Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc Gia Hà Nội

TRUỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LUU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG





LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP




Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng
Học viên thực hiện: Nguyễn Thu Loan











Hà Nội - 2007

7
Chƣơng 1. Khái quát về hoạt động NCKH và tài liệu NCKH của Trƣờng
ĐH KHXH&NV
1.1. Vài nét về Trƣờng ĐH KHXH&NV
1.1.1. Sơ lƣợc lịch sử hình thành
Sau Cách mạng tháng Tám, ngày 10/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
kí Sắc lệnh số 45/SL thành lập Đại học Văn khoa tại Hà Nội với mục đích
đưa nền khoa học nước nhà “theo kịp bước các nước tiên tiến trên hoàn cầu”.
Đây là tiền thân của Trường ĐH KHXH&NV hiện nay.
Kháng chiến chống Pháp thắng lợi, sự nghiệp giáo dục đại học ở Việt
Nam tiếp tục phát triển và mở rộng. Ngày 04/6/1956, Thủ tướng Chính phủ ra
Quyết định số 2183/CP thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Giai
đoạn 1956 - 1995 là thời kì phát triển mạnh mẽ của Trường với tư cách là
trung tâm nghiên cứu và đào tạo khoa học cơ bản hàng đầu của cả nước, phục
vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đội ngũ các giáo sư, các
nhà khoa học hàng đầu của đất nước đã làm việc, cống hiến sức lực và trí tuệ
cho sự nghiệp đào tạo của đất nước. Tại nơi đây, những nền tảng cơ bản nhất
của nền khoa học Việt Nam đã được xây đắp và khẳng định giá trị. Quá trình
xây dựng và phát triển của nhà trường gắn liền với tên tuổi của những nhà
giáo, nhà khoa học nổi tiếng như: Đặng Thai Mai, Trần Văn Giàu, Đào Duy
Anh, Trần Đức Thảo, Cao Xuân Huy, Hoàng Xuân Nhị, Đinh Xuân Lâm,
Phan Huy Lê, Hà Văn Tấn, Trần Quốc Vượng, Nguyễn Tài Cẩn, Đinh Gia
Khánh, Phan Cự Đệ, Hà Minh Đức, Đến nay, Nhà trường đã có 8 giáo sư
được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh; 11 giáo sư được tặng Giải thưởng Nhà
nước; 10 nhà giáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo nhân dân; 43 nhà
giáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú.
Đứng trước nhu cầu phát triển của đất nước, Đại học Quốc gia Hà Nội
được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính
phủ trên cơ sở chia tách và phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao

8
gồm các Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm,
Trường Đại học Ngoại ngữ.
Tháng 9/1995, trên nền tảng các ngành khoa học xã hội và nhân văn
của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV được thành
lập, trở thành một thành viên của ĐHQGHN và chính thức đi vào hoạt động
từ ngày 19/9/1995.
Phát huy truyền thống của Trường Đại học Văn khoa và Trường Đại
học Tổng hợp Hà Nội, Nhà trường tiếp tục phát triển và trưởng thành trên tất
cả các lĩnh vực để giữ vững vị trí hàng đầu của cả nước về đào tạo đại học và
sau đại học các ngành khoa học xã hội và nhân văn, tiến tới ngang tầm các
trường đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Là một cơ sở đào tạo đầu ngành, có uy tín và truyền thống, Trường ĐH
KHXH&NV có sứ mệnh đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạo
nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sự
nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Trường có chức năng đào tạo nguồn
nhân lực chất lượng cao ở các trình độ đại học và sau đại học các ngành thuộc
lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn, nghiên cứu và triển khai hoạt động
khoa học – công nghệ trong hệ thống chung của Đại học Quốc gia Hà Nội
nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
Trường ĐH KHXH&NV được giao đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể
sau đây:
- Đào tạo các chuyên gia chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân
văn theo danh mục các ngành đào tạo thuộc tất cả các loại hình đào tạo ở các
bậc đại học và sau đại học.

9
- Nghiên cứu và triển khai nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã
hội và nhân văn trong hệ thống chung của ĐHQGHN nhằm phục vụ sự
nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.
- Hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng và liên kết với các ngành, các địa
phương trong hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên và
phát huy mạnh mẽ vai trò của một trong những trường đại học đầu ngành của
cả nước.
Như vậy, nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ chính của
Nhà trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập, góp phần giải
quyết các yêu cầu của thực tiễn, thúc đẩy sự tiến bộ của khoa học – công
nghệ.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của Trường đã không ngừng
được kiện toàn để phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn. Nhằm đáp
ứng nhu cầu đào tạo nhân lực cho xã hội, một số khoa và bộ môn trực thuộc
đã được điều chỉnh và thành lập mới. Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trường
bao gồm:
- Ban Giám Hiệu
- Các phòng ban chức năng
- Các Khoa và Bộ môn trực thuộc
- Các Trung tâm
- Bảo tàng nhân học

