Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NGUYỄN HỮU DANH





THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI
CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP




LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG









HÀ NỘI, 2009
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỮU DANH




THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ TÀI
CHÍNH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành : Lưu trữ
Mã số : 60.32.24


Người hướng dẫn khoa học : PGS. Nguyễn Văn Hàm










HÀ NỘI, 2009

1
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU … Trang
1.Tính cấp thiết của đề tài. 3

2. Mục tiêu của đề tài 5
3. Phạm vi nghiên cứu 5
4.Đối tượng nghiên cứu………………… ………………………………….6
5. Lịch sử nghiên cứu 6
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 7
7. Phương pháp nghiên cứu 8
8. Bố cục của luận văn 8
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
LƢU TRỮ 10
1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15
1.3. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18
1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ hiện hành 20
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ lịch sử 21
1.4. Yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong
giai đoạn hiện nay 23
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI
LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 30
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính

2.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính 30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính 33
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 35
2.2. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tài chính 39
2.2.1. Tài liệu quản lý chung của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ 39
2.2.2. Tài liệu, văn bản quản lý chuyên ngành 44

2
2.2.3. Tài liệu khối báo chí xuất bản 52

2.2.4. Tài liệu khối giáo dục-đào tạo 52
2.2.5 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên 52
2.2.6 Tài liệu nghe nhìn 54
2.2.7 Tài liệu điện tử 54
2.3. Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ Bộ Tài chính 55
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ 55
2.3.2. Cơ sở vật chất 56
2.3.3. Đội ngũ cán bộ 57
2.4. Khái quát những quy định của Nhà nƣớc về công tác thu thập và bổ
sung tài liệu 58
2.5 Nguồn thu thập, bổ sung vào lƣu trữ Bộ Tài chính…………… … 63
2.6. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ Bộ Tài chính 64
2.6.1. Sự hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Bộ tài chính 64
2.6.2. Tổ chức thực hiện và kết quả đạt được trong công tác thu thập, bổ sung
tài liệu 65
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THU
THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ BỘ TÀI CHÍNH 70
3.1 Nhận xét chung………………………………………………………… 70

3.2 Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu……… 72

3.2.1 Tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ………… 72

3.2.2 Bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu……….75

3.2.3 Tích cực mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu……… ….79

3.2.4 Nghiên cứu ban hành các quy định về thu thập,bổ sung tài liệu điện tử.83

3.2.5 Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng Văn thư - Lưu trữ
Bộ 85

3

PHẦN KẾT LUẬN………………… ……………… 88
PHỤ LỤC……………………………………………………………………89

4
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trong
các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn
của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng. Khối tài liệu này
chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc của
những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích
khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân
dân, chúng ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết là
Thông đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Hồ
Chủ tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ
sơ, tài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi
về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ". Điều đó cho thấy
từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp
để thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thư

trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả
Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu
trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng”[1;2] .
Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi

5
và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình. Trước hết cần chú ý
đến công tác thu thập tài liệu, bởi vì nếu chúng ta không thu thập được những tài
liệu chúng ta cần thì tất cả những khâu còn lại của công tác lưu trữ sẽ không thể
làm tốt được. Nó chính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn
bộ các giai đoạn tiếp theo.
Bộ Tài chính là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng giúp Chính phủ quản
lý toàn bộ, thống nhất vấn đề tài chính của đất nước. Đây là vấn đề hết sức phức
tạp, khó khăn và nhạy cảm đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh động trước những biến động
khó lường của tình hình trong nước và quốc tế. Trong những năm qua, được sự
quan tâm của Đảng và Nhà nước ngành tài chính đã có những bước tiến bộ vượt
bậc. Nền tài chính cơ bản ổn định, quản lí vững chắc khối lượng tiền tệ, giá trị của
đồng Viêt nam, lưu thông tiền tệ góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điều này có ý nghĩa to lớn trong quá trình hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên
cạnh những kết quả đạt được, ngành tài chính hiện nay cũng đang đứng trước một
thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt
như: thất thoát, lãng phí đặc biệt là vấn đề tham nhũng, lợi dung chức vụ quyền hạn
gây hậu quả nghiêm trọng cho đất nước…Tất cả những vấn đề nêu trên đều được
phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị,
không chỉ trong hoạt động của ngành tài chính mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự
phát triển của quốc gia. Chính vì thế, việc thu thập, bổ sung và bảo quản an toàn
khối tài liệu này không chỉ là trách của ngành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ
quan nhà nước khác.

Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu trữ Bộ Tài
chính gần đây đã có nhiều tiến bộ như: Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu
được thu thập và bổ sung vào kho, trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho
công tác thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy
định về công tác văn thư, lưu trữ

6
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn bộc lộ những
hạn chế về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ thống văn bản hoàn
chỉnh quy định về công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập và bổ sung tài liệu
nói riêng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao
nộp còn bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Mặt khác, với sự phát triển nhanh
chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành,
nhưng thực tế Lưu trữ Bộ Tài chính lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập,
quản lý loại hình tài liệu này. Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh
khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu
không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế này, chúng tôi đã chọn vấn đề: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng và giải pháp" làm luận văn thạc sĩ chuyên
ngành " Lưu trữ học và Quản trị văn phòng" của mình. Thông qua đề tài này, chúng
tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành tài chính hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Tài
chính nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu, tìm hiểu lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ và một vài nhận xét trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính.
- Thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Lưu trữ Bộ Tài chính
- Đề xuất các giải pháp, biện pháp để công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu
trữ Bộ Tài chính đạt hiệu quả nhất.

7
3. Phạm vi nghiên cứu
Bộ Tài chính có phạm vi hoạt động rộng, chức năng nhiệm vụ có ảnh hưởng đến
nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi vậy, tài liệu được hình thành ra trong
hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà
nước Việt Nam. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu
về những đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước
trong ngành Tài chính (Văn phòng, các Vụ, Thanh tra, Cục) và tài liệu được hình
thành ra ở chính những đơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn
và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn).
4. Đối tượng nghiên cứu
Những đối tượng mà chúng tôi tập trung nghiên cứu trong luận văn bao gồm:
- Nguồn bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung.
- Lưu trữ Bộ Tài chính;
- Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ngành Tài chính và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này.
5. Lịch sử nghiên cứu.
Có thể khẳng định rằng đây là vấn đề không hề mới mẻ, có rất nhiều bài viết,
công trình nghiên cứu đề cập đến, tuy nhiên mỗi công trình đề cập đến ở những
khía cạnh khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng
ta hoàn toàn có thể nghiên cứu, tìm hiểu theo cách riêng của mình.
Về mặt lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến trong
các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu
trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở
các cơ quan”- Dương Văn Khảm. Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp
ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu

8
thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới

các kho lưu trữ ở Việt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); ''Cơ sở khoa học
của việc xác định giá trị tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã
hội chủ nghĩa để lựa chọn, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn
Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để
bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn Cảnh Đương- Chủ
nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý
Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm)
Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học
của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề
này như: "Vấn đề bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng -
Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Về công tác bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III" (Trần Quang Hồng- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); ''Nhận xét
về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" (Nguyễn
Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập
và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hà-
khoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn về xác định nguồn tài
liệu bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung ương” (Đào
Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng năm 2000) và rất nhiều bài viết của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư
– Lưu trữ Việt nam.
Các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất
định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong
hoạt động của cơ quan. Đây cũng là những tài liệu rất tốt để chúng tôi tham khảo
khi thực hiện đề tài này. Với đề tài này chúng tôi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng
công tác thu thập tài liệu ở Bộ Tài chính, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời

9
kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quản của hoạt động này. Bởi vì theo chúng
tôi đây là khâu đầu tiên quyết định đến hiệu quả công tác lưu trữ của Bộ.
6. Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

