Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông ủy ban nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung Ương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYẾN THỊ LAN ANH

NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU
TÀI LIỆU PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ (Lưu trữ học và Tư liệu học)
Mã số: 60 32 20

Người hướng dẫn khoa học:
PGS. VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN

Hà Nội, 2006

1


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU…………………………………………………………………

Tr. 6

1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………....

6

2. Mục tiêu của đề tài……………………………………………………..

8

3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu……………………………………...

8

4. Nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………………..

9

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề……………………………………………..

9

6. Các nguồn tài liệu tham khảo………………………………………….

14

7. Phƣơng pháp nghiên cứu………………………………………………

14

8. Đóng góp của đề tài……………………………………………………

16

9. Bố cục của đề tài……………………………………………………….

16

NỘI DUNG………………………………………………………………

18

Chƣơng 1. Bảng thời hạn bảo quản công cụ chủ yếu để xác định
giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức..

18

1.1. Khái niệm, mục đích, cơng dụng của bảng thời hạn bảo quản
tài liệu…………………………………………………………………….

18

1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu…………………………….

21

1.3. Tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu trong công tác văn thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta…………………..

25

1.3.1. Một số bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc xây dựng, ban hành
và áp dụng………………………………………………………………...

25

1.3.2. Ƣu, nhƣợc điểm của các loại bảng thời hạn bảo quản đã đƣợc
xây dựng, ban hành và áp dụng…………………………………………..

26

Chƣơng 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn
bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………….

45

2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công
tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………………..

45

2.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong
hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………..

52

2.3. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thời
hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh………………….

59

2.3.1. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu………………..

60

2.3.2. Các yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản...

64

4


Chƣơng 3. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban
nhân dân tỉnh……………………………………………………………

78

3.1. Khái quát về phƣơng pháp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu
tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………...

80

3.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh….

80

3.2.1. Hƣớng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông
Uỷ ban nhân dân tỉnh……………………………………………………..

83

3.2.2. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh..

89

KẾT LUẬN………………………………………………………………………...

138

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………

141

5


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công tác lƣu trữ, xác định giá trị là một lĩnh vực nghiệp vụ quan
trọng. Nhiệm vụ chủ yếu của lĩnh vực nghiệp vụ này là nghiên cứu xác định,
lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu khơng
có giá trị để tiêu huỷ. Trong số những tài liệu giữ lại để bảo quản, có hai loại
giá trị: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có giá trị bảo quản có
thời hạn.
Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, bản thân giá trị của tài liệu
đã cho thấy đây là loại tài liệu phải bảo quản vô thời hạn. Đối với tài liệu có
giá trị bảo quản có thời hạn, trƣớc đây, ngành lƣu trữ nƣớc ta thƣờng chia làm
2 mức độ: Tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và tài liệu có giá trị bảo quản
tạm thời. Trong đó, tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và tạm thời chƣa đƣợc
xác định số năm bảo quản cụ thể cho từng loại tài liệu. Do vậy, nhiều tài liệu
đƣợc bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng, ảnh hƣởng đến chất
lƣợng của từng phơng lƣu trữ nói riêng và của cả phơng lƣu trữ quốc gia nói
chung, lãng phí trong việc đầu tƣ kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản
những tài liệu khơng thật sự có giá trị.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia quy định: “Cục

trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài
liệu tiêu biểu; ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực ở
trung ƣơng ban hành bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành” [11,22]. Tuy
nhiên, cho đến nay, do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc chƣa ban hành đƣợc
bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu theo quy định của Nhà nƣớc, nên các
cơ quan cịn gặp khó khăn trong việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài
liệu cho ngành, cho địa phƣơng. Vì vậy, việc xây dựng các loại bảng thời hạn
bảo quản tài liệu - công cụ quan trọng của công tác xác định giá trị tài liệu - là

6


một trong những nhiệm vụ cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta nói chung và
lƣu trữ các địa phƣơng nói riêng.
Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (sau đây gọi
chung là UBND cấp tỉnh) là cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, có vị
trí quan trọng trong hệ thống chính quyền nhà nƣớc. Trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc trên các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng theo quy
định của Hiến pháp và các văn bản pháp luật, UBND cấp tỉnh hình thành nên
một hệ thống các văn bản quản lý nhà nƣớc có khối lƣợng lớn và nội dung
phong phú, đa dạng. Những hồ sơ, tài liệu này phản ánh quá trình lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND cấp tỉnh trên mọi mặt của đời sống
chính trị, kinh tế, xã hội… ở địa phƣơng. Vì vậy, chúng có giá trị về nhiều
mặt: nghiên cứu khoa học, lịch sử và phục vụ thực tiễn công tác chỉ đạo, quản
lý của UBND cấp tỉnh. Theo báo cáo hàng năm của các Trung tâm Lƣu trữ
tỉnh gửi về Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, trong số các phông tài liệu bảo
quản tại kho của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, phông tài liệu của UBND luôn
chiếm khối lƣợng lớn nhất, nội dung tài liệu đa dạng, tổng hợp và có số lƣợng
ngƣời khai thác, sử dụng nhiều nhất. Điều đó cho thấy khối tài liệu cơ quan