10
1.2. Hoạt động NCKH của Trƣờng ĐH KHXH&NV
Trong những năm qua, cùng với các đơn vị thành viên của Đại học
Quốc gia Hà Nội, kế thừa những kết quả to lớn trong hoạt động nghiên cứu
và đào tạo của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV
đã và đang từng bước đưa hoạt động nghiên cứu và đào tạo theo hướng chuẩn
hóa và hiện đại hoá. Nhà trường xác định nhiệm vụ hàng đầu là nâng cao chất
lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, phấn đấu đưa Trường trở thành một
trung tâm đào tạo và nghiên cứu chất lượng cao trong cả nước. Chính vì vậy,
ngay từ những ngày đầu thành lập, hoạt động NCKH đã được coi là một trong
hai nhiệm vụ chính của Trường.
Các Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án của Đảng uỷ, Hội đồng Khoa học –
Đào tạo và Ban Giám hiệu đều xác định trọng tâm đẩy mạnh hoạt động
nghiên cứu khoa học nhằm không chỉ phục vụ nhiệm vụ đào tạo mà còn phục
vụ công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa và
hiện đại hoá; đáp ứng yêu cầu có tính chiến lược trong quá trình hoạch định
chính sách đào tạo và nghiên cứu khoa học ở các trường đại học – xây dựng
đại học nghiên cứu.
Trong mỗi giai đoạn, để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển hoạt động
đào tạo và nghiên cứu, Trường đều kịp thời xây dựng và ban hành những văn
bản chỉ đạo mang tính chiến lược. Nhằm đưa ra định hướng cho hoạt động
NCKH của Trường, phục vụ có hiệu quả cho đào tạo; giải quyết các vấn đề
đặt ra trên các lĩnh vực tư tưởng, xã hội của đất nước trong thời kỳ đổi mới;
Trường đã xây dựng “5 chương trình xây dựng và phát triển Trường ĐH
KHXH&NV, giai đoạn 1997-2000”. Một trong những nội dung quan trọng
của những chương trình này là xác định định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ
của công tác nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoa
học gắn liền với đào tạo, với nhu cầu xã hội, gắn với hợp tác quốc tế.

11
Tiếp đó, với tư cách là một Đại học nghiên cứu, đứng trước những
nhiệm vụ nặng nề về đào tạo và nghiên cứu; với mục đích xây dựng kế hoạch
NCKH dài hơi, phù hợp với sự phát triển về quy mô và chất lượng đào tạo,
đáp ứng nhu cầu của thực tiễn và xu hướng hội nhập, năm 2001, Trường đã
đưa ra “Những định hướng chủ yếu trong công tác nghiên cứu khoa học của
Trường ĐHKHXH&NV từ 2001 đến 2010”. Văn bản này đã xác định những
mục tiêu cơ bản và nhiệm vụ trong NCKH của Trường là tập trung nghiên
cứu cơ bản, nghiên cứu các vấn đề về lịch sử, văn hóa, tư tưởng, con người,
nghiên cứu về lý luận và thực tiễn xã hội; thông qua hoạt động nghiên cứu
đào tạo đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu có chất lượng cao. Những
mục tiêu và nhiệm vụ nói trên nhằm xây dựng Trường ĐH KHXH&NV trở
thành đại học nghiên cứu, đào tạo đa ngành với chất lượng cao, phát huy
được tiềm lực khoa học và đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và hiện đại
hóa đất nước.
Trong quá trình từng bước hoàn thiện hoạt động của Nhà trường, năm
2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu đã xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, hiện
đại hóa các hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 2003-2010.”
Trong đó, nhiệm vụ chính của công tác NCKH là nâng cao chất lượng và hiệu
quả của công tác NCKH, đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong nghiên cứu; tập
trung nghiên cứu về các vấn đề lý luận và phương pháp nghiên cứu, tổng kết
về lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn trong thế kỷ XX, nghiên cứu các
lĩnh vực liên quan đến đời sống văn hóa và tinh thần của người dân.
Hệ thống những văn bản mang tính chất định hướng nói trên đã khẳng
định sự phát triển mang tính bền vững trong hoạt động NCKH của Trường
ĐH KHXH&NV.
Nhằm triển khai thực hiện những định hướng đó, căn cứ vào kế hoạch
hoạt động NCKH của Bộ Khoa học – Công nghệ và Đại học Quốc gia Hà
Nội, định kỳ hàng năm, Trường đã chủ động xây dựng kế hoạch NCKH hàng