Để hoàn thiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số tài liệu tham khảo sau đây:
- Giáo trình chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo
trình lưu trữ học…
- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Tài chính.
- Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Tài chính.
7. Phương pháp nghiên cứu.
Chúng tôi sử dụng một số phương pháp chính sau đây trong quá trình tiến hành
nghiên cứu đề tài này:
- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin : Chủ nghĩa duy vật biện chứng
và Chủ nghĩa duy vật lịc sử.
- Phương pháp luận của lưu trữ học được cụ thể thành các nguyên tắc : Nguyên
tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
- Phương pháp mô tả, phân tích, so sánh, phương pháp khảo sát thực tế .
8. Bố cục của luận văn
Chƣơng 1: Lý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
Chƣơng 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ
Tài chính
Chƣơng 3: Một số giải pháp chính trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào Lưu trữ Bộ Tài chính

10
Có thể nói rằng để hoàn thiện được luận văn này tôi đã gặp rất nhiều khó
khăn trong việc tìm hiểu về khối tài liệu, điều tra khảo sát thực tế cũng như những
vấn đề về lý luận. Tất nhiên với trình độ có hạn trong luận văn của mình tôi không
thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của thầy cô và các nhà nghiên cứu để tôi kịp thời sửa chữa hoàn thiện. Qua đây tôi
xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của cơ quan nơi tôi đang công tác, Văn
phòng Bộ tài chính, Phòng lưu trữ Bộ Tài chính, đặc biệt là sự tận tình chỉ bảo của

thầy giáo hướng dẫn PGS Nguyễn Văn Hàm trong suốt quá trình thực hiện đề tài
này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà nội, ngày 29 tháng 12 năm 2009
Học viên






Nguyễn Hữu Danh












11

CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu
Chúng ta đang sống trong môi trường xã hội hết sức năng động và có những
biến đổi mạnh mẽ. Sự biến đổi đó làm cho mọi cá nhân tổ chức phải biến đổi theo
để tồn tại và phát triển. Với sự phát triển năng động và nhanh chóng đó các cơ
quan, tổ chức cũng hoạt động với cường độ rất lớn và khối lượng tài liệu sản sinh
ra ngày càng nhiều. Trước đây các cơ quan ít, chức năng nhiệm vụ đơn giản các
vấn đề cần giải quyết không nhiều do đó khối lượng tài liệu sản sinh ra cũng ít
nhưng ngày nay thì điều đó hoàn toàn ngược lại. Các cơ quan, tổ chức trong giai
đoạn hiện nay rất đa dạng từ trung ương đến địa phương. Các vấn đề cần giải quyết
hết sức phức tạp, tài liệu được sản sinh ra nhiều. Với khối lượng tài liệu ngày càng
nhiều như vậy cho nên người ta không thể giữ lại toàn bộ, mà phải lựa chọn những
tài liệu có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu trữ phục vụ
cho công tác khai thác, sử dụng xong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài. Chúng
ta không thể giữ lại tất cả các loại tài liệu đó bởi vì sẽ gặp những khó khăn rất lớn
về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư quá lớn
mà nhà nước ta không thể đáp ứng và điều đó cũng không thật sự cần thiết, khoa
học. Vấn đề đặt ra ở đây là với khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng lớn như
vậy làm thế nào chúng ta có thể giữ lại đúng những tài liệu cần thiết, loại hủy kịp
thời những tài liệu hết giá trị là điều hết sức khó khăn đòi hỏi một sự nghiên cứu

12
công phu, khoa học, lâu dài về công tác lưu trữ đặc biệt là vấn đề thu thập, bổ sung
tài liệu. Trên cơ sở đó các đơn vị lưu trữ mới đặt ra cho mình phương pháp thu
thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu không còn ý nghĩa, tác dụng. Qua
đây chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung rất quan trọng và cần làm sáng tỏ
thêm vấn đề này.
Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái

niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Trong giáo trình lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng:
“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định
nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn
bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nướ quy định” [9;130].
Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh giá
khác về vấn đề này. Chẳng hạn trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại hủy
tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như sau:
“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo
danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu
trữ” [19;96].
“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền
của phòng lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ sung tài liệu khác với thu
thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống” [19;96].
Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng có khá nhiều cách hiểu khác nhau về
thu thập, bổ sung tài liệu. Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ cũng liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp vào các lưu trữ. Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi thu thập, bổ
sung tài liệu là căn cứ vào quy định của Nhà nước để tiến hành thu thập tài liệu