UBND trong thành phần tài liệu của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có một vai
trị và ý nghĩa hết sức quan trọng.
Tuy nhiên, chính vì thành phần, nội dung tài liệu đa dạng, phong phú nên
khối tài liệu cơ quan UBND cấp tỉnh có những mức độ giá trị khác nhau, do
đó cần đƣợc định thời hạn bảo quản phù hợp với từng loại. Đây chính là một
vấn đề nghiệp vụ mà các cơ quan lƣu trữ cấp tỉnh quan tâm từ nhiều năm nay,
song vẫn cịn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong việc quy định thời hạn bảo
quản cho tài liệu. Từ góc độ của những ngƣời làm công tác nghiên cứu khoa
học về văn thƣ, lƣu trữ, chúng tôi nhận thấy cần phải có sự chỉ đạo thống
nhất từ phía cơ quan quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ về vấn đề này. Mặc
dù vậy, đây là một vấn đề quan trọng và phức tạp, cần tiến hành nghiên cứu
khoa học thì mới xác định đƣợc chính xác thời hạn bảo quản tài liệu của loại
7


phông tài liệu UBND cấp tỉnh. Và trên cơ sở đó, cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền mới ban hành đƣợc các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề Nghiên cứu, xây
dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương làm đề tài luận văn cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đặt ra các mục tiêu cần phải giải quyết
sau đây:
Một là, trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xác định thời
hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh;
Hai là, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND tỉnh (có chỉ dẫn số năm bảo quản cụ thể cho từng nhóm tài
liệu).
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
Về phạm vi nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phông UBND tỉnh.
Tài liệu của Hội đồng nhân dân, đồn Đại biểu Quốc hội tỉnh khơng là đối
tƣợng nghiên cứu của đề tài vì theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân năm 2003, Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nƣớc ở
địa phƣơng, đƣợc tổ chức ở các đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp huyện và cấp
xã. Nhƣ vậy, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh là cơ quan độc lập, có đủ điều kiện
thành lập phơng lƣu trữ, tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh không thuộc
thành phần tài liệu của UBND cấp tỉnh.
Đồng thời, do mục đích và mục tiêu của đề tài, chúng tơi chỉ nghiên cứu
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh những năm gần đây,
không nghiên cứu những tài liệu thuộc phơng UBND tỉnh có thời gian hình
thành từ các giai đoạn lịch sử trƣớc.

8


Về đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về thời hạn bảo quản
của loại hình tài liệu hành chính. Các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật,
phim ảnh, ghi âm không thuộc đối tƣợng nghiên cứu của đề tài này.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài này, tác giả đã thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu mục đích, ý nghĩa, cấu tạo và cách xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
UBND cấp tỉnh.
- Khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND cấp tỉnh.
- Vận dụng các vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định giá trị tài
liệu nói chung và việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng.
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong

hoạt động của UBND cấp tỉnh.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ là vấn đề đƣợc quan tâm
trong lịch sử ngành lƣu trữ cả trong và ngoài nƣớc. Một trong những nƣớc có
nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực lƣu trữ mà chúng tơi có điều kiện tìm hiểu
là Liên bang Nga đã nghiên cứu vấn đề bảng thời hạn bảo quản và xây dựng
các loại bảng thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu lƣu trữ từ nhiều năm
nay. Trong “Lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung
cho các Viện lƣu trữ nhà nƣớc Liên Xô” do Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô xuất
bản năm 1974, lý luận về xây dựng bảng thời hạn bảo quản dựa trên lý luận
chung về xác định giá trị tài liệu. Tổng cục Lƣu trữ Liên Xơ và sau đó là Lƣu
trữ Liên bang Nga đã xây dựng và ban hành một số loại bảng thời hạn bảo
quản các loại tài liệu quản lý nhà nƣớc tiêu biểu, tài liệu chuyên môn, tài liệu
của một số cơ quan, tổ chức, nông trƣờng, xí nghiệp…Trong các bảng thời
9