12
năm để trình Đại học Quốc gia xét duyệt, sau đó tổ chức triển khai phổ biến
đến các đơn vị về xây dựng hệ thống đề tài các cấp, tổ chức nghiên cứu khoa
học của sinh viên và các vấn đề liên quan mật thiết đến các hoạt động trên.
Những kế hoạch này được xây dựng và triển khai đến các đơn vị trước khi bắt
đầu một năm học, dựa trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký và
xét duyệt đề tài. Nội dung của các nhiệm vụ NCKH phải nằm trong định
hướng nghiên cứu trong giai đoạn 2001-2010; đáp ứng đủ các tiêu chí xét
chọn của Đại học Quốc gia Hà Nội.
Trong giai đoạn 1996 đến hết tháng 12/2006, tổng số đề tài các cấp đã
được thực hiện là 956 đề tài, trong đó có 4 đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài các
cấp ĐHQGHNHN (đặc biệt, trọng điểm, cấp ĐHQGHNHN), 34 đề tài cơ
bản, 5 dự án sản xuất thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường và hơn 291 đề tài
NCKH của sinh viên tham dự và đạt giải thưởng sinh viên NCKH cấp trường.
Những thành quả trên đây là kết quả của sự huy động nguồn nhân lực
tham gia tích cực vào hoạt động nghiên cứu của đội ngũ cán bộ, giảng viên
của Trường. Đội ngũ cán bộ khoa học với hàng chục giáo sư, phó giáo sư,
tiến sĩ khoa học và hàng trăm tiến sĩ, thạc sĩ hiện đang công tác tại Trường thể
hiện năng lực nghiên cứu mạnh so với các đơn vị đào tạo và nghiên cứu khác
trong cả nước. Đội ngũ này có khả năng đảm nhiệm những nhiệm vụ của
công tác đào tạo và nghiên cứu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn. So
với những ngày đầu thành lập Trường, hệ thống các ngành, chuyên ngành
được đào tạo và nghiên cứu trong Nhà trường đã được mở rộng và phát triển
theo hướng chuyên sâu.
Với số lượng, trình độ học vấn và hệ thống các chuyên ngành, các
ngành đào tạo trên đã tạo điều kiện và động lực thúc đẩy sự phát triển mang
tính bền vững trong hoạt động NCKH của Trường ĐH KHXH&NV.

13
1.3. Tài liệu NCKH của Trƣờng ĐH KHXH&NV
1.3.1. Khái niệm tài liệu NCKH
Theo Luật Khoa học Công nghệ, “NCKH là hoạt động phát hiện tìm
hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy, sáng tạo
các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn. NCKH bao gồm nghiên cứu cơ
bản và nghiên cứu ứng dụng”.
Toàn bộ quá trình thực hiện và kết quả của hoạt động này được ghi lại
trong các tài liệu NCKH.
Cho đến nay, hầu như chưa có một định nghĩa hoàn chỉnh về tài liệu
NCKH, khái niệm này chỉ được đề cập đến trong Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ thông qua khái niệm
hồ sơ NCKH: hồ sơ NCKH là những tài liệu phản ánh quá trình phát sinh,
diễn biến và kết thúc một vấn đề, một sự việc, một công việc, một nhiệm vụ
về khoa học.
Theo trình tự thực hiện có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành
các nhóm tài liệu sau:
* Nhóm tài liệu pháp lý, gồm
- Văn bản đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề
tài của chủ trì đề tài
- Quyết định của cơ quan quản lý khoa học giao đề tài
- Hợp đồng triển khai nghiên cứu
* Nhóm tài liệu nghiên cứu, gồm:
- Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm
- Các báo cáo chuyên đề
- Tài liệu các toạ đàm, hội thảo nằm trong phạm vi nghiên cứu của đề
tài
- Báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu đề tài, các bài báo công bố liên

quan đến đề tài


14
* Nhóm tài liệu nghiệm thu:
- Công văn của cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng
nghiệm thu
- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
- Biên bản họp nghiệm thu đề tài
- Phiếu nhận xét, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài
- Các bản nhận xét, đánh giá của phản biện, các thành viên khác trong
Hội đồng nghiệm thu (nếu có)
Theo lĩnh vực nghiên cứu, có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học
thành các loại:
* Tài liệu nghiên cứu về khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu về các
công trình nghiên cứu về toán học, vật lý, hóa học, sinh học
* Tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội bao gồm tài liệu về các công
trình nghiên cứu về các lĩnh vực văn học, ngôn ngữ học, sử học, triết học, tôn
giáo, văn hóa
* Tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật công nghệ bao gồm tài liệu về các
công trình nghiên cứu về nông nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ
thuật quân sự, chế tạo máy
* Tài liệu nghiên cứu các phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật bao
gồm tài liệu về các phát minh sáng chế trong nông nghiệp, công nghiệp ,
thường được sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất.
1.3.2. Số lƣợng, thành phần và nội dung tài liệu NCKH của Trƣờng
ĐH KHXH&NV
* Số lƣợng tài liệu
Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV bao gồm tài liệu của các đề
tài nghiên cứu thuộc nhiều cấp, bao gồm: đề tài cấp Nhà nước (mã số KX), đề

tài trọng điểm (mã số QGTĐ), đề tài đặc biệt (mã số QG), đề tài cấp Đại học
Quốc gia (mã số QX), dự án sản xuất thử nghiệm, đề tài cấp Trường (mã số T)


15
và đề tài NCKH của sinh viên đạt giải Sinh viên NCKH cấp Trường và dự thi
cấp Bộ. Tính đến thời điểm tháng 12/2006, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH đã thu
thập và lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu về các công trình NCKH của cán
bộ và sinh viên. Dưới đây là bảng thống kê số lượng các công trình nghiên
cứu được bảo quản tại Trường ĐH KHXH&NV.