13
vào các lưu trữ. Qua đây sẽ không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ và sẽ phục
vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.
Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những
chỗ cần phải thu, hạn chế sự bỏ sót hoặc thu không đúng.
Thứ hai, xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào

các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà
nước quy định.
Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo
đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ. Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan
lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực
hiện một cách nhanh chóng, khoa học.
Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ
cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc.
Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập, bổ
sung tài liệu. Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có
sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực
tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý
thức tự giác của các cán bộ thừa hành. Thông qua công tác nghiên cứu lý luận sẽ
giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài
liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu
thập bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ
sung tài liệu.
Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên
quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ.

14
Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định
nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu sự tác động mạnh
nhất. Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến
các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả
cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế.
Qua tìm hiểu khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu
thêm một số khái niệm khác có liên quan chặt chẽ tới vấn đề này là: nguồn tài liệu
bổ sung, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ.
Trong từ điển lưu trữ Việt Nam khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” như sau:

“Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài
liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy định”. Như vậy, nguồn tài liệu bổ
sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu. Trong từng cơ
quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu
được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ. Những tài liệu được thu thập
này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó.
Như vậy nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan hoặc cá nhân
là nguồn nộp lưu. Trong từng danh mục người ta sẽ xác định những thành phần tài
liệu chủ yếu, có ý nghĩa thực tiễn và lịch sử có thể sử dụng phục vụ khai thác sử
dụng trước mắt cũng như lâu dài. Chẳng hạn đối với một cơ quan bất kỳ là nguồn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thì thông thường thành phần tài liệu được xác định trong
cơ quan đó bao gồm:
- Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành.
- Các tài liệu về kế hoạch, thống kê.
- Các tài liệu về tổ chức, cán bộ.
- Các tài liệu về lao động, tiền lương.
- Các tài liệu về văn thư – lưu trữ.

15
- Các tài liệu về chuyên môn.
- Các tài liệu về nghiên cứu khoa học.
Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần
tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị
phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp
lưu vào các lưu trữ.
Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung ảnh hưởng đến rất nhiều các
công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử
muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu
nhưng trước hết phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác

nhất, tức là phải biết chính xác cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào là nguồn nộp lưu,
mình được thu thập tài liệu của những cơ quan nào. Điều đó có nghĩa là phảti làm
rõ được khái niệm “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu”.
Đó là vấn đề rất quan trọng và cần thiết.
“Thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là thuật ngữ chuyên ngành, đặc
trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong phạm vi hành chính – lãnh
thổ nhất định. Nó thể hiện mối quan hệ chặt chẽ, khăng khít hay không giữa cơ
quan lưu trữ và cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu thập tài liệu lưu trữ. Hầu
hết khu vực thẩm quyền đã được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật để
các cơ quan có liên quan thực hiện một cách nghiêm túc và thống nhất. Nguời ta
cũng phân biệt khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành và khu vực thẩm quyền
của lưu trữ lịch sử. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành là các cơ quan, đơn
vị thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị này phải nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành, thông thường là cuối năm, sau khi các vấn đề, sự
việc đó đã được giải quyết xong, được lập thành hồ sơ tập hợp và nộp vào lưu trữ.
Tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan trực thuộc đều nộp lưu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan chủ quản, bởi vì có thể nhà nước có quy định bảo quản tại đơn vị

16
hình thành tài liệu. Khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ chức
được nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Các cơ quan, tổ chức
đó phải có trách nhiệm nộp các tài liệu đã đến hạn vào lưu trữ lịch sử một cách đầy
đủ và đúng hạn.
Có thể nói trong một khu vực hành chính, lãnh thổ bất kỳ nào đó các cơ quan
lưu trữ phải xác định rõ được thẩm quyền thu thập tài liệu. Nếu làm tốt được vấn đề
này sẽ giúp loại trừ và tránh được những tranh chấp xảy ra khi tiến hành thu thập,
bổ sung tài liệu. Có nghĩa là nhiều cơ quan lưu trữ cùng thu thập tài liệu của một
hoặc một số cơ quan, tổ chức nào đó. Đồng thời cũng hạn chế được sự bỏ sót
những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập.
Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng để hiểu rõ được khái niệm thu thập, bổ