hạn bảo quản đó, các nhóm loại hồ sơ, tài liệu đều đƣợc quy định thời hạn bảo
quản bằng số năm cụ thể.
Ở nƣớc ta, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu là vấn đề đƣợc
nghiên cứu tƣơng đối nhiều ở các mức độ và hình thức nghiên cứu khác nhau.
Có thể kể đến các giáo trình giảng dạy, các luận văn, đề tài nghiên cứu, các
hội nghị, hội thảo khoa học, các bài viết trên các tạp chí...
- Giáo trình đại học Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ do Nhà xuất bản
Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 và cuốn sách chuyên
khảo Công tác lƣu trữ Việt Nam do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, Nhà xuất bản
Khoa học xã hội xuất bản năm 1987 là những cuốn sách trình bày, hƣớng dẫn
một cách hệ thống những vấn đề lý luận và thực tiễn, nghiệp vụ cơ bản của
công tác lƣu trữ, nên vấn đề bảng thời hạn bảo quản chỉ đƣợc đề cập trong
chƣơng xác định giá trị tài liệu dƣới dạng lý luận chung chứ chƣa trình bày

những nội dung liên quan đến phƣơng pháp nghiên cứu, xây dựng và ban
hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan nói chung và lƣu trữ địa
phƣơng nói riêng.
Cuốn sách Phƣơng pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan của
tác giả Dƣơng Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm
1998 (đƣợc tái bản năm 2002 với tên gọi Xác định giá trị để lựa chọn và loại
huỷ tài liệu trong các cơ quan) tuy có đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn
và công cụ xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tập trung mô tả các quy trình
xử lý nhằm lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan theo phƣơng pháp đơn
giản chứ không giải quyết vấn đề nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu, nhất
là các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu phơng UBND tỉnh.
- Đối với hình thức hội thảo khoa học, Hội nghị khoa học Xác định giá trị
tài liệu do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1994 đã đề cập đến vấn đề xây
dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có các vấn đề nhƣ “Về thời hạn
và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nƣớc” (PGS. Nguyễn
Văn Hàm), “Một vài suy nghĩ về xác định thời hạn bảo quản và phạm vi giao
10


nộp hồ sơ các vụ án hình sự” (Hồ Văn Quýnh), “Cơ sở xác định thời hạn bảo
quản tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản” (PTS. Nguyễn Cảnh Đƣơng). Ngoài
ra, tại các Hội nghị khoa học hàng năm của sinh viên do Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phịng, Trƣờng Đại học KHXH &NV tổ chức cũng có một số
báo cáo khoa học về vấn đề xác định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo
quản, chẳng hạn nhƣ: “Xây dựng các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài
liệu - một vấn đề cấp thiết của ngành lƣu trữ nƣớc ta” của Nguyễn Mạnh
Cƣờng, năm 2000; “Xác định giá trị tài liệu phông lƣu trữ Bộ Công nghiệp”
của Đặng Thị Thu Trang, năm 2004. Các báo cáo này ngoài phần lý luận
chung về xác định giá trị tài liệu và công cụ xác định giá trị tài liệu, chủ yếu
trình bày các vấn đề liên quan đến việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho

một loại tài liệu chuyên ngành hoặc một cơ quan cụ thể. Các vấn đề đƣợc trao
đổi chƣa đề cập đến chủ đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu
trữ ở địa phƣơng.
Chọn vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu làm đề tài khoá luận
tốt nghiệp đại học hoặc luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học và quản
trị văn phòng, có thể kể đến các khố luận “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản tài liệu lƣu trữ phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An (từ năm
1991 đến nay)” của Trần Thị Hồi Thanh, năm 2002, khố luận “Tìm hiểu các
bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan lƣu trữ cấp bộ và cơ quan trung
ƣơng” của Nguyễn Thị Dịu, năm 2002, khoá luận “Xây dựng bảng kê tài liệu
hình thành trong hoạt động của Bộ Công nghiệp (kèm theo thời hạn bảo
quản)” của Trần Ngọc Lan, năm 2003, luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng
bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của Tỉnh uỷ
và các Ban tham mƣu, giúp việc Tỉnh uỷ” của Nguyễn Thị Hồng Phƣợng,
năm 2003.
Các đề tài này đã có những đóng góp cơ bản trong việc nghiên cứu cơ sở
lý luận và thực tiễn xây dựng bảng thời hạn bảo quản. Kết quả nghiên cứu của
đề tài là bảng thời hạn bảo quản của một cơ quan cụ thể. Những bảng thời
hạn bảo quản này có tác dụng làm cơ sở để cơ quan đó tham khảo, xem xét
11