16
Bảng 1: Số lƣợng công trình NCKH giai đoạn 1996-2006
STT
Cấp độ đề tài
Số lƣợng đề tài NCKH/dự án tính theo năm

1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
1.
Đề tài cấp Nhà nước



02


02

02



2.
Đề tài trọng điểm cấp
ĐHQGHNHN

04


04



02

3.
Đề tài đặc biệt cấp
ĐHQGHNHN
21


04


05


03
06
07
4.
Đề tài cơ bản

30
11
17
24
10


5.
Đề tài cấp ĐHQGHNHN
35
11
13
16
12
22
28
14
12
17
23
33
6.
Dự án sản xuất thử
nghiệm/nghiên cứu triển
khai

05








7.
Đề tài cấp Trường

16
28
16
16
22
24
32
27
47
18
24
8.
Đề tài NCKH của sinh viên
đạt giải cấp Trường và dự
thi cấp Bộ

36
36
36
38
44
45
56
TTổng số
56
27
41
47
28
110
110
99
103
121
94
120
956


17
Thông qua số liệu thống kê nói trên, chúng ta có thể thấy, số lượng đề
tài các cấp được triển khai hàng năm tăng dần đều, trung bình khoảng 100
đề tài mỗi năm, các đề tài nghiên cứu thuộc tất cả các ngành, các chuyên

ngành đào tạo của Trường.
* Thành phần tài liệu
Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 1996-2006
bao gồm toàn bồ bộ sơ đề tài NCKH được thực hiện trong giai đoạn này.
Các đề tài bao gồm đề tài cấp Nhà nước, cấp Đại học Quốc gia (đề tài
trọng điểm, đặc biệt, QX), đề tài cấp Trường, đề tài NCKH của sinh viên.
Trong đó, hồ sơ đề tài các cấp đều có đầy đủ các thành phần tài liệu được
hình thành từ quá trình đề xuất, phê duyệt, triển khai và nghiệm thu đề
tài. Riêng các đề tài NCKH của sinh viên chỉ có toàn văn công trình
nghiên cứu, những tài liệu khác liên quan đến việc tổ chức triển khai
nghiên cứu được lưu trong tập hồ sơ công việc tổ chức Hội nghị Khoa
học sinh viên của Trường. Ngoài ra, hồ sơ đề tài nghiên cứu cấp Nhà
nước hầu như không được lưu giữ nhiều vì không thuộc trách nhiệm quản
lý trực tiếp của Trường.
Tài liệu về một công trình NCKH được tập hợp trong một hồ sơ.
Sau khi các đề tài được nghiệm thu, chủ trì đề tài có trách nhiệm hoàn tất
các văn bản trong hồ sơ đề tài và giao nộp cho bộ phận quản lý khoa học.
Thành phần tài liệu trong mỗi hồ sơ đề tài NCKH bao gồm:
- Bản thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề tài của
chủ trì đề tài
- Quyết định của cơ quan quản lý khoa học giao đề tài
- Hợp đồng triển khai nghiên cứu
- Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm
- Báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu đề tài, các bài báo công bố
liên quan đến đề tài


18
- Công văn của cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng
nghiệm thu

- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
- Biên bản họp nghiệm thu đề tài
- Phiếu nhận xét, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài
- Các bản nhận xét, đánh giá của phản biện, các thành viên khác
trong Hội đồng nghiệm thu (nếu có).
- Các tài liệu khác.
* Nội dung của tài liệu
Mười năm hoạt động khoa học, những công trình nghiên cứu được
triển khai và nghiệm thu của Trường đã phủ khắp tất cả các ngành đào
tạo. Một vài con số thống kê sau đây thể hiện rõ các lĩnh vực được triển
khai nghiên cứu.
Về các đề tài trọng điểm và đề tài đặc biệt cấp Đại học Quốc gia,
trong những năm 2001-2004, Trường có 6 đề tài trọng điểm, trong đó
Văn học có 4 đề tài và 2 đề tài còn lại là của ngành Lịch sử.
Đề tài đặc biệt trong 4 năm là 21 đề tài. Trong đó ngành Báo chí,
Xã hội học, Ngôn ngữ học, Quốc tế học, Triết học, Đông phương học đều
có 2 đề tài, riêng ngành Văn học có 3 đề tài và một số đơn vị khác có 1 đề
tài.
Cũng trong giai đoạn nói trên, về đề tài cấp Đại học Quốc gia (mã
số QX), số liệu thống kê như sau: có 5 đề tài thuộc ngành Văn học (8 %),
ngành Triết học có 7 đề tài (12 %), ngành Tâm lý học có 2 đề tài (3,5%),
các ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đông phương học, Lịch sử
có 4 đề tài (7 %) và ngành Du lịch học có 3 đề tài (5,2%), ngành Tiếng
Việt và Văn hóa Việt Nam cho người nước ngoài có 8 đề tài (14%),
ngành Báo chí học có 1 đề tài (1,7%).


19
Những năm 2001 -2004, trong số 130 đề tài cấp trường có 12 đề tài
thuộc ngành Văn học (9,77 %), ngành Triết học có 8 đề tài (6,7 %),

ngành Tâm lý học có 7 đề tài (5,2%), ngành Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng có 5 đề tài (3,7%), ngành Đông phương học có 18 đề tài (14,2 %)
và ngành Du lịch học có 4 đề tài (3%), ngành Tiếng Việt có 7 đề tài
(5,2%), ngành Quốc tế học có 10 đề tài (7,5%)
Trên đây là số liệu thống kê về các đề tài nghiên cứu được thực
hiện trong những năm 2001-2004. Thông qua số liệu thống kê nói trên,
chúng ta có thể nhận thấy sự phân bố các đề tài ở hầu khắp các ngành đào
tạo.
Số liệu thống kê trong cả giai đoạn 1996-2006 sẽ mang lại cái nhìn
tổng quan hơn về nội dung các đề tài NCKH của trường.


