sung tài liệu là hết sức khó khăn, phức tạp. Nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ
khác của công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ.
Đồng thời nó cũng liên quan đến nhiều khái niệm khác đòi hỏi cần có sự phân tích
và làm sáng tỏ. Đây đúng là vấn đề lý luận cần có sự đầu tư nghiên cứu và kiểm
nghiệm qua thực tế công tác lưu trữ.
1.2. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ.
Công tác lưu trữ có vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội.
Những đóng góp của nó đã và đang được khẳng định một cách mạnh mẽ trong các
lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế và chính trị. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông
tin hết sức có giá trị trong việc điều tra, khảo sát và hạn chế công sức phải làm lại
từ đầu. Chính vì thế đã từ rất lâu, trong các thời kỳ phong kiến cũng đều chú ý đến
công tác này nhưng do nhiều nguyên nhân đặc biệt là chiến tranh, thời tiết khắc
nghiệt, phương tiện bảo vệ hạn chế mà chúng ta không còn giữ được nhiều tài liệu
của các thời kỳ đó. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật tài
liệu đã được bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội.

17
Để có được những đóng góp như thế công tác lưu trữ phải làm tốt tất cả các
khâu nghiệp vụ của mình như thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại
tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu đều có tầm quan trọng, vai trò, vị trí
nhất định và các khâu lại có mối quan hệ lôgic với nhau. Trong các khâu nghiệp vụ
này thì thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ là khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng
đầu và quan trọng. Các cơ quan lưu trữ cần tập trung mọi nguồn lực để làm tốt
công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Đây là vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu
nghiệp vụ khác, nó có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ, tạo
ra cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan. Xét
về lâu dài nếu các tài liệu được bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao thì
sẽ góp phần to lớn vào việc mở rộng khả năng sử dụng, không những đóng góp
quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn có ý nghĩa trong việc nghiên
cứu lịch sử trong tương lai. Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần

thiết, quan trọng yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải xác định đúng tầm quan trọng
của nó mang tính xuyên suốt, lâu dài.
Đối với sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi không ngừng hoàn thiện
các nội dung nghiệp vụ, giảm sự cồng kềnh, phức tạp đồng thời phải đi đến những
chuẩn mực về các khâu nghiệp vụ. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan,
đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ. Nếu công tác thu thập không được
thực hiện tốt sẽ dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời công tác lưu trữ cũng
không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để
phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng.
Mối quan hệ của thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ chuyên môn
khác của công tác lưu trữ là hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng quan trọng tới các lĩnh vực
chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả của chuyên môn đó.

18
Người ta có thể kết hợp thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ khác như phân
loại tài liệu, thống kê tài liệu, xác định giá trị tài liệu.
Trên thực tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu người ta không thể tiến
hành thu thập tất cả các tài liệu của cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu. Khối lượng
tài liệu như vậy sẽ rất lớn, lẫn lộn giữa những tài liệu có giá trị và tài liệu hết giá trị,
những tài liệu trùng thừa. Chính vì vậy khi thu thập, bổ sung tài liệu người ta phải
lựa chọn những tài liệu thật sự có giá trị, thật sự cần thiết cho công tác lưu trữ để
tránh tình trạng tài liệu bị lộn xộn. Sau khi đã lựa chọn được những tài liệu có giá
trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia một cách khoa học khối tài liệu đó
theo các đặc trưng nhất định của tài liệu nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có
hiệu quả nhất. Điều đó cho thấy thu thập và bổ sung tài liệu gắn liền với tổ chức sử
dụng tài liệu, đây là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ. Nếu
đầu vào chúng ta thu được tài liệu có giá trị thì đầu ra chúng ta sẽ phục vụ tốt công
tác sử dụng những tài liệu đó vào thực tế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội. Còn
ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì bản thân