vận dụng hoặc có thể hồn thiện, bổ sung để ban hành chính thức. Tuy nhiên,
trong số các đề tài nghiên cứu nói trên, chƣa có đề tài nào nghiên cứu xây
dựng bảng thời hạn bảo quản cho một loại hình tài liệu phổ biến của những cơ
quan có cùng chức năng nhƣ các UBND cấp tỉnh.
- Vấn đề bảng thời hạn bảo quản tài liệu cũng đƣợc đề cập trong các bài
viết trao đổi về nghiệp vụ đƣợc đăng trên Tạp chí của ngành: Đã có một số
bài viết về bảng thời hạn bảo quản nhƣ “Hiện nay ở nƣớc ta nên làm bảng
thời hạn bảo quản gì” của tác giả Lê Văn In, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ số

4/1974), “Giới thiệu một số loại bảng kê đƣợc dùng cho cơng tác đánh giá tài
liệu ở Cộng hồ dân chủ Đức” của tác giả Hà Huề, (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ
số 1/1988), “Vai trò của bản thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác
định giá trị tài liệu” của tác giả Trần Đạo và Thái Hà, (Tạp chí Lƣu trữ Việt
Nam, số 1/1992), “Ý nghĩa quan trọng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên ngành” của tác giả Hà Huề, (Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4/1993).
Các bài viết này nhằm làm sáng tỏ khái niệm, vai trò cũng nhƣ sự cần thiết
của bảng thời hạn bảo quản trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu lƣu
trữ của các cơ quan, đồng thời đƣa ra những đề xuất về mặt phƣơng hƣớng
tiến hành nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế công tác
lƣu trữ nƣớc ta.
- Đối với hình thức văn bản nghiệp vụ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn
kiện mẫu do Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành từ năm 1975 là văn bản
mang tính chất chỉ đạo nghiệp vụ, làm căn cứ cho các ngành, các địa phƣơng
xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, văn bản này đã
có nhiều điểm khơng cịn phù hợp với thực tế. Ngồi ra, trƣớc đó, năm 1965,
chun gia lƣu trữ Liên Xô Kunticôv đã giúp Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng xây
dựng dự thảo bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện tiêu biểu của các cơ
quan nhà nƣớc theo mơ hình bảng thời hạn bảo quản của Liên Xơ. Do có
những điểm chƣa thật sự thích hợp với tình hình tài liệu của Việt Nam nên dự
thảo này khơng đƣợc ban hành chính thức.
12


- Ở một số bộ, ngành, cơ quan trung ƣơng và địa phƣơng, vấn đề xây dựng
bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã đƣợc nghiên cứu ở hình thức đề tài nghiên
cứu khoa học. Có thể kể đến các đề tài nhƣ : “Nghiên cứu xây dựng bảng thời
hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu để
lựa chọn bổ sung vào các kho lƣu trữ thành phố, lƣu trữ UBND quận, huyện,
phƣờng, xã”, Chủ nhiệm Lê Văn In, H: 1996, “Xác định giá trị tài liệu và xây

dựng bảng thời hạn bảo quản của Phông Quốc hội nƣớc CHXHCN Việt
Nam”, Mã số 94-98-108(ĐT), Chủ nhiệm Nguyễn Trọng Thƣ, H:1996, “Bảng
thời hạn bảo quản phơng lƣu trữ chính quyền thành phố Hà Nội”, chủ nhiệm
Nguyễn Thịnh Thành, “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu thuộc phông
HĐND, UBND tỉnh và HĐND, UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh Hà
Giang”, mã số KX-HG-04(04), chủ nhiệm Hoàng Văn Sún.
Những năm 1996, 1997, Văn phòng UBND tỉnh Đắc Lắc, Văn phòng
UBND tỉnh Quảng Ngãi đã chủ trì nghiên cứu đề tài Nghiên cứu xây dựng
bảng thời hạn bảo quản phông lƣu trữ UBND tỉnh. Tuy nhiên, những đề tài
này chƣa đƣợc nghiệm thu. Thời gian gần đây, một số bộ, ngành ở trung ƣơng
nhƣ Tổng cơng ty Bƣu chính Viễn thơng VN, Bộ Tài chính và một số tỉnh,
thành phố nhƣ Hà Nội, Hà Giang, Yên Bái, Vĩnh Long đã tiến hành nghiên
cứu, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu lƣu trữ của
ngành, cơ quan, địa phƣơng hoặc của một phông lƣu trữ cụ thể. Thời gian
gần đây, UBND tỉnh Vĩnh Long mới ban hành Bảng xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu phông lƣu trữ UBND tỉnh Vĩnh Long, đây có thể coi là
tỉnh đầu tiên trong cả nƣớc ban hành chính thức một văn bản mang tính chất
hƣớng dẫn nghiệp vụ về thời hạn bảo quản tài liệu trong phạm vi một phông
lƣu trữ cụ thể. (Một số bảng thời hạn đã đƣợc nghiên cứu, xây dựng, ban hành
và áp dụng sẽ đƣợc trình bày cụ thể ở chƣơng sau)
Có thể nói, vấn đề thời hạn bảo quản đã đƣợc nghiên cứu ở các hình thức
và góc độ khác nhau, từ nghiên cứu lý luận đến việc vận dụng vào thực tiễn
xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản ở một số ngành, cơ quan. Tuy
nhiên, nhìn chung các kết quả nghiên cứu vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu
13