20
Bảng 2: Bảng tổng hợp thống kê số liệu đề tài NCKH

theo ngành đào tạo giai đoạn 1996-2006

Ngành
Cấp độ đề tài
Tổng
số
Tỷ lệ
Nhà
nƣớc
Trọng
điểm
Đặc
biệt
Cơ
bản
Đại học
Quốc
gia
Trƣờng
Báo chí


4
6
8
10
28
5.34%
Công tác quản lý

1
1
8
10
1.91%
Đông phương học



2
19
23
44
8.40%
Du lịch học




5
14
19
3.63%
Giáo dục thể chất

1
1
2
0.38%
Hán Nôm
1

1



2
0.38%
Khoa học chính trị


2
1
3
7
13
2.48%
Khoa học quản lý


1
1
2
9
13

2.48%
Kinh tế


1

3
6
10
1.91%
Lịch sử
1

2
7
20
32
62
11.83%
Luật học




4
7
11
2.10%
Lưu trữ học
&QTVP

1
6
7
14
2.67%
Ngôn ngữ học


4
4
16
13
37
7.06%
Quốc tế học


4
4
10
12
30
5.73%
Tâm lý học


2

3
7
14
26
4.96%
Thông tin thư viện




5
8
13
2.48%
Tiếng nước ngoài



1
3
13
17
3.24%
Tiếng Việt



7
14
15

36
6.87%
Tin học





2
2
0.38%
Triết học


1
2
22
21
46
8.78%
Văn học

1
3
2
24
28
58
11.07%
Xã hội học

5
12
14
31
5.92%
Tổng số
2
1
25
47
185
264
524
100%
Ghi chú: Số liệu của hai ngành Luật học và Kinh tế được tính từ năm 1996-2000. Từ năm 2001,
hai ngành đào tạo này không nằm trong danh mục các ngành đào tạo của Trường ĐH KHXH&NV


21
Ví dụ:
Đề tài năm 1996
Ngôn ngữ học

Mã số đề tài:
QX.96.01






Chủ trì đề tài:
PGS.PTS. Trần Chí Dõi, Khoa Ngôn ngữ

Tên đề tài:
Thực trạng giáo dục ngôn ngữ ở vùng dân tộc một số tỉnh
miền núi của VN

Tiếng Việt







Mã số đề tài:
QX.96.02






Chủ trì đề tài:
PGS.PTS. Đinh Thanh Huệ, Khoa Tiếng Việt

Tên đề tài:
Những mẫu câu thông dụng trong Tiếng Việt hiện đại
cho người nước ngoài

Báo chí







Mã số đề tài:
QX.96.03






Chủ trì đề tài:
GS.Hà Minh Đức, Khoa Báo chí

Tên đề tài:
Phong cách báo chí, những phong cách tiêu biểu của
báo chí VN

Lịch sử







Mã số đề tài:
QX.96.04






Chủ trì đề tài:
PGS.PTS. Hoàng Văn Khoán, Khoa Lịch sử

Tên đề tài:
Chùa tháp thời kỳ Lý - Trần, kiến trúc và điêu khắc

22
Công tác quản lý





Mã số đề tài:
T.96.01






Chủ trì đề tài:
PTS. Phạm Quang Long, Phó Hiệu trưởng

Tên đề tài:
Công tác đào tạo của Trường Đại học KHXHVNV:
Thực trạng và giải pháp
Đông phƣơng học

Mã số đề tài:
T.96.10






Chủ trì đề tài:
GV. Lê Đình Chỉnh, Khoa Phương Đông

Tên đề tài:
Mối quan hệ Lào - Việt 1954 - 1975

Đề tài năm 2007:
Ngôn ngữ học








Mã số đề tài:
QX.97.09

Chủ trì đề tài:
PTS. Lê Đông, Khoa Ngôn ngữ



Tên đề tài:
Tình thái trong Tiếng Việt, ngữ nghĩa, ngữ dụng các tiểu từ
tình thái Tiếng Việt


Kinh tế








Mã số đề tài:
QX.97.01

Chủ trì đề tài:
ThS. Nguyễn Thị Kim Nga, Khoa
Kinh tế



Tên đề tài:
Công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển bền vững
của Việt Nam giai đoạn 1996 - 2000










Đề tài năm 2001
Báo chí







Mã số đề tài:
CB-01-01

23
Chủ trì đề tài:
TSKH. Đoàn Hương, Khoa Báo chí

Tên đề tài:
Một số vấn đề của thi pháp văn học VN (trong sự
tham chiếu của tư tưởng văn hoá Phương Đông)
Lịch sử