cơ quan đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò,
vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội.
Thu thập, bổ sung tài liệu cũng liên quan tới công tác thống kê và kiểm tra
tài liệu. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu phải được kiểm tra và thống kê
theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Thông qua công tác này các cơ quan lưu trữ sẽ
phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp để thu thập đầy đủ những tài
liệu còn thiếu, những tài liệu có thể sẽ bị hư hỏng cần phải tu bổ, phục chế và hạn
chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này. Điều này cho thấy khi thu thập tài liệu
người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm cách khắc phục những hạn chế.
Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu người ta cũng phải tính
đến khả năng sử dụng những tài liệu này, tức là tính đến giá trị sử dụng của chúng
trong thực tế. Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập

19
bổ sung và thống kê theo cách khác nhau nhằm thu thập đầy đủ, bảo quản an toàn,
phục vụ nghiên cứu sử dụng hợp lý, lâu dài. Điều đó liên quan đến công tác bảo
quản tài liệu, ứng với mỗi loại khác nhau phải có chế độ bảo quản khác nhau và
phải được tiến hành ngay từ khâu thu thập chúng. Nó cũng thể hiện mối quan hệ
giữa thu thập, bổ sung tài liệu với bảo quản tài liệu phục vụ trong tương lai.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu muốn tiến hành tốt phải dựa trên những
quy định của nhà nước mang tính pháp quy và trên cơ sở những hướng dẫn cụ thể
của các cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cần thiết. Trên
cơ sở này các cơ quan lưu trữ mới có thể thu thập, bổ sung được đầy đủ nhất, giúp
quản lý tập trung thống nhất tài liệu tại các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, tổ
chức khoa học chúng để phục vụ trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân.
Thông qua hoạt động thu thập bổ sung nguồn tài liệu tại các lưu trữ ngày càng dồi
dào, đầy đủ, mở rộng về mọi mặt tạo cơ sở quan trọng để các khâu nghiệp vụ khác
của công tác lưu trữ phát triển theo dần đến sự hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ.
Nếu không có được nguồn tài liệu dồi dào thì các khâu nghiệp vụ khác của công tác
lưu trữ sẽ không phát triển được.

Từ những phân tích nêu tên chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung tài
liệu thực sự có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở ban đầu của mọi khâu nghiệp
vụ khác tiếp theo. Muốn làm tốt điều này chúng ta phải tích cực hoàn chỉnh hơn
nữa về cơ sở pháp lý, làm cơ sở tin cậy cho các cơ quan lưu trữ hoạt động. Khi đã
có cơ sở pháp lý vững chắc các cơ quan lưu trữ cần tăng cường hoàn thiện các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, chuẩn bị tốt về cơ sở vật chất và nhân lực để làm tốt công
tác lưu trữ. Khi vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu được giải quyết tốt thì vấn đề còn
lại là phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ tiếp theo, và nó làm cho công tác lưu
trữ phát triển mạnh mẽ.

20
Nhận thức đúng được vấn đề này là cần thiết với bất cứ cơ quan lưu trữ nào.
Thông qua đó cơ quan lưu trữ mới có những đóng góp xứng đáng cho hoạt động
xây dựng và bảo vệ đất nước.
1.3. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ
Tài liệu hàng ngày, hàng giờ được các cơ quan, tổ chức và cá nhân sản sinh
ra trong quá trình hoạt động. Trong số những tài liệu đó sẽ có những tài liệu có ý
nghĩa, giá trị cần phải được giữ lại, bảo quản phục vụ nghiên cứu trước mắt và lâu
dài. Tất cả những tài liệu có giá trị và ý nghĩa đó được giữ lại trong các lưu trữ gọi
là tài liệu lưu trữ, nó nằm trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành ra trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị – xã hội, tổ
chức xã hội và các cá nhân, gia đình dòng họ được quản lý trong các kho lưu trữ
của Đảng và Nhà nước. Khối tài liệu này là di sản quan trọng của Quốc gia cần có
chế độ bảo quản an toàn, cẩn trọng, nghiêm túc đồng thời phải có các phương pháp
đưa chúng ra sử dụng phục vụ nhu cầu xây dựng đất nước. Có như vậy công tác lưu
trữ mới chứng tỏ được vị trí, tầm quan trọng của mình. Muốn làm tốt được điều đó
thì phải thu thập được đầy đủ nhất các tài liệu có giá trị, đây là ưu tiên hàng đầu
trong công tác lưu trữ. Trước đây do ý thức còn thấp của đại đa số người dân nên
công tác thu thập còn bị coi nhẹ, ngày nay đã có sự đổi mới, đánh giá đúng vị trí