thực tế cụ thể. Đặc biệt, chƣa có một cơng trình nghiên cứu nào đi sâu nghiên
cứu xây dựng loại bảng thời hạn bảo quản ở dạng mẫu để làm căn cứ xác định
giá trị và định thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu phổ biến hình thành với

tốc độ ngày càng tăng là tài liệu quản lý nhà nƣớc tại các UBND cấp tỉnh.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các
sách lý luận và thực tiễn của Nga và Việt Nam, các đề tài nghiên cứu khoa
học trong ngành, các bài viết trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam; các
khố luận tốt nghiệp cử nhân, các báo cáo khoa học, các luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ của nhiều tác giả về đề tài xác định giá trị tài liệu và bảng thời hạn bảo
quản tài liệu. Bên cạnh đó, chúng tơi còn nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu
khác nhƣ hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ và
những lĩnh vực khác có liên quan, đặc biệt là Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm
2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thƣ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lƣu trữ quốc gia, Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân số 11/2003/QH ngày
26/11/2003 đƣợc ban hành bằng Lệnh số 21/2003/L-CTN ngày 10/12/2003
của Chủ tịch nƣớc, Quy chế làm việc mẫu của UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng ban hành kèm theo Quyết định số 53/2006/QĐ-TTG ngày
08/3/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ, Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày
08/11/2005 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
Ngoài ra, một nguồn tài liệu tham khảo quan trọng đã đƣợc sử dụng là các
danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND một số tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phƣơng
pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác - Lênin đƣợc thể hiện ở chủ
14


nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, giúp cho việc xem xét, nghiên

cứu vấn đề theo quan điểm chính trị, lịch sử, tồn diện và tổng hợp. Chúng tôi
đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ phƣơng pháp phân tích
chức năng, phƣơng pháp hệ thống, khảo sát thực tế ở một số cơ quan trung
ƣơng và địa phƣơng, thực hiện điều tra bằng phiếu điều tra gửi tới các cơ
quan lƣu trữ. Chúng tôi cũng đã tìm hiểu những vấn đề lý luận xác định giá
trị tài liệu nói chung, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nói riêng để
đƣa ra những căn cứ cho việc định thời hạn bảo quản cũng nhƣ phƣơng pháp
xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu hình thành trong hoạt động của
UBND tỉnh.
Vận dụng phƣơng pháp phân tích chức năng và phƣơng pháp hệ thống,
chúng tơi tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan UBND
tỉnh trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nƣớc và các hệ thống tài liệu hình
thành trong hoạt động của UBND để từ đó xác định tầm quan trọng, ý nghĩa
của khối tài liệu này trong thành phần tài liệu của Phông lƣu trữ Quốc gia nói
chung và của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh nói riêng.
Để có các thơng tin, số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng
tôi đã áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn những ngƣời làm công tác lƣu trữ ở
một số Trung tâm Lƣu trữ tỉnh mà chúng tơi có điều kiện tiếp xúc trực tiếp.
Ngồi ra, chúng tơi cịn gửi phiếu điều tra về tình hình xây dựng, ban hành
bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho 64 Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng và đã nhận đƣợc 25 văn bản trả lời chính thức của 25
Trung tâm Lƣu trữ tỉnh. Những văn bản này đã cung cấp khá nhiều thông tin
cho việc nghiên cứu đề tài. Chúng tôi cũng đã nghiên cứu, tham khảo và phân
tích, so sánh các kết quả nghiên cứu đề tài, các bảng thời hạn bảo quản đƣợc
xây dựng, ban hành và áp dụng của một số tỉnh, thành phố.
Một phƣơng pháp nghiên cứu nữa mà tác giả đề tài đã sử dụng là trao đổi,
xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm về lĩnh vực xác định
giá trị tài liệu, hiện đang công tác tại Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, các
15

Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia và các giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên
Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội
và nhân văn.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đạt đƣợc những mục tiêu đề ra nhƣ trên, theo chúng tơi, đề tài nghiên
cứu của luận văn sẽ có những ý nghĩa chính sau đây:
- Về mặt lý luận: Làm rõ đƣợc vai trò, ý nghĩa của bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trong việc xác định giá trị tài liệu phơng UBND cấp tỉnh, một loại
hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn và giá trị cao nhất trong thành phần tài liệu
của các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng.
- Về mặt thực tiễn: Do mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xây dựng loại
bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng nên nó sẽ có ý nghĩa tham khảo và vận dụng trong xác định
giá trị và trong nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cụ thể
của từng cơ quan UBND cấp tỉnh, tạo nên sự thống nhất, khoa học và đồng bộ
khi sử dụng loại công cụ xác định giá trị tài liệu này ở tất cả các cơ quan
UBND cấp tỉnh.
- Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài đƣợc áp dụng thì Bảng thời hạn bảo
quản mẫu có tác dụng làm cơ sở cho việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành
bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, là công cụ hƣớng dẫn
việc xác định giá trị những tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan
UBND kể từ khi bảng này đƣợc ban hành đồng thời có ý nghĩa tham khảo đối
với việc xác định giá trị những tài liệu đã hình thành trƣớc đó, là căn cứ để
lập danh mục hồ sơ hàng năm và lập hồ sơ theo danh mục của cán bộ, công
chức, viên chức UBND tỉnh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chƣơng. Chƣơng 1 có
tên gọi “Bảng thời hạn bảo quản - công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu

16


hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Nội dung Chƣơng 1
chủ yếu đề cập đến khái niệm, mục đích, cơng dụng của bảng thời hạn bảo
quản, các loại bảng thời hạn bảo quản cũng nhƣ trình bày về tình hình nghiên
cứu, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong công tác văn
thƣ, lƣu trữ ở nƣớc ta.
Chƣơng 2 của đề tài là “Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời
hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh”. Chƣơng này trình bày các vấn
đề có liên quan nhƣ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc và quan
hệ công tác của UBND tỉnh, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu hình
thành trong hoạt động của UBND tỉnh và đặc biệt là cơ sở khoa học về xây
dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, trong đó có vấn đề các nguyên tắc, tiêu
chí của lý luận xác định giá trị tài liệu và các quy định của Nhà nƣớc và yêu
cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
Chƣơng 3 của đề tài cũng chính là mục tiêu mà đề tài hƣớng tới là “Bảng
thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh”, loại bảng mẫu để các
UBND tỉnh có thể dựa vào đó để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
cho từng cơ quan UBND. Chƣơng này giới thiệu về nội dung, kết cấu,
phƣơng pháp xây dựng và Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND
tỉnh.

17


NỘI DUNG
Chƣơng 1
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN - CÔNG CỤ CHỦ YẾU
ĐỂ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1.1. Khái niệm, mục đích, cơng dụng của bảng thời hạn bảo quản tài
liệu
Trong các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ thu thập bổ sung, phân loại,
xác định giá trị, thống kê bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu… đều có các
cơng cụ làm căn cứ và phƣơng tiện thực hiện. Mỗi loại cơng cụ có những vai
trị, chức năng riêng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
đƣợc thống nhất, khoa học. Chẳng hạn, danh mục hồ sơ cơ quan, danh mục
các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử là cơ sở để cán bộ
lƣu trữ thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phạm vi quản lý và chức
năng của lƣu trữ cơ quan hay lƣu trữ lịch sử; phƣơng án phân loại tài liệu giúp
cho việc phân loại tài liệu trong từng kho lƣu trữ, phông lƣu trữ cụ thể; các
loại mục lục, sổ sách là phƣơng tiện quản lý, thống kê về tình hình tài liệu; để
tổ chức sử dụng tài liệu thì có các loại mục lục hồ sơ, thẻ tài liệu chuyên đề…
Đối với việc xác định giá trị tài liệu - một trong những nhiệm vụ quan
trọng, phức tạp và mang tính khoa học cao của cơng tác lƣu trữ, việc sử dụng
các loại công cụ cũng rất cần thiết và có một vai trị quan trọng. Cơng cụ xác
định giá trị tài liệu là “những phƣơng tiện để thực hiện xác định giá trị đƣợc
dễ dàng, chính xác, nhằm lựa chọn đƣợc những tài liệu có giá trị bổ sung vào
lƣu trữ và loại những tài liệu hết giá trị để huỷ” [2,22]. Các loại công cụ xác
định giá trị phổ biến hiện nay bao gồm:
Danh mục hồ sơ
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử
Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử
18


