng minh nguồn gốc đất ở là hợp pháp, đủ điều kiện được cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất.
- Sơ đồ hiện trạng khu đất.
- Hộ khẩu, Chứng minh nhân dân của vợ và chồng người xin cấp (01
bản chính, 1 bản sao).
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản).
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới).
* Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử
dụng đất.
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất (4
bản)
- Sơ đồ hiện trạng khu đất xin chuyển nhượng.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo luật đất đai năm 2003 của
chủ sử dụng đất cũ hoặc các giấy tờ có liên quan (01 bản chính và 01 bản
photo).
- Tờ khai lệ phí trước bạ, thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất (mỗi
loại 2 bản).

23
- Chứng minh thư nhân dân (của người chuyển nhượng và người nhận
chuyển nhượng) hoặc Sổ hộ khẩu của người mua và người bán (không nhất
thiết phải có họ khẩu tại TP Ninh Bình).
- Các giấy tờ ưu tiên khác (nếu có).
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản).
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới).
* Hồ sơ xin nhận thừa kế đất ở và chuyển nội bộ gia đình.
Trường hợp bố mẹ cho con hồ sơ gồm:
- Đơn xin chuyển (của người chuyển) (04 bản)
- Đơn xin nhận (của người nhận) (04 bản)
- Sơ đồ hiện trạng khu đất xin chuyển.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo luật đất đai năm 2003 của
chủ sử dụng đất cũ (01 bản chính và 01 bản photo).
- Giấy khai sinh của người được thừa kế.
- Sơ yếu lý lịch của người nhận quyền sử dụng đất (03 bản gốc).

- Chứng minh thư nhân dân của người nhận và người chuyển quyền sử
dụng đất (01 bản chính và 01 bản photo).
- Biên bản họp gia đình (nếu bố hoặc mẹ đã chết) có xác nhận của Tổ
trưởng tổ dân phố và UBND xã, phường nơi cư trú (1 bản)
- Giấy chứng tử (nếu bố hoặc mẹ đã chết).
- Các giấy tờ khác (nếu có): di chúc, bản án của tòa án xử thừa kế theo
pháp luật …
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản).
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới)
Trường họp ông bà cho cháu hoặc anh chị em ruột cho nhau: Gồm
toàn bộ hồ sơ như trên và Tờ khai lệ phí trước bạ (2 bản), tờ khai thuế chuyển
nhượng quyền sử dụng đất (2 bản) trường hợp phải nộp thuế chuyển nhượng.
* Hồ sơ đăng ký thế chấp.

24
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (1 bản gốc, 1 bản sao theo luật
đất đai năm 2003).
- Hợp đồng thế chấp ( 02 bản chính)
- Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp (02 bản chính)
- Chứng minh thư nhân dân (1 bản gốc, 1 bản sao)
- Hộ khẩu của người thế chấp hoặc giấy đăng ký kết hôn nếu Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên một người (bản sao).
- Giấy ủy quyền có chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
(trường hợp chủ sử dụng đất ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu đăng
ký).
- Đơn xác nhận của xã, phường (nếu chưa lập gia đình), hoặc chứng tử
(nếu một trong hai người đã mất).
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (2

bản).
* Hồ sơ xoá thế chấp
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản chính);
- Đơn yêu cầu xoá thế chấp (01 bản).
- Chứng nhận của Ngân hàng nơi thế chấp tài sản.
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (2
bản).
b. Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh.
* Đăng ký kinh doanh, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh hộ cá thể:
- Đơn xin cấp giấy phép đăng ký kinh doanh hộ cá thể (1 bản) (trường
hợp lần đầu).
- Đơn xin đề nghị cấp lại hoặc thông báo thay đổi nội dung kinh doanh
hộ cá thể (1 bản)(cấp lại hoặc thay đổi)
- Bản sao chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu của người đứng ra đăng
ký kinh doanh (1 bản).
- Chứng chỉ hành nghề của cơ quan có thẩm quyền cấp đối với những
ngành nghề quy định như: dịch vụ khám chữa bệnh, dược phẩm, dịch vụ thú
y, dịch vụ thiết kế công trình, dịch vụ môi giới chúng khoán … hoặc bản sao
hợp lệ.