của công tác thu thập đối với công tác lưu trữ, nên tài liệu đã được tập trung tương
đối đầy đủ, số lượng tài liệu đã hoàn thiện hơn.
Để quản lý khối tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam một cách tốt
nhất người ta chia phông lưu trữ quốc gia thành hai phông là Phông lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Các phông này chịu sự
quản lý của một cơ quan nhất định bên Đảng là Cục Lưu trữ văn phòng Trung ương
Đảng còn bên Nhà nước là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Việc phân chia rõ
ràng này đã hình thành hai khu vực thẩm quyền thu thập khác nhau, một bên thuộc

21
về Đảng, Đoàn thanh niên một bên là nhà nước và các tổ chức khác. Tất cả những
tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, Đoàn
thanh niên được lựa chọn, thu thập, bổ sung vào hệ thống các cơ quan lưu trữ của
Đảng còn tất cả các tài liệu các cơ quan thuộc nhà nước, cá nhân dòng họ được thu
thập bổ sung vào các cơ quan lưu trữ của Nhà nước. Có sự phân chia này là do đặc
điểm khác nhau giữa tài liệu của Đảng và của Nhà nước, cần có chế độ bảo quran,
thu thập riêng để đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ và giữ gìn bí mật của tài
liệu. Thông qua việc phân chia tạo nên nhiều điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm
công tác lưu trữ, hạn chế được những khó khăn, phứ tạp trong các hoạt động nghiệp
vụ nâng cao được hiệu suất làm việc. Việc phân cấp thẩm quyền thu thập bổ sung
tài liệu được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương, tạo thành hai hệ
thống cơ quan lưu trữ song song cùng tồn tại hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động
nghiệp vụ, nhằm đảm bảo khai thác tốt nhất, có hiệu quả nhất các tài liệu lưu trữ
phục vụ đất nước và các cá nhân. Việc phân chia thể hiện sự quan tâm đúng mức,
cụ thể của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ, phù hợp với đặc thù của
từng loại cơ quan, tài liệu; đơn giản hóa các hoạt động nghiệp vụ nhưng chặt chẽ và
khoa học.
Đối với Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chúng tôi tập trung vào hai tổ
chức lưu trữ là: Lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đó là hai loại hình lưu trữ cho
phù hợp với tình hình tài liệu cụ thể ở mỗi cơ quan. Tài liệu sau khi giải quyết xong

được giữ lại ở lưu trữ hiện hành, sau một thời gian nhất định được lựa chọn chuyển
vào lưu trữ lịch sử nhằm nghiên cứu, sử dụng lâu dài.
1.3.1. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lƣu trữ hiện hành
Khái niệm “hiện hành” thể hiện sự ngay lập tức, trước mắt của bất kỳ sự vật,
hiện tượng nào. Đối với công tác lưu trữ chúng ta không được phép để tài liệu phát
tán, thất lạc mà phải có biện pháp để giữ tài liệu lại, khai thác sử dụng, hoàn thiện
hồ sơ để chuyển vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định). Do đó lưu trữ hiện hành ở đây