Mã số đề tài:
CB-01-09

Chủ trì đề tài:
ThS. Phan Phương Thảo, Khoa Lịch sử

Tên đề tài:
Các tác giả sử học VN (giai đoạn 1945-2000) khu vực
phía Bắc

Qua số liệu đề tài nói trên có thể thấy, tuy sự phân bố đề tài ở các
ngành không đồng đều, song hầu như ngành đào tạo nào của Trường
cũng đều được triển khai nghiên cứu những đề tài có liên quan, phục vụ
trực tiếp cho hoạt động đào tạo của chuyên ngành đó. Nhìn chung, các đề
tài được ký hợp đồng và triển khai nghiên cứu, nghiệm thu theo đúng
định hướng đào tạo và nghiên cứu của Trường, gắn bó và phục vụ trực
tiếp cho công tác đào tạo 16 chuyên ngành đào tạo cử nhân, 49 chuyên
ngành đào tạo thạc sĩ, 52 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ.
Tuy nhiên, xét về tổng thể, các đề tài trong cùng một chuyên ngành
có xu hướng phân tán, chưa có sự ghép nối liên tục tạo thành những vấn
đề khoa học lớn, nhằm giải quyết những yêu cầu cấp thiết cho chuyên
ngành. Song kết quả khoa học của những đề tài đã được triển khai nghiên
cứu và nghiệm thu không chỉ có ý nghĩa về mặt lý luận của từng ngành
mà còn có giá trị thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của các vấn đề cấp thiết của
xã hội. Nội dung của các đề tài tập trung vào một số hướng chính sau
đây:
- Nghiên cứu hệ thống chính trị của đất nước
- Những biến đổi về cơ cấu xã hội thế kỷ XX
- Quá trình hội nhập đất nước: thành tựu và những vấn đề đặt ra


24
- Vai trò của khoa học xã hội và nhân văn trong quá trình công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
- Đời sống văn hóa tinh thần của ngưòi dân các khu vực ngoại
thành Hà Nội
- Phục vụ cho việc xây dựng chính sách của Đảng và Nhà nước về
các hoạt động văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ, chính sách dân tộc, xác định
chủ quyền lãnh thổ, …: bao gồm: các vấn đề lý luận và thực tiễn của văn
học Việt Nam thế kỷ X-XIX, thế kỷ XX, văn học dân gian Việt Nam; các
vấn đề về tâm lý học tư vấn; nghiên cứu các khuynh hướng ngữ nghĩa
học hiện đại; tổng thuật tình hình nghiên cứu Nho giáo trong nửa đầu thế
kỷ XX; thực trạng giáo dục ngôn ngữ các vùng dân tộc miền núi phía
Bắc; nâng cao chất lượng dào tạo cán bộ các ngành khoa học xã hội và
nhân văn ở Đại học Quốc gia Hà Nội, đổi mới phương pháp giảng dạy
các môn khoa học Mác Lê nin…
- Nghiên cứu các vấn đề chuyên môn phục vụ việc biên soạn các
giáo trình đào tạo và bài giảng môn học ở các bậc đào tạo.
Những kết quả nghiên cứu nói trên đã có những giá trị về mặt lý
luận và thực tiễn đối với hoạt động giảng dạy và nghiên cứu của trường
cũng như đáp ứng yêu cầu cấp thiết của xã hội, tư vấn có hiệu quả cho
Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định các chính sách liên quan đến
đời sống của người dân trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế. Toàn
bộ tài liệu liên quan đến quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của các
đề tài nghiên cứu khoa học nói trên đều được phản ánh chân thực và đầy
đủ trong hồ sơ đề tài. Do vậy, có thể nói, nội dung của khối tài liệu
NCKH của trường ĐH KHXH&NV rất phong phú, đa dạng và có giá trị cao.
(Phần giá trị của các tài liệu này sẽ được chúng tôi phân tích ở mục 1.3.3.)
Nội dung tài liệu của bất kỳ hồ sơ thuộc cấp độ đề tài nào đều phản
ánh từ việc đề xuất các ý tưởng, hướng nghiên cứu để hình thành nên các


25

đề tài nghiên cứu cụ thể (bản thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu
đăng ký đề tài của chủ trì đề tài); sau đó là thể hiện sự thẩm định và phê
duyệt về mặt nội dung khoa học cũng như pháp lý của cấp có thẩm quyền
giao đề tài (quyết định giao đề tài); thể hiện cơ chế ràng buộc về mặt tài
chính, thời gian tiến độ thực hiện và chất lượng khoa học của đề tài thông
qua bản hợp đồng triển khai nghiên cứu giữa chủ trì và cơ quan quản lý.
Sau khi hợp đồng nghiên cứu được ký kết, quá trình nghiên cứu được bắt
đầu. Những nội dung này được thể hiện trong các tài liệu điều tra, khảo
sát, hội nghị, hội thảo, các báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu của chủ
trì đề tài. Khi chủ trì đề tài đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu, các thủ
tục nghiệm thu bắt đầu được tiến hành. Nội dung này được thể hiện thông
qua nhóm tài liệu nghiệm thu (công văn đề nghị thành lập Hội đồng
nghiệm thu, quyết định thành lập Hội đồng, biên bản họp Hội đồng, phiếu
nhận xét đánh giá kết quả nghiên cứu, các bản nhận xét của thành viên
Hội đồng ).
Tóm lại, nội dung tài liệu hồ sơ NCKH của Trường ĐH
KHXH&NV thể hiện toàn bộ những vấn đề liên quan đến việc hình
thành, triển khai nghiên cứu và nghiệm thu các đề tài NCKH và toàn bộ
khối hồ sơ này bao quát tất cả những ngành chuyên môn đã và đang được
đào tạo tại Trường.
1.3.3. Vai trò và giá trị của tài liệu NCKH đối với hoạt động
của Trƣờng ĐH KHXH&NV
* Đối với hoạt động quản lý NCKH
Cùng với đào tạo, NCKH là một trong các chức năng chính của các
trường đại học. Do vậy, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý hoạt động
NCKH là cần từng bước đưa hoạt động này vào ổn định và nâng cao chất
lượng quản lý nhằm phát huy các nguồn lực nghiên cứu phục vụ cho sự
nghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và giải quyết các vấn đề