Các công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu trên hợp thành một hệ

thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Mỗi loại cơng cụ vừa có tính độc lập và
tác dụng riêng, vừa có mối quan hệ bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau. Trong số các
công cụ hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản là công cụ
chủ yếu và quan trọng nhất.
Trƣớc hết, về khái niệm thời hạn bảo quản, Từ điển Lƣu trữ Việt Nam do
Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc xuất bản năm 1992 định nghĩa là “khoảng thời gian
cần thiết để lƣu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc ở văn thƣ. Thời hạn bảo
quản chủ yếu áp dụng cho tài liệu ở lƣu trữ cơ quan. Những tài liệu có giá trị
lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) không là đối tƣợng để xét thời hạn bảo quản”
[2,79]. Nhƣ vậy, thời hạn bảo quản là khoảng thời gian đƣợc quy định để
bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tính từ khi tài liệu kết thúc giai đoạn văn thƣ
cho đến khi tài liệu đƣợc xem xét để loại ra tiêu huỷ. Theo định nghĩa này, tài
liệu có giá trị lịch sử khơng là đối tƣợng để quy định thời hạn bảo quản vì
những tài liệu này đƣợc bảo quản vĩnh viễn. Tuy nhiên, trên thực tế ở nƣớc ta
hiện nay, các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia
III là các lƣu trữ lịch sử nhƣng vẫn bảo quản cả những tài liệu bảo quản có
thời hạn. Đối với các lƣu trữ địa phƣơng, mặc dù đã có Thơng tƣ số 21 của Bộ
Nội vụ quy định về việc thành lập Phòng Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Văn phòng
UBND tỉnh để thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu
trữ trên địa bàn tỉnh, còn các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp, song
đến thời điểm hiện tại, các Trung tâm Lƣu trữ tỉnh vẫn vừa là lƣu trữ hiện
hành của cơ quan vừa là lƣu trữ lịch sử của địa phƣơng, do đó Trung tâm Lƣu
trữ tỉnh vừa bảo quản cả tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn), vừa
lƣu giữ tài liệu bảo quản có thời hạn.
Trong thực tế, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, nhiều
loại văn bản đƣợc hình thành để phục vụ cho việc điều hành, giải quyết cơng
việc. Tuỳ thuộc vào tính chất, u cầu của cơng việc mà tài liệu có những nội
dung khác nhau nên giá trị của chúng cũng không giống nhau và cần có thời
hạn bảo quản thích hợp. Do đó, để định thời hạn bảo quản cho mỗi loại sao
19

cho phù hợp với giá trị của chúng, cần có bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (còn gọi là bảng kê tài liệu) đƣợc giải thích là
“bảng thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ quan cùng
ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của Phông Lƣu trữ Quốc gia, thuộc
một thời kỳ lịch sử nhất định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc đƣợc quy định
cần hay không cần đƣa vào Nhà nƣớc bảo quản”. [5,119]. Đây là định nghĩa
chung nhất về bảng thời hạn bảo quản.
Từ định nghĩa trên có thể thấy, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu
dùng để xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan.
Việc xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu liên quan đến mục
đích của cơng tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn tài liệu giữ lại để bảo
quản hoặc tiêu huỷ. Đối với tài liệu giữ lại để bảo quản thì tuỳ thuộc vào giá
trị của tài liệu mà định ra thời hạn bảo quản và lựa chọn tài liệu để đƣa vào
lƣu trữ lịch sử.
Đối với các cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan, bảng thời hạn bảo quản là
căn cứ để xác định và ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ trong quá trình lập hồ
sơ công việc ở giai đoạn văn thƣ, giúp cho việc lập hồ sơ và xác định thời hạn
bảo quản của hồ sơ đƣợc dễ dàng. Những hồ sơ đƣợc ghi thời hạn bảo quản sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lƣu trữ trong việc lựa chọn đầy đủ hồ sơ, tài
liệu bổ sung vào lƣu trữ hiện hành và xử lý những quy trình nghiệp vụ tiếp
theo.
Đối với lƣu trữ hiện hành, bảng thời hạn bảo quản giúp cho việc chỉ đạo,
hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành và thu thập tài liệu đƣợc dễ dàng; xác định giá
trị tài liệu trong chỉnh lý đƣợc chính xác; trên cơ sở đó lựa chọn những tài liệu
thực sự có giá trị để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử. Đối với lƣu trữ lịch sử, tài
liệu đƣợc thu thập bổ sung trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản sẽ tránh đƣợc
tình trạng tiếp nhận những tài liệu ít giá trị, do đó chất lƣợng tài liệu trong lƣu
trữ lịch sử đƣợc bảo đảm. Bảng thời hạn bảo quản cũng là căn cứ để xem xét