22
được hiểu là lưu trữ cơ quan, nó có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu
trữ. Nếu không có công tác lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ hiện hành làm không tốt
thì sẽ không cung cấp đầy đủ cho lưu trữ lịch sử, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của
tất cả công tác lưu trữ nói chung. Tất cả các cơ quan sau khi giải quyết xong các
công việc, vấn đề tài liệu đó do các cán bộ phụ trách phải tập hợp lại, chuyển vào
lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng hàng ngày.
Lưu trữ hiện hành có hai loại là loại phải nộp vào lưu trữ lịch sử và loại
ngoài nguồn nộp lưu. Điều 4 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia quy định: “Sau một năm,
kể từ năm công việc có liên quan đến giai đoạn văn thư kết thúc thì tài liệu có giá
trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành”[24;3]. Điều này cho thấy lưu trữ
hiện hành có thẩm quyền thu thập tài liệu của các đơn vị, tổ chức trong chính cơ
quan đó; người có trách nhiệm quản lý và giải quyết công việc đó phải lập hồ sơ và
chuyển vào lưu trữ. Các hồ sơ đó phải đảm bảo được các yêu cầu, đạt được các tiêu
chuẩn chất lượng. Đối với các lưu trữ hiện hành không phải là nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử thì các hồ sơ, tài liệu đó phải được sắp xếp khoa học, bảo quản cẩn
thận tại cơ quan để khai thác sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan đó.
Nguồn tài liệu này rất cần thiết, giúp cho cán bộ nhân viên trong cơ quan sử dụng
để rút kinh nghiệm, so sánh, khắc phục những hạn chế của các sự việc trước, đem
lại hiệu quả cho mỗi cá nhân, đặc biệt là với những sự việc có liên quan trực tiếp,
những vấn đề có cách giải quyết tương tự. Còn đối với các lưu trữ hiện hành thuộc
nguồn nộp lưu vào bản lưu trữ lịch sử thì cơ quan lưu trữ đó phải có sự chuẩn bị

nhất định để đảm bảo hiệu quả cao nhất, chất lượng tốt nhất và đảm bảo thời gian
đúng đắn khi chuyển giao vào lưu trữ lịch sử. Cụ thể thời gian đối với tài liệu phải
nộp lưu vào lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 như
sau:
“Sau 10 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được nộp vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương.

23
- Sau 5 năm kể từ năm tài liệu ở giai đoạn văn thư được giao nộp vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương.
Đối với một số cơ quan như Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao thì
Chính phủ sẽ quy định thời hạn giao nộp. Còn đối với tài liệu lưu trữ về khoa học
công nghệ, văn học nghệ thuật, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa âm thanh, đĩa hình
và vật mang tin khác theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương”[24;12]
1.3.2. Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của lƣu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là lưu trữ cố định, đây là các lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng
bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử dụng những tài liệu có giá trị lâu dài, giá trị lịch sử của
đất nước. Tất cả các tài liệu ở đây phải có chế độ bảo quản nghiêm ngặt, quản lý
chặt chẽ tuy nhiên nhiệm vụ đưa các tài liệu đó ra sử dụng lại được đặt thành vấn
đề cần thiết chứ không phải chỉ giữ chúng trong kho. Để thu thập được đầy đủ các
tài liệu này thì trách nhiệm không chỉ thuộc về các cơ quan lưu trữ lịch sử mà là
trách nhiệm chung của tất cả các cán bộ công chức, viên chức có liên quan. Nếu thu
thập được đầy đủ sẽ có cơ sở cho sự hoạt động của các cơ quan lưu trữ, phục vụ
được các nhu cầu khai thác sử dụng của công dân đem lại lợi ích cho nhà nước và
cá nhân. Tất cả các cơ quan nằm trong danh sách nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo
quy định của nhà nước đều phải có trách nhiệm chuẩn bị và giao nộp tài liệu đúng
hạn và đảm bảo chất lượng. Đó chính là danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp
lưu, các cơ quan này thuộc khu vực thẩm quyền thu thập của lưu trữ lịch sử. Khu
vực thẩm quyền là phạm vi hành chính – lãnh thổ mà trên đó tài iệu của các cơ
quan được hình thành và quản lý thống nhất. Việc làm rõ khu vực thẩm quyền là rất

quan trọng, đặc biệt ở những khu vực có nhiều các lưu trữ lịch sử như Hà Nội,
thành phố Hồ Chí Minh.
Chẳng hạn ở Hà Nội sẽ có các lưu trữ lịch sử như:
- Trung tâm lưu trữ quốc gia I.
- Trung tâm lưu trữ quốc gia III.