26
của thực tiễn đời sống xã hội trong thời kỳ đổi mới. Ngoài ra, tiêu chí để
đánh giá kết quả hoạt động NCKH của một đơn vị đào tạo là căn cứ vào
số lượng và chất lượng các công trình nghiên cứu, căn cứ vào giá trị khoa
học cũng như giá trị thực tiễn của các công trình cũng như việc kết hợp
chặt chẽ với hoạt động đào tạo, căn cứ vào mối liên hệ mật thiết giữa đào
tạo và nghiên cứu, trong đào tạo có nghiên cứu và nghiên cứu để nâng
cao chất lượng đào tạo.
Để đảm bảo các yếu tố này, các đề tài nghiên cứu cần được quản lý
chặt chẽ từ khâu xây dựng định hướng nghiên cứu lớn, xây dựng hệ thống
các đề tài nhỏ triển khai xoay quanh các định hướng đó; việc giao đề tài
cần căn cứ trên hệ thống đề tài đã được thực hiện để tránh triển khai
những đề tài có sự trùng lặp một phần hay toàn bộ nội dung với đề tài đã
thực hiện. Thông tin từ hệ thống tài liệu lưu trữ các đề tài NCKH có thể
giúp cho bộ phận quản lý NCKH tránh được tình trạng đầu tư trùng lặp,
dàn trải, tránh lãng phí và nâng cao chất lượng các đề tài được triển khai
nghiên cứu và xác định được các hướng nghiên cứu trong thời gian tới,
phát triển hợp tác nghiên cứu với các đơn vị khác trong nước, trong khu
vực và quốc tế.
Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đào tạo đều có quá trình hình thành và
phát triển. Do đó, việc lưu trữ và thống kê các công trình nghiên cứu khoa
học của các ngành trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp tổng kết,
đánh giá những thành tựu NCKH của Nhà trường, tìm ra được những hạn
chế, nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, từng bước đưa
hoạt động NCKH có bước phát triển bền vững.
Một yếu tố quan trọng nữa là căn cứ vào các tài liệu NCKH, tuỳ
từng cấp độ đề tài, Nhà trường có sự phân bổ và điều chỉnh kinh phí hàng
năm sao cho phù hợp với quá trình triển khai nghiên cứu các đề tài.

27
* Đối với công tác quản lý nhân sự, thi đua khen thưởng:
Như đã trình bày ở trên, NCKH là nhiệm vụ của các trường đại học
và theo đó hoạt động này là một nhiệm vụ của các giảng viên và cán bộ.
NCKH là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành
nhiệm vụ của giảng viên và cán bộ. Kết quả thi đua hàng năm được xác
định dựa trên tiêu chí NCKH. Cụ thể là việc đăng ký đề tài, triển khai
nghiên cứu và nghiệm thu đúng thời hạn.
Thông qua việc nắm thông tin về các đề tài nghiên cứu đã triển
khai và được nghiệm thu của từng cán bộ, Phòng Tổ chức cán bộ sẽ có
được các số lượng đề tài NCKH mà cán bộ đã thực hiện trong từng năm.
Đây cũng là cơ sở để đánh giá mực độ hoàn thành nhiệm vụ công tác, xét
thi đua khen thưởng hoặc xử lý vi phạm và kỷ luật.
Ví dụ như năm 2005, trong tổng số 40 đề tài đã nghiệm thu, có 15
công trình được đề nghị Hội đồng khen thưởng các cấp xét duyệt. Cũng
trong năm 2005, Trường đã ban hành quyết định xử lý hơn 40 trường hợp
chủ trì đề tài quá hạn mà chưa nghiệm thu cũng như không thể tiếp tục
triển khai.
* Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học
Một trong những yêu cầu tiên quyết đối với các công trình nghiên
cứu khoa học là phải có sự kế thừa và có những đóng góp mới. Vì vậy,
trong quá trình thực hiện đề tài, các nhà nghiên cứu phải tham khảo và kế
thừa những kết quả nghiên cứu đã có trước đó. Sự kế thừa này giúp ích
cho việc tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí cho chủ trì đề tài. Nếu
các công trình nghiên cứu khoa học được lưu trữ và tổ chức khai thác sử
dụng tốt sẽ là nguồn tài liệu quý giá để các những người nghiên cứu sau
có thể tham khảo và kế thừa. Ngoài ra, những thông tin này cũng giúp
cho việc kiểm tra, đánh giá những đóng góp mới của các công trình
nghiên cứu.