những tài liệu hết giá trị, có thể loại ra để làm thủ tục tiêu huỷ.
20


Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản có thể xây dựng đƣợc các công cụ
hƣớng dẫn xác định giá trị khác nhƣ: quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong
danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu. Bảng thời
hạn bảo quản đƣợc xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc, tiêu chuẩn về xác
định giá trị tài liệu, đồng thời dựa vào các căn cứ pháp lý cũng nhƣ thực tế
hình thành và nhu cầu sử dụng tài liệu. Vì vậy, có thể nói bảng thời hạn bảo
quản có đủ giá trị về mặt khoa học, pháp lý và thực tế để hƣớng dẫn xác định
giá trị tài liệu ở văn thƣ, lƣu trữ hiện hành cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử. Bảng thời
hạn bảo quản còn giúp tránh đƣợc sự chủ quan, phiến diện khi đánh giá giá
trị của tài liệu trong một số trƣờng hợp cụ thể, bởi lẽ nó có ý nghĩa nhƣ một
phƣơng tiện có tính thống nhất, chuẩn hoá thời hạn bảo quản đối với những
loại tài liệu xác định. Sử dụng bảng thời hạn bảo quản cũng tránh đƣợc tình
trạng tiêu huỷ tài liệu tuỳ tiện hoặc giữ lại tài liệu không đúng theo giá trị và
thời gian cần thiết; bảo đảm cho sự toàn vẹn và chất lƣợng của từng phơng
lƣu trữ nói riêng và Phơng lƣu trữ Quốc gia nói chung.
1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản
Nhìn chung, bảng thời hạn bảo quản có ý nghĩa là cơng cụ để xác định giá
trị tài liệu nhƣ đã nêu trên. Tuy nhiên, thực tế hoạt động xã hội có nhiều
ngành nghề, lĩnh vực khác nhau nên chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ
chức cũng khác nhau, từ đó hình thành nên thành phần, nội dung, khối lƣợng
tài liệu hết sức đa dạng, phong phú, đồng thời giá trị của chúng cũng không
đồng nhất. Mỗi loại tài liệu có những giá trị, cơng dụng riêng, tuỳ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu đó và tuỳ thuộc
vào mục đích mà tài liệu đƣợc hình thành. Do đó, mỗi loại tài liệu lại có yêu
cầu bảo quản để phục vụ sử dụng theo giá trị của chúng và việc quy định thời
hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan, tổ chức cũng không giống nhau. Xuất

phát từ thực tế này, cần có một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu đáp
ứng đƣợc yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu một cách phù hợp. Có thể nêu
một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu đƣợc sử dụng phổ biến trong công
tác lƣu trữ của nƣớc ta cũng nhƣ một số nƣớc trên thế giới nhƣ sau: Bảng thời
21


hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, bảng thời hạn bảo quản
mẫu, bảng thời hạn bảo quản của từng cơ quan.
1.2.1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức
Có thể nói, tất cả các cơ quan, dù ở ngành nào, cấp nào, trong quá trình
hoạt động, bên cạnh những tài liệu chun mơn, chun ngành, đều hình
thành các nhóm tài liệu quản lý hành chính. Đó là tài liệu về hoạt động quản
lý, chỉ đạo, lập kế hoạch, kiểm tra, tài chính, thống kê, tổ chức cán bộ, lao
động tiền lƣơng … mà cơ quan nào cũng ban hành và sử dụng trong quá trình
quản lý, điều hành, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Loại tài liệu này
có những đặc điểm chung về chức năng, tên gọi, mục đích ban hành... và
đƣợc coi là những tài liệu phổ biến.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tài liệu tiêu biểu do cơ quan quản lý nhà
nƣớc về lƣu trữ ban hành. Cấu tạo của bảng này gồm phần hƣớng dẫn về kết
cấu, cách sử dụng và phần thống kê các nhóm tài liệu kèm chỉ dẫn về thời hạn
bảo quản. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu đƣợc áp dụng trong hầu
hết các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu,
các cơ quan tiến hành việc liệt kê và xác định thời hạn bảo quản cho các hồ
sơ, tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của cơ quan mình.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu cịn đƣợc dùng trong q trình
biên soạn danh mục hồ sơ, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan, cũng nhƣ trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của lƣu trữ cơ quan

nhƣ thu thập bổ sung, phân loại tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng, lựa chọn
tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định và tiến hành tiêu huỷ những
tài liệu hết giá trị.
1.2.2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành
Nhƣ trên đã đề cập, tất cả các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động
đều hình thành một hệ thống tài liệu hành chính . Tuy nhiên, do mỗi cơ quan
22