28

* Đối với các cán bộ, giảng viên
Các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên nếu
được sắp xếp một cách có hệ thống sẽ giúp Trường thống kê, đánh giá
các công trình nghiên cứu mà họ đã thực hiện trong quá trình học tập
hoặc công tác ở trường. Ngoài ra, việc bảo quản tốt các công trình nghiên
cứu của các cán bộ, giảng viên cũng giúp bảo vệ quyền tác giả cho người
thực hiện đề tài nghiên cứu.
Việc lưu trữ tốt các đề tài NCKH còn giúp cho cán bộ, giảng viên
có đủ minh chứng để lập hồ sơ phong học hàm, học vị, các danh hiệu của
các giảng viên, nhà giáo Một trong những thành phần quan trọng của
hồ sơ đề nghị là minh chứng về các kết quả nghiên cứu khoa học đã thực
hiện như Hợp đồng nghiên cứu, Quyết định giao đề tài, Quyết định thành
lập Hội đồng nghiệm thu, Biên bản nghiệm thu Tuy nhiên, hầu hết các
giảng viên đều khó có thể lưu trữ tốt hồ sơ liên quan đến các đề tài
NCKH mà mình đã thực hiện. Do vậy, khi cần tra tìm thông tin và sao lục
những tài liệu nói trên thì các giảng viên chỉ có thể tìm được ở Phòng
QLNCKH&ĐTSĐH nơi quản lý những hồ sơ này.
Trong những năm qua, mặc dù không phải là nơi có trách nhiệm
lưu giữ lâu dài các đề tài NCKH song Phòng QLNCKH&ĐTSĐH đã bảo
quản tương đối tốt các hồ sơ NCKH và giúp ích cho việc sao chụp những
tài liệu cho những cá nhân có nhu cầu.
Tóm lại, tài liệu NCKH nói chung và tài liệu NCKH của Trường
ĐH KHXH&NV nói riêng có nhiều ý nghĩa và giá trị. Vì vậy, các Trường
đại học, trong đó có Trường ĐH KHXH&NV cần tổ chức quản lý và
phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng để phát huy các giá trị của tài liệu
NCKH.

29

Chuơng 2. Thực trạng tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu
NCKH của Trƣờng ĐH KHXH&NV
2.1. Các văn bản chỉ đạo việc tổ chức quản lý và khai thác
sử dụng tài liệu NCKH
“Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2001-2010” của Ban Chấp
hành Trung ương Đảng khóa VIII được thông qua tại Đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ IX đã đề ra nhiệm vụ tăng cường tiềm lực và đổi mới
cơ chế quản lý khoa học và công nghệ để khoa học và công nghệ thực sự
trở thành động lực phát triển đất nước. Nhiệm vụ trọng tâm này đã được
thể chế bằng Luật Khoa học và Công nghệ, trong đó nhấn mạnh Khoa
học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công
nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nước. Thực
hiện chủ trương đó, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã chú
trọng đầu tư về nhân lực, kinh phí cho các hoạt động khoa học và công
nghệ nói chung, trong đó ưu tiên cho việc thực hiện những đề tài nghiên
cứu khoa học nhằm giải quyết những vấn đề về con người, kinh tế, xã
hội, văn hóa, tư tưởng, khoa học kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của quá trình
phát triển đất nước trong thời kỳ hội nhập. Quá trình thực hiện những đề
tài NCKH nêu trên đã sản sinh một khối lượng lớn những tài liệu có liên
quan đến toàn bộ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của các hoạt
động nghiên cứu.
Theo quy định hiện hành, việc quản lý những hồ sơ đề tài được
thực hiện trong cả hai giai đoạn: giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ
của tài liệu. Những quy định của Nhà nước về lưu trữ tài liệu khoa học

công nghệ nói chung và tài liệu NCKH nói riêng ở nước ta được đề cập
đầu tiên trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ


30
được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội
đồng chính phủ. Nghị định nêu rõ “Những công văn, tài liệu sau khi được
giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng
lưu trữ của cơ quan hoặc các kho lưu trữ trung ương hoặc địa phương để
tra cứu và sử dụng khi cần thiết gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, tài
liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan
gồm các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh,
băng ghi âm v.v.”
Ngày 04/4/2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã công bố Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia để điều chỉnh các hoạt động liên quan đến lưu trữ
tài liệu nói chung. Tài liệu lưu trữ NCKH cũng nằm trong phạm vi điều
chỉnh của Pháp lệnh. Tại Điều 1 của Pháp lệnh ghi rõ “Tài liệu lưu trữ
quốc gia là tài liệu có giá trị về kinh tế, quốc phòng, an ninh ngoại giao,
văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời
kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ
quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật
lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực
tiễn.”
Như vậy, theo những quy định nêu trên thì toàn bộ tài liệu liên
quan đến hoạt động khoa học công nghệ nói chung và tài liệu NCKH nói
riêng hình thành trong hoạt động của các cơ quan đơn vị có liên quan đến
hoạt động khoa học công nghệ là một thành phần quan trọng của Phông
Lưu trữ quốc gia. Do vậy, những tài liệu này cần được lưu trữ và quản lý
tập trung thống nhất.

Cho đến nay, Nhà nước ta chưa ban hành những văn bản quy định
riêng về tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu